MANAJEMEN MITRA BPSv1.

0
(Administrator)

Manajemen Mitra BPS merupakan web yang digunakan untuk mengelola data mitra yang mendaftar
melalui Aplikasi SIMITRA BPS (https://mitra.bps.go.id). Mitra yang mendaftar akan diseleksi dan jika
terpilih akan menjadi petugas pada kegiatan sensus/survei yang dilaksanakan BPS.

Untuk dapat mengakses Manajemen Mitra berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan.

1. Aplikasi Manajemen Mitra BPS dapat diakses melalui laman di https://manajemen-

mitra.bps.go.id/. Akses untuk laman ini memerlukan koneksi VPN BPS. Setelah mengakses laman
tersebut, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

2. Klik pada gambar, kemudian akan diarahkan ke halaman Login. Untuk dapat masuk ke web
Manajemen Mitra BPS diperlukan username dan password yang biasa digunakan untuk
mengakses email atau community BPS. Secara default, Administrator untuk BPS Provinsi adalah
Kasie IPD, sedangkan untuk BPS Kabupaten/Kota adalah Kasie IPDS. Selain Administrator, terdapat
level pengguna lain, yaitu Pengawas dan Operator yang dapat didaftarkan oleh masing-masing
Administrator.
3. Setelah berhasil login, akan diarahkan ke halaman Dashboard

Menu yang dapat diakses adalah Mitra SP2020 (Lama), Seleksi Mitra, Kelola, dan Pedoman
Aplikasi. Penjelasan lebih lengkap mengenai setiap menu terdapat pada uraian berikut.

A. Kelola
Menu kelola digunakan untuk mengelola Pengguna Pegawai dan Rekruitmen.

1. Kelola Pengguna Pegawai

a. Untuk mengelola pegawai yang dapat mengakses aplikasi, dapat dilakukan dengan klik
submenu “Pengguna Pegawai” seperti gambar di bawah ini. Maka akan muncul tampilan
berikut.

b. Untuk menambah pengguna silahkan klik tombol “Tambah Pengguna”

c. Setelah klik Tambah Pengguna, akan muncul form isian data pengguna seperti dibawah
ini. Masukkan data pengguna yang dibutuhkan dan apabila telah selesai klik “Simpan”
untuk menyimpan pengguna.

d. Untuk mengecek pengguna yang telah didaftarkan, silahkan pilih identitas wilayah
[Provinsi] [Kabupaten]. Setelah identitas wilayah dipilih maka akan tampil pengguna
pegawai yang terdaftar pada wilayah tersebut.
e. Untuk melakukan perbaikan (Edit) data pengguna pada halaman kelola pengguna, pilih
identitas wilayah [Provinsi][Kabupaten], maka akan muncul data pengguna yang telah
didaftarkan. Kemudian klik tanda “Pensil” pada kolom Aksi untuk melakukan perbaikan
data. Ketika data telah diperbaiki klik “Simpan” untuk menyimpan data perbaikan.
 f. Sedangkan untuk melakukan penghapusan (Delete) data pengguna, pada halaman kelola
pengguna pilih identitas wilayah [Provinsi][Kabupaten], maka akan muncul data
pengguna yang telah didaftarkan kemudian klik gambar “Tempat Sampah” pada kolom
Aksi untuk melakukan penghapusan data. Kemudian akan muncul tampilan peringatan
apakah data pengguna akan dihapus dengan pilihan “Ya, Hapus” atau “Batal”.

2. Kelola Rekruitmen
a. Menu ini digunakan untuk membuka/menutup pendaftaran mitra untuk kegiatan
sensus/survei di kabupaten/kota tertentu. Kabupaten/Kota yang membuka rekruitmen
mitra akan terlihat dalam pilihan kabupaten/kota pada saat tampilan pendaftaran
sensus/survei untuk mitra. Untuk mengelola pendaftaran kegiatan sensus/survei, dapat
dilakukan dengan klik submenu “Rekruitmen” seperti gambar di bawah ini. Maka akan
muncul tampilan berikut.
b. Untuk menambah rekruitmen/pendaftaran silahkan klik tombol “Tambah Rekruitmen”

c. Setelah klik Tambah Rekruitmen, akan muncul form isian untuk rekruitmen seperti
dibawah ini. Pilih wilayah, sensus/survei, dan kegiatan dari sensus/survei tersebut yang
akan dibuka proses pendaftarannya. Kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data
yang tersebut.

d. Untuk mengecek data rekruitmen untuk kegiatan sensus/survei di suatu wilayah, silahkan
pilih identitas wilayah [Provinsi] [Kabupaten]. Setelah identitas wilayah dipilih maka akan
tampil data rekruitmen kegiatan sensus/survei di wilayah tersebut.

e. Untuk Membuka pendaftaran untuk suatu kegiatan sensus/survei pada halaman kelola
rekruitmen, pilih identitas wilayah [Provinsi][Kabupaten], maka akan muncul data
rekruitmen yang telah ditambahkan sebelumnya. Kemudian klik tanda “Centang Hijau”
pada kolom aksi. Kemudian akan muncul tampilan konfirmasi untuk membuka
rekruitmen dengan pilihan “Ya, Saya Yakin!” dan “Batal”.
 Untuk wilayah yang membuka rekruitmen, maka nama wilayah tersebut akan terlihat
dalam pilihan kabupaten/kota pada saat tampilan pendaftaran sensus/survei untuk mitra
seperti berikut.

f. Untuk Menutup pendaftaran untuk suatu kegiatan sensus/survei pada halaman kelola
rekruitmen, pilih identitas wilayah [Provinsi][Kabupaten], maka akan muncul data
rekruitmen yang telah ditambahkan sebelumnya. Kemudian klik tanda “Silang Biru” pada
kolom aksi. Kemudian akan muncul tampilan konfirmasi untuk menutup rekruitmen
dengan pilihan “Ya, Saya Yakin!” dan “Batal”.
 Untuk wilayah yang menutup/tidak membuka rekruitmen, maka nama wilayah tersebut
tidak akan terlihat dalam pilihan kabupaten/kota pada saat tampilan pendaftaran
sensus/survei untuk mitra seperti berikut.

g. Untuk Menghapus pendaftaran untuk suatu kegiatan sensus/survei pada halaman kelola
rekruitmen, pilih identitas wilayah [Provinsi][Kabupaten], maka akan muncul data
rekruitmen yang telah ditambahkan sebelumnya. Kemudian klik tanda “Tempat Sampah
Merah” pada kolom aksi. Kemudian akan muncul tampilan konfirmasi untuk menghapus
rekruitmen dengan pilihan “Ya, Saya Yakin!” dan “Batal”. Hanya rekruitmen yang
berstatus Ditutup yang dapat dihapus, jika status rekruitmen masih dibuka maka akan
keluar pesan error untuk menutup rekruitmen terlebih dahulu.
B. Mitra SP2020 (Lama)
Data mitra yang mendaftar pada proses rekruitmen mitra untuk kegiatan lapangan SP2020 dapat
diakses pada menu Mitra SP2020 (Lama). Pada menu ini, pengguna dapat melihat data mitra per
kabupaten/kota, melihat profil mitra, dan mengunduh data mitra.

1. Untuk melihat data mitra SP2020 yang lama, silahkan pilih identitas wilayah [Provinsi]
[Kabupaten]. Setelah identitas wilayah dipilih maka akan tampil mitra yang mendaftar pada
proses rekruitmen mitra untuk kegiatan lapangan SP2020.

2. Untuk melihat profil mitra, klik pada NIK mitra. Profil mitra akan mucul seperti pada tampilan
berikut.
3. Untuk mengunduh data mitra SP2020 yang lama, klik tombol “Unduh”, lalu klik “Rekap Data Mitra
(Kabupaten)”. Data mitra SP2020 yang lama akan terunduh dalam file excel.

C. Seleksi Mitra
Pada menu Seleksi Mitra, Admin/Operator dapat melihat data mitra yang telah mendaftar pada
suatu kegiatan sensus/survei. Selain itu, Admin/operator juga dapat melakukan impor data mitra
untuk suatu kegiatan sensus/survei. Penjelasan lebih lengkap tentang fitur yang terdapat pada
menu ini terdapat pada uraian berikut.
1. Melihat data mitra yang mendaftar pada suatu kegiatan sensus/survei
Untuk melihat data mitra yang mendaftar pada suatu kegiatan sensus/survei, silahkan pilih
identitas wilayah [Provinsi] [Kabupaten] [Sensus/Survei] [Kegiatan]. Setelah identitas
wilayah dipilih maka akan tampil data mitra. Data mitra ini meliputi:
 mitra yang mendaftar mandiri melalui aplikasi SIMITRA BPS, maupun
 mitra yang diimpor oleh Admin/Operator.

2. Impor data mitra suatu kegiatan sensus/survei

Jika BPS Kabupaten/Kota sudah mempunyai data mitra untuk suatu kegiatan sensus/survey,
maka Admin/Operator dapat memasukkan data tersebut ke aplikasi melalui impor data. Data
mitra SP2020 yang lama yang sudah diunduh, dapat diimpor juga ke dalam aplikasi. Untuk
melakukan impor data, berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan:
a. Klik tombol “Unduh” untuk mengunduh file “Template-Impor-Mitra.xlsx” yang
merupakan template untuk impor data mitra.

b. Pindahkan/sesuaikan data mitra yang ada dengan template tersebut. Berikut adalah
beberapa catatan yang perlu diperhatikan dalam menyesuaikan data ke dalam template:
 Setiap isian kolom, harus diformat dalam bentuk Teks (dalam excel, biasanya
dilakukan dengan cara menuliskan tanda petik(‘) di setiap awal isian cell. Hal ini
berpengaruh terutama pada kolom NIK dan Tanggal Lahir.
 Untuk kolom Status (digunakan untuk seleksi mitra), dapat diisi dengan status mitra
(1 – Terpilih atau 2 – Tidak Terpilih). Jika ingin melakukan seleksi di lain waktu, dapat
dikosongkan.
 Untuk kolom NIK, Wajib diisi, dengan panjang 16 karakter.
Jika mitra tidak mempunyai NIK, BPS Kab/Kota dapat membuat NIK dummy untuk
Mitra tersebut dengan format PPKK00DDMMYYXXXX, dengan:
PP: kode provinsi
KK: kode kabupaten
00: karakter angka nol dua kali
DD: tanggal upload data mitra
MM: bulan upload data mitra
YY: tahun upload data mitra
XXXX: urutan mitra yang tidak mempunyai NIK yang diupload pada hari tersebut
Misal mitra A tidak mempunyai NIK. Kemudian data mitra tersebut di upload oleh
Operator BPS Kota Surakarta pada 9 Juli 2021. Mitra A tersebut adalah mitra ke
delapan yang tidak mempunyai NIK yang diuplad pada hari itu, maka NIK dummy
mitra A tersebut adalah 3372000907210008.
Setelah data sesuai dengan template, dapat dilakukan impor data.
c. Klik tombol “Unggah”, lalu klik “Data Mitra”. Kemudian pilih file template yang sudah diisi
dengan data mitra.
d. Jika terdapat Galat, perbaiki isian pada file yang akan diimpor sesuai dengan pesan
kesalahan yang tertera.
 Contoh pesan error di atas menerangkan bahwa terdapat kesalahan pada data ke-2, di
kolom NIK karena panjang NIK tidak sesuai dengan ketentuan. Sedangkan untuk data ke-
4, terdapat kesalahan pada alamat kode provinsi dimana panjang kode tidak sesuai dan
juga pada kolom email dimana format penulisan email tidak sesuai.
e. Jika proses impor data berhasil, akan muncul pesan berikut.

3. Melihat profil mitra

Untuk melihat profil mitra, klik pada NIK mitra. Profil mitra akan mucul seperti pada tampilan
berikut.
4. Melakukan seleksi
Admin/Operator dapat melakukan tiga aksi terkait mitra yang yang mendaftar, yaitu “Terima
Sesuai Posisi Daftar”, “Terima dan Ubah Posisi”, atau “Tolak Pendaftaran”.
a. Terima Sesuai Posisi Daftar
Untuk menerima mitra yang mendaftar sesuai dengan posisi yang dipilih mitra, klik tanda
“Centang Hijau” pada kolom aksi. Kemudian akan muncul tampilan konfirmasi untuk
menerima mitra dengan pilihan “Ya, Saya Yakin!” dan “Batal”. Jika sukses, maka akan
mucul pesan sukses.

b. Terima dan Ubah Posisi

Untuk menerima mitra yang mendaftar namun posisinya berubah (misal mendaftar
menjadi Pencacah namun diterima sebagai Koseka), klik tanda “Centang Hijau” pada
kolom aksi. Kemudian akan muncul tampilan konfirmasi untuk menerima mitra dengan
pilihan “Ya, Saya Yakin!” dan “Batal”.
 c. c
5. Menghapus mitra dari kegiatan sensus/survey
6. Mengunduh data mitra suatu kegiatan sensus/survey

4. Impor Mitra
Input data mitra ke aplikasi dapat juga dilakukan dengan cara impor data.
h. Operator masuk (login) ke laman Manajemen SP2020 lalu klik gambar MITRA
(Manajemen Mitra)
i. Pilih wilayah provinsi dan kabupaten, akan muncul tombol Unduh Mitra dan Unggah
Mitra.

j. Sebelum melakukan impor data, perlu untuk mengunduh template file untuk impor
data mitra. Klik tombol Unduh Mitra  Template Unggah Data Mitra

k. Setelah mengunduh Template untuk impor data mitra, pindahkan/sesuaikan data

mitra yang ada dengan template tersebut. Untuk kolom Status (digunakan untuk
seleksi mitra), dapat diisi dengan status mitra (1 – Terpilih atau 2 – Tidak Terpilih).
l. Setelah data sesuai dengan template, dapat dilakukan impor data.
m. Klik tombol Unggah Mitra  Unggah Data Mitra  pilih file template yang sudah diisi
dengan data mitra.
n. Jika terdapat Galat, perbaiki isian pada file yang akan diimpor sesuai dengan pesan
kesalahan yang tertera. Contoh pesan error di bawah menerangkan bahwa terdapat
kesalahan pada data ke-2, di kolom nik karena panjang nik tidak sesuai dengan
ketentuan. Sedangkan untuk data ke-4, terdapat kesalahan pada alamat kode provinsi
dimana panjang kode tidak sesuai dan juga pada kolom email dimana format
penulisan email tidak sesuai.

o. Jika proses impor data berhasil, akan muncul pesan berikut.