8 Cara Membuat Program Kerja yang Efektif

Suatu kinerja perusahaan tidak akan berjalan lancar tanpa penyusunan program kerja. Periode
program tersebut sendiri ada yang berada dalam jangka waktu pendek, menengah, dan
panjang. Disamping itu, pembuatan program tersebut tidak serta merta dijalankan karena
membutuhkan persetujuan dari rekan-rekan melalui diskusi atau wawancara.

Apa itu Program Kerja?

Program Kerja adalah landasan bergerak suatu organisasi supaya dapat menjalankan kegiatan
selama satu periode kepengurusan. Melalui rancangan program ini akan tergambarkan apa
saja aktivitas suatu organisasi selama satu periode.

Pembuatan program kerja disesuaikan dengan keperluan dan tujuan organisasi. Terutama
poin-poin yang tercantum dalam visi dan misi organisasi. Apabila program untuk satu
periode kepengurusan tidak sesuai dengan visi dan misi maka akan mengalami penolakan
atau revisi.

Contoh program kerja salah satunya adalah perencanaan rekrutmen. Perusahaan setiap
tahunnya membutuhkan tenaga bantuan dari kandidat terbaik untuk mendukung operasional
dan tantangan dari lingkungan bisnis. HRD wajib memiliki kemampuan untuk
mempromosikan perusahaan layaknya seorang marketing untuk menarik hati para kandidat
potensial guna mengisi berbagai posisi yang tersedia.

Cara Membuat Program Kerja

Perencanaan program yang baik melalui berbagai tahapan dan cara tertentu. Adapun cara-
cara membuat program kerja, antara lain:
Analisis
Pertama-tama lakukan analisa mendalam dalam sebuah forum diskusi. Garis bawahi hal-hal
penting yang harus dilakukan oleh organisasi. Jadi, program yang diselenggarakan untuk
memenuhi tujuan organisasi dan anggotanya.
Ide Dasar
Dalam proses penyusunan jangan lupa untuk menentukan ide dasar. Pada tahapan analisa dan
musyawarah juga membutuhkan ide dasar. Tujuannya untuk menemukan persoalan-persoalan
yang mungkin dihadapi.
Tujuan
Jangan lupa untuk menentukan tujuan dari penyusunan program. Dalam hal ini tujuan tidak
boleh bertentangan dengan ide dasar. Disamping itu, tujuan harus realistis dan relevan dengan
kondisi dan visi misi perusahaan.
Subyek Sasaran
Penentuan subyek yang dimaksud adalah sasaran dari program yang dirancang. Pemilihan
subyek juga menjadi perhatian karena program dikatakan sukses apabila dapat diaplikasikan
pada subjek secara efektif dan baik.
Ukuran Keberhasilan
Perlu juga dibuat indikator yang menjadi tolak ukur keberhasilan dari program Adapun unsur
dari indikator keberhasilan diperoleh dengan penyebaran kuesioner, pengamatan, dan
wawancara lapangan.
Menentukan Model, Metode Dan Materi
Penting pula untuk menentukan model, misalnya model jangka panjang atau pendek.
Penentuan metode dan materi yang dimaksud sesuai dengan jenis organisasi, jadi tidak dapat
disamakan satu dengan lainnya.
Tempat Dan Waktu
Tentukan juga tempat dan waktu pelaksanaan, contohnya pada program bulanan jadwalkan
tempat dan waktu yang pas. Berbeda dari program pada hari-hari tertentu biasanya ditentukan
tempat dan waktu yang khusus. Hal tersebut bertujuan agar program dapat berjalan dengan
mulus.
Tim Pelaksana
Suatu program tidak akan berlangsung dengan maksimal tanpa didukung oleh tim
pelaksanaan. Oleh karenanya, pastikan anggota tim pelaksana diisi oleh anggota yang aktif
menjalankan organisasi. Keberadaan tim pelaksana dari suatu program akan
mengkoordinasikan masing-masing tugas dengan baik dan detail. Sehingga, tidak terjadi
penumpukan peran pada divisi atau seksi tertentu.
Bagaimana Cara Memantau Program Kerja?
Dalam pelaksanaannya program kerja juga harus dilakukan pemantauan. Monitoring adalah
proses mengumpulkan informasi yang dilakukan secara rutin dan terus-menerus. Tujuan dari
monitoring untuk mengawasi dan menjawab pertanyaan dari program.

Selain itu, monitoring dibutuhkan untuk membantu tim pelaksana yang mengalami kesulitan.
Program yang dijalankan pun semakin efisien dan efektif. Intinya monitoring menjadi bahan
yang dibawa ketika melakukan evaluasi program. Misalnya, menjadi pratinjau apakah step by
step sesuai dengan rencana yang disusun.

Setelah monitoring, selanjutnya wajib pula dilakukan evaluasi kinerja agar perusahaan dan
tim dapat memperbaiki kinerja dan tidak mengulangi kekeliruan di periode mendatang.
Evaluasi adalah cara mengukur dan menilai dari program yang telah dilaksanakan.

Dapat dikatakan selama evaluasi biasanya membandingkan kenyataan lapangan dan program
yang telah disepakati.

Sifat dari tahapan evaluasi adalah formatif dan fleksibel. Jadi, dapat dilakukan ketika
program berlangsung alias mendadak maupun sesuai jadwal yang ditentukan. Selain itu,
evaluasi bersifat sumatif yakni mengambil pelajaran dari program kerja yang telah selesai
dilaksanakan.