Modul: Pelatihan Sertifikasi Kompetensi

Universitas Gunadarma
MODUL
PELATIHAN SERTIFIKASI
KOMPETENSI
S1 – Psikologi
Skema Sertifikasi :
ANALISIS SENIOR REKRUTMEN &
SELEKSI MSDM
PELATIHAN
ANALISIS SENIOR
REKRUTMEN & SELEKSI
MSDM 1
Unit Kompetensi :
M.70SDM01.010.2
Menyusun Uraian Jabatan
2021
UNIVERSITAS GUNADARMA
MODUL
PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI
S1 - PSIKOLOGI
Skema Sertifikasi :
ANALISIS SENIOR REKRUTMEN & SELEKSI MSDM
PELATIHAN
ANALISIS SENIOR REKRUTMEN & SELEKSI MSDM 1
Unit Kompetensi :
M.70SDM01.010.2 - Menyusun Uraian Jabatan
Penyusun :
Dr. Nurul Qomariyah, M.Psi., Psi.
Kartika Aprillia, M.Psi., Psi.
Siska Sartika, S.Psi., M.Si.
Editor
Dr.dr Matrissya Hermita, M.Si., M.Ikom
Depok, 2021
MENYUSUN KEBUTUHAN PEMBELAJARAN DAN PENGEMBANGAN 2021
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadhirat Allah SWT, atas berkat dan dan karunianya, Modul 1
Pelatihan Sertifikasi Kompetensi skema Analisis Senior Rekrutmen & Seleksi
SDM dapat kami selesaikan. Modul ini merupakan bagian dari seri modul pendukung
untuk pelatihan sertifikasi kompetensi untuk skema Analisis Senior Rekrutmen &
Seleksi SDM yang bertujuan memberikan bekal pengetahuan dan keterampilan untuk
melakukan rekrutmen dan seleksi SDM secara terstruktur sehingga tujuan organisasi
dapat tercapai melalui orang-orang yang ada di dalamnya. Pelatihan ini diberikan
khususnya bagi mahasiswa di program studi Psikologi.
Modul ini terbagi menjadi tiga bab. Bab pertama membahas mengenai
menyusun uraian jabatan, bab kedua mengenai menyusun standar operasional
prosedur (SOP) MSDM, dan bab ketiga mengenai mengelola proses perumusan
indikator kinerja individu. Selain itu modul ini juga berisi soal-soal latihan, contoh
studi kasus dan petunjuk praktikum.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada: Kaprodi Psikologi, Ibu Dr. Ira
Puspitawati, MSi.psikolog atas arahannya terkait agar modul ini sejalan dengan
kurikulum yang diberikan di perkuliahan, Bapak Dr. Seto Mulyadi, Psikolog, Kepala
Lembaga Pengembangan Psikologi atas koordinasinya terkait sarana prasarana dan
teknis pelaksanaan kursus sertifikasi kompetensi agar sesuai dengan kebutuhan yang
ada pada modul pelatihan ini, serta staff/asisten laboratorium yang membantu
penyusunan modul ini. Saran dan kritik dari pembaca, penyusun harapkan untuk
perbaikan modul ini di masa mendatang.
Depok, Januari 2022
Tim Penyusun
Metodologi Pelatihan iii

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LUAR ................................................................................ i
HALAMAN JUDUL DALAM ............................................................................ ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv
1. Melakukan Analisis Jabatan ........................................................................... 1

1.1. Metode dan Perangkat Analisis Jabatan ditetapkan dalam Bentuk
Dokumen Tertulis ................................................................................ 3
1.2. Informasi Pekerjaan dari setiap Jabatan diidentifikasi dari Berbagai
Narasumber di dalam Organisasi ........................................................ 6
1.3. Data dan Informasi Jabatan di Analisis berdasarkan Metode dan
Perangkat Analisis Jabatan yang ditetapkan ....................................... 7
2. Menetapkan Uraian Jabatan .......................................................................... 8
2.1. Komponen Uraian Jabatan ditentukan sesuai Format ......................... 8
2.2. Uraian Jabatan serta Posisi Jabatan dibuat berdasarkan Data dan
Informasi Jabatan yang telah dikumpulkan ......................................... 9
2.3. Uraian Jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur
(SOP) yang Berlaku di Organisasi ...................................................... 11
Daftar Pustaka ...................................................................................................... 14

Soal Pilihan Ganda ............................................................................................... 16
Metodologi Pelatihan iv
1. MELAKUKAN ANALISIS JABATAN

Tujuan Pembelajaran
1. Metode dan perangkat analisis jabatan ditetapkan dalam bentuk dokumen tertulis
2. Informasi pekerjaan dari setiap jabatan diidentifikasi dari berbagai nara sumber di
dalam organisasi
3. Data dan informasi jabatan dianalisis berdasarkan metode dan perangkat analisis
jabatan yang ditetapkan
Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan
SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk
memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan
memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan
melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan
data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh informasi yang didapat
dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan,
besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab,
banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-
pertimbangan lain.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis
tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang
dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan. Sejumlah kategori
informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja
yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi
informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam
interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan
kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat
Metodologi Pelatihan 1
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan
sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa
yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari
analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan.
Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas
pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku
manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian
dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut
adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang
meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara
mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan
oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian
kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik
tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan
meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan
atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan daan spesifikasi
pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan
produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.
1.1. Metode dan Perangkat Analisis Jabatan ditetapkan dalam Bentuk Dokumen
Tertulis
Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Method) – Analisis Jabatan atau Job
Analysis merupakan salah satu proses penting untuk menempatkan orang yang tepat
pada posisi yang tepat. Untuk dapat melakukan Analisis Jabatan dengan efektif,
pihak manajemen khususnya Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) perlu
mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau jabatan
tersebut. Untuk mengumpulkan data dan informasi tersebut, pihak manajemen
biasanya akan memilih satu atau kombinasi dari beberapa metode tergantung pada
kebutuhan dan persyaratan organisasi dan tujuan dari proses analisis jabatan
tersebut.
Memilih metode analisis jabatan yang sesuai biasanya tergantung pada struktur
organisasi, tingkat hirarki, sifat pekerjaan, tanggung jawab dan tugas yang terlibat
didalamnya. Sebelum memilih metode yang tepat untuk melakukan analisis jabatan,
sebaiknya pihak manajemen SDM meneliti terlebih dahulu setiap kelebihan dan
kelemahan metode yang akan digunakan karena mengingat data dan informasi yang
diperoleh untuk analisis jabatan ini sangat penting untuk membantu perusahaan atau
organisasi dalam mengatasi tren pasar saat ini, perubahaan organisasi dan mengatasi
masalah-masalah harian yang terjadi.
Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau
Analisis Pekerjaan ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah
Metode Observasi (Observation Method), Metode Wawancara (Interview Method)
dan Metode Kuesioner (Questionnaire Method).
1. Metode Observasi (Observation Method)
Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang
analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang
karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang
tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya,
keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan
tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk
menangani tantangan dan risiko.
Mungkin banyak yang menganggap bahwa metode observasi ini merupakan
metode yang termudah namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini
disebabkan karena setiap orang memiliki cara tersendiri untuk mengamati sesuatu
dan setiap orang juga memiliki cara berpikir sendiri dalam menafsirkan
penemuannya atau apa yang telah dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi
ini dapat mengakibatkan bias pada hasil pengamatannya. Perasaan suka dan tidak
suka secara pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat atau
bukan hasil yang sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi
permasalahan metode observasi ini adalah melalui pelatihan khusus analis jabatan
atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas analisis jabatan ini.
Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan
langsung (direct observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan
teknik insiden kritis (Critical Insident Technique). Pengamatan langsung
atau direct observation adalah mengamati langsung dan melakukan pencatatan
perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis Metode
Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi
waktu dan gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada
karyawan pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah
teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja yang menghasilkan
kinerja.
2. Metode Wawancara (Interview Method)
Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara
mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga
jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan
karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang
mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia (supervisor)
atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.
Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk
mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara
atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu pewawancara untuk
mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung
jawab dan pekerjaannya sendiri.
Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi
yang asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus dipilih dengan teliti
dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari

satu individu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa berupa dua atau lebih individu
yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau
supervisor individu/karyawan yang bersangkutan.
3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)
Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan
informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu
daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang
akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat
mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif
singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat
secara akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan
mereka.
Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut
kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri terhadap
pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga menimbulkan bias dan
ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu, disarankan untuk
mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan observasi untuk
mengklarifikasi dan memverifikasi informasi kuesioner. Komunikasi yang baik
antara manajemen dengan karyawan yang akan dianalisis jabatannya juga sangat
diperlukan.
1.2. Informasi Pekerjaan dari setiap Jabatan diidentifikasi dari Berbagai

Narasumber di dalam Organisasi
Untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan, maka perlu dibentuknya Tim
Pelaksana Analisis Jabatan (TPAJ) yang bertugas mengumpulkan data, menyusun
informasi jabatan serta memverifikasi data.
1. Pada tahap ini, TPAJ melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan fakta-
fakta dan keterangan dari pemegang jabatan, para pimpinan unit kerja,
narasumber, serta sumber data lainnya seperti catatan harian pemegang jabatan,
rencana kerja dan laporan pelaksanaan pekerjaan, visi dan misi organisasi,
struktur organisasi dan tata kerja serta informasi kepegawaian lainnya.
2. Sebagai landasan untuk melaksanakan analisis jabatan, perlu memperhatikan visi
dan misi organisasi, struktur organisasi, tata kerja, tugas pokok, dan fungsi, serta
sumber data lainnya seperti rencana keja, laporan pelaksanaan pekerjaan, dan
informasi kepegawaian lainnya sebagai sumber data yang berperan dalam
penyusunan uraian jabatan dan syarat jabatan.
3. Apabila visi dan misi belum terdokumentasi secara tertulis, maka TPAJ dapat
memperoleh dari pimpinan instansi tentang arah kebijakan instansi di masa yang
akan datang.
4. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir analisis jabatan.
5. Para pemegang jabatan yang ditunjuk menjadi responden dalam pengisian
formulir analisis jabatan adalah pegawai yang:
a. Menguasai pekerjaan di unit kerjanya;
b. Dapat menjelaskan program-program unit kerjanya;
c. Mengerti tentang proses kerja di unit kerjanya.
1.3. Data dan Informasi Jabatan di Analisis berdasarkan Metode dan Perangkat
Analisis Jabatan yang ditetapkan
Untuk mengenalisis jabatan perlu dilakukan tahapan pengumpulan data dengan
menggunakan formulir analisis jabatan dan atau dengan melakukan pengamatan
langsung, wawancara, dan atau penyebaran kuesioner kepada pemegang jabatan
struktural dan fungsional di lingkungan instansi. Data-data yang meliputi nama
jabatan, kode jabatan, ikhtisar jabatan, uraian tugas, bahan kerja, perangkat kerja,
hasil kerja, tanggung jawab, wewenang, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja,
dan resiko bahaya dituangkan ke dalam formulir analisis jabatan.
2. MENETAPKAN URAIAN JABATAN

Tujuan pembelajaran:
1. Komponen uraian jabatan ditentukan sesuai format job description yang telah
ditetapkan
2. Uraian jabatan setiap posisi jabatan dibuat berdasarkan data dan informasi jabatan
yang telah dikumpulkan
3. Uraian jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP)yang
berlaku di organisasi
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung
jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan
uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya
perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk
mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
2.1. Komponen Uraian Jabatan ditentukan sesuai Format

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya
meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang
juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas
informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jabatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara
tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan,
dan bagaimana cara melaksanakannya.
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat.
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan.
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya.
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2.2. Uraian Jabatan serta Posisi Jabatan dibuat berdasarkan Data dan
Informasi Jabatan yang telah dikumpulkan
Formulir Uraian Jabatan akan memperlihatkan secara sistematis gambaran
dari informasi yang dikumpulkan. Formulir Uraian Jabatan tersebut berisi pokok-
pokok informasi yang menggambarkan suatu jabatan secara singkat namun jelas.
Berikut ini contoh pengisiann formulir analisis jabatan:
2.3. Uraian Jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur

(SOP) yang Berlaku di Organisasi
Untuk mempermudah dalam pelaksanaan penyusunan uraian jabatan
dijelaskan aspek-aspek sebagai berikut:
1. Nama Jabatan
a. Nama jabatan atau nomenklatur jabatan merupakan sebutan yang bersifat
ringkas untuk mengidentifikasikan suatu jabatan. Perumusan nama jabatan
mendasarkan pada tindak kerja, bahan kerja, perangkat kerja, dan hasil kerja.
Syarat untuk merumuskan nama jabatan adalah:
1) Ringkas, artinya tidak boleh panjang.
2) Bersifat substantif, yaitu menggunakan kata benda.
3) Menggunakan huruf kapital setiap huruf pertama pada setiap kata, kecuali
kata sambung seperti dan.
4) Jelas, artinya dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca atau
yang diajak bicara.
5) Rumusan kata diambil dari kata-kata dalam hakekat analisis jabatan
tersebut di atas.
Contoh nama jabatan : Operator komputer.
b. Untuk jabatan struktural nama jabatan sesuai dengan yang tercantum dalam
struktur organisasi dan tata kerja unit organisasi yang bersangkutan.
c. Untuk jabatan fungsional tertentu nama jabatan sesuai dengan ketentuan yang
telah berlaku, seperti Peneliti, Pustakawan, dan sebagainya.
d. Untuk jabatan fungsional umum nama jabatan mencerminkan pekerjaan atau
tugas-tugas yang dilaksanakan, seperti Pengadministrasi Keuangan,
Penganalisis Kompetensi Jabatan, Penyusun Laporan Keuangan, dan
sebagainya.
2. Kode Jabatan
Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan
pengadministrasian jabatan.
3. lkhtisar Jabatan
lkhtisar jabatan merupakan ringkasan dari uraian tugas yang disusun dalarn satu
kalimat yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan. Penyusunan ikhtisar
jabatan harus memenuhi kriteria:
a. Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula obyek yang dikerjakan.
b. Bagaimana cara rnengerjakan.
c. Mengapa tugas itu harus dikerjakan.
Contoh iktisar jabatan operator komputer:
Menyimpan data dengan cara memasukkan ke dalam komputer, kemudian
membuat copy file dan mencetaknya, serta menjaganya dari pihak-pihak yang
tidak berkepentingan agar data tersimpan dengan baik dan mudah dicari apabila
diperlukan sewaktu-waktu.
4. Uraian Tugas
Uraian tugas rnerupakan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan
yang dilakukan oleh pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi
hasil kerja dalam kondisi tertentu, ditulis dengan singkat dan jelas, serta disusun
secara berurutan dari yang paling berat sampai dengan yang paling ringan.
Penyusunan uraian tugas harus memenuhi kriteria:
a. Apa yang dikerjakan dan sebutkan pula obyek yangdikerjakan
b. Bagaimana cara mengerjakan.
c. Mengapa tugas itu harus dikerjakan.
Contoh uraian tugas operator komputer:
a. Menerima dan membaca data yang masuk dan mencocokkan dengan buku
ekspedisi untuk mengetahui jumlahnya.
b. Menyiapkan komputer dan menghidupkannya ke posisi on agar siap
dioperasikan.
c. Memasukkan dan menyimpan data ke dalam computer agar data tersirmpan

dengan baik.
d. Mencetak file dengan memasukkan kertas ke dalam printer agar
menghasilkan cetakan sesuai yang diperlukan.
e. Menyerahkan hasil cetakan dan mencatat ke dalam buku ekspedisi untuk
diparaf sebagai barang bukti penyerahan.
f. Membuat copy file ke dalam disket sebagai arsip data.
g. Mencari file yang diperlukan sesuai dengan disposisi permintaan agar dapat
dicetak.
h. Merawat file dan kornputer dengan menjaga dari pihak lain yang tidak
berkepentingan agar terhindar dari kerusakan.
i. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sebagai
pertanggungjawaban.
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Bahan Kerja
Bahan kerja terdiri atas data, orang. benda yang bewujud atau tidak berwujud
yang merupakan suatu masukan untuk diproses menjadi hasil kerja.
6. Perangkat kerja
Sarana atau peralatan yang dipergunakan untuk mernproses bahan kerja menjadi
hasil kerja. Perangkat kerja dapat berupa rnesin, perkakas, perlengkapan, dan
alat kerja bantu lainnya.
7. Hasil kerja
Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa, dan informasi Tinta atau
pita Disposisi perintah atasan yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan
tugas dengan menggunakan bahan kerja dan peralatan kerja dalam waktu dan
surat memo laporan yang telah diketik. Untuk mencetak konsep surat memo
laporan yang telah diketik. Petunjuk kerja. kondisi tertentu, dapat bersifat
rnanajerial maupun non manajerial. Hasil manajerial dapat berupa petunjuk
kerja, pembagian tugas, koordinasi kerja sedangkan hasil non manajerial

diperoleh dalam pelaksanakan tugas teknis atau tugas lain yang tidak
berhubungan dengan bawahan.
8. Tanggung jawab
Tanggung jawab merupakan tuntutan jabatan terhadap kesanggupan seorang
untuk menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-
baiknya dan tepat pada waktunya serta berani menanggung resiko atas
keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukannya, selain itu
bertanggung jawab terhadap bahan kerja yang diolah, alat kerja yang digunakan,
hasil kerja yang diperoleh, lingkungan kerja, dan kepada orang lain.
Contoh tanggung jawab operator komputer:
a. Keakuratan hasil ketikan sesuai dengan standar pengetikan.
b. Menjaga file dan komputer dari kerusakan.
c. dst.
9. Wewenang
Wewenang merupakan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih,
mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan
mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab, guna
mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas.
Contoh wewenang operator komputer :
a. Mengoperasikan perangkat komputer dengan baik.
b. Menyiapkan dan menyajikandata yang diperlukan.
c. dst.
10. Korelasi Jabatan
Korelasi jabatan adalah hubungan kerja antara jabatan yang satu dengan jabatan
yang lainnya ataupun orang lain yang berhubungan dengan jabatan tersebut,
hubungan tersebut dapat dilakukan secara vertikal, horisontal, dan diagonal baik
di dalam maupun di luar instansi.
DAFTAR PUSTAKA
Armstrong, M. (2000). Performance Management. London: Kogan Page.
Armstrong, M. (2009). Armstrong handbook of human resource management practice.

London: Kogan Page.
Arnina, P. dkk. (2016). Langkah-langkah efektif menyusun sop standard operating

procedures. Depok: Huta Publisher.
Budiharjo, M. (2016). Panduan praktis menyusun sop. Jakarta: Raih Asa Sukses.
Dessler, G. (2013). Human Resource Management. Boston: Pearson.
Harari, M. B., & Viswesvaran, C. (2018). Individual job performance. In D. S. Ones, N.

Anderson, C. Viswesvaran, & H. K. Sinagil, The sage handbook of: Industrial.
Work, and Organizational Psychology (pp. 55-72). Los Angles: Sage Reference.
Kusdiyati, S., & Fahmi, I. (2016). Observasi psikologi. Bandung: PT. Remaja Rosdarya
Larasati, S. (2018). Manajemen sumber daya manusia. Yogyakarta: Deepublish.
Lembaga Administrasi Negara. (2005). Penyusunan standard operating procedures

(prosedur tetap). Jakarta: LAN.
Moekijat. (1998). Analisis jabatan, cetakan viii. Bandung: Mandar Maju.
Motowidlo, S. J., & Kell, H. J. (2013). Job performance. In I. B. Weiner, N. W. Schmitt,

& S. Hihghouse, Handbook of psychology: Volume 12 industrial and
organizational psychology (pp. 82-103). Canada: John Wiley & Sons, Inc
Nur’Aini, F. (2016). Pedoman praktis menyusun standard operating procedure.

Yogyakarta: Quadrant.
Robbins, S. P. (1994). Teori organisasi: struktur, desain dan aplikasi. Alih bahasa jusuf
udaya. Jakarta : Arcan.
Rusby, Z. (2016). Manajemen sumber daya manusia. Pekanbaru: Pusat Kajian

Pendidikan.
Soemohadiwidjojo, A. (2015). Mudah menyusun sop standard operating procedure.

Jakarta: Penebar Plus.
Tambunan, R. M. (2008). Standard operating procedures (SOP). Jakarta: Maiestas

Publishing.
SOAL PILIHAN GANDA
Pilihlah jawaban yang paling tepat, di antara empat jawaban yang tersedia!
1. Analisis jabatan adalah…

a. informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh
pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai
b. informasi tertulis mengenai kriteria orang yang dapat meduduki jabatan
c. informasi tertulis mengenai standar minimal kinerja yang dapat diterima
d. proses penyeledikian atau pengumpulan data mengenai jabatan
2. Seorang analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang
karyawan dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang
tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya,
keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas
serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani
tantangan dan risiko. Hal ini menunjukkan bahwa, analis jabatan tersebut
menggunakan metode …..
a. Wawancara
b. Observasi
c. Telaah Dokumen
d. Kuesioner
3. Seorang analis jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) bertanya kepada
seorang karyawan dan mencatat semua jawabannya mengenai apa yang
dilakukannya dalam jabatan. Hal ini menunjukkan bahwa, analis jabatan tersebut
menggunakan metode …..
a. Wawancara
b. Observasi
c. Telaah Dokumen
d. Kuesioner
4. Metode observasi paling cocok digunakan untuk jabatan yang…

a. Banyak melibatkan kegiatan kognitif dalam pekerjaannya
b. Banyak melibatkan kegiatan fisik dalam pekerjaannya
c. Berada pada level menengah
d. Berada pada level atas
5. Saat menggunakan wawancara sebagai metode analisis jabatan, maka sebaiknya

….
a. Yang diwawancara adalah atasan
b. Yang diwawancara adalah pemegang jabatan
c. Wawancara melibatkan minimal dua pihak yaitu pemegang jabatan dan atasan
d. Wawancara melibatkan minimal empat pihak, yaitu pemegang jabatan, atasan,
rekan kerja, dan pengguna (user)
6. Metode kuesioner dalam analisis jabatan, bersifat…

a. Sangat akurat sehingga dapat digunakan sendiri
b. Cukup akurat sehingga harus melibatkan beberapa jenis kuesioner
c. Kurang akurat karena melibatkan persepsi dan dapat menimbulkan bias,
sehingga harus dikombinasikan dengan metode lain seperti wawancara dan
observasi
d. Sangat tidak akurat karena melibatkan persepsi dan dapat menimbulkan bias,
sehingga harus dikombinasikan dengan metode lain seperti wawancara dan
observasi
7. TPAJ adalah kepanjangan dari…

a. Tim Pengelola Analisis Jabatan
b. Tim Pelaksana Analisis jabatan
c. Tim Penilai Analisis jabatan

d. Tim Pendukung Analisis jabatan
8. Berikut ini adalah kriteria pemegang jabatan yang dapat dilibatkan dalam analisis
jabatan adalah…
a. Sudah bekerja minimal 2 tahun, pegawai tetap, dapat menjelaskan program unit
kerja
b. Sudah bekerja minimal 1 tahun, pegawai tetap, dapat menjelaskan program unit
kerja
c. Pegawai tetap, menguasai pekerjaan di unit kerjanya, dapat menjelaskan
program unit kerja
d. menguasai pekerjaan di unit kerjanya, dapat menjelaskan program unit kerja,
dan mengerti tentang proses kerja di unit kerjanya
9. Informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu
perusahaan, tercantum di dalam…
a. Identitas jabatan
b. Ikhtisar jabatan
c. Tugas jabatan
d. Hubungan jabatan
10. Informasi mengenai definisi singkat jabatan, yang berfungsi sebagai informasi
tambahan, tercantum di dalam…
b. Ikhtisar jabatan
c. Tugas jabatan
d. Hubungan jabatan
11. Yang merupakan bagian inti dari Uraian Jabatan adalah…

b. Ikhtisar jabatan
c. Tugas jabatan
d. Hubungan jabatan
12. Bagian yang menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah
jabatan, adalah…
a. Pengawasan jabatan
b. Tugas jabatan
c. Hubungan jabatan
d. Kondisi jabatan
13. Bagian yang menjelaskan mengenaik keadaan fisik lingkungan kerja dari suatu
jabatan, adalah…
a. Pengawasan jabatan
b. Tugas jabatan
c. Hubungan jabatan
d. Kondisi jabatan
14. Formulir uraian jabatan berfungsi yaitu ….

a. Sebagai salah satu metode analisis jabatan
b. Memperlihatkan secara sistematis gambaran informasi yang telah dikumpulkan
c. Sebagai data yang harus dilengkapi sebelum proses pengambilan data
dilaksanakan
d. Menunjukkan tahapan analisis jabatan yang harus dilakukan
15. Berikut ini merupakan syarat dalam merumuskan nama jabatan, kecuali…
a. Ringkas
b. Bersifat substantif
c. Bersifat objektif
d. Jelas
16. Peneliti dan pustakawan, merupakan contoh jabatan…

a. Nomenklatur
b. Struktural
c. Fungsional tertentu
d. Fungsional umum
17. Yang merupakan sarana atau peralatan yang dipergunakan untuk mernproses bahan
kerja menjadi hasil kerja adalah…
a. Bahan kerja
b. Perangkat kerja
c. Pelengkap kerja’
d. Hasil kerja
18. Yang merupakan tuntutan jabatan mengenai kesanggupan seorang untuk

menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan
tepat pada waktunya serta berani menanggung resiko atas keputusan yang diambil
atau tindakan yang dilakukannya, adalah…
a. Tanggung jawab kerja
b. Wewenang kerja
c. Perangkat kerja
d. Korelasi jabatan
19. Yang merupakan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih, mengambil
sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan mempunyai peranan
sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab, adalah…
b. Wewenang kerja
c. Perangkat kerja
d. Korelasi jabatan
20. Menjaga file dan komputer dari kerusakan, adalah contoh dari…
b. Wewenang kerja
c. Perangkat kerja
d. Korelasi jabatan
MODUL
KOMPETENSI
S1 – Psikologi
Skema Sertifikasi :
SELEKSI MSDM
PELATIHAN
ANALISIS SENIOR
REKRUTMEN & SELEKSI
MSDM 1
Unit Kompetensi :
M.70SDM01.013.2
Menyusun Standar Operasional Prosedur
(SOP) MSDM
2021
MODUL
S1 - PSIKOLOGI
Skema Sertifikasi :
PELATIHAN
Unit Kompetensi :
M.70SDM01.013.2 - Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) MSDM
Penyusun :
Editor
Depok, 2021
KATA PENGANTAR
Depok, Januari 2022
Tim Penyusun

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LUAR .................................................................................. i
HALAMAN JUDUL DALAM .............................................................................. ii
KATA PENGANTAR ............................................................................................ iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... iv
1. Menganalisis Faktor – Faktor Penyusunan SOP ......................................... 15

1.1. Tujuan dan Strategi Fungsional, Kebijakan MSDM, Proses Bisnis dan
Pihak Terkait Diidentifikasi untuk Penyusunan SOP ........................... 15
1.2. Hasil Identifikasi di Analisis untuk Penyusunan Standar Operasional
Prosedur MSDM ................................................................................... 17
1.2.1. Definisi SOP .............................................................................. 17
1.2.2. Penerapan SOP dalam Organisasi ............................................. 19
1.2.3. Tujuan SOP ............................................................................... 20
1.2.4. Manfaat SOP ............................................................................. 21
1.2.5. Kapan dilakukan Penyusunan SOP ........................................... 23
1.2.6. Pihak – Pihak yang Terlibat dalam Penyusunan SOP ............... 23
1.2.7. Untuk Siapa SOP dibuat ............................................................ 26
2. Hasil Identifikasi di Analisis untuk Penyusunan Standar Operasional
Prosedur MSDM ........................................................................................ 28
2.1. Format SOP MSDM Ditentukan sesuai Kebutuhan dan Kebijakan
Organisasi ............................................................................................... 28
2.1.1. Langkah – Langkah Penting dalam Penyusunan SOP .............. 28
2.1.2. Piramida Dokumen SOP ........................................................... 29
2.1.3. Aspek dalam Mengidentidikasi dan Analisis Kebutuhan SOP . 32
2.2. SOP MSDM Disusun sesuai Format dan Pengelolaan Proses Bisnis yang
Berlaku di Organisasi ............................................................................ 33
2.2.1. Prinsip dan Unsur – Unsur dalam Penyusunan SOP ................. 33
2.2.2. Format dan Langkah Penyusunan SOP ..................................... 37

2.2.3. Proses Penyusunan SOP ............................................................ 38
2.2.4. Penyusunan SOP dengan Format Visual ................................... 42
2.3. SOP MSDM Diterapkan Setelah Mendapat Validasi dan Pengesahan dari
Pimpinan Organisasi yang Berwenang dengan Sosialisasi yang Efektif 45
2.3.1. Validasi ...................................................................................... 45
2.3.2. Pengesahan ................................................................................ 53
Daftar Pustaka ........................................................................................................ 44

Soal Pilihan Ganda ................................................................................................. 46
Metodologi Pelatihan v
1. Menganalisis Faktor – Faktor Penyusunan SOP

Tujuan Pembelajaran
1. Tujuan dan Strategi Fungsional, kebijakan MSDM, Proses Bisnis dan Pihak terkait
diidentifikasi untuk Penyusunan SOP
2. Hasil Identifikasi Dianalisis untuk Penyusunan Standar Operasional Prosesdur
MSDM
1.1. Tujuan dan Strategi Fungsional, Kebijkan MSDM, Proses Bisnis dan Pihak
Terkait Diidentifikasi untuk Penyusunan SOP
Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar,
dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang
relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan
(Robbins, 1994). Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah
dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber
daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain
sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
organisasi.
Namun, untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu dalam prosesnya
melibatkan banyak orang dan banyak tempat. Proses yang panjang dan tingkat
kompleksitas tertentu memungkinkan terjadinya kesalahan dan setiap proses
memiliki mekanisme aturan tertentu. Dan tercapainya tujuan utama suatu organisasi
terletak pada keterkaitan proses fungsi-fungsi organisasi. Produk dan jasa yang
diberikan kepada pelanggan merupakan hasil dari berbagai proses.
Maka apabila suatu organisasi tidak memiliki pengaturan prosedur yang jelas
akan berdampak buruk pada perkembangan organisasinya. Hal tersebut
menyebabkan organisasi tersebut akan kehilangan fokus siapa sesungguhnya yang
menjadi pemakai jasa mereka dan bagaimana cara memberikan pelayanan yang baik
kepada penggunanya. Pada umumnya organisasi tersebut akan beresiko terjebak
pada bidang kerja yang sempit dan berfokus pada kepentingan diri sendiri, sehingga
organisasi akan kehilangan kesempatan untuk memperbaiki proses yang dimiliki
secara terus menerus. Oleh karena itu, agar efektif maka suatu proses harus memiliki
umpan balik terhadap kinerja organisasi serta harus mampu menciptakan dan
memberikan nilai tambah kepada penggunanya.
Penggunaan SOP dalam organisasi bertujuan untuk memastikan organisasi
beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik,
untuk menghasilkan produk yang memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar
yang telah ditetapkan (Soemohadiwidjojo, 2015). Dengan penerapan SOP, efisiensi
dari setiap unit kerja perusahaan tersebut akan dapat ditingkatkan secara siginifikan,
baik dari segi waktu, proses kerja, tenaga kerja maupun biaya operasional.
Dampaknya, perusahaan akan jauh lebih mampu bersaing bila dibandingkan dengan
perusahaan lain, terlebih lagi bila dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang
tidak menerapkan SOP dalam jajaran organisasinya (Budihardjo, 2016).
Oleh karena itu SOP sangat dibutuhkan di dalam organisasi. Jika di dalam
suatu organisasi dibuat SOP yang memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi, hal
tersebut dikarenakan ada kemungkinan terjadinya penyimpangan–penyimpangan
prosedur yang juga semakin tinggi. Beberapa faktor yang menjadi pertimbangan
suatu organisasi dalam menyusun SOP antara lain adalah (Lembaga Administrasi
Negara, 2005):
1. Semakin meningkatnya tuntutan pelanggan terhadap kualitas pelayanan yang
diberikan oleh suatu organisasi
2. Meningkatnya kompleksitas sarana dan prasarana pendukung dalam memberikan
pelayanan
3. Meningkatnya koordinasi dan persyaratan pelaporan dengan grup/unit lain.
4. Semakin meningkatnya persyaratan legal dan peraturan (keselamatan pelaksanaan
kerja, hak masyarakat dan karyawan untuk mengetahui persamaan kesempatan
ras,gender, usia, cacat, standar kinerja, hubungan pegawai dll).
Sehubungan dengan hal tersebut, Upaya perbaikan kinerja organisasi haruslah

di mulai dengan penyusunan prosedur yang jelas. Pada umumnya dalam pengelolaan
suatu organisasi yang berorientasi kepada kepentingan pelanggan cenderung
berorientasi kepada struktur organisasi, termasuk apabila sedang menghadapi
permasalahan juga cenderung akan melihat kembali struktur organisasi yang sudah
ada (CBN, 2005).
Hal lainnya yang juga penting diperhatikan adalah pemetaan proses bisnis
(Bussiness Process Mapping) yang pada dasarnya merupakan perangkat mendasar
yang harus disusun dengan memperhatikan kepentingan penggunanya. Dimana agar
proses bisnis yang telah dibuat selalu dijadikan acuan dalam bekerja, maka proses
bisnis tersebut perlu distandarisasi kedalam bentuk SOP.
1.2. Hasil Identifikasi dianalisis untuk Penyusunan Standar Operasional Prosedur

MSDM
1.2.1. Definisi SOP
SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak
pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja
tertentu. Prosedur kerja bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur
kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai
standard Operating prosedur atau disingkat SOP (Budihardjo, 2016). Sebagian
orang mengindonesiakan SOP ini menjadi Standar Operasional Prosedur untuk
menghindari istilah asing. Standard Operating Procedures yang juga dikenal
sebagai prosedur tetap dapat didefinisikan sebagai langkah awal bagi
perbaikan kinerja organisasi. Dimana melalui penyusunan SOP yang rinci,
akan memudahkan tiap-tiap organisasi dalam menilai kebutuhan-kebutuhan
apa saja dalam pelaksanaan setiap proses kegiatan.
Soemohadiwidjojo (2015) mendefinisikan bahwa SOP atau Standard
Operating Procedure merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan
kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah,
prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis. Bagi sebagian
orang, ada yang menggunakan istilah Standard Operational Procedure,
bahkan ada yang meng-Indonesiakan menjadi Standar Operasional Prosedur.
Menurut Arnina (2016) Istilah SOP atau Standar Operasional Prosedur
seringkali digunakan untuk menyebut semua dokumen yang mengatur kegiatan
operasional organisasi. Misalnya seperti protokol, prosedur tetap, instruksi
kerja, diagram alir, dan lainnya.
Tambunan (2008) berpendapat SOP pada dasarnya adalah pedoman yang
berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan,
Langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang
dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Kemudian menurut Nur’Aini (2016)
SOP juga dapat diartikan sebagai panduan hasil kerja yang diinginkan (ideal),
serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dengan menuliskan
target-target atau hasil kerja apa yang harus dipenuhi oleh masing–masing
posisi. SOP mendokumentasikan secara tertulis mengenai prosedur (proses
atau langkah) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut
tentu harus mudah dipahami, dan dapat diimplementasikan dengan baik dan
konsisten.
SOP sendiri merupakan instruksi sederhana yang digunakan untuk
menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling efektif dalam rangka
memenuhi persyaratan operasional (EMS Departemen, 1998). SOP sebagai
serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan
berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi. Sehingga secara singkat SOP
sendiri merupakan penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan,
kapan, dimana dan oleh siapa. SOP juga pada umumnya merupakan panduan
berisi uraian secara jelas tentang apa yang diharapkan dan di persyaratkan
kepada karyawan selama melakukan tugasnya sehari-hari,serta didalamnya

berisi penetapan standard yang akan dicapai oleh suatu unit beserta para
karyawannya. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses
pelaksanaan kegiatan oleh karyawan yang akan mengganggu kinerja organisasi
secara keseluruhan.
1.2.2. Penerapan SOP dalam Organisasi

Proses penerapan SOP dilakukan dengan tujuan untuk memastikan
bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan (Nur’Aini, 2016).
Penerapan SOP secara umum terdiri dari:
1. Setiap pelaksana atau karyawan harus mengetahui SOP yang terbaru, yang
telah disusun dan juga mengetahui alasan perubahannya.
2. Salinan SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan, dan siap untuk diakses oleh
semua pelaksana atau karyawan.
3. Setiap pelaksana atau karyawan mengetahui perannya melalui SOP dan
juga harus mampu menggunakan pengetahuan dan kemampuan yang
dimiliki untuk diterapkan secara efektif.
4. Terdapat mekanisme yang jelas untuk memantau kinerja, mengidentifikasi
masalah–masalah yang timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses
penerapan SOP.
1.2.3. Tujuan SOP

SOP dibuat dengan tujuan – tujuan tertentu. Beberapa tujuan tersebut
diantaranya adalah sebagai berikut (Nur’Aini, 2016):
1. Konsistensi
SOP dibuat agar setiap pelaksana/ petugas/ pengawal mengetahui standar
yang telah ditetapkan; sehingga mampu menjaga konsistensi dan tingkat
kinerja pelaksana/ petugas/ pengawal atau tim.
2. Kejelasan Tugas
SOP dibuat agar setiap pelaksana/ petugas/ pengawal mengetahui dengan
jelas peran dan fungsi tiap – tiap posisi dalam organisasi (institusi).
3. Kejelasan Alur
SOP dapat memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab apa saja
dari masing – masing pelaksana/ petugas/ pengawal.
4. Melindungi Organisasi (Institusi)
SOP dibuat dengan tujuan untuk melindungi organisasi atau unit kerja, serta
petugas atau karyawan dari tindakan mal-praktik; atau kesalahan yang
bersumber dari administrasi atau faktor lainnya yang dapat berdampak
buruk bagi keberlangsungan hidup organisasi (institusi).
5. Menimalisasi Kesalahan
Dengan kejelasan tugas, alur, tanggung jawab dan wewenang, maka setiap
pelaksana/ petugas/ pengawal dapat meminimalisasi atau menghindari
kegagalan, kesalaham, keraguan, dan duplikasi dalam bekerja.
6. Efisiensi
SOP dibuat dengan tujuan membuat semua pekerjaan menjadi lebih efisien.
Semua aktivitas kerja diharapkan dapat lebih cepat, cermat, dan tepat sesuai
dengan tujuan atau hasil yang ingin diraih, dengan bantuan SOP yang ada.
7. Penyelesaian Masalah
SOP berisi aturan dan batasan – batasan tertentu; bisa saja dalam
pelaksanaannya terjadi gesekan antar karyawan yang menyebabkan konflik
yang berkepanjangan. Dengan adanya SOP dapat dijadikan landasan agar
setiap karyawan dapat bekerja sesuai koridor kembali, yaitu tunduk pada
aturan dan batasan sesuai SOP.
8. Batasan Pertahanan
Terkadang banyak pihak eksternal yang dengan seenaknya ingin
mengetahui hal – hal yang sifatnya sangat privat bagi perusahaan. Sebagai
contoh, seorang peneliti yang menginginkan untuk melakukan penelitian
perilaku kerja dari sebuah organisasi (institusi). Dengan adanya SOP yang
baku, maka pihak peneliti wajib melewati beberapa prosedur. Peneliti tidak
bisa langsung menuju ke bagian departemen atau bagian tertentu.
1.2.4. Manfaat SOP

Berikut manfaat dari penggunaan SOP secara tepat (Nur’Aini, 2016):
1. Kejelasan Prosedur
SOP memberikan penjelasan yang detail tentang prosedur kegiatan yang
seharusnya dilakukan dalam pelaksanaan tugas.
2. Efisiensi Waktu ketika Training Karyawan
Dengan memberikan SOP, masing – masing karyyawan akan menghemat
waktu dan tenaga dalam program training karyawan. Dengan adanya SOP,
akan mempermudah perusahaan dalam memberikan informasi mengenai
tugas, seperti apa yang harus dilakukan ketika di lapangan.
3. Standarisasi Kegiatan
SOP dapat memberikan manfaat bagi perusahaan untuk menyamaratakan
seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak. Hasil kerja yang telah
diselesaikan oleh satu karyawan akan memiliki standar yang sama dengan
karyawan yang lain.
4. Mempermudah Evaluasi
Setelah ditentukan standarisasi kegiataan akan mempermudah para
supervisor atau manajer untuk melakukan evaluasi dan penilaian. Secara
tidak langsung, dengan adanya SOP akan membantu perusahaan untuk
melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional dalam
perusahaan.
5. Mempertahankan Kualitas
SOP membantu perusahaan untuk mengontrol agar kualitas perusahaan
dapat dipertahankan. Melalui konsistensi dalam bekerja, otomatis
perusahaan memiliki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara
sistematis. Hal tersebut berdampak pada hasil produktivitas yang dapat

dipertahankan, baik secara kualitas maupun kuantitas.
6. Meningkatkan Kemandirian Karyawan
SOP dapat membantu karyawan untuk menjadi pribadi yang lebih mandiri
dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, hal tersebut dikarenakan
dengan adanya SOP yang dimiliki dan dipahami oleh masing – masing
karyawan akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan
proses kroscek kinerja karyawan sehari – hari. Sheingga karyawan dapat
lebih mandiri untuk menentukan bagaimana cara kerj yang terbaik namun
tetap sesuai dengan SOP yang berlaku di perusahaan.
7. Informasi Kompetensi dan Cara Meningkatannya
SOP dapat memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang
harus dikuasai oleh karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Dengan
demikian, maka pihak perusahaan akan lebih mudah untuk memberikan
informasi atau feedback berkenaan dengan upaya peningkatan kompetensi
karyawan.
1.2.5. Kapan dilakukan Penyusunan SOP?

Menurut Nur’Aini (2016) waktu-waktu yang tepat untuk menyusun SOP
adalah:
1. Sebelum Suatu Pekerjaan Dilakukan
Pada dasarnya SOP harus sudah ada sebelum pekerjaan dilakukan oleh
seorang karyawan. Misalnya, seorang marketing, pihak perusahaan harus
memberikan SOP dengan jelas kepada marketing tersebut sebelum
marketing tersebut turun lapangan.
2. Saat Ada Posisi Baru
Jika perusahaan memiliki posisi baru dalam struktur organisasinya, maka
SOP harus dibuat sebelum posisi itu ditempati oleh seorang karyawan. Saat
itu SOP tidak hanya dibuat, namun juga dilakukan pengujian SOP sebelum
ditetapkan sebagai SOP perusahaan. Biasanya SOP dilakukan kurang lebih

1 – 2 bulan (trial).
3. Saat Ada Perubahan Langkah Kerja
Hal ini terjadi ketika suatu perusahaan memiliki mesin baru dan peralatan
baru. Hal tersebut merupakan salah satu alasan kuat mengapa SOP harus
dibuat. SOP perlu dibuat agar karyawan mengetahui bagaimana
menggunakan alat tersebut.
4. Saat Ada Lokasi Berbeda, dan (Perbedaan) di Semua Hal yang
Mempengaruhi Lingkungan Kerja
Lokasi mempengaruhi bagaimana seseorang harus mengerjakan tugasnya.
SOP perlu dibuat sedetail mungkin berkenaan area kerjanya, sehingga
pekerja memahami batasan dan target – target yang harus di peroleh.
1.2.6. Pihak – Pihak yang Terlibat dalam Penyusunan SOP

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang berbeda dengan
perusahaan yang lain. Ada perusahaan yang memiliki general manajer, namun
ada manajer perusahaan yang langsung berasa di bawah direktur perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri untuk menentukan siapa yang
berhak bergabung dalam struktur organisasi yang tentunya sesuai dengan
kebutuhan dalam perusahaan. Begitu pula dengan siapa saja yang terlibat
dalam pembuatan SOP perusahaan. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan
visi misi yang berbeda dengan perusahaan lain, dan orang yang mengetahui
mengenai kebutuhan dan visi misi itulah yang seharusnya bergabung untuk
membuat SOP.
Menurut Budihardjo (2016), pihak penyusun SOP adalah pimpinan atau
atasan dari suatu perusahaan atau suatu organisasi agar organisasi yang
dipimpinnya selalu dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang
diembannya secara efektif, efisien, serta mudah dikontrol. Namun pada
umumnya, para pemimpin perusahaan atau pemimpin organisasi yang
bersangkutan memberi tugas pada seseorang atau suatu tim yang diputuskan
berdasarkan suatu Surat keputusan dari pimpinan tertinggi perusahaan tersebut.
Sedankan pihak pelaksana adalah semua orang yang berada dalam jajaran
perusahaan atau organisasi yang mengaplikasikan SOP. Mulai dari pegawai
terendah seperti Office Boy (OB) hingga kepada pejabat tertinggi seperti
Manajer, Direktur maupun Direktur Utama. Mereka semua adalah pihak
pelaksana SOP. Hal ini karena semua orang yang menjadi bagian dari
pelaksana operasional perusahaan, dengan sendirinya juga merupakan pihak
pelaksana SOP. Kemudian ada pihak pengawas pelaksanaan SOP adalah para
manajer pengguna dari masig-masing departemen. Terutama karena yang
paling berkepentingan terhadap berhasil atau tidaknya pelaksanaan SOP.
Namun, dimungkinkan pula para manajer memberikan pendelegasian
wewenang kepada seseorang yang dipilih untukbertugas sebagai supervisor,
khususnya supervisor atau pengawas pelaksanaan SOP. Terakhir adalah atasan
pengawas SOP. Jika para manajer menjadi pengawas SOP maka atasan para
manajer yaitu Direktur ataupun Direktur Utama. Artinya para manajer
bertanggungjawab kepada Direktur, bukan hanya untuk pekerjaan utama sesuai
fungsional dalam departemen yang dipimpinnya, melainkan untuk
keberhasilan pelaksanaan SOP dalam departemen tempat para manajer
masing-masing bertugas.
Menurut Nur’Aini (2016), ada beberapa posisi yang sebaiknya tergabung
dalam tim untuk membuat SOP. Beberapa orang yang dapat terlibat adalah
sebagai berikut:
1. Ahli
Orang yang dianggap ahli disini tergantung siapa yang memandang atau
menganggap orang tersebut ahli. Ahli bisa seseorang yang menjadi bagian
dari perusahaan ataupun orang yang berada di luar perusahaan. Pihak
internal bisa saja dianggap sebagai key person ataupunseorang trouble
shooter yang biasanya berpengaruh bagi perusahaan. Sedangkan dari pihak
eksternal, mulai banyak perusahaan yang dengan sengaja meminta seorang

konsultan yang memiliki keahlian untuk mengembangkan organisasi atau
perusahaan, atau biasa disebut dengan praktisi OD (Organizational
Development). Mereka memang diminta (sebagai seorang ahli) untuk
membuat SOP yang paling sesuai dengan perusahaan tersebut. Biasanya
perusahaan hanya menjelaskan mengenai posisi apa yang hendak dibuat
SOP, selanjutnya praktisi OD atau konselor memberikan gambaran sesuai
dengan ilmu yang dimilikinya.
2. Pelaksana Harian
Pelaksana harian adalah karyawan yang memang setiap hari diberi tugas
dan tanggung jawab tertentu. Pelaksana harian sebaiknya diikutkan dalam
pembuatan SOP akrena pelaksana harian mengetahui kejadian apa saja yang
terjadi setiap hari. Pelaksana ahrian juga dspat mengambil benang merah
atau kesimpulan atas kejadian yang secara intensterjadi setiap hari, sehingga
pelaksana harian dapat memberikan saran dalam pembuatan SOP.
3. Pengawas Lapangan (Supervisor)
Pengawas lapangan atau juga sering disebut supervisor. Pengawas
lapangan ini adalah seseorang yang setiap harinya mengawasi jalannya
pekerjaan. Supervisor juga dapat digabungkan dalam tim pembuat SOP
karena supervisor adalah seseorang yang secara langsung mengawasi dan
mengevaluasi, apakah pekerjaan yang dilakukan oleh pelaksana sudah
sesuai dengan prosedur atau belum. Hasil dari pengawasan atatau evaluasi
tersebut dapat dijadikan pertimbangan untuk menciptakan SOP baru yang
lebih relevan dengan keadaan di lapangan.
4. Atasan Pengawas (Manajer)
Atasan pengawas di sini dapat diartikan sebagai manajer. Manajer adalah
orang yang cukup paham dengan target dan visi misi perusahaan yang
hendak dicapai. Manajer juga menjembatani bagaimana target dan visi-misi
tersebut dapat disesuaikan dengan keadaan lapangan. Manajer dapat
mendengarkan hasil monitoring dari evaluasi para supervisor mengenai

hasil kerja para pelaksana. Manajer juga dapat mendengar keluhan langsung
dari para pelaksana jika memiliki kendala. Peran manajer sangat penting
untuk memberikan keputusan yang paling tepat agar menciptakan SOP
yang dapat bersinergi dengan tuntutan perusahaan dan realitas yang terjadi
di lapangan. Sehingga kendala atau masalah yang terjadi di lapangan dapat
diminamalisasi dengan adanya SOP yang efektif dan efisien.
1.2.7. Untuk Siapa SOP dibuat

Secara umum, ada dua lini yang sangat membutuhkan SOP, yaitu:
1. Lini Pelaksana
Lini pelaksana merupakan semua orang yang terlibat dalam kegiatan kerja,
yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini, SOP dibuat untuk
kepentingan semua karyawan pelaksana dari level terendah sampai level
manajer sekalipun. Meskipun seorang internal perusahaan sudah menjadi
seorang manajer, namun SOP ini akan menjadi pedoman baginya untuk
menjalankan tugas manajerialnya.
2. Lini Manajerial
Lini manajerial adalah mereka yang berada di level manajerial, bisa terdiri
dari manajer, direktur, CEO, owner, atau masih banyak lagi posisi – posisi
penting dalam perusahaan. Namun SOP di sini lebih ditekanan sebagai
bahan untuk mengontrol dan memastikan agar setiap pelaksana emngikuti
langkah – langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur. Jadi SOP
lebih dijadikan sebagai acuan dalam melakukan evaluasi atau penilaian
kinerja para pekerja pelaksana.
2. HASIL IDENTIFIKASI DIANALISIS UNTUK

PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR MSDM
1. Format SOP MSDM ditentukan sesuai Kebutuhan dan Kebijakan Organisasi
2. SOP MSDM disusun sesuai Format dan Pengelolaan Proses Bisnis yang Berlaku di
Organisasi
3. SOP MSDM diterapkan setelah Mendapat Validasi dan Pengesahan dari Pimpinan
Organisasi yang Berwenang dengan Sosialisasi yang Efektif
2.1. Format SOP MSDM Ditentukan sesuai Kebutuhan dan Kebijakan Organisasi
2.1.1. Langkah – Langkah Penting dalam Penyusunan SOP
Dalam Menyusun SOP, ada langkah-langkah penting yang harus
dilakukan, yaitu:
1. Analisis Kebutuhan
Dalam langkah awal penyusunan SOP ini akan dijelaskan mengenai analisis
kebutuhan akan SOP. Identifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi SOP,
serta pengembangan rencana aksi/tindakan lanjut.
2. Pengembangan (Developing)
Dalam langkah yang kedua ini akan dibahas mengenai proses
pengembangan SOP, hal-hal yang diperlukan dalam mendukung
pengembangan SOP.
3. Penerapan (Implementing)
Dalam bagian ini akan dijelaskan tentang perencanaan implementasi.
Langkah-langkah yang diperlukan untuk mensosialisasikan SOP kepada
para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna, analisis kebutuhan
pelatihan yang diperlukan, serta pengawasan kinerja.
4. Monitoring dan Evaluasi (Monitoring and Evaluation)

Pada bagian ini dibahas mengenai monitoring terhadap sejauh mana
penerapan SOP memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja
organisasi. Sedangkan evaluasi membahas penilaian sejauh mana perlu
dilakukan perubahan-perubahan dalam SOP yang hasilnya menjadi
masukan bagi penilaian kebutuhan SOP.
2.1.2. Piramida Dokumen SOP

Soemohadiwidjojo (2015) mengatakan SOP umumnya dituangkan dalam
bentuk dokumen tertulis, dengan tujuan sebagai berikut:
1. Memberikan gambaran mengenai SOP secara jelas agar mudah dipahami
dan dikomunikasikan;
2. Memperlihatkan secara jelas hubungan antar bagian organisasi dan antar
kegiatan dalam proses bisnis organisasi;
3. Mendefinisikan lingkup tugas dan tanggung jawab masing-masing
bagian/jabatan secara jelas;
4. Memudahkan untuk penelusuran apabila terjadi kesalahan pelanggaran atau

hal-hal lain yang tidak diinginkan;
5. Merupakan dokumen formal yang digunakan dalam proses audit kepatuhan,
baik sebagai referensi maupun sebagai bukti implementasi SOP dalam
organisasi;
6. Memudahkan dalam pemantauan, evaluasi, penyempurnaan dan
pengembangan
SOP terdiri atas beberapa jenis dokumen, yang dapat diklasifikasikan

dalam beberapa level sesuai dengan lingkup dan fungsinya. Salah satu sistem
klasifikasi dokumentasi yang banyak digunakan adalah klasifikasi yang
mengacu pada standar dokumen International Standar Organization (ISO).
Digambarkan dalam bentuk Piramida Dokumen sebagai berikut:
Gambar 2.1 Piramida Dokumen SOP Sesuai Standar ISO
Berdasarkan standar ISO, dokumen SOP terdiri atas dokumen-dokumen

sebagai berikut:
1. Kebijakan
Kebijakan adalah dokumen level tertinggi berupa pernyataan organisasi
mengenai tujuan organisasi, mengapa mereka melakukan hal itu, dan
komitmen apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan
tersebut.
2. Pedoman
Pedoman adalah dokumen lini pertama yang menyatakan apa yang
dilakukan organisasi untuk mencapai kebijakan yang telah dinyatakan
sebelumnya, mengapa harus dilakukan, dan penjabaran mengenai cara
melakukannya. Dalam beberapa SOP, kebijakan organisasi biasanya
tertuang di dalam dokumen yang sama dengan pedoman.
3. Prosedur
Prosedur adalah dokumen lini kedua yang menjabarkan aktivitas, metode
atau proses yang digunakan untuk mengimplementasikan hal-hal yang telah
ditetapkan dalam pedoman, serta fungsi organisasi atau jabatan apa yang
telah bertanggung jawab terhadap aktivitas/metode/proses tersebut.
prosedur dapat digunakan untuk mengatur aktivitas yang bersifat
administrative, karena melibatkan pelaksana yang berasal dari lebih dari
satu jabatan atau unit kerja.
4. Instruksi Kerja
Instruksi kerja bersifat lebih detail daripada prosedur, dan bersifat lokal
pada satu orang, satu kelompok/unit kerja, peralatan/instalasi, atau aktivitas
tertentu yang spesifik. Instruksi kerja umumnya digunakan untuk mengatur
aktivitas yang bersifat teknis. Instruksi kerja juga dapat merupakan
penjabaran dari langkah pada prosedur terkait.
5. Rekaman
Rekaman adalah dokumen yang menjadi bukti bahwa SOP yang dituangkan
dalam dokumen pedoman, prosedur dan instruksi kerja telah dilaksanakan.
Rekaman dapat berupa formulir yang telah diisi, lembar kerja yang telah
ditandatangani, dokumen persetujuan produk yang telah distempel, atau
berupa foto kejadian. Rekaman juga berfungsi sebagai alat telusur berbagai
tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan SOP, baik apakah sebuah
aktivitas/proses dilaksanakan dengan benar, maupun apabila terjadi
kesalahan atau pelanggaran.
2.1.3. Aspek dalam Mengidentifikasi dan Analisis Kebutuhan SOP

Menurut Soemohadiwidjojo (2015), aspek yang harus diperhatikan saat
melakukan identifikasi dan analisis kebutuhan SOP antara lain:
1. Lingkungan Operasional
Faktor lingkungan operasional organisasi, baik internal maupun eksternal,
akan memengaruhi ruang lingkup dan aktivitas operasional yang dituangkan
dalam SOP operasional/unit kerja, jumlah karyawan, aktivitas utama atau
jenis bisnis yang diselenggarakan oleh organisasi, serta sarana-prasarana
yang dimiliki organisasi. Sementara itu, yang dimaksud dengan faktor
eksternal, antara lain tuntutan pasar, kebutuhan dan keinginan pelanggan,
serta hubungan organisasi dengan pihak lain seperti pemerintah atau mitra
kerja.
2. Kebijakan Pemerintah
Dalam pendirian dan kegiatan operasionalnya, organisasi/perusahaan wajib
menanti dan mengacu pada kebijakan pemerintah yang relevan dalam
organisasi. Kebijakan pemerintah yang dimaksud antara lain undang-
undang, peraturan pemerintah, peraturan daerah, surat keputusan, dan
bentuk peraturan perundangan lainnya. Apabila terjadi perubahan kebijakan
pemerintah yang relevan dengan organisasi, tentunya akan berpengaruh

pada kegiatan operasional organisasi.
3. Kebutuhan Organisasi dan Stakeholder
Kebutuhan organisasi dan stakeholder (pemangku kepentingan) akan
berpengaruh pada jenis sistem/proses bisnis yang dibutuhkan oleh
organisasi, serta menentukan prioritas sistem/proses bisnis yang harus
distandarkan dalam bentuk SOP. Kebutuhan organisasi yang dimaksud
adalah adanya perubahan struktur organisasi. Sementara itu, contoh dari
kebutuhan stakeholder adalah tuntutan stakeholder yang menginginkan
adanya perubahan dalam kualitas produk yang dihasilkan organisasi.
4. Kebijakan Organisasi
Kebijakan manajemen organisasi juga memengaruhi SOP yang dibutuhkan
dalam organisasi. Sebagai contoh, ketika manajemen organisasi
mengeluarkan kebijakan untuk menerapkan sistem bonus berbasis kinerja
karyawan, perlu dilakukan penyesuaian terhadap prosedur atau instruksi
kerja yang terkait dengan perhitungan bonus bagi karyawan untuk
mengakomodir kebijakan tersebut.
2.2. SOP MSDM Disusun sesuai Format dan Pengelolaan Proses Bisnis yang
Berlaku di Organisasi
2.2.1. Prinsip dan Unsur – Unsur dalam Penyusunan SOP
Menurut Nur’Aini (2016), dalam penyusunan SOP ada beberapa prinsip
yang harus dipahami oleh pembuat SOP. Prinsip – prinsip tersebut antara lain:
1. SOP Ditulis dengan Jelas
SOP yang ditulis sebaiknya ditulis secara jelas. SOP dibuat dengan
sederhana sehingga mudah dimenegrti dan mudah diterapkan pada satu
kegiatan tertentu.
2. SOP Merupakan Pedoman

SOP yang dibuat nantinya akan menjadi pedoman bagi setiap karyawan.
Pedoman di sini tidak hanya berkisar mengenai norma waktu, hasil kerja
yang tepat dan akurat. Namun juga hal – hal yang bersifat khusus atau
spesifik, misalnya bagi mereka yang bekerja di bidang pelayanan
pembayaran. SOP juga harus memuat mengenai rincian biaya pelayanan
dan atat cara pembayaran bila memang diperlukan adanya biaya pelayanan.
3. SOP Memberikan Kejelasan Kegiatan
SOP harus dapat memberikan kejelasan mengenai beberapa pertanyaan.
Misalnya kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama
waktu yang dibutuhkan dan sampai di mana tanggung jawab masing –
masing pejabat atau pegawai.
4. SOP Harus Fleksibel
SOP yang dibuat sebaiknya bersifat fleksibel, karena harus mudah
dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan
perkembangan kebijakan yang berlaku. Namun, apabiula SOP sudah
ditetapkan dan sudah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan
perusahaan, maka SOP tersebut wajib dipatuhi oleh semua lapisan anggota
perusahaan. Jangan sampai karena terlalu fleksibel membuat lengah dan
menganggap sepele SOP yang sudah dibekukan.
Tambunan (2008) menyebutkan unsur-unsur yang dapat digunakan

sebagai acuan dalam penyusunan SOP, sebagai berikut:
1. Tujuan
Tujuan penyusunan SOP merupakan landasan setiap prosedur dan langkah-
langkah kegiatan di dalam SOP.
2. Kebijakan
Pernyataan kebijakan bertujuan mendukung pelaksanaan prosedur secara
efisien dan bersifat spesifik untuk measing-masing prosedur.
3. Petunjuk operasional
Petunjuk operasional sangat penting untuk mengarahkan pengguna
bagaimana membaca dan memahami dokumen SOP. Petunjuk operasional
disajikan di halaman awal pedoman. Petunjuk ini harus dinyatakan dengan
bahasa yang jelas dan mudah dipahami.
4. Pihak yang terlibat
Sebagai pihak penyusun, sebaiknya SOP disusun oleh satu tim. Hal ini
betujuan supaya perihal dalam perubahan SOP mudah dikomunikasikan.
5. Formulir
Formulir di sini adalah bentuk standard an dokumen-dokumen kosong yang
sering disebut blanko atau dokumen. Di dalam SOP, blanko atau dokumen
merupakan media validasi dan kontrol prosedur. Jadi, formulir ini berfungsi
sebagai kontrol SOP serta pelaksanaan audit. Oleh karena itu, di dalam
pedman SOP harus juga dijelaskan dengan tepat bagaimana cara pengisian
setiap formulir dalam prosedur yang bersangkutan.
6. Masukan
Media masukan disiapkan, sehingga kegiatan dalam sistem dapat dilakukan,
dengan asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai
yang dinyatakan dalam kebijakan ataupun syarat prosedur.
7. Proses
Tujuannya mengubah masukan menjadi keluaran. Proses dapat terdiri dari
satu atau lebih subproses. Data dan informasi di dalam masukan diubah
menjadi informasi dan knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk
pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiatan dalam rangka mencapai
tujuan yang ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
8. Laporan
Laporan yang dimaksud dalam SOP harus dibedakan dengan formulir,
blanko, atau dokumen. Laporan dalam suatu prosedur, biasanya sangat
spesifik dan tidak sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur
lainnya.
9. Validasi
Validasi adalah bagian yang penting dalam pengambilan keputusan dan
pelaksanaan kegiatan di dalam organisasi. Tujuan melakukan validasi untuk
memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang
dilakukan telah sah (valid).
10. Kontrol
Kontrol dibagi dengan berbagai cara. Ada yang menurut spesifiknya,
prosedurnya, kepatuhannya dan sebagainya. Untuk dapat menerapkan SOP
dan prosedur-prosedur, maka kontrol yang diterapkan harus mencakup
semua bentuk kontrol tersebut.
Arnina (2016) menyebutkan unsur-unsur yang harus ada dalam sebuah

dokumen SOP antara lain:
1. Halaman judul, biasanya memuat judul, logo, nama instansi atau satuan
kerja dan tahun pembuatan.
2. Keputusan pimpinan tentang penetapan dokumen SOP.
3. Daftar isi, untuk mempercepat pencarian informasi karena biasanya
dokumen SOP itu memuat prosedur dari semua unit kerja, jadi
kemungkinan dokumennya tebal.
4. Petunjuk penggunaan yang dapat berisi definisi istiag dan akronim yang
digunakan dalam dokumen SOP.
5. Fungsi atau Unit kerja yang terkait dan terlibat dalam prosedur.
6. Tanggal pembuatan, tanggal revisi dan tanggal pengesahan.
7. Dasar hukum
8. Tujuan Prosedur.
9. Lingkup aktivitas yang dicakup dalam prosedur tersebut.
10. Rentang waktu yang diperlukan untuk melaksanakan prosedur tersebut.
11. Indikator dan usulan keberhasilan pelaksanaan proses dalam prosedur.

12. Dokumen terkait atau lampiran-lampiran
13. Siapa yang menyiapkan prosedur
14. Siapa yang memeriksa dan menyetujui atau mengesahkan prosedur.
Nur’Aini (2016) menyebutkan ada beberapa poin penting yang perlu ada
dalam SOP, diantaranya sebagai berikut:
1. Persetujuan
Persetujuan dalam hal ini dapat dilihat dari siapa saja yang menandatangani
SOP tersebut. Persetujuan di sini sesuai dengan kebijakan masing – masing
perusahaan. Siapa saja yang bertanggung jawab atas SOP yang dibuat;
hanya manajer HRD, atau bisa saja sampai pihak direksi, semua tergantung
masing – masing perusahaan.
2. Tujuan
SOP terkadang bersifat umum dan dibaca oleh banayk orang. Penyusun
perlu menuliskan dengan jelas untuk kepentingan apa SOP itu disiapkan.
Terminologi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi (dibekukan) agar
semua pembaca SOP memiliki satu frame yang sama untuk sebuah istilah
yang ada dalam SOP tersebut.
3. Kebijakan
Dalam hal ini, kebijakan diartikan sebagai aturan main dari sebuah sistem.
Hal tersebut perlu disiapkan agar implementasi SOP tersebut dapat berjalan
lancar dan tidak menyimpang dari ketetapan yang ada.
4. Penjelasan Prosedur
Selain itu, yang harus ada dalam SOP adalah mengenai penjelasan berbagai
tahapan atau langkah yang tertulis dalam SOP tersebut. Penejlasan di sini
dapat dituangkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart,
gambar, atau narasi. Penjelasan ini bertujuan untuk mengakomodasi semua
kebutuhan pembaca SOP tersebut.
5. Lampiran
Lampiran dalam SOP biasanya berisi hal – hal yang berhubungan dengan
SOP tersebut, misalnya : contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.
2.2.2. Format dan Langkah Penyusunan SOP

Dalam Menyusun SOP terdapat dua faktor yang dapat dijadikan dasar
dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai disuatu
organisasi, yaitu: pertama, berapa banyak keputusan yang akan dibuat dari
suatu prosedur, dan kedua berapa banyak langkah dan sublangkah yang
diperlukan dalam suatu prosedur. Format SOP sebagaimana yang ditulis oleh
Richard Stup (2001) adalah sebagai berikut:
1. Langkah sederhana (Simple Steps)
Pada umumnya simple steps sendiri dapat digunakan jika prosedur yang
akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit
keputusan.
2. Tahapan berurutan (Hierachical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari Simple Steps. Pada umumnya
digunakan jika prosedur yang disusun panjang lebih dari 10 langkah dan
membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya membutuhkan
sedikit keputusan.
3. Grafik (Graph)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan
spesifik maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang
panjang tersebut dijabarkan kedalam sub-sub proses yang lebih pendek
yang hanya berisi beberapa langkah.
4. Diagram Air (Flowcharts)
Pada dasarnya flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika
dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan
mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan

mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para karyawan
melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang
diambil.
2.2.3. Proses Penyusunan SOP

Menurut Soemohadiwidjojo (2015), proses penyusunan pedoman,
prosedur, dan instruksi kerja umumnya dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Menetapkan proses yang akan dibuat pedoman/prosedur/instruksi kerja,
serta definisikan batasan lingkupnya.
2. Kumpulkan data dan referensi pendukung, termasuk apabila terdapat
dokumen SOP eksisting
3. Mendefinisikan istilah-istilah yang akan digunakan dalam pedoman/
prosedur/instruksi kerja.
4. Mendefinisikan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap proses, unit
kerja/pihak yang terlibat dalam proses, dan pejabat yang berwenang dalam
mengesahkan pedoman/prosedur/instruksi kerja.
5. Mendefinisikan kualifikasi individu yang akan melaksanakan aktivitas.
6. Mengidentifikasi input dan output dari proses tersebut.
7. Membuat daftar urutan langkah yang dilakukan dalam pelaksanaan
aktivitas.
8. Menentukan faktor pengambilan keputusan dalam proses.
9. Menentukan ukuran keberhasilan dari pelaksanaan prosedur/instruksi
kerja. Indikator dapat berupa jenis, jumlah, spesifikasi produk yang harus
dipenuhi, atau durasi standar penyelesaian sebuah proses.
10. Membuat draft diagram alir untuk memberikan gambaran proses.
11. Melakukan wawancara pada personil terkait, baik pelaksana proses
maupun unit kerja terkait lainnya, untuk memastikan setiap langkah yang
diidentifikasikan dalam diagram alir sudah sesuai dengan proses yang

terjadi.
12. Menuangkan setiap langkah yang telah diidentifikasikan dalam diagram
alir detil dan dalam bentuk narasi.
13. Apabila terdapat dokumen pendukung lainnya (seperti peraturan
pemerintah terkait atau form terkait), masukan sebagai lampiran.
14. Untuk memastikan apakah pedoman/prosedur/instruksi kerja sudah sesuai
dengan kondisi sebenarnya, gunakan daftar pertanyaan berikut:
a. Apakah isi dokumen mudah untuk dipahami secara cepat?
b. Apakah urutan langkah dalam diagram alir sudah lengkap, logis dan
sesuai kenyataan?
c. Apakah kalimat yang menggambarkan setiap langkah mudah
dipahami? Apakah kalimatnya terlalu samar? Apakah kalimatnya
terlalu panjang dan rumit?
15. Apabila pedoman/prosedur/instruksi kerja sudah dituangkan dalam bentuk
tertulis, dokumen tersebut kemudian diujicoba. Hasil uji coba kemudian
digunakan untuk memperbaiki dokumen hingga sesuai dan siap untuk
disahkan.
16. Setelah dokumen disahkan, dokumen SOP didistribusikan dan
disosialisasikan kepada unit kerja yang terkait serta pelatihan yang
mendukung.
Diagram Alir Proses Pembuatan SOP

Tentukan Proses yang akan dibuat STK-nya
Tidak
Apakah ada STK
Eksisting?
Ya
Cari
Gunakan STK Eksisting sebagai referensi
referensi
Tentukan batasan/lingkup Proses
Tentukan jenis dokumen yang akan dibuat
Susun definisi istilah-istilah yang akan digunakan
Definisikan penanggungjawab proses, pihak terkait, dan pejabat yang menyetujui STK
Tetapkan input, output, dan urutan langkah proses
Tetapkan faktor pengambil keputusan
Tetapkan indikator keberhasilan
Buat draft diagram alir proses
Wawancara dengan individu yang terlibat dan pihak terkait
Buat Diagram Alir Detail
Buat Narasi dokumen
Tidak
Apakah sudah sesuai?
Ya
Dokumen disahkan oleh Pejabat yang Berwenang
2.2.4. Penyusunan SOP dengan Format Visual

1. Grafis
Format grafis bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur
yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi.
Dalam format ini, proses yang panjang terus dijabarkan ke dalam sub-sub
proses yang lebih pendek, yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini
juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan
adanya suatu foro atau diagram (Arnina, 2016).
2. Diagram Alir (Flowcharts)
a. Manfaat dari penggunaan diagram alir (flowcart) dalam menyusun SOP
(Soemohadiwidjojo, 2015), sebagai berikut:
1) Menggambarkan rangkaian aktivitas dalam prosedur dengan lebih
ringkas, jelas dan konsisten melalui simbol-simbol.
2) Memiliki tampilan yang lebih praktis sehingga lebih mudah untuk
dipahami dan digunakan.
b. Simbol yang digunakan dalam diagram alir (Soemohadiwidjojo, 2015),
yaitu:
Tabel 2.1 Simbol Diagram Alir (Flowcard)
No. Simbol Nama Fungsi
1 Terminal/ Memulai dan mengakhiri sebuah proses
Terminator
2 Proses/ Menunjukkan aktivitas yang dilakukan
Process sebuah fungsi/unit kerja/jabatan. Proses
ini menghasilkan barang, jasa, konsep,
dokumen, saran dan sebagainya.
Dalam diagram alir, simbol ini juga
bisa digunakan melintasi beberapa unit
kerja, untuk menggambarkan bahwa
terjadi kerjasama antar-unit kerja,
misalnya dalam bentuk koordinasi atau
rapat.
No. Simbol Nama Fungsi

3 Keputusan/ Menggambarkan proses pengambilan
Decision keputusan yang diambil oleh unit
kerja/jabatan. Hasilnya bisa berupa
“Ya”/”Tidak”, atau kemungkinan untuk
beberapa alternatif jawaban.
4 Dokumen/ Data yang berbentuk informasi, bisa
Document dalam bentuk dokumen tertulis atau
softcopy. Bisa merupakan hasil sebuah
proses, atau merupakan masukan
proses.
5 Penghubung/ Penghubung digunakan jika diagram
Connector alir tidak dapat ditampung dalam satu
bagian atau satu halaman, menunjukkan
penyambung ke bagian lain atau
halaman lain. penghubung biasanya
diidentifikasikan dengan nomor atau
huruf atau gabungan keduanya, dengan
kode yang sama antara bagian yang
terputus dengan sambungannya.
6 Anak Panah/ Menunjukkan arah aliran dari suatu
Connector proses ke proses lain, atau
menunjukkan arah pilihan yang dapat
diambil.
7 Masukan/ Masukan atau keluaran yang berbentuk
Input atau dokumen, data, barang, atau jasa.
Keluaran/ Masukan/keluaran kegiatan manual,
Output mekanisasi atau komputer.
8 Sub-Proses/ Menunjukkan bahwa dalam aktivitas
Sub-Process tersebut terdapat prosedur atau instruksi
kerja lain yang lebih rinci, untuk
dijadikan sebagai referensi atau
ditindaklanjuti.
c. Jenis-jenis Diagram Alir

Menurut Arnina (2016), jenis diagram alir yang kerap digunakan dalam
menggambarkan prosedur SOP adalah:
1) Diagram alir linier
Digambarkan secara vertikal dan horizontal. Ciri utama dari format
ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu unsur kegiatan atau
pelaksanaannya dan mernuliskan rumusan kegiatan secara singkat di

dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya dipakai pada
SOP yang bersifat teknis.
2) Diagram alir bercabang
Digunakan untuk menggambarkan proses atau aktivitas yang lebih
rumit, yang membutuhkan opsi jawaban yang akan mempengaruhi
proses atau aktivitas setelahnya. Ciri utama diagram jenis ini adalah
unsur pelaksana berada di kolom yang terpisah dari kolom kegiatan
dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang
dihubungkan secara bercabang-cabang. Dalam format ini, simbol
yang digunakan tidak diberikan tulisan rumusan singkat kegatan.
Tulisan hanya diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol
kegiatan yang merupakan pengambilan keputusan (simbol decision
atau belah ketupat).
3) Diagram alir swimlane
Diagram jenis ini merupakan pengembangan diagram alir bercabang
yang menggambarkan unit kerja yang menjadi penanggung jawab
untuk masing-masing proses, aktivitas, dan pengambilan keputusan.
Diagram ini mengelompokkan rangkaian aktivitas dalam kolom-
kolom. Setiap kolom tersebut mewakili satu unit kerja. Dengan
demikian akan langsung terlihat siapa penanggung jawab proses,
serta lingkup kerja unit yang terlibat dalam proses-proses tersebut.
diagram alir swimlane ini dapat digunakan untuk menggambarkan
prosedur rumit yang mempunyai lingkup kerja luas.
2.3. SOP MSDM Diterapkan Setelah Mendapat Validasi dan Pengesahan dari
Pimpinan Organisasi yang Berwenang dengan Sosialisasi yang Efektif
2.3.1. Validasi
Dalam mevalidasi SOP, ada beberapa tahap yang harus dilakukan:
1. Pengujian dan review
SOP harus melalui tahap pengujian dan review. Berbagai catatan
mengenai pengujian harus dibuat oleh tim untuk jenis prosedur yang
dibuatkan standar, sehingga proses penyempurnaa SOP yang perlu
disempurnakan dapat dilakukan dengan baik. Setelah proses tersebut
diselesaikan, selanjutnya SOP yang telah dirumuskan, siap untuk
disampaikan kepada pimpinan. Penyampaian kepada pimpinan sebaiknya
disertai pengantar yang antara lain berisi penjelasan mengenai prosedur-
prosedur apa saja yang distandarkan; sejauhmana prsedur yang telah
distandarkan tersebut memenuhi harapan pimpinan serta telah memenuhi
peraturan perundang-undangan yang berlaku (Nur’Aini, 2016).
2. Implementasi SOP
Proses implementasi ini merupakan langkah selanjutnya dalam penerapan
SOP. Menurut Nur’Aini (2016) terdapat beberapa tujuan yang harus
dicapai dalam penerapan SOP, sebagai berikut:
a. Setiap pelaksana harus mengetahui SOP yang baru atau yang telah
diubah, dan harus mengetahui alasan perubahannya.
b. Salinan atau kopi SOP disebarluaskan sesuai dengan kebutuhan dan
siap diakses oleh semua pengguna potensial.
c. Setiap pelaksana harus mengetahui perannya sesuai SOP, dan dapat
menggunakan semua pengetahuan serta kemampuan yang dimiliki
untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif (termasuk pemahaman
akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP).
d. Terdapat sebut mekanisme untuk memonitor (memantau) kinerja,

mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan
menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
3. Pemantauan dan Evaluasi
Setelah SOP diterapkan, yang harus dilakukan selanjutnya adalah
dilakukan pemantauan; apakah SOP tersebut berjalan dengan baik atau
tidak. Segala pelaksanaannya harus secara-terus-menerus dipantau secara
detail agar proses penerapannya berjalan dengan baik. Apabila dalam
pelaksanaannya terdapat hal-hal yang berjalan tidak sesuai dengan
harapan; masukan dari pelaksana dapat dijadikan masukan sebagai bahan
evaluasi.
a. Tahap Pemantauan
1) Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pemantauan
Tahap ini dilakukan sebelum evaluasi. Tujuannya untuk memelihara
dan melakukan audit pelaksanaan dan penerapan SOP dalam jangka
waktu tertentu. Maka perlu dibuat penentuan target, baik target
jangka waktu menengah ataupun jangka waktu panjang untuk
dilakukan pemantauan.
Pemantauan tidak hanya dilakukan oleh semua tim penyusun SOP
yang memiliki wewenang untuk melakukan pemantauan, namun
pimpinan juga memiliki wewenang yang sama untuk melakukan
pengawasan untuk SOP yang telah diterapkan. Selain itu, pihak-
pihak yang mengetahui latarbelakang dan berbagai komponen yang
menjadi pelengkap penyusunan SOP, tim tersebut juga lebih
memiliki kompetensi untuk melihat, apakah SOP yang diterapkan
telah sesuai dengan tujuan ataukah belum. Manajer juga dapat
melakukan pemantauan karena mereka memiliki bawahan yag dapat
mempermudah dalam melakukan pemantauan.
2) Metode dalam pemantauan

Nur’Aini (2016) ada metode-metode yang dapat dilakukan dalam
melaksanakan proses pemantauan, yaitu:
i. Observasi langsung di lapangan
Observasi dalam hal ini tidak hanya melihat bagaimana
karyawan melakukan pekerjaannya, akan tetapi apakah semua
karyawan telah bekerja sesuai dengan Sop yang diterapkan.
Manfaat dalam melakukan metode ini adalah mengetahui secara
pasti bagaimana persoalan yang terjadi di lapangan, sehingga
akan lebih mudah memberikan respon terhadap kemungkinan
terjadinya masalah terkait masalah tersebut dan dapat
memahami apakah SOP yang diterapkan benar-benar telah
sesuai dengan kondisi di lapangan, dan dapat diterapkan dengan
baik-atau perlu dilakukan revisi atau pembaruan.
ii. Wawancara karyawan pelaksana
Anda dapat memanggil karyawan yang bersangkutan, lalu
menanyakan terkait pelaksanaan SOP sehari-hari. Anda dapat
menanyakan; apakah SOP yang diterapkan cukup membantu
meringakan pekerjaan karyawan tersebut atau tidak.
Meringankan dari sisi waktu dan tenaga untuk mencapai target
yang sudah ditentukan perusahaan.
Wawancara tidak harus dilakukan di meja kantor atau duduk
saling berhadapan, sehingga memunculkan kesna tegang. Anda
dapat melakukan wawancara dengan santai atau sekedar
berdialoh dengan karyawan pelaksana SOP tersebut.
Pertanyaan yang dapat ditanyakan adalah apakah mereka
memahami adanya SOP tersebut? Tanyakan bagaimana
detailnya? Setelah itu, tanyakan bagaimana tanggapan mereka
terkait SOP tersebut? Tanyakan pula; apakah mereka

memperoleh pengarahan mengenai SOP tersebut secara rutin?
iii. Memeriksa dokumen
Pemantauan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen-
dokumen yang berkenaan dengan SOP yang sedang diamati.
iv. Membuat draft pemantauan
Draft pemantauan dapat dimodifikasi sesuai dengan SOP di
masing=masing perusahaan/organisasi. Draft tersebut juga dapat
digunakan di semua SOP di semua divisi. Dapat disesuaikan
dengan jenis usahsa yang ada pada perusahaan tersebut. Hasil
dari draft monitoring dapat digunakan sebagai landasan dalam
melakukan evaluasi. Evaluasi dilakukann secara berkala agar
mampu mengukur efektivitas dan efisiensi perusahaan. Setelah
SOP tersebut diterapkan. Berikut contoh draft pemantauan:
Monitoring Pelaksanaan SOP

“……………………………”
PT. Gunadarma Sukses
No Prosedur Standar Penilaian Hasil Penilaian Tindakan Keterangan
1 Sesuai
Tidak Sesuai
2 Sesuai
Tidak Sesuai
3 Sesuai
Tidak Sesuai
b. Tahap Evaluasi
Evaluasi disebut juga dengan audit. Fungsinya untuk melihat seberapa
baik peran SOP terhadap kemajuan perusahaan. Evaluasi tidak hanya
memberikan penilaian terhadap suatu Sop yang disasar. Namun harus
menghasilkan data-data yang sistematis, independent dan
terdokumentasi. Data-data tersebut dapat diperoleh melalui proses

wawancara, observasi, dokumentasi dan proses lain, guna memperoleh
data informasi mengenai keberfungsian SOP. Data-data yang
dihasilkan kemudian dianalisis lalu dijabarkan dalam laporan evaluasi
atau laporan audit.
Ada beberapa jenis evaluasi yang dapat dilakukan terkait penerapan
SOP, misalnya evaluasi kepatuhan atau kedisiplinan. Nur’Aini (2016)
menuliskan bahwa evaluasi yang dilakukan berfokus pada SOP yang
sudah diterapkan oleh perusahaan. Melihat bagaimana kinerja
karyawan dengan SOP yang ada. Apakah SOP tersebut dapat
meningkatkan kinerja karyawan, atau justru sebaliknya. Oleh sebab itu
perlu adanya evaluasi yang bersifat knotinyu, sehingga hasil evaluasi
yang dilakukan tentu lebih optimal.
Beberapa perusahaan besar, banyak melakukan evaluasi dengan jangka
waktu tiga bulan sekali. Dalam jangka waktu tiga bulan, diharapkan
telah dapat menyesuaikan dengan peraturan atau prosedur kerja yang
ada. Jika kurang dari tiga bulan, bisa saja mereka masih beradaptasi
untuk merubah kebiasaan kerja yang lama menjadi kebiasaan kerja
yang baru. Sedangkan apabila evaluasi dilakukan dalam jangka waktu
yang lebih lama, misalnya satu tahun, ditakutkan apabila akan
dilakukan perubahan atau perbaikan Sop justru membuat karyawan
malas karena telah terbiasa dengan SOP yang lama. Untuk lebih
memahami evaluasi, berikut ini akan diuraikan mengenai hal-hal yang
harus diperhatikan sebelum melakukan evaluasi, dan metode evaluasi:
1) Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan evaluasi
Menurut Nur’Aini (2016), ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
sebelum melakukan evaluasi, yaitu :
a) Etika Profesionalisme
Dalam evaluasi, perhatikan etika dan norma yang ada dalam
sebuah perusahaan. perhatikan posisi Anda sebagai apa dan
membatasi tindakan sesuai dengan wewenang. Perhatikan
integritas dan kinerja karyawan terutama dalam praktikbta
terhadap SOP yang diterapkan.
b) Evaluasi bersifat independent, tidak berpihak dan objektif.
Evaluasi perlu dilakukan secara objektif dan professional dalam
melakukan evaluasi. Banyak perusahaan mengundang tim audit
eksternal, hal ini dikarenakan dinilai lebih objektif.
c) Informasi yang diperoleh dari karyawan untuk dievaluasi harus
benar dan jujur
Wawancara dapat dilakukan dengan karyawan pelaksana terkait,
bukan orang lain di luar SOP yang ingin dievaluasi.
d) Disesuaikan dengan alur kerja karyawan
Menyesuaikan SOP mana yang akan dievaluasi, dan jadwal kerja
masing=masing karyawan.
e) Memiliki data dan bukti yang kuat untuk menunjang evaluasi.
Data dan bukti di lapangan dapat menjadi salah satu senjata
dsalam melakukan proses evaluasi
2) Metode-metode dalam evaluasi
a) Observasi
Observasi ini dapat dilakukan bersamaan dengan dilakukannya
pemantauan, karena tahapan evaluasi dimulai dengan monitoring
terlebih dahulu. Observasi dapat dilakukan dengan melihat
langsung kerja karyawan di lapangan juga dapat dilakukan
dengan mengumpulkan data berupa dokumen yang dapat
mendukung proses evaluasi.
b) Wawancara
Sama halnya dengan wawancara dalam monitoring. Beberapa
pertanyaan yang dapat digunakan, seperti: apakah SOP yang
sudah ada memudahkan pekerjaan Anda? Apakah Anda
memahami dengan benar SOP yang diterapkan perusahaan ini?
Apakah Anda telah menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan SOP
yang ditentukan? Apakah Anda tahu tujuan perusahaan membuat
SOP ini bagi posisi Anda? Siapa saja yang terlibat dalam
pekerjaan ini? Kapankah Anda melakukan pekerjaan sesuai SOP?
Bagaimana Anda menerapkan SOP dalam pekerjaan sehari-hari?
Dapatkah Anda tunjukkan kepada saya peningkatan kinerja
dengan adanya SOP tersebut?
c) Analisis
Melalui data yang telah terkumpul dari hasil observasi dan
wawancara, dapat dilakukan analisis. Semua data yang diperoleh
dapat dijadikan acuan untuk menentukan Langkah apa yang akan
dilakukan terhadap penerapan SOP yang ada. Apakah perlu
dilakukan perbaikan atau pembaharuan secara keseluruhan. Hasil
dilaporkan kepada pimpinan terkait.
d) Laporan hasil analisis
Evaluasi dilakukan untuk mencari fakta yang dijadikan landasan
dalam melakukan perubahan system kerja. Oleh sebab itu,,
sebaiknya evaluasi tidak berangkat dari isu namun berdasarkan
pada fakta yang ada. Hasil evaluasi yang didapatkan kemudin
dilihat apakah telah sesuai atau sejalan dengan visi dan misi
perusahaan. dari hasil evaluasi tersebut kemudian dapat ditarik
kesimpulan apakah SOP telah berjalan sesuai dengan rencana
atau belum. Apabila belum sesuai rencana, bagian mana yang
perlu dilakukan perbaikan. Dan apabila terjadi kesalahan atau
ketidaktepatan dalam penerapan SOP dapat segera diperbaiki.

Apabila tidak relevan dengan keadaan di lapangan juga dapat
diperbarui dengan yang lebih relevan. Setelah menentukan
Langkah apa yang akan ditempuh Anda perlu membuat laporan
hasil evaluasi. Secara umum, laporan hasil evaluasi berisi hal-hal
sebagai berikut:
i. Bagian atau unit mana saja yang telah dievaluasi
ii. Apa saja ketidaksesuaian antara kinerja karyawan dengan
SOP yang ditetapkan.
iii. Jabarkan dan tuliskan bukti terkait pelanggaran atau
ketidaksesuaian yang ada
iv. Resiko apa saja yang akan muncul apabila pelanggaran atau
ketidaksesuaian tersebut tidak segera dibenahi.
v. Sran auditor atau evaluator terhadap pelanggaran atau
ketidaksesuaian tersebut.
vi. Tuliskan tanggal dilakukan evaluasi
vii. Tuliskan nama auditor atau evaluator
e) Form evaluasi SOP
Tabel berikut dapat digunakan sebagai contoh dalam melakukan
evaluasi terhadap SOP yang ada. Anda dapat menyesuaikan
dengan kebutuhan perusahaan. Poin evaluasi setiap perusahaan
tentu berbeda dengan perusahaan lain, sehingga dapat Anda
modifikasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
Form Evaluasi SOP

NAMA PERUSAHAAN FORM EVALUASI
SOP (Standart Operastion Procedure)
NO: TGL:
No Penilaian Kode SOP
1 SOP mudah dipahami AD AB CF EF CF GH HI
2 Mudah dilaksanakan
3 Mamu meningkatkan kinerja
4 Pekerjaan menjadi efektif
5 Mengatasi persoalan
6 Memenuhi kebutuhan
perusahaan
7 Sop datu dan lainnya saling
bersinergi
Mengetahui Kabag Auditor
(…………………)
(……………….)
2.3.2. Pengesahan
Menurut Budihardjo (2016), langkah terakhir dalam penyusunan
dokumen SOP adalah pengesahan dokumen SOP yang telah menjalani uji
lapangan. Apabila telah dianggap memenuhi persyaratan, draft final dokumen
SOP tersebut dapat ditetapkan sebagai dokumen definitive. Proses selanjutnya
adalah proses pengesahan dokumen, yaitu proses penandatangan oleh pejabat
perusahaan atau Lembaga, yang terkait langsung dengan proses produksi
ataupun proses operasionalnya.
DAFTAR PUSTAKA

London: Kogan Page.






Pendidikan.


Publishing.
SOAL PILIHAN GANDA
1. Yang dimaksud dengan tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul,

bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan
terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode,
lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara
efisien dan efektif untuk mencapai tujuan, adalah…
a. Organisasi
b. Unit
c. Sub unit
d. Tim/Kelompok
2. SOP kepanjangan dari…

a. Standard Organizational Procedure
b. Spesific Organizational Procedure
c. Spesific Operating Procedure
d. Standard Operating Procedure
3. Tujuan SOP adalah…

a. Memastikan organisasi beroperasi secara sesuai dengan visi dan misi, dan fokus
menghasil produk semaksimal mungkin
b. Memastikan orang-orang di dalam organisasi dapat bekerja sama dengan baik
dan meminimalisir konflik kerja yang mungkin terjadi
c. Memastikan bahwa semua sumber daya untuk produksi tersedia, sehingga tidak
menghambat proses produksi
d. Memastikan organisasi beroperasi secara konsisten, efektif, efisien, sistematis
dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk yang memiliki mutu
konsisten sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
4. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat menyusun SOP adalah sebagai
berikut, kecuali….
a. Semakin meningkatnya tuntutan pelanggan terhadap kualitas pelayanan yang
diberikan oleh suatu organisasi
b. Semakin meningkatnya pelanggan yang menggunakan hasil produksi organisasi
c. Meningkatnya kompleksitas sarana dan prasarana pendukung dalam
memberikan pelayanan
d. Meningkatnya koordinasi dan persyaratan pelaporan dengan grup/unit lain
5. Yang merupakan perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses
kerja atau prosedur kerja tertentu adalah…
a. Bussiness Process Mapping
b. Bussiness Strategic Mapping
c. Spesific Operating Procedure
d. Standard Operating Procedure
6. Penyusunan SOP yang rinci, akan memudahkan tiap-tiap organisasi untuk….

a. menilai kebutuhan-kebutuhan apa saja dalam pelaksanaan setiap proses kegiatan
b. meyusun uraian jabatan
c. merinci spesifikasi jabatan
d. menetapkan wewenang jabatan
7. Menurut EMS Departemen (1998), SOP adalah….

a. serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan
berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi
b. panduan hasil kerja yang diinginkan (ideal), serta proses kerja yang harus
dilaksanakan
c. pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam
suatu organisasi
d. dokumen yang mengatur kegiatan operasional organisasi
8. Tindakan yang tepat terkait SOP adalah…

a. Berpegang teguh pada SOP lama walaupun sudah ada SOP yang baru
b. Menyimpan salinan SOP dengan baik di ruang penyimpanan data
c. Menyebarluaskan SOP hanya ke para atasan karena sifatnya rahasia
d. Menyebarluaskan salinan SOP sesuai kebutuhannya untuk bisa diakses oleh
semua pelaksana dan karyawan
9. Jika ada pihak eksternal yang dengan seenaknya ingin mengetahui hal – hal yang
sifatnya sangat privat bagi perusahaan, maka hal tersebut dapat diselesaikan dengan
kehadiran SOP. Hal tersebut merupakan tujuan dibuatnya SOP, yaitu…
a. Efisiensi
b. Penyelesaian masalah
c. Batasan pertahanan
d. Meminimalisir kesalahan
10. Berikut ini merupakan waktu yang tepat untuk penyusunan SOP, kecuali…
a. Sebelum suatu pekerjaan dilakukan
b. Saat ditemukan kesalahan dalam pekerjaan
c. Saat ada lokasi berbeda, dan (perbedaan) di semua hal yang mempengaruhi
lingkungan kerja
d. Saat ada posisi baru
11. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk uji coba SOP, sebelum SOP itu benar
benar digunakan…
a. 2 minggu – 1 bulan
b. 1 bulan – 2 bulan
c. 2 bulan – 3 bulan
d. 3 bulan – 6 bulan
12. Pihak pelaksana SOP adalah…

a. Atasan perusahaan / organisasi yang terjun langsung
b. Atasan perusahaan / organisasi dengan menunjuk individua tau tim berdasarkan
surat tugas
c. Manajer dari masing-masing departemen, atau supervisor diberi tugas oleh
manajer
d. Semua orang di dalam perusahaan, dari yang terendah hingga yang tertinggi
13. Pihak pengawas SOP adalah…

a. Atasan perusahaan / organisasi yang terjun langsung
b. Atasan perusahaan / organisasi dengan menunjuk individua tau tim berdasarkan
surat tugas
c. Manajer dari masing-masing departemen, atau supervisor diberi tugas oleh
manajer
d. Semua orang di dalam perusahaan, dari yang terendah hingga yang tertinggi
14. Seseorang yang setiap harinya mengawasi jalannya pekerjaan, adalah

a. Subject Matter Evidence
b. Pelaksana harian
c. Pengawas lapangan
d. Manajer
15. Langkah monitoring dan evaluasi, merupakan Langkah ke berapa dalam

penyusunan SOP…
a. Pertama
b. Kedua
c. Ketiga
d. Keempat
16. Sejauh mana penerapan SOP memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja
organisasi. Hal ini disebut sebagai proses….
a. Developing
b. Implementing
c. Monitoring
d. Evaluation
17. Penilaian sejauh mana perlu dilakukan perubahan-perubahan dalam SOP yang
hasilnya menjadi masukan bagi penilaian kebutuhan SOP. Hal ini disebut sebagai
proses…
a. Developing
b. Implementing
c. Monitoring
d. Evaluation
18. Dokumen yang harus ada dalam SOP sesuai standar ISO adalah sebagai berikut,
kecuali…
a. Undang-Undang ketenagakerjaan
b. Pedoman
c. Prosedur
d. Instruksi kerja
19. SOP harus dibuat dengan sederhana sehingga mudah dimenegrti dan mudah
diterapkan pada satu kegiatan tertentu. Hal ini merupak prinsip penyusunan SOP,
yaitu
a. SOP ditulis dengan jelas
b. SOP merupakan pedoman
c. SOP memberikan kejelasan kegiatan

d. SOP harus fleksibel
20. Merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya”
atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Yang dimaksud
pernyataan di atas adalah format SOP….
a. Simple steps
b. Hierachical steps
c. Graph
d. Flowcharts
MODUL
KOMPETENSI
S1 – Psikologi
Skema Sertifikasi :
SELEKSI MSDM
PELATIHAN
ANALISIS SENIOR
REKRUTMEN & SELEKSI
MSDM 1
Unit Kompetensi :
M.70SDM01.026.2
Mengelola Proses Perumusan Indikator
Kinerja Individu
2021
MODUL
S1 - PSIKOLOGI
Skema Sertifikasi :
PELATIHAN
Unit Kompetensi :
M.70SDM01.026.2 - Mengelola Proses Perumusan Indikator Kinerja Individu
Penyusun :
Editor
Depok, 2021
KATA PENGANTAR
Depok, Januari 2022
Tim Penyusun

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL LUAR .................................................................................. i
HALAMAN JUDUL DALAM .............................................................................. ii
KATA PENGANTAR ............................................................................................ iii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... iv
1. Menurunkan Sasaran Kinerja Organisasi menjadi Sasaran Kinerja

Individu ............................................................................................................ 1
1.1. Sasaran dna Indikator Kinerja Organisasi Diidentifikasi ........................... 2
1.2. Sasaran dan Indikator Kinerja Organisasi diturunkan kepada Unit – Unit
Kerja sesuai dengan Tanggung Jawab Masing – Masing .......................... 6
1.3. Sasaran dan Indikator Kinerja di setiap Unit Kerja diturunkan kepada setiap
Individu di Unit Kerja sesuai dengan Tanggung Jawabnya ....................... 8
2. Melakukan Kesepakatan Rencana Kinerja Individu .................................. 14
2.1. Komponrn Uraian Jabatan ditentukan sesuai Format ................................ 14
2.2. Sasaran dan Indikator Kinerja Individu Disampaikan Kepada Atasan
Langsung untuk Didiskusikan dan Disepakati ........................................... 15
Daftar Pustaka ........................................................................................................ 17

Soal Pilihan Ganda ................................................................................................. 19
1. Menurunkan Sasaran Kinerja Organisasi menjadi

Sasaran Kinerja Individu
Tujuan Pembelajaran
1. Sasaran dan indikator kinerja organisasi diidentifikasi.
2. Sasaran dan indikator kinerja organisasi diturunkan (di-cascade) kepada unit-unit
kerja sesuai dengan tanggung jawab masing-masing.
3. Sasaran dan indikator kinerja di setiap unit kerja diturunkan (di-cascade) kepada
setiap individu di unit kerja sesuai dengan tanggung jawab
Kinerja individu merupakan hal yang penting dan sentral dalam Psikologi Industri
dan Organisasi (PIO), karena apapun kegiatan yang dilakukan oleh peneliti maupun
praktisi PIO berujung pada kinerja, yaitu apakah kegiatan tersebut, baik rekrutmen,
seleksi, pelatihan, dsb dapat mendorong tercapainya kinerja yang optimal. Selain itu, data
mengenai kinerja individu dapat digunakan untuk berbagai hal. Cleveland, Murphy, dan
Williams (dalam Viswesvaran, 2005) menyatakan bahwa data mengenai kinerja individu
dapat digunakan untuk 1) membuat keputusan antar orang (between-person decisions), 2)
keputusan terkait diri seseorang (within-person decisions), 3) perbaikan sistem (system
maintenance), dan 4) dokumentasi (documentation).
1. Membuat keputusan antar orang (between-person decisions)
Data mengenai kinerja individu dapat digunakan untuk tujuan administrasi gaji,
keputusan untuk promosi karyawan, serta untuk merancang sistem pembayaran
jasa/prestasi karyawan.
2. Keputusan dalam diri seseorang (within-person decisions)
Data mengenai kinerja karyawan, dapat dimanfaatkan sebagai dasar untuk
memberikan umpan balik kepada karyawan. Umpan balik ini juga dapat membantu
organisasi mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, yang mana hal
tersebut dapat digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan penempatan.
3. Perbaikan system (system maintenance)

Terkait perbaikan sistem, maka data mengenai kinerja dapat dijadikan dasar dalam
perencanaan sumber daya manusia, serta penguatan struktur otoritas di organisasi.
4. Dokumentasi (documentation)
Data kinerja karyawan juga dibutuhkan sebagai arsip ataupun dokumentasi yang harus
dimiliki oleh organisasi
Kinerja sebenarnya merupakan konsep yang abstrak, sehingga agar kinerja dapat
diukur, maka domain kontruk dari kinerja harus diekspilisitkan. Untuk mengeksplisitkan
hal tersebut maka kita harus memahami definisi kinerja itu sendiri. Viswesvaran (2005)
menyatakan kinerja sebagai perilaku yang dapat dievaluasi. Adapun Bernardin dan
Beatty (dalam Viswesvaran, 2005) menyatakan bahwa kinerja adalah catatan mengenai
hasil fungsi pekerjaan atau aktivitas tertentu selama periode waktu tertentu. Hal senada
juga disampaikan oleh Motowidlo dan Kell (2013), kinerja adalah total nilai yang
diharapkan dari perilaku diskrit yang dilakukan seorang individu untuk organisasi selama
periode waktu yang telah ditentukan. Adapun perilaku diskrit adalah tingkah laku yang
dapat dihitung, dicatat dalam bentuk frekuensi, yaitu berapa kali tingkah laku tersebut
muncul (dari buku observasi). Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka dapat
disimpulkan kinerja adalah catatan perilaku diskrit, yang merupakan hasil dari fungsi
atau aktivitas pekerjaan tertentu selama periode waktu yang telah ditentukan.
Untuk mendapatkan data kinerja individu, maka harus diawali dengan merumuskan
indikator kinerja individu terlebih dahulu. Berikut ini merupakan Langkah-langkah
dalam merumuskan indikator kinerja individu:
1.1. Sasaran dan Indikator Kinerja Organisasi Diidentifikasi

Indikator kinerja individu harus selaras dengan indikator kinerja organisasi.
Hal ini disebabkan karena apapun kegiatan atau perilaku yang dilakukan oleh
karyawan di tempat kerja, diharapkan dapat membantu organisasi mencapai
tujuannya.
Sasaran dan indikator kinerja organisasi harus dirumuskan dalam sebuah

rencana strategik. Rencana strategik adalah rencana organisasi untuk menyesuaikan
kekuatan dan kelemahan organisasi dengan kesempatan dan ancaman-ancaman dari
luar organisasi, agar organisasi dapat mempertahankan keunggulan kompetetifnya.
Ada tiga pertanyaan inti yang dapat dijawab oleh organisasi dalam membuat
rencana strategik, Pertanyaan tersebut adalah:
1. Dimanakah posisi organisasi saat ini di tengah persaingan yang ada?
2. Mau dibawa kemana organisasi ini?
3. Bagaimana caranya organisasi dapat mencapai posisi yang dituju?
Tiga pertanyaan ini akan membantu organisasi dalam mengidentifikasi dan
melaksanakan rencana strategik. Rencana strategik organisasi dapat dilakukan
melalui 7 tahap, yaitu mendefinisikan bisnis saat ini, melakukan audit internal dan
eksternal, memformulasikan arah baru, menerjemahkan misi ke dalam tujuan
strategik, memformulasikan strategi untuk mencapai tujuan strategik,
mengimplementasikan strategi, dan mengevaluasi kinerja
Mendefini Melakuka Memform Menerjem Memform Mengimpl Mengeval
si kan n audit ulasi kan ah kan ulasi kan e ua si
bisnis saat internal arah baru misi ke startegi mentasika kinerja
ini dan dalam n startegi
ekternal tujuan
strategik
Rencana Strategik Eksekusi Eksekusi

Strategik Strategik
Gambar rencana strategi
Pada tahap mendefiniskan bisnis saat ini jawablah tigal hal ini
1. Apa yang dijual atau ditawarkan oleh organisasi ini?
2. Dimana organisai menjual atau menawarkan hal ini?
3. Bagaimana barang atau jasa yang ditawarkan organisasi ini berbeda dengan
organisasi lain?
Contoh
Pertanyaan Jawaban
Apa yang dijual atau ditawarkan oleh Perusahaan X menjual mobil
organisasi ini?
Dimana organisasi menjual atau Di Indonesia
menawarkan hal ini?
Bagaimana barang atau jasa yang Mobil yang dijual adalah mobil listrik
ditawarkan organisasi ini berbeda
dengan organisasi lain?
Setelah tiga pertanyaan tersebut dijawab, maka kita dapat menuju Langkah
selanjutnya yaitu melakukan audit internal dan eksternal. Audit ini perlu
dilaksanakan karena tidak ada organisasi yang kebal dari tekanan kompetitif.
Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats) adalah salah satu
bentuk audit internal dan eksternal yang dapat dilakukan.
Contoh matriks SWOT
Potensi Kekuatan (Strengths) Potensi Kesempatan (Opportunities)
• Pioner mobil lisrik di • Indonesia sedang bersiap menuju
Indonesia era baru teknologi
• Memiliki penelitian dan • Belum ada perusahaan mobil
pengembangan yang kuat listrik di Indonesia sebelumnya
• Memiliki produk yang • Pemerintah menawarkan
berkualitas pinjaman modal dalam jumlah
• Memiliki hak paten besar
Potensi Kelemahan (Weakness) Potensi Ancaman (Threats)
• Modal yang terbatas • Kalah bersaing dengan mobil
• Sulitnya bahan baku yang konvensional
berkualitas • Pengambilalihan perusahaan oleh
• Merek produk belum terlalu pemerintah jika tidak dapat
terkenal disbandingkan merek mengembalikan modal
mobil konvensional • Mobil konvensional memiliki
harga yang lebih murah
Saat organisasi telah mengetahui apa kekuatannya, kelemahannya, kesempatan
yang dimiliki, serta ancaman yang mungkin datang, maka kita dapat melakukan
tahap selanjutnya yaitu memformulasikan arah baru, atau merumuskan Visi. Visi
adalah pernyataan umum yang merangkum bagaiamana organisasi melihat esensi
bisnis mereka di kemudian hari.
Contoh Visi
PT X ingin menjadi pemimpin pasar mobil listrik di Indonesia dan juga
berperan di kelas dunia, dengan mengedepankan teknologi canggih yang dapat
memuaskan konsumen serta membantu dan memudahkan masyarakat
Indonesia.
Setelah Visi organisasi terbentuk, maka organisasi harus merumuskan misi. Misi
merupakan ringkasan mengenai apa yang harus dilakukan oleh organisasi saat ini.
Contoh Misi
Menciptkan mobil-mobil listrik yang berkualitas dan memberikan pelayanan
terbaik untuk para konsumen
Tahap selanjutnya adalah organisasi harus menerjemahkan misi ke dalam

tujuan strategik organisasi. Tujuan strategik ini merupakan daftar tugas yang harus
dilakukan organisasi agar organisasi dapat mencapai tujuan strategiknya.
Contoh, untuk dapat menciptakan mobil-mobil yang berkualiatas dan
memberikan pelayanan terbaik, maka organisasi harus memiliki mesin-mesin yang
berteknologi tinggi dan memiliki sumber daya manusia yang berkualitas.
Ya Deksripsi
Visi PT X ingin menjadi pemimpin pasar mobil listrik di
Indonesia dan juga berperan di kelas dunia, dengan
mengedepankan teknologi canggih yang dapat
memuaskan konsumen serta membantu dan
memudahkan masyarakat Indonesia.
Misi (Tujuan Strategik) Menciptkan mobil-mobil listrik yang berkualitas
dan memberikan pelayanan terbaik untuk para
konsumen
Rencana Strategik • memiliki mesin-mesin yang berteknologi
tinggi
• memiliki sumber daya manusia yang
berkualitas
1.2. Sasaran dan Indikator Kinerja Organisasi Diturunkan (di-cascade) kepada

Unit – Unit Kerja sesuai dengan Tanggung Jawab Masing – Masing
Strategi organisasi dapat dibagi menjadi tiga tingkat, yaitu tingkat perusahaan,
tingkat bisnis, dan tingkat fungsional. Berikut ini akan dipaparkan apa yang
dimaksud dengan strategi di setiap tingkatmya.
1) Tingkat perusahaan
2) Tingkat bisnis
3) Tingkat fungsional
Saat organisasi sudah menemukan visi, misi, dan rencana strategiknya, maka
sasaran pada tingkat organisasi ini harus diturunkan (cascade) untuk tingkat di
bawahnya, yaitu tingkat bisnis, dan tingkat fungsional.
Contoh :
Dalam melakukan cascade indikator kinerja, Armstrong membaginya menjadi

empat level, yaitu level organisasi, fungsional, tim, dan individu. Semua indikator
kinerja, yang dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal itu, juga harus saling
terintegrasi dengan baik. Berikut ini ilustrasinya.
Dipengaruhi oleh Indikator Organisasi/Perusahaan Dipengaruhi oleh

faktor eksternal: faktor internal:
• Kompetisi • Rencana
Indikator Fungsional
• Faktor Pasar Strategis
• Umpan Balik dari • Ketersediaan
Pelanggan Sumber Daya
Indikator Tim
• Peraturan • Nilai utama
Perundang- • Kinerja
udangan
Indikator Individu
1.3. Sasaran dan Indikator Kinerja di setiap Unit Kerja diturunkan (di-cascade)
kepada setiap Individo di Unit Kerja sesuai dengan Tanggung Jawabnya
Ketika sasaran fungsional atau unit sudah diketahui, maka sasaran fungsional
tersebut harus dipecah lagi menjadi sasaran individu. Hal inilah yang menjadi fokus
kinerja individu. Seperti yang sudah diungkapkan sebelumnya, bahwa kinerja
merupakan konsep yang abstrak, sehingga agar kinerja dapat diukur, maka domain
kontruk dari kinerja harus diekspilisitkan. Terkait hal ini, beberapa tokoh
menetapkan dimensi-dimensi kinerja.
Kane (Anderson) memaparkan enam dimensi dari dari kinerja, yaitu kualitas,
kuantitas, ketepatan waktu, efektivitas biaya, kebutuhan akan pengawasan, dan
dampak antarpribadi. Beberapa dari dimensi ini mungkin tidak relevan untuk semua
aktivitas pekerjaan. Bernardin dan Russell (1998) menekankan perlunya memahami
hubungan timbal balik di antara enam dimensi kinerja. Misalnya, aktivitas kerja
yang dilakukan dalam jumlah dan kualitas yang cukup tetapi tidak tepat waktu
mungkin tidak berguna bagi organisasi.
Adapun menurut Campbell (Anderson) terdapat delapan dimensi kinerja.
Delapan faktor tersebut adalah: kecakapan tugas spesifik pekerjaan, kecakapan tugas
non-pekerjaan spesifik, komunikasi tertulis dan lisan, menunjukkan upaya,
mempertahankan disiplin pribadi, memfasilitasi kinerja rekan kerja dan tim,
pengawasan, dan manajemen atau administrasi. Sedangkan menurut Murphy
(Anderson), kinerja terdiri dari empat dimensi yaitu kinerja tugas, perilaku
interpersonal, perilaku downtime, dan perilaku destruktif. Kinerja tugas berfokus
pada melakukan aktivitas yang telah ditentukan oleh peran. Perilaku interpersonal
mengacu pada membantu orang lain, penilaian kerja tim, dan perilaku prososial.
Perilaku downtime (waktu henti) mengacu pada keterlambatan, atau ketidakhadiran.
Adapun perilaku destruktif adalah ketidaksesuaian dengan kepatuhan terhadap
aturan, kekerasan di tempat kerja, pencurian, dan perilaku lain yang kontraproduktif
dengan tujuan organisasi.
Indikator kinerja individu juga dapat disusun berdasarkan profil peran individu
di dalam organisasi. Oleh karena itu, tahap-tahap yang dapat dilakukan dalam
menetapkan indikator kinerja individu adalah:
1. Menentukan profil peran individu
Profil peran memaparkan hal-hal yang diharapkan dari perilaku individu
(pemegang jabatan) kertika bekerja, baik terkait hasil pekerjaan, apa yang harus
diketahui, apa yang dapat dilakukan, dan bagaimana individu berperilaku dalam
menunjukkan kompetensi, serta bagaimana mereka menjunjung tinggi nilai-nilai
inti organisasi. Contoh profil peran ditunjukkan pada Gambar berikut ini.
Untuk mendefinisikan area hasil utama (key results area) individu, maka
individu tersebut harus menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan oleh
manajer mereka, seperti di bawah ini.
a. Menurut Anda, apa yang paling penting untuk Anda lakukan?
b. Apakah Anda yakin, bahwa hal-hal yang Anda harapkan dapat tercapai di
semua area ini?
c. Bagaimana Anda atau orang lain, akan tahu, bahwa Anda atau mereka sudah
mencapai hal tersebut?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mungkin perlu dipilah, karena
seringkali dapat menghasilkan sekumpulan informasi yang campur aduk,
sehingga harus dianalisis, dibedakan dan disempurnakan menjadi tujuh atau
delapan bidang utama. Proses ini membutuhkan beberapa keterampilan, yang
perlu dikembangkan dengan pelatihan diikuti dengan latihan. Ini adalah area di
mana spesialis SDM dapat melatih dan menindaklanjuti secara bermanfaat satu-
per-satu setelah sesi pelatihan awal.
Untuk mendefinisikan kompetensi teknis, yaitu apa yang orang perlu
ketahui dan mampu lakukan, terdapat tiga pertanyaan yang perlu dijawab:
a. Untuk menjalankan peran ini secara efektif, apa yang dapat dilakukan oleh
pemegang peran terkait dengan masing-masing area hasil utama?
b. Pengetahuan dan keterampilan apa yang dibutuhkan pemegang peran untuk
menjalankan peran secara efektif, baik dalam hal kualifikasi, pengetahuan
teknis, pengetahuan prosedural, pemecahan masalah, keterampilan
perencanaan dan komunikasi, dll.?
c. Bagaimana orang tahu kapan peran itu dijalankan dengan baik?
Pendekatan yang biasa digunakan untuk memasukkan kompetensi perilaku
dalam kesepakatan kinerja adalah dengan menggunakan kerangka kompetensi
yang dikembangkan untuk organisasi. Manajer dan individu kemudian dapat
mendiskusikan implikasi kerangka kerja pada tahap perencanaan. Berikut ini
adalah contoh kerangka kompetensi:
• Dorongan pribadi – menunjukkan dorongan untuk mencapai, bertindak dengan
percaya diri yang disertai dengan ketegasan dan ketahanan.
• Kesadaran bisnis – mengidentifikasi dan mengeksplorasi peluang bisnis,
memahami masalah bisnis serta prioritas organisasi dan terus-menerus mencari
metode untuk memastikan bahwa organisasi menjadi lebih seperti bisnis.
• Kerja tim – bekerja secara kooperatif dan fleksibel dengan anggota tim lainnya
dengan pemahaman penuh tentang peran yang harus dimainkan sebagai
anggota tim.
• Komunikasi – berkomunikasi dengan jelas dan persuasif, secara lisan atau
tertulis.
• Fokus pelanggan – berhati-hati tanpa henti dalam menjaga kepentingan
pelanggan eksternal dan internal untuk memastikan bahwa keinginan,
kebutuhan, dan harapan mereka terpenuhi atau terlampaui.
• Mengembangkan orang lain – mendorong pengembangan anggota timnya,
memberikan umpan balik, dukungan, dorongan, dan pembinaan.
• Fleksibilitas – beradaptasi dan bekerja secara efektif dalam situasi yang
berbeda dan melaksanakan berbagai tugas.
• Kepemimpinan – membimbing, mendorong dan memotivasi individu dan tim
untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Perencanaan – memutuskan rangkaian tindakan, memastikan bahwa sumber
daya yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan akan tersedia dan
menjadwalkan program kerja yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir yang
ditentukan.
• Pemecahan masalah – menganalisis situasi, mendiagnosis masalah,
mengidentifikasi masalah utama, menetapkan dan mengevaluasi tindakan
alternatif dan menghasilkan solusi yang logis, praktis, dan dapat diterima.
2. Nilai Utama Organisasi
Penetapan indikator kinerja individu, juga tidak lepas dari nilai-nilai utama
organisasi, karena salah satu tujuan manajemen kinerja adalah untuk
menghidupkan nilai-nilai. Adanya kesamaan nilai pada seluruh anggota
organisasi, juga akan menentukan kesuksesan organisasi tersebut. Nilai-nilai
utama ini dapat mencakup kualitas, peningkatan yang berkelanjutan, pelayanan
pelanggan, inovasi, kepedulian terhadap orang-orang, serta adanya peluang yang
sama bagi semua orang.
Berikut ini merupakan contoh nilai-nilai yang dapat diterapkan di

organisasi.
a. Integritas
Kami menunjukkan standar kejujuran dan keandalan yang tinggi.
b. Ketidakberpihakan
Kami adil satu sama lain dan adil terhadap semua anggota organisasi.
c. Profesionalisme
Kami memberikan saran dan layanan profesional yang berkualitas tinggi.
d. Fokus kepada pelanggan
Kami responsif terhadap kebutuhan pelanggan, anggota, dan masyarakat.
e. Efisiensi
Kami menggunakan sumber daya secara bertanggung jawab dan hemat biaya.
f. Saling menghormati
Kami memperlakukan semua orang dengan hormat dan sopan setiap saat.
3. Menentukan tujuan
Tujuan merupakan sesuatu yang harus berhasil didapatkan. Tujuan
menetukan apa yang harus organisasi, departemen, dan individu capai selama
periode waktu tertentu. Ada beberapa tipe tujuan, yaitu:
a. Tujuan dari peran atau pekerjaan yang sedang berlangsung
b. Target
c. Tugas/proyek
d. Perilaku yang diharapkan
e. Nilai-nilai
f. Peningkatan kinerja
g. Pengembangan /belajar
2. MELAKUKAN KESEPAKATAN RENCANA

KINERJA INDIVIDU
1. Sasaran dan Indikator Kinerja Individu Dikaji Kembali Kesesuaian dan
Keterkaitannya dengan Sasaran dan Indikator Kinerja Unit Kerja
2. Sasaran dan Indikator Kinerja Individu Disampaikan kepada Atasan Langsung untuk
Didiskusikan dan Disepakati
2.1. Sasaran dan Indikator Kinerja Individu Dikaji Kembali Kesesuaian dan
Keterkaitannya dengan Sasaran dan Indikator Kinerja Unit Kerja
Agar dapat tercapai, maka tujuan maupun indikator kinerja individu harus
dirumuskan dengan baik. Tujuan yang baik memiliki beberapa kriteria, yaitu:
1. Konsisten dengan nilai-nilai departemen dan organisasi.
2. Tepat, yaitu jelas dan terdefinisi dengan baik serta menggunakan kata-kata yang
positif.
3. Menantang, yaitu untuk merangsang standar kinerja yang tinggi dan untuk
mendorong kemajuan
4. Dapat terukur, yaitu terkait dengan ukuran kinerja kuantitatif atau kualitatif
5. Memungkinkan untuk dicapai, yaitu mampu dilakukan dengan
mempertimbangkan kemampuan individu serta kendala yang mungkin
memengaruhi kapasitas individu untuk mencapai tujuan, seperti kurangnya
sumber daya (uang, waktu, peralatan, dukungan dari orang lain), kurangnya
pengalaman atau Latihan, serta faktor-faktor eksternal yang berada di luar kendali
individu.
6. Disepakati bersama, yaitu disetujui oleh atasan dan individu yang bersangkutan.
Hal ini dapat menumbuhkan kesadaran, bukan pemaksaan, terkait tujuan.
Meskipun demikian terkadang individu harus dibujuk untuk menerima standar
yang lebih tinggi daripada yang mereka yakini mampu untuk mereka capai.
7. Terkait waktu, yaitu dapat dicapai dalam skala waktu yang ditentukan
8. Menekankan pada kerjasama tim, yaitu dapat bekerja sebagai anggota tim sebaik
dan seefektif saat ia bekerja sendiri (sebagai individu).
Selain kriteria di atas, banyak organisasi yang menggunakan SMART untuk
merumuskan tujuan yang baik. SMART yang dimaksud adalah
S : Specific, yaitu tidak ambigu, lugas, dapat dimengerti dan menantang.
M : Measurable, yaitu secara kuantitas, kualitas, waktu, dan uang
A : Achievable, yaitu menantang namun tetap dapat dicapai oleh individu yang
kompeten dan berkomitmen.
R : Relevant, yaitu relevan dengan tujuan organisasi sehingga tujuan individu
selaras dengan tujuan perusahaan.
T : Time framed, yaitu harus diselesaikan dalam skala waktu yang disepakati.
Berdasarkan dua kriteria di atas, yaitu konsisten dan relevan, maka diketahui
bahwa tujuan individu harus selaras dengan tujuan organisasi. Jika tidak selaras,
maka pencapaian tujuan organisasi merupakan suatu keniscayaan. Pada hakikatnya,
individu merupakan bagian penting di dalam organisasi, karena organisasi adalah
kumpulan individu yang memiliki tujuan yang sama.
Oleh karena itu, saat indikator kinerja individu sudah dirumuskan, maka
indikator kinerja tersebut harus dicek kembali kesesuaiannya dengan indikator
kinerja fungsi dan organisasi, yaitu dengan mengajukan pertanyaan, “apakah
perilaku kerja individu ini dapat mendukung pencapaian kinerja di tingkat yang lebih
tinggi, yaitu level tim, fungsi dan dan organisasi?”
2.2. Sasaran dan Indikator Kinerja Individu Disampaikan Kepada Atasan

Langsung untuk Didiskusikan dan Disepakati
Penyelarasan tujuan juga dimaksudkan agar individu dapat fokus pada hal
“benar”, yaitu hal yang harus dilakukan agar teraihnya kesepakatan bersama
mengenai persyaratan kinerja di seluruh organisasi. Dengan demikian, penyelarasan
juga harus melibatkan individu di setiap levelnya. Setiap individu harus diberiki
kesempatan untuk menunjukkan seberapa yakin mereka, bahwa mereka dapat

berkontribusi pada pencapain tujuan tim dan departemen. Proses ini disebut proses
“bottom-up”. Pada proses ini, pandangan karyawan tentang apa yang mereka yakini
terkait apa yang dapat mereka capai harus dicatat dan, jika sesuai, tujuan pada
tingkat yang lebih tinggi harus diubah untuk memperhitungkan keyakinan karyawan
tersebut.
Pengubahan penyesuaian tujuan di tingkat yang lebih tinggi dapat dilakukan
jika disetujui oleh para atasan. Penyelarasan tujuan dan indikator kinerja ini berhasil
jika setiap individu di dalam organisasi, di setiap tingkat, menyadari tujuan
perusahaan, fungsional dan tim dan bahwa tujuan yang mereka setujui untuk diri
mereka sendiri itu konsisten dengan tujuan perusahaan, fungsional dan tim tersebut
dan mereka bersedia berkontribusi dengan cara tertentu untuk pencapaian mereka.
DAFTAR PUSTAKA

London: Kogan Page.






Pendidikan.


Publishing.
SOAL PILIHAN GANDA
1. Data mengenai kinerja individu dapat digunakan untuk beberapa kegiatan berikut,
kecuali…
a. membuat keputusan antar orang
b. keputusan terkait diri seseorang
c. perbaikan system
d. penyusunan SOP
2. Administrasi gaji, keputusan untuk promosi karyawan, serta untuk merancang

sistem pembayaran jasa/prestasi karyawan, adalah contoh dari…
a. membuat keputusan antar orang
b. keputusan terkait diri seseorang
c. perbaikan system
d. penyusunan SOP
3. Perilaku diskrit adalah…

a. dasar dalam perencanaan sumber daya manusia, serta penguatan struktur otoritas
di organisasi
b. catatan mengenai hasil fungsi pekerjaan atau aktivitas tertentu selama periode
waktu tertentu
c. tingkah laku yang dapat dihitung, dicatat dalam bentuk frekuensi, yaitu berapa
kali tingkah laku tersebut muncul
d. total nilai yang diharapkan dari perilaku
4. Mengapa indikator kinerja individu harus selaras dengan indikator kinerja

organisasi.
a. Agar tidak ada konflik
b. Karena apapun kegiatan atau perilaku yang dilakukan oleh karyawan di tempat
kerja, diharapkan dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.
c. Karena individu diberi upah oleh organisasi
d. Agar terciptanya keadilan di tempat kerja
5. Ada tiga pertanyaan inti yang dapat dijawab oleh organisasi dalam membuat
rencana strategik, kecuali…
a. Apa yang dijual atau ditawarkan oleh organisasi ini?
b. Dimanakah posisi organisasi saat ini di tengah persaingan yang ada?
c. Mau dibawa kemana organisasi ini?
d. Bagaimana caranya organisasi dapat mencapai posisi yang dituju?
6. Pada tahap mendefiniskan bisnis saat ini, ada tiga pertanyaan yang harus diawab,
kecuali….
a. Apa yang dijual atau ditawarkan oleh organisasi ini?
b. Dimana organisai menjual atau menawarkan hal ini?
c. Bagaimana barang atau jasa yang ditawarkan organisasi ini berbeda dengan
organisasi lain?
d. Bagaimana caranya organisasi dapat mencapai posisi yang dituju?
7. Pioner mobil lisrik di indonesia, memiliki penelitian dan pengembangan yang kuat,
memiliki produk yang berkualitas, memiliki hak paten. Hal-hal tersebut merupakan
contoh dari….
a. Potensi kekuatan
b. Potensi kelemahan
c. Potensi kesempatan
d. Potensi ancaman
8. Indonesia sedang bersiap menuju era baru teknologi, belum ada perusahaan mobil
listrik di indonesia sebelumnya, pemerintah menawarkan pinjaman modal dalam
jumlah besar. Hal-hal tersebut merupakan contoh dari….
a. Potensi kekuatan
d. Potensi ancaman
9. Kalah bersaing dengan mobil konvensional, pengambilalihan perusahaan oleh

pemerintah jika tidak dapat mengembalikan modal, mobil konvensional memiliki
harga yang lebih murah. Hal-hal tersebut merupakan contoh dari….
a. Potensi kekuatan
d. Potensi ancaman
10. Yang merupakan pernyataan umum yang merangkum bagaiamana organisasi

melihat esensi bisnis mereka di kemudian hari adalah…
a. Visi
b. Misi
c. Niali
d. Kompetensi
11. Saat organisasi sudah menemukan visi, misi, dan rencana strategiknya, maka
sasaran pada tingkat organisasi ini harus diturunkan untuk tingkat di bawahnya,
yaitu tingkat bisnis, dan tingkat fungsional. Istilah “diturunkan”, sering disebut
juga sebagai….
a. Customize
b. Cascade
c. Lowered
d. Precipitation
12. Dalam melakukan turunan indikator kinerja Armstrong membaginya menjadi

empat level, yaitu….
a. Level organisasi, fungsional, tim, dan individu
b. Level organisasi, fungsional, divisi, dan tim
c. Level organisasi, manajerial, fungsional, dan divisi
d. Level organisasi, manajerial, fungsional, dan individu
13. Yang dimaksud dengan berfokus pada melakukan aktivitas yang telah ditentukan
oleh peran adalah…
a. kinerja tugas
b. perilaku interpersonal
c. perilaku downtime
d. perilaku destruktif
14. Yang mengacu pada keterlambatan, atau ketidakhadiran adalah…

a. kinerja tugas
15. Yang mengacu pada ketidaksesuaian dengan kepatuhan terhadap aturan, kekerasan
di tempat kerja, pencurian, dan perilaku lain yang kontraproduktif dengan tujuan
organisasi adalah…
a. kinerja tugas
16. Untuk mendefinisikan area hasil utama (key results area) individu, maka individu
tersebut harus menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan oleh manajer mereka,
seperti di bawah ini, kecuali….
a. Menurut Anda, apa yang paling penting untuk Anda lakukan?
b. Apakah Anda yakin, bahwa hal-hal yang Anda harapkan dapat tercapai di semua
area ini?
c. Bagaimana Anda atau orang lain, akan tahu, bahwa Anda atau mereka sudah
d. Bagaimana orang tahu kapan peran itu dijalankan dengan baik?
17. Untuk mendefinisikan kompetensi teknis, yaitu apa yang orang perlu ketahui dan
mampu lakukan, terdapat tiga pertanyaan yang perlu dijawab, kecuali…
a. Bagaimana Anda atau orang lain, akan tahu, bahwa Anda atau mereka sudah
b. Untuk menjalankan peran ini secara efektif, apa yang dapat dilakukan oleh
pemegang peran terkait dengan masing-masing area hasil utama?
c. Pengetahuan dan keterampilan apa yang dibutuhkan pemegang peran untuk
menjalankan peran secara efektif, baik dalam hal kualifikasi, pengetahuan
teknis, pengetahuan prosedural, pemecahan masalah, keterampilan perencanaan
dan komunikasi, dll.?
d. Bagaimana orang tahu kapan peran itu dijalankan dengan baik?
18. Tujuan harus jelas dan terdefinisi dengan baik serta menggunakan kata-kata yang
positif. Hal ini merupakan penjelasan mengenai kriteria tujuan yang baik, yaitu…
a. Konsisten
b. Tepat
c. Menantang
d. Terukur
19. Tujuan harus mampu dilakukan dengan mempertimbangkan kemampuan individu

serta kendala yang mungkin memengaruhi kapasitas individu untuk mencapai
tujuan, seperti kurangnya sumber daya (uang, waktu, peralatan, dukungan dari
orang lain), kurangnya pengalaman atau latihan, serta faktor-faktor eksternal yang
berada di luar kendali individu. Hal ini merupakan penjelasan mengenai kriteria
tujuan yang baik, yaitu…
a. Memungkinan untuk dicapai
b. Disepakati Bersama
c. Terkait waktu
d. Dapat terukur
20. Tujuan juga harus memenuhi kriteria SMART, yaitu…

a. Special, measurable, objective, relevant, time framed
b. Spesific, meaningful, objective, relevant, time framed
c. Spesific, measurable, achievable, relevant, time framed
d. Spesific, meaningful, achievable, relevant, time framed

Modul: Pelatihan Sertifikasi Kompetensi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul: Pelatihan Sertifikasi Kompetensi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Universitas Gunadarma

ANALISIS SENIOR REKRUTMEN & SELEKSI MSDM

Depok, Januari 2022

Metodologi Pelatihan iii

1. Melakukan Analisis Jabatan ........................................................................... 1

Daftar Pustaka ...................................................................................................... 14

1. MELAKUKAN ANALISIS JABATAN

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari

1.2. Informasi Pekerjaan dari setiap Jabatan diidentifikasi dari Berbagai

2. MENETAPKAN URAIAN JABATAN

2.1. Komponen Uraian Jabatan ditentukan sesuai Format

2.3. Uraian Jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur

c. Memasukkan dan menyimpan data ke dalam computer agar data tersirmpan

kerja, pembagian tugas, koordinasi kerja sedangkan hasil non manajerial

Armstrong, M. (2000). Performance Management. London: Kogan Page.

Armstrong, M. (2009). Armstrong handbook of human resource management practice.

Arnina, P. dkk. (2016). Langkah-langkah efektif menyusun sop standard operating

Dessler, G. (2013). Human Resource Management. Boston: Pearson.

Harari, M. B., & Viswesvaran, C. (2018). Individual job performance. In D. S. Ones, N.

Larasati, S. (2018). Manajemen sumber daya manusia. Yogyakarta: Deepublish.

Lembaga Administrasi Negara. (2005). Penyusunan standard operating procedures

Moekijat. (1998). Analisis jabatan, cetakan viii. Bandung: Mandar Maju.

Motowidlo, S. J., & Kell, H. J. (2013). Job performance. In I. B. Weiner, N. W. Schmitt,

Nur’Aini, F. (2016). Pedoman praktis menyusun standard operating procedure.

Rusby, Z. (2016). Manajemen sumber daya manusia. Pekanbaru: Pusat Kajian

Soemohadiwidjojo, A. (2015). Mudah menyusun sop standard operating procedure.

Tambunan, R. M. (2008). Standard operating procedures (SOP). Jakarta: Maiestas

SOAL PILIHAN GANDA

1. Analisis jabatan adalah…

4. Metode observasi paling cocok digunakan untuk jabatan yang…

5. Saat menggunakan wawancara sebagai metode analisis jabatan, maka sebaiknya

6. Metode kuesioner dalam analisis jabatan, bersifat…

7. TPAJ adalah kepanjangan dari…

c. Tim Penilai Analisis jabatan

11. Yang merupakan bagian inti dari Uraian Jabatan adalah…

14. Formulir uraian jabatan berfungsi yaitu ….

16. Peneliti dan pustakawan, merupakan contoh jabatan…

18. Yang merupakan tuntutan jabatan mengenai kesanggupan seorang untuk

Depok, Januari 2022

Metodologi Pelatihan iii

1. Menganalisis Faktor – Faktor Penyusunan SOP ......................................... 15

2.2.2. Format dan Langkah Penyusunan SOP ..................................... 37

Daftar Pustaka ........................................................................................................ 44

1. Menganalisis Faktor – Faktor Penyusunan SOP

Sehubungan dengan hal tersebut, Upaya perbaikan kinerja organisasi haruslah

1.2. Hasil Identifikasi dianalisis untuk Penyusunan Standar Operasional Prosedur

kepada karyawan selama melakukan tugasnya sehari-hari,serta didalamnya

1.2.2. Penerapan SOP dalam Organisasi

1.2.3. Tujuan SOP

1.2.4. Manfaat SOP

sistematis. Hal tersebut berdampak pada hasil produktivitas yang dapat

1.2.5. Kapan dilakukan Penyusunan SOP?

ditetapkan sebagai SOP perusahaan. Biasanya SOP dilakukan kurang lebih

1.2.6. Pihak – Pihak yang Terlibat dalam Penyusunan SOP

eksternal, mulai banyak perusahaan yang dengan sengaja meminta seorang

mendengarkan hasil monitoring dari evaluasi para supervisor mengenai

1.2.7. Untuk Siapa SOP dibuat

2. HASIL IDENTIFIKASI DIANALISIS UNTUK

4. Monitoring dan Evaluasi (Monitoring and Evaluation)

2.1.2. Piramida Dokumen SOP

4. Memudahkan untuk penelusuran apabila terjadi kesalahan pelanggaran atau

SOP terdiri atas beberapa jenis dokumen, yang dapat diklasifikasikan