MANAJEMEN RISIKO PENGELOLAAN

FARMASI RUMAH SAKIT

Dra. Yulia Trisna, Apt., M.Pharm

Aktivitas administratif dan klinis yang
dilakukan untuk mendeteksi, mengevaluasi
dan mengurangi risiko cedera pada pasien,
pegawai, pengunjung dan institusi itu
sendiri
(Joint Commission)
Mengapa perlu manajemen risiko?

Meningkatkan mutu
Meningkatkan keselamatan
 Meminimalkan kerugian
 Manajemen Risiko dalam Standar
Akreditasi KARS versi 2012

Standar PMKP.11.
Program manajemen risiko digunakan untuk
melakukan identifikasi dan mengurangi KTD terjadi
dan mengurangi risiko terhadap keselamatan pasien
dan staf.

Standar MPO 1 EP 4
Sekurang-kurangnya ada satu kajian (review) atas
sistem manajemen obat yang didokumentasikan
selama 12 bulan terakhir.
 Medication errors
=
Organisational / System errors

•
SIAPA YANG PERLU DILINDUNGI ?

 Pasien

 Pegawai

 Rumah Sakit
 Lingkungan
 Manfaat Manajemen Risiko

 Bagi Pasien:
- Mendapatkan pelayanan yang bermutu
- Meningkatnya keselamatan

 Bagi Rumah Sakit:

- Perlindungan reputasi dan kepercayaan
- Mengurangi komplain, tuntutan
- Menghindari/meminimalkan kerugian
finansial
MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

•3
9
 TITIK-TITIK RISIKO
DALAM PROSES PENGELOLAAN
SELEKSI

PERENCANAAN

PENGADAAN

PENERIMAAN

PENYIMPANAN

PENDISTRIBUSIAN
 TITIK-TITIK RISIKO
DALAM PROSES PENGGUNAAN
PERESEPAN

PENYALINAN

PENYIAPAN (DISPENSING)

PEMBERIAN (ADMINISTRATION)

PEMANTAUAN
 ASESMEN

SIKLUS
IDENTIFIKASI MANAJEMEN PENGENDALIAN
RISIKO

EVALUASI
Contoh Formulir Risk Register
 Identifikasi Risiko
Sumber Data:
 Laporan medication error
 Komplain
 Hasil audit
 Hasil survei
 Capaian indikator
 Medical Record review
 Hasil ronde/tracer
 FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
 RCA (Root Cause Analysis)
Yang dilaporkan

Tidak dilaporkan
 Identifikasi Risiko (…lanjutan)
 Lakukan process mapping: proses, subproses
 Dampak risiko: Finansial, Keselamatan, Properti,
Bisnis
 Risiko dikelompokkan : risiko eksternal, internal
(Perspektif : RS? Instalasi Farmasi ?)
Risiko internal: dapat dikendalikan
- Organisasi
- SDM
- Fasilitas dan sarana
- Komunikasi
Risiko eksternal: sulit/ tidak dapat dikendalikan
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES RISIKO TINDAK LANJUT PIC

Seleksi
Perencanaan
Pengadaan
Penerimaan
Penyimpanan
Pendistribusian
Peresepan
Penyalinan
Penyiapan
Pemberian
Pemantauan

17
Identifikasi Risiko (…lanjutan)
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES
Seleksi
Seleksi Obat dilakukan dengan
mempertimbangkan aspek safety,
efficacy, quality
RISIKO
Seleksi obat hanya mempertimbangkan
harga
Tidak ada verifikasi dokumen mutu
(Surat Izin Edar, CPOB, CoA, batch QC,
BA/BE
Tidak ada bukti ilmiah yang mendukung
Tidak mempertimbangkan produk LASA
dengan obat yang sudah distok oleh RS
Merek obat berganti-ganti untuk zat aktif
yang sama

19
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES
Pengadaan
Obat diadakan sesuai kebutuhan
pasien dan dilakukan sesuai
peraturan.
RISIKO
Obat tidak selalu tersedia ketika
diperlukan
Pengadaan obat tidak melalui jalur resmi
Anggaran untuk pembelian obat tidak
mencukupi
Tidak ada prosedur baku untuk
menangani kekosongan obat
Pengadaan obat non formularium tidak
dibatasi
Obat yang dibutuhkan belum memiliki
surat izin edar dari BPOM
Prosedur pengadaan obat melalui
Special Access Scheme (SAS) tidak

20
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES
Penyimpanan
Penyimpanan obat yang menjamin
stabilitas,keamanan, mudah dicari
RISIKO
Penyimpanan Obat LASA (NORUM)
tidak dipisah/ tidak ditandai
Penyimpanan obat high alert tidak
dipisah / tidak di tandai
Lokasi Penyimpanan elektrolit pekat
tidak dibatasi
Penyimpanan obat tidak FEFO
Kekuatan obat dengan zat aktif sama
sangat bervariasi
Suhu tempat penyimpanan obat tidak
sesuai dengan stabilitas obat
Stok obat di ruang perawatan tidak
disimpan dengan aman, misal: tidak
dikunci pada area publik

21
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES
Penyimpanan (.. Lanjutan)
Penyimpanan obat yang menjamin
stabilitas,keamanan, mudah dicari
RISIKO
Tempat penyimpanan obat tidak
diinspeksi secara berkala
Obat di troli emergensi tidak lengkap
Obat di troli emergensi tidak diinspeksi
secara berkala
Obat mendekati kadaluarsa tidak diberi
tanda
Obat kadaluarsa masih tersimpan
Obat yang dibawa pasien dari luar RS
tidak diperiksa mutunya

22
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES RISIKO
Pendistribusian
Pendistribusian obat menjamin Tidak dilakukan pemeriksaan sebelum
kualitas dan kuantitas obat sampai di obat diambil dari tempat penyimpanan
tujuan Peralatan transport obat (troli, cool box)
tidak memadai
Pengantaran obat dilakukan oleh
petugas yang tidak berwenang
Obat diterima oleh petugas yang tidak
berwenang
Obat recall belum ditarik
Pencatatan stok tidak dilakukan dengan
benar

23
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES
Peresepan
Resep/ Instruksi Pengobatan dibuat
dengan lengkap dan benar oleh
dokter yang berwenang
RISIKO
Resep/ Instruksi Pengobatan tidak
terbaca
Resep/ Instruksi Pengobatan tidak
lengkap sesuai kebijakan RS
Cara penulisan belum benar (singkatan,
istilah tidak baku)
Rekonsiliasi obat tidak dilakukan
Resep/ Instruksi pengobatan ditulis oleh
petugas yang tidak berwenang
Instruksi pengobatan dengan catatan
pemberian obat berbeda

24
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES RISIKO
Penyalinan
Penyalinan dilakukan dari rekam Penulisan antara di rekam medik dan di
medik ke lembar resep dan/atau ke catatan pemberian obat berbeda
catatan pemberian obat Petugas yang melaksanakan instruksi
pengobatan (farmasi untuk dispensing,
perawat untuk pemberian obat tidak
dapat mengakses instruksi asli)

25
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES
Penyiapan
Penyiapan obat dilakukan di tempat
yang bersih, aman.
Dilakukan sesuai persyaratan oleh
petugas yang kompeten.
Obat disiapkan akurat dan tepat
waktu.
RISIKO
Tempat penyiapan obat belum sesuai
standar
Petugas yang menyiapkan obat tidak
kompeten
Pengkajian resep tidak dilakukan
Pelabelan obat tidak lengkap/ tidak jelas
Terjadi keterlambatan penyiapan obat
Obat yang disiapkan tidak sesuai
dengan yang diminta/ dibutuhkan

26
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT
PROSES
Pemberian
Pemberian obat dilakukan oleh
petugas yang berwenang.
Petugas melakukan verifikasi
sebelum obat diberikan ke pasien.
Pencatatan dilakukan untuk setiap
pemberian obat.
Pasien diberikan edukasi tentang cara
menggunakan obat yang benar.
RISIKO
Petugas yang memberikan obat tidak
berwenang
Verifikasi sebelum pemberian obat tidak
dilakukan
Pencatatan pemberian obat tidak
dilakukan dengan jelas dan benar
Pasien tidak diberi edukasi tentang cara
penggunaan obat yang benar
Perawat tidak dilatih mengenali
peralatan untuk pemberian obat (infusion
pump, alat infus)
Obat yang diberikan tidak sesuai
instruksi dokter
27
 IDENTIFIKASI RISIKO MANAJEMEN DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES RISIKO
Pemantauan
Pemantauan respons pasien terhadap Pemantauan efek samping obat tidak
efek obat (efek terapi dan efek dilakukan
samping) Pelaporan efek samping obat tidak
Pencatatan dan pelaporan efek dilakukan
samping obat Belum ada prosedur baku dalam
Pelaporan kesalahan obat pemantauan terapi obat
Tenaga kesehatan yang melakukan
pemantauan belum terlatih
Sumber informasi obat tidak tersedia
Kesalahan obat (KNC, KTC, KTD) tidak
dilaporkan
Laporan kesalahan obat tidak dianalisis
Hasil analisis laporan obat tidak
ditindaklanjuti

28
 Asesmen Risiko

PROBABILITY
SEVERITY
FREQUENT LIKELY OCCASIONAL SELDOM UNLIKELY
CATASTROPHIC E E H H M

CRITICAL E H H M L

MARGINAL H M M L L

NEGLIGIBLE M L L L L
 TABEL ASESMEN RISIKO

DAMPAK (D) PROBABILITAS (P) CONTROLLABILITY (C) SKORING

RISIKO
(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)
 Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

 Menganalisis proses dan outcome sebelum masalah

muncul.
 Mengidentifikasi secara proaktif di titik mana dan
bagaimana suatu proses dapat gagal, mengapa dapat
gagal, bagaimana mencegah kegagalan tersebut
Failure Mode and Effects Analysis
Deteksi
modus
kegagalan

Redesain Tingkat
proses Keparahan

FMEA

RPN Probabilitas

Detektabilitas
 Root Cause Analysis (RCA)
 Menganalisis secara retrospektif penyebab mendasar (root
cause) mengapa suatu peristiwa tidak diharapkan terjadi

 Pertanyaan pada RCA:

– Apa yang terjadi?
– Mengapa terjadi?
– Apa yang biasanya terjadi? (dalam kondisi normal)
– Apa yang seharusnya terjadi menurut kebijakan dan
prosedur?
– Apa yang harus dilakukan agar tidak terjadi lagi?
– Bagaimana mengevaluasi tindak lanjut?
Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram)
Penanganan Risiko
 Menghindari risiko
 Mitigasi/modifikasi risiko
 Menerima risiko
 Berbagi/memindahkan risiko
Mitigasi/Modifikasi Risiko

 Pharmaceutical Care
 E-prescribing, Clinical
Decision Support
Sysytem (CDSS),
barcode, “forcing
function”, “Poke yoke”
 Edukasi
Sumber: Institute for Safe Medication Practice
37
 Peran Farmasi RS meminimalkan risiko

Admission medication history

Allergy check
Prescribing protocols
Formulary
Medication review
Drug distribution system
Administration instructions
Drug therapy monitoring

Opportunity
For Error
 •What if we are not there!
Admission medication history
Allergy check
Prescribing protocols
•Formulary
Medication review
Drug distribution system

Administration instructions
Drug therapy monitoring

Opportunity
For Error

•Adapted by P.Thornton from J. Reason, 9/01