WORKSHOP PENYUSUNAN

RISK REGISTER AREA

MANAJEMEN FARMASI

Dra. Arofa Idha, M. Farm-Klin, Apt., FISQua

 PENGATURAN WORKSHOP

Pembagian Kelompok :
Peserta dibagi 2 kelompok workshop :

1. Kelompok WS FMEA terdiri 9 kelompok sebagai 9 tim Penyusun

FMEA mulai pemilihan hingga Administrasi. Masing masing terdiri
10 – 15 peserta , tentukan ketua kelompok sebagai Ketua Tim FMEA
dan 1 orang sekretaris.

2. Kelompok WS Risk Register terdiri 10 – 15 peserta yang tidak

sebagai tim FMEA. Pilih Ketua kelompok dan sekretaris.
LATIHAN PENYUSUNAN RISK REGISTER

SELURUH KELOMPOK membuat proses

Manajemen risiko di 9 area manejemen Farmasi
( 9 area) hingga tersusun Risk Register yang siap
diusulkan menjadi Risk Register RS:
1. Kel 1 : Pemilihan
2. Kel 2 : Perencanaan
3. Dst sd 9 kelompok
 TAHAPAN MANAJEMEN RISIKO IFRS

risiko
eksternal

4.
1. 2. 3. DAFTAR RISIKO
PENGEND
IDENTIFIKASI ANALISIS EVALUASI
ALIAN INSTALASI FARMASI
RISIKO RISIKO RISIKO
RISIKO

risiko
internal

Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di RS 2019

 1. IDENTIFIKASI RISIKO
• Proses untuk mengidentifikasi apa yang bisa terjadi, mengapa dan bagaimana hal
tersebut bisa terjadi.
• Hasil identifikasi/jenis risiko dikelompokkan sesuai katagori risiko.

SUMBER DATA:
 Komplain
 Laporan insiden keselamatan pasien
 Hasil audit, hasil survei
 Capaian indikator
 Medical Record review
 Hasil ronde/tracer
 Hasil FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
 Hasil RCA (Root Cause Analysis)
 TITIK RISIKO AREA
MANAJEMEN FARMASI
 KATEGORI RISIKO
No. KATEGORI RISIKO ARTI
1 Risiko Operasional risiko yang terjadi saat rumah sakit memberikan pelayanan kepada pasien
(klinis, nonklinis) baik klinis maupun non klinis.
Risiko klinis yaitu risiko operasional yang terkait dengan pelayanan kepada
pasien (keselamatan pasien) meliputi risiko perawatan klinis dan pelayanan
penunjang seperti kesalahan diagnostik, bedah atau pengobatan.
Risiko non klinis adalah risiko Farmasi(keamanan dan stabilitas obat), risiko
PPI (sterilisasi, laundry, gizi, kamar jenazah), risiko MFK (kondisi bangunan
yang membahayakan, risiko ketersediaan sumber air dan listrik.
2 Risiko keuangan Risiko terkait dgn operasi likuiditas / treasury, manajmn hub dengan pemberi
pinjaman, pengelolaan kas, penagihan dan pemrosesan klaim, risiko kredit
pelanggan, manajmn piutang yg tdk memadai kontrol
3 Risiko reputasi citra rumah sakit yang dirasakan oleh masyarakat
4 Risiko strategis terkait dengan rencana strategis termasuk tujuan strategis rumah sakit
5 Risiko kepatuhan terhadap hukum dan regulasi/peraturan yang berlaku
KepMenkes No.HK.01.07/MENKES/1128/2022 tentang STANDAR AKREDITASI RS
 CONTOH RISIKO AREA MANAJEMEN FARMASI

AREA KEGIATAN NAMA RISIKO KATEGORI RISIKO

PEMILIHAN Pemilihan dilakukan dengan
mempertimbangkan aspek safety,
Efficacy , quality
PERENCANAAN Perencanaan sesuai kebutuhan
dengan metode konsumsi
PENGADAAN Obat diadakan sesuai kebutuhan
pasien dan dilakukan sesuai
peraturan.
PENERIMAAN Penerimaan dilakukan dengan
memperhatikan kelengkapan,
kebenaran, stabilitas, mutu.
- Pemilihan hanya mempertimbangkan Operasional
harga, tidak ada bukti ilmiah yang
mendukung
- Pemilihan tidak mengacu FORNAS Operasional
- Perencanaan tidak tepat Keuangan
- Alokasi anggaran tidak mencukupi Keuangan
- Obat tidak selalu tersedia ketika dipesan Operasional
- Pengadaan obat tidak sesuai formularium Operasional
- Pengadaan obat / BMHP non TKDN tinggi Operasional
- Obat yang diterima tidak lengkap dst
- ED obat yang diterima kurang dari 1 tahun
- Spesifikasi Alkes / BMHP tidak sesuai
pesanan
 AREA KEGIATAN
PENYIMPANAN Penyimpanan obat yang
menjamin stabilitas,keamanan
dan ketepatan, kecepatan saat
pengambilan
PENDISTRIBUSIAN Pendistribusian obat menjamin
kualitas dan kuantitas obat
sampai ditujuan
PEMUSNAHAN & Pemusnahan/penarikan
PENARIKAN menjamin agar sediaan farmasi
dan BMHP yang sudah tidak
memenuhi syarat tidak dipakai
PENGENDALIAN Pengendalian persediaan agar
tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan / kekosongan obat
ADMINISTRASI Pencatatan, pelaporan,
adiministrasi penghapusan.
NAMA RISIKO KATEGORI
RISIKO
- Jumlah stok fisik obat tidak sama dengan
jumlah di kartu stok
- Suhu tempat penyimpanan obat tidak
sesuai dengan stabilitas obat
- Obat di troli emergensi tidak diinspeksi
secara berkala
- Kesalahan penyerahan obat dengan
kemasan yang mirip
- pelabelan yang tidak jelas &/ tidak lengkap
- Penarikan obat ED sulit
- Tidak tersedia tempat karantina
- Stok obat tertentu terlalu banyak
- Kekosongan obat saat diperlukan
- Pelaporan tidak tepat waktu
 RISIKO DALAM STARKES
Pimpinan rumah sakit mencari dan menggunakan data
TKRS 7.1 serta informasi tentang keamanan dalam rantai perbekalan
untuk melindungi pasien dan staf terhadap produk yang
tidak stabil, terkontaminasi, rusak, dan palsu.

a) Pimpinan rumah sakit menentukan obat-obatan, perbekalan medis, serta peralatan

medis yang paling berisiko dan membuat bagan alur rantai perbekalannya. DAFTAR RISIKO
b) Pimpinan rumah sakit menentukan titik paling berisiko dalam bagan alur rantai
perbekalan dan membuat keputusan berdasarkan risiko dalam rantai perbekalan tersebut.
c) Rumah sakit memiliki proses untuk melakukan pelacakan retrospektif terhadap perbekalan
yang diduga tidak stabil, terkontaminasi, rusak, atau palsu.
d) Rumah sakit memberitahu produsen dan/atau distributor bila menemukan perbekalan
yang tidak stabil, terkontaminasi, rusak, atau palsu.

KepMenkes No.HK.01.07/MENKES/1128/2022 tentang STANDAR AKREDITASI RS

 2. ANALISIS RISIKO

- Tujuan untuk memisahkan risiko kecil yang dapat diterima dari risiko besar yang tidak dapat diterima
- Menyediakan data untuk membantu dalam evaluasi dan pengelolaan risiko
- Analisis risiko melibatkan pertimbangan sumber2 risiko, konsekuensinya dan kemungkinan
konsekuensi tersebut dapat terjadi.
- Faktor2 yg mempengaruhi konsekuensi/dampak dan probablilitas/kemungkinan juga dapat
diidentifikasi.

Risk Matrix
“Risiko sebagai suatu fungsi dari Probabilitas (Chance, Likelihood) dari
suatu Kejadian yang tidak diinginkan, dan Tingkat Keparahan / Besarnya
Dampak dari kejadian tsb.”

“Risk = Probability (of the Event) X Consequence”

 GRADING MATRIKS RISIKO NON KLINIS

Kriteria Risiko
Level
Zona Peringkat Risiko Tindakan

5 > 15 Sangat Tinggi Diperlukan tindakan segera untuk mengelola risikonya.

4 10 sd 14 Tinggi Diperlukan tindakan untuk mengelola risikonya.

Disarankan diambil tindakan jika tersedia sumber
3 5 sd 9 Sedang
dayanya.
Tidak diperlukan tindakan. Buat rencana darurat
2 3 sd 4 Rendah
(contingency plan) dan terus lakukan monitoring

1 1 sd 2 Sangat Rendah Tidak perlu tindakan. Monitoring

Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di RS 2019
 KATEGORI DAMPAK
Skor Derajat Dampak Tuntutan Penundaan Dampak pada Reputasi Dampak pada
(Tingkat) Keuangan Ganti Pelayanan Kesehatan & pihak terkait
Rugi Keselamatan
1 Sanga ≤3% ≤ Rp 1 juta ≤ 1 hari Luka kecil pada Diketahui oleh seisi kantor Hanya
t Anggaran orang atau berdampak
rendah beberapa orang pada satu pihak
2 Rendah >3–5% > Rp 1 – 5 > 1 – 2 hari Luka kecil berarti Dimuat oleh media massa Berdampak pada 2 -
Anggaran juta pada orang atau lokal namun cepat dilupakan 3 pihak
beberapa orang masyarakat
3 Sedang >5–8% > Rp 5 – 25 > 2 – 3 hari Luka berarti pada Dimuat oleh media massa Berdampak pada 3 -
Anggaran juta orang atau lokal & media sosial namun 4 pihak
beberapa orang cepat dilupakan masyarakat
4 Tinggi > 8 - 12 % > Rp 25 – 50 > 3 – 5 hari Luka serius pada Dimuat di media nasional Berdampak pada 4-
Anggaran juta orang atau dan media online dan 5 pihak
beberapa orang diingat sementara oleh
masyarakat
5 Sangat > 12 % > Rp 50 juta > 5 hari Luka berganda Dimuat oleh media nasional/ Berdampak pada
Tinngi Anggaran atau kematian internasional dan media lebih 5 pihak
atau cacat sosial/media online diingat
permanen lama oleh masyarakat
Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di RS 2019
43
 GRADING MATRIKS RISIKO NON KLINIS
DAMPAK

1 2 3 4 5
MATRIKS ANALISIS RISIKO (5X5) Sangat Rendah Sedang Tinggi Sangat
Rendah Tinggi
P
R 5 Hampir Pasti 5 10 15 20 25
O Terjadi
B 4 Sering Terjadi 4 8 12 16 20
A
B 3 Mungkin Terjadi 3 6 9 12 15
I
L 2 Jarang Terjadi 2 4 6 8 10
I
T 1 Hampir Tidak 1 2 3 4 5
A Terjadi
S
Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di RS 2019
LEVEL RISIKO

Permenkes No 25 Tahun 2019 tentang Manajemen Risiko

Terintegrasi di lingkungan Kementrian Kesehatan
 CONTOH ANALISIS RISIKO
AREA MANAJEMEN FARMASI
No Nama Risiko Dampak Skor Skor Skor Status
peluang dampak Risiko (R) Risiko
(P) (A) = (P) x (A)

RISIKO OPERASIONAL
1 Kesalahan -Pasien mengalami 3 5 15 Sangat
penyerahan obat cedera tinggi
dengan kemasan -Pasien tidak sembuh
yang mirip (LASA) - Laporan terhadap RS
2

3
 3. EVALUASI RISIKO

TUJUAN : dilakukan untuk pengambilan keputusan mengenai perlu tidaknya

dilakukan penanganan Risiko lebih lanjut serta prioritas penanganannya.

❖ Membandingkan risiko yang telah dianalisis dengan kebijakan pimpinan

Rumah Sakit (contoh peraturan perundang-undangan, Standar
Operasional Prosedur, Surat Keputusan Direktur) serta menentukan
prioritas masalah yang harus segera diatasi.
❖ Evaluasi dapat dilakukan dengan pengukuran berdasarkan target yang
telah disepakati.
❖ Output dari evaluasi risiko adalah daftar prioritas risiko untuk tindakan
lebih lanjut
❖ Hasil evaluasi Risiko berisi urutan prioritas Risiko dan daftar Risiko yang
akan ditangani
 CONTOH EVALUASI RISIKO
AREA MANAJEMEN FARMASI

No Nama Risiko Dampak Skor Skor Skor Risiko Status Peringkat

peluang dampak (R) = (P) x Risiko (prioritas)
(P) (A) (A)
RISIKO OPERASIONAL

1 Kesalahan -Pasien mengalami cedera 3 5 15 Sangat 1

penyerahan obat -Pasien tidak sembuh tinggi
dengan kemasan - Laporan terhadap RS
yang mirip
RISIKO KEUANGAN

2 Jumlah stok fisik Terdapat selisih kurang 4 3 12 Tinggi 2

obat tidak sama obat
dengan jumlah di
kartu stok
 3. PENGENDALIAN RISIKO

❖ Pengendalian risiko meliputi evaluasi risiko dan penanganan risiko

❖Evaluasi Risiko : untuk pengambilan keputusan mengenai

perlu tidaknya dilakukan penanganan Risiko lebih lanjut serta
prioritas penanganannya

❖Penanganan Risiko : mengidentifikasi berbagai opsi

penanganan Risiko yang tersedia dan memutuskan opsi
penanganan Risiko dan pembiayaan risiko.
 OPSI TINDAKAN JENIS PENGENDALIAN
Menghindari risiko 1 Menghentikan kegiatan
2 Tidak melakukan kegiatan
Mitigasi/modifikasi 1 Membuat/pembaharuan regulasi/standar,
risiko SPO,ceklist
2 Mengganti atau mengadakan alat
3 Mengembangkan sistem informasi

4 Pelatihan, pembahasan kasus

Berbagi/ 1 Asuransi
memindahkan risiko 2 Alih daya pekerjaan/outsourcing
Menerima risiko Mengambil /meningkatkan risiko untuk
memanfaatkan luangvalue
DAFTAR RISIKO AREA
MANAJEMEN FARMASI
 CONTOH DAFTAR RISIKO
AREA MANAJEMEN FARMASI
N Nama Risiko Dampak Skor Skor Skor Status Peringkat Deskripsi Risiko Pengendalian Risiko Batas Biaya Penanggu
o peluan dampa Risiko(R) Risiko (prioritas) waktu ( bila ada) ngjawab
g (P) k (A) =(P) x (A)

RISIKO OPERASIONAL
1 Kesalahan -Pasien mengalami 3 5 15 Sangat 1 - TTK tidak -melakukan telaah 5 1 bulan Kepala
penyerahan obat cedera tinggi melakukan benar sebelum obat IFRS
dengan kemasan -Pasien tidak sembuh telaah 5 benar diserahkan
yang mirip - Laporan terhadap RS - Labeling LASA - Melakukan labeling
tidak dilakukan obat LASA dan
dipisahkan
RISIKO KEUANGAN
2 Jumlah stok fisik Terdapat selisih kurang 4 3 12 Tinggi 2 - Pencatatan stok Pencatatan stok 1 hari Kepala
obat tidak sama obat dilakukan di dilakukan setelah IFRS
dengan jumlah di akhir layanan mengambil obat
kartu stok - Tidak - menghitung obat
menghitung obat dengan benar
dengan benar

DIUSULKAN MENJADI DAFTAR RISIKO RUMAH SAKIT

Setiap 3 bulan di lakukan evaluasi apakah ada penurunan

terhadap prioritas risiko di IFRS
 CONTOH DAFTAR RISIKO RS
N SAT Nama Risiko Dampak Skor Skor Skor Status Peringkat Deskripsi Risiko Pengendalian Risiko Batas Biaya Penanggu
o KER peluan dampa Risiko(R) Risiko (prioritas) waktu ( bila ada) ngjawab
g (P) k (A) =(P) x (A)

RISIKO OPERASIONAL
1 IFRS Kesalahan -Pasien mengalami 3 5 15 Sangat 1 - TTK tidak -melakukan telaah 5 1 bulan Kepala
penyerahan cedera tinggi melakukan benar sebelum obat IFRS
obat dengan -Pasien tidak sembuh telaah 5 benar diserahkan
kemasan - Laporan terhadap RS - Labeling LASA - Melakukan labeling
yang mirip tidak dilakukan obat LASA dan
dipisahkan
RISIKO KEUANGAN
2 IFRS Jumlah stok Terdapat selisih kurang 4 3 12 Tinggi 2 - Pencatatan stok Pencatatan stok 1 hari Kepala
fisik obat obat dilakukan di dilakukan setelah IFRS
tidak sama akhir layanan mengambil obat
dengan - Tidak - menghitung obat
jumlah di menghitung obat dengan benar
kartu stok dengan benar

TERHADAP 10 PERINGKAT RISIKO DI TETAPKAN FMEA

SETIAP 6 BULAN DILAPORKAN KEPADA PEMILIK UNTUK

ARAHAN DAN PERSETUJUAN