Manajemen risiko

perbekalan farmasi

Workshop Pengadaan Alkes, Obat dan Bahan Medis Habis Pakai

2 November 2023
 Apt. Devi Juwita S.Si

Rumah : Binong Permai Blok D4

nomor 30 Tangerang
Hp. 081380970566

Kepala Unit Farmasi Klinik Rawat

Jalan dan Ruang Tindakan

Instalasi Farmasi RSJPDHK

 NO

KODEIN
COBA-COBA

SANMOL
IBUPROFEN
CLINDAMYCIN
AMBROXOL
 Tujuan

Setelah mengikuti pembelajaran ini,

peserta mengetahui pengertian
manajemen risiko/ manrisk pada
perbekalan farmasi, mampu
mengidentifikasi manrisk
ditempat masing – masing dan
mampu membuat data
manajemen resiko.
 01 Pengertian manajemen resiko
Merupakan hal dasar Manrisk

02
Bahasan Alur & RISIKO perbekalan
farmasi
Langkah Kerja dan Ketentuan

03 Latihan membuat manrisk

 01
Manajemen
resiko
Mengetahui perngertian
dan teori pelaksanaan
Pelayanan Kefarmasian dan penggunaan Obat
memiliki risiko dalam implementasinya karena
pelayanan yang komplek sehingga harus di Kelola
agar pelayanan bermutu dan aman.

Aktifitas administratif dan klinis yang dilakukan untuk

mendeteksi, mengevaluasi dan mengurangi resiko cidera
pada pasien, pengunjung dan instalasi itu sendiri
(Joint Commission)
Manajemen Risiko dalam SNARS 1.1
Manajemen Risiko dalam SNARS 1.1
 Panduan
Manajemen Data
Mutu
 Risiko tidak bisa
Risiko ada NOL…
dimana saja....
Masing – masing Risiko
butuh treatment berbeda..
Begitu dekat
dengan
keseharian Ada Persyaratan,
pekerjaan…. Regulasi/
Peraturan …
 Pelayanan Kefarmasian
dan Penggunaan Obat
OBAT
 Ruang lingkup manajemen risiko

1. Memiliki sistem, sarana dan fasilitas

yang memadai, SDM yang kompeten
untuk memberikan pelayanan yang baik
🡪 Regulasi
2. Mengantisipasi potensi “harm” 🡪 FMEA
(failure mode and affect analysis)
3. Memiliki mekanisme mitigasi
(mengurangi dampak) akibat dari sistem
yang tidak bekerja dengan baik dan
belajar dari Kesehatan 🡪 RCA (Root
Cause Analysis)
Siklus Manrisk
 Identifikasi Risiko
Sumber Data : Lakukan :
Komplain
1. Mapping 🡪 Proses dan
1.

Laporan Medication Error

2. Subproses
Hasil Audit / Survei
3. Dampak Risiko
2.

Capaian Indikator
4. Risiko dikelompokkan 🡪
3.

Hasil Ronde
5. internal dan risiko
FMEA
6. ekternal
RCA
7.
 IDENTIFIKASI

Identifikasi Risiko Seleksi

Seleksi obat dilakukan dengan mempertimbangkan aspek safety, efficacy
dan quality
Risiko :
Seleksi Obat mempertimbangkan harga
1.

Tidak ada Verifikasi okumen mutu (NIE, CPOB, CoA, QC, BA/BE}
2.

Tidak ada bukti ilmiah yang mendukung

3.

Tidak mempertimbangkan produk LASA dengan obat yang Sudah di

4.

stok di RS
 Identifikasi Risiko Pengadaan
Obat di adakan sesuai dengan kebutuhan pasien dan
dilakukan sesuai aturan.

Risiko :
1.Obat tidak selalu tersedia saat dibutuhkan
2.Pengadaan obat tidak melalui jalur resmi
3.Anggaran pembelian obat tidak mencukupi
4.Tidak ada prosedur baku penanganan obat kosong
5.Pengadaan obat non formularium yang tidak dibatasi
6.Obat yang dibutuhkan belum memiliki ijin edar dari BPOM
7.Prosedur pengadaan obat SAS belum efisien
 Identifikasi Risiko Penyimpanan
Risiko :
1.Penyimpanan obat LASA belum ditandai.
2.Penyimpanan High alert medication belum dipisah
3.Penyimpanan obat tidak FEFO
4.Kekuatan obat dengan zat aktif sama sangat bervariasi
5.Suhu penyimpanan obat tidak sesuai
6.Obat pasien di ruang penyimpanan tidak aman/ tidak
terkunci
7.Tempat penyimpanan tidak di inspeksi berkala
8.Obat pada Troli dan tas emergensi tidak lengkap
9.Obat Mendekati kadaluarsa tidak diberi tanda
10.Obat kadaluarsa masih tersimpan
11.Obat dari luar RS tidak diperiksa mutunya.
 Identifikasi Risiko Pendistribusian
Pendistribusian obat menjamin kualitas dan kuantitas yang aman
sampai ketujuan

Risiko :
1.Tidak dilakukan serah terima obat diruang rawat
2.Troli obat tidak memadai untuk penghantaran obat
3.Penghantaran obat oleh petugas yang tidak berwenang
4.Obat recall belum ditarik
 Risiko :
1. Resep tidak terbaca (belum
elektronik )
2. Resep/ Instruksi pengobatan Identifikasi Ri
tidak lengkap
3. Resep/ Instruksi pengobatan Peresepan
tidak lengkap
ASSESMENT
 PENGENDALIAN
Penanganan Risiko
Penanganan Risiko

Menghindari Memindahkan
Menghindari Risiko Memindahkan
Risiko
Risiko Tidak melakukan kegiatan beresiko Asuransi, berkontrak
Risiko
Tidak melakukan kegiatan beresiko Asuransi, berkontrak

Mengurangi
Mengurangi
Menerima Risiko
Risiko Risiko
Tetap lakukan Tindak Lanjut FMEA,
Menerima Risiko
monitoring, / early Tindak
CAPA setelah RCA Lanjut FMEA,
warning system CAPA setelah RCA
Tetap lakukan
monitoring, / early
warning system
 RCA FMEA

• Dipicu dari kejadian • Proses beresiko tinggi terhadap mutu

Sentinel layanan dan keselamatan pasien
• Analisis yang sangat • Analisis yang proaktif
reaktif • Diagram alur proses
• Kronologis Kejadian • Bukan hanya untuk pelayanan baru,
dapat juga untuk pelayanan yang lama
namun akan di kembangkan
 Failure Mode and Effect Analysis
(FMEA)
1. Menganalisis proses & outcome sebelum masalah muncul
2. Mengidentifikasi secara proaktif dititik mana dan
bagaimana proses dapat gagal, mengapa gagal dan
bagaimana Upaya pencegahannya
3. Melakukan re-design proses dan uji coba
4. Menerapkan proses baru
Siklus PDSA untuk pembelajaran dan Perbaikan
(PDSA)
1. PLAN (pemilihan, penetapan kriteria)
2. DO (pengumpulan data, evaluasi data)
3. STUDY(program perbaikan)
4. ACTION (evaluasi Program)

Model for
Improvement
 Analisa Akar Masalah (Root Cause Analysis)
(RCA)

1. Menganalisis secara retrospektif penyebab mendasar (root cause),

mengapa suatu peristiwa tidak di harapkan dapat terjadi
2. Pertanyaan pada RCA
1. Apa yang terjadi ?
2. Mengapa terjadi?
3. Apa yang sebenarnya terjadi pada kondisi normal
4. Apa yang harusnya sesuai kebijakan
5. Apa yang harus dilakukan jika terjadi lagi?
6. Bagaimana mengevaluasi lanjutanya?
 Strategi pengurangan Risiko
Lemah

Lemah
 02
Alur & Risiko
perbekalan farmasi
 SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT
SCM

PABRIK DISTRIBUTOR RUMAH SAKIT

BA, BE, COA, CPOB, IZIN EDAR, ISO, CDOB, DLL
HARGA

PASIEN DEPO GUDANG

SYARAT-SYARAT PENYIMPANAN
 Rekomendasi pengadaan
KOMPENDIUM 1 ori, 1 metoo, 3 generik

Usulan pengadaan Pengadaan oleh

Usulan kontrak Kontrak per bulan Penyedia
FORNAS IPBJ
payung payung berdasarkan KP &
(SP)
Tim e-catalog
KFT FORKIT
Data Pengiriman barang

Pemakaian
Usulan SMF

Pasien
Depo Gudang Farmasi
Penerimaan
(PPHP)
Farmasi Input penerimaan
Input BAST
Billing potong stok
Acc/tidak
Rawat Inap
Rawat Jalan
Sesuai Jaminan Pembelian ke
JKN/perusahaan JKN/umum
luar RS

Pembelian dgn
Rawat Inap Acc tim KFT
Obat non
Petty cash
Fornas/Forkit

tidak ALUR PENGADAAN & PELAYANAN OBAT

Saran Subtitusi ALKES FARMASI
 Membuat Alur pengadaan berkolaborasi
1 dengan semua pihak terkait
 Alur Rantai Perbekalan Rumah Sakit
Start

End

Titik Kritis pada Rekomendasi Obat dan Alkes dari Tim Kajian Farmasi dan Terapi
2

Pembahasan Daftar Risiko pada alur pengadaan

2 pembahasan grading (frekuensi dan dampak) dan
tentukan titik kritis
2
 Alur Rantai Perbekalan Rumah Sakit
Start

End

Titik Kritis pada Rekomendasi Obat dan Alkes dari Tim Kajian Farmasi dan Terapi
DAFTAR RISIKO
USULAN DARI KA SMF 🡪 REKOMENDASI TIM KFT

Disposisi ke Tim KFT Rekomendasi

Permintaan
Levosimendan
Levosimendan (Ka
SMF)
SK CRITICAL SUPPLY
Obat dan Alkes kritis
 Daftar Risiko dan Mitigasi Obat
PERNYATAAN
NO KEGIATAN PENYEBAB UTAMA MITIGASI RISIKO
RISIKO
1 2 5 6 8
Proses pengantaran Sediaan Kendaraan yang digunakan untuk pengiriman Sediaan
Prinsiple memiliki lebih dari 1 kendaraan
1 Farmasi Alkes dan BMHP dari Sediaan farmasi, alkes dan BMHP Rusak Farmasi, Alkes dan BMHP dari Pabrik ke PBF tidak dilengkapi
dengan cool box
Pabrik ke Distributor dengan alat monitoring suhu yang sesuai
Penyimpanan Sediaan Sediaan farmasi, alkes dan BMHP rusak karena
2 Farmasi Alkes dan BMHP di Sediaan farmasi, alkes dan BMHP Rusak penyimpanan yang tidak tepat (suhu dan kelembaban tidak Terdapat genset, terdapat loger
distributor sesuai), listrik mati
Proses pengiriman Sediaan Kendaraan yang digunakan untuk pengiriman Sediaan
Sediaan farmasi, alkes dan BMHP Distributor memiliki lebih dari 1 kendaraan
3 Farmasi Alkes dan BMHP dari Farmasi, Alkes dan BMHP ke PBF tidak dilengkapi dengan
terlambat dikirim dengan cool box
Distributor ke Rumah Sakit. alat monitoring suhu yang sesuai
1. Barang diterima dengan masa ED
Proses penerimaan Sediaan
kurang dari 1 tahun 1. Pencatatan penerimaan barang farmasi belum diakomodir
Farmasi, Alkes dan BMHP Membuat Cek list saat penerimaan barang
3 2. Barang di terima dengan kemasan secara terintegrasi (sistem digitalisasi)
diGudang Farmasi Rumah oleh PPHP
yang tidak bagus 2. Obat/alkes yang diterima tidak sesuai spesifikasi yang
Sakit
3. Barang kurang jumlah diminta user.
1. Sediaan farmasi, alkes dan BMHP dengan bentuk pen
yang sama dan warna yang hampir sama memungkinkan
Kegiatan Penyimpanan 1. Salah mengambil barang karena LASA
petugas salah ambil 2. Melakukan doble cek pemeriksaan obat oleh 2
4 Sediaan Farmasi, Alkes dan 2. Barang sampai kadaluarsa
Sediaan farmasi, alkes dan BMHP kadaluarsa karena orang petugas
BMHP digudang Farmasi 3. Barang salah simpan
pengambilan tidak menggunakan FIFO atau FEFO
3. Barang terlewat disimpan pada refrigerator
Kegiatan pengiriman barang Barang sudah di keluarkan digudang farmasi, tidak langsung
5 dari Gudang Farmasi ke Depo Sediaan farmasi, alkes dan BMHP rusak diambil. Insulin diluar kulkas lebih dari 30 menit ( pengecekan monitoring suhu harian
farmasi sampai dengan sampai didepo)
1. Sediaan farmasi, alkes dan BMHP dengan bentuk pen
yang sama dan warna yang hampir sama memungkinkan
Kegiatan penyimpanan 1. Salah mengambil barang karena LASA Melakukan doble cek pemeriksaan obat oleh 2
petugas salah ambil 2.
6 sediaan farmasi, alkes dan 2. Barang sampai kadaluarsa orang petugas, membuat gambar FEFO dan
Sediaan farmasi, alkes dan BMHP kadaluarsa karena
BMHP di depo farmasi 3. Barang salah simpan FIFO
pengambilan tidak menggunakan FIFO atau FEFO
3. Barang terlewat disimpan pada refrigerator
Kegiatan penyimpanan
sediaan farmasi, alkes dan
7 Sediaan farmasi, alkes dan BMHP Suhu penyimpanan diluar suhu kamar monitoring suhu harian
BMHP selama diruang
keperawatan
Alur Pelacakan
Kunjungan Pabrik secara Virtual

DANKOS
 KONTRAK

Kontrak Alkes
Kontrak
Katub Bio
Obat Insulin
Pengadaan Perbekalan Farmasi
Monitoring Pengiriman Produk Rantai
DIngin
Penerimaan oleh Panitia PPHP

Cek List yang diisi

oleh PPHP untuk
memastikan
Sediaan Farmasi
Alkes BMHP yang
diterima dalam
kondisi baik.

Jika tidak
memenuhi syarat,
maka barang di
tolak.
 Penyimpanan di gudang Farmasi

Penyimpanan Insulin dan Katub di Gudang Farmasi dengan

monitoring suhu dan kelembapan
Bukti penyimpanan di depo farmasi

Penyimpanan Insulin dan Katub

di depo Farmasi dengan
monitoring suhu dan
kelembapan
Penyimpanan obat diruang Rawat
Di dalam lemari
high Alert dalam
keadaan terkunci
Kunjungan Penyimpanan di Distributor
 Penyimpanan dan Pemantauan Suhu
ruangan / Gudang penyimpanan Enseval
 Kunjungan Melihat Penyimpanan Insulin di
Distributor Anugrah Argon Medica
Cek List

Rabu, 15 maret 2023

Penyimpanan Insulin

Ruang penyimpanan
Insulin suhu dingin
- Monitoring suhu
harian
Proses Pengirim
barang dari AA
ke Rumah Saki
KUNJUNGAN
 03
Latihan membuat
manrisk
Buatlah Manrisk pada Instansi
bapak dan ibu yang terdiri dari
Identifikasi Resiko dengan
template yang dibagikan?
2
“Menjadi baik itu mudah, dengan
hanya diam yang tampak adalah
kebaikan. Yang sulit adalah menjadi
bermanfaat karena itu butuh
perjuangan”

KH. Sahal Mahfudz