PANDUAN MANAJEMEN DAN RESIKO

I. Definisi

Yang dimaksud dengan resiko adalah kerugian yang mungkin terjadi pada tiap unit

waktu atau kagiatan.

Analisa resiko merupakan untuk menentukan estimasi resiko secara kuantitatif atau

kualitatif berdasarkan teknik – teknik evaluasi maupun matematis.

Analisa resiko merupakan proses untuk mengenali bahaya (hazard) yang mungkin

terjadi dan bagaimana kegawatan dan bahaya tersebut.

II. Ruang Lingkup

1. Manajemen Resiko Lingkungan

2. Manajemen Resiko Terkait Program

3. Manajemen Resiko Layanan Klinis

III. Manajemen Resiko

A. Manajemen Resiko Lingkungan

a) Definisi

Manajemen resiko lingkungan di Puskesmas adalah penerapan manajemen

resiko untuk meminimalkan dampak yang ditimbulkan oleh aktifitas atau

kegiatan di Puskesmas pada kesehatan pasien, petugas maupun pada

lingkungan.

b) Ruang Lingkup Penerapana Manajemen Resiko Lingkungan

Lingkup pelaksanaan manajemen resiko lingkungan di Puskesmas

meliputi :

1) Penilaian persyaratan bangunan, sarana prasarana dan kondisi lingkungan

Puskesmas.

2) Identifikasi resiko kondisi yang berdampak pada pasien, petugas, dan

lingkungan sekitar Puskesmas.

 3) Tatalaksana penerapan manajemen resiko lingkungan.

4) Pemantauan penerapan manajemen resiko lingkungan.

B. Manajemen Resiko Layanan Klinis

a) Definisi

Manajemen resiko merupakan identifikasi, evakuasi, mengendalikan dan

meminimalkan resiko dalam suatu organisasi secara menyeluruh. Manajemen

resiko layanan klinis suatu pendekatan untuk mengenai keadaan yang

menempatkan pasien pada suatu resiko dan tindakan untuk mencegah

terjadinya resiko tersebut.

Manajemen resiko layanan di Puskesmas dilaksanakan untuk meminimalkan

resiko akibat adanya layanan klinis oleh tenaga kesehatan di Puskesmas yang

dapat berdampak pada pasien maupun petugas.

Tujuan utama penerapan manajemen resiko layanan klinis di Puskesmas

adalah untuk keselamatan pasien dan petugas. Penyusunan panduan

manajemen resiko layanan klinis bertujuan untuk memberikan panduan bagi

petugas kesehatan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang paling aman

untuk pelanggan Puskesmas.

b) Ruang Lingkup Penerapan Manajemen Resiko Layanan Klinis

Manajemen resiko layanan klinis mencakup adanya prosedur untuk mencegah

kejadian yang membahayakan (preventing harm) dan prosedur untuk

meminimalkan resiko (patient safety).

Lingkup penerapan manajemen resiko layanan klinis di Puskesmas Lembeyan

meliputi :

1) Resiko yang berhubungan dengan pasien / pengunjung Puskesmas

2) Resiko yang berhubungan dengan petugas kesehatan

3) Resiko yang berhubungan dengan staf puskesmas lainnya.

4) Resiko yang berhubungan dengan peralatan kesehatan dan properti

puskesmas lainnya.
 Penerapan manajemen resiko layanan klinis di Puskesmas Lembeyan

dilaksanakan di unit pelayanan yang menyelenggarakan layanan klinis yaitu :

1) Tempat Pendaftaran Pasien dan Rekam Medis

2) UGD dan rawat Inap

3) Klinik umum

4) Klinik KIA/KB

5) Klinik Gigi dan Mulut

6) Klinik Sanitasi

7) Pojok Gizi

8) Laboratorium

9) Pelayanan Farmasi

Ruang lingkup manajemen resiko pelayanan klinis juga melaksanakan di

jaringan pelayanan Puskesmas Lembeyan yang melaksanakan layanan klinis

seperti pemeriksaan, pengobatan dan tindakan termasuk imunisasi. Jaringan

pelayanan Puskesmas yang dimaksud meliputi : Puskesmas Pembantu (Pustu),

Ponkedes dan Polindes.

c) Penerapan Manajemen Resiko Layanan Klinis

Proses penerapan manajemen resiko layanan klinis meliputi kegiatan :

1) Identifikasi Resiko

Unit pelayanan dan jaringan Puskesmas mencatat resiko yang berpotensi

membahayakan pasien dan petugas yang bisa didapatkan dari :

- Hasil temuan pada audit internal

- Keluhan pasien / pelanggan Puskesmas

- Adanya insiden atau kejadian berbahaya yang pernah terjadi di unit

palayanan tersebut.
 Contoh daftar resiko pada layanan klinis di Puskesmas.

Unit Layanan Resiko

TPP dan Rekam - Kesalahan pemberian identitas rekam

Medis medis
- Kesalahan pengambialn rekam medis

Poli umum, Poli KIA, - Kesalahan diagnosa

KB, Kamar Tindakan, - Kesalahan identifikasi pasien/salah orang
Poli Gigi
- Kesalahan pemberian resep
- Kesalahan tindakan yang menimbulkan
pertukaran
- Monitoring pengobatan atau tindakan yang
kurang baik
- Insiden tertusuk jarum bekas pakai

- Limbah medis berceceran

- Paparan dengan luka terbuka atau cairan
tubuh pasien
- Menggunaka peralatan tidak steril

Laboraturium - Kegagalan pengambilan sampel sehingga

menimbulkan perlukaan.
- Kesalahan pemberian label sampai
laboraturium

- Kesalahan penulisan hasil pemeriksaan

laboraturium

- Hasil pemeriksaan hilang

- Sampel rusak atau hilang

Kamar Obat - Kesalahan memebaca resep

- Kesalahan pemberian obat

- Kesalahan dosis / formula obat

- Kesalahan edukasi cara minum /

pemakaian obat

- Kesalahan identifikasi pasien

- Pemberian obat kadaluwarsa

- Kesalahan penulisan label

- Pemberian obat rusak

- Kesalahan pengambilan obat

 Resiko yang telah teridentifikasi, dicatat dan dilaporkan kepada Tim Mutu
Puskesmas

2) Analisa resiko (Risk Assessment)

Resiko yang telah diidentifikasikan kemudan dilakukan analisis oleh Tim

Mutu Analisis resiko dilakukan dengan cara menilai tingkat kegawatan dari
resiko (severity assessment)
3) Evaluasi Resiko

Evaluasi resiko dilakukan untuk menentukan apakah memerlukan tindakan

perbaikan (treatment) ataukah tidak.

4) Tindakan atau perbaikan

Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan
rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan.
Setiap tindakan perbaikan dokonsultasikan kepada Puskesmas dan
dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya.

C. Manajemen Resiko Pelaksanaan Program

a) Definisi
Manajemen resiko pada pelaksanaan program Puskesmas merupakan upaya
untuk mengidentifikasi, menganalisa dan meminimalkan dampak atau resiko
atas pelaksanaan program Puskesmas.

b) Ruang Lingkup

Manajemen resiko pelaksanaan program Puskesmas meliputi resiko :

1) Resiko pelaksanaan program terhadap masyarakat sasaran

2) Resiko pelaksanaan program terhadap lingkungan

3) Resiko pelaksanaan program terhadap petugas pelaksana program

Tempat pelaksanaan program dan sasaran program termasuk pada

pelaksanaan kegiatan Posyandu balita dan Psyandu lansia.

c) Penerapan

Penerapan manajemen resiko pelaksanaan program meliputi kegiatan

1) Identifikasi Resiko

Resiko yang dapat timbul karena pelaksanaan program antara lain

 Program Resiko

Posyandu Balita - Kesalahan penetuan kebutuhan imunisasi

- Kesalahan cara pemberian imunisasi

- Kesalahan jenis imunisasi

- Kesalahan dosis vaksin

- Insiden kegagalan pemberian imunisasi

- Insiden efek samping imunisasi

- Ceceran limbah medis

- Insiden petugas tertusuk jarum

- Insiden balita terluka pada proses

penimbangan menggunakan dacin

- Kesalahan cara penimbangan

- Kesalahan pencatatan hasil pengukuran
dan pemeriksaan

Posyandu lansia - Kesalahan identifikasi

- Kesalahan pemeriksaan dan diagnosis

- Insiden perlukaan karena menggunakan
alat periksa
- Kesalahan hasil pemeriksaan laboratorium

- Insiden perlukaan karena pemerikasaan

laboraturium

- Insiden tertusuk jarum

- Insiden kontak dengan cairan tubuh
penderita
- Tidak menggunakan APD

- Kesalahan pemberian obat

- Kesalahan dosis obat

2) Analisis Resiko

3) Evaluasi Resiko

Resiko yang teridentifikasi dianalisis menggunakan formulir FMEA dan

analisis penyebab dengan menggunakan metode RCA (Root Caused

Analysis). Tingkat resiko yang memiliki nilai yang tinggi merupakan prioritas

untuk dilakukan pemecahan masalah. Identifikasi resiko dilaporkan kepada

Tim Mutu Puskesmas.

 4) Tindakan Perbaikan

Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan

rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan.

Setiap tindakan perbaikan dikonsultasikan kepada Kepala Puskesmas dan

dikomunikasikan kepada prtugas Puskesmas lainnya.

IV. Dokumentasi

Seluruh kegiatan manajemen resiko layanan klinis didokumentasikan dan dilaporkan

kepada Kepala Puskesmas

Proses Manajemen Resiko

Menetapkan lingkup
Manajemen risiko

Komunikasi Kajian resiko / risk assessment Monitoring,

dan Identifikasi risiko
audit
Konsultasi
dan
pd
Stake
Tinjauan

holders Analisis risiko (review)

Dukungan
internal

Evakuasi Resiko

Tidak

Ya
Tindakan/treatment
terhadap
risiko
V. Tata Laksana

Tata laksana manajemen resiko adalah :

1) Risk analisa / Analisa Resiko ;
a) Analisa resiko diawali dengan severity analysis
b) Untuk kejadian sentinel dan KTD (warna merah dan kuning)
Lakukan ; ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)
c) Upaya proaktif untuk memperbaiki suatu proes / prosedur pelayanan
Lakukan : FAILURE MODE & EFFECT ANALYSISI (FMEA)
2) Risk Evaluation / Penilaian Resiko ;
Menetapkan apakah suatu resiko memerlukan tratment atau tidak
Jika YA : Disusun Action Plan
3) Severity Assesment :
Menentukan tingkat keparahan resiko
1. Risk Analisa
a). Variable yang digunakan untuk menilai severity :
Dampak resiko dan probabilitas

DAMPAK RESIKO / SEVERITY

Tk. RISK DESKRIPSI DAMPAK

1 MINIMAL Tidak ada cidera

2 MINOR  Cidera ringan, misal : luka lecet

 Dapat diatasi dengan P3K

3 MODERAT  Cidera sedang , misal : luka robek

 Berkurangnya fungsi motorik / sensorik /
psikologis atau intelektual / reversibel,
tidak berhubungan dengan penyakit
 Setiap kasus yang memperpanjang
perawatan

4 MAYOR  Cidera luas / berat, misal : cacat / lumpuh

 Kehilangan fungsi motorik / sensorik /
psikologis atau intelektual / reversibel
tidak berhubungan dengan penyakit

5 EKSTRIM  Kematian yang tidak berhubungan

dengan perjalanan penyakit
 PROBABILITAS
FREQUENT : Sangat sering terjadi (tiap minggu / bulan) → 5

PROBABLE : Sering terjadi (beberapa kali / tahun) → 4

POSSIBLE : Mungkin terjadi (1 s/d tahun / kali ) → 3

UNLIKELY : Jarang terjadi ( > 2 s/d < 5 tahun / kali ) → 2

RARE : Sangat jarang terjadi 9 > 5 tahun / kali ) → 1

MATRIK GRADING RESIKO

Dampak Minimal/tak Minor Moderat Mayor Ekstrem/
significant Katatrospik
Probabilitas 1 2 3 4
Sangat sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(Tiap minggu/bulan)
5
Sering terjadi Moderat Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(bbrp kali/tahun)
4
mungkin terjadi Rendah Moderat Tinggi Ekstrim Ekstrim
(1-<2 tahun/kali)
3
jarang terjadi Rendah Rendah Rendah Tinggi Ekstrim
(>1-<5 tahun/kali)
2
jarang terjadi Rendah Rendah Rendah Tinggi Ekstrim
(>5 tahun/kali)
1

TINDAKAN SESUAI TINGKAT & BANDS RESIKO

LEVEL / BANDS TINDAKAN

Ekstrim Resiko ekstrim dilakukan RCA paling lama 45 hari

(Sangat tinggi) membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke
Kepala UPTD Puskesmas

High Resiko tinggi dilakukan RCA paling lama 45 hari.

(Tinggi) Dengan detail dan perlu tindakan segera. Serta

membutuhkan tindakan TOP Management.

Moderat Resiko sedang dilakukan investigasi sederhana

(Sedang) paling lama 2 minggu. Kepala UPTD Puskesmas
sebaiknya menilai dampak terhadap bahaya dan
kelola resiko
Low Resiko rendah dilakukan investigasi sederhana

(Rendah) paling lama 1 minggu diselesaikan dengan prosedur

rutin

b) Root Cause Analysis

Kategori merah atau kuning

Langkah RCA :

 Bentuk team RCA untuk suatu kejadian

 Pelajari kejadian

 Analysis sebab

 Menyusun rencana tindakan

 Melaporkan proses analysis dan temuan

1) Bentuk tim RCA

2) Mempelajari kejadian

 Menentukan masalah

 Mengumpulkan bukti – bukti yang nyata

 Melakukan wawancara

 Meneliti lingkungan kejadian

 Menggambarkan rantai terjadinya kejadian

 Mengenali faktor – faktor berkontruksi terhadap timbulnya kejadian

 Menenali kejadian – kejadian yang mengawali (TRIGGER)

3) Analisis penyebab

 Melakukan analysis dengan menggunakan pohon masalah diagram

tulang ikan untuk mengetahui atau kondisi yang menyebabkan

timbulnya kejadian.

 Lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi

timbulnya kejadian atau tidak beralasan lagi untuk melanjutkan.

 Mengeidentifikasi akar – akar penyebab

 Faktor manusia kelainan, incomentence, sistem pengelolaan

sumber daya manusia termasuk reward system.

 Sistem breakdown : system incapability

  Membuat sistem pengendalian

 Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan menagement sumber daya

 Merumuskan pernyataan akar masalah

4) Susun Rencana Tindakan ;

 Menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang

diidentifikasikan dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan

kejadian.

 Rencana tindakan disusun untuk tiap akar penyebab kejadian dan

pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan terhadap akar penyebab.

 Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi

5) Catat dan Laporkan :

 Catat proses dan alat yang digunakan
 Biaya yang dibutuhkan
 Ringkasan kejadian
 Proses investigasi dan analisis
 Temuan

Memahami penyebab Kejadian :

 Kegagalan aktif : pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh

seseorang

 Kondisi laten : breakdown dari proses atau sistem

- Kurangnya pendidikan

- Gagal mengikuti prosedur

- Alat yang rusak

- Desain yang tidak tepat

Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaiki sistem agar

meminimalkan resiko maka dilakukan FMEA.

 Suatu alat mutu mengkaji suatu peosedur secara rinci dan mengenali tanda –

tanda / indikator adanya kegagalan / kesalahan pada suatu prosedur, dengan

penilaian tiap tanda – tanda / indikator kesalahan / kegagalan, dapat mencari

penyebab terjadinya kesalahan / kegagalan, dapat mengenali akibat yang akan

terjadi dari kegagalan / kesalahan dan dapat menari solusi / pemecahannya

 dengan melakukan perubahan desain / prosedur.

Langkah – langkah :

 Bentuk team FMEA (orang – orang yang terlibat dalam suatu proses)

 Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadwal team.

 Tetapkan peran dari tiap anggota team

 Gambarkan alur proses yang ada sekarang

 Kenali failure modes pada proses tersebut

 Kenali penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan / kegagalan

 Kenali apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan / kegagalan.

 Lakukan penilaian untuk tiap jenis kesalahan / kegagalan :

 Sering tidaknya terjadi (occurrence) : → OCC

 0 : tidak pernah

 10 : sangat sering

 Kegawatan (severity) : → SV

 0 : tidak gawat

 10 : sangat gawat

 Kemudahan untuk terdeteksi (detectabilit) : → DT

 0 : mudah dideteksi

 10 : sangat sulit dideteksi

 Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan :

→ OCC x SV x DT

 Tentukan batasan (cut – off) RPN yang termasuk prioritas.

 Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action / solution).

 Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil.

 Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut.

 Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan.

 Kemingkinan terjadinya

Kemudahan dideteksi
Penyebab terjaduya

Risk PriorityNumber
Tingkat keparahan
Modul Kegagalan/

Indikqator untuk
RPN = 0XSXD
(occurrence )
Kesalahan

mengukur
(severity)
Aibatnya

Solusi
Severity Rating Scale :
Nilai Penjelasan Pengertian
10 Berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan
kematian pelanggandan kerusakan sistem
tanpa tanda – tanda mendahului
9 Sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan cidera
8 berbahaya berat / permanen pada pelanggan atau
gangguan serius pada sistem yang dapat
menghentikan pelayanan dengan adanya
tanda yang mendahului
7 Berbahaya
6 Berbahaya
5 Sedang

4 Berbahaya Kesalahan menyebabkan cedera sangat

3 sedang s/d ringan atau tidak cedera tetapi dirasakan
Ringan mengganggu oleh pelanggan dan atau
menyebabkan masalah ringan sistem yang
dapat diatasi dengan modifikasi ringan
2 Berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan
Ringan pelanggan tidak menyadari adanya masalah
tetapi berpotensi menimbulkan cedera
ringan atau tidak berdampak pada sistem
1 Tidak Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan
Berbahaya tidak berdampak pada sistem

Occurence Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

10 Kemungkinan Kesalahan terjadi paling tidak sekali sehari
terjadi dapat atau hampir setiap saat
dipastikan
9 Hampir tidak Kesalahan dapat diprediksi terjadi setiap 3
 dapat sampai 4 hari
dihindarkan
8 Kemungkinan Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling
7 terjadi sangat tidak seminggu sekali
tinggi
6 Kemungkinan Kesalahan terjadi sekali sebulan
5 terjadi tinggi
sedang
4 Kemungkinan Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tiga
3 terjadi tinggi bulan
sedang
2 Kemungkinan Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar
terjadi rendah setahun sekali
1 Kemungkinan Kesalahan hampir tidak pernah terjadi atau
terjadi sangat tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi
rendah

Detectabilit Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

10 Tidak ada Tidak ada mekanisme untuk mengetahui

peluang adanya kesalahan
untuk
diketahui

9 Sangat sulit Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi

8 diketahui yang menyeluruh, tidak feasible dan tidak
segera dapat dilakukan

7 Sulit Kesalahana dapat diketahui dengan

6 diketahui inspeksi manual atau tidak ada proses
yang baku untuk mengetahui, sehingga
ketahuan karena kebetulan

5 Berpeluang Ada proses untuk double checks atau

sedang inspeksi tetapi tidak otomatis atau
untuk dilakukan secara sampling
diketahui

4 Berpeluang Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin

3 tinggi untuk tetapi tidak otomatis
 diketahui

2 Berpeluang Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang

sangat otomatis
tinggi untuk
diketahui

1 Hampir Ada proses otomatis yang akan

dipastikan menhentikan proses untuk mencegah
untuk kesalahan
diketahui

Menentapkan “CUT OFF POINT” dengan pareto

 Urutkan nilai RPN dari yang tertinggi ke terendah
 Hitung presentasi komunikatif
 Perhatian nilai komulatif sampai dengan 80%, maka pada nilai komulatif 80%
tersebut kita tetapkan sebagai “CUT OFF POINT”.

Contoh :
Modus
Kegagalan / RPN Komulatif % Komulatif CUT OFF
kesalahan
Modus 1 320 320 27,40%
Modus 4 270 590 50,50%
Modus 3 240 630 70,90%
Modus 2 160 950 81,10% Cut Off ; 160
Modus 6 100 1050 89,70%
Modus 5 80 1130 96,60%
Modus 7 40 1170 100%

Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3, 2

VI. Dokumentasi

Dokumentasi dari Management Resiko ini nantinya dilakukan oleh masing – masing

Pokja sesuai dengan area prioritas yang disepakati bersama kemudian dilaporkan

kepada Wakil Management Mutu untuk diteruskan ke Kepala UPTD Puskesmas.

VII. Penutup

Demikian Panduan Management Resiko UPTD Puskesmas Lembeyan ini disusun dan
digunakan sebagai acuan dalam penyusunan SOP Management Resiko UPTD

Puskesmas Lembeyan. Panduan ini akan dievaluasi setiap tahun apabila diperlukan

perbaikan sebagaimana mestinya.