PDMEKINTAII KOTA SUKAbAIA

SEKRETAKIAT DAERAII
53r2t44 fax' 5345649
5345649,
Jl. Taman surya No. 1 T€tP' (o51)
SU RABAYA ( 60272 |

Surabaya, .27 fiIaret 2019

Kepada

Nomor o4stt\54 t436 7 .20t2019 Yth. Kepala Perangkat Daerah

Penting Di Lingkungan Pemerintah Koia

Sifat
Q,,.oF,-,re
Lampjran
Hal Tatalac-BclselglaallEr!" Di
SUMBAYA

SURAT EDARAN
43 Tahun 2009 tentang
Berdasarkan Undang-undang Republik lndonesia Nomor
Kearsipan, dan Peraturan Pemerjntah Nomor 28
fahun 2A12 tentang Pelaksanaan
Kearsipan serta Peraturan Daerah Kota
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2OOg tentang
Surabaya Nomor 3 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Kearsipan maka untuk
yang autentik dan terpercaya' dalam upaya
menjamin tercipta dan ketersediaan arsip
pengembangan e-government, perlindungan kepentingan
Negara dan hak-hak

keperdaiaan rakyat, keselamatan dan keamanan

arsip dan asset' maka diperlukan
kaidah dan standar kearsipan
penyelengga.aan kearsipan yang sqsuai dengan orinsip'

disampaikan kepada seluruh

Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini
sebagai berikut:
Perangkat Daerah sebagai pencipta arsip hal-hal
arsip
1. Menetapkan petugas untuk melakukan pengelolaan
2MelakukanPemberkasanarsipyaitupenyusunankelompokarsipsesuaidengan
skema pengaturan arsip yang telah ditetapkan
digunakan dalam pelaksanaan tugas
3. Menyimpan arsip aktif (alsip yang langsung
Cabinetlemari AGip' lvlap
fungsi organisasi) dengan menggunakan sarana Filling
utuk menuliskan judul/indeks berkas arsip'
Gantung/Folder dengan menggunakan Tab
lvlenata dirn menyimpan arsip inaktif dengan
menggunakan rak ars;p/roll opact' boks
4.
Jadwal RetensiArsip
arsip, folder di ruang penyimpanan arsip sesuai
berkas dan dafta' isi berka$ dari
5. Membuat Daftar Arsip AKif yang terdiri dari daftar
dan Daftar Arsip inaktif dari hasil
hasii pemberkasan dan penyimpanan alsip aktii
penataan dan penyimpanan arsip inaldif'
menggunakan blanko atau
6. Menggunakan prosedur peminjaman arsip dengan
bukti Peminjaman arsip
 Pemindahan arsip inaktif ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dapat dilakukan
terhadap arsip inaktif yang sekurang-kurangnya berumur 10 (sepuluh) tahun,
mempunya nilal guna, sudah dilakukan pengolahan dan ada Daftar Arsip, serta
telah dilakukan verifikasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan
fisik arsip dan peraturan-peraturan yang berlaku

Dalam penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud diatas dapat

dikoordinasikan dengan Dinas Felpirstakaan dan Kearcipan sebegal Lembaga
siPan Dderah.
^ea
Demikian untuk nrenjadikan perhatian dan pelaksanaannya.

-e,
m !-i na"rutem a N/ adya
il':fr969 I 2301 99503 1 003