Materi Pertemuan 14

1
MODUL PERKULIAHAN
F032100011 –
Komunikasi
Bisnis
Presentasi Bisnis
Abstrak Sub-CPMK
Pada modul ini akan Sub-CPMK 1

mempelajari mengenai Rapat / Mahasiswa setelah selesai mempelajari modul
Prentasi Bisnis ini diharapkan Mampu Menjelaskan dan
membedakan Presentasi Bisnis (CPMK 2.3)
Pendahuluan
Lap
Tujuan Instruksional Umum
Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi presentasi bisnis.
Diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognetive), memahami
(affective), dan mampu mengimplementasikan (psychomotor) kegiatan
presentasi bisnis.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi presentasi
bisnis, diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
1. Menjelaskan tujuan presentasi bisnis.
2. Menjelaskan bagaimana cara mempersiapkan suatu presentasi bisnis yang baik.
3. Mengidentifikasi perlengkapan yang diperlukan dalam presentasi bisnis.
4. Menganalisis siapa audiens Anda.
5. Menganalisis sinyal nonverbal yang Anda gunakan.
6. Bagaimana menumbuhkan percaya diri pada saat presentasi bisnis.
Tujuan Presentasi Bisnis
Secara umum presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok yaitu:
1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens
Pesan-pesan yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah diapahami dan
enak didengar audiens. Hindari bentuk presentasi yang membosankan,monoton,
tidak jelas, dan sulit dipahami
2. Menghibur audiens
Untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan
humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Perlu diingat bahwa
humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah selingan dan bukan
yang utama.
3. Menyentuh emosi audiens
Dengan gaya dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu
menggugah emosi audiens, seperti emosi bersemangat, terharu, hanyut dalam
keprihatinan, dan sebainya.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu
Dalam memotivasi audiens seorang pembicara perlu menyatakannya secara
eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi.
Persiapan Presentasi Bisnis
Dalam bidang apapun, keberhasilan dapat dicapai apabila dilakukan dengan
persiapan yang baik, begitu pula dengan presentasi bisnis. Dalam hal ini persiapan
yang diperlukan untuk presentasi bisnis mencakup:
a. Penguasaan terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan agar diperoleh tujuan
yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran.
b. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik
Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana
seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis
demi pencapaian tujuan yang dikehendaki. Sebagai contoh whiteboard, spidol,
OHP, slide, komputer, bagan, kamera, chart, video, dan lainnya.
2022 Komunikasi Bisnis

2 Garin Pratiwi Solihati,SE.,MM
Biro Bahan Ajar E-learning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
c. Menganalisis Audiens
Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa siapa, di
mana, kapan, mengapa dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat
mengidentifikasikan siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga
dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.
d. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi
Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana suatu lokasi untuk presentasi bisnis
akan memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam mengatur alat
bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasi tersebut. misalnya apakah
lokasi yang digunakan untuk presentasi sesuai dengan suasana. Bagaimana
kapasitas ruangannya, tata letak ruang, dan sebagainya.
Alat Bantu Presentasi Bisnis
Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan sangat
bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis materi, audiens,
maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan presentasi bisnis. Alat bantu
presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional
sampai dengan yang modern atau kontemporer.
Masing-masing alat bantu memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri.
a. Papan tulis hitam dan putih
Keunggulan:
Fleksibilitas dalam penulisannya
Kemudahan dalam melakukan koreksi
Dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama
Kelemahan:
Tulisan tangan sering kali sulit dibaca
Pembicara menutupi peserta saat menulis
Pembaca tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
Tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus
dulu
Spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara
optimal
Tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang
b. Flip chart
Keunggulan:
Pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi
Pembicara dapat merujuk catatan sebelumnya
Biaya relatif murah
Bisa diletakkan dimana saja
Kelemahan:
Susah dibaca
Pembicara sering menutupi peserta saat menulis
Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama
Mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet
Biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja

Muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas
Tidak cocok untuk peserta lebih dari 20 orang
c. Transparansi overhead projector

Keunggulan:
Cepat dan murah jika menggunakan fotokopi
Dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi tetapi biaya relatif mahal
Layar jelas meskipun dalam ruang yang terang
Visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat
sebelum presentasi dilakukan
Informasi dapat ditampilkan secara progesif meskipun secara manual
Overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau
pelatihan
Kelemahan:
Kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan
Umunya hasil fotokopi adalah hitam dan putih
Pergantian secara manual seringkali mengganggu pembicara dan mengalihkan
pembicaraan
Menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus
Kipas pada OHP sering kali berisik
Transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak
d. Slide
Keunggulan:
Slide foto warna mudah pembuatannya
Slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC
Dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya
Daya tahan cukup tinggi
Terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang
terbuat dari kaca
Slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket
Hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable
Kelemahan:
Proses produksi slide film 35 mm memrlukan waktu cukup lama
Harganya relatif mahal
e. Papan tulis elektronik
Keunggulan:
Kemudahan dalam melakukan koreksi
Mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut
Hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta
Kelemahan:
Tulisan tangan
Peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis
Pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan
ritme terganggu

Hasil cetakan seringkali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya
memang jelek
Seringkali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya
f. Video cassette recorder
Keunggulan:
Sangat praktis
Monitor TV dan VCR banyak tersedia di perkantoran
Video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan
Tersedia pokok materi subjek secara luas termasuk pelatihan perushaan dan program
motivasional
Kelemahan:
Kualitas tampilan lebih rendah
Perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan
Untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif
Diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video
g. Panel LCD
Keunggulan:
Proyeksi data secara langsung dari PC secara real time
Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi
Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead
standar
Kelemahan:
Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar jelek
Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt
Ada tiga peralatan yang diperlukan seperti komputer, proyektor, overhead, dan panel
LCD
h. Proyektor LCD
Keunggulan:
Tampilan data dilakukan secara real time
Presentasi bisa dilakukan secara inetraktif dengan audiens
Dengan software presentasi, tampilan presentasi menjadi semakin menarik karena yang
ditampilkan dapat berupa data teks, suara, video
Kelemahan:
LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar kurang bagus
Harga LCD proyektor masih cenderung mahal
Peralatan yang diperlukan seperti komputer, LCD proyektor, dan layar
Kadangkala terjadi ketidaksesuaian
Analisis Audiens
Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu
persyaratannyapembicara harus dapat menganalisis audiens secara tepat. Oleh karena itu,
dalam menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan
mendasar berikut.
1) Siapa audiensnya?
2) Apa yang diinginkan audiens?
3) Di mana melakukan presentasi?

4) Kapan melakukan presentasi?
5) Mengapa melakukan presentasi?
6) Mengapa melakukan presentasi?
7) Bagaimana melakukan presentasi?
Analisis Bahasa Tubuh

Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi
bisnis antara lain meliputi ekspresi wajah, senyuman, kontak mata, gerakan tangan,
gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri.
Peninjauan Lokasi dan Percaya Diri

Peninjauan lokasi diperlukan guna mengetahui secara mendalam kesiapan alat
pendukung seperti penyediaan sound system, LCD Projector, overhead projector, dan
VCR. Di samping itu, juga guna mengetahui posisi alat bantu presentasi bisnis, peninjauan
lokasi juga mencakup tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC atau tidak, tata
lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor, dan sejenisnya. Salah satu faktor
yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah adanya faktor percaya diri yang
kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan
berdampak pada penyampaian presentasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai
sasaran yang diinginkan. Ketidakpercayaan diri seseorang pembicara dalam suatu
presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara
terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak air liur, tersenggal-
senggal, tegang wajah, dan tenggorokan tersumbat. Ada beberapa cara untuk
mengendalikan hal-hal tersebut.
1. Gemetar
Tangan dan lutut bergemetaran meupakan suatu homeostatik dari badan yang
membuang kelebihan energi. Jangan mecoba mengendalikan proses ini dengan
mencengkram mimbar atau memasukan tangan kedalam saku karena akan semakin
memperparah. Gunakan energi ke arah lebih positif dengan menyapa audiens dan
biarkan gerakan-gerakan itu secara wajar.
2. Bicara terputus-putus
Segera lepaskan kontak mata dengan audiens ketika pembicara kehilangan fokus
pemikiran. Ambilah nafas dalam-dalam dan hembuskan perlahan-lahan sambil
melihat catatan-catatan kecil.
3. Mulut kering
Sebaiknya sebelum melakukan presetasi untuk meminum segelas air. Hal ini guna
menghindari mulut kering danbhilangnya konsentrasi.
4. Tenggorokan tersumbat
Apabila seorang pembicara melakukan presentasi bisnis tiba-tiba tenggorokan
terasa tersumbat seharusnya belajar menguap secara diam-diam sambil
menundukkan kepala.
5. Tersenggal-senggal
Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu presentasi
bisnis. Oleh karena itu, seorang pembicara yang profesional harus selalu mencari berbagai
upaya untuk mengembangkan keprcayaan dirinya. Peter Urs Benders dalam buku Secrets
of Power memberikan tips untuk mengembangkan percaya diri di antaranya:

 Saat Anda diperkenalkan, tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin
(audiens) dan kemudian kepada orang yang mengatakan segala yang baik dari
Anda.
 Mulailah perlahan-lahan dengan punggung dan dagu agak tegak, kemudian
percepat secara perlahan.
 Bukalah presentasi Anda dengan melakukan sesuatu secara sungguhsungguh.
 Mengakui bahwa Anda lebih tahu tentang topik tersebut daripada pendengar Anda.
 Pakailah pakaian yang terbaik.
 Yang terpenting hiasi wajah dengan senyuman.
Berlatih Presentasi Bisnis

Agar presentasi bisnis mencapai sasaran perlu diperhatikan hal sebagai berikut:
1) Identifikasi Audiens
2) Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis
3) Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap
4) Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis kedalam sub-sub judul
5) Tulislah kedalam kartu ukuran kartu pos
Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu.
Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk
pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk
membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar
kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya
membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah,
menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan
menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut

hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup
banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis)
apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat
kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana)
pendukungnya.
Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis.
Apa yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis (nonbusiness
meeting)! Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah

tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu
orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba),
disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler
seremonial.
Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,

peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis
bersifat formal dan tidak formal.
Tujuan Rapat Bisnis.
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills

menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:
1. Berbagi informasi
Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan
untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta
rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran menginformasikan
kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami
perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester
lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya berjalan
dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan
dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari
masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan

pendapat nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan
perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang
memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu
ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau
malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen

Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan
biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk
mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk
mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar
mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.
Jenis-Jenis Rapat.
Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke dalam lima
jenis, antara lain:
1. Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Dalam
briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan
arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau
menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka
dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan.
Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada

perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic (misalnya, setiap
hari senin jam 08:00 hingga jam 09:00 atau setiap hari mulai jam 08:00 hingga jam
09:00). Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang
bersifat incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai dengan
kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali, dua kali atau bahkan
dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa diartikan briefing yang dilakukan
secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu.
2. Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses
untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari
pihak lain.
3. Rapat komite (commite meeting)

Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah
tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat
ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri
dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses
pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir)
dan tanpa hasil. Namun yang terp[enting dalam rapat komite adalah setelah ada
kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat
menerima keputusan bersama tersebut.
4. Rapat dewan (council meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta yang ada
dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda
dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah
keputusan consensus bersama.
5. Negosiasi (negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat dihindari.
Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan besar. Bahkan pada
perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses negosiasi dalam dunia bisnis
mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara
mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara
yang saling menguntungkan semua pihak.
Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat
dapat dikelompokan kedalam tiga jenis, yaitu:
1. Rapat informasional (informational meeting)
Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat
yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat
bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan sebuah informasi: usahakan
informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.
Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat berupa: 1.
informasi umum yang bersifat rutin, misalnya: informasi tentang diseiplin kerja, tata cara
pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kiantor (ATK) dan 2. informasi
khusus yang bersifat strategic, misalnya: informasi tentang pengembangan produk baru,

rencana akusisi perusahaan lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta perubahan visi
dan misi perusahaan.
2. Rapat motivasional (motivational meeting)
Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat
yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis
untuk bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan
kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan
kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting)
Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Salah satu bentuk partisipasi
peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Karena
pendengar yang baik dapat memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide,
gagasan, atau pandangan peserta rapatbisnis yang lain.
Perencanaan Rapat Bisnis
Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan
dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik
tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk
memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda
rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai).
Ada beberapa cirri tentang bagaimana mendisain sebuah agenda rapat bisnis yang baik,
antara lain:
· Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
· Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
· Cantumkan siapa saja yang hadir.
· Daftar topic yang akan dibahas.
· Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.
· Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

· Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya
seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.
Ada beberapahal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi
anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:
1. Undangan.
Undanga rapat bisnis bagi peserta sebainya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis
berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang
akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaiyan rapat bisnis secara
mendadak , misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa dilengkapi dengan
bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
2. Waktu dan tempat.
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan keseluruh peserta rapat. Dalam hal ini waktu menunjukan tanggal,
bulan, tahun dan jam berapa rapat bisnis dilaksanakan. Sedangkan mengenai tanggal
pelaksanaan nya rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan terinci. Misalnya; tempat
pelaksanaan rapat bisnis diruang arjuna wiwaha, lantai 2 hotel permata indah, jalan kusuma
bangsa no. 223 telp. (0271)123456 Sukarta 57126.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis.
Dalam hal ini menujuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu
akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para
peserta rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa
rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08:00 hingga jam 16:00.
4. Pembawa acara.
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan
dengan lancar, pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.
5. Ketua panitia penyelenggaraan.
Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya,
maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta dan bidang fungsional (misalnya;
departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia dan teknologi
informasi).
6. Jumlah peserta.
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus

disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang disediakan (bila harus
menginap dihotel), dan konsumsi yang harus disediakan bagi para peserta rapat bisnis.
7. Peserta yang diundang.
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai devisi, departemen, atau bagian dalam dan
luar perusahaan. Dalam hal ini perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam
suatu perusahaan, misalnya: Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai
manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai manajer
produksi dari dalam perusahaan.
8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional
diberi kesempatan untuk membuka dan menutup acara resmi agenda rapat bisnis, namun
dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis
dapat dilakukan pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi
yang terjadi pada saat itu.
9. Narasumber.
Penunjukan siapa yang diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat
tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah nara sumbernya
berasal dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi
nara sumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnsi tentunya adalah para
professional atau para ahli dibidannya.
10. Alokasi waktu untuk narasumber.
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas
berapa waktu untuk masing-masing nara sumber yang akan menyampaikan materinya
dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi Tanya jawab.
11. Waktu istirahat.
Agenda rapat bisnis seharus nya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk beristirahat,
sholat dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para
peserta untuk menyegarkan kembali energy yang terkuras selama berjam-jam disalam
ruang rapat bisnis. Pikiran yang sear diharapkan dapat membantu memunculkan ide-ide
yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan kedepan.
12. Presensi peserta.
Petugas yang diberi tugas untuk mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya
dating lebih awal disbanding dengan peserta rapat bisnis. Dalam hal ini tetugas presensi

sudah menyiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan
nama nya.

Daftar Pustaka
1. Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra. 12
2. Effendy, Onong Uchjana. 1986. Dinamika Komunikasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
3. Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.
(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.
4. Kreitner, Robert, dkk. 2005. Perilaku Organisasi (Organization Behaviour), Salemba
Empat: Jakarta.
5. Muhammad, Arni. 2004. Komunikasi Bisnis: Bumi Aksara.
6. Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
7. Richard. 2003. Manajemen, Erlangga: Jakarta.
8. Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Erlangga: Jakarta.
9. Veithzal. 2004 Kiat Memimpin dalam Abad ke-21.Radja Grafindo: Jakarta.
10. Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Printice Hall: Jakarta.
mendapatkan persetujuan terlebih dahulu

dari pihak yang berwenang; sebagai alat
pengontrol jalannya kegiatan. Proposal
digunakan sebagai pegangan pelaksanaan
setiap tahapan kegiatan; sebagai alat
evaluasi kegiatan.

Proposal digunakan sebagai alat evaluasi
kegiatan yaitu sebagai cerminan sukses
tidaknya suatu kegiatan yang dapat dilihat
dari rancangan yang ada di dalam proposal;
sebagai salah satu alat untuk memperluan
jaringan kerja dan komunikasi. Dilihat dari
segi hubungan sosial, proposal tidak hanya
berfungsi sebagai alat untuk memperoleh
persetujuan dari pihak lain melainkan
sebagai alat yang mendukung hubungan
kerja yang lebih komunikatif.
Tujuan dan Manfaat Proposal Bisnis
Ninis Sofi (2013) merumuskan tujuan dan
manfaat penulisan proposal bisnis sebagai
berikut: menjadi rencana yang mengarahkan

panitia dalam melaksanakan kegiatan
tersebut. Proposal digunakan sebagai
pegangan pelaksanaan, sehingga acara atau
kegiatan tersebut dapat berjalan dengan
baik dan sistematis sesuai dengan rencana
dan agar tujuan dari acara tersebut
memperoleh hasil yang diharapkan;
menjelaskan secara tidak langsung kepada
pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan
tersebut. Proposal disusun untuk
memberitahukan kepada donatur kegiatan
apa saja yang akan dilakukan pada aacara
tersebut; untuk meyakinkan para donatur
atau sponsor agar mereka memberikan
dukungan material maupun finansial dalam

mewujudkan kegiatan yang telah
direncanakan.
Proposal dibuat sebagai alat untuk

meyakinkan donatur agar pihak dari donatur
mau untuk menjalin kerjasama kepada pihak
penyelenggara; sebagai gambaran awal
sebuah kegiatan. Pada dasarnya sebuah
proposal diuraikan secara rinci mengenai
awal kegiatan, mulai dari tujuan kegiatan
hingga dana kegiatan; sebagai alat untuk
memperoleh persetujuan dari pihak
berwenang. Proposal digunakan sebagai
usulan atau perjanjian untuk melegalkan
suatu kegiatan sehingga perlu mendapatkan

persetujuan terlebih dahulu dari pihak yang
berwenang; sebagai alat pengontrol jalannya
kegiatan. Proposal digunakan sebagai
pegangan pelaksanaan setiap tahapan
kegiatan; sebagai alat evaluasi kegiatan.
Proposal digunakan sebagai alat evaluasi

kegiatan yaitu sebagai cerminan sukses
tidaknya suatu kegiatan yang dapat dilihat
dari rancangan yang ada di dalam proposal;
sebagai salah satu alat untuk memperluan
jaringan kerja dan komunikasi. Dilihat dari
segi hubungan sosial, proposal tidak hanya
berfungsi sebagai alat untuk memperoleh
persetujuan dari pihak lain melainkan

sebagai alat yang mendukung hubungan
kerja yang lebih komunikatif.
Jenis/Ragam Laporan dan Proposal Bisnis

Jenis/Ragam Laporan Bisnis
Ternyata laporan bisnis ada banyak
jenis atau ragamnya. Purwanto (2003)
menulis bahwa jenis atau ragam laporan
bisnis dibedakan menurut fungsinya, menrut
subjeknya, menurut fromalitasnya, menurut
keasliannya, menurut frekuensinya, menurut
jenisnya, menurut kegiatan proyeknya dan
menurut pelaksanaan pertemuan. Menurut
fungsinya, laporan bisnis dapat dibedakan
apakah memberi informasi atau untuk

analisis; menurut subjeknya laporan bisnis
dapat dibedakan berdasarkan pada
departemen mana suatu laporan itu
diperoleh, menurut formalitasnya, suatu
laporan dapat dibedakan atas dasar formal
atau non-formal. Laporan bisnis formal
biasanya disebut juga laporan panjang
sementara non-formal disebut juga laporan
pendek. Panjang-pendeknya laporan bisnis
tergantung pada kondisi dan situasi yang
ada; menurut keasliannya, laporan bisnis
dibedakan atas dasar oritas atau sukarela
dan apakah berasal dari public atau swasta;
menurut frekuensinya, laporan bisnis dapat
dibedakan atas dasar berkala atau khusus;

menurut jenisnya, laporan bisnis
dipengaruhi formalitasnya dan panjangnya
laporan, menuru kegiatan proyek, laporan
bisnis terdiri atas tiga tahap yakni laporan
pendahuluan, laporan perkembangan dan
laporan akhir serta menurut pelaksanaan
pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan
kedalam agenda, resolusi, notulen dan
laporan pertemu
Jenis/Ragam Proposal Bisnis
Sebagaimana laporan bisnis juga
terdapat pada penulisan proposal bisnis.
Angga Kusumanegara (2011) menulis bahwa
ragam atau jenis penulisan proposal dibagi
atas lima bagian penting yakni pemasaran,

operasional, sumber daya manusia,
teknologi informasi dan keuangan.
Pemasaranmembuat analisis lingkungan
bisnis termasuk segementasi pasar yang
dituju, trend pengembangan pasar, proyeksi
penjualan, produk dan jasa yang dihasilkan,
strategi pemasaran, saluran distribusi serta
strategi penetapan harga.
Operasionalmeyangkut rencana proses
produksi, rencana arus kas, rencana
pengembangan produksi serta rencana
investasi dan pengembangan usaha. Sumber
daya manusia berbicara tentang analisis
kompetensi, analisis kebutuhan dan
pengembangan SDM serta tahapan

pengemabangan IT. Keuangan menyoroti
tentang rencana arus kas yang meliputi
rencana kebutuhan investasi, analisis
dampak dan resiko usaha, rencana
pengembangan dana pinajam dan rencana
kebuhuan pinjaman termasuk agunan yang
dimiliki sementara teknologi informasi
adalah menyangkut tahapan pengembangan
teknologi informasi yang mendukung proses
produksi dan pengembangan bisnis berbasis
IT.
Persiapan Penulisan Laporan dan Proposal

Bisnis

Perencanaan, Pengorganisasian, Penulisan
Laporan Bisnis
Persiapan (perencanaan,
pengorganisasian) merupakan bagian yang
sangat penting bagi proses penulisan
laporan bisnis. Bagian ini melewati beberapa
tahap sebagai berikut: defenisikan masalah,
tujuan dan ruang lingkup; pertimbangkan
siapa yang akan menerima laporan;
menentukan ide atau gagasan;
mengumpulkan bahan yang diperlukan;
mengnalisis dan menfsirkan data;
mengorganisasi data dan mempersiapkan
outline akhir. Bagian ini juga menentukan
pokok-pokok laporan bisnis yang memuat

pendahuluan, teks dan penutup. Bagian
pendahuluan mengorganisasikan pemberi
kuasa, layout atau rencana presentasi,
masalah, maksud, ruang lingkup,
metodologi, sumber-sumber primer atau
sekunder, latar belakang, defenisi istilah,
keterbatasan, rekomendasi sementara teks
membahas dan mengembangkan hal-hal
penting dan rinci.
Penulisan laporan bisnis yang baik harus

mencakup temuan fakta yang penting dan
relevan serta penutup berfungsi untuk
merangkum laporan bisnis secara
menyeluruh, mengambil kesimpulan atau

memberi rekomendasi. Bagian penutup
diberi judul rencana tindakan atau proposi.
Pengorganisasian tubuh laporan bisnis
memuat cara menyusun tubuh laporan
bisnis yang bersifat deduktif atau induktif;
cara menyusun teks laporan bisnis yang
berisikan membuat topic-topik atau criteria,
menyusun urutan suatu peristiwa,
mendeskripsikan lokasi atau tempat,
menjelaskan suatu proses, menjelaskan
urutan tingkat pentingnya secara alphabet,
menyusun tingkat familiaritas, menyusun
sumber-sumber yang digunakan dan
pemecahan masalah serta metode outline

yang berisikan jenis-jenis judul, format
outline dan paralelisme dalam judul.
Perencanaan, Pengorganisasian, Penulisan

Proposal Bisnis
Persiapan yang menyangkut
perencanaan, pengorganisasian penulisan
proposal bisnis yang baik harus memenuhi
syarat-syarat antara lain sistematis,
berencana, mengikuti konsep ilmiah serta
jelas dan dapat dimengerti. Sistematis
artinya proposal disusun secara berurutan
menurut pola tertentu dari yang paling
sederhana hingga yang paling kompleks.
Berencana artinya proposal dibuat sesuai

langkah-langkah pelaksanaan serta mengacu
pada tujuan yang ingin dicapai. Mengikuti
konsep ilmiah artinya pengerjaan proposal
dari awal hingga akhir harus sesuai cara atau
metode ilmiah yang suda ditentukan serta
jelas dan mudah dimengerti artinya proposal
yang dibuat harus jelas dan menggambarkan
keseluruhan kegiatan yang akan
dilaksanakan sehingga dapat diterima dan
dimengerti dengan baik.
Pemanfaatan Dukungan Visual dalam

Laporan dan Proposal Bisnis

Penulisan laporan dan proposal bisnis akan
lebih mengena dan efektif apabila
dikmunikasikan secara visual dengan
memberikan tabel, grafik, bagan, diagram
atau gambar yang dibutuhkan. Visual aid
atau peraga dalam bentuk table, grafik,
gambar, diagram/bagan, peta(map) dan foto
sangat membantu pelaku bisnis dalam
menyampaikan pesan agar lebih jelas dan
mudah diterima. Contohnya, data
perkembangan aset ditampilkan dalam
bentuk grafik sebagai berikut: (maaf tabel
tak bisa dicopy)
Contoh Laporan dan Proposal Bisnis

Contoh Laporan Bisnis Panjang dan Pendek
Contoh Laporan Bisnis Pendek
Laporan bisnis pendek menurut
Purwanto (2003) adalah nama lain dari
laporan non formal yang mencakup judul
halaman, pengiriman, catatan akhir dan
lampiran. Untuk memudahkan pemahaman
contoh laporan bisnis pendek adalah laporan
harian yang singkat berkisar antara 2-4
halaman yang berisikan poin-poin penting
dalam perusahaan atau bisnis. Laporan
bisnis pendek bersifat memorandum atau
notulen.

Contoh Laporan Bisnis Panjang
Laporan bisnis panjang adalah nama
lain dari laporan fomal yang berisikan body
text memuat pendahuluan, isi dan penutup;
prefatory parts memuat sampul, judul,
halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan,
sinopsis, abstraksi, rangkuman abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel
serta supplemental parts memuat lampiran,
data pustaka, catatan akhir, daftar istilah
dan indeks. Laporan bisnis panjang adalah
laporan yang lebih kompleks dan lengkap
misalnya laporan akhir tahun pada saat
Rapat Anggota Tahunan (RAT bagi koperasi

kredit) atau Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS bagi perusahaan). Laporan bisnis
panjang bersifat manuscript. Menurut Mary
Ellen Guffey, et al (2006) menulis laporan
bisnis panjang atau formal menyajikan
informasi lengkap secara berurut bagi
pengambil keputusan dalam bisnis, industri,
pemerintah dan pendidikan.
Contoh Proposal Bisnis Panjang dan Pendek

Contoh Proposal Bisnis Pendek
Berikut ini ditampilkan contoh
penulisan proposal pendek sebagai berikut:
(maaf demi kerahasiaan, tidak kami
tampilkan pada media ini).

Contoh Proposal Bisnis Panjang
Penulisan proposal bisnis panjang
sesungguhnya hampir sama dengan
proposal usaha (bisnis) pendek hanya
gambarannya lebih detail dan lengkap serta
jumlah halaman2015.


Materi Pertemuan 14

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi Pertemuan 14

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

Pada modul ini akan Sub-CPMK 1

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

c. Transparansi overhead projector

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

Analisis Bahasa Tubuh

Peninjauan Lokasi dan Percaya Diri

2022 Komunikasi Bisnis

Berlatih Presentasi Bisnis

Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis.

2022 Komunikasi Bisnis

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,

Tujuan Rapat Bisnis.

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills

2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)

Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan

2022 Komunikasi Bisnis

Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada

2. Rapat konsultasi (advisory meeting)

3. Rapat komite (commite meeting)

2022 Komunikasi Bisnis

4. Rapat dewan (council meeting)

1. Rapat informasional (informational meeting)

2022 Komunikasi Bisnis

2. Rapat motivasional (motivational meeting)

3. Rapat partisipatif (participatory meeting)

Perencanaan Rapat Bisnis

· Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.

· Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.

· Cantumkan siapa saja yang hadir.

· Daftar topic yang akan dibahas.

· Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.

· Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.

2022 Komunikasi Bisnis

2. Waktu dan tempat.

3. Berapa lama waktu rapat bisnis.

5. Ketua panitia penyelenggaraan.

2022 Komunikasi Bisnis

7. Peserta yang diundang.

8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.

10. Alokasi waktu untuk narasumber.

11. Waktu istirahat.

12. Presensi peserta.

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

mendapatkan persetujuan terlebih dahulu

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

Proposal dibuat sebagai alat untuk

2022 Komunikasi Bisnis

Proposal digunakan sebagai alat evaluasi

2022 Komunikasi Bisnis

Jenis/Ragam Laporan dan Proposal Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

2022 Komunikasi Bisnis

Persiapan Penulisan Laporan dan Proposal

2022 Komunikasi Bisnis