RENCANA PENGELOLAAN PERALATAN MEDIK

(MEDICAL EQUIPMENT MANAGEMENT PLAN/MEMP)

1. PENDAHULUAN
Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit saat ini tidak dapat dipisahkan dari pemanfaatan peralatan medis
untuk menghasilkan diagnosis dan terapi yang optimal serta mewujudkan keselamatan pasien.
Keselamatan pasien menjadi komitmen dan janji dari manajemen rumah sakit termasuk petugas
keamanan, pengunjung dan keluarga. Pemanfaatan peralatan medis perlu diupayakan agar kondisi yang
tepat dapat dipertahankan sampai umur teknis peralatan medis mencapai ketentuan produksinya.
Optimasi peralatan medis adalah kombinasi dari keberhasilan untuk mempertahankan alat dalam kondisi
yang tepat dengan penggunaan peralatan medis sesuai dengan penggunaannya untuk tujuan diagnostik
maupun tujuan terapi dalam pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.
Ketentuan-ketentuan di atas dapat dicapai dengan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program
pemeliharaan yang komprehensif dengan mengikuti Peraturan dan keamanan dalam penggunaan
peralatan medis. Selain perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dari program pemeliharaan
yang komprehensif mengurangi bahaya, Pengendalian Bahaya dan Risiko yang terjadi dalam
pemanfaatan peralatan medis mendukung pelayanan kesehatan di rumah sakit. Perencanaan, pelaksanaan,
monitoring dan evaluasi dari program pemeliharaan yang komprehensif sedapat mungkin mencegah
kecelakaan atau cedera terhadap pasien dan petugas pelayanan dalam pemanfaatan peralatan medis.
Pada akhirnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dari program pemeliharaan yang
komprehensif memiliki kontribusi yang sangat signifikan dalam mewujudkan dan memelihara "Kondisi
Aman " untuk keberhasilan program keselamatan pasien.

2. TUJUAN
MEMP ini dirancang untuk menjamin pemilihan peralatan medis yang tepat, mendukung proses
pelayanan medis di RSUP Fatmawati, memastikan persiapan staf yang efektif dan bertanggung jawab
atas penggunaan, pemeliharaan dan perbaikan peralatan, dan terus-menerus memastikan ketersediaan
peralatan yang efektif dan aman melalui program pengadaan dan pemeliharaan yang direncanakan,
perbaikan tepat waktu, monitoring dan evaluasi dari semua peristiwa yang dapat berdampak negatif
terhadap keselamatan pasien atau staf. Tujuan dari rencana pengelolaan ini adalah untuk meningkatkan
penggunaan peralatan medis yang aman dan efektif.

3. SASARAN
Sasaran MEMP ini adalah untuk mematuhi setiap standar Joint Commission on the Accreditation of
Healthcare Organizatuions (JCAHO) dan unsur kinerja pengelolaan peralatan medis, yang mencakup
semua kegiatan sebagai berikut:
• Untuk mengadakan peralatan klinis yang sesuai dengan kebutuhan layanan serta mempertahankan
keselamatan pasien dan penyedia perawatan pasien.
• Untuk meningkatkan kehandalan operasional dan fungsi dari peralatan medis melalui Preventive
Maintenance (PM).
• Untuk mengurangi insiden kerusakan alat tiba-tiba
• Untuk mengidentifikasi peluang peningkatan kinerja peralatan medis.
• Untuk mengidentifikasi semua peralatan medis yang digunakan dalam terapi, diagnosis dan
pemantauan pasien, berdasarkan risiko dari peralatan yang digunakan, kebutuhan pemeliharaan, dan
riwayat rumah sakit serta jenis peralatan.
 Untuk mengelola peralatan medis dengan menggunakan PM, kalibrasi, pengujian dan inspeksi
peralatan, serta dengan melakukan dokumentasi status peralatan.
• Untuk mengumpulkan informasi tentang masalah, kegagalan, malfungsi dan kesalahan pengguna, dan
identifikasi daerah mana yang perlu pengembangan.
• Untuk memprioritaskan perbaikan peralatan dan memberikan respon cepat untuk perbaikan.
• Untuk mengevaluasi laporan masalah dan kegagalan yang harus dilaporkan dalam mekanisme
Peraturan Keamanan Alat Medis, peralatan yang telah atau mungkin menyebabkan kematian, atau
bahaya medis yang signifikan.

1
 • Melaporkan kepada Direksi secara teratur, data dan informasi tentang peralatan, isu-isu manajemen,
kompetensi staf, dan peraturan yang telah dikumpulkan dan dianalisis, dan hasil permasalahan yang
telah dipilih untuk Program.

4. LANDASAN HUKUM
Sebagai dasar hukum dalam pengelolaan peralatan medis dan keperawatan merupakan peraturan-
peraturan sebagai berikut:
1. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
2. Peraturan Pemerintah Rl Nomor: 72 Tahun 1998 tentang Persiapan Keamanan Farmasi dan Peralatan
Medis.
3. Keputusan Menteri Kesehatan R.l. Nomor: 1184/Menkes/Per/X/2004 tentang Keselamatan Peralatan
Medis dan Kebutuhan Rumah Kesehatan.
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor: 363/Menkes/Per/IV/1998 tentang Pengujian dan Kalibrasi
Alat Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.
5. Keputusan utama Direktur Utama RSUP Fatmawati Nomor: Hk.03.05 / II.1/1264/2012 tentang
Pengelolaan dan Keamanan Fasilitas RSUP Fatmawati.

5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

a. Direktur Utama
1. Menetapkan kebijakan organisasi, peraturan dan pelaksanaan terkait dengan peralatan medik dan
keperawatan yang dikelola oleh Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan RSUP Fatmawati.
2. Menetapkan, mendukung dan menjamin Manajemen Plan Peralatan Medik dan Keperawatan yang
dikelola oleh Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan RSUP Fatmawati.
3. Menetapkan waktu pelaksanaan evaluasi program dan memberikan tanggapan rekomendasi dan
tindak lanjutnya.

b. Direktur Medik dan Keperawatan

1. Membimbing dan membina Manajemen Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan RSUP
Fatmawati.
2. Mengevaluasi Manajemen Plan Peralatan Medik dan Keperawatan yang di kelola oleh Bidang
Fasilitas Medik dan Keperawatan RSUP Fatmawati.
3. Memantau kinerja Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan RSUP Fatmawati.

c. Kepala Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan.

1. Menyusun rencana kerja Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan dengan membuat Strategic
Action Plan.
2. Menyusun Kebijakan dan Prosedur di lingkungan Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan.
3. Menyusun kajian perencanaan pengadaan peralatan medik dan keperawatan yang digunakan
dalam pelayanan.
4. Menyusun program perencanaan pemeliharaan dan pemanfaatan alat medik yang ada di RSUP
Fatmawati.
5. Bertanggung jawab terhadap pembuatan kajian monitoring dan evaluasi:
a. Pelaksanaan perencanaan pengadaan alat medik sesuai kebutuhan pelayanan
b. Pemanfaatan peralatan medik di Jajaran Direktorat Medik dan Keperawatan.
c. Ketersediaan, kondisi dan umur alat medik yang digunakan dalam pelaksanaan pelayanan
d. Pelaksanaan program pemeliharaan alat medik meliputi inspeksi, preventive maintenance,
perbaikan dan kalibrasi.
6. Membuat Laporan berkala dan Laporan tahunan pelaksanaan Program Perencanaan &
Pengembangan serta Program Pemeliharaan alat medik.
7. Melaksanakan pemantauan tindak lanjut rekomendasi laporan atau permasalahan alat medik di
pelayanan.

d. Kepala Seksi Perencanaan dan Pengembangan

2
 1. Mengumpulkan data/ informasi /telaahan untuk rancangan awal Rencana Bisnis dan Anggaran RS
di bidang fasilitas medik dan keperawatan berdasarkan peraturan yng berlaku dan referensi
terkait;
2. Menyusun rancangan awal rencana pelaksanaan kegiatan Seksi Perencanaan dan Pengembangan
Fasilitas Medik dan Keperawatan
3. Mengumpulkan data/informasi/telaahan untuk koordinasi kegiatan perencanaan dan
pengembangan fasilitas medik dan keperawatan.
4. Membuat rancangan instrumen pelaksanaan kegiatan perencanaan dan pengembangan di Bidang
Fasilitas Medik dan Keperawatan;
5. Laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Perencanaan dan Pengembangan Fasilitas Medik dan
Keperawatan
6. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja pegawai di lingkungan Seksi Perencanaan dan Pengembangan
Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran tugas.

e. Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi

1. Menyusun rancangan awal rencana pelaksanaan kegiatan Seksi Monitoring dan Evaluasi Bidang
Fasilitas Medik dan Keperawatan berdasarkan peraturan yang berlaku dan referensi terkait.
2. Menyusun rancangan instrumen pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi kondisi, mutu,
utilitas alat medik dan keperawatan;
3. Mengumpulkan data/informasi/telaahan untuk bahan koordinasi pelaksanaan kegiatan
pemeliharaan di bidang fasilitas medik dan keperawatan;
4. Mengumpulkan data/informasi/telaahan untuk laporan hasil koordinasi pengendalian,
monitoring, evaluasi dan pengawasan kondisi, mutu dan utilitas alat medik;
5. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Monitoring dan Evaluasi Fasilitas Medik dan
Keperawatan
6. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja pegawai di lingkungan Seksi Monitoring dan Evaluasi
Fasilitas Medik dan Keperawatan

f. Bagian Perencanaan dan Anggaran

Bertanggung jawab dalam penyusunan Rencana Bisnis Anggaran (RBA) RS dan berkoordinasi
dengan Penanggung jawab anggaran dalam pelaksanaan RBA tersebut.

g. Bidang Pelayanan Medik

Bertanggung jawab dalam perencanaan, monitoring dan evaluasi pelayanan di sarana pelayanan dan
berkoordinasi dengan Bidang Fasilitas Medik dalam pengembangan pelayanan.

h. Satuan kerja/Instalasi.
1. Menginventarisir seluruh peralatan medik dan keperawatan di masing-masing satuan kerja
2. Mengusulkan kebutuhan peralatan medik dan keperawatan untuk penggantian dan
pengembangan pelayanan
3. Menjaga keutuhan, kelengkapan, dan kebersihan peralatan medik dan keperawatan dimasing-
masing satuan kerja
4. Mengoperasikan dan memelihara peralatan medik dan keperawatan sesuai ketentuan dimasing-
masing satuan kerja.
5. Mendata utilisasi pemakaian peralatan medik dan keperawatan dan dilaporkan kepada Direktur
Medik dan Keperawatan c/q Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan.

i. Fungsional Teknisi Elektromedik.

1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan alat medik di wilayah satuan kerjanya;
2. Membuat usulan kebutuhan operasional pemeliharaan peralatan medik;
3. Membuat usulan perbaikan peralatan medik;
4. Membuat usulan kalibrasi peralatan medik;
5. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medik;
6. Memonitor kondisi dan utilitas peralatan medik di wilayah satuan kerjanya

3
 j. Pihak ketiga/Vendor
Mematuhi perjanjian kerjasama yang dibuat dengan RSUP Fatmawati mengenai pemanfaatan
peralatan medik terkait dengan persyaratan perundangan dan pemeliharaan (inspeksi, pemeliharaan
preventif, perbaikan dan kalibrasi) alat medik.

k. Pejabat Pembuat Komitmen

Bertanggung jawab terhadap dokumen spesifikasi dan harga perkiraan sendiri alat yang diadakan
atau dipelihara yang dilakukan oleh pihak ketiga, untuk kemudian diajukan ke Unit Layanan
Pengadaan (ULP)

l. Unit Layanan Pengadaan

Bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penunjukan vendor yang menyediakan atau
memperbaiki peralatan medik di rumah sakit sesuai prosedur dan ketentuan
hukum/peraturan/perundangan yang berlaku.

m. Tim Penerima Barang Medik

Bertanggung jawab atas pemeriksaan kelengkapan persyaratan penerimaan barang/peralatan
yang dipelihara, diperbaiki atau pengadaan barang baru sesuai prosedur.

6. PROSES MANAJEMEN
Medical Equipment Management Plan (MEMP) akan meningkatkan penggunaan peralatan medis yang
aman dan efektif di RSUP Fatmawati. Rencana pengelolaan peralatan medik tersebut mencakup unsur-
unsur berikut:

a. Menyusun Rencana Pengelolaan Peralatan Medik

Rencana pengelolaan peralatan medik tertulis ini menjelaskan proses-proses penting yang telah
dikembangkan dan dilaksanakan dalam rangka untuk mengelola peralatan medis yang efektif, aman
dan handal dalam operasional. Rencana ini disusun oleh Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan
RSUP Fatmawati

b. Perencanaan dan Penilaian Kebutuhan Peralatan Medik

Dalam perencanaan dan penilaian kebutuhan peralatan medik terdapat 2 (dua) hal yang menjadi
pertimbangan yaitu:
 Adanya pengembangan pelayanan kesehatan, artinya diperlukan peralatan tambahan untuk
mendukung pelayanan.
 Penggantian peralatan karena alat yang tersedia sudah diatas usia teknis (over life time), sering
rusak, atau alat dengan teknologi lama.

Satuan kerja setiap tahun menyampaikan usulan kebutuhan alat medik baik pengembangan atau
penggantian. Kemudian Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan akan membuat prioritas dan
mengajukan proposal anggaran untuk disetujui oleh Direksi.

c. Pendanaan dan penganggaran (budgeting and financing)

Agar perencanaan penyediaan peralatan terlaksana perlu didukung oleh dana/anggaran. Anggaran yang
tersedia juga harus mencukupi biaya pengadaan dan pemeliharaan peralatan dalam memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan. Anggaran biaya pengadaan dan pemeliharaan peralatan medik disusun
dalam Rencana Bisnis dan Anggaran RS. Pendanaan anggaran dapat bersumber dari Kementerian
Kesehatan dan Pendapatan Rumah Sakit.

d. Pemenuhan Kebutuhan Peralatan Medik

1. Teknik penilaian dan pemilihan(Technology assessment and selection)
Teknik penilaian dan pemilihan maksudnya adalah cara-cara memilih alat yang dibutuhkan dengan
membandingkan beberapa spesifikasi yang tersedia sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan.

4
 Pengguna/klinisi dan Staf Elektromedik berpartisipasi dalam penilaian pra-pengadaan (termasuk
demo atau trial alat medik), dan penentuan dibuat berdasarkan kriteria klinis dan teknis. Proses ini
dimaksudkan untuk menjamin bahwa peralatan yang dipilih memenuhi persyaratan berikut:
 Sesuai dengan kebutuhan pelayanan
 Kompatibel dengan antarmuka peralatan yang ada dan/atau penggunaan aksesoris bersama.
 Mudah dalam pengoperasian dan mendapat persetujuan pengguna
 Memiliki sertifikat AKL, FDA, memenuhi persyaratan desain IEC 601 dan keselamatan
persyaratan UL, CSA, dll
 Tidak sedang di-recall dan belum tercatat mendapat masalah keselamatan dan penggunaan.
 Setiap persyaratan instalasi khusus dapat diakomodasi.
 Persyaratan ruang dapat diakomodasi.
 Persyaratan beban dan phase dapat diakomodasi.
 Memenuhi standar keamanan minimal 3 saluran kabel AC atau setara.
 Memiliki jaminan yang tepat dan pabriknya handal.
 Produsen menyediakan dukungan peralatan yang memadai.
 Hal ini sesuai dengan upaya standarisasi bila mungkin
 Cost effective jika dibandingkan dengan pilihan-pilihan yang lain
Jika peralatan tidak memenuhi spesifikasi di atas, tidak dapat dipilih atau pilihan lain mungkin akan
diajukan untuk disetujui.

2. Logistik dan pengadaan (procurement and logistics)

Pengadaan peralatan medik adalah suatu siklus manajemen logistik artinya setelah ada usulan,
perencanaan, pemilihan dan penganggaran maka dapat diproses pengadaannya. Proses pengadaan
dengan cara pembelian dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP). Bila alat diadakan dengan
cara sewa atau kerjasama operasi maka perlu disusun Surat perjanjian bersama tim hukum.
Pada saat alat medik yang dipesan datang, dilakukan pemeriksaan oleh Tim penerima barang,
Elektromedik dan petugas gudang medik mengenai persyaratan administrasi dan teknis. Alat dapat
langsung dipasang atau disimpan dulu di gudang medik sebelum didistribusikan ke pelayanan.

3. Instalasi dan Uji Alat (instalation and commisioning).

Penjual alat mempunyai kewajiban melaksanakan pemasangan/Instal alat, uji fungsi dan uji coba
(commisioning) alat.

4. Pelatihan dan pengembangan ketrampilan (training and skill development)

Selanjutnya setelah dilakukan proses commissioning, diperlukan training bagi user untuk cara
pengoperasian dan teknisi untuk cara pemeliharaannya. Kegiatan ini menjadi tanggung jawab
penjual alat.

5. Pengoperasian alat dan keselamatan (operation and safety)

Selanjutnya perlu di buat SPO cara pengoperasian dan pemeliharaan, kemudian SPO ini
disosialisasikan kepada user dan teknisi agar dapat melakukan pengoperasian dan pemeliharaan alat
sesuai dengan prosedur sehingga tidak terjadi kesalahan dan menjaga alat aman digunakan.
Pengawasan keamanan dan keselamatan peralatan medik dilakukan bersama antara Bidang Fasilitas
Medik dan Keperawatan dan Komite Kesehatan Keselamatan Kerja (K3).

e. Inventarisasi berdasarkan kriteria risiko

Kriteria risiko digunakan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan menyusun inventaris peralatan
yang akan dimasukkan dalam rencana pengelolaan peralatan medis. Kriteria yang digunakan antara
lain fungsi alat, risiko fisik terkait pemakaian klinis, kebutuhan pemeliharaan dan riwayat kerusakan
alat. Masing-masing kriteria memiliki skoring dan penjumlahan dari skoring tersebut menggambarkan
tinggi rendahnya risiko alat sehingga mempengaruhi kebutuhan pemeliharaan preventif terencana
(PPM).

5
Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan Pemeliharaan + Skor
Riwayat Kerusakan Alat

Tabel 1. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi

Kategori Deskripsi Fungsi Skor Contoh
Defibrillator,
ventilator,
Life support (penunjang hidup) 10
pacemaker, infant
incubator
Therapetik Surgical and intensive care (bedah dan perawatan Electrosurgical unit,laser
9
intensif)
Dialysis machine,
Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan
8 infusion pump,traction
pengobatan)
unit,diathermy
EEG machine,
Surgical and intensive care monitoring noninvasive blood
7
(monitoring bedah dan perawatan intensif) pressure monitor,
Diagnostik x-ray generator
Additional physiological monitoring and adult scale, tympanic
diagnostic (monitoring fisik tambahan dan 6 thermometer, ultrasound
diagnostik) unit
blood gas analyzer,
Analytical laboratory (analisa laboratorium) 5 clinical chemistry
analyzer, cell counter
Analitik shaker, centrifuge,
Laboratory accessories (asesoris laboratorium) 4
incubator, microtome
computer, ticket
Computers and related (komputer dll) 3
printer, QC system
X-ray view box,
Patient related and other (terkait pasien dll) 2 sterilizer, chair lift
ECG simulator,
Lain-lain
Non patient related (tidak terkait pasien); office equipment,
1
Test equipment (peralatan uji) kitchen equipment,
UPS

Tabel 2. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis

Deskripsi risiko penggunaan Skor Contoh

Defibrillator,ventilator,
Potensi kematian pasien 5
anesthesia machine
Hypo/hyperthermia unit,
Potensi cedera pasien atau operator 4
laser,electrosurgical unit
ECG machine, blood
Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat 3
gas analyzer,centrifuge
Gel warmer, heat
Kerusakan alat 2
sealer, suction pump
Exam light, computer
Risiko tidak signifikan 1
terminal, video printer

Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan

Kebutuhan Pemeliharaan Skor Contoh

Dialysis machine,
Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid 5 ventilator, anesthesia
machine, x-ray table

6
 Infant incubator,
Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau
4 blood warmer, laser,
fluid tapi terutama elektronik
portable x-ray system
Defibrillator, infusion
Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan 3 pump, electrosurgical
unit, traction unit
Lab microscope,scales,
Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja 2
general medical device
Exam light, computer
Minimal inspeksi visual 1
terminal, video camera

Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat

Frekuensi Kerusakan Alat Skor

Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan +2
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan +1
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan 0
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan -1
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan -2

Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 25 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali pertahun. Nilai total
skoring 5-9 berjumlah 179 alat, frekuensi PPM 2 kali pertahun. Nilai total skoring 10-19 berjumlah
1113 alat, frekuensi PPM 3 kali pertahun. Dan nilai total skoring ≥ 20 berjumlah 98 alat, frekuensi
PPM 4 kali pertahun. Namun dalam keadaan khusus seperti usia alat yang sudah tua maka frekuensi
tersebut dapat ditingkatkan sebagai kewaspadaan.

Pengelolaan inventaris alat medik dilakukan dengan bantuan komputer terhadap data-data seperti nama
alat, tipe alat, no seri, lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat. Peralatan medik
yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat milik pihak ketiga (kerjasama operasi atau
sewa).

f. Pemeliharaan dan Perbaikan

Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi strategi
yang tepat bagi semua peralatan yang ada untuk mencapai pengoperasian efektif, aman, dan handal,
dan mengelola kegiatan inspeksi, pengujian dan proses pemeliharaan peralatan medis. Elektromedik
memastikan benar pelaksanaannya dan integritas semua peralatan medis melalui inspeksi,
pengujian/kalibrasi, pemeliharaan korektif dan perbaikan.
Kegiatan-kegiatan yang terkait dengan program pemeliharaan dan perbaikan:

1. Inspeksi
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan alat dan
asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya. Sedangkan Elektromedik melakukan inspeksi
berkala terhadap semua alat (baru, lama, pinjam dan sewa) sesuai risiko untuk menilai keselamatan
listrik, kondisi fisik dan verifikasi kinerja alat. Alat yang berfungsi baik diberi stiker hijau/OK,
berfungsi sebagian diberi stiker kuning, dan yang tidak dapat berfungsi diberi stiker merah/”Do
Not Use”.

2. Pemeliharaan preventif
Pemeliharaan periodik yang efektif dilakukan oleh Elektromedik atau pihak ketiga. Frekuensi
pemeliharaan preventif berbeda tergantung pada besarnya risiko alat. Hal yang dilakukan adalah
membersihkan alat, memberikan pelumasan alat, mengganti asesoris alat sesuai usia teknis (life
time) dari assesoris, dan mendokumentasikan pada lembar kerja pemeliharaan dan stiker pada alat.
Pemeliharaan preventif yang dilakukan oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama
operasi), maka dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke Bidang Fasilitas

7
 Medik. Jadwal pemeliharaan preventif dan program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap
tahun berdasarkan hasil PM dan riwayat perbaikan alat.

3. Pengujian dan Kalibrasi

Setiap alat medik yang terdapat alat ukur didalamnya harus diuji dan dikalibrasi.Pengujian
dilakukan pada alat baru dan alat-alat yang dioperasionalkan di RS sebelum digunakan.Kalibrasi
dilakukan untuk menilai kebenaran hasil pengukuran atau kinerja dan menjamin keselamatan
pasien dan pengguna.Menurut peraturan Pemerintah pengujian dan atau kalibrasi dilakukan
sekurang-kurangnya setahun sekali.

4. Perbaikan
Elektromedik melakukan perbaikan alat yang mampu dilakukan sendiri dan tersedia suku
cadangnya. Bila tidak mampu dapat dilakukan oleh pihak ketiga dan prosesnya melibatkan ULP.
Jika ada beberapa alat medik yang rusak bersamaan maka perlu dibuat prioritas berturut-turut yaitu
alat-alat life support, terapi, diagnostik, laboratorium dan alat terkait pasien. Perbaikan yang
dilakukan oleh pihak ketiga harus juga terdokumentasikan laporan perbaikannya.

g. Pembongkaran dan Penghapusan

Alat-alat yang sudah rusak dan tidak bisa diperbaiki lagi, dapat dibongkar atau dikeluarkan dari sarana
pelayanan. Untuk melaksanakan proses penghapusan peralatan medik perlu didukung dengan
ketersediaan data-data peralatan yang akan dihapus, seperti data tahun produksi, utilisasi/pemakaian,
riwayat kerusakan dan perbaikan alat. Data–data tersebut harus mendukung pantas tidaknya peralatan
yang akan dihapuskan. Selanjutnya dibuatkan usulan penghapusan alat medik dari bagian inventaris ke
Direksi untuk mendapatkan persetujuan.

h. Pemberitahuan bahaya dan penarikan alat medik

RSUP Fatmawati mengidentifikasi dan menerapkan langkah-langkah pemantauan dan respon pada
pemberitahuan bahaya dan penarikan (recalls) peralatan medik. Bidang Fasilitas medik berwenang
dalam penanganan recalls yang prosedurnya merujuk pada SPO Recall Alat Medik. Bila terjadi insiden
terhadap pasien atau pengguna yang terkait dengan alat medik, perlu dilaporkan kepada Komite K3
untuk diselidiki dan dianalisa.

i. Prosedur darurat
Prosedur penanganan darurat bila alat medik mendadak tidak berfungsi adalah:
1. Pada alat-alat khusus di beberapa wilayah klinis sudah termasuk dalam SPO Penanganan Darurat
mereka dengan mendahulukan penanganan kegawatan pasien.
2. Alat-alat medik yang penting dilengkapi dengan baterei cadangan atau Uninterupted Power Supply
(UPS) sehingga tetap berfungsi bila terjadi mati listrik.
3. Ketersediaan alat medik cadangan dipenuhi dari masing-masing Satuan Kerja terlebih dahulu. Bila
Satuan Kerja mengalami kesulitan dalam mencari pengganti alat medik yang rusak, dapat
menghubungi Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan di Ext.1445.
4. Alat medik yang rusak ditarik dari pelayanan dan diberi stiker merah bertuliskan “Do Not Use”
Pada keadaan bencana di Rumah Sakit, petugas logistik peralatan medik lapangan akan berkoordinasi
dengan Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan dalam menyediakan atau mengevakuasi peralatan
medik.

7. ORIENTASI, PELATIHAN DAN PENDIDIKAN

A. Program orientasi/pendidikan pengelola peralatan

1. Pelatihan awal
Kebutuhan pelatihan awal untuk teknisi dibuat oleh Supervisor elektromedik. Pelatihan tentang alat
yang diperlukan harus selesai dalam masa orientasi. Pelatihan diberikan oleh produsen, teknisi
senior atau supervisor.
2. Pelatihan berkelanjutan
Evaluasi berkelanjutan kemahiran dalam melakukan perbaikan alat dinilai oleh Supervisor
elektromedik melalui observasi dan evaluasi tindakan perbaikan yang diselesaikan. Hasil penilaian

8
 ini dibicarakan bersama dengan staf elektromedik setiap tahun dalam penilaian kinerja. Ketika
diberi tanggung jawab untuk peralatan tambahan kepada elektromedik, pelatihan diatur oleh
Supervisor. Kebutuhan pelatihan untuk peralatan baru dinilai selama prosedur evaluasi pra-
pembelian.

B. Orientasi peralatan dan program pendidikan untuk pengguna peralatan

1. Merupakan tanggung jawab Kepala Satuan Kerja atau yang ditunjuk untuk memberikan pelatihan
yang membahas kemampuan, keterbatasan dan aplikasi khusus peralatan medik dalam Program
Manajemen Peralatan. Pelatihan dilaksanakan dalam tiga tahap: pelatihan awal, pengetahuan
tentang pengoperasian peralatan dan evaluasi teknik berkelanjutan.
2. Selain itu, semua karyawan harus menghadiri pelatihan tahunan staf yang membahas kebijakan
rumah sakit mengenai Quality Assurance, Manajemen Risiko, Fire Safety, Hak Karyawan, Penyakit
yag ditularkan melalui darah, Keamanan, dan Pelayanan Pasien. Masing-masing Satuan Kerja akan
mengembangkan pelatihan mereka sendiri khusus untuk peralatan yang digunakan di wilayah kerja
mereka.

C. Masalah saat pelaksanaan pelayanan

Setiap peralatan medis, yang tidak berfungsi akibat peralatan rusak atau masalah aplikasi, harus
dilaporkan dan diselidiki oleh elektromedik. Bidang Fasilitas Medik membuat kajian tren frekuensi
perbaikan, termasuk perbaikan disebabkan kesalahan pengguna, secara triwulanan. Hasil ini dilaporkan
pada Pertemuan Koordinasi Direktorat Medik dan Keperawatan. Bidang Pelayanan Medik dan Bidang
Keperawatan berpartisipasi dalam pertemuan ini dan menggunakan informasi ini untuk evaluasi
pelayanan mereka. Dalam kasus kesalahan pengguna, elektromedik melakukan pelatihan di tempat
untuk pengguna, selain melaporkan masalah ini ke Pendidikan Keperawatan.
Analisa prioritas kebutuhan training peralatan medik harus berdasarkan pada:
1. Skor berdasarkan frekuensi pemakaian peralatan:
a. Skor 5 = < 1 kali / tahun.
b. Skor 4 = 1 kali / 6 bulan.
c. Skor 3 = 1 kali / bulan.
d. Skor 2 = > 1 kali /bulan.
e. Skor 1 = Setiap hari.
f. Skor 0 = Tidak perlu.
2. Skor berdasarkan insiden (kecelakaan) terkait alat medik:
a. Skor 5 = Setiap hari.
b. Skor 4 = 1 kali / minggu.
c. Skor 3 = 1 kali / bulan.
d. Skor 2 = 1 kali / 6 bulan.
e. Skor 1 = 1 kali / tahun.
f. Skor 0 = tidak perlu.
Perhitungan untuk memutuskan berapa sering dilakukan training berdasarkan:
Total Skor =Skor frekuensi pemakaian + Skor frekuensi insiden terkait alat.
• Total Skor >10 = Dilakukan pelatihan 1 tahun sekali.
• Total Skor < 10 = Dilakukan pada saat orientasi saja.

8. MONITORING DATA PROGRAM MANAJEMEN ALAT MEDIK

Untuk mengukur kinerja program manajemen alat medik yang dilaksanakan, maka ditentukan indikator
yang dapat menggambarkannya yaitu:
1. Jumlah alat medik yang dilaporkan rusak
Data diambil dari laporan Satuan Kerja mengenai adanya kerusakan alat medik. Selanjutnya data ini
dikumpulkan setiap bulan oleh Bidang Fasilitas Medik untuk dilihat trennya dari bulan ke bulan dan
dianalisa hasil perbaikannya. Laporan pertriwulan disampaikan ke Direktur Utama melalui Direktur
Medik dan Keperawatan dan ditembuskan kepada Komite K3. Target dari indikator ini adalah dibawah
270 unit/tahun.
2. Persentase alat medik yang dilakukan pemeliharaan preventif

9
Data diambil dari Lembar Kerja Pemeliharaan yang dibuat oleh Elektromedik setelah melakukan
pemeliharaan preventif. Lembar tersebut dikumpulkan ke Bidang Fasilitas Medik setiap bulan dan
dianalisa cakupan pelaksanaannya. Laporan pertriwulan disampaikan ke Direktur Utama melalui
Direktur Medik dan Keperawatan dan ditembuskan kepada Komite K3. Target dari indikator ini adalah
80% dari seluruh alat medik dilakukan pemeliharaan preventif.

10
9. EVALUASI PROGRAM TAHUNAN

Pada akhir tahun anggaran dilakukan evaluasi terhadap kinerja Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan
dalam melakukan kegiatan perencanaan pengadaan alat medik, pemeliharaan dan perbaikan alat medik,
pendidikan dan pelatihan, monitoring data dan analisa pencapaian tujuan serta rekomendasi untuk
kebijakan atau peningkatan program yang akan dijalankan pada tahun berikutnya.
Termasuk yang harus ditinjau dan dievaluasi adalah isi dan pelaksanaan dari MEMP ini yang akan
dilakukan setiap tahun.

10. PENUTUP

Pelayanan kesehatan yang berkualitas sangat bergantung pada dukungan fasilitas (sarana, prasarana dan
peralatan) yang juga berkualitas. Sehingga manajemen fasilitas terutama peralatan medis dan keperawatan
harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan aturan agar peralatan selalu berada dalam keadaan balk
dan aman untuk pelayanan sehari-hari. Hal ini diharapkan bahwa dengan program manajemen fasilitas
medis dan keperawatan yang dilakukan dengan benar (perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi) maka akan dicapai pelayanan kesehatan yang bermutu dan bertanggung jawab.

Jakarta, Agustus 2013

Mengetahui
Direktur Medik dan Keperawatan Ka Bidang Fasilitas Medik & keperawatan

Dr. Lia G. Partakusuma, Sp.PK(K),MM Dr. Loli J. Simanjuntak,Sp.PD

NIP. 196012161987012001 NIP. 196303131991032004

11
12
13