RENCANA PENGELOLAAN TEKNOLOGI ALAT MEDIK

( MEDICAL TECHNOLOGY MANAGEMENT PLAN )

RSUP FATMAWATI
TAHUN 2018

I. LATAR BELAKANG

Keselamatan pasien menjadi komitmen dan janji dari manajemen rumah sakit termasuk
petugas keamanan, pengunjung dan keluarga. Pemanfaatan peralatan medis perlu
diupayakan agar kondisi yang tepat dapat dipertahankan sampai umur teknis peralatan
medis mencapai ketentuan produksinya.

Optimasi peralatan medis adalah kombinasi dari keberhasilan untuk mempertahankan alat
dalam kondisi yang tepat dengan penggunaan peralatan medis sesuai dengan
penggunaannya untuk tujuan diagnostik, lifesaving, terapi dan analitik dalam pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit.

Ketentuan-ketentuan di atas dapat dicapai dengan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi

program pemeliharaan yang komprehensif dengan mengikuti peraturan dan keamanan
dalam penggunaan peralatan medis. Selain perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi dari program pemeliharaan yang komprehensif mengurangi bahaya, pengendalian
bahaya dan risiko yang terjadi dalam pemanfaatan peralatan medis mendukung pelayanan
kesehatan di rumah sakit, sedapat mungkin mencegah kecelakaan atau cedera terhadap
pasien dan petugas pelayanan dalam pemanfaatan peralatan medis.
Pada akhirnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi dari program
pemeliharaan yang komprehensif memiliki kontribusi yang sangat signifikan dalam
mewujudkan manajemen resiko untuk pengelolaan alat medik.

II. TUJUAN

Rencana Pengelolaan Teknologi Alat Medik (MTMP) ini dirancang untuk menjamin
pemilihan peralatan medis yang tepat, mendukung proses pelayanan medis di RSUP
Fatmawati, memastikan persiapan staf yang efektif dan bertanggung jawab atas
penggunaan, pemeliharaan dan perbaikan peralatan, dan terus-menerus memastikan
ketersediaan peralatan yang efektif dan aman melalui program pengadaan dan
pemeliharaan yang direncanakan, perbaikan tepat waktu, monitoring dan evaluasi dari
semua peristiwa yang dapat berdampak negatif terhadap keselamatan pasien atau staf.
Tujuan dari rencana pengelolaan ini adalah untuk meningkatkan penggunaan peralatan
medis yang aman dan efektif sesuai kebutuhan satuan kerja dengan memperhatikan
kendali mutu dan biaya.

III. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Medical Technology Management Plan (MTMP) ini adalah terwujudnya tugas
pokok dan fungsi Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan sesuai dengan Sistem
Organisasi dan Tata Kerja Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan tahun 2015 :
A. Tugas pokok Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan yaitu melaksanakan penyiapan
bahan perencanaan kebutuhan pengembangan dan pemeliharaan Fasilitas Medik dan
keperawatan di RSUP Fatmawati.
B. Fungsi Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan :
a. Menyusun Rencana dan Pengembangan program fasilitas medik dan keperawatan.
b. Menyusun monitoring pemeliharaan Fasilitas Medik dan Keperawatan.
c. Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi seluruh kegiatan pengelolaan fasilitas medik
dan keperawatan

1
IV. LAYANAN BIDANG FASILITAS MEDIK DAN KEPERAWATAN

Kebijakan pelayanan Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan meliputi :

1. Menginventarisir dan mengelola database seluruh peralatan medik dan keperawatan

yang tersedia.
2. Melibatkan pengguna dalam melakukan perencanaan pemenuhan kebutuhan dan
pemeliharaan peralatan medik dan keperawatan.
3. Membuat kajian prioritas pemenuhan kebutuhan dan penggantian peralatan/fasilitas
medik dan keperawatan menggunakan Health Technology Assessment (HTA).
4. Melakukan monitoring dan evaluasi keberhasilan pemenuhan kebutuhan dan
penggantian peralatan/fasilitas medik dan keperawatan.
5. Menilai risiko dari pemakaian alat medik terhadap pasien dan pengguna alat serta
kebutuhan pemeliharaan.
6. Melakukan monitoring pelaksanaan preventif berkala, pengetesan alat sebelum
digunakan, perbaikan dan kalibrasi peralatan medik.
7. Melakukan monitoring dan evaluasi utilitas/tingkat pemanfaatan paralatan/fasilitas
medik dan keperawatan.
8. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Medical Technology Management
Plan (Rencana Pengelolaan Teknologi Medik)
9. Melakukan penarikan (re-call) peralatan/fasilitas medik dan keperawatan yang diduga
atau diketahui memiliki bahaya kesehatan dari pelayanan kesehatan dilingkungan
RSUP Fatmawati untuk dapat diperbaiki atau dihapuskan.
10. Mengusulkan kebutuhan pengembangan kompetensi Sumber Daya Manusia dan
fasilitas kerjanya dalam mendukung keberhasilan kinerja Bidang Fasilitas Medik dan
Keperawatan.
11. Membuat laporan bulanan, triwulan dan tahunan kinerja kegiatan Bidang Fasilitas
medik dan keperawatan.

V. IDENTIFIKASI RISIKO

Pemeliharaan Peralatan Medik yaitu menyusun beberapa proses identifikasi resiko (Risk
Assessment) dimana program ini adalah program pendukung yang masih termasuk dalam
program pengelolaan alat medik di Rsup Fatmawati. Program identifikasi resiko ini dibuat
sesuai dengan hasil pengamatan, diskusi dan evaluasi atas penggunaan alat medik oleh
user dan Pemeliharaan Peralatan Medik selaku pengelola alat medik di Rsup Fatmawati.
Identifikasi resiko peralatan medik berdasarkan atas beberapa evaluasi seperti:
a. Faktor penyebab timbulnya bahaya resiko pada alat medik
1. Penyimpangan setting dan pembacaan atau display parameter dari komponen
(mesin)
2. Pengguna alat medik yang tidak memahami tentang prosedur penggunaan alat
medik
3. Tidak dilakukannya program pemeliharaan alat medik dengan baik dan benar
seseuai dengan jadwal yang telah ada
b. Jenis resiko bahaya yang ada didalam penggunaan alat medik
1. Luka bakar pada alat misalkan ESU, microwave diathermi, alat laser kulit
2. Dosis radiasi sinar x yang melebihi ambang batas yang diijinkan pada alat radiologi
3. Tersengat listrik karena bocornya sistem pembatasan arus bocor
4. Pemberian terapi pernapasan yang kurang tepat pada mesin anestesi dan ventilator
5. Terjatuh pasien saat menggunakan alat seperti: treadmill dan tempat tidur
6. Pemberian terapi penarikan pada proses haemodialisa yang tidak tepat
7. Terpotongnya bagian tubuh yang tidak diinginkan saat melakukan tindakan operasi
misalkan pada alat ESU dan Bor
8. Tidak baiknya proses sterilisasi pada alat autoclave sehingga tidak terpenuhinya
proses sterilisasi alat atau instrument bedah.

2
 9. Salah diagnosa karena faktor pemeliharaan alat medik yang kurang baik (misalkan
tidak dilakukan kalibrasi secara teratur) misalkan timbangan, ECG, tensimeter,
pasien monitor dan lain lain
10. Tidak ada kesesuaian antara seting dengan output dari suatu alat medik misalkan
pada vaporizer
11. Dukungan sistem keamanan internal alat medik tidak berfungsi dikarenakan adanya
kegagalan sistem pada alat tersebut saat penggunaan
12. Faktor pendukung keselamatan yang tidak ditaati atau dijalankan oleh pekerja atau
pengguna alat medis.

Risk Assessment Bidang Fasilitas Medik & Keperawatan

Risk Assessment Scoring

Scoring
No Findings Locations
Remarks
Impact Probability Controllability
(IxPxC)
(1-5) (1-5) (1-4)

Belum adanya sistem Aset Manajemen

1 Fasmed 5 5 4 100 extreme
alat Technology Medic yang baik

Jumlah inventori technology medic yang

2 Fasmed 5 4 4 80 extreme
belum real time

IPM/PPM tidak dilakukan secara tepat

3 IPSRS 4 5 4 80 extreme
waktu
4 Kalibrasi tidak sesuai jadwal IPSRS 4 5 4 80 extreme
Alat tidak dipelihara (dibersihkan, diletakan
5 Satker 5 4 3 60 High
pada tempatnya)
Petugas tidak menggunakan Alat
6 Satker 5 4 3 60 High
Pelindung Diri

7 Penggunaan alat tidak sesuai SPO Satker 5 4 3 60 High

Pengadaan alat teknologi medik belum

8 Satker 5 4 3 60 High
ada spesifikasi dari satuan kerja

Belum ada pengkajian dari fasmed untuk

9 pengadaan alat medik yang didapat dari Fasmed 5 4 3 60 High
Hibah
tidak ada pemisahan siapa yang
10 melakukan IPM apakah vendor atau tim IPSRS 4 3 3 36 Medium
kalibrasi
vendor tidak tepat waktu melakukan
11 IPSRS 4 3 3 36 Medium
pemeliharaan alat medik

12 Belum ada Laporan kondisi alat medical RSF 4 3 3 36 Medium

teknologi

Pemakaian alat medik tidak sesuai

13 Fasmed 3 4 3 36 Medium
fungsinya

14 Seluruh alat medik tidak terbarcode RSF 4 4 2 32 Medium

Belum ada laporan uji fungsi dan uji coba Tim

15 5 3 2 30 Medium
alat medik baru Penerima

Tidak ada tanda / label mesin yang untuk

16 HD 4 3 2 24
pasien infeksi Low

3
VI. RENCANA MANAJEMEN RESIKO

Medical Technology Management Plan (MTMP) akan meningkatkan penggunaan peralatan

medis yang aman dan efektif di RSUP Fatmawati. Rencana pengelolaan peralatan medik
tersebut mencakup unsur-unsur berikut:

a. Menyusun Rencana Pengelolaan Peralatan Medik

Rencana pengelolaan peralatan medik tertulis ini menjelaskan proses-proses penting yang
telah dikembangkan dan dilaksanakan dalam rangka untuk mengelola peralatan medis yang
efektif, aman dan handal dalam operasional. Rencana ini disusun oleh Bidang Fasilitas Medik
dan Keperawatan RSUP Fatmawati

b. Perencanaan dan Penilaian Kebutuhan Peralatan Medik

Dalam perencanaan dan penilaian kebutuhan peralatan medik terdapat 2 (dua) hal yang
menjadi pertimbangan yaitu:
 Adanya pengembangan pelayanan kesehatan, artinya diperlukan peralatan tambahan
untuk mendukung pelayanan.
 Penggantian peralatan karena alat yang tersedia sudah diatas usia teknis (over life time),
sering rusak, atau alat dengan teknologi lama.

Satuan kerja setiap tahun menyampaikan usulan kebutuhan alat medik baik pengembangan
atau penggantian. Kemudian Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan akan membuat
prioritas dan mengajukan proposal anggaran untuk disetujui oleh Direksi.

c. Pendanaan dan penganggaran (budgeting and financing)

Agar perencanaan penyediaan peralatan terlaksana perlu didukung oleh dana/anggaran.
Anggaran yang tersedia juga harus mencukupi biaya pengadaan dan pemeliharaan peralatan
dalam memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan. Anggaran biaya pengadaan dan
pemeliharaan peralatan medik disusun dalam Rencana Bisnis dan Anggaran RS. Pendanaan
anggaran dapat bersumber dari Kementerian Kesehatan dan Pendapatan Rumah Sakit.

d. Pemenuhan Kebutuhan Peralatan Medik

1. Teknik penilaian dan pemilihan (Technology assessment and selection)
Teknik penilaian dan pemilihan maksudnya adalah cara-cara memilih alat yang dibutuhkan
dengan membandingkan beberapa spesifikasi yang tersedia sesuai kebutuhan pelayanan
kesehatan.

Pengguna/klinisi dan Staf Elektromedik berpartisipasi dalam penilaian pra-pengadaan

(termasuk demo atau trial alat medik), dan penentuan dibuat berdasarkan kriteria klinis
dan teknis. Proses ini dimaksudkan untuk menjamin bahwa peralatan yang dipilih
memenuhi persyaratan berikut:
 Sesuai dengan kebutuhan pelayanan
 Kompatibel dengan antarmuka peralatan yang ada dan/atau penggunaan aksesoris
bersama.
 Mudah dalam pengoperasian dan mendapat persetujuan pengguna
 Memiliki sertifikat AKL, FDA, memenuhi persyaratan desain IEC 601 dan
keselamatan persyaratan UL, CSA, dll
 Tidak sedang di-recall dan belum tercatat mendapat masalah keselamatan dan
penggunaan.
 Setiap persyaratan instalasi khusus dapat diakomodasi.
 Persyaratan ruang dapat diakomodasi.
 Persyaratan beban dan phase dapat diakomodasi.
 Memenuhi standar keamanan minimal 3 saluran kabel AC atau setara.
 Memiliki jaminan yang tepat dan pabriknya handal.
 Produsen menyediakan dukungan peralatan yang memadai.

4
  Hal ini sesuai dengan upaya standarisasi bila mungkin
 Cost effective jika dibandingkan dengan pilihan-pilihan yang lain
Jika peralatan tidak memenuhi spesifikasi di atas, tidak dapat dipilih atau pilihan lain
mungkin akan diajukan untuk disetujui.

2. Logistik dan pengadaan (procurement and logistics)

Pengadaan peralatan medik adalah suatu siklus manajemen logistik artinya setelah ada
usulan, perencanaan, pemilihan dan penganggaran maka dapat diproses pengadaannya.
Proses pengadaan dengan cara pembelian dilakukan oleh Unit Layanan Pengadaan
(ULP). Bila alat diadakan dengan cara sewa atau kerjasama operasi maka perlu disusun
Surat perjanjian bersama tim hukum.
Pada saat alat medik yang dipesan datang, dilakukan pemeriksaan oleh Tim penerima
barang, Elektromedik dan petugas gudang medik mengenai persyaratan administrasi dan
teknis. Alat dapat langsung dipasang atau disimpan dulu di gudang medik sebelum
didistribusikan ke pelayanan.

3. Instalasi dan Uji Alat (instalation and commisioning).

Penjual alat mempunyai kewajiban melaksanakan pemasangan preinstalasi dan Instal
alat, uji fungsi dan uji coba (commisioning) alat.

4. Pelatihan dan pengembangan ketrampilan (training and skill development)

Selanjutnya setelah dilakukan proses commissioning, diperlukan training bagi user untuk
cara pengoperasian dan teknisi untuk cara pemeliharaannya. Kegiatan ini menjadi
tanggung jawab penjual alat.

5. Pengoperasian alat dan keselamatan (operation and safety)

Selanjutnya perlu di buat SPO cara pengoperasian dan pemeliharaan, kemudian SPO ini
disosialisasikan kepada user dan teknisi agar dapat melakukan pengoperasian dan
pemeliharaan alat sesuai dengan prosedur sehingga tidak terjadi kesalahan dan menjaga
alat aman digunakan. Pengawasan keamanan dan keselamatan peralatan medik
dilakukan bersama antara Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan dan Komite
Kesehatan Keselamatan Kerja (K3).

a. Inventarisasi berdasarkan kriteria risiko

Kriteria risiko digunakan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan menyusun
inventaris peralatan yang akan dimasukkan dalam rencana pengelolaan peralatan
medis. Kriteria yang digunakan antara lain fungsi alat, risiko fisik terkait pemakaian
klinis, kebutuhan pemeliharaan dan riwayat kerusakan alat. Masing-masing kriteria
memiliki skoring dan penjumlahan dari skoring tersebut menggambarkan tinggi
rendahnya risiko alat sehingga mempengaruhi kebutuhan pemeliharaan preventif
terencana (PPM).

Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan Pemeliharaan +
Skor Riwayat Kerusakan Alat

Tabel 1. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi

Kategori Deskripsi Fungsi Skor Contoh
Defibrillator,
ventilator,
Life support (penunjang hidup) 10
pacemaker, infant
incubator
Therapetik Surgical and intensive care (bedah dan perawatan Electrosurgical unit,laser
9
intensif)
Dialysis machine,
Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan
8 infusion pump,traction
pengobatan)
unit,diathermy

5
 EEG machine, noninvasive
Surgical and intensive care monitoring (monitoring blood
7
bedah dan perawatan intensif) pressure monitor,
Diagnostik x-ray generator
Additional physiological monitoring and diagnostic adult scale, tympanic
6 thermometer, ultrasound unit
(monitoring fisik tambahan dan diagnostik)
blood gas analyzer,
Analytical laboratory (analisa laboratorium) 5 clinical chemistry
analyzer, cell counter
Analitik shaker, centrifuge,
Laboratory accessories (asesoris laboratorium) 4
incubator, microtome
computer, ticket
Computers and related (komputer dll) 3
printer, QC system
X-ray view box,
Patient related and other (terkait pasien dll) 2 sterilizer, chair lift
ECG simulator,
Lain-lain
Non patient related (tidak terkait pasien); office equipment,
1
Test equipment (peralatan uji) kitchen equipment,
UPS

Tabel 2. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis

Deskripsi risiko penggunaan Skor Contoh

Defibrillator,ventilator,
Potensi kematian pasien 5
anesthesia machine
Hypo/hyperthermia unit,
Potensi cedera pasien atau operator 4
laser,electrosurgical unit
ECG machine, blood
Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat 3
gas analyzer,centrifuge
Gel warmer, heat
Kerusakan alat 2
sealer, suction pump
Exam light, computer
Risiko tidak signifikan 1
terminal, video printer

Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan

Kebutuhan Pemeliharaan Skor Contoh

Dialysis machine,
Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid 5 ventilator, anesthesia
machine, x-ray table
Infant incubator,
Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid tapi
4 blood warmer, laser,
terutama elektronik
portable x-ray system
Defibrillator, infusion
Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan 3 pump, electrosurgical
unit, traction unit
Lab microscope,scales,
Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja 2
general medical device
Exam light, computer
Minimal inspeksi visual 1
terminal, video camera

Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat

Frekuensi Kerusakan Alat Skor
Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan +2
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan +1
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan 0
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan -1
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan -2

Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 25 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali pertahun. Nilai
total skoring 5-9 berjumlah 179 alat, frekuensi PPM 2 kali pertahun. Nilai total skoring 10-19
berjumlah 1113 alat, frekuensi PPM 3 kali pertahun. Dan nilai total skoring ≥ 20 berjumlah 98
alat, frekuensi PPM 4 kali pertahun. Namun dalam keadaan khusus seperti usia alat yang
sudah tua maka frekuensi tersebut dapat ditingkatkan sebagai kewaspadaan.

6
 Pengelolaan inventaris alat medik dilakukan dengan bantuan komputer terhadap data-data
seperti nama alat, tipe alat, no seri, lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko
alat. Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat milik pihak
ketiga (kerjasama operasi atau sewa).

b. Pemeliharaan dan Perbaikan

Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan bekerjasama dengan Instalasi Pemeliharaan
Sarana Rumah Sakit (IPSRS) memiliki tanggung jawab untuk mengidentifikasi strategi yang
tepat bagi semua peralatan yang ada untuk mencapai pengoperasian efektif, aman, dan
handal, dan mengelola kegiatan inspeksi, pengujian dan proses pemeliharaan peralatan
medis. Elektromedik memastikan benar pelaksanaannya dan integritas semua peralatan
medis melalui inspeksi, pengujian/kalibrasi, pemeliharaan korektif dan perbaikan.

Kegiatan-kegiatan yang terkait dengan program pemeliharaan dan perbaikan:

1. Inspeksi
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan alat
dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya. Sedangkan Elektromedik melakukan
inspeksi berkala terhadap semua alat (baru, lama, pinjam dan sewa) sesuai risiko untuk
menilai keselamatan listrik, kondisi fisik dan verifikasi kinerja alat. Alat yang berfungsi baik
diberi stiker hijau/OK, berfungsi sebagian diberi stiker kuning, dan yang tidak dapat
berfungsi diberi stiker merah/”Do Not Use”.

2. Pemeliharaan preventif
Pemeliharaan periodik yang efektif dilakukan oleh Elektromedik atau pihak ketiga.
Frekuensi pemeliharaan preventif berbeda tergantung pada besarnya risiko alat. Hal
yang dilakukan adalah membersihkan alat, memberikan pelumasan alat, mengganti
asesoris alat sesuai usia teknis (life time) dari assesoris, dan mendokumentasikan pada
lembar kerja pemeliharaan dan stiker pada alat. Pemeliharaan preventif yang dilakukan
oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama operasi), maka dokumentasi kegiatan
yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSRS. Jadwal pemeliharaan preventif dan
program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil PM dan
riwayat perbaikan alat.

3. Pengujian dan Kalibrasi

Setiap alat medik yang terdapat alat ukur didalamnya harus diuji dan dikalibrasi.
Kaliberasi dilakukan oleh BPFK, BATAN dan atau oleh Perusahaan yang tersertifikatkan
untuk melakukan kalibrasi. Pengujian dilakukan pada alat baru dan alat-alat yang
dioperasionalkan di RS sebelum digunakan. Kaliberasi dilakukan untuk menilai
kebenaran hasil pengukuran atau kinerja dan menjamin keselamatan pasien dan
pengguna. Menurut peraturan Pemerintah pengujian dan atau kalibrasi dilakukan
sekurang-kurangnya setahun sekali.

4. Perbaikan
Elektromedik melakukan perbaikan alat yang mampu dilakukan sendiri dan tersedia suku
cadangnya. Bila tidak mampu dapat dilakukan oleh pihak ketiga dan prosesnya
melibatkan ULP. Jika ada beberapa alat medik yang rusak bersamaan maka perlu dibuat
prioritas berturut-turut yaitu alat-alat life support, terapi, diagnostik, laboratorium dan alat
terkait pasien. Perbaikan yang dilakukan oleh pihak ketiga harus juga terdokumentasikan
laporan perbaikannya.

c. Pembongkaran dan Penghapusan

Alat-alat yang sudah rusak dan tidak bisa diperbaiki lagi, dapat dibongkar atau dikeluarkan
dari sarana pelayanan. Untuk melaksanakan proses penghapusan peralatan medik perlu
didukung dengan ketersediaan data-data peralatan yang akan dihapus, seperti data tahun

7
 produksi, utilisasi/pemakaian, riwayat kerusakan dan perbaikan alat. Data–data tersebut
harus mendukung pantas tidaknya peralatan yang akan dihapuskan. Selanjutnya dibuatkan
usulan penghapusan alat medik dari bagian inventaris ke Direksi untuk mendapatkan
persetujuan.

d. Pemberitahuan bahaya dan penarikan alat medik

RSUP Fatmawati mengidentifikasi dan menerapkan langkah-langkah pemantauan dan
respon pada pemberitahuan bahaya dan penarikan (recalls) peralatan medik. Bidang
Fasilitas medik berwenang dalam penanganan recalls yang prosedurnya merujuk pada SPO
Recall Alat Medik. Bila terjadi insiden terhadap pasien atau pengguna yang terkait dengan
alat medik, perlu dilaporkan kepada Komite K3 untuk diselidiki dan dianalisa.

e. Prosedur darurat
Prosedur penanganan darurat bila alat medik mendadak tidak berfungsi adalah:
1. Pada alat-alat khusus di beberapa wilayah klinis sudah termasuk dalam SPO
Penanganan Darurat mereka dengan mendahulukan penanganan kegawatan pasien.
2. Alat-alat medik yang penting dilengkapi dengan baterei cadangan atau Uninterupted
Power Supply (UPS) sehingga tetap berfungsi bila terjadi mati listrik.
3. Ketersediaan alat medik cadangan dipenuhi dari masing-masing Satuan Kerja terlebih
dahulu. Bila Satuan Kerja mengalami kesulitan dalam mencari pengganti alat medik yang
rusak, dapat menghubungi IPSRS bagian medik di Ext.3308.
4. Alat medik yang rusak ditarik dari pelayanan dan diberi stiker merah bertuliskan “Do Not
Use”
Pada keadaan bencana di Rumah Sakit, petugas logistik peralatan medik lapangan akan
berkoordinasi dengan Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan dan IPSRS bagian medik
dalam menyediakan atau mengevakuasi peralatan medik.

VII. STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTUR UTAMA

DIREKTURPELAYANAN
MEDIK & KEPERAWATAN

BIDANG FASILITAS MEDIK

& KEPERAWATAN

TATA USAHA

KA SIE PERENCANAAN KA SIE MONITORING

DAN PENGEMBANGAN DAN EVALUASI

PENANGGUNG JAWAB
TEKNIS/INVENTARIS MEDIK

8
VIII. URAIAN TUGAS
A. Kepala Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan .
1. Menyusun rencana kerja Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan dengan membuat
Strategic Action Plan.
2. Menyusun Kebijakan dan Prosedur di lingkungan Bidang Fasilitas Medik dan
Keperawatan.
3. Menyusun kajian perencanaan pengadaan peralatan medik dan keperawatan yang
digunakan dalam pelayanan menggunakan Health Technology Assesment.
4. Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan pelayanan fasilitas medik dan
keperawatan.
5. Bertanggung jawab terhadap pembuatan kajian monitoring dan evaluasi:
 Pelaksanaan perencanaan pengadaan alat medik sesuai kebutuhan pelayanan.
 Pemanfaatan peralatan medik di Jajaran Direktorat Medik dan Keperawatan.
 Ketersediaan, kondisi dan umur alat medik yang digunakan dalam pelaksanaan
pelayanan.
6. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan
berdasarkan data/informasi yang disampaikan oleh para kepala seksi dilingkungan
Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan.
7. Melaksanakan pemantauan tindak lanjut rekomendasi laporan atau permasalahan
alat medik di pelayanan.

B. Kepala Seksi Perencanaan dan Pengembangan

1. Mengumpulkan data/ informasi /telaahan untuk rancangan awal Rencana Bisnis dan
Anggaran RS di bidang fasilitas medik dan keperawatan berdasarkan peraturan yng
berlaku dan referensi terkait;
2. Menyusun rancangan awal rencana pelaksanaan kegiatan Seksi Perencanaan dan
Pengembangan Fasilitas Medik dan Keperawatan
3. Mengumpulkan data/informasi/telaahan untuk koordinasi kegiatan perencanaan dan
pengembangan fasilitas medik dan keperawatan.
4. Memastikan perencanaan alat medik untuk layanan unggulan (spine dan rehabilitasi
medik) sesui target yang telah ditetapkan
5. Membuat rancangan instrumen pelaksanaan kegiatan perencanaan dan
pengembangan di Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan;
6. Laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Perencanaan dan Pengembangan Fasilitas
Medik dan Keperawatan
7. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja pegawai di lingkungan Seksi Perencanaan dan
Pengembangan Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran
tugas.

II. Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi

1. Menyusun rancangan awal rencana pelaksanaan kegiatan Seksi Monitoring dan
Evaluasi Bidang Fasilitas Medik dan Keperawatan berdasarkan peraturan yang
berlaku dan referensi terkait.
2, Menyusun rancangan instrumen pelaksanaan kegiatan Monitoring dan Evaluasi
kondisi, mutu, utilitas alat medik dan keperawatan;
3. Mengumpulkan data/informasi/telaahan untuk bahan koordinasi pelaksanaan
kegiatan pemeliharaan di bidang fasilitas medik dan keperawatan;
4. Mengumpulkan data/informasi/telaahan untuk laporan hasil koordinasi pengendalian,
monitoring, evaluasi dan pengawasan kondisi, mutu dan utilitas alat medik;
5. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Seksi Monitoring dan Evaluasi Fasilitas
Medik dan Keperawatan
6. Mengevaluasi kegiatan dan kinerja pegawai di lingkungan Seksi Monitoring dan
Evaluasi Fasilitas Medik dan Keperawatan.

9
 7. Menyusun dan mengevaluasi data inventaris dan kelengkapannya diaplikasi Sistem
Aset Manajemen Rumah Sakit
8. Memantau pemberitahuan recall alat medik dari website Food and Drug
Administrasion (FDA), Emergency Care Research Institute (ECRI) dan Kementrian
Kesehatan serta melaporkan tindak lanjutnya.

III. Penanggung Jawab Inventaris Alat Medik

1. Meneliti, menerima, mencatat data dan mendistribusikan semua barang medis
pengadaan baru yang masuk melalui tim penerima.
2. Mendokumtasikan data alat medik baru pada data base berbasis digital
3. Membuat dan menempel stiker barcode pada alat medik.
4. Membantu pelaksanaan training alat pengadaan baru.
5. Membuat laporan data inventaris alat medik setiap tahun
6. Mengumpulkan data/informasi telaah terkait penyusunan rekomendasi teknik medik
misal tentang spesifikasi alat atau kejadian tidak diharapkan (KTD) karena alat dan
melaporkannya diaplikasi e-watch kementrian kesehatan.
7. Melaksanakan rencana operasional monitoring kondisi alat medik.
8. Mengkompilasi laporan dari satuan kerja mengenai kondisi, utilisasi dan
pemeliharaan alat medik.
9. Membantu supervisi pelaksanaan trial/demo/presentasi, uji coba dan uji fungsi alat
medik baru.
10. Mengawasi dan melengkapi data inventaris alat medik.

IV. Tata Usaha

1. Menerima dan menggandakan semua arsip surat masuk dan keluar di Bidang
Fasilitas Medik dan Keperawatan.
2. Mengagendakan dan mendistribusikan berkas yang masuk ke Bidang Fasilitas
Medik dan Keperawatan.
3. Mengirim surat dari Bidang Fasiltas medik dan Keperawatan ke satuan kerja terkait.
4. Memantau surat/proposal perencanaan yang dibuat Bidang Fasilitas Medik dan
Keperawatan.
5. Membuat ampran kebutuhan rutin yang diperlukan oleh Bidang Fasilitas Medik dan
Keperawatan.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka memperlancar
pelaksanaan tugas.

IX. KUALIFIKASI DAN KESENJANGAN

DAFTAR KOMPETENSI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

BIDANG FASILITAS MEDIK DAN KEPERAWATAN RSUP FATMAWATI

KUALIFIKASI
PENDIDIKAN
No. JABATAN Standar Realisasi KETERANGAN
1 Ka.Bid Fasmed Min S2 S2 Sesuai Kompetensi
2 Ka.sie. Renbang Min S1 S2 Sesuai Kompetensi
3 Ka.sie. Monev Min S1 S1 Sesuai Kompetensi
Penanggung
4 Jawab Tekhnik Min D3 S1 Sesuai Kompetensi
medik

5. TU Min D3 D3 Sesuai Kompetensi

10
X. RENCANA PELATIHAN DAN PENDIDIKAN

A. Program orientasi/pendidikan pengelola peralatan

1. Pelatihan awal
Kebutuhan pelatihan awal untuk teknisi dibuat oleh Supervisor elektromedik.
Pelatihan tentang alat yang diperlukan harus selesai dalam masa orientasi.
Pelatihan diberikan oleh produsen, teknisi senior atau supervisor.
2. Pelatihan berkelanjutan
Evaluasi berkelanjutan kemahiran dalam melakukan perbaikan alat dinilai oleh
Supervisor elektromedik melalui observasi dan evaluasi tindakan perbaikan yang
diselesaikan. Hasil penilaian ini dibicarakan bersama dengan staf elektromedik
setiap tahun dalam penilaian kinerja. Ketika diberi tanggung jawab untuk peralatan
tambahan kepada elektromedik, pelatihan diatur oleh Supervisor. Kebutuhan
pelatihan untuk peralatan baru dinilai selama prosedur evaluasi pra-pembelian.

B. Orientasi peralatan dan program pendidikan untuk pengguna peralatan

1. Merupakan tanggung jawab Kepala Satuan Kerja atau yang ditunjuk untuk
memberikan pelatihan yang membahas kemampuan, keterbatasan dan aplikasi
khusus peralatan medik dalam Program Manajemen Peralatan. Pelatihan
dilaksanakan dalam tiga tahap: pelatihan awal, pengetahuan tentang pengoperasian
peralatan dan evaluasi teknik berkelanjutan.
2. Selain itu, semua karyawan harus menghadiri pelatihan tahunan staf yang
membahas kebijakan rumah sakit mengenai Quality Assurance, Manajemen Risiko,
Fire Safety, Hak Karyawan, Penyakit yag ditularkan melalui darah, Keamanan, dan
Pelayanan Pasien. Masing-masing Satuan Kerja akan mengembangkan pelatihan
mereka sendiri khusus untuk peralatan yang digunakan di wilayah kerja mereka.

Rencana Pendidikan & Pelatihan

Penanggung
No. Kegiatan Biaya Jawab
Anggaran
Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan
1 Pelatihan manajemen dan
3 x Rp. 20.000.000 =
Administrasi untuk pejabat Bag. SDM
Rp.60.000.000
Struktural ( 3 orang)
2 Pelatihan In House Training untuk
10 x 15 x Rp. 100.000 = Rp.
peningkatan keterampilan teknisi Bag. SDM
15.000.000
Elektromedik (1 orang)
3 Pelatihan arsiparis S1 untuk staf 10 x 15 x Rp. 100.000 =
Bag. SDM
administrasi (1 orang) Rp.15.000.000
4 Pendidikan S2 Bio Medical
Enginering/Clinical Enginering 1 x Rp. 25.000.000 x 6 semester
Bag.SDM
@Rp. 25.000.000/semester untuk 3 = Rp.150.000.000
tahun (1 orang)

Waktu Pelaksanaan
Waktu
No Kegiatan
TW I TW II TW III TW IV
Pemantauan ketepatan waktu × × × × × × × × × × × ×
1 perbaikan alat medik
Pemantauan realisasi × × × × × × × × × × × ×
2 pengadaan peralatan medik
yang telah direncanakan
Pemeliharaan preventif alat × × × × × × × × × × × ×
3
medik
4 Pelaksanaan kalibrasi alat × × × × × × × × × × ×

11
 medik
Pemantauan Utilisasi Alat × × × × × × × × × × × ×
5
medik
Pemantauan kegiatan × × × × × × × × × × × ×
6 pemeliharaan oleh pihak
ketiga
Pelatihan Manajemen dan × × ×
7 Administrasi untuk Pejabat
Struktural
Pelatihan in house training × × × × × × × × × ×
untuk Peningkatan
8
Keterampilan teknisi
Elektromedik
Pengajuan Pendidikan untu × ×
9 S2 Biomedikal Enginering
Pelatihan Administrasi untuk × ×
10
staf administrasi
11 Pengadaan alat kalibrator × × ×

XI. SISTEM PEMANTAUAN DAN EVALUASI

Untuk mengukur kinerja program manajemen alat medik yang dilaksanakan, maka
ditentukan indikator yang dapat menggambarkannya yaitu:
1. Jumlah alat medik yang dilaporkan rusak
Data diambil dari laporan Satuan Kerja ke Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit
(IPSRS) mengenai adanya kerusakan alat medik. Selanjutnya data ini dikumpulkan
setiap bulan oleh Bidang Fasilitas Medik untuk dilihat trennya dari bulan ke bulan dan
dianalisa hasil perbaikannya. Laporan pertriwulan disampaikan ke Direktur Utama
melalui Direktur Medik dan Keperawatan dan ditembuskan kepada Komite K3. Target
dari indikator ini adalah dibawah 270 unit/tahun.
2. Persentase alat medik yang dilakukan pemeliharaan preventif
Data diambil dari Lembar Kerja Pemeliharaan yang dibuat oleh IPSRS (Elektromedik)
setelah melakukan pemeliharaan preventif. Lembar tersebut dikumpulkan ke Bidang
Fasilitas Medik setiap triwulan dan dianalisis cakupan pelaksanaannya. Laporan
pertriwulan disampaikan ke Direktur Utama melalui Direktur Medik dan Keperawatan
dan ditembuskan kepada Komite K3. Target dari indikator ini adalah 80% dari seluruh
alat medik dilakukan pemeliharaan preventif.

Pada akhir tahun anggaran dilakukan evaluasi terhadap kinerja Bidang Fasilitas Medik dan
Keperawatan dalam melakukan kegiatan perencanaan pengadaan alat medik, utilisasi,
pendidikan dan pelatihan, monitoring data dan analisa pencapaian tujuan serta
rekomendasi untuk kebijakan atau peningkatan program yang akan dijalankan pada tahun
berikutnya. Termasuk yang harus ditinjau dan dievaluasi adalah isi dan pelaksanaan dari
Medical Equipment Management Plan ini yang akan dilakukan setiap tahun.

ORIENTASI, PELATIHAN DAN PENDIDIKAN

A. Program orientasi/pendidikan pengelola peralatan

1. Pelatihan awal
Kebutuhan pelatihan awal untuk teknisi dibuat oleh Supervisor elektromedik. Pelatihan
tentang alat yang diperlukan harus selesai dalam masa orientasi. Pelatihan diberikan oleh
produsen, teknisi senior atau supervisor.
2. Pelatihan berkelanjutan
Evaluasi berkelanjutan kemahiran dalam melakukan perbaikan alat dinilai oleh Supervisor
elektromedik melalui observasi dan evaluasi tindakan perbaikan yang diselesaikan. Hasil
penilaian ini dibicarakan bersama dengan staf elektromedik setiap tahun dalam penilaian

12
 kinerja. Ketika diberi tanggung jawab untuk peralatan tambahan kepada elektromedik,
pelatihan diatur oleh Supervisor. Kebutuhan pelatihan untuk peralatan baru dinilai selama
prosedur evaluasi pra-pembelian.

B. Orientasi peralatan dan program pendidikan untuk pengguna peralatan

1. Merupakan tanggung jawab Kepala Satuan Kerja atau yang ditunjuk untuk memberikan
pelatihan yang membahas kemampuan, keterbatasan dan aplikasi khusus peralatan
medik dalam Program Manajemen Peralatan. Pelatihan dilaksanakan dalam tiga tahap:
pelatihan awal, pengetahuan tentang pengoperasian peralatan dan evaluasi teknik
berkelanjutan.
2. Selain itu, semua karyawan harus menghadiri pelatihan tahunan staf yang membahas
kebijakan rumah sakit mengenai Quality Assurance, Manajemen Risiko, Fire Safety, Hak
Karyawan, Penyakit yag ditularkan melalui darah, Keamanan, dan Pelayanan Pasien.
Masing-masing Satuan Kerja akan mengembangkan pelatihan mereka sendiri khusus
untuk peralatan yang digunakan di wilayah kerja mereka.
3. Masalah saat pelaksanaan pelayanan
Setiap peralatan medis, yang tidak berfungsi akibat peralatan rusak atau masalah aplikasi,
harus dilaporkan dan diselidiki oleh elektromedik. IPSRS bagian medik dan Bidang
Fasilitas Medik membuat kajian tren frekuensi perbaikan, termasuk perbaikan disebabkan
kesalahan pengguna, secara triwulanan. Hasil ini dilaporkan pada Pertemuan Koordinasi
Direktorat Umum SDM dan Penelitian(USP). Direktorat USP dan Direktorat Medik dan
Keperawatan berpartisipasi dalam pertemuan ini dan menggunakan informasi ini untuk
evaluasi pelayanan mereka.
Analisis prioritas kebutuhan training peralatan medik harus berdasarkan pada:
1. Skor berdasarkan frekuensi pemakaian peralatan:
a. Skor 5 = < 1 kali / tahun.
b. Skor 4 = 1 kali / 6 bulan.
c. Skor 3 = 1 kali / bulan.
d. Skor 2 = > 1 kali /bulan.
e. Skor 1 = Setiap hari.
f. Skor 0 = Tidak perlu.
2. Skor berdasarkan insiden (kecelakaan) terkait alat medik:
a. Skor 5 = Setiap hari.
b. Skor 4 = 1 kali / minggu.
c. Skor 3 = 1 kali / bulan.
d. Skor 2 = 1 kali / 6 bulan.
e. Skor 1 = 1 kali / tahun.
f. Skor 0 = tidak perlu.
Perhitungan untuk memutuskan berapa sering dilakukan training berdasarkan:
Total Skor =Skor frekuensi pemakaian + Skor frekuensi insiden terkait alat.
• Total Skor >10 = Dilakukan pelatihan 1 tahun sekali.
• Total Skor < 10 = Dilakukan pada saat orientasi saja.

MONITORING DATA PROGRAM MANAJEMEN ALAT MEDIK

Untuk mengukur kinerja program manajemen alat medik yang dilaksanakan, maka ditentukan
indikator yang dapat menggambarkannya yaitu:
1. Jumlah alat medik yang dilaporkan rusak
Data diambil dari laporan Satuan Kerja ke Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit
(IPSRS) mengenai adanya kerusakan alat medik. Selanjutnya data ini dikumpulkan
setiap bulan oleh Bidang Fasilitas Medik untuk dilihat trennya dari bulan ke bulan dan
dianalisa hasil perbaikannya. Laporan pertriwulan disampaikan ke Direktur Utama
melalui Direktur Medik dan Keperawatan dan ditembuskan kepada Komite K3. Target
dari indikator ini adalah dibawah 270 unit/tahun.
2. Persentase alat medik yang dilakukan pemeliharaan preventif

13
 Data diambil dari Lembar Kerja Pemeliharaan yang dibuat oleh IPSRS (Elektromedik)
setelah melakukan pemeliharaan preventif. Lembar tersebut dikumpulkan ke Bidang
Fasilitas Medik setiap triwulan dan dianalisis cakupan pelaksanaannya. Laporan
pertriwulan disampaikan ke Direktur Utama melalui Direktur Medik dan Keperawatan dan
ditembuskan kepada Komite K3. Target dari indikator ini adalah 80% dari seluruh alat
medik dilakukan pemeliharaan preventif.

XII. PENUTUP

Pelayanan kesehatan yang berkualitas sangat bergantung pada dukungan fasilitas (sarana,
prasarana dan peralatan) yang juga berkualitas. Sehingga manajemen fasilitas terutama
peralatan medis dan keperawatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan aturan agar
peralatan selalu berada dalam keadaan balk dan aman untuk pelayanan sehari-hari. Hal ini
diharapkan bahwa dengan program perencanaan manajemen fasilitas medis dan keperawatan
yang dilakukan dengan benar (perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi) maka akan
dicapai pelayanan kesehatan yang bermutu dan bertanggung jawab.

Jakarta, Desember 2017

Mengetahui
Direktur Medik dan Keperawatan Plt. Ka Bidang Fasilitas Medik & keperawatan

Dr. Loli J. Simanjuntak, Sp.PD Irawadi, S. Sos

NIP. 196303131991032004 NIP. 196209241983031002

14