1.

Job Description Kepala Bidang Kreatif

Pra Hari-H
 Melakukan pengerjaan untuk beberapa komponen desain
sebelum terpilihnya BPH Divisi Visual Kreatif.
 Membantu seluruh BPH Bidang Kreatif dalam menyusun
SOP Divisi masing-masing.
 Membantu seluruh BPH Bidang Kreatif dalam menyusun
lini masa Divisi masing-masing.
 Membantu BPH Divisi Dekorasi dalam pembuatan konsep
dan rancangan dekorasi.
 Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap progres
kerja tiap Divisi di dalam Bidang Kreatif.
 Membuat konsep dan rancangan dekorasi sesuai dengan
penuansaan BKUI19 melalui kerja sama dengan BPH
Visual Kreatif dan Kepala Bidang Kreatif.
 Terus mengingatkan seluruh anggota Bidang Kreatif
mengenai deadline pekerjaan mereka.
 Terus melaporkan inventaris Divisi Dekorasi kepada
Controller BKUI19.
 Turut berpartisipasi dalam keputusan pembagian kerja di
seluruh divis yang berada di bawah Bidang Kreatif.
 Turut menjaga agar komponen dekorasi yang telah dibuat
tidak rusak hingga hari pelaksanaan BKUI19.
 Membantu proses koordinasi antar BPH Bidang Kreatif
dengan BPH Bidang Kreatif maupun antar BPH Bidang
Kreatif dengan BPH dari bidang lain.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Melakukan rapat bidang minimal dua minggu sekali.
 Turut membantu pekerjaan tiap Divisi di dalam Bidang
Kreatif jika memungkinkan atau dibutuhkan.
  Dua minggu sekali melaporkan anggaran dana Divisi
Dekorasi kepada Kepala Bidang Kreatif dan Controller
BKUI19.
 Melakukan penilaian terhadap BPH Bidang Kreatif.
 Memberikan peringatan SP1 dan SP2 untuk anggota
Bidang Kreatif yang melanggar SOP.
Hari-H
 Bertanggung jawab untuk mencegah kerusakan pada
seluruh komponen dekorasi.
 Turut membantu proses dokumentasi di wilayah Balairung
jika dibutuhkan.
 Mengawasi dan mengontrol kinerja seluruh anggota
Bidang Kreatif.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.
 Memberikan laporan inventarisasi akhir komponen
dekorasi BKUI19 kepada Controller BKUI19.
 Membantu Divisi Dekorasi mengenai penempatan
komponen dekorasi yang sudah tidak terpakai.

6. Bidang Kreatif

Bidang kreatif memiliki tanggung jawab untuk atas penuansaan digital,

fisik, dan proses dokumentasi seluruh kegiatan BKUI19. Bidang kreatif sendiri
terdiri dari 3 Divisi, yang terdiri dari; (1) Divisi Dekorasi, (2) Divisi Visual
Kreatif, dan (3) Divisi Dokumentasi dan Multimedia. Divisi Dekorasi memiliki
tanggung jawab atas penuansaan, pembuatan, dan penempatan dekorasi di
wilayah sekitar balairung ketika acara puncak BKUI19 berlangsung. Divisi
Visual Kreatif memiliki tanggung jawab atas pengerjaan desain visual di media
digital dan cetak BKUI19. Divisi Dokumentasi dan Multimedia yang memiliki
tanggung jawab atas proses dokumentasi, pengarsipan hasil dokumentasi
tersebut, serta pembuatan video mengenai acara inti BKUI19 (pra-acara, saat
acara, dan pasca acara). Melalui bantuan ketiga divisi tersebut Bidang Kreatif
diharapkan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik.

6.1. Divisi Dekorasi

6.1.1. Deskripsi Divisi

Divisi Dekorasi merupakan divisi yang memiliki tanggung jawab
atas penuansaan, pembuatan, dan penempatan dekorasi di wilayah
sekitar balairung ketika acara puncak BKUI19 berlangsung.
6.1.2. Struktur Divisi
Divisi Dekorasi direncanakan akan memiliki 2 orang BPH dan
12 orang staf. Dalam hal ini kedua BPH tersebut diharap mampu
saling melengkapi kemampuan dalam bidang dekorasi (penghiasan
struktur dekor, pembuatan struktur dekor, dan perencanaan
penempatan dekorasi). Berdasar kemampuannya tersebut juga
diharapkan BPH tersebut dapat membawahi staf dengan kemampuan
serupa. Untuk itu setiap staf diharapkan bisa langsung berkomunikasi
dengan BPH yang memiliki kemampuan sesuai dengan apa yang
sedang dikerjakan staf tersebut.
6.1.3. Kebutuhan Staff
Divisi Dekorasi secara idealnya diharapkan akan memiliki 12
orang staf. Tentunya sebelum terpilihnya staf nanti, diharapkan Divisi
Dekorasi telah memiliki pembagian kerja untuk stafnya. Untuk
pembagian tugas sendiri secara idealnya diharapkan ada 4 orang yang
mampu melakukan proses pemotongan triplek, pemotongan kardus,
dan proses pemakuan antara kayu/triplek yang telah dipotong. Secara
kasar 4 orang tersebut diharapkan dapat dibagi ke 3 bagian pengerjaan
yang isinya; (1) panggung utama dan petunjuk arah (2 orang), (2)
gapura (1 orang), dan (3) relief impian dan photobooth (1 orang).
Selain 4 orang tersebut Divisi Dekor diharapkan juga memiliki 8
orang yang memiliki kemampuan mumpuni dalam proses
penggambaran dan pengecatan di media yang telah ada. Untuk kriteria
tambahan, staf divisi dekor diharapkan memiliki sifat kreatif, cepat
tanggap, mampu menerima kritik, dan memiliki waktu yang fleksibel.
 Selain itu staf Divisi Dekor juga diharapkan tidak memiliki kesibukan
di acara lain selain BKUI19.
6.1.4. Job Description
a. Tugas Penanggung Jawab Divisi Dekorasi
Pra Hari-H
 Menyusun SOP divisi dekorasi bersama Kepala Bidang
Kreatif dan Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Menyusun kembali lini masa kerja Divisi Dekorasi
bersama Kepala Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung
Jawab Divisi Dekorasi.
 Membuat akun email baru untuk menjadi akun Google
Calendar Divisi Dekorasi.
 Dengan bantuan Wakil Penanggung Jawab Divisi
Dekorasi mengisi lini masa Google Calendar tersebut
dengan lini masa yang sebelumnya telah disepakati.
 Membuat konsep dan rancangan dekorasi sesuai dengan
penuansaan BKUI19 melalui kerja sama dengan BPH
Visual Kreatif dan Kepala Bidang Kreatif.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi terus
mengingatkan anggota Divisi Dekorasi mengenai deadline
penyelesaian komponen dekorasi.
 Menentukan kembali peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan untuk proses dekorasi BKUI19 dengan
memperhitungkan komponen-komponen yang bisa dibuat
cadangannya bersama kepala bidang kreatif dan Wakil
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Melakukan pembelian komponen dekorasi sesuai dengan
anggaran yang telah disepakati.
 Membuat inventaris komponen dekorasi BKUI19 bersama
Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Melakukan pembagian kerja antar anggota Divisi Dekorasi
berdasar keputusan bersama dengan Kepala Bidang
Kreatif dan Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Merealisasikan seluruh konsep dekorasi sesuai dengan
penuansaan BKUI19 sebelum acara BKUI19 berjalan.
 Menjaga agar komponen dekorasi yang telah dibuat tidak
rusak hingga hari pelaksanaan BKUI19.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi terus
berkoordinasi degan Divisi lain untuk turut menjaga
komponen dekorasi yang telah dibuat.
 Berkoordinasi dengan Divisi Visual Kreatif mengenai
penuansaan desain backdrop.
 Berkoordinasi dengan Bidang Penunjang terkait
pengadaan barang-barang kebutuhan hari-H.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Berkoordinasi dengan Divisi Visual Kreatif, Divisi Bedah
Universitas, dan Divisi Perlengkapan Logistik mengenai
pemasangan dan penempatan dekorasi pada tempat acara.
 Melakukan rapat divisi minimal seminggu sekali.
 Terus menjalin komunikasi dengan Kepala Bidang Kreatif
BKUI19 mengenai pembuatan serta progres pengerjaan
komponen dekorasi.
 Dua minggu sekali melaporkan anggaran dana Divisi
Dekorasi kepada Kepala Bidang Kreatif dan Controller
BKUI19.
 Dibantu dengan masukan dari Wakil Penanggung Jawab
Divisi Dekorasi menilai kinerja panitia Divisi Dekorasi.
 Dibantu dengan Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi
memberikan rekomendasi kepada kepala bidang mengenai
peringatan SP1 dan SP2 untuk panitia yang melanggar
SOP.
  Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan final
divisi dekorasi berdasar saran dari Kepala Bidang Kreatif,
Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi, dan Staf Divisi
Dekorasi.
Hari-H
 Bertanggung jawab untuk mencegah kerusakan pada
seluruh komponen dekorasi.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.
 Membuat inventarisasi akhir komponen dekorasi BKUI19.
 Dengan bantuan Kepala Bidang Kreatif dan Wakil
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi menentukan
penempatan segala komponen dekorasi yang sudah tidak
terpakai.
b. Tugas Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi
Pra Hari-H
 Menyusun SOP divisi dekorasi bersama kepala bidang
kreatif dan Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Menyusun kembali lini masa kerja Divisi Dekorasi
bersama Kepala Bidang Kreatif dan Penanggung Jawab
Divisi Dekorasi.
 Membantu Penanggung Jawab Divisi Dekorasi mengisi
lini masa Google Calendar Divisi Dekorasi dengan lini
masa yang sebelumnya telah disepakati.
 Bersama Penanggung Jawab Divisi Dekorasi terus
mengingatkan anggota Divisi Dekorasi mengenai deadline
penyelesaian komponen dekorasi.
 Turut membantu Penanggung Jawab Divisi Dekorasi
dalam membuat konsep dan rancangan dekorasi sesuai
dengan penuansaan BKUI19 melalui kerja sama dengan
BPH Visual Kreatif dan Kepala Bidang Kreatif.
 Menentukan kembali peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan untuk proses dekorasi BKUI19 dengan
memperhitungkan komponen-komponen yang bisa dibuat
cadangannya bersama kepala bidang kreatif dan
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Melakukan pembelian komponen dekorasi sesuai dengan
anggaran yang telah disepakati.
 Membuat inventaris komponen dekorasi BKUI19 bersama
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Melakukan pembagian kerja antar staf Divisi Dekorasi
berdasar keputusan bersama dengan Kepala Bidang
Kreatif dan Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Merealisasikan seluruh konsep dekorasi sesuai dengan
penuansaan BKUI19 sebelum acara BKUI19 berjalan.
 Menjaga agar komponen dekorasi yang telah dibuat tidak
rusak hingga hari pelaksanaan BKUI19.
 Bersama Penanggung Jawab Divisi Dekorasi terus
berkoordinasi degan Divisi lain untuk turut menjaga
komponen dekorasi yang telah dibuat.
 Turut berkoordinasi dengan Bidang Penunjang terkait
pengadaan barang-barang kebutuhan hari-H.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Turut Berkoordinasi dengan Divisi Visual Kreatif, Divisi
Bedah Universitas, dan Divisi Perlengkapan Logistik
mengenai pemasangan dekorasi pada tempat acara.
 Melakukan rapat divisi minimal seminggu sekali.
 Terus menjalin komunikasi dengan Kepala Bidang Kreatif
BKUI19 mengenai pembuatan serta progres pengerjaan
komponen dekorasi.
 Menggantikan beberapa peran Penanggung Jawab Divisi
Dekorasi pada saat-saat tertentu sesuai dengan
kesepakatan bersama antara Kepala Bidang Kreatif,
 Penanggung Jawab Divisi Dekorasi, dan Wakil
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
 Memberi pertimbangan mengenai kinerja panitia Divisi
Dekorasi.
 Memberi pertimbangan mengenai rekomendasi pemberian
peringatan SP1 dan SP2 untuk panitia yang melanggar
SOP kepada Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
Hari-H
 Bertanggung jawab untuk mencegah kerusakan pada
seluruh komponen dekorasi.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.
 Membuat inventarisasi akhir komponen dekorasi BKUI19.
 Membantu Penanggung Jawab Divisi Dekorasi mengenai
penempatan segala komponen dekorasi yang sudah tidak
terpakai.
6.1.5. Analisis SWOT
a. Strength
Telah memiliki gambaran kasar dari konsep yang bisa terus
dikembangkan .
b. Weakness
Pembuatan item dekorasi yang membutuhkan kemampuan
mumpuni serta waktu yang cukup lama.
c. Oportunities
 Telah cukup matangnya perencanaan dekorasi venue akan
mempersingkat waktu pengerjaan item-item dekorasi
 Tidak begitu jauhnya lokasi pembelian peralatan dan
perlengkapan dekorasi.
d. Threat
Sulitnya menentukan waktu untuk mengerjakan item-item dekorasi
secara bersama karena beragamnya.
6.1.6. Deskripsi Kegiatan
 Kegiatan Divisi Dekorasi akan segera dimulai saat pertemuan
pertama Kepala Bidang Kreatif dengan kedua BPH, yaitu
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi dan Wakil Penanggung Jawab
Divisi Dekorasi. Pada masa sebelum terpilihnya BPH ini Divisi
Dekor akan menerima tugas untuk menyusun kembali daftar
perlengkapan dan peralatan yang diperlukan untuk melakukan
proses Dekorasi dengan memperhitungkan komponen-komponen
yang bisa dibuat cadangannya. Selain itu, pada masa ini Divisi
Dekorasi juga memiliki kewajiban untuk menyusun kembali
kebutuhan staf berdasar keputusan bersama antara Kepala Bidang
Kreatif, Penanggung Jawab Divisi Dekorasi, dan Wakil
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi.
Masa Kerja Divisi Dekorasi berikutnya akan dimulai sesegera
mungkin setelah staf Divisi Dekorasi terpilih. Pertama-tama pada
masa ini Divisi Dekorasi memiliki tugas untuk membuat kembali
gambaran komponen dekorasi yang akan mereka buat serta
penempatannya. Selain itu pada masa ini Divisi Dekorasi memiliki
tugas untuk segera menyusun kembali lini masa kerja Divisi
Dekorasi sesuai kebutuhan divisi dan jadwal anggota Divisi
Dekorasi berdasar keputusan bersama antara Kepala Bidang
Kreatif, Penanggung Jawab Divisi Dekorasi, dan Wakil
Penanggung Jawab Divisi Dekorasi. Pada masa ini juga Divisi
Dekorasi dapat menentukan apakah divisi mereka perlu melakukan
oprec volunter atau tidak. Selain itu pada masa ini juga diharapkan
Divisi Dekorasi dapat sesegera mungkin menyusun pembagian
kerja kepada para anggotanya berdasar keputusan bersama antara
Kepala Bidang Kreatif, Penanggung Jawab Divisi Dekorasi, dan
Wakil Penanggung Jawab Divisi Dekorasi. Pada masa ini juga
proses pembelian peralatan dan perlengkapan dekorasi diharapkan
dapat dilakukan sesegera mungkin sesuai lini masa divisi yang
baru. Proses pembelian peralatan dan perlengkapan divisi dekorasi
tersebut juga harus diiringi dengan inventarisasi barang yang
 dimiliki Divisi Dekorasi. Inventarisasi barang tersebut harus
dilaporkan secara berkala setiap 2 minggu sekali sampai acara
BKUI19 selesai dilaksanakan kepada Kepala Bidang Kreatif untuk
Selanjutnya Divisi Dekorasi diharapkan dapat mengerjakan
pekerjaannya seperti menyusun kerangka komponen dekorasi,
pewarnaan komponen dekorasi, dan penempatan komponen
dekorasi sesuai lini masa baru dan pembagian kerja yang telah
dibuat.
Pada acara puncak Divisi Dekorasi memiliki tanggung jawab
untuk menjaga seluruh komponen-komponen dekorasi yang telah
mereka buat agar tidak rusak. Selain itu Divisi Dekorasi juga
memiliki tanggung jawab untuk sesegera mungkin
mengganti/memperbaiki jika ada komponen yang rusak saat hari
H.
Setelah acara puncak selesai, Divisi Dekorasi memiliki
kewajiban untuk sesegera mungkin membuat LPJ dan melakukan
inventarisasi akhir barang-barang yang mereka miliki. Terakhir,
Divisi Dekorasi memiliki tanggung jawab mengenai penempatan
peralatan dan perlengkapan dekorasi mereka yang sudah tidak
mereka gunakan.
6.1.7. Rencana Cadangan

Masalah Upaya Pencegahan Solusi

Komponen 1. Kepala Bidang 1. Mencari sumber
dekorasi tidak Kreatif membuat daya dari divisi
selesai tepat waktu lini masa kerja lain atau
yang jelas mungkin dari
sehingga target divisi sendiri
kerja Divisi yang sedang
Dekorasi menjadi memiliki waktu
jelas. luang untuk
2. Membuat skala membantu proses
prioritas pengerjaan
 penyelesaian komponen
komponen dekorasi.
dekorasi.
3. Membuat
pembagian kerja
dalam
penyelesaian
komponen
dekorasi yang
jelas.
Komponen 1. Memperhitungkan 1. Mengganti
dekorasi rusak pada penempatan dan dengan
hari-H ketahanan dari komponen
komponen cadangan atau
dekorasi terutama melakukan
untuk yang perbaikan bagi
berukuran besar. komponen yang
2. Membuat tidak memiliki
komponen cadangan (jika
cadangan untuk memungkinkan).
beberapa bagian
dekorasi yang
rentan rusak.
Sulitnya mencari 1. Kepala bidang 1. Terus mencari
inspirasi/gambaran kreatif membuat referensi dan
komponen dekorasi gambaran kasar membuat
yang akan dibuat komponen- gambaran
komponen komponen
dekorasi yang akan dekorasi yang
dibuat, sehingga akan dibuat.
baik staf maupun
BPH Divisi
 Dekorasi memiliki
gambaran kasar
untuk pembuatan
komponen
dekorasi.
Kekurangan 1. Kepala Bidang 1. Melakukan
sumber daya Kreatif oprec volunter.
manusia menyediakan
gambaran kasar
komponen-
komponen
dekorasi selengkap
mungkin sehingga
beban kerja yang
akan dimiliki
Divisi Dekorasi
tidak begitu besar.
2. Terus mencari
relasi yang mampu
melakukan
pengerjaan
dekorasi.
Keterbatasan/ 1. Membuat daftar 1. Melakukan
kerusakan peralatan kebutuhan tiap peminjaman
dan perlengkapan komponen peralatan.
untuk mengerjakan dekorasi yang akan 2. Melakukan
dekorasi dibuat. pembelian
2. Sebisa mungkin peralatan dan
menekan perlengkapan
kerumitan dekorasi di luar
komponen rencana
dekorasi sehingga anggaran yang
 tidak memerlukan ada.
peralatan yang
jarang adanya.

6.1.8. Lini Masa Divisi

(Terlampir)
6.1.9. Tanggung Jawab Khusus
(Terlampir)
6.1.10. Parameter Keberhasilan
 Seluruh dekorasi terpasang rapi dan sesuai dengan tempatnya H-8
jam pelaksanaan.
 Jumlah komponen dekorasi yang rusak hingga selesai acara kurang
dari 2 unit.
 Pengerjaan komponen dekorasi selesai pada H-2 pelaksanaan acara
BKUI19.

6.2. Divisi Visual Kreatif

6.2.1. Deskripsi Divisi

Divisi Desain bertanggung jawab atas pembentukan konsep dan
pengerjaan seluruh desain visual di media cetak dan digital BKUI19.
6.2.2. Struktur Divisi
Divisi Visual Kreatif secara ideal diharapkan dapat memiliki 2
orang BPH. Kedua orang BPH tersebut terdiri dari seorang
Penanggung Jawab Divisi dan seorang Wakil Penanggung Jawab
Divisi. Kedua BPH tersebut diharapkan memahami dasar-dasar
penggunaan aplikasi desain visual, memiliki perangkat penunjang
desain yang mumpuni, dan mampu membuat penuansaan visual yang
sesuai konsep acara BKUI19. Kedua BPH ini juga diharapkan bisa
membimbing staf-stafnya dalam mengerjakan pekerjaan Divisi Visual
Kreatif. Terakhir kedua BPH ini juga diharapkan dapat selalu cepat
 merespon dan merevisi desain yang dikerjakan oleh staf Divisi Visual
Kreatif.
6.2.3. Kebutuhan Staf
Divisi Visual Kreatif secara ideal diharapkan akan memiliki 5
orang staf. Tentunya kelima orang staf ini diharapkan mampu
mengoperasikan aplikasi desain visual dan memiliki kreativitas dalam
pembuatan desain visual. Untuk pembagian tugas antara staf Divisi
Visual Kreatif akan diusahakan sebisa mungkin secara merata dan
akan dibahas kembali oleh BPH Divisi Visual Kreatif dan Kepala
Bidang Kreatif. Selain itu, dalam penerimaannya nanti staf Divisi
Visual Kreatif diharapkan tidak memiliki kesibukan lain di luar
BKUI19.
Dengan cepat dimulainya kebutuhan BKUI19 terhadap Divisi
Visual Kreatif, akan ada beberapa tugas yang tidak akan dikerjakan
oleh staf dan atau bahkan BPH. Beberapa tugas tersebut adalah; (1)
postingan grand launching BKUI19, (2) postingan open recruitment
BPH, (3) postingan penutupan open recruitment BPH, (4) desain baju
kunjungan sekolah, (5) postingan pengumuman BPH diterima, (6)
postingan open recruitment staf, (7) postingan penutupan open
recruitment staf, (8) postingan struktur kapanitiaan BKUI19, (9)
pengumuman nama staf diterima, (10) pengerjaan proposal sponsor,
medpar dan acara, (11) postingan hari raya (Waisak, Kenaikan Yesus
Kristus, Kelahiran Pancasila, dan Idul Fitri), (12) postingan H-3,2, dan
1 penjualan tiket promo, dan (13) pembuatan keputusan pembagian
kerja Divisi Visual Kreatif.
6.2.4. Job Description
a. Tugas Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif
Pra Hari-H
 Turut menyusun kembali SOP desain bersama Kepala
Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung Jawab Divisi
Visual Kreatif.
 Membuat keputusan mengenai pembagian kerja anggota
Divisi Visual Kreatif dengan bantuan Kepala Bidang
Kreatif dan Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif.
 Menyusun kembali lini masa kerja Divisi Visual Kreatif
bersama Kepala Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung
Jawab Divisi Visual Kreatif.
 Membuat akun email baru untuk menjadi akun Google
Calendar dan Google Drive Divisi Visual Kreatif.
 Dengan bantuan Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif mengisi lini masa Google Calendar tersebut
dengan lini masa yang sebelumnya telah disepakati.
 Mengkoordinasi serta turut bekerja bersama staf dalam
proses pengerjaan desain.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif
terus mengingatkan anggota Divisi Visual Kreatif
mengenai deadline penyelesaian desain.
 Dengan bantuan Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif terus mengingatkan staf untuk menyimpan seluruh
progres pengerjaan desain mereka di akun Google Drive
Divisi Visual Kreatif.
 Memastikan produk desain yang dihasilkan staf sesuai
dengan penuansaan yang ada.
 Dengan bantuan Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif terus mengunggah seluruh progres pengerjaan
Divisi Visual Kreatif di akun Google Drive Divisi Visual
Kreatif.
 Turut membantu proses pencetakan produk desain.
 Melakukan rapat divisi minimal dua minggu sekali.
 Berkoordinasi dengan Divisi Dokumentasi dan
Multimedia terkait pembuatan video dan Id Card BKUI19.
  Berkoordinasi dengan Divisi Dekorasi untuk
menyelaraskan penuansaan acara BKUI19.
 Berkoordinasi dengan Divisi Bedah Jurusan mengenai
pengerjaan booklet BKUI19.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif
Berkoordinasi dengan Divisi Publikasi mengenai publikasi
konten media sosial.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Terus menjalin komunikasi dengan Kepala Bidang Kreatif
mengenai pembuatan serta progres pengerjaan desain.
 Menilai kinerja panitia divisi visual kreatif.
 Dibantu dengan pertimbangan dari Wakil Penanggung
Jawab Divisi Visual Kreatif memberikan rekomendasi
kepada kepala bidang mengenai peringatan SP1 dan SP2
untuk panitia yang melanggar SOP.
 Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan Divisi Visual
Kreatif.
Hari-H
 Turut bekerja di stan pusat informasi.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.
b. Tugas Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif
Pra Hari-H
 Turut menyusun kembali SOP desain bersama Kepala
Bidang Kreatif dan Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif.
 Membuat keputusan mengenai pembagian kerja anggota
Divisi Visual Kreatif dengan bantuan Kepala Bidang
Kreatif dan Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif.
 Menyusun kembali lini masa kerja Divisi Visual Kreatif
bersama Kepala Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung
Jawab Divisi Visual Kreatif.
 Membuat akun email baru untuk menjadi akun Google
Calendar dan Google Drive Divisi Dekorasi.
 Membantu Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif
mengisi lini masa Google Calendar tersebut dengan lini
masa yang sebelumnya telah disepakati.
 Bersama Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif terus
mengingatkan anggota Divisi Visual Kreatif mengenai
deadline penyelesaian desain.
 Mengkoordinasi serta turut bekerja bersama staf dalam
proses pengerjaan desain.
 Membantu Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif untuk
terus mengingatkan staf untuk menyimpan seluruh progres
pengerjaan desain mereka di akun Google Drive Divisi
Visual Kreatif.
 Memastikan produk desain yang dihasilkan staf sesuai
dengan penuansaan yang ada.
 Dengan bantuan Wakil Penanggung Jawab Divisi Visual
Kreatif terus mengunggah seluruh progres pengerjaan
Divisi Visual Kreatif di akun Google Drive Divisi Visual
Kreatif.
 Turut membantu proses pencetakan produk desain.
 Melakukan rapat divisi minimal dua minggu sekali.
 Bersama Penanggung Jawab Divisi Visual Kreatif
Berkoordinasi dengan Divisi Publikasi mengenai publikasi
konten media sosial.
 Berkoordinasi dengan Divisi Dokumentasi dan
Multimedia terkait pembuatan video dan Id Card BKUI19.
 Berkoordinasi dengan pihak pengelola web mengenai
desain website BKUI19.
  Berkoordinasi dengan Divisi SS dan tiket mengenai
pengerjaan desain tiket BKUI19.
 Berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan Logistik
mengenai pemastian ukuran backdrop dan spanduk.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Terus menjalin komunikasi dengan Kepala Bidang Kreatif
mengenai pembuatan serta progres pengerjaan desain.
 Menilai kinerja panitia divisi visual kreatif.
 Dibantu dengan pertimbangan dari Wakil Penanggung
Jawab Divisi Visual Kreatif memberikan rekomendasi
kepada kepala bidang mengenai peringatan SP1 dan SP2
untuk panitia yang melanggar SOP.
 Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan Divisi Visual
Kreatif.
Hari-H
 Turut bekerja di stan pusat informasi.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.

6.2.5. Analisis SWOT

a. Strength
Memiliki SOP desain yang simpel dan telah dibuat perencanaannya
oleh kepala bidang kreatif.
b. Weakness
Sulitnya mencari orang yang mampu menggunakan aplikasi desain
grafis.
c. Oportunities
Adanya template serta SOP desain akan sangat memudahkan
proses pengerjaan desain sehingga tidak memerlukan kemampuan
penggunaan aplikasi grafis yang tinggi.
d. Threat
  Berbedanya selera desain tiap individu memiliki potensi
banyaknya revisi desain yang akan terjadi.
 Adanya beberapa spanduk dengan ukuran besar memerlukan
sehingga memerlukan perangkat keras dengan kemampuan yang
mumpuni.

6.2.6. Deskripsi Kegiatan

Divisi Visual Kreatif akan langsung memiliki tanggung jawab
segera setelah pengumuman pemenang UKK BKUI19. Untuk itu
beberapa tugas Divisi Visual Kreatif akan dipegang sementara oleh
Kepala Bidang Kreatif sebelum terpilihnya BPH Divisi Visual Kreatif.
Setelah terpilihnya BPH, Divisi Visual Kreatif juga terus memiliki
tanggung jawab untuk membuat berbagai keperluan desain untuk
diposting di media sosial BKUI19, keperluan sponsorship, dan
keperluan kegiatan kunjungan sekolah. Selain itu, pada masa ini juga
Divisi Visual Kreatif diharapkan bisa membuat pembagian tugas
untuk anggotanya. Setelah terpilihnya staf, Divisi Visual Kreatif juga
akan terus memiliki tanggung jawab untuk membuat berbagai
keperluan desain untuk diposting di media sosial BKUI. Pada masa ini
juga Divisi Visual Kreatif dapat memutuskan perlu tidaknya
melakukan oprec volunteer. Selain itu pada masa ini Divisi Visual
Kreatif juga memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan desain
visual berbagai backdrop, spanduk, poster, sertifikat, id card,
merchendise, tiket, dan plakat untuk keperluan BKUI19.
Pada hari-H, Divisi Visual kreatif memiliki tanggung jawab
untuk membantu divisi dekorasi dalam menjaga komponennya
dan/atau menjaga stand kepuasan.
Setelah acara BKUI19 selesai, Divisi Visual Kreatif memiliki
tanggung jawab untuk membuat Laporan Pertanggung Jawaban yang
akan diserahkan kepada kepala bidang kreatif.
6.2.7. Rencana Cadangan

Masalah Upaya Pencegahan Solusi

Desain tidak 1. Membuat template 1. Meminta
selesai tepat serta SOP desain bantuan kepada
waktu yang simpel staf, BPH,
sehingga mudah ataupun kepala
dikerjakan dan bidang yang
pengerjaan tidak memiliki waktu
memakan waktu luang.
banyak.
2. Kepala bidang
kreatif akan terus
mengingatkan BPH
dan staf mengenai
batas waktu
penyerahan desain.
3. Membuat akun
Google
Calendar(atau
sejenisnya) bersama
agar baik kepala
bidang, BPH,
maupun staf akan
terus mengingat
deadline tugas
mereka.
Softcopy desain 1. Membuat file 1. Mengerjakan
yang dikerjakan cadangan di Google kembali desain
hilang Drive untuk file yang hilang dari
desain dengan awal.
ukuran kecil.
2. Mengingatkan staf
dan BPH untuk
menyimpan file
 desain berukuran
besar tidak hanya di
komputer/laptop
tetapi juga di media
penyimpanan
eksternal
(flashdisk/harddisk).
Kekurangan 1. Terus mencari relasi 1. Melakukan
sumber daya yang mampu Oprec Volunter.
manusia menjalankan
program desain
grafis.
Terdapat 1. BPH dan/atau 1. Melakukan
kesalahan pada Kepala Bidang revisi.
pengerjaan desain Kreatif melakukan
pengecekan ulang
sebelum desain
dikirim.
2. Meminta konten
desain secara detail
untuk pengerjaan.
Sarana 1. Memastikan staf dan 1. Melakukan
pengerjaan desain BPH memiliki proses
rusak fasilitas desain yang peminjaman
mumpuni. silang antar
panitia.

6.2.8. Lini Masa Divisi

(Terlampir)
6.2.9. Tanggung Jawab Khusus
(SOP Terlampir)
6.2.10. Parameter Keberhasilan
  Desain yang penyelesaiannya salah ketika siap cetak/publikasi
kurang dari empat.
 Desain yang penyelesaiannya terlambat kurang dari lima.

6.3. Divisi Dokumentasi dan Multimedia

6.3.1. Deskripsi Divisi

Divisi Dokumentasi dan Multimedia merupakan divisi yang
bertanggung jawab atas proses dokumentasi, pengarsipan hasil
dokumentasi tersebut, serta pembuatan video mengenai acara inti
BKUI19 (pra-acara, saat acara, dan pasca acara).
6.3.2. Struktur Divisi
Divisi Multimedia dan Dokumentasi diharapkan dapat memiliki
2 orang BPH yang terdiri dari Penanggung Jawab Divisi Multimedia
Dokumentasi dan Wakil Penanggung Jawab Divisi Multimedia
Dokumentasi. Kedua Penanggung Jawab Divisi ini diharapkan dapat
menjalin komunikasi yang baik mengenai pembagian tugas yang
mereka miliki. Selain itu kedua BPH tersebut juga diharapkan dapat
membimbing staf Divisi Dokumentasi & Multimedia dalam
pengerjaan tugas mereka nanti.
6.3.3. Kebutuhan Staf
Selain itu, Divisi Dokumentasi & Multimedia diharapkan
memiliki 7 orang staf. Staf Divisi Dokumentasi dan Multimedia
diharapkan sudah memiliki peralatan dokumentasi tersendiri dan/atau
memiliki kemampuan dalam proses pengeditan video yang mumpuni.
Staf ini sendiri akan dibagi menjadi 2 orang di dalam balairung 2
orang di area luar balairung dan 3 orang turut mengikuti kegiatan
kunjung fakultas. Pembagian kerja tersebut dilakukan dengan harapan
proses dokumentasi yang dilakukan dapat lebih menyeluruh dengan
standar yang sama dengan yang diinginkan oleh Divisi Dokumentasi
dan Multimedia untuk keperluan pembuatan aftermovie BKUI19. Para
staf anggota Divisi Dokumentasi dan Multimedia juga diharuskan
 terus berkonsultasi dengan BPH Divisi Dokumentasi dan Multimedia
mengenai seluruh proses dokumentasi yang mereka kerjakan.
6.3.4. Job Description
a. Tugas Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia
Pra Hari-H
 Bersama Kepala Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung
Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia Turut
menyusun kembali SOP mengenai produk video terkait
BKUI19.
 Dibantu Kepala Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung
Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia menyusun
kembali lini masa kerja Divisi Dokumentasi dan
Multimedia.
 Membuat akun email baru untuk menjadi akun Google
Calendar dan Google Drive Divisi Dokumentasi dan
Multimedia.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi
dan Multimedia mengisi lini masa Google Calendar
tersebut dengan lini masa yang sebelumnya telah
disepakati.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi
dan Multimedia terus mengingatkan anggota Divisi
Dokumentasi dan Multimedia mengenai deadline
penyelesaian produk Divisi.
 Dibantu seluruh anggota Divisi Dokumentasi dan
Multimedia melakukan dokumentasi kegiatan BKUI19
(pra-acara).
 Bersama anggota Divisi Dokumentasi dan Multimedia
memenuhi kebutuhan video profil dari sponsor dan rekan
media.
 Bersama BPH Divisi Bedah Fakultas dan Wakil
Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia
 merancang konsep guideline video pengenalan tiap
fakultas.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi
dan Multimedia melakukan koordinasi dengan BPH Divisi
Visual Kreatif terkait pembuatan video.
 Berkoordinasi dengan Divisi Bedah Fakultas mengenai
pengumpulan video pengenalan fakultas.
 Berkoordinasi dengan Divisi Bedah Fakultas dalam
melakukan pembuatan video fakultas apabila terdapat
fakultas yang tidak bersedia melakukan pemutaran video.
 Berkoordinasi dengan Divisi SS dan tiket mengenai
pembuatan video cara pemesanan, pembayaran, dan
aktivasi tiket BKUI19.
 Dibantu seluruh anggota Divisi Multimedia dan
Dokumentasi menyelenggarakan foto Id Card untuk
seluruh panitia BKUI19.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Melakukan rapat divisi minimal dua minggu sekali
 Terus menjalin komunikasi dengan kepala bidang kreatif
mengenai perkembangan pengerjaan produk Divisi
Dokumentasi dan Multimedia.
 Menilai kinerja panitia Divisi Dokumentasi dan
Multimedia.
 Dibantu dengan pertimbangan dari Wakil Penanggung
Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia memberikan
rekomendasi kepada kepala bidang mengenai peringatan
SP1 dan SP2 untuk panitia yang melanggar SOP.
 Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan Divisi
Dokumentasi dan Multimedia.
Hari-H
 Melakukan dokumentasi kegiatan BKUI19 dan/atau
menjadi operator pada switcher (jika memungkinkan).
  Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi
dan Multimedia berkoordinasi dengan Divisi Publikasi
mengenai konten Publikasi Hari-H.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.
 Membuat video aftermovie.
b. Kewenangan Wakil Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi
dan Multimedia
Pra Hari-H
 Turut menyusun kembali SOP mengenai produk video
terkait BKUI19.
 Dibantu Kepala Bidang Kreatif dan Wakil Penanggung
Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia menyusun
kembali lini masa kerja Divisi Dokumentasi dan
Multimedia.
 Bersama Wakil Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi
dan Multimedia terus mengingatkan anggota Divisi Visual
Kreatif mengenai deadline penyelesaian produk Divisi.
 Dibantu seluruh anggota Divisi Dokumentasi dan
Multimedia melakukan dokumentasi kegiatan BKUI19
(pra-acara).
 Membantu Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi dan
Multimedia mengisi lini masa Google Calendar tersebut
dengan lini masa yang sebelumnya telah disepakati.
 Bersama anggota Divisi Dokumentasi dan Multimedia
memenuhi kebutuhan video profil dari sponsor dan rekan
media.
 Bersama Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi dan
Multimedia melakukan koordinasi dengan BPH Divisi
Visual Kreatif terkait pembuatan video.
  Bersama BPH Divisi Acara dan Wakil Penanggung Jawab
Divisi Dokumentasi dan Multimedia merancang konsep
guideline video pengenalan tiap fakultas.
 Berkoordinasi dengan Divisi K&K mengenai pembuatan
video K&K BKUI19.
 Dibantu seluruh anggota Divisi Multimedia dan
Dokumentasi menyelenggarakan foto Id Card untuk
seluruh panitia BKUI19.
 Dibantu seluruh anggota Divisi Dokumentasi dan
Multimedia melakukan pendataan terhadap panitia yang
telah melakukan sesi foto untuk Id Card.
 Melakukan kunjungan sekolah sesuai SOP.
 Melakukan rapat divisi minimal dua minggu sekali
 Terus menjalin komunikasi dengan kepala bidang kreatif
mengenai perkembangan pengerjaan produk Divisi
Dokumentasi dan Multimedia.
 Menilai kinerja panitia Divisi Dokumentasi dan
Multimedia.
 Dibantu dengan pertimbangan dari Wakil Penanggung
Jawab Divisi Dokumentasi dan Multimedia memberikan
rekomendasi kepada kepala bidang mengenai peringatan
SP1 dan SP2 untuk panitia yang melanggar SOP.
 Berpartisipasi dalam pengambilan keputusan Divisi
Dokumentasi dan Multimedia.
Hari-H
 Melakukan dokumentasi kegiatan BKUI19 dan/atau
menjadi operator pada switcher (jika memungkinkan).
 Membantu Penanggung Jawab Divisi Dokumentasi dan
Multimedia berkoordinasi dengan Divisi Publikasi
mengenai konten Publikasi Hari-H.
Pasca Hari-H
 Membuat laporan pertanggung jawaban.
  Membuat video aftermovie.
6.3.5. Analisis SWOT
a. Strength
Proses dokumentasi yang tidak begitu sulit.
b. Weakness
 Proses rendering video yang bisa memakan waktu cukup lama.
 Cukup jarang individu yang mahir mengoperasikan aplikasi
pengeditan video.
c. Oportunities
Terdapat beberapa Pengurus Inti yang memiliki peralatan
dokumentasi.
d. Threat
Jumlah mahasiswa yang memiliki alat penunjang dokumentasi
tidak begitu banyak.
Rumitnya perizinan untuk proses dokumentasi saat hari H.
6.3.6. Deskripsi Tugas
Divisi Dokumentasi dan Multimedia akan menerima tanggung
jawab langsung setelah terpilihnya BPH Divisi Dokumentasi dan
Multimedia. Pada masa ini, Divisi Multimedia memiliki tanggung
jawab untuk melakukan sesi foto kepada seluruh anggota panitia
internal BKUI untuk memenuhi kebutuhan Ide Card. Setelah staf
Divisi Dokumentasi dan Multimedia diterima diharapkan Divisi ini
dapat sesegera mungkin menyelesaikan tugas pembuatan video teaser
BKUI19, cara pembelian tiket online, video K&K, dan video H-1.
Pada masa ini juga Divisi Dokumentasi dan Multimedia diharapkan
dapat menentukan perlu tidaknya oprec volunteer untuk divisi mereka.
Selain itu pada masa ini Divisi Dokumentasi dan Multimedia juga
diharapkan bisa terus berkoordinasi dengan Divisi Acara dan Bedah
Fakultas mengenai penayangan video pengenalan fakultas. Terakhir
pada masa ini juga Divisi Dokumentasi dan Multimedia diharapkan
dapat mengurus proses peminjaman kamera untuk Hari-H (jika
membutuhkan).
 Pada Hari-H tentunya Divisi Multimedia dan Dokumentasi
diharapkan dapat melakukan proses dokumentasi berbagai kegiatan
untuk menjadi bahan publikasi live report serta bahan untuk video
aftermovie.
Setelah acara puncak selesai Divisi Dokumentasi dan
Multimedia masih memiliki tanggung jawab untuk membuat Laporan
Pertanggung Jawaban dan video aftermovie.
6.3.7. Rencana Cadangan

Masalah Upaya Pencegahan Solusi

Baterai kamera 1. Mengisi ulang 1. Mengisi ulang
habis ketika baterai kamera baterai kamera
sedang sampai penuh dan
melakukan sebelum memulai menggunakan
dokumentasi segala kegiatan telepon
dokumentasi. genggam
2. Menyiapkan baterai sebagai alat
kamera cadangan. dokumentasi
untuk
sementara.
Video yang 1. Mengingatkan staf 1. Mengerjakan
dikerjakan hilang dan BPH untuk kembali video
menyimpan file yang hilang dari
editing video awal.
berukuran besar
tidak hanya di
komputer/laptop
tetapi juga di media
penyimpanan
eksternal.
Kekurangan 1. Terus mencari relasi 1. Melakukan
sumber daya yang mampu Perekrutan
manusia melakukan proses
 editing video dan Volunter.
kegiatan
dokumentasi.
Terdapat 1. Melakukan 1. Melakukan
kesalahan pada pengecekan ulang revisi.
hasil pengerjaan sebelum video 2. Memotong
video. dikirim atau bahkan penayangan
sebelum proses bagian video
render. yang dianggap
2. Meminta/merancang salah.
detail video sebelum 3. Tidak
proses editing menayangkan
dimulai. video tersebut
Perizinan untuk 1. Mengajukan surat 1. Melakukan
proses perizinan dokumentasi
dokumentasi di dokumentasi ke menggunakan
daerah Balairung rektorat sesegera kamera
belum keluar saat mungkin. Handphone
acara puncak. 2. Terus
berkomunikasi
dengan Divisi
Kesekretariatan
dalam pembuatan
surat perizinan
dokumentasi

6.3.8. Linimasa Divisi

(Terlampir)
6.3.9. Tanggung Jawab Khusus
(SOP Terlampir)
6.3.10. Parameter Keberhasilan
  Seluruh rangkaian acara utama BKUI19 memiliki dokumentasi
berupa foto dan video sebanyak 60 foto dan 30 menit video untuk
acara inti
 Foto untuk Id Card panitia selesai tepat waktu.
 Penyelesaian video yang ditangani internal BKUI19 selesai tepat
waktu.

SOP Khusus Divisi Dekorasi

a) Gapura

b) Panggung Utama
1) Gambaran Kasar
2) Bagian Atas Kiri

3) Bagian Atas Kanan

 4) Bagian Bawah

c) Relief Impian

d) Petunjuk Arah
SOP Khusus Divisi Visual Kreatif

a) SOP Desain
b) Mockup Template
c) Mockup Backdrop Panggung Utama
d) Mockup Backdrop Gapura
e) Mockup Cover Booklet

f) Petunjuk Arah

g) Mockup Web