Administrasi Peserta Didik

Fuadi

ADMINISTRASI PESERTA DIDIK:

Pengelolaan Buku Induk Siswa Pada SMK Syubbanul
Wathon Tegalrejo Magelang

Achmad Fuadi Rosyid

Sekolah Tinggi Agama Islam Al-Husein Magelang
Alamat Email: achfro2326@gmail.com

Abstrak: Dalam dunia pendidikan kehidupan peserta didik

dimulai ketika memasuki sekolah. Dan untuk memaksimalkan
pelayanan bagi peserta didik itu sendiri, terdapat suatu sistem
yang mengatur dan mencakup semua ruang lingkup yang
dibutuhkan peserta didik untuk memaksimalkan potensinya, yang
disebut dengan administrasi peserta didik. Tujuan administrasi
peserta didik adalah membantu peserta didik dalam pembelajaran
dan mengatur peserta didk dalam menuntut ilmu di sekolah serta
data-data pesert didik dapat di simpan dengan baik agar data
tersebut tidak hilang, dapat digunakan kembali dan dapat
mempermudah peserta didik dalam mencapai cita-citanya dengan
sarana dan prasarana yang ada di sekolah. Data-data peserta didik
yang berisi tentang informasi penerimaan mereka ke sekolah,
pembinaan mereka selama sekolah, dan sampai siswa
menyelesaikan studi mereka di sekolah tersimpan dalam satu buku
yaitu buku induk sisiwa. Penelitian ini bertujuan untuk
mengetahui bagaimana sistem yang diterapkan oleh SMK
Syubbanul Wathon Tegalrejo Magelang dalam mengelola buku
induk sisiwa. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif
deskriptif. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi,
wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil dari penelitian ini
adalah dengan manajemen tata usaha yang baik, SMK Syubbanul
Wathon berhasil mengelola buku induk siswa dengan baik.

Kata kunci
Administrasi, peserta didik, buku induk sisiwa

Abstract: In the world of education, the life of students begins when they
enter school. And to maximize services for students
 Administrasi Peserta Didik Fuadi

themselves, there is a system that regulates and covers all the

scopes needed by students to maximize their potential, which
is called student administration. The purpose of student
administration is to help students in learning and regulate
students in studying at school and student data can be stored
properly so that the data is not lost, can be reused and can
make it easier for students to achieve their goals by facilities
and infrastructure in schools. Student data containing
information about their acceptance to school, their coaching
during school, and until students finish their studies at school
are stored in one book, namely the student master book. This
study aims to find out how the system implemented SMK
Syubbanul Wathon Tegalrejo Magelang in managing student
master books. This research uses descriptive qualitative
method. Data collection techniques using observation,
interviews, and documentation studies. The result of this
study is that with good administrative management, SMK
Syubbanul Wathon managed to manage the student master
book well.

Keywords:
Administration, students, student master book

Pendahuluan
Dunia pendidikan tidak dapat lepaskan dengan administrasi.
Keberhasilan penyelenggaraan pendidikan di sekolah sangatlah
tergantung dari komponen-komponen pendukung dari proses
pendidikan di sekolah tersebut, seperti siswa atau peserta didik,
pendidik atau guru, kurikulum, serta sarana prasarana. Semua
komponen tersebut haruslah saling mendukung guna mencapai
keberhasilan dalam menyelenggarakan pendidikan di sekolah.
Data dan informasi yang menggambarkan pertumbuhan dan
perkembangan siswa baik perorangan maupun kelompok perlu
dihimpun, dicatat dan diperlihara secara cermat dan teratur, sejak
pertama kali siswa terdaftar di sekolah sampai siswa tersebut tamat
sekolah. Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat dan memelihara
data informasi mengenai siswa termasuk dalam bidang pelayanan
ketata-

2 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

usahaan sekolah. Rangkaian kegiatan ini tidak selamanya dikerjakan

kepala sekolah tetapi ia bisa melimpahkan sebagian pekerjaan
ketatausahaan kepada guru dan pegawai tata usaha.
Administrasi peserta didik adalah proses pengurusan serta
layanan dalam hal-hal yang berkaitan dengan murid di suatu sekolah
mulai dari perencanaan penerimaan murid baru, pembinaan selama
murid berada di sekolah, sampai dengan murid menamatkan
pendidiknnya (Sutjipto dkk, 1991). Administrasi siswa didefenisikan
sebagai pencatatan siswa mulai dari proses penerimaan hingga siswa
tersebut lulus dari sekolah yang di sebabkan karena tamat atau sebab
lain (Suharsimi, Arikunto, & Dkk, 2008).
Dalam hal ini diperlukan instrumen untuk mempermudah
jalanyya administrasi peserta didik. Instrrumen yang berupa buku-
buku, formatformat yang digunakan untuk merekam semua data dan
informasi yang berkenaan dengan siswa antara lain Buku induk,
Buku klaper, Buku/daftar keadaan siswa, Daftar hadir siswa, dan File
penyimpanan berkas siswa. Diantara semua instrumen tersebut yang
paling pokok adalah Buku induk. Buku induk merupakan buku
pokok, karena di dalamnya memuat semua informasi yang dianggap
lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi tersebut dapat meliputi
identitas pribadi siswa sampai pada informasi mengenai nilai-nilai
hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di sekolah yang
bersangkutan ( Kristina & Afriansyah, 2019).
Di SMK Syubbanul Wathon Tegalrejo, Magelang pengelolaan
data siswa dan alumni dilakukan oleh pengurus bidang tata usaha,
pengurus ini bekerja mengelola seluruh data dan administrasi baik
siswa maupun alumni. Kegiatan yang dilakukan oleh pengurus tata
usaha bukan hanya sekedar surat – surat saja, akan tetapi juga
meliputi semua bahan keterangan atau informasi.
Tata usaha merupakan salah satu kegiatan adminisrasi
pendidikan. Tata usaha secara sistematis merupakan bagian
manajemen, yaitu kegiatan yang menempatkan sumber daya sesuai
bidangnya secara terstruktur (Elviera Dkk, 2019). Secara umum inti
dari kegiatan tata usaha mencakup 6 pola fungsi, antara lain
Menghimpun, yaitu mencari dan

3 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

mengumpulkan segala data yang diperlukan untuk digunakan;

Mencatat, yaitu membukukan segala yang dianggap sebagai data
pendukung. Seperti, mencatat surat masuk, surat keluar dan surat
ekspedisi pada pengantar surat, kartu kendali serta ke dalam buku
agenda; Mengelola, yaitu bermacam kegiatan mengerjakan
keterangan keterangan dengan maksud memperbarui agar menjadi
data yang valid. Seperti, mengelolah buku induk kepegawaian dan
peserta didik; mengelolah surat masuk dan surat keluar; memberikan
disposisi pada lembar disposisi yang tersedia; Menggandakan, yaitu
memperbanyak file atau berkas dengan tujuan menjadikannya
sebagai arsip atau pertinggal; Mengirim, yaitu menyampaikan file
atau berkas satu pihak kepada pihak lain. Misalnya mengirim surat
tugas dan surat edaran kepada yang diberi tugas maupun kepada
pejabat atau instansi lain; Menyimpan, yaitu menaruh berbagai file
atau berkas di tempat yang tertentu dan aman. Misalnya menyimpan
arsip surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi ke dalam almari
berkas berdasarkan golongan surat.

Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah
pendekatan kualitatif deskriptif. Metodologi adalah proses, prinsip, dan
prosedur yang kita gunakan untuk mendekati problem dan mencari
jawabab (Mulyana & Deddy, 2008). Metode penelitian kualitatif merupakan
suatu penelitian yang digunakan untuk meneliti pada objek yang alamiah
dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data
dilakukan secara gabungan, analisis data bersifat induktif, dan hasil
penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi
(Sugiyono, 2016). Metode penelitian deskriptif merupakan suatu metode
dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi,
suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang
(Moch. Nazir, 2011:54).Tujuan dari metode deskriptif ini adalah untuk
membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan
akurat mengenai fakta-fakta, sifatsifat serta hubungan antar fenomena yang
diselidiki.

4 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik
Fuadi

Teknik pengumpulan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan

melakukan observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Observasi
yang dilakukan dalam penelitian ini adalah dengan cara terjun
langsung ke kantor SMK Syubbanul Wathon Tegalrejo Magelang dan
merasakan bekerja sebagai pengurus tata usaha sekolah, kemudian
melakukan pengamatan terhadap kegiatan tersebut. Selain
mengumpulkan data dengan teknik observasi, penulis juga
melakukan Wawancara untuk mengetahui, melengkapi data dan
upaya memperoleh data yang akurat dan sumber data yang tepat.
Dalam penelitian ini, penulis mewawancarai informan yang
merupakan pengurus bagian tata usaha sekolah. Studi dokumentasi
juga digunakan oleh penulis dalam penelitian ini untuk mempertajam
analisis penelitian yang berkaitan dengan administrasi peserta didik
yang dimana berfokus pada pengelolaan buku induk di SMK
Syubbanul Wathon Tegalrejo Magelang. Dalam penelitian ini penulis
menggunakan nonprobability sampling dengan teknik purposive
sampling. Menurut Sugiyono (2016:85) purposive sampling adalah
teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan
tertentu. Penulis menggunakan teknik Purposive Sampling karena
tidak semua sampel memiliki kriteria yang sesuai dengan fenomena
yang diteliti (Sugiyono, 2016:85). Oleh karena itu, penulis memilih
teknik Purposive Sampling yang menetapkan pertimbangan-
pertimbangan atau kriteria-kriteria tertentu yang harus dipenuhi oleh
sampel-sampel yang digunakan dalam penelitian ini.

Hasil dan Pembahasan

Manajemen dalam bahasa Inggris artinya to manage, yaitu mengatur
atau mengelola. Dalam arti khusus bermakna memimpin dan
kepemimpinan, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mengeloa
lembaga atau organisasi, yaitu memimpin dan menjalankan
kepemimpinan dalam organisasi. Orang yang memimpin organisasi
disebut manajer (Dr. Romlah, M.Pd.I, 2016). Menurut MaJayu S.P.
Hasibuan yang dikutip dari
Dr. KH. U. Saefullah dalam bukunya yang berjudul Manajemen
Pendidikan Islam, manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses
pemanfaatan sumber daya manusia secara efektif, yang didukung
oleh

5 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik
Fuadi

sumber-sumber lain dalam organisasi untuk menenpai tujuan

terlentu (Saefullah, 2012). Dengan demikian manajemen merupakan
kemampuan dan keterampilan khusus yang dimiliki seseorang
untuk melakukan suatu kegiatan baik secara perorangan ataupun
bersama orang lain atau melalui orang lain dalam upaya mencapai
tujuan secara produktif, efektif dan efesian.
Manajemen pendidikan artinya pengelolaan terhadap semua
kebutuhan institusional dalam pendidikan dengan cara yang efektif
dan efesien. Manajemen pendidikan sebagai salah satu komponen
dari sistem yang semua subsistemnya saling berkaitan satu dengan
yang lainnya. Manajemen pendidikan adalah aktivitas-aktifitas
untukl mencapai suatu tujuan, atau proses penyelenggraan kerja
untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dalam
pendidikan (Dr. Romlah, M.Pd.I, 2016).
Dalam manajemen pendidikan salah satu yang paling penting dan
harus dilakukan secara berkala adalah administrasi atau pencatatan
siswa mulai dari pencatatan data siswa yang baru masuk, siswa yang
keluar, nilai siswa, prestasi siswa, hingga pencatatan kelulusan
siswa. Administrasi secara sempit di artikan sebagai suatu
caradalam mengatur kegiatan pembelajatan dalam pendidikan yang
bertujuan mengaturdan menata agar tercapainya tujuan yang sesuai
dimana administrasi tersebut di gunakan agar data data yang di
kelola dapat di peroleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh
(Eka Prihatin, 2007). Administrasi peserta didik dilaksanakan melalui
upaya menciptakan suasana yang kondusif agar terwujudnya sesuai
dengan yang di aturdan di pemberdayakanlah administrasi ini
dalam arti luas, tidak hanya di pakai pada linkungan sekolah saja
tetapi administrasi juga di gunakan di perkantoran guna untuk
menunjang fungsi dan tujuan dari perusahaan (Suharsimi, Arikanto,
& Dkk, 2008)
Administrasi peserta didik adalah suatu cara atau langkah dalam
kegiatan pembelajaran yang berkaitan dengan pendidikan untuk
tujuanj menata dan mengatur pendidikan di sekolah agar
tercapainya suatu kegiatan yang sesuai dengan kurikulum maka
penting di lakukan administrasi, serta suatu proses yang dilakukan
olehorabg atau beberapa kelompok dalam mengatur suatu instansi
yang bertujuan agar tujuan dan

6 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

keinginan dari instansi tersebutadapat terlaksanakan (Nurhasanah,

2007). Menurt Eka Prihatin seperti dikutip dari Azhar Azhari, DKK
Tujuan khusus administrasi kesiswaan adalah sebagai (Azhari &
Dkk, 2018):
1. Meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan
psikomotor peserta didik.
2. Menyalurkan dan mengembangkan kemampuan umum
(kecerdasan), bakat dan minat peserta didik.
3. Menyalurkan aspirasi, harapan dan memenuhi
kebutuhan peserta didik.
4. Dengan terpenuhinya hal tersebut diharapkan peserta
didik dapat mencapai kebahagiaan dan kesejahteraan
hidup yang lebih lanjut dapat belajar dengan baik
dantercapai cita-cita mereka.

Sedangkan tujuan administrasi peserta didik menurut McKnow

( dalam Asnawir, (2005 :168) ) yaitu :
1. Membantu semua peserta didik belajar bagaimana
menggunakan waktu luang merekasecara lebih
bijaksana.
2. Membantu semua peserta didik meningkatkan dan
memanfaatkan secara membangundalam bakat dan
ketrampilan unik yang mereka miliki.
3. Membantu semua peserta didik mengembangkan
minat, bakat dan ketrampilan kreasi baru.
4. Membantu semua peserta didik mengembangkan sikap
yang lebih positif terhadapnilai kegiatan yang kreatif.
5. Membantu semua peserta didik meningkatkan
pengetahuan dan ketrampilan merekadalam fungsinya
sebagai pemimpin atau anggota kelompok.
6. Membantu semua peserta didik mengembangkan sikap
yang lebih realistis dan positifterhadap dirinnya sendiri
dan orang lain.
7. Membantu semua peserta didik mengembangkan sikap
yang lebih positif terhadapsekolah, sebagai hasil
partisipasi dalam program kegiatan peserta didik.

7 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik
Fuadi

Dengan demikian, tujuan dari dilaksanakannya administrasi

pesertadidik adalah sebagai salah satu cara memaksimalkan proses
pembelajaran yang berlangsung dan membantu dari semua sektor
pendidikan agar tercapainya tujuan pendidikan yang diinginkan.
Sedangkan tujuan secara khusus adalah membantu peserta didik
dalam pembelajaran dan mengatur peserta didk dalam menuntut
ilmu di sekolah serta data data pesert didik dapat di simpan dengan
baik agar data tersebut tidak hilang, dapat digunakan kembali dan
dapat mempermudah peserta didik dalam mencapai citacita nya
dengan sarana dan prasarana yang ada di sekolah.
Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi
pesertadidik maka banyak media dan bahan bahan dalam
mendukung administrasi tersebut yaitu buku buku dan jurnal serta
bahan bahan ajar lainnya yang dapat dijadikan sebagai pendukung
dari administrasi peserta didik (Suryosubroto, 2004). Menurut
Asnawir sebagaimana dikutip dari Agus Maryanto dan Hade
Afriansyah berpendapat bahwa ada beberapa intrumen yang
diperlukan dalam administra pesertadidik yaitu (Maryanto &
Afriansyah, 2019):
1. Buku Induk
Buku induk yaitu suatu buku yang merangkum semua
kegiatan peserta didik mulai dari masuk sekolah hingga
tamat serta merangkum semua kegiatan yang ada di
sekolah termasuk kedalamnya sarana dan prasarana
sekolah.
2. Buku Klaper
Buku ini berfungsi mencatat data-data kepribadian
siswa mulai dari abjad A hingga Z semua tercatat di
buku ini.
3. Buku/Daftar Keadaan Siswa
Bukuinidi gunakan dan di berlakukan mulai siswa
memulai pelajaran di sekolah tersebut hingga siswa
tersebut tamat dari sekolah tetsebut, maka buku
tersebut tidak di gunakan lagi.
4. Daftar Hadir Siswa

8 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik
Fuadi

Daftar hadir siswa sangat penting dilakukan guna

untuk mengetahui keadaan setiap hari siswa saat
melakukan proses pembelajaran
5. File Penyimpan Berkas Siswa
Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsip
kan mulai dari foto foto siswa hinga ijazah saat tamat
siswa ada pada file berkas siswa.
Berdasarkan pendapat – pendapat di atas maka dapat disimpulkan
bahwa instrumen dalam administrasi peserta didik yang dapat
mendukung administrasi peserta didik adalah buku induk, buku
klaper, buku daftar keadaan siswa, buku daftar hadir siswa, catatan
tata tertib sekolah, buku catatan prestasi siswa, dan buku mutasi
(Afriansyah, 2019). Dari beberapa instrumen dalam administrasi
peserta didik tersebut hampir keseluruhan terangkum dalam satu
instrumen yaitu buku induk siswa. Dimana buku induk sisiwa
merangkum semua kegiatan peserta didik mulai dari masuk sekolah
hingga tamat serta merangkum semua kegiatan yang ada di sekolah
termasuk didalamnya sarana dan prasarana sekolah. Data-data yang
akan dimasukkan kedalam buku induk ini harus dikelola dengan
baik.
Di SMK Syubbanul Wathon tentunya juga menggunakan manajemen
administrasi peserta didik untuk mengatur segala kegiatan yang
berhubungan dengan proses belajar mengajar. Manajemen ini
dikelola oleh pengurus yang menangani bagian tata usaha sekolah.
Pengurus ini yang bertanggungjawab atas segala pencatatan,
kearsipan, data informasi siswa dan laporan evaluasi hasil belajar
siswa disekolah.
Tata usaha atau tata laksana merupakan bagian keseluruhan dari
proses administrasi. Tata usaha juga diartikan sebagai kegiatan
melakukan pentuan segala sesuatu yang terdiri pada suatu
organisasi, dapat digunakan dalam keterangan, segenap kegiatan
mulai dari pembuatan, pengolahan, penataan sampai menyimpan
semua data yang diperlukan nantinya. Menurut Gie 1998 yang
dikutip dari Elsa Puji Kurnia 2020, Tata usaha merupakan segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengganda,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
pada setiap organisasi (Elsa Puji

9 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

Kurnia, 2020). Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat
dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-
warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan dikemudian hari (Panzola, 2019). Masih banyak lagi
pengertian tata usaha menurut para ahli yang pengertiannya hampir
sama yaitu mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat
mencatat.
Di SMK Syubbanul Wathon, kegiatan pengaturan tulis menulis
dan catat mencatat dilaksanakan oleh pengurus bagian tata usaha
Segala catatan mengenai data siswa mulai dari data diri, data wali,
laporan hasil belajar, prestasi siswa tercatat rapih dalam satu buku
induk siswa. Setiap angkatan siswa dibuatkan satu buku induk yang
berisi tentang hal hal diatas, buku induk yang di arsipkan oleh
pengurus tata usaha SMK Syubbanul Wathon. Tidak hanya buku
induk bagi siswa yang masih aktif bersekolah saja, akan tetapi sampai
alumni yang dari angkatan pertama juga data dan informasinya
tersimpan dengan rapi di buku induk alumni yang di kelola oleh
pengurus tata usaha SMK Syubbanul Wathon.
Mengingat dari pertama angkatan di SMK Syubbanul Wathon sudah
dibuatkan buku induk, maka tak heran pembuatan buku induk
tersebut tentunya mengalami beberapa kendala dan perubahan.
Wajar apa bila itu terjadi, karena pada dasarnya pada lembaga
sekolahan yang baru berdiri semua kegiatan dan manajemen belum
tertata dengan rapi termasuk pengelolaan buku induk yang ada pada
lembaga sekolah tersebut.
Pada awal berdirinya SMK Syubbanul Wathon 2007 silam, penginputan
data siswa masih menggunakan cara manual yaitu dengan menulis tangan.
Mulai dari pencatattan siswa baru, pengelompokan siswa, mencatat
kegiatan administratif peserta didik seperti kehadiran, pencatatan siswa
keluar dari sekolah, pencatatan prestasi, pencatatan hasil belajar,
merumuskan kode etik peserta didik, mengatur program kegiatan ekstra
kulikuler, mengatur kegiatan organisasi siswa, dan lain sebagainya semua
itu masih menggunakan cara manual. Pada waktu itu kegiatan yang
dilaksanakan oleh tata usaha sekolah juga belum terlalu mengalami kendala
walaupun masih menggunakan cara manual karena siswa siswa

10 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

yang bisa disebut angkatan pertama di SMK Syubbanul Wathon juga

masih sedikit, sehingga memungkinkan untuk mencatat semua
kegiatan yang perlu untuk dicatat dengan cara manual.
Seiring perkembangan di SMK Syubbanul Wathon, kegiatan
pencattan data siswa yang menggunakan cara manual sedikit demi
sedikit diperbaiki hingga pencatatan dilakukan menggunakan cara
digital. Walaupun demikian, pembuatan buku induk masih
menggunakan cara manual sampai kegiatan pencatatan tersebut
mulai menemui banyak permasalahan. Dari tulisan yang kurang rapi,
kertas berisi data yang hilang, tulisan yang luntur akibat termakan
waktu, pengurus tata usaha yang kewalahan karena semakin
bertambahnya tahun semakin banyak sisiwa yang berada di sekolah
yang otomatis akan menambah banyak data yang harus dicatat, dan
lain sebagainya. Dari kendala-kendala yang ada maka pengurus tata
usaha mengubah metode pengelolaan data buku induk yang tadinya
masih menggunakan cara manual ke cara digital karena dianggap
lebih efektif dan efisien.
Alur pembuatan buku induk tersebut dibagi menjadi beberapa
tahap. Pertama pencatatan data siswa baru, pencatatan tersebut
meliputi data siswa yang berupa nama lengkap, nim, data wali
murid, asal sekolah, dan lain sebagainya termasuk prestasi belajar
disekolah sebelumya. Pencatatan atau pendataan tersebut dilakukan
setelah proses penerimaan siswa baru selesai. Setelah pendataan
tersebut selesai maka akan disimpan dengan rapi dan digunakan
kembali sesuai keperluan yang nantinya juga akan digunakan dalam
pembuatan buku induk.
Kedua peng-inputan data nilai siswa dari guru per-kelas masingmasing.
Kegiatan input nilai ini dilakukan oleh guru yang bersangkutan pada setiap
semester. Nilai-nilai ini yang nantinya juga dapat menjadi acuan para guru
untuk lebih memahami siswa dan untuk mengarahkan siswa agar sesuai
dengan tujuan yang diharapkan juga agar wali murid dari setiap siswa
mengetahui perkembangan anaknya selama belajar disekolahan. Pada
setiap pembagian rapor, data nilai siswa per-semester dijadikan dua file
hardcopy. File yang satu dibagika kepada wali murid agar wali murid
mengetahui perkembangan anaknya selma di sekolah, dan file yang kedua
diarsipkan yang mana nantinya akan digukan untuk

11 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi
pembuatan buku induk. File yang diarsipkan biasanya tidak hanya
berbentuk hardcopy saja melainkan juga berbentuk softcopy agar
mempermudah dalam penyimpanan.
Selain kedua alur diatas, pencatatan siswa yang keluar, pencatatan
siswa berprestasi, dan pencatatan siswa yang berhak mendapatkan
beasisiwa juga diperlukan. Data-data hasil pencatatan tersebut
diarsipkan atau disimpan dengan sedemikian rupa.
Setelah melalui proses alur pencatatan yang panjang, tiba pada saat
pembutan buku induk yang di SMK Syubbnul Wathon dilakukan pada
awal tahun atau tahun ajaran baru. Kepengurusan dibidang tata usaha
mengumpulkan semua data-data siswa yang diperlukan lalu memasukkan
data-data tersebut kedalam satu buku yang dinamakan buku induk siswa.
Buku tersebut dicetak dan disimpan dengan rapi oleh kepengurusan tata
usaha. Selain data-data siswa yang disimpan dalam bentuk cetakan, data-
data tersebut juga disimpan di komputer berbentuk soft copy agar bisa
diakses dimana saja dan bisa digunakan kapanpun saat data-data tersebut
dibutuhkan.

12 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

Kesimpulan
Administrasi peserta didik menjadi hal yang sangat penting untuk
dikelola dengan baik, termasuk didalamya pengelolaan yang baik
pada buku induk siswa. Pengelolaan yang dilaksanakan oleh
kepengurusan tata usaha di SMK Syubbanul Wathon telah dilakukan
dengan baik. SMK Syubbanul Wathon menggunakan metode-metode
pengelolaan data yang cukup efektif, salah satunya adalah
pengelolaan buku induk yang termenejemen dengan baik sehingga
data yang ada dalam buku induk tersebut dapat digunakan baik juga.

13 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

DAFTAR PUSTAKA
Elviera, D. C., Irawan, D., & Syafrina, N. D. (2019). PENGEMBANGAN
TATA USAHA SEKOLAH BERBASIS. Jurnal Pendidikan, Sejarah, dan
Ilmu-ilmu Sosial, 2.
Kristina, F., & Afriansyah, H. (2019). Pengertian dan Proses
Administrasi Peserta Didik. 1-3.
Afriansyah, H. (2019). Administrasi Keuangan. Padang: OSF.io.

Azhari, A., & Dkk. (2018). Administrasi Peserta Didik. Makalah, 1-12.
Dr. Romlah, M.Pd.I. (2016). MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM. Bandar
Lampung: Harakindo Publishing.

Eka Prihatin. (2007). Manajemen Peserta Didik. Bandung: Alfabeta.

Elsa Puji Kurnia. (2020). Administrasi Tata Usaha. Universitas Negeri Padang.
Maryanto, A., & Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik.
Mulyana, & Deddy. (2008). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT
Remaja Rosda Karya.

Nurhasanah. (2007). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka.

Panzola, N. F. (2019). Administrasi Tata Usaha. Universitas Negeri Padang.

Saefullah. (2012). Manajemen Pendidikan Islam. Bandung: Pustaka Setia.

Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif. Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Suharsimi, Arikanto, & Dkk. (2008). Manajemen Pendidikan. Yogyakarta:

Aditya Media.

14 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik
Fuadi

Suryosubroto. (2004). Manajemen Pendidikan Di Sekolah. Jakarta:

Rineka Cipta.
Agus Setiyono, S.kom. “Pengelolaan dan Pembuatan Buku Induk di
SMK
Syubbanul Wathon”. Hasil Wawancara Pribadi: 31 Juli
2021, Kantor TU SMK Syubbanul Wathon.

15 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik

L
a
m
p
i
r
a
n

16 Laporan PLP III

 16 Laporan PLP III

17 Laporan PLP III

 Administrasi Peserta Didik Fuadi

Gambar1. Struktur Kepengurusan Tata UsahaSMK Syubbanul Wathon

Tegalrejo Magelang. Sumber : Keputusan Kepala SMK Syubbanul Wathon
Tegalrejotahun 2021

Gambar2. Buku Induk alumni

per-angkatan
Sumber : Dokumentasi Tata Usaha

18 Laporan PLP III

 A dministrasi Peserta Didik Fuadi

Gambar 4. Halaman identitas sekolah pada Buku Induk

Sumber : Dokumentasi Tata Usaha

Gambar3. Halaman data diri siswa dan orang tua pada Buku Induk
Sumber : Dokumentasi Tata Usaha

PLP III

19 Laporan PLP III

 A dministrasi Peserta Didik Fuadi

Gambar3. Halaman laporan hasil belajar siswa pada Buku Induk

Sumber : Dokumentasi Tata Usaha

20 Laporan PLP III