MAKALAH

MANAJEMEN PENDIDIKAN AUD

Pembahasan ‘Ketatalaksanaan lembaga Pendidikan’

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 4
Ipes Susi Malay
Weldawati
Suci Fitria Ningsih
Riri Putri Yunita

DOSEN PEMBIMBING:
YULIA PURNAMASARI , M.Pd

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

YAYASAN TARBIYAH ISLAMIAH (STAI YASTIS ) PADANG
T.A 2023/2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
“Ketatalaksanaan lembaga Pendidikan “ ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas yang
diberikan dosen . Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan
tentang ” Ketatalaksanaan lembaga Pendidikan“ bagi para pembaca dan
juga bagi penulis.

Saya mengucapkan terima kasih kepada ibu Yulia Purnama Sari , M.Pd , selaku dosen
yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan
wawasan sesuai dengan bidang studi yang saya tekuni.

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi kesempurnaan
makalah ini.

Padang Novemberr 2023

Penulis
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Tata laksana atau disebut juga tata usaha pendidikan yaitu segenap proses
kegiatan menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,
yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan oleh organisasi. Dengan
pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja
tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Warkat ini
adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan
pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan. Menurut
Wililiam Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah di terjemahkan oleh The Liang
Gie pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha
perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.

B. Rumusan Masalah

1. apa konsep dasar dan fungsi ketatalaksanaan lembaga pendidikan ?

2. apa Prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan ?
3. Apa Sistem informasi manajemen lembaga pendidikan ?
C. Tujuan
1.untuk mengetahui konsep dasar dan fungsi ketatalaksanaan lembaga pendidikan
2. untuk mengetahui Prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan
3. untuk mengetahui Sistem informasi manajemen lembaga pendidikan
 BAB II
PEMBAHASAN
I. konsep dasar dan fungsi ketatalaksanaan lembaga pendidikan

Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan
yang diperlukan oleh organisasi (Hartati Sukirman, Administrasi dan Supervisi
Pendidikan:33).

Dengan demikian, ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah usaha dari

lembaga pendidikan untuk melaksanakan tata laksana atau usaha. Adapun konsep
dasar dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:

1. Menyangkut administrasi kurikulum,

2. Menyangkut administrasi murid,

3. Menyangkut administrasi personil,

4. Menyangkut inventaris sekolah,

5. Mengenai pekerjaan surat-menyurat,

6. Menunjang penataan keuangan,

7. Menunjang administrasi sarana prasarana,

8. Menunjung hubungan sekolah dengan masyarakat

Atas konsep dasar tersebut, maka fungsi dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan
adalah:

1. Memperlancar pencapaian tujuan pengajaran.

2. Memperlancar kegiatan pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga murid

tersebut keluar dari sekolah, disebabkan karena telah tamat, atau sebab lain.

3. Memperlancar proses penataan tenaga kerja untuk lembaga secara efisien.

4. Memperlancar proses penataan pengadaan, pendayagunaan, dan pengelolaan

sarana pendidikan.
5. Memperlancar proses pengelolaan surat-menyurat.

6. Memperlancar proses penataan keuangan.

7. Memperlancar hubungan sekolah dengan masyarakat.

Sedangkan Fungsi tata usaha yang berhubungan dengan kesiswaan yaitu:

1. mengetahui secara umum kondisi siswa yang sedang mengikuti pembelajaran pada
setiap tahun pembelajaran,

2. merencanakan jumlah siswa yang dapat direkrut untuk tahun pembelajaran berikutnya.

3. Mampu secara mandiri mengembangkan diri sebagai upaya pemenuhan rasa

keingintahuannya terhadap kebijakan, teori, praktik baru sehubungan dengan pelaksanaan
suatu tugas pokok dan fungsi ketatalaksanaan pendidikan

4. Mampu mengelola ketatausahaan sekolah dalam mendukung kegiatan-kegiatan sekolah

5. Mampu mengelola administrasi surat masuk dan surat keluar sesuai dengan pedoman
persuratan yang berlaku

6. Mampu mengelola administrasi sekolah yang meliputi administrasi akademik, kesiswaan;

II. Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Untuk mewujudkan fungsi ketatalakanaan lembaga pendidikan, maka butuh

penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan. Adapun prosedur penataan
ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan dan pencataan murid/mahasiswa

Kegiatan ini bersifat khusus karena hanya ada dilingkungan lembaga pendidikan.
Pada setiap permulaan tahun ajaran, di lingkungan sekolah atau perguruan tinggi
dihadapi tugas menerima murid atau mahasiswa baru yang memerlukan pencatatan.
Disamping itu, mahasiswa lamapun harus dicatat kembali secara keseluruhan dan
menurut kelas atau tingkat dan semester masing-masing. Demikian pula dengan
murid yang meninggalkan studinya baik karena sudah tamat atau sebab lain. Dengan
kata lain, semua murid atau mahasiswa yang masuk dan keluar (termasuk yang drop
out) serta yang mengulang, harus dicatat secara teliti dan sistematis.
Dalam pencatatan perlu dicantumkan data pribadi murid tersebut satu persatu,
karena akan sangat membantu dalam proses belajar-mengajar untuk meningkatakan
efisiensi penyelengaaran kegiatan. Untuk keperluan tersebut, biasanya dalam
sekolah atau perguruan tinggi telah disediakan blanko atau daftar isian, baik yang
harus diisi oleh murid yang bersangkutan dan orang tuanya maupun oleh lembaga
pendidikan itu sendiri. Data dari balnko digunakan untuk keperluan buku induk
(stambuk) sebagai kumpulan data dari murid/mahasiswa secara keseluruhan sejak
berdirinya lembaga tersebut. Di dalam buku stambuk, setiap murid/mahasiswa
memperoleh nomor pokok agar tidak terjadi pertukaran data diantara mereka
apabila ditemukan nama yang sama.

Data yang diperlukan dari murid/mahasiswa atau orang tuanya yaitu:

· Nama murid/mahasiswa

· Tanggal dan tempat lahir

· Jemis kelamin

· Nama, alamat, pekerjaan dan agama orang tua/wali.

· Ijazah terakhir atau asal sekolah, kecuali bagi murid yang tidak berasal dari
Taman Kanak-Kanak

Lembaga pendidikan yang bersangkutan perlu membuat catatan terutama dalam

buku induk, tentang:

· Nomor induk pendaftaran dan nomor pokok

· Tahun ajaran yang diikuti menurut kelas/tingkat atau semester

· Tanggal masuk dan tanggal keluar

· Sebab-sebab meninggalkan sekolah dan tanggal kenaikan atau tanggal tinggal

kelas

· Bila alamat murid/mahasiswa dan alamat orang tua/wali tidak sama, terutama
untuk tingkat SMP keatas, maka perlu disediakan tempat mencatat kedua alamat
2. Daftar Hadir atau Absensi

Menurut (Hadari Nawawi, hal:56-57, 1981), di lingkungan suatu lembaga pendidikan

setiap hari hadir sejumlah besar manusia, terdiri dari Pimpinan Sekolah, guru-guru,
para murid dan karyawan pegawai tata usaha. Jumlah yang banyak tersebut tidak
memungkinkan untuk mengetahui kehadiran atau ketidak hadiran, baik sepanjang
hari maupun jam-jam tertentu selama kegiatan lembaga pendidikan berlangsung.
Untuk itu perlu diadakan daftar hadir yang biasanya dibedakan menjadi:

· Daftar hadir murid

· Daftar hadir guru/pegawai

Dari segi administratif, daftar tersebut memberikan data yang sangat berharga bagi
pimpinan dalam menilai partisipasi setiap personal dalam kejasama, baik secara
keseluruhan maupun dalam kegiatan-kegiatan tertentu. Dengan kata lain, daftar
hadir berfungsi sebagai alat bantu dalam mengadakan kontrol. Dari segi pendidikan,
daftar hadir tidak kalah pentinganya, baik untuk pembinaan mutu pendidikan secara
profesional maupun pembinaan tata tertib atau disiplin secara kontinu.

Data kelas dan sekolah serta perubahan dan perkembangannya harus dicatat,
dihimpun, dan disimpan sebagai dokumen sekolah secara lengkap, rapi/sistematis
dan terpelihara. Data tersebut antara lain mengenai kemajuan hasil proses belajar-
mengajar yang dicapai setiap murid/mahasiswa, pembagian tugas antar guru, data
kepegawaian guru dan personil yang lain, nomor dan tangga ijazah yang diberikan
kepada murid/mahasiswa setelah lulus belajar.

Penyimpanan bahan dokumentasi dan penyampaian laporan tentang data yang

terdapat di lingkungan suatu lembaga pendidikan sangat penting, karena:

· Data yang lengkap tentang perkembangan lembaga pendidikan dapat

dipergunakan untuk menilai realisasi program dalam rangka meningkatkan
pembinaan lembaga tersebut.data yang lengkap merupakan petunjuk yang penting
dalam mengambil keputuasan untuk melakukan perubahan dan perbaikan yang
diperlukan.
· Data yang lengkap untuk murid akan sangat berguna dalam membantu
perkembangannya atau mengatasi kesulitan yang dihadapi, baik yang akan dilakukan
oleh personal di sekolah yang memikul tugas tersebut maupun oleh orang tua murid
yang harus terus mendorong ikut bertanggung jawab terhadap kemajuan anak-
anaknya di sekolah.

3. Pengaturan Proses Belajar Mengajar

Kegiatan ini merupakan kegiatan utama di lingkungan suatu lembaga pendidikan.

Oleh karena itu, tanggung jawab ada di pimpimnan. Petugas tata usaha
berkewajiban membantu pimpinan agar kebijaksanaanya dapat terwujud secara
operatif. Badan kerja yang termasuk dalam bidang ini antara lain: mengatur jadwal
pelajaran, mengatur penggunaan kelas, mengatur penggunaan peralatan belajar-
mengajar, menyelenggarakan ulangan dan ujian sekolah. Tugas demikian biasaya
diserahkan pada suatu unit khusus sebagai pelaksana tugas manajemen
admonistratif, yang dipimpin langsung oleh pejabat pimpinan bidang
edukatif dibantu bagian pengajaran.

4. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda

Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan

dan realisasi program sekolah, disebut surat dinas. Surat masuk maupun surat
keluar harus dicatat disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam
buku agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar. Surat yang bersifat
kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas swasta, biasanya bersifat resmi,
dan menggunakan bahasa Indonesia baku. Sedangkan buku agenda berfungsi
sebagai catatan keluarnya surat, dengan pencatatan: a) Nomor urut surat keluar, b)
Tanggal surat keluar (pengirim), c) Alamat surat/ kepada siapa, d) Pokok isi surat, e)
Keterangan.

5. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah
sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi tanggung jawab.
6. Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)

Notulen berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan yang diambil
pada saat rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat Guru.

Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat tersebut antara
lain:

a) Rapat kenaikan kelas

b) Rapat kelulusan EBTA (ujian)

c) Rapat penerimaan murid baru

d) Rapat pembagian tugas mengajar

7. Buku Pengumuman

Buku pengumuman ini berasal dari kepala sekolah, dimaksudkan sebagai

media informasi (pemberitahuan) yang ditujukan kepada para guru. Adapun isi
pengumumannya (dapat bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah membaca
pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda
bahwa ia telah membacanya). Dengan demikian, buku pengumuman ini lebih tepat,
dibanding papan pengumuman. Jika pengumuman itu ditujukan kepada murid, buku
pengumuman juga bisa dipakai, tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk
membacakannya disetiap kelas.

8. Administrasi Keuangan Sekolah

Setiap unit kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan, demikian pula
sekolah. Perihal keuangan sekolah, pada garis besarnya berkisar pada uang
Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), uang kesejahteraan personil, gaji, serta
keuangan yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah, seperti
perbaikan sarana.

Dibawah ini dikemukakan beberapa instrumen (format-format) yang mencerminkan

adanya kegiatan administrasi keuangan sekolah tersebut yaitu:
a) Administrasi pembayaran SPP

Format yang digunakan dapat menggunakan contoh sebagai berikut :

Kartu pembayaran SPP, Buku harian penerimaan SPP, Buku penerimaan SPP per
kelas, Buku kas tabelaris.

Buku kas tabelaris ini memiliki lajur yang banyak, sesuai dengan jenis pemasukan dan
pengeluaran uang. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan melihat uraian tiap jenis
pemasukan dan pengeluran, serta mudah membuat perhitungan sisa kurang, atau
lebih. Setip halaman buku kas ini di jumlahkan, kemudian dipindah ke halaman
berikutnya. Biasanya, buku ini ditutup sekali setahun

Atas persetujuan kepala sekolah Bendaharawan sekolah mengeluarkan dana untuk

membantu penyelenggaraan sekolah, kesejahteraan personil, perbaikan sarana, dan
kegiatan supervisi.

Yang dimaksud penyelenggaraan sekolah adalah :

· Pengadaan alat atau bahan administrasi

· Pengadaan alat atau bahan pelajaran

· Penyelenggaraan ulangan, evaluasi belajar, kartu pribadi, rapot, dan Surat

Tanda Tamat Belajar (STTB)

· Pengadaan perpustakan sekolah

· Prakarya dan pelajaran praktik

b) Adminitrasi keuangan yang berasal dari pemerintah

Meliputi pembayaran gaji pegawai, atau guru, dan belanja barang. Untuk
pertanggung jawaban uang tersebut, diperlukan beberapa format dari daftar
peneriman gaji, dan Surat Perintah Mengambil Uang (SPMU)

c) Adminitrasi keuangan yang berasal dari BP3

 BP3 bertugas untuk memberikan bantuan dalam penyelengaraan sekolah.
Dapat berbentuk uang, atau bentuk lain, seperti perbaikan sekolah, pembagunan
lokal baru, dan sebagainya.

III. Sistem Informasi Manajemen Lembaga Pendidikan

Sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan

informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta
mengendalikan operasi (Mukhlis,2010). Dengan demikian, sistem informasi
manajemen pendidikan adalah memberikan informasi bagi manajer dalam
merencanakan, serta mengendalikan operasi dalam ruang lingkup pendidikan. Dalam
kehidupan dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan telekomunikasi
merupakan sektor yang paling dominan. Teknologi informasi banyak berperan dalam
bidang-bidang antara lain :

1. Bidang pendidikan / e-education,

2. Bidang pemerintahan / e-government,

3. Bidang keuangan dan perbankan (Mukhlis,2010).

Transisi pemanfaatan sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini adalah
di mana globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia
pendidikan, dari pendidikan tatap muka yang konvensional, ke arah pendidikan yang
lebih terbuka (Mukhopadhyay,dalam Mukhlis,2010).

Mason (dalam Mukhlis, 2010) berpendapat bahwa pendidikan mendatang

akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi dan
kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan memperlebar
jurang antara si kaya dan si miskin.

Tony Bates (dalam Mukhlis, 2010) menyatakan bahwa teknologi dapat

meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk pendidikan
dan latihan, serta mempunyai arti yang sangat penting bagi kesejahteraan ekonomi.

Romiszowski & Mason (dalam Mukhlis, 2010) memprediksi penggunaan

“Computer-based Multimedia Communication (CMC) yang bersifat sinkron dan
asinkron. Ramalan dan pandangan para cendikiawan di atas dapat disimpulkan
bahwa dengan masuknya pengaruh globalisasi, pendidikan masa mendatang akan
lebih bersifat terbuka dan dua arah, beragam, multidisipliner, serta terkait pada
produktivitas kerja “saat itu juga”, dan kompetitif.

Suatu pendidikan jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur
sebagai berikut:

1. Pusat kegiatan siswa; sebagai suatu community web based distance

learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa,
di mana mahasiswa dapat menambah kemampuan, membaca materi kuliah, mencari
informasi dan sebagainya.

2. Interaksi dalam grup; para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk
mendiskusikan materi-materi yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir dalam grup
ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.

3. Sistem administrasi mahasiswa; di mana para mahasiswa dapat melihat

informasi mengenai status mahasiswa, prestasi mahasiswa dan sebagainya.

4. Pendalaman materi dan ujian; biasanya dosen sering mengadakan kuis singkat
dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta
melakukan tes pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh
web based distance learning.

5. Perpustakaan digital; pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan,

tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital, seperti suara, gambar
dan sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang.

6. Materi online di luar materi kuliah; untuk menunjang perkuliahan, diperlukan

juga bahan bacaan dari web lainnya. Maka, pada bagian ini, dosen dan siswa dapat
langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada
mahasiswa lainnya melalui web (Mukhlis,2010)

BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN

Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha,
yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan
menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan oleh organisasi. Dengan
pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja
tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat. Warkat ini
adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan
pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan. Menurut
Wililiam Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah di terjemahkan oleh The Liang
Gie pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha
perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna
dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.

Jadi berjalan nya suatu proses pendidikan di suatu lembaga itu di gambarkan dari
bagusnya manajemen ketatalaksanaan progam progam instansi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA
materi-mp-8.pdf (uny.ac.id)
(Hartati Sukirman, Administrasi dan Supervisi Pendidikan:33-34)

Sukirman, Hartati. (____). Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta: UNY

Press

Mukhlis. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan.

Diakses dari http://mukhliscaniago.wordpress.com/2010/10/03/sistem-informasi-

manajemen-pendidikan/ pada 21 Mei 2011