ADMINISTRASI SISWA

BAB I

PENDAHULUAN

Siswa adalah salah satu anggota masyarakat sekolah, oleh sebab itu siswa mempunyai hak
untuk memperoleh pelajaran, mengikuti kegiatan-kegiatan yang terdapat di sekolah,
menggunakan fasilitas, memperoleh bimbingan, dan sebagainya. Di samping itu siswa juga
mepunyai kewajiban untuk hadir pada waktu pelajaran, mengikuti pelajaran, dan mentaati
tata tertib yang berlaku. Siswa dipandang sebagai makhluk yang unik yang secara wajar
sedang dalam masa pertumbuhan dan perkembangan sehingga proses pendidikan yang baik
akan berusaha membantu proses pertumbuhan dan perkembangan itu dengan tidak
mengesampingkan keunikan masing-masing serta potensi yang dipunyainya.

Siswa juga merupakan salah satu sub-sistem yang penting dalam sistem pengelolaan
pendidikan di sekolah. Administrasi kesiswaan dilakukan agar transformasi siswa menjadi
lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan, dapat berlangsung
secara efektif dan efisien. Administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal
yang berkaitan dengan siswa di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan siswa,
pembinaan selama siswa berada di sekolah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya
melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar-mengajar
yang efektif. Oleh sebab itu Administrasi kesiswaan merupakan hal yang sangat penting
untuk di laksanakan di setiap sekolah.

BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI SISWA

Definisi Administrasi dapat di artikan secara luas dan sempit. Mengutip Pendapat Ulbert,
administrasi secara sempit di artikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi
secara sistematis, baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan
serta mempermudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Sedangkan administrasi dalam artian luas telah di definisikan oleh banyak ahli. Dalam artian
luas Adminsitrasi adalah suatu kerja sama yang di lakukan oleh sekelompok orang dan/ atau
organisasi berdasarkan pembagian kerja sebagaimana di tentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien[1].
Administrasi siswa sendiri dapat di definisikan sebagai pencatatan siswa mulai dari proses
penerimaan hingga siswa tersebut lulus dari sekolah yang di sebabkan karena tamat atau
sebab lain[2]. Perlu di ketahui bahwa tidak semua hal yang berhubungan dengan siswa
termasuk ke dalam Administrasi siswa. Pekerjaan mengenai siswa kadang-kadang termasuk
dalam administrasi siswa, termasuk juga ke dalam administrasi lain. Mengelompokan siswa
untuk membentuk kelompok belajar, termasuk ke dalam administrasi kurikulum, tetapi
mencatat hasil belajar siswa dapat di kategorikan sebagai administrasi siswa

B. RUANG LINGKUP MANAJEMEN SISWA

Jenis-jenis kegiatan administrasi siswa dapat di identifikasikan dengan cara

menggambarkannya dalam proses transformasi sekolah. Dengan melihat pada proses
memasuki sekolah sampai siswa meninggalkannya terdapat 4 kelompok administrasi, yaitu :

1. Penerimaan siswa baru

2. Ketatausahaan siswa

3. Pencatatan Bimbingan dan konseling

4. Pencatatan prestasi belajar

C. PENERIMAAN SISWA BARU

Penerimaan siswa baru merupakan peristiwa penting bagi suatu sekolah, karena peristiwa ini
merupakan titik awal yang menentukan kelancaran tugas suatu sekolah. Kesalahan dalam
penerimaan siswa baru dapat menentukan sukses tidaknya usaha pendidikan di sekolah yang
bersangkutan. Kegiatan penerimaan siswa baru biasanya di kelola oleh panitia penerimaan
siswa baru (PSB) atau Panitia Penerimaan Murid Baru (PMB)[3]

Tugas panitia penerimaan adalah :

1. Menentukan banyaknya siswa yang di terima

Biasanya siswa baru di terima untuk kelas I. Tetapi apabila masih ada tempat untuk kelas-
kelas lain atau karena perluasan, dapat juga di terima untuk siswa baru kelas II dan III.
Penentuan banyaknya siswa tergantung dari daya tampung untuk tahun itu.

2. Menentukan syarat-syarat penerimaan Siswa baru

Penerimaan siswa baru meliputi kegiatan: Penentuan kebijakan PSB, sistem PSB, kriteria
PSB, Prosedur PSB, dan pemecahan problem-problem PSB. Sebagai dasar pembuatan
kebijakan mengenai proses penerimaan peserta didik atau penerimaan siswa baru,
Permendikanas Nomor 19 tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan Pendidikan oleh Satuan
Pendidikan Dasar dan Menengah, menggariskan ketentuan yang berkenaan dengan kriteria
calon peserta didik dan norma-norma pelaksanaan penerimaan peserta didik.

1) Kriteria calon peserta didik :

a) SD/MI berusia sekurang-kurangnya 6 (enam) tahun, pengecualian terhadap usia peserta

didik yang dari 6 (enam ) tahun dilakukan atas dasar rekomendasi tertulis dari pihak yang
berkompeten, seperti konselor sekolah/madrasah maupun psikolog.

b) SDLB/ SMPLB/ SMALB berasal dari peserta didik yang memiliki kelainan fisik,
emosional, intelektual, mental, sensorik, dan/atau sosial;

c) SMP /MTs berasal dari lulusan SD, MI, Paket A atau satuan pendidikan bentuk lainnya
yang sederajat.

d) SMA /SMK, MA/MAK berasal dari anggota masyarakat yang telah lulus dari SMP/MTs,
Paket B atau satuan pendidikan lainnya yang sederajat.

3. Melaksanakan Penyaringan

Sebenarnya untuk sekolah-sekolah yang merupakan lanjutan dari sekolah lain, lainmaka
penyaringan itu penting sekali karena :

a) Peminat untuk sekolah melebihi tempat yang di sediakan

b) Kadang-kadang perlu di adakan penelusuran bakat dan kemampuan tertentu

c) Nilai pelajaran atau nilai akhir di sekolah yang lebih rendah belum menjamin betul bahwa
lulusannya mampu mengikuti pelajaran di suatu sekolah lanjutan.

4. Mengadakan pengumuman penerimaan

Dengan bertitik tolak dari dasar pertimbangan yang telah di tetapkan maka panitia
penerimaan siswa baru mengadakan pengumuman bagi calon siswa yang memenuhi syarat
bahwa dirinya mempunyai hak untuk mengikuti pelajaran di sekolahnya. Pengumuman
pemberitahuan dapat di lakukan dengan menempelkan daftar nama dan nomor pendaftaran di
papan pengumuman atau mengirimkan surat ke alamat.

5. Mendaftar kembali calon yang sudah di terima

Untuk memperoleh kepastian apakah seseorang betul-betul akan mengikuti pelajaran di

sekolahnya, maka panitia penerimaan meminta kepada calon yang telah di terima untuk
mendaftarkan kembali. Hal ini di perlukan terutama bila ada kemungkinan bagi calon siswa
untuk mendaftar di sekolah lain. Jika sampai batas waktu yang telah di tetapkan calon belum
mendaftarkan kembali, panitia dapat mengambil calon lain agar pemanfaatan fasilitas di
sekolah dapat di gunakan secara maksimal.

D. KETATAUSAHAAN

Sebagai tidak lanjut dari penerimaan siswa maka kini yang menjadi tugas tata usaha sekolah
untuk memproses siswa-siswa tersebut dalam catatan sekolah. Catatan-catatan sekolah dapat
di bedakan atas :

1. Catatan-catatan untuk seluruh sekolah, terdiri dari :

a. Buku induk, merupakan kumpulan daftar nama siswa sepanjang masa dari sekolah
tersebut. Murid baru perlu dicatat segera dalam buku besar yang biasa disebut buku induk
atau buku pokok.

b. Buku klapper, yaitu buku pelengkap buku induk yang di tuliskan menurut abjad dan
berfungsi untuk membantu petugas dalam mencari data di dalam buku induk. Dengan
menuliskan nama anak menurut abjad pada lembar-lembar khusus akan dapat di ketahui
dengan cepat nomor induk anak tersebut

c. Catatan tata tertib sekolah, Yaitu catatan atau peraturan yang bukan hanya di perlukan bagi
siswa saja, tetapi juga untuk guru dan karyawan lain. Tata tertib siswa adalah suatu peraturan
untuk mengatur sikap anak-anak di dalam suatu sekolah. Ada aturan tata tertib umum yang di
keluarkan oleh departemen Pendidikan dan kebudayaan dan ada tata tertib khusus untuk suatu
sekolah.

2. Catatan untuk masing-masing kelas

Sekali lagi bahwa administrasi siswa adalah administrasi yang menyangkut urusan siswa.
Dalam bagian ini telah di khususkan pada masalah ketatausahaan siswa walaupun di sekolah
sudah ada catatan untuk seluruh sekolah, tetapi perlu adanya catatan khusus untuk masing-
masing kelas.

E. BIMBINGAN KONSELING

1. Tujuan Bimbingan konseling

Tujuan bimbingan dan konseling adalah untuk membantu individu mengembangkan diri
secara optimal sesuai dengan tahap perkembangan dan predisposisi yang dimilikinya (seperti:
kemampuan dasar dan bakat-bakatnya), berbagai latar belakang yang ada (seperti: latar
belakang keluarga, pendidikan, status sosial ekonomi) serta sesuai dengan tuntutan positif
lingkungannya. Dalam kaitan ini bimbingan dan konseling membantu individu untuk menjadi
insan yang berguna dalam hidupnya yang memiliki wawasan, pandangan, interpretasi,
pilihan, penyesuaian dan keterampilan yang tepat berkenaan dengan diri sendiri dan
lingkungannya, selain itu Bimbingan konseling juga bertujuan agar siswa mampu
menyelesaikan sendiri masalah-masalah yang di hadapinya[4].

2.Fungsi Bimbingan dan konseling

1. Fungsi Pemahaman, yaitu fungsi bimbingan dan konseling membantu konseli agar
memiliki pemahaman terhadap dirinya (potensinya) dan lingkungannya (pendidikan,
pekerjaan, dan norma agama).

2. Fungsi Preventif, yaitu fungsi yang akan menghasilkan tercegahnya atau terhindarnya
peserta didik dari berbagai permasalahan yang mungkin timbul yang akan mengakibatkan
kerugian tertentu dalam proses perkembangannya[5].

3. Fungsi Penyaluran, yaitu fungsi bimbingan dan konseling dalam membantu konseli
memilih kegiatan ekstrakurikuler, jurusan atau program studi, dan memantapkan penguasaan
karir atau jabatan yang sesuai dengan minat, bakat, keahlian dan ciri-ciri kepribadian lainnya.

4. Fungsi Penyesuaian, yaitu fungsi bimbingan dan konseling dalam membantu konseli agar
dapat menyesuaikan diri dengan diri dan lingkungannya secara dinamis dan konstruktif.

5. Fungsi Pemeliharaan, yaitu fungsi bimbingan dan konseling untuk membantu konseli
supaya dapat menjaga diri dan mempertahankan situasi kondusif yang telah tercipta dalam
dirinya.

6. Fungsi Pengembangan, yaitu agar siswa mampu mengembangkan kepribadiannya secara

mantap dan terarah[6].

F. PENCATATAN BIMBINGAN DAN KONSELING

Pada saat sekarang ini tidak di pungkiri bahwa tenaga Guru pembimbing sangat di perlukan.
Realisasi dari pentingnya keberadaan tenaga pembimbing yakni hampir di setiap sekolah
terdapat tenaga pembimbing. Telah di jelaskan bahwa Bimbingan konseling memiliki tujuan
agar siswa dapat mengembangkan dirinya secara optimal sehingga dalam menyelenggarakan
layanan seorang guru pembimbing harus memiliki keahlian khsusus dalam pemberian
layanan dan keahlian dalam masalah administrasi siswa yang berkaitan dengan kesuksesan
penyelenggaraan layanan.

Pelaksanaan Bimbingan dan konseling di sekolah perlu didukung dengan data lengkap
tentang keadaan siswa dan data lainnya yang relevan. Tanpa dukungan data tersebut, proses
bimbingan dan penyuluhan kurang lancar dan kemungkinan akan menimbulkan kesesatan
dalam pelaksanaan penyuluhan. Data yang dimaksud meliputi hal-hal sebagai berikut

1. Data tentang pribadi siswa

2. Data tentang latar belakang orang tua

3. Data tentang partisipasi dan sikap kooperatif siswa didalam kelas sewaktu menerima
pelajaran

4. Data tentang kebiasaan dan tingkah laku siswa ketika menerima pelajaran di kelas

5. Data tentang kebiasaan dan tingkah laku siswa di luar kelas

6. Data tentang variasi masalah yang dialami oleh masing-masing siswa

7. Data tentang kedekatan hubungan dengan teman sepermainan baik di sekolah maupun di
luar sekolah

8. Data sebagai laporan hasil kunjungan ke rumah siswa

9. Data tentang kelainan-kelainan tingkah laku yang dilakukan siswa di kelas

G. PENCATATAN PRESTASI BELAJAR

Pencatatan mengenai prestasi belajar ini masih merupakan bagian dari administasi Siswa. Hal
ini di sertai alasan bahwa pencatatan prestasi lebih di titik beratkan pada masalah siswa.
Pencatatan prestasi belajar ada yang merupakan pencatatan untuk seluruh sekolah, masing-
masing kelas dan ada juga siswa perorangan.

1. Buku daftar Nilai

Buku daftar nilai merupakan buku pertama yang di gunakan untuk membuktikan nilai hasil
belajar yang di peroleh langsung dari kertas ujian harian atau ujian lisan[7]. Buku daftar nilai
di tangani oleh guru yang mengasuh mata pelajaran yang bersangkutan. Buku daftar nilai
memuat nilai siswa yang di ajar oleh seorang guru, jika guru tersebut mengajar satu macam
bidang studi atau bidang pelajaran

2. Buku Leggier (Kumpulan nilai)

Setelah hasil ulangan harian dan umum di olah dan di peroleh nilai akhir, maka langkah
berikutnya adalah memindahkan nilai akhir tersebut ke dalam buku Leggier. Jika di dalam
buku daftar nilai hanya terdapat satu nilai untuk bidang studi, maka di dalam Leggier akan
dapat di lihat semua nilai untuk semua bidang studi yang di ajarkan di sekolah tersebut untuk
satu periode.

3. Buku Rapport

Buku Rapport adalah sebuah buku yang memuat hasil belajar siswa selama siswa tersebut
mengikuti pelajaran di suatu sekolah. Oleh karena itu paling sedkit banyaknya lembaran
rapport sama dengan banyaknya tingkatan di suatu sekolah. Fungsi dari rapport adalah
sebagai laporan hasil kerja sekolah kepada orang tua/wali karena sekolah merupakan lembaga
yang sudah di pilih oleh orang tua/wali untuk mendidik anaknya.
H. PETUNJUK PENGISIAN RAPOR

1. Identitas Peserta Didik (Cukup jelas)

2. Tabel Nilai Hasil Belajar

a) Kolom Pengetahuan diisi dengan nilai kumulatif dari hasil pencapaian SK dan KD untuk
aspek kompetensi pengetahuan peserta didik setiap mata pelajaran dan muatan lokal per
semester. Nilai pengetahuan mencakup aspek pengetahuan konsep sampai dengan aspek
penerapan, analisis, sintesis dan evaluasi, yang diperoleh melalui berbagai teknik penilaian
berupa tes tertulis dan lisan (wawancara/presentasi dll), observasi atau pengamatan,
penugasan perseorangan atau kelompok, dan bentuk lain sesuai dengan karakteristik mata
pelajaran.

b) Kolom SIKAP diisi dengan hasil penilaian sikap pada setiap mata pelajaran dan muatan
lokal, yang diperoleh melalui observasi atau pengamatan guru terhadap peserta didik selama
proses pembelajaran berlangsung. Kriteria penilaian sikap peserta didik ditunjukkan dalam
bentuk antara lain:
motivasi dan minat belajar, kerjasama, disiplin, ketekunan, ulet (tidak mudah menyerah),
sportif, percaya diri (kemandirian), ketelitian, kemampuan memecahkan masalah, kritis,
berfikir logis dan ilmiah

I. MEKANISME PENENTUAN NAIK KELAS DAN TINGGAL KELAS

1. Kenaikan kelas di laksanakan setiap akhir tahun pelajaran

2. Siswa di nytakan naik kelas, apabila yang bersangkutan telah mencapai kriteria ketuntasan
minimal pada semua indikator, Hasil belajar, Kompetensi dasar, Standar kompetensi pada
semua mata pelajaran

3. Siswa di nyatakan harus mengulang di kelas yang sama bila, memperoleh nilai kurang dari
kateogori baik pada kelompok mata pelajaran agama dan akhlak mulia, Jika peserta didik
tidak menuntaskan KD dan SK lebih dari 3 mata pelajaran untuk semua kelompok mata
pelajaran sampai pada batas akhir tahun ajaran
KESIMPULAN

Administrasi siswa dapat di definisikan sebagai pencatatan siswa mulai dari proses
penerimaan hingga siswa tersebut lulus dari sekolah yang di sebabkan karena tamat atau
sebab lain. Ruang lingkup Administrasi Siswa antara lain adalah Penerimaan siswa baru,
Ketatausahaan siswa, Pencatatan Bimbingan dan konseling, Pencatatan prestasi belajar.

Penerimaan siswa baru memerlukan administrasi khusus. Biasanya pada saat penerimaan
siswa baru Kepala sekolah membentuk Panitia Penerimaan yang terdiri dari Guru ataupun
pegawai Tata usaha. Administrasi kesiswaan di dalam bidang ketatausahaan mencakup
pencatatan nama-nama siswa di dalam buku induk, Buku klapper, Catatan tata tertib sekolah
dan Catatan untuk masing-masing kelas.

Selanjutnya yang merupakan bagian dari administrasi siswa adalah Pelaksanaan Bimbingan
dan Konseling. Layanan Bimbingan Konseling bertujuan agar peserta didik mampu mengenal
keadaan dirinya dan mampu mengembangkan potensi yang ada di dalam dirinya. Pelaksanaan
Bimbingan Konseling membutuhkan persiapan yang sangat matang. Oleh sebab itu guru
Pembimbing harus memiliki catatan karakterisitik siswa dan mampu membuat administrasi
yang sesuai dengan layanan yang di berikan.

Yang terakhir adalah pencatatan Prestasi siswa. Penilaian yang telah di lakukan harus mampu
di buktikan dengan Buku-buku terkait, seperti Buku daftar Nilai, Buku Leggier (Kumpulan
nilai), Buku Rapport. Pencatatan prestasi ini juga dapat di jadikan bukti kepada orang tua
tentang keadaan anaknya selama mengikuti Pendidikan di sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

A, Hallen, 2002. Bimbingan Konseling. Jakarta: Ciputat pers

Kunto, Suharsimi Ari, 2008. Manajemen Pendidikan. Yogyakarta: Aditya media dan

FIP - UNY

Mulyasa, E, 2006. Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: PT Remaja Rosdakarya

Sukardi, Dewa ketut, 1995. Proses Bimbingan dan Penyuluhan. Jakarta: Rineka cipta
Tohirin, 2007. Bimbingan dan Konseling di sekolah dan Madrasah. Jakarta: PT Raja

grafindo persada

Umar, Husein, 2004. Metode riset Ilmu administrasi. Jakarta: PT Gramedia

pustaka utama