ADMINISTRASI PESERTA DIDIK, PROSES ADMNISTRASI PESERTA

DIDIK, INSTRUMEN PENGELOLAAN KESISWAAN DAN PERAN GURU

DALAM ADMNISTRASI

PEMBAHASAN
A.    Pengertian Administrasi Peserta Didik (siswa)
Administrasi peserta didik (siswa) adalah seluruh proses kegiatan yang di rencanakan dan
di usahakan secara sengaja serta pembinaan secara kontiniu terhadap seluruh peserta didik dalam
lembaga pendidikan yang bersangkutan agar dapat mengikuti proses belajar mengajar (PBM)
secara efektif dan efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Secara
kronologis operasional, rentangan kegiatannya  mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai
mereka meninggalkan sekolahnya (eksit), karena telah tamat, meninngal dunia, putus sekolah
atau karena sebab-sebab lain sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta didik sekolah tersebut.
 Peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri
melalui proses pembelajaran yang tersedia jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu (UUSPN:
2003). Undang – Undang RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional yang di
maksud peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri
melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu.
Pengertian administrasi peserta didik menurut para ahli
   administrasi kesiswaan merupakan suatu penataan atau pengaturan segala aktivitas yang
berkaitan dengan siswa, yaitu mulai dari masuknya siswa sampai dengan keluarnya siswa
tersebut dari suatu sekolah atau lembaga tertentu.
  Oemar Hamalik bahwa peserta didik adalah suatu komponen masukan dalam sistem pendidikan,
yang selanjutnya diproses dalam proses pemdidikan, sehingga menjadi manusia yang berkualitas
sesuai dengan tujuan pendidikan nasional.
   Menurut Abu Ahmadi peserta didik adalah sosok manusia sebagai individu/pribadi (manusia
seutuhnya).
  Menurut ketentuan umum Undang-Undang RI No. 2 tahun 1989 tentang sistem pendidikan
nasional bahwa peserta didik adalah anggota masnyarakat yang berusaha mengembangkan
dirinya melalui proses pendidikan pada jalur, jenjang dan jenis pendidikan tertentu.
 B. Proses administrasi peserta didik
      Siswa dalam suatu lembaga pendidikan pada dasarnya merupakan suatu masukkan yang
akan dikelola memjadi “barang jadi” (out put)  yang diharapkan. Untuk membentuk output yang 
“berkualitas tinggi”, maka kepala sekolah harus memikirkan dan memperhatikan kualifikasi
masukkan/siswa baru.
Oleh karena itu, beberapa kegiatan yang harus dilakukan dalam perencanaan dan penerimaan
siswa baru adalah sebagai berikut:
a.       Penetapan daya tampung sekolah
Penentuan daya tampung sekolah dapat dirapatkan sokolah maupun panitia penerimaan siswa
baru, ataupun pihak dinas pendidikan yang melakukan pembatasan jumlah maksimal di suatu
sekolah. Selain hal di atas, penetapan daya tampung siswa juga dapat dilakukan dengan cara
menghitung jumlah banyaknya bangku kosong yang tersedia bagi siswa
b.      Penetapan syarat calon siswa
Di samping ada spesifikasi tertentu pada masing-masing jenis sekolah, kantor dinas juga
memberikan pedoman bagi sekolah tentang penerimaan siswa baru dan tugas sekolah adalah
menjabarkan dari pedoman tersebut. Secara umum persyaratan tersebut adalah mencakup
persyaratan umur, persyaratan akademik atau pendidikan, persyaratan kelakuan baik, kesehatan
dan persyaratan keuangan. Beberapa persyaratan di atas, harus dibuktikan dengan persyaratan
yang bersifat administratif.
c.       Penetapan panitia siswa baru
Penetapan siswa baru adalah kegiatan sekolah yang sifatnya incidental, hanya dilaksanakan satu
kali dalam satu tahun.  Oleh karena itu, dibutuhkan pembentukkan kepanitian khusus dalam
penerimaan siswa baru. Adapun beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh panitia penerimaan
siswa baru adalah sebagai berikut:
1)      Mengedakan publikasi
2)        Mempersiapkan formulir penaftaran
3)      Menerima atau melayan pendaftaran
4)      Melaksanakan penyaringan
5)       Pengumuman calon yang diterima
6)      Mendaftar kembali calon yang diterima
7)       Membuat laporan pertanggung jawabkan
              Setelah siswa diterima di suatu sekolah, maka kegiatan lain yang perlu diikutinya
adalah:
a.       Orientasi siswa baru
Orientasi siswa baru adalah suatu usaha sekolah untuk memperkenalkan potensi- potensi
sekolahdan membantu siswa untuk beradaptasi kepada sekolah.
b.      Pengaturan disiplin dan tata tertib sekolah
Disiplin adalah keadaan tertib dimana orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi
tunduk pada peraturan-peraturan yang telah ada dengan rasa senang hati.
c.       Ganajaran dan Hukuman
Ganjaran adalah sesuatu yang diinginkan yang diterima oleh siswa karena mendapatkan prestasi,
berdasarkan usaha dan tingkah laku yang pantas. Sedangkan hukuman adalah sesuatu yang tidak
diinginkan, namun siswa harus menerimanya karena  tigkah laku merekan yang tidak pada
tempatnya.

C.     Instrumen Pengelolaan Kesiswaan

catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas dua jenis yaitu :
a.       Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi: buku induk, buku kleper, catatan tata tertib
sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan (bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah
dan ada yang produk sekolah sendiri).
b.      Catatan siswa untuk masing-masing kelas yaitu buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku
induk, buku presensi kelas, buku catatan Bimbingan dan Konselingm buku catatan prestasi
murid, yang meliputi buku daftar nilai dan buku lagger, buku rport, dan buku mutasi.
            Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan maka perlu
ditunjang oleh berbagai instrumen atau alat kelengkapan yang diperlukan. Instrumen yang
dimaksud antara lain breupa buku-buku, format-format yang digunakan untuk merekam semua
data dan informasi yang berkenaan dengan siswa. Adapun instrumen-instrumen yang dimaksud
antara lain : 
a.       Buku Induk
Buku induk merupakan buku pokok, karena didalamnya memuat semua informasi yang dianggap
lengkap mengenai keadaan siswa. Informasi tersebut dapat meliputi identitas pribadi siswa
 sampai pada informasi mengenai nilai-nilai hasil belajar yang diperoleh siswa selama belajar di
sekolah yang bersangkutan. Buku induk ini sangat penting dimiliki oleh setiap sekolah karena
melalui buku induk ini akan dapat diketahui berapa jumlah siswa yang terdaftar, identitas siswa
secara lengkap. 
b.      Buku Klaper
Buku ini berfungsi untuk membantu buku induk memuat data murid yang penting-penting.
Pengisiannnya dapat diambil dari buku induk tetapi tidak selengkap buku induk itu. Daftar nilai
juga tercatat. Kegunaan utama buku klaper adalah untuk memudahkan mencari data murid,
apalagi belum diketahui nomor induknya. Hal ini mudah ditemukan dalam buku klaper karena
nama murid  disusun menurut abjad 
c.       Buku /Daftar Keadaan Siswa
Buku ini menggambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah. Biasanya gambaran
keadaan siswa di suatu sekolah akan terus teridentifikasi setiap bulannya.
d.      Daftar Hadir Siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikuti kegiatan di
sekolah.
e.       File Penyimpan Berkas Siswa
Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas perlu diarsipkan dengan baik oleh sekolah, misalnya
foto copy STTB, akte kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua berkas itu
sebaiknya dibundelkan menurut kelompok masing-masing, sehingga berkas itu akan mudah
ditemukan bila diperlukan.

D.    Peranan Guru dalam Administrasi Kesiswaan

Siswa merupakan salah satu sub-sistem yang penting dalam sistem  pengelolaan
pendidikan di sekolah menengah. Administrasi siswa dilakukan agar transformasi siswa menjadi
lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan, dapat berlangsung secara
efektif dan efisien. Administrasi siswa merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan
dengan siswa di suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan siswa, pembinaan selama
siswa berada di sekolah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan
suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar-mengajar yang efektif. Dalam
administrasi siswa guru lebih banyak berperan secara tidak langsung.
 Beberapa peranan guru dalam administrasi siswa  di antaranya adalah:

1.      Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan untuk ambil bagian. Di antara mereka dapat
ditunjuk menjadi panitia penerimaan yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari
pencatatan penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
2.      Dalam masa orientasi, tugas guru adalah membuat agar para siswa cepat beradaptasi dengan
lingkungan sekolah barunya. Peranan guru dalam hal ini sangat penting, karena andaikata terjadi
salah langkah pada saat pertama, dapat berakibat kurang menguntungkan bagi jiwa anak untuk
waktu-waktu selanjutnya.
3.      Untuk pengaturan kehadiran siswa di kelas, guru mempunyai andil yang besar juga. Guru
diharapkan mampu mencatat/ merekam kehadiran ini meskipun dengan sederhana akan tetapi
harus baik. Data kehadiran ini dimungkinkan untuk bahan pertimbangan penilaian terhadap
siswa, misalnya sebagai pertimbangan dalam menetapkan kenaikan kelas.
4.      Dalam memotivasi siswa untuk senantiasi berprestasi tinggi, guru juga harus mampu
menciptakan suasana yang mendukung hal tersebut. Hal ini dapat mereka lakukan misalnya
dengan membuat grafik prestasi belajar siswa-siswanya.
5.      Kedisiplinan sekolah atau kelas, peranan guru sangna penting, karena guru sebagai model dan
menjadi contoh bagi siswa-siwa di sekolah.