BAHAN AJAR (HANDOUT)

Bahan Kajian : Administrasi dan Supervisi Pendidikan

Sks : 2 (dua)
Program Studi : UNP (Kependidikan)
Fakultas : UNP (Kependidikan)
Minggu ke : 6 (tiga)
Kode :

Learning Outcomes (capaian pembelajaran) mata kuliah terkait KKNI

Mengerti dan menguasai konsep dasar administrasi kesiswaan dan mampu
mengelola siswa di sekolah
Soft Skills/Karakter : Religius, Berfikir kritis dan kreatif, jujur, peduli

Materi :
1. Konsep dasar administrasi kesiswaan
2. Ruang lingkup administrasi Kesiswaan

A. ADMINISTRASI KESISWAAN
1. Pengertian
Administrasi kesiswaan merupakan usaha dan kegiatan yang
meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa
dalam upaya mengembangkan potensi siswa. Administrasi Kesiswaan
berhubungan dengan Tata Usaha dalam penyimpanan data-data siswa.
Administrasi kesiswaan adalah proses pengelolaan kegiatan dari
hal-hal yang berhubungan dengan siswa untuk mencapai tujuan
pendidikan secara maksimal. Sedangkan menurut Mantja dan Sutisna
(1997/98) administrasi kesiswaan adalah proses pengurusan segala hal
yang berkaitan dengan siswa, pembinaan selama siswa berada di sekolah
sampai siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana
yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang
efektif.
Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiaatan-
kegiatan peserta didik dari mulai masuk sampai lulus sekolah.
Pengaturan kegiatan peserta didik tersebut diarahkan pada peningkatan
mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstrakurikuler,

56
 sehingga memberikan kontribusi bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan
sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan.
Cakupan administrasi kesiswaan akan meliputi pengelolaan
penerimaan siswa baru, pengelolaan bimbingan dan penyuluhan,
pengelolaan kelas, pengelolaan organisasi intra sekolah (OSIS) dan
pengelolaan data siswa. Jenis-jenis kegiatan administrasi siswa dapat
didaftarkan melalui gambaran bahwa lembaga pendidikan diumumkan
sebagai sebuah transformasi (proses) dan keluaran (Out-put). Dengan
demikian penyajian penjelasan administrasi murid dapat diurutkan
menurut aspek-aspek tersebut. Dengan melihat pada proses mmasuki
sekolah sampai murid meninggalkan sekolah terdapat empat kelompok
pengadministrasian yaitu:
1. Penerimaan murid baru
2. Ketatausahaan murid
3. Pembinaan murid
4. Pencatatan prestasi belajar

2. Penerimaan murid baru

Penerimaan murid baru merupakan peristiwa penting bagi suatu
sekolah, termasuk sekolah kejuruan. Pross penerimaan murid baru yang
dilakukan menjelang tahun ajaran baru, artinya proses ini harus sudah
selesai menjelang tahun ajaran baru dimulai. Maka dari itu kepala
sekolah harus bergegas untuk membentuk panitia penerimaan murid
baru, karena yang menjadi panitia penerimaan murid baru bersifat tidak
tetap, maka boleh dibantu atau dilaksanakan oleh guru-guru.
Langkah-langkah penerimaan murid baru:
1. Menetukan banyak murid yang akan diterima
2. Menentukan syarat-syarat penerimaan
3. Menyiapkan pengumuman tentang kapan dilaksanakannya
penyeleksian dan tempat seleksi,serta penyediaan soal-soalnya.
4. Melaksanakan penyeleksian atau tes melalui ujian tertulis maupun
ujian lisan
5. Mengadakan pengumuman penerimaan
6. Mengumumkan calon siswa yang akan diterima di sekolah tersebut
7. Melaporkan hasil pekerjaan pada kepala sekolah

57
 Penerimaan peserta didik termasuk salah satu aktivitas penting
dalam manajemen peserta didik. Sebab aktivitas penerimaan ini
menentukan seberapa kualitas input yang dapat direkurt oleh sekolah
tersebut.
Adapun prosedur penerimaan peserta didik baru adalah
pembentukan panitia penerimaan peserta didik baru, rapat penentuan
peserta didik baru, pembuatan, pemasangan atau pengiriman
pengumuman, pendaftaran peserta didik baru, seleksi, penentuan peserta
didik yang diterima, pengumuman peserta didik yang diterima dan
registrasi peserta didik yang diterima. Secara jelas, langkah-langklah
tersebut sebagaimana pada diagram berikut.

Pembentukan Panitia Penerimaan

Rapat Penentuan Peserta Didik Baru

Pembuatan Pengumuman Peserta Didik Baru

Pemasangan/Pengiriman Pengumuman Peserta Didik Baru

Pendaftaran Peserta Didik Baru

Seleksi Peserta Didik Baru

Rapat Penentuan Peserta Didik yang Diterima

Pengumuman Peserta Didik yang Diterima

Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru

Gambar . Langkah-langkah Penerimaan Peserta Didik Baru

Kegiatan pertama yang harus dilakukan oleh kepala sekolah dalam

penerimaan peserta didik baru adalah pembentukan panitia. Panitian ini
dibentuk, dengan maksud agar secepat mungkin melaksanakan
pekerjaannya. Panitian yang sudah terbentuk, umumnya diformalkan
dengan menggunakan Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah.
Susunan panitian penerimaan peserta didik baru dapat mengambil
alternatif sebagai berikut:
1) Ketua Umum : Kepala Sekolah
2) Ketua Pelaksana: Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan
3) Sekretaris : Kepala Tata Usaha atau Guru
4) Bendahara : Bendaharawan sekolah
5) Pembantu Umum: Guru

58
 6) Seksi-seksi :
a) Seksi Kesekretariatan : Pegawai Tata Usaha
b) Seksi Pengumuman/Publikasi: Guru
c) Seksi Pendaftaran : Guru
d) Seksi Seleksi : Guru
e) Seksi Kepengawasan : Guru

3. Ketatausahaan murid
Sebagai tindak lanjut dari penerimaan kini menjadi tugas tata
usaha sekolah untuk memproses murid-murid tersebut dengan catatan-
catatan sekolah. Catatan sekolah dapat juga dibedakan dalam dua jenis:
yaitu catatan untuk seluruh sekolah dan catatan untuk satu kelas.
Jenis-jenis catatan ini bukan hanya untuk sesuatu tingkat sekolah saja,
tetapi berlaku untuk semua tingkat dan jenis.
Catatan untuk sekolah, meliputi
a. Buku induk
Yaitu buku yang digunakan untuk mencatat semua anak yang
pernah dan yang sedang mengikuti pelajaran di sekolah tersebut.
Catatan dalam buku ini meliputi: nomor induk (yang dituliskan urut
menurut tanggal murid tersebut didaftarkan resmi menjadi murid), jenis
kelamin, nama, alamat orang tua, agama, pekerjaan orang tua, dan
keterangan lain-lainnya yang bperlu untuk pembagian identitas dan
keterangan lain. Untuk buku induk yang lengkap adakalanya dituliskan
juga catatan prestasi murid.
b. Buku klapeer
Yaitu buku pelengkap buu induk yang dituliskan menurut abjad
nama murid dan berfungsi sebagai penolong untuk pencarian data murid
pada buku induk. Apabila misalnya ada bekas murid yang sudah lama
meninggalkan seko0lah tersebut, pada suatu ketikadatang ke sekolah
untuk menerima surat keterangan, sedangkan ia lupa berapa nomor
induknya, maka bekas murid tersebut cukup menyebutkan namanya
saja. Darai huruf pertama namanya dapat diketahui pada halaman abjad
apa nama tersebut dicari beberapa nomor indunya kemudian data-data
selengkapnya ditelususri secara lengkap dari buku induk.
c. Catatan tat tertib sekolah

59
 Yaitu catatan atau kumpulan peraturan yang sebenarnya bukan
hanya diperlukan bagi murid saja tetapi guru dan personal lainya.
Aturan tat tertib ini sifatnya umum dan khusus. Aturan tersebut ada
yang berasal darai pemerintah (departeme pendidikan dan kebudayaan,
pusat maupun setempat), dan ada yang merupakan produk sekolah
sendiri hasil musyawarah dalam rapat dewan guru. Sekolah merupakan
olembaga pendidikan bukanhanya intelek saja yang dikembangkan tetapi
pribadi secara utuh, oleh karena itu tata tertib yang dikeluarkan
bermanfaat untuk anak itu sendiri dalam rangka membentuk pribadi
yang baik. Di samping itu juga dimaksudkan agar dalam sekolah itu
terbentuk suasana yang tentram, teratur, karena semua menguti aturan
yang sama, hal ini biasanya termuat dalam peraturan tata tertib di
antaranya adalah:
a. Aturan yang menyangkut lahiriah misalnya pakaian, peralatan, dan
sebagainya
b. Aturan-aturan tingkah laku, misalnya sikap murid terhadap kepala
sekolah, terhadap guru, sesama murid, karyawan, dan sebagainya.
c. Aturan-aturan ketertiban misalnya tentang keharusan ikut gerak
jalan, mengikuti upacara bendera dan sebagainya
4. Catatan untuk masing-masing kelas
Di samping catatan-catatan untuk murid seluruh sekolah ada lagi
catatan yang khusus untuk murid-murid di kelas itu:
a. Buku kelas yang merupakan cuplikan kutip dari buku induk
b. Buku presentase kelas yang diisi setiap hari, guna untuk mencatat
keadaan murid yang masuk dan yang tidak masuk sekolah untuk
selanjutnya dihitung persentase absensi pada setiap akhir bulan
c. Buku catatan bimbingan dan penyuluhan. Kegiatan bimbingan dan
penyuluhan dimaksud untuk memberikan bantuan kepada setiap
murid agar selama mengikuti pelajaran di sekolah tidak merasa
dirugikan dan dapat mencapai hasil yang maksimal. Pandangan yang
selama ini tersebar adalah kegiatan bimbingan dan penyuluhan hanya
diperuntukan bagi murid-murid yang memiliki permasalahan saja.
Murid-murid akan merasa malu untuk dating sendiri ke tempat
bimbingan atau merasa terhina jika dipanggil oleh guru pembimbing.
Padahal secara konseptual kegiatan bimbingan dan penyuluhan
tersebut diperuntukan bagi semua murid, dengan tujuan untuk
membantu tujuan mereka secara maksimal.

60
 Program bimbingan dan penyuluhan meliputi 3 aspek sasaran;
bimbingan belajar, bimbingan pribadi, dan bimbingan karier. Untuk
pendidikan teknologi dan kejuruan ketiga program ini sangat dianjurkan,
tetapi yang paling bermakna adalah bimbingan karir, yang mana
tujuannya untuk menggali kemampuan yang cocok bagi lapangan kerja
yang akan mereka masuki dan mempertebal sikap mandiri.
5. Pembinaan Murid
Pembinaan murid dilakukan agar murid mengenali lingkungan
tempat belajat merek, dan dapat menyesuaikan diri degan tuntunan
sekolah. Dengan pemahaman lingkungan itu diharapkan dapat tercipta
suatu keadaan di mana murid lebih tertib dan lebih mementingkan
tugas-tugas belajarnya dibandingkan dengan kegiatan pribadi lainnya di
sekolah. Kegiatan-kegiatan dalam pembinaan murid adalah:
a. Memberikan orientasi pada murid
1) Perkenalkan
Semua murid baru diperkenalkan kepada kepala sekolah, guru,
staf sekolah, serta kakak-kakak kelas mereka
2) Penjelasan tata tertib sekolah
Penjelasan tata tertib sekolah dilakukan pada awal ajaran atau
tahun ajaran. Hal ini penting untuk diperhatikan karena tata tertib di
sekolah adalah salah satu alat yang dapat digunakan untuk membentuk
sikap dan disiplin murid.
3) Penjelasan tentang fasilitas sekolah
Penjelasan tentang fasilitas yang dimiliki oleh sekolah
dimaksudkan agar murid mengetahui kegunaan dan atura yang harus
ditaati dalam memanfaatkan fasilitas tersebut. Fasilitas yang penting
untuk diinformasikan kepada murid adalah: perpustakaan, alat-alat
UKS, alat-alat olahraga, dan alat-alat yang dapat digunakan untuk
memupuk kreativitas murid di bidang kesenian.
b. Mengatur dan mencatat kehadiran murid
Rajin dan tidaknya murid dapat diketahui dengan melihat hasil
dari pencatatan kehadiran mereka setiap hari. Kerajinan murid dapat
digunakan untuk bahan pertimbangan dan penilaian dan kenaikan
kelas. Oleh karena itulah laporan kehadiran murid sangat diperlukan.
Beberapa alat yang dapat digunakan untuk mencatat kehadiran murid:
1) Papan absensi harian murid (perkelas dan persekolah)

61
2) Buku absensi harian murid
3) Rekapitulasi absensi murid
c. Mencatat prestasi dan kegiatan murid di kelas
Dalam rangka pembinaan murid perlu juga dilakukan pencatatan
di kelas. Pencatatan itu dapat dilakukan:
1) Daftar murid di kelas
Daftar ini dapat digunakan oleg guru maupun murid untuk
menghafal nama-nama murid yang ada di kelas yang bersangkutan.
2) Grafik prestasi belajar
Grafik inii berguna memotivasi murid agar mereka berkompetensi
untuk berprestasi tinggi
3) Daftar kegiatan murid
Agar semua murid senantiasa mengingat kegiatan yang sudah dan
sedang mereka laksanakan, pada masing-masing kelas dapat dibuat
daftar kegiatan murid.
d. Membina disiplin murid di kelas
Disiplin merupakan aspek terpenting di dalam pembinaan murid,
karena murid harus menyadari bahwa di dalam kehidupan
bermasyarakat diperlukan kedisiplinan anggotanya. Tanpa disiplin
semua bentuk lembaga masyarakat akan mengalami kekacauan. Disiplin
merupakan pembentukan kebiasaan yang mengandung empat unsur:
1) Murid harus berbuat atau bertingkah laku sesuai dengan aturan yang
diinginkan masyarakat dan menghilangkan perilaku yang tidak
diinginkan dalam masyarakat
2) Murid merasa adanya suatu kepuasan batin sesudah berperilaku
seperti yang diharuskan
3) Alam berbuat., murid melaksanakan secara otomatis tanpa adanya
pengawasan
4) Murid dapat memperbaiki perilaku yang tidak baik
Ada beberapa teknik yang digunakan untuk mendisiplinkan
murid: teknik yang bersifat otoriter, bersifat longgar, dan yang bersifat
demokratis, teknik yang bersifat otoriter menggunakan paksaan dan
hukuman bagi murid yang melanggarnya. Teknik yang bersifat permisif
merupakan teknik yang harapan bahwa disiplin itu tumbuh dari murid
sendiri tanpa adanya paksaan dari sekolah. Sedangkan teknik yang
bersifat demokratis adalah teknik yang member kemungkinan kepada

62
murid untuk mendpatkan penjelasan atau melakukan diskusi atau
musyawarah tentang perilau yang diharpkan dilakukan oleh murid dan
perilaku yang tidak diharapkan. Biasanya tat tertib yang dibuat sekolah
mengatur tentang:
1) Waktu pelajaran dimulai dan diakhiri sesuai dengan aturan yang
berlaku serta memberikan toleransi waktu yang diberikan siswa
2) Kegiatan-kegiatan yang harus diikuti murid dalam menunjang
pendidikan di sekolah, termasuk dalam pemanfatan waktu kosong
3) Akhlak pergaulan selama berada di sekolah
4) Aturan berpakaian di sekolah
5) Keamanan dan kebersihan lingkungan di sekolah
6) Sanksi-sanksi yang dapat diberikan apabila murid melakukan
pelanggaran terhadap aturan-aturan yang berlaku
e. Mengatur pemberian bimbingan dan penyuluhan
Setelah calon siswa menyatakan menjadi siswa maka maju
mundurnya kemampuan belajar siswa telah menjadi tanggung jawab
guru-guru di sekolah. Bimbingan merupakan proses bantuan atau
tuntunan khusus yang diberikan kepada para peserta didik dengan
memperhatikan kemungkinan-kemungkinan atau kenyataan tentang
adanya kesulitan yang dihadapi oleh siswa, sedangkan penyuluhan dan
konseling adalah pertemuan secara pribadi antara penyuluh dengan
peserta didik dalam mencari solusi atas mesalah yang dihadapi oleh
siswa.
Pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan konseling itu hendaknya
diberikan olhe tenaga ang professional yang memang telah disediakan
untuk menjadi guru/petugas BP tersebut. Ada kemungkinan pada suatu
sekolah karena kekurangan tenaga guru BP secara khusus, maka
biasanya tugas itu diberian kepada wali kelas dan dibantu oleh guru
bidang studi. Pada umumya siswa membutuhkan layanan bimbingan
dan penyuluhan tersebut antara lain dalam menentukan:
1) Pilihan bidang studi
2) Penyesuaian pada situasi sekolah, seperti memperoleh perasaan
diterima dan pertumbuhan peribadi
3) Kesukaran dalam belajar
4) Kesukaran yang bertalian dengan keluarga
5) Gagal dalam bidang studi tertentu
6) Kurang minat dalam bidang studi tertentu
7) Kurang percaya diri
8) Hambatan-hambatan pisik dan mental, emosi, dan penyesuaian diri

63
 9) Pertentangan antara ambisi dengan kesanggupan siswa

Adapun tujuan memberikan bimbingan di sekolah adalah sebagai

berikut:
a. Secara umum diharapkan agar siswa setelah mengikuti akan dapat:
1) Mengembangkan pengertian dan pemahaman terhadap diri
sehubungan dengan kemajuan belajar
2) Mengembangkan pengetahuan tetang dunia kerja
3) Mengembangkan kemampuan untuk memilih dan mempertemukan
pengetahuan dengan dirinya
4) Memberikan penghargaan terhadap kepentingan dan harga diri
orang lain
b. Secara khusus diharapkan siswa setelah mendapatkan pelayanan
bimbingan dapat:
1) Mengatasi kesulitan dalam memahami dirinya sendiri
2) Mengatasi kesulitan dalam memahami lingkungan
3) Mengatasi kesulitan dalam mengidentifikasi pemecahan masalah
yang sedang dihadapi
4) Mengatasi kesulitan dalam menyalurkan kemampuan dan bakat
dalam bidang pendidikan dan kemungkinan dalam mendapatkan
pekerjaan yang tepat.

6. Pengelolaan OSIS (Organisasi Intra Sekolah)

OSIS merupakan organisasi siswa yang resmi diakui
keberadaannya di setiap sekolah. Melalui OSIS ini diharapkan siswa akan
dapat mengatur dan melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler secara baiak
di bawah pengawasan sekolah. Kegiatan ekstrakurikuler ini merupakan
kegiatan yang diselenggarakan di luar jam pelajaran yang tercantum
dalam susunan program pegajaran sesuai dengan keadaan dan
kebutuhan sekolah.
Di antara OSIS antara lain kegiatan diskusi, karya wisata,
seminar, palang merah remaja, pramuka, kesenian, dan lain sebagainya.
Kegiatan ini dimaksud untuk menunjang proses belajar mengajar dan
juga untuk lebih mengaitkan antara pengetahuan yang diperoleh dalam
program kurikulum dengan keadaan dan kebutuhan lingkungan. Ada
dua aspek yang berkaitan dengan OSIS yaitu aspek organisasi dan aspek
kegiatan. Dalam aspekorganisasi perlu diarahkan mengenai: struktur
OSIS, unsur personalia, fungsi dan kewenngan dan jenis kegiatan yang di
tangani oleh masing-masing bidang. Sedangkan dalam aspek kegiatan di

64
 antarnya adalah: pengembangan pengetahuan dan kemampuan nalar
peserta didik, pengembangan keterampilan melalui lobi dan minat
peserta didddik, pengembangan sikap terhadap diri sendiri, terhadap
masyarakat, dan terhadap Tuhan.
7. Instrumen pengelolaan Siswa
Menurut ari kunto (1988), catatan tentang data siswa disekolah
dibedakan atas 2 jenis yaitu:
a. Catatan data siswa untk sekolah yang meliputi:
1) Buku induk
2) Buku kelaper
3) Catatan tata tertib sekolah

b. Catatan siswa untuk masing-masing kelas yaitu:

1) Buku kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk
2) Buku presensi kelas
3) Buku catatan bimbingan dan konseling
4) Buku catatan prestasi murid
5) Buku lapor
6) Buku mutasi

8. Peranan Guru dalam Administrasi Kesiswaan

Siswa merupakan salah satu sub-sistem yang penting dalam
sistem pengelolaan pendidikan di sekolah menengah. Administrasi
kesiswaan dilakukan agar transformasi siswa menjadi lulusan yang
dikehendaki oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan, dapat
berlangsung secara efektif dan efisien. Administrasi kesiswaan
merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa di
suatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan siswa, pembinaan
selama siswa berada di sekolah, sampai dengan siswa menamatkan
pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap
berlangsungnya proses belajar-mengajar yang efektif.
Tugas kepala sekolah dan para guru dalam hal ini adalah
memberikan layanan kepada siswa, dengan memenuhi kebutuhan
mereka sesuai dengan tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Keterlibatan guru dalam administrasi kesiswaan tidak sebanyak
keterlibatannya dalam mengajar. Dalam administrasi kesiswaan guru
lebih banyak berperan secara tidak langsung.

65
 Beberapa peranan guru dalam administrasi kesiswaan itu di
antaranya adalah:
a. Dalam penerimaan siswa, para guru dapat dilibatkan untuk ambil
bagian. Di antara mereka dapat ditunjuk menjadi panitia penerimaan
yang dapat melaksanakan tugas-tugas teknis mulai dari pencatatan
penerimaan sampai dengan pelaporan pelaksanaan tugas.
b. Dalam masa orientasi, tugas guru adalah membuat agar para siswa
cepat beradaptasi dengan lingkungan sekolah barunya. Peranan guru
dalam hal ini sangat penting, karena andaikata terjadi salah langkah
pada saat pertama, dapat berakibat kurang menguntungkan bagi jiwa
anak untuk waktu-waktu selanjutnya.
c. Untuk pengaturan kehadiran siswa di kelas, guru mempunyai andil
yang besar juga. Guru diharapkan mampu mencatat/ merekam
kehadiran ini meskipun dengan sederhana akan tetapi harus baik.
Data kehadiran ini dimungkinkan untuk bahan pertimbangan
penilaian terhadap siswa, misalnya sebagai pertimbangan dalam
menetapkan kenaikan kelas.
d. Dalam memotivasi siswa untuk senantiasi berprestasi tinggi, guru juga
harus mampu menciptakan suasana yang mendukung hal tersebut.
Hal ini dapat mereka lakukan misalnya dengan membuat grafik
prestasi belajar siswa-siswanya.
e. Dalam menciptakan disiplin sekolah atau kelas yang baik, peranan
guru sangat penting, karena guru dapat jadi model.

DAFTAR PUSTAKA
Burhanuddin,Yusak.2005.Administrasi pendidikan.Bandung:Pustaka setia
Dasar-dasar Administrasi, diakses dari http://www.sarjanaku.com pada 11
Juli 2012.
Fungsi-fungsi Administrasi Pendidikan, diakses dari
http://gudangmaterikuliah.blogspot.com pada 11 Juli 2012.
Pengertian Dasar-dasar dan Tujuan serta Ruang Lingkup Administrasi
Pendidikan, diakses dari http://misbakhudinmunir.wordpress.com
pada 11 Juli 2012.
Pengertian Fungsi Administrasi Pendidikan, diaksesdari
http://www.scribd.com pada 11 Juli 2012.

66