ADMINITRASI KESISWAAN

MAKALAH

Diajukan untuk memenuhi Tugas Terstuktur pada

Mata Kuliah “ Adminitsrasi Pendidikan ”

Oleh :

Fauzan Fajri : 2017.

Muhammad Farhan A : 2017. 2133

Sufriadi : 2017.

Dosen Pengampu :

Hasnah, M.Pd

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

PENGEMBANGAN ILMU AL-QUR’AN ( STAI – PIQ )

SUMATERA BARAT

TAHUN 2018 M / 1440

 BAB I

A. Latar Belakang

Administrasi merupakan usaha dan kegiatan yang meliputi pengaturan

tentang pengelolaan yang berkaitan dengan siswa dalam upaya mengembangkan
potensi siswa. Administrasi Kesiswaan berhubungan dengan Tata Usaha dalam
penyimpanan data-data siswa. Penyimpanan data tersebut harus ditangan oleh satu
orang saja, jika ditangani oleh beberapa orang maka akan mempersulit dalam
pencariannya.
Tujuan dari makalah ini untuk memenuhi tugas terstruktur mata kuliah
Administrasi Pendidikan dan untuk menambah wawasan pengetahuan pembaca
serta membantu pembaca dalam mencari materi terkait Administrasi Pendidikan
tersebut.

B. Rumusan Masalah
1. Pengertian Administrasi Kesiswaan ?
2. Proses Administrasi Kesiswaan ?
3. Administrasi Elektronik dan Non Elektronik ?
4. Peran Guru dalam Administrasi Pendidikan ?
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Kesiswaan

Siswa merupakan unsur terpenting dalam kegiatan pendidikan dan pengajaran

disekolah.Oleh sebab itu siswa perlu sebab itu siswa perlu mendapatkan perhatian
yang cukup dari pelaksana pendidikan.

Administrasi kesiswaan dilaksanakan melalui upaya menciptakan suasana

yang kondusif untuk terjadinya proses belajar yang efektif. Tugas kepala sekolah
dan para guru adalah memberikan layanan dengan memperlihatkan apa yang
dibutuhkan, dirasakan dan dicita-citakan murid dalam batas kewenangan,
keinginan serta peraturan dan ketentuan sekolah yang berlaku.

Administrasi kesiswaan itu berupa pengurusan serta layanan dalam hal-hal

yang berkaitan dnegan siswa disuatu sekolah mulai dari perencanaan penerimaan
siswa baru, pembinaan selama siswa berada disekolah sampai siswa itu
menamatkan pendidikannya disekolah tersebut.

Secara garis besar pengelompokkan administrasi kesiswaan terbagi atas 3

bidang :

a. Pupil inventory
b. Pupil accounting
c. Pupil personnel service1

Pupil Inventory adalah berupa daftar yang menggambarkan data siswa

yang memasuki suatu lembaga pendidikan atau sekolah. Dengan adanya pupil
inventory ini akan dapat mengetahui gambaran dan keadaan-keadaan siswa
yang mengalami pertumbuhan terutama pertumbuhan anak-anak usia sekolah.

Pupil Accounting merupakan penyusunan keterangan-keterangan tentang

tingkah laku siswa/murid selama bersekolah. Keterangan-keterangan tersebut
dapat berupa masalah-masalah siswa yang tidak masuk belajar ke sekolah, siswa
yang meninggalkan pelajaran ketika jam belajar. Dengan demikian pupil
accounting lebih banyak berhubungan dengan absensi siswa.

1
Asnawir, Dasar-Dasar dan Inonasi Kurikulum, ( Padang : IAIN Imam Bonjol ), hlm. 167
 Pupil Personnel Service merupakan semua layanan dan seluruh usaha-
usaha yang dilakukan oleh sekolah untuk kemajuan siswa/murid. Layanan dan
usaha yang adalah berupa bimbingan dan konseling terhadap siswa/murid yang
membutuhkannya.

B. Proses Administrasi Kesiswaan

Dalam penerimaan siswa baru ada perlunya sebuah proses seleksi /
kegiatan dan pencatatan siswa yang memasuki sekolah atau lembaga pendidikan.
Kegiatan-kegiatan itu dilakukan dalam administrasi pendidikan antara lain:
1. Mengatur kegiatan penerimaan siswa baru
Administrasi kesiswaan tidak saja dilaksanakan setelah siswa mendaftar
pada suatu sekolah, akan tetapi dilakukan ketika diadakan perencanaan
penerimaan siswa baru.
Adapun beberapa kegiatan yang harus dilakukan berkaitan dengan
program penerimaan siswa baru, antara lain :
a. Pembentukkan Panitia penerimaan
b. Penetapan daya tampung
c. Penetapan persyaratan calon siswa
d. Seleksi calon siswa
e. Pengumuman hasi tes

2. Mengatur kegiatan orientasi siswa baru

 Kegiatan/langkah lebih lanjut setelah murid diterima di sekolah adalah

membina murid tersebut sehingga berkembang kemampuannya secara
maksimal sesuai dengan tujuan sekolah. Pembinaan murid dilakukan agar
murid mengenal lingkungan tempat belajar mereka, dan dapat
menyesuaikan diri dengan tuntunan sekolah. Dengan pemahaman terhadap
lingkungan itu diharapkan dapat tercipta suatu keadaan di mana murid lebih
tertib dan lebih mementingkan tugas-tugas belajarnya, dibandingkan dengan
kegiatan pribadi lainnya di sekolah.
 Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka pembinaan murid ini
adalah :

a) Orientasi untuk Murid Baru

            Kegiatan-kegiatan yang diberikan dalam masa orientasi ini adalah :

 Perkenalan
 Penjelasan Tata Tertib Sekolah
 Penjelasan tentang Fasilitas sekolah

b) Peraturan Kehadiran Murid

            Beberapa alat yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan

kehadiran murid ini di antaranya adalah :

  Papan Absensi Harian Murid

  Buku Absensi Harian Murid
  Buku Rekapitulasi Absensi Harian Murid Sekolah
  Papan Rekapitulasi Absensi Harian Murid Sekolah

c) Promosi dan Mutasi Murid

 Prinsip-Prinsip Promosi
 Mutasi
 Prosedur Mutasi

d) Tata Tertib Sekolah

            Tata tertib sekolah merupakan salah satu alat untuk melatih murid
mempraktekkan disiplin disekolah.

e) Ganjaran dan Hukuman

            Ganjaran adalah imbalan yang menyenangkan yang diterima murid karena

prestasinya dalam berusaha untuk mengerjakan sesuatu. Hukuman adalah imbalan
yang tidak menyenangkan yang harus diterima murid akibat tingkah laku mereka
dinilai sekolah tidak pada tempatnya.
 3. Penjelasan tentang fasilitas sekokah
Fasilitas yang dimiliki sekolah dimaksudkan supaya murid/siswa
mengetahui fasilitas yang ada disekolah dan bagaiman menggunakan fasilitas
tersebut serta memanfaati fasilitas yang telah tersedia. Fasilitas-fasilitas itu : UKS,
perpusatakaan, Labor, dan sebagainya.

4. Pengelolaan Kelas
Proses pendidikan akan lebih baik jika adanya interaksi antara seorang
guru dan siswa dan berada dalam suasana yang baik serta kondusif. Pengelolaan
kelas merupakan upaya mengelola siswa untuk menciptakan dan mempertahankan
suasana baik demi menunjangnya kegiatan pengajaran di dalam kelas untuk
memotivasi siswa untuk berperan aktif di dalam kelas.

5. Pembinaan disiplin siswa

Disiplin merupakan aspek yang terpenting di dalam pembinaan siswa,
karena dengan disiplin tersebut siswa menyadari bahwa dalam hidup
bermasyarakat perlu adanya sebuah kedisiplinan.
Disiplin berasal dari bahasa latin yaitu “disciplina”2 yang artinya
mengajar. Disiplin merupakan suatu cara masyarakat untuk mengajarkan konsep
tentang moral perilaku kepada anak-anak.
Ada beberapa teknik yang digunakan dalam membina disiplin kepada
siswa :
a) Adanya aturan yang jelas.
b) Adanya konsistensi dalam menjalankan aturan disiplin.
c) Adanya hukuman dan ganjaran bagi yang melanggar disiplin tersebut.
Ada beberapa teknik yang digunakan untu meningkatkan disiplin :
a. Teknik yang bersifat otoriter.
b. Teknik yang bersifat persmisif ( adanya kelonggaran ).
c. Teknik yang demokratis.

2
Ibid, hlm.184
 6. Mengatur Pemberian bimbingan dan Penyuluhan
Bimbingan merupakan proses bantuan atau tuntunan khusus yang
diberikan kepada siswa dengan memperhatikan kesulitan yang dihadapinya,
sedangkan Penyuluan atau konseling adalah pertemuan secara pribadi antara
konselor dengan siswa dalam mencari solusi atas masalah yang dihadapi siswa.

7. Pengelolaan data siswa

Setiap sekolah hendaklah menata data siswa secara rapi, tertib, dan
teratur, sehingga sewaktu-waktu data tersebut diperlukan akan mudah ditemukan.
Ada 3 macam data siswa yang penting dikeloa oleh sebuah sekolah.
a. Data tentang identitas
- Nama siswa
- Nomor induk
- Pas photo
- Jenis kelamin
- Tempat dan tanggal lahir
- Kewarganegaraan
- Agama
- Anak keberapa
- Alamat
- Asal sekolah
- Tanggal diterima dikelas
- Nama orang tua
- Pendidikan
- Pekerjaan
- Tanggal keluar
- Tanggal kelulusan
- No. STTB
- Melanjutkan ke . . . .
- Pindah ke . . . .
- Pada kelas . . . .
- Tanggal . . . .
b. Data tentang hasil belajar
- Nama siswa
- Kelas dan tahun
- Program dan pendidikan
- Nama bidang studi
- Nilai yang diperoleh setiap semester
- Frekuensi kehadiran ( sakit, izin, dan lain- lain )
- Keterangan naik kelas / tidak
- Keterangan lulus / tidak

c. Data tentang presensi siswa

- Bulan
- Kelas
- Jumlah hadir
- No. Urut
- Nama siswa
- Catatan hadir setiap hari

8. Promosi dan Mutasi

Promosi merupakan perpindahan dari satu kelas ke kelas yang lebih
tinggi setelah memenuhi persyaratan tertentu.
Adapun beberapa prinsip promosi yang harus diperhatikan oleh setiap
guru, yaitu :
a. Promosi dilaksanakan atas dasar pertimbangan berbagai hal
tentang murid secara pribadi.
b. Promosi harus mempertimbangkan aspek kognitif, afektif, dan
aspek psikomotor.
c. Promosi harus mempertimbangkan laju perkembangan prestasi
yang harus dicapai siswa.
d. Promosi mempertimbangkan mata pelajaran yang akan dipelajari
siswa dikelas yang lebih tinggi.
 C. Instrumen administrasi Kesiswaan (manual & elektronik)

Catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan menjadi dua jenis yaitu:

1. Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi: buku induk, buku kleper,
catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan( bersifat umum dan
khusus, ada yanag dari pemerintah dan ada yang produk sekolah itu sendiri).

2. Catatan siswa untuk masing masing kelas yaitu buku kelas yang merupakan
cuplikan dari buku induk, buku presensi kelas, buku catatan bimbingan dan 
konseling buku catatan prestasi murid, yang meliputi buku daftar nilai dan buku
lagger,buku raport, dan buku mutasi.

Untuk mempermudah dan memperlancar jalannya administrasi kesiswaan

maka perlu di tunjang oleh berbagai instrumen atu alat kelengkapan pyang di
perlukan. Instrumen yang di maksud antara lain berupa buku buku, format format
yang di gunakan untuk merekam semua data dan informasi yang berkenaan
dengan siswa. Adapun instrumen instrumen yang di maksud antara lain:

1. Buku induk

Buku induk ini merupakan buku pokok, karna di dalamnya memuat semua
informasi yang dianggap lengkap mengenai keadan siswa, contoh;identitas murid.

2. Buku klaper (pembantu buku induk)

Buku klaper juga sering disebut dengan penolong buku induk, karna
melalui buku klaper petugas sekolah dengan mudah menemukan informasi
mengenai seseorang siswa yang tercatat dalam buku induk,contoh buku klaper;

3. Buku/daftar keadaan siswa

Buku ini mengambarkan keadaan jumlah keseluruhan siswa di sekolah.

4. Daftar hadir siswa

Daftar hadir ini dibuat untuk mengendalikan keaktifan siswa mengikiti

kegiatan di sekolah.
 5. File penyimpanan berkas siswa.

Berkas-berkas yang sifatnya terlepas-lepas (terpisah-pisah) perlu di arsipkan

dengan baik oleh sekolah, misalnya foto copy STTB, akte kelahiran, surat
keterangan pindah dan lain sebagainya.

D. Peranan Guru dalam Administrasi Pendidikan

Telah disebutkan bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar-
mengajar dalam suatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah merupakan
subsistem pendidikan nasional dan disamping sekolah, sistem pendidikan nasional
itu juga mempunyai komponen-komponen lainnya. Guru harus memahami apa
yang terjadi di lingkungan kerjanya.
Disekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah. Sekolah
melaksanakan kegiatannya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta
mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrasi sekolah itu peranan guru
amat penting. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pembiayaan dan
penilaian kegiataan kurikulum, kesiswaan, sarana dan prasarana, personalia
sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat, guru harus aktif
memberikan sumbangan, baik pikiran maupun tenaganya. Administrasi sekolah
adalah pekerjaan yang sifatnya kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas
kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu, semua personel
sekolah termasuk guru harus terlibat.
Dalam hubungannya dengan pengadministrasian, seorang guru dapat
berperan sebagai berikut :
 a. Pengambilan inisiatif, pengarah, dan penilaian kegiatan-kegiatan
pendidikan. Hal ini berarti guru turut serta memikirkan kegiatan-kegiatan
pendidikan yang direncanakan serta nilainya.
b. Wakil masyarakat, yang berarti dalam lingkungan sekolah guru menjadi
anggota suatu masyarakat. Guru harus mencerminkan suasana dan kemauan
masyarakat dalam arti yang baik.
c. Orang yang ahli dalam mata pelajaran. Guru bertanggung jawab untuk
mewariskan kebudayaan kepada generasi muda yang berupa pengetahuan.
d. Penegak disiplin, guru harus menjaga agar terciptanya suatu disiplin.
e. Pelaksana administrasi pendidikan, disamping menjadi pengajar, guru pun
bertanggung jawab akan kelancaran jalannya pendidikan dan ia harus
melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi.
f. Pemimipin generasi muda, masa depan generasi muda terletak di tangan
guru. Guru berperan sebagai pemimpin mereka dalam mempersiapkan diri untuk
anggota masyarakat yang dewasa.
g. Penerjemah kepada masyarakat, artinya guru berperan untuk
menyampaikan segala perkembangan kemajuan dunia sekitar kepada masyarakat,
khusunya masalah-masalah pendidikan.
 BAB III

KESIMPULAN

1.    Kegiatan Administrasi Kesiswaan Meliputi : 

 Mengatur kegiatan penerimaan siswa baru
 Mengatur kegiatan orientasi siswa baru 
 Pengelolaan kelas 
 Pembinaan disiplin murid/siswa    
 Mengatur pemberian bimbingan dan penyuluhan 
 Pengelolaan data siswa 
 Promosi dan mutasi    

2.    Instrumen administrasi kesiswaan terdiri dari :

 Buku induk
 Buku klaper 
 Buku /dafatar keadaan siswa 
 Daftar hadir siswa 
 File penyimpan berkas siswa
 DAFTAR PUSTAKA

Asnawir. 2004. Administrasi Pendidikan. Padang : IAIN Imam Bonjol .

_______. 2003. Dasar-Dasar Administrasi Pendidikan . Padang : IAIN Imam

Bonjol .

Sukmadinata, Nana Syaodih. 2004. Pengembangan Kurikulum Teori dan Praktek.

Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

http://adm54.blogspot.com/2016/05/pengertian-administrasi-peserta-didik.html .
tanggal 15 Oktober jam 21:00 .