Administrasi Peserta Didik
Liza Luthfiah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : Lizaluthfiah23@gmail.com
Abstract— Administration of student is the entire process of
activitiesplanned and planned deliberately and continuous
guidance for all students in the relevant educational institutions
in order to be able to follow the teaching and learning process
effectively and efficiently, to achieve educational goals has been
established. The purpose writing the article is find out how the
administration process of students in order to achieve the
objectives of education the teachnique used is the study of
literature that is collecting some material from journal, books,
article, and others. The purpose of the administration of students
in education is generally to regulate all activities related to
students so that the teaching and learning process runs effectively
and efficiently so that the educational goals can be maximally
achieved.In administrative students there is a process or activity
carried out by the administrator, namely 1) the activities of the
beginning of the school year which include planning, 2) during
the school year, 3) the end of the school year.Instruments in
student administration are master books, book clusters, student
condition lists, student attendance books, school discipline
records, student achievement notebooks, and mutation books.
Keywords—(administration of student)
I. PENDAHULUAN
Suatu proses yang dilakukan oleh suatu personil atau
kelompok dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi tersebut disebut dengan administrasi. Jadi, dapat
diartikan bahwa administrasi tersebut terpaut organisasi.
Selain itu Administrasi adalah upaya mencapai tujuan dari
suatu organisasi secara efektif dan efisien dengan
memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja sama.
Sedangkan menurut UUSPN 1989 pendidikan adalah usaha
sadar untuk menyiapkan peserta didik melalui kegiatan
bimbingan pengajaran dan latihan yang berguna untuk masa
masa yang akan datang/masa depan.
Terdapat beberapa bidang-bidang kajian yang dibahas
pada administrasi pendidikan ini. Menurut Suryosubroto
( 2004 : 25 ) adapun bidang – bidang dalam administrasi
pendidikan adalah administrasi kurikulum, administrasi
peserta didik, administrasi pendidik dan tenaga kependidikan ,
administrasi sarana dan prasarana dan administrasi keuangan.
Dalam kegiatan belajar dan pembelajarn siswa meruoakan
hal penting yang harus ada. Oleh sebab itu kita sebagai calon
pendidik untuk mencapai tujuan pendidikan serta tujuan
administrasi peserta didik dengan efisien dan efektif
hendaklah kita harus mengetahui tentang administrasi peserta
Hade Afriansyah
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : Hadeafriansyah@fip.unp.ac.id
didik ini. Oleh karena itu, penulis mencoba membuat sebuah
makalah yang membahas tentang administrasi peserta didik.
II. METODE PENELITIAN
Pada artikel penulis menggunakan metode studi literature
yaitu merangkum dari beberapa jurnal, buku dan beberapa
sumber lainnya yang berkaitan dengan administrasi peserta
didik. Sumber-sumber yang terkait adalah tentang pengertian
administrasi peserta didik, proses administrasi peserta didik,
instrument administrasi peserta didik, peran guru dalam
administrasi peserta didik. Pada artikel ini penulis
menggunakan metode kualitatif deskriptif, yaitu merupakan
metode yang digunakan untuk mencari unsure-unsur, ciri-ciri,
dan sifat suatu fenomena. Metode destkriptif ini dimulai
dengan cara mengumpulkan data, menganalisis data, dan
menginterpretasikan data. Selanjutnya penulis memilah serta
merangkum segala materi yang berkaitan dengan admistrasi
peserta didik pada artikel ini
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Peserta Didik
Administrasi adalah suatu kegiatan yang terencana yang
mana harus direncakan diawal terlebih dahulu agar dapat
mencapai tujuan dari suatu kegiatan yang kita kerjakan
tersebut. Sedangkan peserta didik / murid / siswa di dalam
Nawawi (1994 : 345 )merupakan seseorang yang sedang
melakukan kegiatan proses pembelajaran. Jadi, dapat
disimpulkan bahwa administrasi peserta didik adalah suatu
proses kegiatan terencana yang dilakukan kepada peserta didik
utuk mencapai tujuan pendidikan yang sesuai dengan UUD
1945.
Menurut Undang-Undang RI No. 2 tahun 1989 tentang
sistem pendidikan nasional bahwa peserta didik adalah
anggota dari masyarakat yang melakukan proses pembelajaran
untuk mengembangkan dirinya untuk menjadi manusia yang
berguna sesuai jenjang.
Administrasi peserta didik (siswa) adalah segala sesuatu
kegiataan dan proses yang telah terencana dan juga
berkelanjutan yang dilakukan pada peserta didik dalam proses
pembelajaran guna untuk mencapai pembelajaran yang efektif
dan efisien serta nantinya diharapkan dapat mencapai tujuan
dari pendidikan sesuai dengan UUD 1945. Administrasi
peserta didik ini memiliki beberapa kegiatan, rentangan
kegiatannya  mulai dari penerimaan peserta didik baru sampai
seorang siswa tersebut menyelesaikan pendidikannya pada
sekolah tersebut karena telah tamat, putus sekolah atau karena
sebab-sebab lain sehingga ia terdaftar lagi sebagai peserta
didik sekolah tersebut.
B. Proses Administrasi Peserta Didik
Administrasi peserta didik memeiliki beberapa proses.
Menurut Asnawir (2005) Ada tiga tahapan proses kegiatan
yang dilaksanakan dalam rangka administrasi peserta didik
yaitu kegiatan administrasi pada awal tahun pelajaran,
administrasi selama tahun pelajaran dan administrasi pada
akhir tahun pelajaran.
1. Kegiatan Awal Tahun Pelajaran
Kegiatan awal tahun pelajaran yaitu sebelum dimulainya
sekolah/awal tahun ajaran baru yang dilaksanakan setiap
sekolah adalah melaksanakan penerimaan murid baru.
Penerimaan murid disetiap sekolah diawali dengan proses
seleksi dan pencatatan nama murid yang telah memiliki
persyaratan yang sesuai dengan syarat yang telah ditentukan
oleh setiap sekolah tersebut. Dalam penerimaan murid baru
disetiap sekolah memiliki beberapa kegiatan sebelum peserta
didik tersebut diterima disekolah tersebut. Persyaratan yang
diminta oleh setiap sekolah tersebut berbeda-beda tentunya.
Kegiatan-kegiatan dalam penerimaan murid baru yang
dilakukan yaitu :
1)   Menetapkan daya tampung
2)   Menetapkan syarat-syarat murid baru
3)   dan pembentukan panitia/petugas penerimaan
murid baru (panitia ini dapat melibatkan guru, TU, dan pihak
sekolah lainnya)
Dalam perencanaan penetapan banyak peserta didik yang
diterima ada beberapa hal yang dilakukan, seperti hal diatas.
Adapun salah satu contoh yang menggunakan perkiraan rumus
yaitu menentukan daya tampung siswa.
Penetapan daya tampung siswa , dapat dilakukan ditentukan
dengan rumus :
DYT = BB x MB – ATK
Keterangan :
DYT          = daya tampung
BB             = banyaknya bangku
MB            = muatan bangku
ATK          = anak tinggal kelas
2. Kegiatan Selama Tahun Pelajaran
Kegiatan/langkah yang dilakukam setelah diterima
disekolah tersebut ialah membina murid tersebut sehingga
berkembang kemampuannya secara maksimal sesuai dengan
tujuan sekolah serta dapat menyesuaikan . Kegiatan ini
dilakukan selama siswa masih berada disekolah tersebut.
Pembinaan murid dilakukan bertujuan agar murid mengenal
lingkungan tempat belajar mereka, dan dapat menyesuaikan
diri dengan tuntunan sekolah. Apabila peserta didik dapat
memahami lingkungannya maka peserta didik tersebut akan
dapat mengerjakan kewajibannya dibandingkan hal-hal yang
tidak penting dan juga agar peserta didik dapat melakukan
pembelajaran dengan efektif dan efisien sehingga mereka bisa
mencapai tujuan dari pendidikan.
Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka
pembinaan murid ini adalah :
a) Orientasi untuk Murid Baru
Kegiatan orientasi ini dilakukan pada awal tahun pelajaran.
Kegiatan-kegiatan yang diberikan dalam masa orientasi ini
adalah : pengenalan lingkungan sekolah, peraturan sekolah
dan juga fasilitas yang disediakan oleh sekolah.
b)Peraturan Kehadiran Murid
Peraturan kehadiran murid perlu disampaikan kepada
siswa aagar dapat menunjang proses pembelajaran nanti
kedepannya. Adapun hal-hal yang dapat membantu mengecek
kehadiran siswa yaitu : absensi kehadiran siswa, rekapitulasi
kehadiran siswa.
c)    Promosi dan Mutasi Murid
1. Prinsip-Prinsip Promosi : prinsip yang digunakan
untuk memperkenalkan sekolah pada orang banya.
2. Mutasi : proses mutasi siswa
3.  Prosedur Mutasi : langkah-langkah atau tahap-tahap
proses mutasi siswa.
d)   Tata Tertib Sekolah
Tata tertib sekolah merupakan salah satu alat untuk
melatih murid mempraktekkan disiplin disekolah. Jika tata
tertib dapat terlaksana dengan baik maka sekolah akan aman
dan tentram.
e)    Ganjaran dan Hukuman
Ganjaran adalah imbalan yang menyenangkan yang
diterima murid karena prestasinya dalam berusaha untuk
mengerjakan sesuatu. Ganjaran ini berupa pujian, ataupun
reward.
Hukuman adalah imbalan yang tidak menyenangkan yang
harus diterima murid akibat tingkah laku mereka dinilai
sekolah tidak pada tempatnya atau tidak sesuai dengan
peraturan yang ada.
3.   Akhir Tahun Pelajaran
Kegiatan administrasi yag dilakukan diakhir tahun
pelajaran ada dua yaitu :
a) Pelaksanaan Ujian Nasional
Pelaksanaan ujian yang dilakukan secara serentak
secara nasional dan soalnya juga sama. Ujian nasional
 ini menentukan lulus atau tidaknya seseorang
disekolah tersebut.
b) Ujian Kenaikan Kelas
Pelaksanaan ujian kenaikan kelas ini dilakukan oleh
masing-masing sekolah dan soalnya dibuat oleh guru-
guru masing-masing sekolah dan juga bisa
berdasarkan rapat MGMP.
Pada proses administrasi peserta didik ini harus
dilakukan pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaannya.
Hal ini bertujuan untuk mengontrol agar dapat tercapainya
tujuan yang telah direncanakan dan mencegah terjadinya hal
yang tak terduga sehingga bisa diatasi dan bisa terlaksana
sesuai perencanaan dan diakhir kegiatan dapat dievaluasi. Hal
ini sesuai dengan pendapat (Afriansyah, 2019).
Gambar 1. Pengawasan dan evaluasi (Afriansyah, 2019)
C.   Instrumen Administrasi Peserta Didik
Instrumen administrasi peserta didik tergolong dua macam
yaitu ada yang manual dan ada yang elektronik. Sebagaimana
seperti berikut :
a. Instrumen Administrasi Peserta Didik Manual
Instrumen ini bersifat manual, diolah secara manual
oleh pihak sekolah
b. Instrumen Administrasi Peserta Didik Elektronik
Instrumen ini bersifat elektonik yang diolah dengan alat
elektronik seperti computer dan lainnya.
Catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan
menjadi dua jenis yaitu:
1.  Catatan data siswa untuk sekolah, yang meliputi:
buku induk, buku kleper, catatan tata tertib sekolah, yaitu
kumpulan semua peraturan( bersifat umum dan khusus, ada
yanag dari pemerintah dan ada yang produk sekolah itu
sendiri).
2.  Catatan siswa untuk masing masing kelas adanya
disetiap kelas contohnya yaitu buku kelas yang merupakan
cuplikan dari buku induk, buku presensi kelas, buku catatan
bimbingan dan  konseling buku catatan prestasi murid, yang
meliputi buku daftar nilai dan buku lagger,buku raport, dan
buku mutasi.
Berbagai macam administrasi kesiswaan yang
dikelola oleh sekolah, agar memudahkan administrasi
kesiswaan tersebut maka diperlukanlah instrument
administrasi siswa. Instrumen yang dimaksud antara lain
berupa buku-buku, format-format serta berkas-berkas yang
merangkum dan merekap data tentang siswa. Adapun
instrumen-instrumen yang dimaksud antara lain :
1)      Buku induk
Buku induk atau buku pokok merupakan buku yang
memuat data penting dan data keseluruhan siswa yang berisi
informasi penting tentang pribadi siswa. Informasi tersebut
berisi tentang pribadi siswa hingga informasi nilai siswa
sehari-hari yang didapatnya. Buku induk ini merupakan buku
penting yang harus dimiliki oleh masing-masing sekolah,
karena dari buku induk ini kita dapat mengetahui jumlah siswa
dan juga informasi penting tentang siswa jika terdapat kendala
nantinya maka kita bisa melihat atau merujukpada buku induk
atau buku pokok ini
Adapun contoh buku induk seperti berikut:
NIS                                                      :
NISN                                                   :
NAMA LENGKAP SISWA                :
TEMPAT, TANGGAL LAHIR           :
JENIS KELAMIN                               :
ALAMAT                                           :
NAMA AYAH                                   :
NAMA IBU                                        :
ALAMAT WALI                                :
AGAMA                                             :
ANAK KE-                                         :
JUMLAH SAUDARA                        :
ALAMAT                                           :
TAHUN PENDAFTARAN                 :
ASAL SEKOLAH                               :
Tabel 1. Contoh buku induk data orang tua
KETERANGAN ORANG TUA      
NO KETERANGAN AYAH IBU
1 NAMA
2 TEMPAT, TANGGAL
LAHIR
3 PENDIDIKAN
TERTINGGI

4 PEKERJAAN
5 PENGHASILAN
PERBULAN
6 ALAMAT
Tabel 2. Contoh buku induk data wali
KETERANGAN WALI
NO KETERANGAN
1 NAMA
2 TEMPAT, TANGGAL
LAHIR
3 PENDIDIKAN
TERTINGGI
4 PEKERJAAN
5 PENGHASILAN
PERBULAN
6 ALAMAT
2)      Buku klaper        mencatat dan mengecek kehadiran siswa setiap hari
Buku klaper ini berfungsi untuk membantu buku induk
atau buku pokok. Buku klaper ini juga berisi data pribadi
siswa dan juga nilai siswa. Namun buku klaper ini tidak
selengkap dan serinci buku induk. Buku klaper ini dapat
membantu kita dalam mencari nama siswa yang belum
ditemukan nomor induknya. Buku klaper ini dibuat nama
siswa berdasarkan abjad, sehingga memudahkan kita dalam
mencari nama siswa dan juga data siswa.
3)   Buku /daftar keadaan siswa
Buku keadaan siswa ini menggambarkan kondisi dan
jumlah siswa yang ada disetiap sekolah. Buku ini akan direkap
setiap bulannya oleh sekolah yang bertujuan untuk mengetahui
jumlah siswa yang masuk dan drop out, karena itu dilakukan
setiap bulan. Agar mengetahui berapa jumlah siswa yang
masuk dan keluar serta alasannya.
a.   Daftar hadir siswa
Daftar hadir siswa ini dibuat untuk mengendalikan
keaktifan siswa mengikuti kegiatan di sekolah. Mengetahui
kehadiran siswa
b.   File penyimpan berkas siswa
Berkas-berkas penting mengenai siswa yang bentuknya
terlepas-lepas dan tidak menyatu, misalnya foto copy sttb, akte
kelahiran, surat keterangan pindah dan sebagainya. Semua
berkas tersebut dibundelkan menjadi satu agar tidak tercecer
masing-masingnya, sehingga jika diperlukan berkas-berkas
tersebut mudah ditemukan dan diambil serta diarsipkan
kembali di buku tersebut.
Setiap sekolah masing-masing siswa memiliki data pribadi
yang dikelola oleh sekolah. Menurut arikunto,dkk (2008),
catatan tentang data siswa di sekolah dibedakan atas dua jenis
yaitu :
1. Catatan data siswa untuk sekolah (yang dibuat atau
dikelola oleh TU) , yang meliputi: buku induk, buku kleper,
catatan tata tertib sekolah, yaitu kumpulan semua peraturan
(bersifat umum dan khusus, ada yang dari pemerintah dan ada
dari produk sekolah itu sendiri).
2. Catatan siswa untuk masing-masing kelas (yang
dimiliki atau dibuat oleh wali kelas masing-masing kelas),
adapun catatan siswa untuk masing-masing kelas yaitu: buku
kelas yang merupakan cuplikan dari buku induk, buku
presensi kelas, buku catatan bimbingan dan konseling, buku
catatan prestasi murid, yang meliputi buku daftar nilai dan
buku lagger, buku rapat dan buku mutasi
D. Peran Guru dalam Administrasi Peserta Didik
Menurut Sutjipto, dkk ( 1991/1992 : 56 ) guru juga
mempunyai peranan dalam administrasi peserta didik, adapun
peran guru adalah 1) sebagai panitia penerimaan murid baru
(menyeleksi siswa baru), 2) berperan dalam memudahkan
murid agar dapat beradaptasi cepat dengan lingkungan sekolah
yang dilakukan pada saat masa orientasi siswa baru (MOS), 3)
pembelajaran, 4) menciptakan dan memberi motivasi yang
bagus untuk anak didik agar dapat terpacu semangatnya untuk
belajar , dan 5) menciptakan suasana yang teratur dan disiplin
dilingkungan sekolah agar proses pembelajaran dapat
dilakukan dengan efektif dan efisien dan dapat mencapai
tujuan pendidikan.
Menurut Maskur (2014 ), peran guru dalam administrasi
siswa adalah :
1)   Menyeleksi siswa baru.
2)   Menyelengarakan pembelajaran.
3)   Mengontrol dan mengecek kehadiran siswa.
4)   Melakukan uji kompetensi akademik / kejuruan.
5)   Melaksanakan bimbingan karier serta penelusuran
lulusan.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa peran guru dalam administrasi peserta didik yaitu
sebagai penyeleksi dan penerima murid baru (pada awal tahun
pelajaran), berperan dalam memudahkan siswa beradaptasi
dengan lingkungan sekolah, mencatat dan mengontrol
kehadiran siswa, melakukan uji kompetensi, menciptakan
suasana yang menimbulkan motivasi siswa, menciptakan
disiplin sekolah / kelas yang baik,(selama tahun pelajaran) dan
melaksanakan bimbingan karir serta penelusuran lulusan (pada
akhir tahun pelajaran).
 IV. KESIMPULAN
Administrasi peserta didik (siswa) adalah segala sesuatu
proses yang direncanakan terlebih dahulu untuk kegiatan yang
berkelanjutan dalam proses pembelajaran pada peserta didik,
agar peserta didik dapat melaksanakan proses belajar mengajar
dengan efisien dan efektif dan juga demi tercapainya tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan sesuai dengan UUD 1945.
Administrasi peserta didik ini memiliki beberapa proses,
Proses administrasi peserta didik tersebut dilakukan 3 proses
yaitu pada awal tahun pelajaran, selama tahun pelajaran dan
diakhir tahun pelajaran. Dalam proses administrasi peserta
didik ini guru juga berperan dalam proses administrasi peserta
didik diantaranya yaitu sebagai panitia penyeleksi penerimaan
siswa baru (pada awal tahun pelajaran), berperan dalam
memudahkan siswa beradaptasi dengan lingkungan sekolah
(peran guru pada awal tahun pelajaran), mencatat dan
mengontrol kehadiran siswa (selama tahun pelajaran),
melakukan uji kompetensi, menciptakan suasana yang
menimbulkan motivasi siswa, menciptakan disiplin sekolah /
kelas yang baik, dan melaksanakan bimbingan karir serta
penelusuran lulusan (peran guru pada akhir tahun pelajaran). 

Daftar Pustaka

Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik.

Padang.https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
Arikunto, Suharsimi, & L. Y. (2008). Manajemen pendidikan.
Yogyakarta: Aditya Media dan FIP UNY.
Asnawir. (2005). Administrasu pendidikan. Padang: IAIN IB
Padang.
Depdiknas. (n.d.). Undang-Undang RI No. 2 tahun 1989
tentang sistem pendidikan nasional. Jakarta.
Kemendikbud. (n.d.). Undang – Undang RI No. 20 Tahun
2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
Maskur, S. (2014). Dasar-dasar Administrasi Pendidikan. Al-
Idarah, 1(1).
Nawawi, H. (1994). Administrasi Pendidikan. Jakarta: Ghalia
Indonesia.
Suryobroto. (2004). Administrasi Pendidikan: Dasar Teori
dan Praktek Profesional. Bandung: Andi Offset.

Sutjipto. (1991). Administrasi Pendidikan(Menuju Sekolah

Efektif). (R. dan Firman, Ed.). Makassar: Aksara Timur.