Makalah Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan Sekolah

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kunci pembangunan masa mendatang bagi bangsa indonesia adalah pendidikan. Sebab dengan
pendidikan diharapkan setiap individu mengetahui keberadaannya dan mampu berpartisivasi
dalam gerak pembangunan. Dengan pesatnya perkembangan dunia di era globalisasi
pengetahuan, maka pendidikan nasional juga harus terus-menerus dikembangkan seirama
dengan zaman. Pada umumnya sebuah sekolah dan pendidikan bertujuan pada bagaimana
kehidupan manusia itu harus ditata, sesuai dengan nilai-nilai kewajaran dan keadaban.

Setiap sekolah sangat diperlukan memiliki ketatausahaan. Karena tata usaha merupakan bagian
penting disekolah demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan sekolah. Misalnya saja
peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi kepala sekolah. Dengan informasi
tersebut, kepala sekolah dalam mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat. karena
tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengelola,
mengirim dan meyimpan dokumen-dokumen yang dianggap penting bagi sekolah. Serta salalh
satu manfaat adanya tata usaha sekolah adalah kelancaran pekerjaan sekolah dan mencegah
kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam makalah ini yaitu :

1. Apa yang dimaksud dengan Tata Usaha Sekolah ?

2. Apa fungsi Tata Usaha Sekolah?

3. Apa manfaat dari Tata Usaha Sekolah?

C. Tujuan
Adapun tujuan yang dibahas dalam makalah ini yaitu :

1. Mengetahui Pengertian Tata Usaha Sekolah

2. Mengetahui Peranan dengan adanya Tata Usaha Sekolah

3. Mengetahui Ciri-Ciri Tata Usaha Sekolah

4. Mengetahui Manfaat dengan adanya Tata Usaha Sekolah

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian dan fungsi Ketatausahaan Sekolah

1. Pengertian Tata Usaha

a. Arti sempit:

“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola,

menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan
secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.

b. Arti luas
“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang
pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

c. Arti dari sudut asal usul kata

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari bahasa latin yaitu
ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan
memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006)

d. Pengertian Ketatausahaan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi
dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah.

e. Fungsi kepala tata usaha

1. Perencana administrasi program dan anggaran

2. Koordinator administrasi ketatausahaan

3. Pengelola administrasi program

4. Penyusun laporan program dan anggaran

5. Pembina staf

B. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan Sekolah

1. Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha. Telah dikatakan di depan bahwa
administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang
terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Telah
disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di sekolah.
Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan
nasional itu juga mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa
yang terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah.
Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah
ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat
penting, seperti penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,
pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan
kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan
sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang
bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat
individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di
sekolahnya. Di antaranya :

1. Pencatatan Murid

Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan

yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan
karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk
menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam
menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya.
Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi
siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata
kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga
sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.

2. Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi,
masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula
kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna
untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna
sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang
dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami
sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk
mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan
mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan
pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan
melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik
surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;

a. Buku agenda

b. Buku arsip

c. Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan
administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya
ialah:

1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru- guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, penata arsip pada
proses surat menyurat.

C. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah

Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami tugas dan peranannya
dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap untuk urusan tata usaha sudah
ada pegawai yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga
para guru tersebut hanya fokus untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka
sebagai komponen sekolah sampai di situ saja.

Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya. Dikatakan atas, bahwa
tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah (akademik dan non akademik).

Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti : umur, ijazah, kelompok
kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya. Kedudukannya ialah sebagai pembantu
kepala sekolah. Tugasnya dalam tata usaha sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut
melaksanakan tata usaha sekolah agar tercapai tujuan pendidikan yang sebenarnya.
Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru hanyalah mengajar melulu,
artinya hanya menyampaikan pengajaran, member tugas dam memeriksanya. Hal ini di
sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang. Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali
dengan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainy

Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru dalam tata usaha di
sekolah, yaitu :

1. Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya kepatuhan lahir
saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik seorang guru kurang patuh dan
mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa jika tidak menjalankan tugas berarti menghalangi
kelancaran tata usaha secara keseluruhan.

2. Guru bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab yang terlalu
berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap menggerutu dan pura-
pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi kepercayaan pimpinan
kepadanya.

3. Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan

4. Guru harus mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam
melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka

5. Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-sama

melaksanakan tata usaha di sekolah

6. Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam
keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya adalah kepala sekolah.

Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin, maka masing-masing
melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya sehingga tercapai tujuan bersama. Adapun
kegiatan partisipasi guru dalam tata usaha sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru
terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku
dan alat pelajaran, dan lain-lain.

Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi sebagai penonton saja,
melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan. Motivasi partisipasi guru adalah
kesadaran karena ia tidak diajak ikut menetapkan serta membuat program kerja kegiatan
mengenai seluruh tata usaha sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada
besar kecilnya “dedication of life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada kita, sebagai
warga Negara yang terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata
usaha sekolah.
Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan? Kita wajib dan
diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas dasar usul-usul daerah,
pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan dengan situasi daerah, dengan kata
lain ; agar daerah dapat berpartisipasi. Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga
tiap sekolah wajib menentukan kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.

Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai tanggung jawab. Organisasi
sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan ditentukan bersama oleh seluruh karyawan
sekolah. Hal itu semua dibicarakan dalam rapat dewan guru. Rapat dewan guru berguna untuk :

1. Dengan adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi pendidikan agar tiap
karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan karenanya memiliki
tanggung jawab atas tercapainya tujuan pendidikan dan pengajaran.

2. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang disetujui bersama, hingga
pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan

3. Dengan adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta menimbulkan saling
pengertian karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan tugas Negara dan
bangsa.

4. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi (penilaian),
dan bimbingan dengan baik.

BAB III

KESIMPULAN

Pengertian Tata Usaha

a. Arti sempit:
“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola,
menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan
secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.

b. Arti luas

“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang
pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

c. Arti dari sudut asal usul kata

Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari bahasa latin yaitu
ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan
memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006)

d. Pengertian Ketatausahaan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi
dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah.

e. Fungsi kepala tata usaha

6. Perencana administrasi program dan anggaran

7. Koordinator administrasi ketatausahaan

8. Pengelola administrasi program

9. Penyusun laporan program dan anggaran

10. Pembina staf

DAFTAR PUSTAKA

Anna. 2013. Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan (Online). Tersedia pada:

http://annah66.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-dan-fungsi-ketata-usahaan_23.html. Di
akses pada hari Senin, 18 Oktober 2015.
Samoeji. 2012. Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan (Online). Tersedia pada:
http://samoeji.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-dan-fungsi-ketatausahaan.html. Di akses
pada hari Selasa, 19 Oktober 2015.

Reza, Revya. 2013. Ketatausahaan Sekolah