1

MANAJEMEN TATA USAHA

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen & Akreditasi Sekolah

Dosen Pengampu

Dr. Afiful Ikhwan, M.Pd.I

Disusun Oleh :

Ngumar 1716012
Roni Dasman 1716015

PASCASARJANA PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH POROROGO

TAHUN 2018
 2

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kunci pembangunan masa mendatang bagi bangsa indonesia adalah
pendidikan. Sebab dengan pendidikan diharapkan setiap individu mengetahui
keberadaannya dan mampu berpartisivasi dalam gerak pembangunan. Dengan
pesatnya perkembangan dunia di era globalisasi pengetahuan, maka pendidikan
nasional juga harus terus-menerus dikembangkan seirama dengan zaman. Pada
umumnya sebuah sekolah dan pendidikan bertujuan pada bagaimana kehidupan
manusia itu harus ditata, sesuai dengan nilai-nilai kewajaran dan keadaban.
Setiap sekolah sangat diperlukan memiliki ketatausahaan. Karena tata usaha
merupakan bagian penting disekolah demi menunjang kelancaran dan
terpenuhinya tujuan sekolah. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan
informasi bagi kepala sekolah. Dengan informasi tersebut, kepala sekolah dalam
mempertimbangkan keputusannya akan lebih tepat. karena tugas dari tata usaha
itu sendiri adalah menghimpun, mencatat, mengadakan, mengelola, mengirim dan
meyimpan dokumen-dokumen yang dianggap penting bagi sekolah. Serta salalh
satu manfaat adanya tata usaha sekolah adalah kelancaran pekerjaan sekolah dan
mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.

B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang dibahas dalam makalah ini yaitu :
1. Apa yang dimaksud dengan Tata Usaha Sekolah ?
2. Apa Peranan & Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan Sekolah 3.
Bagaimana Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah ?
 3

C. Tujuan
Adapun tujuan yang dibahas dalam makalah ini yaitu :
1. Mengetahui Pengertian Tata Usaha Sekolah
2. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan Sekolah 3.
Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah
 4

BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian dan fungsi Ketatausahaan Sekolah

1. Pengertian Tata Usaha
a. Arti sempit:
“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat,
mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek
tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis
untuk tujuan tertentu”.
b. Arti luas
“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk
menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.
c. Arti dari sudut asal usul kata
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari
bahasa latin yaitu ad dan ministrare. ad berarti intensif, sedangkan ministrare
berarti melayani, membantu, dan memenuhi atau menyediakan.
d. Pengertian Ketatausahaan Sekolah
Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis
penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di sekolah/madrasah.
e. Fungsi kepala tata usaha
1. Perencana administrasi program dan anggaran
2. Koordinator administrasi ketatausahaan
3. Pengelola administrasi program
4. Penyusun laporan program dan anggaran
5. Pembina staf

B. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan Sekolah

Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha. Telah dikatakan di
depan bahwa administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk
segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan. Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu
 5

mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem

pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga
mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang
terjadi di lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata
usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan
yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau
ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan,
pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum,
kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan
sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun
pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan adalah
pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja
sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah
terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata
usaha-an di sekolahnya. Di antaranya :
1. Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-
persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang
keluar karena lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka
dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun
ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar hadir siswa, dalam
rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerjasama dan
sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting
adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau
kemunduran dengan segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua
hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada
 6

atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa
juga sebagai bahan laporan untuk orang tua siswa.
2. Pencatatan tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang
jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya
dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai
pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu
selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai bahan
bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang
dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah
yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan
memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal
ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan di sekolahnya.
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik secara lisan
maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya.
Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan
lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun
surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;
a. Buku agenda
b. Buku arsip
c. Buku ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau
terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah,
Beberapa di antaranya ialah:
1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-
murid
4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
 7

5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, penata

arsip pada proses surat menyurat.

C. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah

Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami tugas
dan peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap
untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab dalam
menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga para guru tersebut hanya fokus
untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka sebagai komponen
sekolah sampai di situ saja.

Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya.

Dikatakan atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah
(akademik dan non akademik).

Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti : umur,

ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya.
Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata
usaha sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha
sekolah agar tercapai tujuan pendidikan yang sebenarnya.

Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru hanyalah
mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member tugas dam
memeriksanya. Hal ini di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang. Dalam
banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali dengan seorang pengawas, kepala
sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainy

Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru dalam

tata usaha di sekolah, yaitu :

1. Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya

kepatuhan lahir saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik
seorang guru kurang patuh dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa
jika tidak menjalankan tugas berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara
keseluruhan.
 8

2. Guru bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab
yang terlalu berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya.
Sikap menggerutu dan pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan
mengurangi kepercayaan pimpinan kepadanya.

3. Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan

4. Guru harus mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program

kerja dalam melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai
penonton belaka

5. Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-

sama melaksanakan tata usaha di sekolah

6. Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung

jawab dalam keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab
tertingginya adalah kepala sekolah.

Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin,

maka masing-masing melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya
sehingga tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan partisipasi guru dalam tata
usaha sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan
kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku dan
alat pelajaran, dan lain-lain.

Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi sebagai

penonton saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan. Motivasi
partisipasi guru adalah kesadaran karena ia tidak diajak ikut menetapkan serta
membuat program kerja kegiatan mengenai seluruh tata usaha sekolah. Cara
melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada besar kecilnya “dedication of
life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada kita, sebagai warga Negara yang
terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan tata usaha
sekolah.

Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan? Kita

wajib dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas dasar
usul-usul daerah, pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan dengan
situasi daerah, dengan kata lain ; agar daerah dapat berpartisipasi. Berbagai
 9

kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga tiap sekolah wajib menentukan
kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.

Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai tanggung

jawab. Organisasi sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan ditentukan
bersama oleh seluruh karyawan sekolah. Hal itu semua dibicarakan dalam rapat
dewan guru. Rapat dewan guru berguna untuk :

1. Dengan adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi pendidikan agar

tiap karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan
karenanya memiliki tanggung jawab atas tercapainya tujuan pendidikan dan
pengajaran.

2. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang disetujui
bersama, hingga pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan

3. Dengan adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta menimbulkan

saling pengertian karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan
tugas Negara dan bangsa.

4. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi

(penilaian), dan bimbingan dengan baik.
 10

BAB III
KESIMPULAN

 Tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana teknis

penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di
sekolah/madrasah.
 Beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata
usaha-an di sekolahnya. Di antaranya : Pencatatan Murid, Pencatatan
tentang Guru, Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM), Penertiban
Buku-buku Tata Usaha
 Pengoptimalisasi peran guru dalam tata usaha di sekolah, yaitu :Guru
harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya
kepatuhan lahir saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak
baik seorang guru kurang patuh dan mengingkari tugas. Ia harus
menyadari bahwa jika tidak menjalankan tugas berarti menghalangi
kelancaran tata usaha secara keseluruhan, Guru bersikap terus terang bila
menerima pembangian tugas tanggung jawab yang terlalu berat baginya
atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap menggerutu
dan pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi
kepercayaan pimpinan kepadanya, Guru harus siap sedia memberikan
bantuan apabila bantuan itu diperlukan, Guru harus mempunyai semangat
yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam melaksanakan tata
usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka, Guru
harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-
sama melaksanakan tata usaha di sekolah, Guru harus menyadari
kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam
keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya
adalah kepala sekolah.
 11

DAFTAR PUSTAKA

Anna. 2013. Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan (Online). Tersedia pada:

http://annah66.blogspot.co.id/2013/10/pengertian-dan-fungsi-ketata-
usahaan_23.html. Di akses pada hari Rabu, 18 April 2018.

Samoeji. 2012. Pengertian dan Fungsi Ketatausahaan (Online). Tersedia pada:

http://samoeji.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-dan-fungsi-
ketatausahaan.html. Di akses pada hari Rabu, 18 April 2018

Reza, Revya. 2013. Ketatausahaan Sekolah (Online). Tersedia Pada :

https://revyareza.wordpress.com/2013/11/14/ketatausahaan-sekolah/.html.
Di akses pada hari Rabu, 18 April 2018