BAB I

pendahuluan

Latar Belakang Masalah

Sekolah sebagai organisasi kerja terdiri dari beberapa kelas. Setiap kelas
merupakan unit kerja yang berdiri sendiri dan berkedudukan sebagai sub sistem
yang menjadi bagian dari sebuah sekolah sebagai total sistem. Pengembangan
sekolah sebagai total sistem atau satu kesatuan organisasi, tergantung pada
penyelenggaraan dan pengelolaan kelas, baik di lingkungan kelas masing-masing
sebagai unit kerja yang berdiri sendiri maupun dalam hubungan kerja antara kelas
yang satu dengan kelas yang lain.

Dan program kelas akan berkembangan bilamana guru atau wali kelas
mendayagunakan secara maksimal potensi kelas yang terdiri dari tiga unsur yaitu:
guru, murid dan proses atau dinamika kelas. Usaha atau kegiatan tersebut
merupakan kegiatan manajemen atau pengelolaan yang dapat diartikan sebagai
kemampuan guru atau wali kelas dalam mendayagunakan potensi berupa
pemberian kesempatan seluas-luasnya pada setiap pribadi untuk melakukan
kegiatan-kegiatan yang kreatif dan waktu yang terarah dan dana yang tersedia
dapat dimanfaatkan secara efesien untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang
berkaitan dengan kurikulum dan perkembangan murid.

B. Masalah Rumusan

1. Apa Pengertian Dari Tata Usaha Kelas?

2. Apa Jenis- Jenis tata Usaha Kelas?

3. Apa Saja Aspek Kegiatan Tata Usaha Kelas?

4. Peranan Guru Dalam Tata Usaha?

C. Tujuan

1. Pembaca mampu mengetahui pengertian dari tata usaha kelas.

2. Pembaca dapat membedakan jenis-jenis tata usaha kelas.

3. Pembaca dapat memahami

A. Pengertian Tata Usaha Kelas

Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun, memcatat,

mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek tertentu
yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis untuk
tujuan tertentu”. Dalam arti luas tata usaha adalah “Proses kerja sama oleh dua
orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang
ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)

Pada dasarnya tata usaha berarti usaha menghimpun, mencatat, mengadakan dan
menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan tertulis di
lingkungan suatu organisasi atau unit kerja. Selain itu pengertian lain mengatakan
bahwa tata usaha adalah kegiatan menyusun, mencatat keterangan-keterangan
dalam keseluruhannya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi tata usaha adalah
melakukan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu organisasi
(jawatan, kantor, sekolah, kelas dan lain-lain) untuk digunakan sebagai bahan
keterangan dalam mengambil keputusan oleh seorang pemimpin. Sedangkan tata
usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai
berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang
dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.

Dari uraian di atas dapat kita rumuskan bahwa tata usaha kelas adalah kegiatan
menghimpun, mencatat, mengadakan dan menggandakan, mengirim dan
menyampaikan berbagai keterangan tertulis dalam suatu kelas untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan di dalam program kelas sebagai unit kerja

B. Aspek kegiatan Tata Usaha Kelas

Pada dasarnya aspek-aspek kegiatan tata usaha kelas mencakup sebagai

berikut:

1. Menghimpun keterangan adalah mencari atau mengusahakan

tersedianya data, baik yang di kelas atau di sekolah maupun yang belum
 ada untuk digunakan dalam mengambil keputusan oleh wali atau guru
kelas.

2. Mencatat berarti kegiatan menulis berbagai informasi atau

keterangan atau data, baik berupa ikhtisar maupun secara keseluruhan
sebagai petunjuk untuk menemukan sesuatu agar dapat dibaca kembali,
dikirim atau disimpan.

3. Mengolah dalam arti mengadakan dan menggandakan adalah

kegiatan menganalisa dan menghubung-hubungkan berbagai informasi
atau data untuk disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan
dimanfaatkan, yang pada gilirannya bilamana diperlukan lebih dari
satu perlu diperbanyak agar setiap personal yang memerlukannya
dapat memanfaatkannya untuk perkembangan dan kemajuan kelas
sebagai organisasi atau unit kerja.

4. Mengirim berarti menyampaikan berbagai informasi yang

diperlukan oelh pihak lain, baik untuk kepentingan kelas maupun oleh
pihak lain, baik untuk kepentingan kelas maupun kepentingan pihak
yang diberi informasi dengan mempergunakan media lisan atau tertulis.

5. Menyimpan dimaksudkan adalah kegiatan mengawetkan

berbagai keterangan atau data yang diperkirakan berguna di masa yang
akan datang dalam mengelola kegiatan kelas, dengan mempergunakan
berbagai alat dan cara pada tempat yang aman serta mudah ditemukan
bilamana diperlukan

C. Jenis Jenis Tata Usaha Kelas

1. Catatan Kelas

Kriteria yang harus diperhatikan dalam sistem pencatatan yang baik diantaranya
sebagai berikut:

· Pencatatan harus kumulatif, yaitu mencakup sejarah yang lengkap mengenai

· siswa, mulai memasuki sekolah sampai siswa tamat dari sekolah.

· Pencatatan mudah ditransformasikan, yaitu mudah dialihkan dalam catatan

kumulatif
· Pencatatan mengandung data relevan, yaitu sesuai dan tidak bertentangan
dengan keadaan sehari-hari yang nyata.

· Pencatatan tidak terlalu banyak pengulangan

· Pencatatan harus tahan lama, yaitu cukup permanen dan daya tahan yang
agak lama.

· Pencatatan hendaknya ringkas dalam merangkum, tetapi lengkap

Jenis-jenis catatan kelas

a. Catatan mengenai siswa

Catatan kelas bagi siswa berfungsi sebagai pembimbing dan penyuluhan siswa
secara individual atau klasikal. Catatan mengenai siswa meliputi :

1. Daftar presensi siswa

Daftar ini mengandung catatan kehadiran, ketidak hadiran, keterlambatan siswa

pada setiap mata pelajaran yang diikuti. Daftar ini dibuat setiap hari selama satu
tahun pelajaran.

2. Catatan pekerjaan siswa

Catatan pekerjaan siswa ialah catatan mengenai hasil yang dicapai dan proses yang
ditempuh dari tugas di kelas atau di rumah, baik secara individual maupun
kelompok.

3. Catatan hasil tes

Catatan hasil psikotes yang telah distandarisasikan dari setiap siswa di kelasnya,
meliputi taraf intelegensi, bakat, sikap, kecepatan, ketelitian dan sebagainya.

4. Hasil-hasil evaluasi guru

Hasil evaluasi atau penilaian guru tehadap siswa dicatat dalam buku nilai yang
bersumber dari : penilaian partisipasi murid dalam kegiatan kelas, penilaian tugas-
tugas yang diberikan (individu/kelompok), serta penilaian ulangan atau ujian.

5. Catatan Anekdot

Catatan anekdot adalah catatan tentang kejadian sehari-hari mengenai siswa dalam
situasi yang kongkret.

6. Catatan sosiometris
Catatan sosiosimetris adalah catatan mengenai hubungan antar siswa dalam kelas.
Dengan alat ukur ini, guru dapat mengetahui:

a. Siswa yang paling tidak disenangi di kelas (terisolir);

b. Siswa yang paling disenangi di kelas (bintang);

c. Siswa yang nakal (bandel)

Teknik penyusunannya adalah:

a. Menyuruh siswa sekelas untuk menuliskan dua nama temannya yang paling
disenanginya;

b. Dibuat suatu tabulasi . Tabulasi adalah kegiatan memasukkan data yang

diperoleh dari lapangan ke dalam bentuk tabel. Kegiatan ini bertujuan agar data
tampak lebih sederhana, ringkas, dan mudah dipahami

c. Dibentuk sosiogram adalah alat untuk meneliti struktur sosial dari suatu
kelompok individu berdasarkan penelaahan terhadap relasi sosial dan status sosial
dari masing-masing anggota kelompok yang bersangkutan.

Dari data sosiometris ini guru dapat:

a. Memanfaatkann ya bagi kepentingan bimbingan dan penyuluhan;

b. Menciptakan iklim belajar yang sehat dalam berbagai situasi kelompok;

c. Mencari kader-kader pemimpin kelompok untuk berbagai kegiatan kelas,

kelompok belajar, karyawisata dan sebagainya.

7. Catatan Partisipasi Siswa

Partisipasi yaitu ikut sertanya siswa dalam berbagai kegiatan kelas, sehingga dapat
di evaluasi dan hasilnya dapat di catat dalam buku atau kartu partisipasi. Fungsi
catatan ini adalah untuk : pembimbingan dan penyuluhan masing-masing murid
dan kepentingan evaluasi guru

8. Daftar Pribadi Siswa

Daftar ini bertujuan untuk mencatat pribadi setiap siswa di suatu kelas.
Pencatatannya dilakukan secara kumulatif mencakup sejarah siswa yang
bersangkutan diantaranya:

a. Identitas siswa

b. Keadaan jasmani dan kesehatan

 c. Perkembangan nilai dan sikap

d. Sejarah pendidikan

b. Catatan Bagi Guru

Catatan jenis ini adalah catatan yang dibuat oleh guru yang bermanfaat untuk
kepentingan efektivitas pekerjaannya. Catatan bagi kepentingan guru ialah:

1. Silabus Mata Pelajaran

2. Persiapan Mengajar

3. Buku Batas Pelajaran

4. Kumpulkan soal ujian dan tugas

5. Buku nilai

6. Catatan hasil evaluasi siswa

7. Buku notula rapat. Notula berfungsi sebagai alat dokumentasi suatu rapat.
Hal ini berguna untuk memudahkan peserta mengetahui jalannya rapat dari awal
sampai akhir, apa saja yang dibahas dalam rapat, serta keputusan apa yang dibuat.

8. Buku agenda guru

2. Laporan-laporan kelas (Classroom Reports)

Laporan Kelas yang harus disusun oleh guru meliputi :

a. Laporan kepada pimpinan sekolah. Jenis laporan ini diantaranya :

a. Persiapan mengajar

b. Daftar presensi siswa

c. Laporan hasil pelajaran

d. Kenaikan kelas

e. Pengorganisasis siswa di kelas

f. Daftar kelas

g. Inventaris kelas
 h. Keuangan kelas

i. Keadaan usia siswa

j. Mutasi siswa

k. Laporan khusus (kesehatan, dsb)

b. Laporan kepada orang tua siswa. Laporan pendidikan kepaa orang tua siswa
dibagi atas:

a. Laporan tentang hasil pendidikan

b. laporan tentang perkembangan pendidikan

c. dialog dengan orang tua/wali siswa.

D. Peranan Guru dalam Tata Usaha

Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah melakukan
pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi di sekolah untuk digunakan sebagai
bahan keterangan bagi pimpinan.

Dan adapun tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar mengajar di
sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional dan di samping
sekolah, sistem pendidikan nasional itu juga memiliki komponen-komponen
lainnya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerja. Di
sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata
usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan jumlah kegiatanya untuk menghasilkan
lulusan yang serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau
ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan dan
pelaksanaan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan,
pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan, kesiswaan, sarana
prasarana sekolah, personalia sekolah,

Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketatausahaan adalah

pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan pada
kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel
sekolah terutama guru harus terlibat.

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal ke-tata usaha-
an di sekolahnya. Di antaranya ;

1. Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa baru-siswa perkelas-
persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang
keluar karena lulus atau bahkan karena putus sekolah. Dengan pencatatan maka
dengan mudah diketahui jumlah siswa dan perkembangannya pada setiap tahun
ajaran.

Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar, dalam rangka untuk
menghitung keaktifan siswa dan partisipasinya dalam kerja sama dan sebagai alat
kontrol dalam tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang
prestasi muridnya. Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan
segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini
diperlukan sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu
tidak boleh hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan
untuk orang tua siswa

2. Pencatatan tentang Guru

Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik, tentang jumlah, data
pribadi, masa kerja, dan bahan untuk mempromosikan pangkatnya dan gaji
berkala. Demikian pula pengalaman guru melaksanakan tugas sebagai pegawai,
terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada
nanti semua data akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan,
pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan
lengkap akan sangat membantu untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah
maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk
untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.

3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)

Pengaturan proses belajar mengajar pun harus dilakukan dengan tertib. Hal ini
akan mempengaruhi mempengaruhi proses pendidikan di sekolahnya.

4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha

Dalam kegiatan komunikasi lembaga pendidikan baik lisan maupun tertulis

dengan pihak luar dan dalam lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk
tertulis dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu
penertiban surat-menyurat ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-
buku tata usaha di antaranya ;

sebuah. Buku agenda

b. Buku arsip
c. Buku ekspedisi

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau
terlibat dalam dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha
sekolah, Beberapa di antaranya adalah:

1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi

murid-murid

4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata

arsip pada proses surat menyurat.

BAB III

KESIMPULAN

SEBUAH. Guru adalah orang dewasa yang bertanggung jawab memberi

bimbingan atau bantuan kepada anak didik dalam perkembangan jasmani dan
rohaninya agar mencapai kedewasaannya, mampu berdiri sendiri dapat
melaksanakan tugas sebagai makhluk Allah khalifah di muka bumi, sebagai
makhluk sosial dan individu yang sanggup berdiri sendiri.

B. Tata Usaha Kelas adalah Kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan dan

menggandakan, mengirim dan menyampaikan berbagai catatan tertulis dalam
suatu kelas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan di dalam program kelas
sebagai unit kerja.

C. Jenis Jenis Kegiatan Tata Usaha Kelas

1. Catatan kelas

2. Laporan laporan kelas

D. Aspek Aspek Kegiatan Tata Usaha Kelas

1. Menghimpun keterangan.

2. Mencatat

3. Mengolah dalam arti mengadakan dan menggandakan

4. Mengirim

5. terdeskripsikan

E. Peranan Guru Dalam Tata Usaha

1. Pencatatan tentang Siswa

2. Pencatatan tentang guru

3. Pencatatan tentang PBM

4. Penertiban buku ketatausahaan sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirjo, Prajudi. 1976. Manajemen Dasar-dasar Administrasi dan

Manajemen Perkantoran.Jakarta: Gramedia

Lian Gie. 1974. administrasi perkantoran modern. Yogyakarta: Nur cahaya

https://revyareza.wordpress.com/2013/11/14/ketatausahaan-sekolah/. Sekolah
Ketatausahaan. Di Akses tanggal 21 Februari 2015

http://el-fandy.blogspot.com/2010/03/administrasi-tata-usaha.html. Administrasi
Tata Usaha. Di Akses tanggal 21 Februari 2015

https://mukhtar17luthfy.wordpress.com/2012/08/12/administrasi-tata-usaha/ .
Administrasi Tata Usaha. Di Akses tanggal 22 Februari 2015

http://septimartiana.blogspot.com/2013/12/makalah-pengertian-peran-dan-fungsi-
guru.html
http://zonainfosemua.blogspot.com/2014/03/pengertian-guru-menurut-pakar-
pendidikan.html , diakses tanggal 10/05/15, pukul 15:15

Tidak diketahui pada 17:57