MENULIS LAPORAN

DAN PROPOSAL
Menyusun laporan dan proposal
• Tinjau garis besar tulisan sekali lagi
• Tiga bagian utama: pendahuluan, isi, dan penutup
• Pendahuluan:
1. Memosisikan laporan atau proposal pd konteks yg lebih
luas dng mengaitkannya pd masalah atau penugasan
2. Memperkenalkan subjek atau tujuan laporan atau
proposal dan mengindikasikan alasan mengapa subjek
itu penting
3. Meninjau terlebih dahulu gagasan dan aturan yg akan
mencakupnya
4. Menetapkan nada dokumen dan hubungan penulis dng
penerima
Menyusun laporan dan proposal
• Bagian isi: merupakan bab utama yg menyajikan,
menganalisis, dan mengintepretasikan informasi yg
dikumpulkan selama penyelidikan, dan mendukung
rekomendasi atau kesimpulan yg dibahas dlm dokumen
• Bagian penutup:
1. Menekankan poin utama
2. Meringkas manfaat bagi pembaca jika dokumen
membutuhkan perubahan atau beberapa tindakan lain
3. Mengacu kembali pd semua bagian dan mengingatkan
pembaca bagaimana keserasian bagian itu
4. Membawa semua item tindakan di satu tempat dan
memberikan detail ttg siapa harus melakukan apa,
kapan, dimana dan bagaimana
Membuat konsep isi laporan
Anda akan membuat laporan yg berhasil jika isinya:
• Akurat. Informasi disajikan di laporan harus tepat secara fakta
dan bebas kesalahan
• Lengkap. Masukkan semua informasi yg diperlukan bagi para
pembaca agar dapat memahami situasi, masalah atau
proposal
• Seimbang. Sajikan semua sisi isu dng jujur dan wajar, dan
masukkan semua informasi yg penting, meskipun beberapa
informasi tdk mendukung lini alasan anda.
• Jelas dan logis. Struktur kalimat yg jelas dan transisi yg baik
merupakan hal penting.
• Didokumentasikan dng rapih. Jika anda menggunakan sumber
primer dan sekunder utk laporan proposal, pastikan utk
mendokumentasikannya dng rapih dan memberi penghargaan
bagi sumber
Pendahuluan laporan
Bagian pendahuluan memuat semua topik berikut ini,
meskipun anda ingin mengambil dan memilih yg terbaik utk
dimasukkan dlm setiap laporan yg anda tuliskan:
1. Otorisasi
2. Masalah/peluang/tujuan
3. Lingkup
4. Latar berlakang
5. Sumber dan metode
6. Definisi
7. Batasan
8. Pengorganisasian laporan
Isi laporan
• Topik yg umumnya tercakup dlm bagian isi laporan meliputi:
1. Penjelasan tentang masalah atau peluang
2. Fakta, bukti statistik, dan tren
3. Hasil studi atau penyelidikan
4. Diskusi dan analisis potensi pengambilan tindakan
5. Keuntungan, kerugian, biaya dan manfaat dari pengambilan
tindakan tertentu
6. Prosedur atau langkah-langkah proses
7. Metode dan pendekatan
8. Kriteria pengevaluasian alternatif dan opsi
9. Kesimpulan dan rekomendasi (dlm laporan langsung)
10. Alasan pendukung utk kesimpulan atau rekomendasi
Penutup laporan
• Dalam laporan yg pendek, bagian penutup mungkin
hanya terdiri dari satu atau dua paragraf. Akan tetapi,
bagian penutup dari laporan yg panjang mempunyai
bagian terpisah utk kesimpulan, rekomendasi dan
tindakan.
Membuat konsep isi proposal
• Tujuan umum proposal: membujuk pembaca utk
melakukan sesuatu seperti membeli barang atau jasa,
mendanai proyek, atau menerapkan program.
• Proposal harus menjual kpd penerima mengenai
gagasan, produk, jasa, metode dan perusahaan.
• Beberapa strategi tambahan utk memperkuat organisasi:
1. Tunjukkan pengetahuan
2. Berikan informasi dan cth konkret
3. Telitilah persaingan
4. Buktikanlah bahwa proposal anda berguna
5. Gunakan sikap “anda”
6. Kemas proposal dng menarik.
Pendahuluan Proposal
• Latar belakang atau pernyataan masalah
• Solusi
• Lingkup
• pengorganisasian
Isi proposal
• Selain memberikan fakta dan bukti utk mendukung kesimpulan,
isi yg efektif mencakup informasi berikut ini:
1. Pendekatan yg diajukan
2. Rencana kerja
3. Pernyataan kualifikasi
4. Biaya

Penutup proposal: berisi ringkasan poin kunci, menekankan

manfaat yg akan disadari oleh para pembaca dari solusi
anda, meringkas manfaat pendekatan anda, menyatakan
kembali mengapa anda dan firma merupakan pihak yg tepat
utk memberikan jasa atau menyediakan produk yg
dibicarakan, dan meminta keputusan dari klien
Menyelesaikan laporan dan proposal
• Melibatkan empat tugas: merevisi, memproduksi,
mengoreksi dan mendistribusikan
Merevisi laporan dan proposal
• Membutuhkan waktu lebih panjang bergantung pd
panjang dokumen.
• Revisi dilakukan hingga menjadi jelas, ringkas, dan
bersifat mendesak
Memproduksi laporan dan proposal
• Tenaga ahli utk pembuatan laporan atau proposal yg
penting dan bervariasi tinggi
• Positif: perangkat komputer/aplikasi umumnya cukup
mudah digunakan, tdk perlu lagi staf ahli, dapat
mengandalkan diri sendiri
• Negatif: aplikasi yg bertambah canggih meningkatkan
harapan penerima
Komponen laporan formal
• Bagian pembukaan: sampul, halaman judul, surat
otorisasi, daftar isi, sinopsis/ringkasan eksekutif
• Teks laporan: pendahuluan, isi bagian, penutup
• Bagian pelengkap: lampiran, daftar pustaka, indeks
Proofread terhadap laporan dan proposal
• Mengkaji ulang dokumen tsb secara menyeluruh utk
terakhir kalinya, dengan melihat konsistensi, kesalahan
dan komponen yg hilang
Mendistribusikan laporan dan proposal
• Kurir
• Pribadi
• elektronik