Bab 13

Menulis Laporan
dan
Proposal
 Menulis laporan dan proposal
• Beradaptasi dengan penerima
• Bersikaplah Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima
• Membangun Hubungan yang Kuat dengan Penerima
• Mengendalikan Gaya dan Nada
• Umumnya dapat memakai nada yang cukup informal.
• Tetapi jika berkomunikasi dengan orang dengan latar
belakang budaya berbeda(Amerika) sering kali harus
formal.
Menyusun laporan proposal

3 bagian utama :
• Bagian pendahuluan
• Bagian Isi
• Bagian penutup
 Membuat konsep isi laporan

Laporan berhasil jika isinya:

• Akurat
• Lengkap
• Seimbang
• Jelas dan logis
• Didokumentasi dengan rapi
 Masalah/peluang/
tujuan
Orientasi Lingkup

Pengorgani
Pendahuluan Latar
sasian
laporan belakang
laporan

Batasan Sumber dan

Definisi metode
 ISI LAPORAN

• Isi laporan berisi cukup informasi untuk menyampaikan pesan dengan

gaya yang menyakinkan. Jangan memberi muatan yang lebih banyak pada
bagian isi dengan materi yang menarik namun tidak perlu.
 
• Topik yang umumnya tercakup dalam bagian isi laporan meliputi :
- Penjelasan tentang masalah atau peluang;
- Fakta, bukti statistik, dan tren;
- Hasil studi atau penyelidikan;
- Diskusi dan analisis potensi pengambilan tindakan;
- Keuntungan, kerugian, biaya, dan manfaat dari pengambilan tindakan tertentu;
- Prosedur atau langkah-langkah proses;
- Metode dan pendekatan;
- Kriteria pengevaluasian alternatif dan opsi;
- Kesimpulan dan rekomendasi(dalam laporan langsung);
- Alasan pendukung untuk kesimpulan atau rekomendasi.
 PENUTUP LAPORAN

• Sifat bagian umum bergantung pada jenis

laporan ( informasional, analitis, atau
proposal) dan pendekatan (langsung atau
tidak langsung).
• Bila laporan panjang maka bagian penutup
perlu dibagi menjadi bagian yang terpisah
untuk bagian kesimpulan, rekomendasi, dan
tindakan.
 MEMBUAT KONSEP ISI PROPOSAL

Strategi tambahan untuk memperkuat argumentasi :

– Tunjukkan pengetahuan.
– Berikan informasi dan
contoh konkret.
– Telitilah persaingan.
– Buktikan bahwa proposal
anda berguna.
– Gunakan sikap “Anda”.
– Kemas proposal dengan
menarik.
 Pendahuluan Proposal
• Pendahuluan menyajikan dan meringkas
masalah yang ingin anda ajukan. Pendahuluan
berisi :
• Latar Belakang / Pernyataan Masalah
• Solusi
• Ruang Lingkup
• Pengorganisasian
 Isi Proposal
• Bertujuan untuk memberi detail lengkap
tentang solusi yang diajukan dan menetapkan
apa hasil yang akan di antisipasi.
• Isi yang efektif :
– Pendekatan yang diajukan
– Rencana Kerja
– Pernyatan Kualifikasi
– Biaya
 Penutup Proposal
• Umumnya berisi ringkasan poin kunci,
menekankan manfaat, meringkas manfaat dan
menyatakan kembali apa yang dibahas.
• Bagian penutup merupakan kesempatan akhir
untuk meyakinkan pembaca tentang kebaikan
proposal Anda.
 Menetapkan Perspektif Waktu yang
Konsisten

Berhati – hati untuk mengamati urutan peristiwa

kronologis dalam laporan. Pergantian perspektif
waktu yang tidak jelas akan membingungkan
pembaca, dan mengarahkan mereka kepada
kebingungan.
Membantu Pembaca Menemukan Arah

Bantuan pengarahan membantu para

pembaca menghargai pengorganisasian
pemikiran Anda dan membantu
menyampaikan pesan.
 Tiga cara menggunakan

Judul dan Hubungan

Transisi

Tinjauan Awal dan Tinjauan Ulang

 Menggunakan Teknologi untuk Membuat Laporan
dan Proposal
Beberapa peralatan terpenting untuk
mengembangkan laporan dan proposal:
• Template
• Dokumen dihubungkan
dan dilekatkan
(linked and embedded documents)
• Dokumen Multemedia
• Dokumen Elektonik
TERima KasihH....