BPJS Korespondensi

LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI
KINERJA BIDANG UMUM DAN SDM DALAM PENANGANAN

KORESPONDENSI BISNIS PADA BPJS KETENAGAKERJAAN
KANTOR WILAYAH JATENG & DIY PEMUDA SEMARANG
Oleh
Dewi Nur Tunasiah

NIM : A15.2015.00211
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG
TAHUN 2018/2019
LEMBAR PERSETUJUAN
KULIAH KERJA INDUSTRI
KINERJA BIDANG UMUM & SDM DALAM PENANGANAN
KORESPONDENSI BISNIS
Nama : Dewi Nur Tunasiah

NIM : A15.2015.00211
Jurusan : Ilmu Komunikasi-S1
Fakultas : Ilmu Komputer
Telah disetujui oleh :
Penyelia Lapangan Dosen Pembimbing
Prasetyo Agus Devi Purnamasari, M.I.Kom

NIP: NPP : 0686.11.2015.624
Mengetahui
Ketua Program Studi Reviewer
Ilmu Komunikasi
Dr. Yuventius Tyas Catur P, S.Si, M.Kom Amida Yusriana M.I.Kom.

NPP : 0686.11.1994.046 NPP : 0686.11.2015.625
i
LEMBAR PENGESAHAN
KULIAH KERJA INDUSTRI
KINERJA BIDANG UMUM & SDM DALAM PENANGANAN
KORESPONDENSI BISNIS
Nama : Dewi Nur Tunasiah

NIM : A15.2015.00211
Jurusan : Ilmu Komunikasi-S1
Fakultas : Ilmu Komputer
Telah disetujui oleh :
Mengetahui
Ketua Program Studi Dosen Pembimbing

Ilmu Komunikasi
Dr. Yuventius Tyas Catur P, S.Si, M.Kom Devi Purnamasari, M.I.Kom

NPP : 0686.11.1994.046 NPP : 0686.11.2015.624
Tanggal Persetujuan: Tanggal Persetujuan:
ii
KATA PENGANTAR
Segala Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat serta taufik dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga
dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Industri Ilmu Komunikasi pada BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang. Kuliah Kerja
Industri dilakukan agar penulis dapat mengetahui lebih banyak tentang dunia kerja
terutama dalam penanganan korespondensi bisnis dan dapat memperoleh berbagai
pengalaman. Penulis sadar penyusunan Laporan ini tidak terlepas dari berkat
bantuan bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak, baik material maupun non
material yang merupakan andil yang tidak ternilai. Ole karena itu penulis
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahny-Nya kepada
saya untuk menyelesaikan tugas KKI tepat waktu.
2. Prof. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian
Nuswantoro Semarang.
3. Dr. Drs Abdul Syukur MM, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
4. Dr. Yuventius Tyas Catur P, S.Si, M.Kom, selaku Kepala Progaram Studi
Ilmu Komunikasi.
5. Candra Yudha Satriya SE., M.I.Kom, selaku Koordinator Kuliah Kerja
Industri.
6. Devi Purnamasari, M.I.Kom, selaku Dosen Pembimbing.
7. Agus Prasetyo, ST. selaku Penyelia KKI di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang yang telah sabar membimbing
penulis dalam melaksanakan kegiatan KKI.
8. Seluruh staff BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY
Pemuda Semarang yang telah membimbing dan membantu penulis selama
melaksanakan KKI
9. Kedua orantua dan teman-teman yang telah memberikan dukungan baik
berupa materi maupun immaterial.
Penulis berharap Laporan Kuliah Kerja Industri ini dapat bermanfaat
khusunya bagi penulis sendiri dan umum bagi yang membaca laporan ini. Penulis
iii
menyadari bahwa laporan Kuliah Kerja Industri ini belum sempurna, oleh karena
itu masukan dan saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi
kesempurnaan dalam penulisan laporan atau karya ilmiah selanjutnya.
Semarang, 25 November 2018
Dewi Nur Tunasiah
iv
ABSTRAK
LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI PADA BIDANG UMUM & SDM

DALAM PENANGANAN KORESPONDENSI BISNIS PADA BPJS
KETENAGAKERJAAN KANTOR WILYAH JATENG & DIY PEMUDA
SEMARANG
Oleh
Dewi Nur Tunasiah
BPJS Ketenagakerjaan merupakan program publik yang memberikan

perlindungan bagi tenaga kerja. Sebagai perusahaan penyelenggaraan jaminan
sosial kegiatan komunikasi bisnis menjadi hal penting. Bentuk kegiatan
komunikasi bisnis dalam perusahaan khususnya BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang, yaitu korespondensi, pengarsipan,
pelaporan serta kegiatan yang berhubungan dengan bagian lain yang ada di
perusahaan, antara lain: fondasi project bagian IT dan kunjungan perusahaan
untuk mempererat hubungan dengan relasi bisnis. Penanganan korespondensi
bisnis yang baik akan membantu kelancaran kegiatan perusahaan baik kelancaran
secara internal yaitu komunikasi antar karyawan dengan atasan atau kayawan
dengan karyawan maupun secara eksternal.
Kata Kunci : BPJS Ketengakerjaan, Komunikasi Bisnis, Korespondensi.
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN.....................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................ii
KATA PENGANTAR............................................................................................iii
ABSTRAK...............................................................................................................v
DAFTAR ISI...........................................................................................................vi
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
A. Latar Belakang.............................................................................................1
B. Tujuan..........................................................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................6
1. Komunikasi Bisnis.......................................................................................6
B. Korespondensi dalam Bisnis......................................................................13
C. Pembuatan Laporan Bisnis.........................................................................17
D. Kinerja Karyawan......................................................................................19
BAB III METODE PELAKSANAAN..................................................................20
A. Ruang Lingkup Kinerja..............................................................................20
B. Company Profile........................................................................................24
B. Jadwal Kegiatan KKI Bidang Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan

Kantor Wilayah Jateng & DIY...................................................................28
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN...............................................................31
A. Bidang Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan Kantor Jateng & DIY
Pemuda Semarang......................................................................................31
B. Komunikasi Bisnis.....................................................................................32
C. Korespondensi dalam Bisnis......................................................................33
D. Kegiatan Kuliah Kerja Industri BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah

Jateng & DIY.............................................................................................34
vi
E. Kegiatan Inisiatif Penulis...........................................................................61
F. Kendala dalam Pelaksanaan Kuiah Kerja Industri (KKI) pada BPJS

Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang........62
G. GAP Theory dan Kenyataan.......................................................................63
H. Perbandingan Kegiatan Magang di Astra Motor Gajah Mada Semarang &

BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng dan D.I.Y. Pemuda
Semarang....................................................................................................63
BAB V PENUTUP.................................................................................................66
A. Kesimpulan................................................................................................66
B. Saran...........................................................................................................67
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................68
LAMPIRAN...........................................................................................................70
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Jadwal Kegiatan Kuliah Kerja Industri (KKI)....................................28

Tabel 3 2 Kegiatan Mahasiswa Selama Magang...................................................35
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda

Semarang..........................................................................................24
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda
Semarang..........................................................................................27
Gambar 4. 1 Pencatatan Surat pada Buku Agenda Surat Masuk 42
Gambar 4. 2 Rekapitulasi Surat Pada Microsoft Excel..........................................44

Gambar 4. 3 Rekapitulasi Voucer Umum & Jaminan...........................................46
Gambar 4. 4 Pembuatan Guide/ Skat Berkas Arsip yang Belum Diberi Kode
Klasifikasi.........................................................................................49
Gambar 4. 5 Pembuatan Guide/ Skat yang Sudah di Beri Kode Klasifikasi.........49
Gambar 4. 6 Penggantian Label Boks dengan Menyamakan Informasi Pada
Berkas...............................................................................................50
Gambar 4. 7 Rekapitulasi Perolehan NPP (Nomor Pendaftaran Peserta)..............51
Gambar 4. 8 Kegiatan Finalisasi dan Penulisan Slip Pembayaran Peserta............52
Gambar 4. 9 Finalisasi Pembayaran Kepesertaan Melalui sistem SIPP(Sistem
Pelaporan Peserta)............................................................................53
Gambar 4. 10 Pengisian Slip Pembayaran Peserta................................................54
Gambar 4. 11 Project FONDASI (Foto Tandai Akuisisi) Calon Peserta BPJS
Ketenagakerjaan................................................................................55
Gambar 4. 12 Survey Potensi Calon Peserta BPJS Ketenagakerjaan....................57
Gambar 4. 13 Kunjungan ke Oemah Herborist Victoria Indonesia.......................57
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Foto Kuliah Kerja Industri ( KKI)....................................................71

Lampiran 2 Formulir Biodata Peserta KKI..........................................................72
Lampiran 3 Formulir Perijinan ke Lokasi KKI dari Fakultas ke Instansi Tempat
KKI...................................................................................................73
Lampiran 4 Surat Persetujuan Penerimaan Mahasiswa KKI ..............................74
Lampiran 5 Log Sheet KKI .................................................................................75
Lampiran 6 Log Sheet Magang Astra...................................................................84
Lampiran 7 Evaluasi Kinerja Mahasiswa KKI Program Studi Ilmu Komunikasi,
Universitas Dian Nuswantoro...........................................................95
Lampiran 8 Parameter Evaluasi Mahasiswa Magang...........................................96
x
xi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Jaminan sosial merupakan salah satu hak asasi manusia dan hak sebagai
warga negara yang harus diwujudkan sesuai dengan cita-cita bangsa
Indonesia, sebagaimana tercantum dalam Pancasila dan Undang-undang
Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Setiap program atau kegiatan
dalam upaya melindungi dan menyejahterakan seluruh pekerja dilaksanakan
berdasarkan prinsip nondiskriminatif, partisipatif dan berkelanjutan dalam
rangka meningkatkan produktivitas dan daya saing pekerja serta untuk
mendukung pembangunan dan kemandirian ekonomi nasional, perekonomian
yang mandiri berawal dari kualitas masyarakat atau pekerja yang bekerja
dengan rasa percaya akan perlindungan jaminan sosial yang dimilikinya
(https://www/bpjsketenagakerjaan.go.id/tentan-kami.html, diakses pada
tanggal 20 Oktober 2018).
BPJS Ketenagakerjaan adalah suatu badan hukum publik yang
bertanggung jawab kepada presiden dan berfungsi untuk menyelenggarakan
program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM),
Jaminan Hari Tua (JHT), dan Jaminan Pensiun (JP). BPJS Ketenagakerjaan
merupakan program publik yang memberikan perlindungan bagi tenaga kerja
untuk mengatasi risiko sosial dan ekonomi tertentu serta penyelenggaraan
secara mekanisme sosial. Program-program tersebut diharapkan dapat
meningkatkan produktivitas para pekerja dalam melaksanakan tugas atau
pekerjaannya, tanpa merisaukan risiko dalam bekerja. Keselamat kerja sangat
diperlukan untuk tercapainya tujuan suatu perusahaan. Jaminan keamanan
kerja sangat perlu diberikan kepada karyawan, sebab ketika bekerja tidak
dapat lepas dari resiko walaupun sekecil apapun resiko itu. Pemberian
jaminan keamanan kepada karyawan akan menciptakan lingkungan kerja
yang aman mampu meningkatkan motivasi kerja yang tinggi, sehingga tujuan
utama perusahaan dapat tercapai.
Jaminan ketenagakerjaan dapat diperoleh dengan perusahaan
mendaftarkan para pekerjanya menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan sebagai
2
jaminan kerja ketika hal-hal yang tidak diinginkan terjadi. Melihat pekerja
merupakan pihak terpenting perusahaan yang menjadi sumber daya
perusahaan yang paling berperan dalam pencapaian tujuan perusahaan yaitu
Sumber Daya Manusia.
Sumber Daya Manusia (SDM) BPJS Ketenagakerjaan kantor wilayah
jateng dan DIY sangat dituntut untuk mampu bekerja secara optimal.
Kesuksesan sebuah perusahaan tidak dapat lepas dari peran Sumber Daya
Manusia (SDM). Sumber Daya Manusia adalah bagian perusahaan yang
sangat penting untuk melaksanakan tugas-tugas dan mampu memberikan
sumbangan terhadap usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Kegiatan
perusahaan akan berjalan lancar ketika memiliki SDM yang baik. Ulet dalam
bekerja, bertanggung jawab terhadap tugas, mampu menjalin komunikasi
yang baik secara internal/ eksternal serta mampu dipercaya. Sebagai
perusahaan penyelenggara Jaminan Sosial tentunya perlu memiliki Sumber
Daya Manusia yang kompeten dalam melaksanakan tugas sehingga
mengasilkan kinerja yang baik. Kinerja perusahaan dapat dilihat dari
pencapaian karyawan dalam bekerja, oleh sebab itu perusahaan menuntut
agar para karyawannya mampu menampilkan kinerja yang optimal karena
baik buruknya kinerja yang dicapai oleh karyawan akan berpengaruh pada
kinerja dan keberhasilan perusahaan keseluruhan. Kinerja itu sendiri
merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai kerja yang
dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perananya dalam perusahaan (Rivai,
2004: 309).
Badan Penyelenggaran Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY Jalan Pemuda Semarang merupakan kantor wilayah
yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengarahan,
pengkoordinasian dan pengendalian kegiatan operasional kantor cabang Se-
Jawa Tengah dan DIY dalam penyelenggara program jaminan para pekerja
dalam menjalankan tugas di perusahaan maupun tempat dimana mereka
bekerja. BPJS Ketenagakerjaan memiliki kantor pusat di Jakarta sebagai
pusat dari segala informasi perusahaan. BPJS Ketenagakerjaan bertujuan
untuk mewujudkan terselenggaranya dalam pemberian jaminan yang
3
bertanggung jawab dan kewajiban Negara untuk memberikan perlindungan

sosial ekonomi kepada masyarakat, yang disesuaikan dengan kondisi dan
kemampuan keuangan negara. Visi misi menjadi tonggak sebagai tujuan dan
cara dalam menyelenggarakan program jaminan sosial perusahaan
(https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/tentang-kami.html diakses pada
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang penyelenggara jaminan
sosial yang mengurus korespondensi bisnis pada pendaftaran peserta BPJS
Ketenagakerjaan tentunya tidak dapat lepas dari dokumen dan surat-surat
kepesertaan maupun kantor cabang se- jawa tengah dan DIY sebagai alat
komunikasi secara tertulis. Surat menjadi salah satu media penghubung
terpenting dalam kelancaran komunikasi dengan kepesertaan maupun relasi
perusahaan. Jumlah berkas yang diterima maupun yang keluar tidaklah
sedikit dan perlunya penanganan serius agar tetap terjaga dari informasi yang
diterima maupun yang keluar jika sewaktu-waktu dibutuhkan baik untuk
perusahaan maupun untuk kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan se Kantor
Wilayah Jateng & DIY.
Surat menjadi bagian kegiatan korespondensi bisnis perusahaan. Surat
merupakan media komunikasi bisnis perusahaan secara tertulis untuk
menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Surat adalah alat
komunikasi/informasi antara si pengirim dan si penerima yang berwujud
tulisan dalam kertas atau lainnya. Informasi tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan
dan sebagainya. Komunikasi dilakukan melalui tulisan yang dibuat oleh
perusahaan dan dikirim melalui pos, telegram, telex ,fax, e-mail dan
sebagainya. Sumber Daya Manusia (SDM) sangat penting dalam penanganan
korespondensi agar berjalan lancar dan tercapainnya tujuan perusahaan
(Suprapto, 2004:14).
Kuliah Kerja Industri merupakan salah satu cara Perguruan Tinggi untuk
melatih mahasiswa agar memiliki tindakan dan meningkatkan kemampuan
daya saing sehingga dapat berpartisispasi dan bersaing di dunia kerja.
Universitas Dian Nuswantoro sebagai salah satu institusi Perguruan Tinggi
4
harus mampu menyelaraskan diri terhadap berbagai perkembangan serta

perubahan yang terjadi. Adanya tugas Kuliah Kerja Industri yang diberikan
Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Komputer, diharapkan
mahasiswa mampu unutk memahami dan berkompeten dalam dunia kerja
yang sesungguhnya, tidak hanya secara teori namun juga praktek saat
melaksanakan magang di perusahaan terpilih. Terlebih lagi, Ilmu Komunikasi
peminatan Komunikasi Bisnis tugas di dalamnya berhubungan dengan
korespondensi bisnis.
Untuk lebih memahami lagi tentang Kinerja Bidang Umum & Sumber
Daya Manusia (SDM) dalam penanganan korespondensi bisnis, maka
Mahasiswa Ilmu Komunikasi Universitas Dian Nuswantoro melakukan
Kuliah Kerja Praktk yang bertempat di BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY Semarang Pemuda. Adanya Kuliah Kerja Praktek ini,
mahasiswa mampu memperoleh pengalaman kerja, mengembangkan dan
menambahkan pengetahuan serta menerapkan teori dan ilmu untuk menjadi
tenaga ahli yang professional dalam bidang Komunikasi Bisnis Khususnya
Korespondensi Bisnis.
B. Tujuan
Adapun tujuan umum dan khusus penulis dalam melaksanakan Kegiatan
Kuliah Kerja Industri (KKI) di Bagian Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Wilayah Jateng & DIY, yaitu:
1. Tujuan Umum
a. Mempraktekkan ketrampilan secara langsung di suatu perusahaan.
b. Menerapkan teori yang telah diterima di bangku kuliah ke dalam
dunia kerja yang sesungguhnya dalam bidang korespondensi bisnis.
c. Menambah wawasan pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan
ketrampilan mahasiswa dalam bidang korespodensi bisnis.
d. Melatih mental dan etika bekerja penulis dalam menjalani dunia kerja
yang sesungguhnya.
5
e. Memenuhi syarat dan kewajiban penulis dalam menyelesaikan

Pendidikan Strata 1 Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu
Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui bagaimana kinerja Bidang Umum & SDM dalam
penanganan korespondensi bisnis sebagai komunikasi bisnis BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY.
b. Mendapatkan pengalaman kerja profesional dalam bidang
korespondensi bisnis sebagai komunikasi bisnis pada BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang.
c. Memahami pengelolan sistem kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang.
d. Mendapat pengalaman kerja bidang IT dalam program FONDASI
BPJS Ketenagakerjaa Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda
Semarang.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
1. Komunikasi Bisnis
1. Pengertian Komunikasi Bisnis
Komunikasi berawal dari kata communicatus dalam bahasa Latin

yang artinya berbagi atau menjadi milik bersama. Suatu proses
komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi
suatu pemikiran atau pengertian antara komunikator (penyebar pesan)
dan komunikan (penerima pesan).
Menurut Wiliam C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam

Business Communications : Principles and Methods, komunikasi adalah
suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui sistem yang
biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku
atau tindakan (Purwanto, 2003:3).
Harold D. Laswell mengemukakan komunikasi dengan model
Laswell yang menyatakan dalam bentuk pernyataan sebagai berikut (J.
Fiske, 2004: 5)
Who
Says what
In which channel
To whom
With what effect
Laswell menjelaskan komponen komunikasi, yaitu (a) siapa yang
berkomunikasi atau dinamakan sumber komunikasi/komunikator, (b)
menyatakan apa (pesan/isi komunikasi/informasi yang disampaikan), (c)
menggunakan media apa, (d) pada siapa (penerima/komunikasi), dan (e)
dengan efek apa.
Keberhasilan komunikasi tidak dapat lepas dari proses komunikasi
itu sendiri. Menurut Courtland L.Bovee dan John V. Thil dalam Business
7
Communication Today, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu

(Purwanto,2003:11):
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
c. Pengirim menyampaikan pesan
d. Penerima menerima pesan
e. Penerima menafsirkan pesan
f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada
pengirim.
Komunikasi bisnis itu sendiri merupakan pertukaran gagasan,
pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan
tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-
simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi
bisnis bisa berlangsung di antara sesama karyawan/staf satu organisasi.
Bisa juga dengan orang lain yang berada di luar organisasinya. Bila
komunikasi perintah pada bawahan tentu komunikasi tersebut
merupakan komunikasi yang berlangsung dilingkungan organisasi.
Namun apabila ada pemberitahuan kepada masyarakat luas, tentu
komunikasi yang terjadi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.
Satu perusahaan mengirim surat pada perusahaan pemasok ataupun relasi
dalam penyampaian informasi (J. Fiske, 2004: 23).
Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam
dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk
komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis ( Dan B. Curtis, 2005:23).
2. Karakteristik Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis memiliki prinsip yang harus dipegang saat
melakukan komunikasi bisnis. Murpy dan Hildebrandt merumuskan ada
7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis (J.
Fiske, 2004:37), yaitu :
a. Memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang
membutuhkan. Karena informasi yang lengkap bisa membangun
kepercayaan dan kepastian pada diri penerima informasi.
8
b. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan

menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat.
c. Concretnes, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun
secara spesifik dan konkret, bukan abstrak.
d. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan harus
mempertimbangkan situasi penerima/komunikan.
e. Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam
kalimat yang mudah dipahami komunikan.
f. Courtesy, yang berarti sopan santun dan tata krama merupakan hal
yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan hal penting
dalam berkomunikasi, sebagai bentuk penghargaan kepada
komunikan.
g. Corretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara
cermat.
3. Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan komunikasi bisnis terbagi menjadi 3, yaitu: memberi
informasi (informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi
(collaborating).
a. Memberikan Informasi
Tujuan utama komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b. Memberian Persuasi
Tujuan komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan benar.
c. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
komunikasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang
lain. Melalui jalinan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
9
4. Bentuk Dasar Komunikasi Bisnis

a. Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu komunikasi bisnis
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik
secara tertulis maupun lisan. Dalam organisasi komunikasi verbal
digunakan pada kegiatan komunikasi bisnis, yaitu (Purwanto,
2003: 4-5):
1) Membuat dan mengirim surat teguran, penawaran harga,
konfirmasi barang, pemesanan barang
2) Memberi informasi kepada pelanggan
3) Berdiskusi dalam suatu tim kerja
4) Melakukan wawancara kerja dengan pelamar
5) Mengadakan briefing dengan staf karyawan
6) Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer
operasional
Bentuk komunikasi verbal dalam bisnis antara lain:
a) Berbicara dan Menulis
Pengiriman pesan bisnis lebih mudah dipahami
dengan cara penyampaian secara lisan dari pada
menulis suatu pesan. Komunikasi lisan lebih praktis
dan cepat dalam penyampaian. Pesan yang sangat
penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan
menggunakan tulisan. Bentuk-bentuk komunikasi
tertulis dalam komunikasi bisnis mencakup antara lain
surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.
b) Mendengar dan Membaca
Mendengar dan membaca adalah dua hal yang berbeda.
Keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah
pertama adalah mencatat informasi yang berarti bahwa
seseorang memusatkan perhatian pada pembicaraan
yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang
dibaca. Setelah dapat menangkap isi pembicaraan atau
10
bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan

menilai informasi atau penyaringan suatu informasi,
dimana seseorang harus dapat memutuskan mana
informasi yang penting dan mana yang tidak penting.
b. Komunikasi Nonverbal
Merupakan komunikasi yang menggunakan gerakan-gerakan
tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan
orang lain. Bentuk komunikasi non verbal antara lain (Purwanto,
2003: 7):
1) Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan
2) Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sendang
berfikir
3) Gambar pria atau wanita yang dipasang dipintu masuk toilet
untuk menunjukkan kamar mandi sesuai jenis kelaminnya.
4) Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang
melamun
5) Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang, simpati, dan penghormatan
isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama
untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.
5. Macam-macam Tipe Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis digunakan sesuai dengan kebutuhan baik
komunikasi bisnis antarpribadi maupun antarorganisasi, macam-macam
tipe komunikasi bisnis antara lain (Dewi, 2006:12-13):
a. Komunikasi Antarapribadi (Interpersonal Communication)
Komunikasi antarpribadi merupakan proses komunikasi yang
berlangsung antara dua orang atau lebih. Komunikasi antara dua
orang dalam situasi tata muka disebut komunikasi diadik (Dyadic
Communication). Contoh: komunikasi antara pihak BPJS
Ketenagakerjaan dengan calon peserta dalam menjelaskan
program jaminan sebelum mendaftar menjadi peserta BPJS
Ketenagakerjaan.
11
b. Komunikasi Antar Organisasi

Merupakan komunikasi yang terjadi antara dua pihak organisasi
atau perusahaan dalam membahas hal bisnis. Contoh: komunikasi
antara BPJS Ketenagakerjaan dengan perusahaan atau organisasi
yang akan mendaftarkan para pekerjanya menjadi peserta jaminan
ketenagakerjaan.
c. Komunikasi Massa (Massa Communication)
Adalah komunikasi yang mengirimkan pesan dari sumber lembaga
kepada khalayak yang bersifat massal melalui alat-alat mekanis,
seperti televisi, radio, surat kabar, atau film, dan media online atau
internet.
d. Komunikasi Publik (Publik Communication)
Komunikasi yang ditunjukan secara publik seperti pidato, kolektif,
retorika, public speaking, atau audiens communication. Contoh:
komunikasi yang digunakan oleh pihak BPJS Ketenagakerjaan
dalam memaparkan program jaminan ketenagakerjaan pada
kumpulan driver GOJEK.
6. Saluran Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis pada setiap perusahaan atau organisasi, seperti
organisasi bisnis, organisasi nirlaba, organisasi politik, organisasi pekerja,
organisasi keagamaan, dan lainnya di dalamnya terdapat saluran
komunikasi bisnis yang digunakan oleh orang-orang yang berada di
dalamnya , antara lain (Dewi, 2006: 23-25):
a. Saluran Komunikasi Formal
Merupakan saluran komunikasi resmi yang mengikuti rantai
komando dalam struktur organisasi. Saluran tersebut dapat
diketahui dari struktur organisasi suatu perusahaan.
1) Komunikasi Vertikal
Komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan.
Komunikasi yang mengalir dari atasan kepada bawahan
biasanya berbentuk perintah, pengarahan, dan pelatihan.
12
Sementara komunikasi dari bawah ke atasan biasa berupa

laporan, pengaduan, dan usulan.
2) Komunikasi Horizontal
Komunikasi yang terjadi antara rekan sekerja dengan
tingkat hierarki yang sama. Komunikasi tersebut dapat
meningkatkan koordinasi antarbagian, meningkatkan
kekompakan, dan meningkatkan kinerja perusahaan.
b. Saluran Komunikasi Informal
Komunikasi yang mengabaikan hierarki organisasi.
Komunikasi informal sering disebut desas-desus, rumor, atau
selentingan. Percakapan antarindividu tidak bisa dihindari.
Percakapan tersebut biasanya menyangkut masalah pribadi.
Komunikasi informal bisa berdampak negatif dan bisa positif.
7. Teknologi Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis
dapat dikomunikasikan secara lisan atau tulisan. Pesan-pesan penting
biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis
dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau
elektronik, dicetak dalam bentuk print-out atau menggunakan email.
Teknologi lainnya yang digunakan pada komunikasi bisnis antara lain
(Dewi, 2006: 43-44):
a. Word dan Excel Processor
Merupakan salah satu software yang banyak dipergunakan sebagai
pengolahan data baik teks maupun angka.
b. Jaringan LAN (Local Area Network)
Jaringan yang dapat diakses dalam satu lokasi, biasa dunakan
dalam penggunaan sistem tertentu yang membutuhkan jaringan
kepada semua karyawan.
c. Internet
Jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses oleh
individu, perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah dan lembaga-
13
lembaga lain diseluruh dunia. Internet banyak digunakan untuk

mengakomodasi informasi dan penyebaran informasi.
d. E-mail
Merupakan salah satu keunggulan internet yang paling bermanfaat
untuk bisnis. File berupa teks atau gambar , baik panjang atau
pendek bisa dikirim dengan cepat keseluruh dunia melalui e-mail.
B. Korespondensi dalam Bisnis

1. Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata Corespondence (Inggrisie ) atau
Correspondent (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara
pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam
bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan menggunakan surat
menyurat. Oleh karena itu korespondensi juga diartikan sebagai surat
menyurat. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi
media tertulis. Informasi yang disampaikan berupa pemberitahuan,
keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan baik ditulis
maupun diketik dalam secarik kertas atau dpat pula berupa surat
elektronik (e-mail). E-mail merupakan alat bantu yang dilengkapi modem
dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima harus
memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail
(Dewi, 2006: 81).
2. Fungsi Surat
Penggunaan surat dalam komunikasi bisnis tidak dapat lepas dari
fungsi surat itu sendiri, yaitu (Dewi, 2006: 83-84):
a. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat merupakan bukti di atas putih dan dapat menyimpan rahasia.
Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat
dan lain-lain.
b. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terebih
lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis
14
yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat

apabila sewaktu-waktu diperlukan.
c. Dokumen historis
Surat menjadi dokumen bersejarah yang mampu memberikan
gambaran mengenai kejadian-kejadian masalalu, misalnya
Supersemar.
d. Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu
pekerjaan tertentu..
e. Jaminan Keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang.
f. Utusan atau Duta Organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu
mencerminkan citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal
organisasi yang bersangkutan.
3. Penggolongan Surat
Surat dapat dilihat dari beberapa segi, antara lain (Dewi, 2006: 84-86):
a. Wujudnya
1) Kartu pos
2) Menurut Warkat pos
3) Surat bersampul
4) Memorandum dan Nota
5) Telegram
6) Surat Pengantar
b. Menurut tujuannya
1) Surat pemberitahuan
2) Surat perintah
3) Surat permintaan
4) Surat peringatan
5) Surat panggilan
6) Surat susulan
15
7) Surat keputusan
8) Surat laporan
9) Surat perjanjian
c. Menurut Sifat isi dan asalnya
1) Surat dinas
2) Surat niaga
3) Surat pribadi
d. Menurut jumlah penerima
1) Surat biasa , untuk satu orang (pejabat/organisasi)
2) Surat edaran, untuk beberapa orang/pejabat/organisasi
3) Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat
e. Menurut keamanan isinya
1) Surat sangat rahasia
2) Surat rahasia
3) Surat biasa
f. Menurut urgensi penyelesaian
1) Surat sangat segera
2) Surat segera
3) Surat biasa
g. Menurut prosedur pengurusan
1) Surat masuk
2) Surat keluar
h. Menurut jangkauannya
1) Surat intern
2) Surat ekstern
4. Bagian-bagian Surat
Surat memiliki banyak bagian baik dari kepala surat sampai kaki
surat, bagian bagian tersebut antara lain (Dewi, 2006: 86-87):
a. Kepala Surat atau kop surat
Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu organisasi
yang berisi nama organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor
16
faksimili, alamat e-mail, nomor kotak pos, alamat kawat, logo, atau
lambang.
b. Tanggal Pembuatan Surat
Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan
penunjukan waktu membalas surat dan mempermudah
penggandaan surat oleh penerima.
c. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Nomor surat berguna untuk pencarian surat bila sewaktu-waktu
dibutuhkan, mempermudah penunjukan surat menyurat,
memudahkan penyimpanan dan mengetahui jumlah surat yang
dibuat. Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan
sebagai lampiran surat. Hal/ perihal merupakan petunjuk mengenai
pokok isi surat untuk mempermudah penerimaan dalam membahas
isi surat.
d. Nama dan Alamat yang Dituju
Nama dan alamat yang dituju memudahkan dalam pengiriman
surat.
e. Salam Pembuka dan Paragraf Pembuka
Berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak janggal.
f. Isi Surat
Merupaka uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang
ingin disampaikan.
g. Salam Penutup dan Pargraf Penutup
Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan,
penegasan atau pengarahan.
h. Tanda Tangan
Tanda tangan berfungsi untuk mengetahui siapa yang bertanggung
jawab atas surat tersebut.
i. Tembusan/ tindasan
Tembusan diperlukan jika surat diberikan kepada pihak lain atau
pihak ketiga.
17
j. Inisial
Singkatan yang dipakai dalam surat bisnis saja, sedangkan surat
dinas cukup dicantumkan paraf orang yang membuatnya.
5. Pengarsipan/penyimpanan Berkas Sebagai Pendukung Fungsi Surat
Fungsi surat sebagai alat pengingat menjadi kelemahan manusia
dalam kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terebih
lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Maka perlunya
pengarsipan surat, sehingga ketika surat di perlukan kembali sebagai
pendukung komunikasi bisnis mudah dengan cepat di temukan. Surat
yang digunakan sebagai komunikasi bisnis yang disimpan disebut arsip.
Sugiarto (2005: 5) mengemukakan arsip adalah “kumpulan dokumen
yang di simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali’’.
Tujuan Arsip
Tujuan arsip lainnya antara lain sebagai berikut:
a. Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah
selama diperlukan.
b. Menyiapkan surat saat diperlukan.
c. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-
paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai
pelengkap.
C. Pembuatan Laporan Bisnis

1. Pengertian Laporan Bisnis
Menurut Bovee dan Thill laporan Bisnis adalah dokumen faktual
dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu. Himstreet
dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai suatu pesan yang
objektif, dan tersusun teratur, yang digunakan sebagai penyampaian
informasi ari satu bagian organisasi atau insistusi, ke lembaga yang
lainnya dalam pengambilan keputusan (Dewi, 2006: 138).
2. Tujuan Laporan Bisnis
18
Laporan bisnis memiliki kegunaan sendiri dalam penyampaian

tujuan, tujuan dari laporan bisnis yaitu (Dewi, 2006:139):
a. Memonitor (mengendalikan operasi)
b. Membantu implementasi kebijakan dan prosedur
c. Memenuhi persyaratan legal
d. Mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan untuk klaien
e. Dijadikan pedoman bagi keputusan atas isu tertentu
f. Memperoleh bisnis baru atau pendanaan.
3. Jenis-jenis Laporan Bisnis (Dewi, 2006: 140-141)
a. Berdasakan Fungsinya
1) Laporan Informasi
Berfungsi untuk memberi informasi dengan menyajikan
fakta-fakta, dan rangkuman tanpa melakukan analisis.
2) Laporan Analitikal
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsirkan,
kemudian mengambil kesimpulan.
b. Berdasarkan Subjeknya
Meliputi laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit dan lain-lain.
c. Berdasarkan Formalitas
1) Laporan Formal
Laporan formal biasanya berbentuk panang, lebih dari 10
halaman, dan mencangkup masalah-masalah kompleks.
2) Laporan Informal
Laporan yang hanya mencakup body text, ada beberapa
laporan mencantumkan judul halaman, pengiriman, catatan
akhir, dan lampiran.
d. Berdasakan Frekuensinya
1) Laporan Berkala
Laporan disusun secara harian, mingguan, bulanan,
tahunan.
2) Laporan Khusus
19
Laporan khusus tulisan ketika ada kebutuhan terhadap suatu

informasi yang unik (khusus) dan lain-lain.
D. Kinerja Karyawan
Kinerja karyawan adalah suatu hasil kerja yang dapat dicapai seseorang
dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang
didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan serta waktu. Prestasi
kerja merupakan gabungan dari dua faktor yaitu: kemampuan dan minat
seorang pekerja, kemampuan dan penerimaan atas penjelasan delegasi tugas,
serta peran dan tingkat motivasi seseorang pekerja. Semakin tinggi ketiga
faktor di atas maka semakin tinggi pulalah tingkat keberhasilan pekerja
tersebut (Hasibuan, 2002:42).
20
BAB III
METODE PELAKSANAAN
A. Ruang Lingkup Kinerja

Program kerja yang dilaksanakan saat Kuliah Kerja Industri (KKI) di
BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang
pada bagian Umum dan SDM adalah rekapitulasi data surat masuk dan
surat keluar, rekapitulasi data perolehan NPP (Nomor Pendaftaran Peserta),
merekap kuitansi jaminan dan voucer arsip, pembuatan sekat/guide arsip,
melakukan pergantian label boxs arsip, kunjungan ke perusahaan “Oemah
Herborist Victoria Indonesia”, rekapitulasi data perolehan NPP (Nomor
Pendaftaran Peserta) untuk dilaporkan ke kantor pusat, menghitung dan
finalisasi besar iuran dan menulis formulir pembayaran, survey lapangan
dalam memperluas kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, melaksanakan
program fondasi (foto tandai akui sisi), mendaftarkan peserta PORPROV
(Pekan Olahraga Provinsi) 2018.
Rekapitulasi surat masuk dan keluar menjadi kegiatan harian penulis
saat melaksanakan Kuliah Kerja Industi (KKI), hampir setiap hari ada surat
masuk dan keluar pada bagian Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Wilayah Jateng & DIY. Sebagai Kantor Wilayah Jateng & DIY.
yang menjadi pusat dari kegiatan dan menjadikan surat sebagai media
komunikasi serta kelancaran kegiatan perusahaan. Baik surat masuk maupun
surat keluar dari perusahaan selalu dilakukan rekapitulasi sebagai kegiatan
administratif dengan mencatat terlebih dahulu pada buku agenda surat
masuk dan keluar ketika surat datang dan dikirim sebagai bentuk manual
perekapan surat. Selain menggunakan buku manual bagian Umum & SDM
juga menggunakan microsoft excel dalam rekapitulasi surat masuk dan
keluar. Hal-hal yang tercantum dalam Buku Agenda surat masuk dan keluar
dan microsoft excel antara lain: tangal surat, nomor surat, jumlah lampiran,
perihal surat, alamat yang di tuju, alamat pengirim, kode klasifikasi. Pada
surat masuk ditambahkan kolom disposisi sebagai perintah pihak yang
bersangkutan untuk melaksanakan perintah tertentu. Rekapitulasi surat
21
masuk dan keluar dalam 1 periode yaitu 1 bulan harus di laporkan ke kantor
pusat sebagai salah satu penilaian kinerja. Rekapitulasi surat masuk dan
keluar di dibidang Umum & SDM ada 2 jenis yaitu surat masuk dan keluar
terbaru pada tahun 2018 dan surat masuk dan keluar pada gudang arsip.
Rekapitulasi surat masuk dan keluar terbaru pada tahun 2018
merupakan kegiatan administratif dimana surat yang masuk maupun keluar
pada tahun 2018 yaitu bulan januari samapai akhir bulan yaitu bulan
desember. Sedangkan rekapitulasi surat masuk dan keluar pada gudang arsip
merupakan sebagai program keikut sertaan lomba arsip kantor wilayah
BPJS Ketenagakerjaan Se-Indonesia. Selain itu rekapitulasi surat masuk dan
keluar pada gudang sebagai penataan kembali sehingga tertata rapih dan
mudah dalam penemuan dokumen apabila dibutuhkan. Keseluruhan
rekapitulasi harian surat masuk dan keluar setelah satu bulan, di jadikan satu
file dari masing-masing file setiap harinya untuk di laporkan ke kantor
pusat.
Selain rekapitulasi surat masuk dan keluar penulis juga melakukan
rekapitulasi arsip kuitansi jaminan dan voucer. Berkas ini diambil digudang
arsip Kantor Wilayah Jateng & DIY. Kemudian penulis melakukan
perekapan kuitansi jaminan dan voucer pada microsoft excel yang berisi
kolom-kolom, antara lain: nomor, kode klasifikasi, kode transaksi ,
program, jumlah rupiah, keterangan transaksi, jumlah berkas, tingkat
perkembangan, keterangan dan nomor boks.
Selain rekapitusai surat masuk dan keluar penulis juga melakukan
rekapitulasi perolehan NPP (Nomor Pendaftaran Peserta) baru dalam kurun
waktu beberapa bulan agar dapat di ketahui perolahan NPP (Nomor
Pendaftaran Peserta) secara keseluruhan. Kemudian rekapituasi tersebut di
laporkan ke kantor pusat BPJS Ketenagakerjaan Jakarta.
Kegiatan komunikasi bisnis dalam korespondensi bisnis di Kantor
Wilayah BPJS Ketenagakerjaan Jateng & DIY Pemuda Semarang tidak
sebatas merekap surat masuk dan keluar serta perekapan kuitansi dan
voucer. Melainkan penulis juga harus membuat peralatan yang digunakan
sebagai penyimpanan berkas surat masuk dan keluar ataupun kuitansi dan
22
voucer. Guide/sekat menjadi hal terpenting dalam penyimpanan berkas.

Penulis membuat guide dari kertas guide yang sudah tersedia dengan
berbagai warna yang ada yaitu: merah, kuning, hijau, biru, dan lainnya serta
menempelkan kode klasifikasi ke setiap guide. Selain membuat guide
penulis juga mengganti label boks yang telah rusak dengan label terbaru
dengan informasi terbaru pada label boks itu sendiri pada gudang arsip. Hal
ini guna adanya pembaruan informasi pada setiap boks mengenai berkas di
dalamnya.
Selain dalam hal surat menyurat penulis juga menghitung dan
finalisasi besar iuran serta menulis formulir pembayaran peserta non-PNS.
Kegiatan ini dilakukan melalui sistem online penghitungan iuran yaitu SIPP
(Sistem Informasi Pelaporan Perusahaan).
Kegiatan tidak hanya pada dokumen saja, mendaftaran peserta BPJS
Ketenagakerjaan menjadi kegiatan penulis dalam Kuliah Kerja Industri
(KKI). Pendaftaran peserta yang dilakukan adalah peserta cabang olahraga
se – Jawa Tengah dimana peserta tersebut menjadi peserta lomba dalam
ajang PORPROV (Pekan Olahraga Provinsi) tahun 2018 yang diadakan 4
tahun sekali. Penulis mendaftarkan peserta melalui sistem SMILE (Sistem
Perlindungan Peserta).
Tidak hanya itu penulis juga dipercaya melakukan Project FONDASI
(Foto Tandai Akuisisi) dari bagian IT. Project ini merupakan program kerja
inovasi dari Asisten Deputi Wilayah Bidang Teknologi Informasi. Dimana
sebelum memulai penulis melakukan briefing dengan Asisten Deputi
Wilayah Bidang Teknologi Informasi guna embahas penjelasan cara
pelaksanaan project FONDASI. Project ini mencari titik koordinat dari
sebuah perusahaan yang merupakan calon peserta melalui google map.
Survey lapangan juga dilakukan bersama Asisten Deputi Wilayah Bidang
Teknologi Informasi guna memperluas kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan
di daerah Industri Candi dengan mencari peusahaan yang berpotensi
menjadi calon peserta BPJS Ketenagakerjaan. Penulis juga diberi
kesempatan mengikuti kunjungan ke Oemah Herborist. Perusahaan
kosmetik yang berada di Kawasan Industri Candi Blok 5A Semarang yang
23
merupakan bagian dari PT Vctoria Care Indonesia dengan tujuan menjalin

persaudaraan antara BPJS Ketenagakerjaan dengan PT Victoria Care
Indonesia sebagai salah satu perusahaan yang mempercayakan BPJS
Ketenagakerjaan sebagai penjamin risiko kerja seluruh karyawannya.
Berdasarkan kegiatan yang dilakukan penulis selama proses Kuliah
Kerja Industri (KKI) berlangsung, ruang lingkup yang sesuai dengan tugas
penulis dalam penanganan korespondensi bisnis pada bidang Umum &
SDM di Kantor BPJS Ketenagakerjaan Wilayah Jateng & DIY Pemuda
Semarang adalah:
1. Sekretaris
Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip Saiman
adalah seoarang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan
urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi pejabat penting
atau suatu organisasi.
2. Admin Marketing
Kegiatan yang dilakukan oleh seorang admin marketing
adalah memberikan brosur, melayani customer yang melakukan
booking free, melakukan input data pemesanan rumah, melakukan
pemeriksaan terhadap persyaratan customer, menyimpan jadwal
wawan cara customer, menyimpan data customer, operator sistem
informasi penjualan, dan membuat laporan penjualan (Resy,
2012.hlm 4).
24
B. Company Profile
Pada bagian Deskripsi Perusahaan, penulis akan menjelaskan
mengenai Profil Perusahaan, Visi dan Misi, serta Struktur Organisasi dari
BPJS Ketenagkerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang.
1. Profil Perusahaan
Gambar 3. 1 BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda

Semarang
Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang merupakan salah satu kantor
wilayah yang memiliki program publik memberikan perlindungan bagi
tenaga kerja untuk mengatasi risiko sosial ekonomi tertentu yang bertugas
melindungi seluruh pekerja melalui 4 program jaminan sosial
ketenagakerjaan dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. BPJS
Ketenagakerjaan memiliki kantor pusat di Jakarta sebagai pusatdari segala
kegiatan program jaminan sosial. BPJS Ketenagakerjaan berdiri pada tahun
1977 dan membawahi beberapa kantor wilayah khususnya BPJS
Ketenagakerjaan Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang. Tujuan
didirikannya kantor BPJS Ketenagakerjaan Wilayah Jateng & DIY adalah
memonitoring kegiatan penyelenggaraan jaminan sosial di wilayah Jateng &

25
DIY dimana terdapat kantor cabang daerah yang perlu di monitoring. BPJS
Kantor Wilayah mempunyai fungsi dan bertanggungjawab terhadap
perencanaan, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian kegiatan
operasional Kantor Wilayah dan Kantor Cabang yang berada di bawahnya

sesuai dengan arah dan kebijakan kantor pusat. BPJS Ketenagakerjaan
memiliki 4 program jaminan yaitu : Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK),
Jaminan Kematian (JKM) , Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pensiun (JP).
Empat program jaminan sosial tersebut diharapakan dapat memberikan
perlindungan bagi para pekerja dalam melaksanakan pekerjaanya
Dasar Hukum yang mendasari berjalannya kegiatan penyelenggaraan
jaminan sosial pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY
Pemuda Semarang antara lain :

a. UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional.
Undang-undang itu berhubungan dengan Amandemen UUD 1945
tentang perubahan pasal 34 ayat 2, yang kini berbunyi: "Negara
mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan
memberdayakan masyarakat yang lemah dan tidak mampu sesuai
dengan martabat kemanusiaan".
b. UU No 24 Tahun 2011. Tahun 2011, ditetapkanlah UU No 24 Tahun
2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial.
Sebagai penyelenggara jaminan sosial se-Indonesia penyebaran
informasi sangat perlu penggunaan media. Media yang digunakan BPJS
Ketenagakerjaan dalam penyebarluasan informasi penyelenggaraan program
jaminan sosial yaitu melalui instansi dengan karyawan sebagai penyampai
informasi, melalui media cetak dan elektronik, melalui media online, yaitu
media sosial .
2. Visi dan Misi

26
Visi :
Menjadi Badan penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)
berkelas dunia, terpercaya, bersahabat dan unggul dalam
Operasional dan Pelayanan.
Misi :
Melalui Program Jaminan Sosial Ketenagakerjaan, BPJS
Ketenagakerjaan berkomitmen untuk.
a. Melindungi dan mensejahterakan seluruh pekerja dan
keluarganya.
b. Meningkatkan produktivitas dan daya saing pekerja.
c. Mendukung pembangunan dan kemandirian
perekonomian nasional
(https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/tentang-
kami.html diakses pada tanggal 20 Oktober 2018).
27
3. Struktur Organisasi
28
B.
J
adwal Kegiatan KKI Bidang Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan

Kantor Wilayah Jateng & DIY
Gambar 3. 2 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang
T
abel 3. 1 Jadwal Kegiatan Kuliah Kerja Industri (KKI)
Agustus September Oktober Nov.

No Nama Kegiatan
2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2
1 Rekapitulasi Surat
29
Masuk dan Surat

Keluar
Mengganti Label
Boks Arsip di
2 Ruang Arsip
Kantor Wilayah
Jateng & DIY.
Membuat Guide
Arsip dan
3
Mencetak Kode
Klasifikasi
Memperbarui Kode
4
Klasifikasi Arsip
Menghitung dan
Finalisasi Besar
5 Iuran Pesserta
BPJS
Ketenagakerjaan
Rekapitulasi Data
Perolehan NPP
6 (Nomor
Pendaftaran
Peserta)
Briefing Bersama
Asisten Deputi
Wilayah Bidang
7
Teknologi
Informasi tentang
Project FONDASI
8 Melaksanakan
Project FONDASI
(Foto Tandai
30
Akuisisi)
Suvey Lapangan
untuk Memperluas
9
Kepesertaan BPJS
Ketenagakerjaan
Rekapitulasi Data
Arsip Kuitansi dan
10
Voucer Pesrta
BPJS
Kunjungan ke
perusahaan
11
“Oemah Herborist
Victoria Indonesia
Mendaftarkan
Pesrta BPJS
Ketenagakerjaan
12 yang Mengikuti
Lomba PORPROV
(Pekan Olahraga
Provinsi)
Rekapitulasi
Keseluruhan Data
13 Surat Masuk, Surat
Keluar dan Data
Voucer Umum
Melakukan
Pemberhentian
14
Kepesertaan peserta
lomba PORPROV
Keterangan :
Warna Biru : Dilakukan Setiap Hari
31
Warna Hitam : Dilakukan 4 kali dalam Seminggu

Warna Hijau : Dilakukan 3 kali dalam Seminggu
Warna Kuning : Dilakukan 2 kali dalam Seminggu
Warna Merah : Dilakukan 1 kali dalam Seminggu
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Bidang Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan Kantor Jateng & DIY
Pemuda Semarang
Bidang Umum & SDM merupakan salah satu bidang yang ada di BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang yang berperan
dalam penyelenggaraan jaminan sosial. Bidang Umum dan SDM yang mempuyai
fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengendalian dan evaluasi kegiatan SDM
dan Umum Kantor Wilayah dan Kantor Cabang binaannya sesuai dengan arah dan
kebijakan kantor pusat.
Tanggung Jawab Umum :
1. Menyusun usulan kerja jangka panjang bagian, guna mndukung
penyusunan rencana kerja jangka panjang Kantor Wilayah, dengan cara
menerima arahan dari atasan, menyusun usulan rencana kerja jangka
panjang untuk bagiannya dan mengajukan usulan untuk direview dan di
kompilasi atasan.
2. Menyusun usulan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian,guna
menjaga efektivitas kerja dan efisiensi biaya.
3. Mengelola pemenuhan hak pegawai di kantor wilayah dengan mengacu
pada peraturan yang baerlaku (antara lain, gaji, fasilitas kesehatan,
asuransi, dan lain-lain), sehingga hak dapat diberikan tepat jumlah dan
tepat waktu.
4. Mengelola database di lingkup tugasnya, sehingga data tersedia
lengkap, akurat dan terkini dengan memantau proses
pemutakhiran(updating).
5. Mengelola kegiatan pengaadaan barang dan jasa untuk kantor wilayah
sesuai prosedur yang berlaku.
6. Mengelola sarana dan prasarana kerja sesuai prosedur yang berlaku,
untuk keamanan dan optimalisasiaset.
7. Mengelola layanan umum bagi pegawai di kantor wilayah, untuk
mendukung kelancaran kerja, dengan cara mengarahkan pengelolaan
kerumahtanggaan(konsumsi, kegiatan rapat, pembayaran listrik,
32
kebersihan lingkungan) dan mengatur penggunaan kendaraan

operasional.
8. Mengelola kegiatan komunikasi dengan internal dan eksternal
perusahaan, untuk meningkatkan citra perusahaan.
9. Menyusun laporan kegiatan, untuk mendukung penyusunan laporan
kegiatan wilayah
tanggal 20 Oktober 2018)
B. Komunikasi Bisnis
Kelancaran penyelenggaraan jaminan tentunya tidak dapat lepas dari
kegiatan komunikasi bisnis perusahaan. Komunikasi bisnis merupakan
pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang
memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal
melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi bisnis bisa berlangsung di antara sesama karyawan/staf satu
organisasi bisa juga dengan orang lain yang berada di luar organisasinya.
Teknologi Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis
dapat dikomunikasikan secara lisan atau tulisan. Pesan-pesan penting
biasanya dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis
dapat ditulis dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau
elektronik, dicetak dalam bentuk print-out atau menggunakan email.
Teknologi lainnya yang digunakan pada komunikasi bisnis antara lain
(Dewi, 2006: 43-44):
1. Word dan Excel Processor
Merupakan salah satu software yang banyak dipergunakan
sebagai pengolahan data baik teks maupun angka.
2. Jaringan LAN (Local Area Network)
Jaringan yang dapat diakses dalam satu lokasi, biasa
dunakan dalam penggunaan sistem tertentu yang
membutuhkan jaringan kepada semua karyawan.
33
3. Internet
Jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat diakses
oleh individu, perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah dan
lembaga-lembaga lain diseluruh dunia. Internet banyak
digunakan untuk mengakomodasi informasi dan penyebaran
informasi.
4. E-mail
Merupakan salah satu keunggulan internet yang paling
bermanfaat untuk bisnis. File berupa teks atau gambar , baik
panjang atau pendek bisa dikirim dengan cepat keseluruh
dunia melalui e-mail.
C. Korespondensi dalam Bisnis
1. Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata Corespondence (Inggrisie ) atau
Correspondent (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara
pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam
bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan menggunakan surat
menyurat. Oleh karena itu korespondensi juga diartikan sebagai surat
menyurat. Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi
media tertulis. Informasi yang disampaikan berupa pemberitahuan,
keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan baik ditulis
maupun diketik dalam secarik kertas atau dpat pula berupa surat
elektronik (e-mail). E-mail merupakan alat bantu yang dilengkapi
modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima
harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi
menggunakan e-mail (Dewi, 2006: 81).
2. Pengarsipan Berkas/Surat
Fungsi surat sebagai alat pengingat menjadi kelemahan manusia
dalam kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terebih
lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Maka perlunya
pengarsipan surat, sehingga ketika surat di perlukan kembali sebagai
pendukung komunikasi bisnis mudah dengan cepat di temukan. Surat
34
yang digunakan sebagai komunikasi bisnis yang disimpan disebut arsip.

Sugiarto (2005: 5) mengemukakan arsip adalah “kumpulan dokumen
yang di simpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali’’.
Segala bidang pekerjaan berhubungan dengan korespondensi bisnis
walaupun dalam porsi yang berbeda-beda. Beberapa kategori pekerjaan
yang sangat berhubungan dengan kegiatan korespondensi bisnis, yaitu :
1. Sekretaris
Menurut The Liang Gie, (2002:25) yang dikutip Saiman
adalah seoarang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan
surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi pejabat penting atau suatu
organisasi.
2. Admin Marketing
Kegiatan yang dilakukan oleh seorang admin marketing adalah
memberikan brosur, melayani customer yang melakukan booking free,
melakukan input data pemesanan rumah, melakukan pemeriksaan
terhadap persyaratan customer, menyimpan jadwal wawancara
customer, menyimpan data customer, operator sistem informasi
penjualan, dan membuat laporan penjualan (Resy, 2012: 4).
D. Kegiatan Kuliah Kerja Industri BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY
Dalam Pelaksanaan Kuliah Kerja Industri (KKI) pada BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang, penulis
melakukan kegiatan yang berkaitan dengan komunikasi bisnis, yaitu :
1. Korespondensi Bisnis: Penulis diikutsertakan dalam penanganan
surat masuk dan keluar dengan melakukan rekapitulasi surat baik surat
aktif maupun non aktif (arsip) pada Bidang Umum & SDM BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY.
2. Pengarsipan Berkas/Surat: Penulis dilibatkan dalam kegiatan
pengarsipan berkas pada gudang arsip dan kegiatan persiapan lomba
kearsipan kantor wilayah Se-Indonesia.
35
3. Pelaporan : Penulis melaksanakan kegiatan pelaporan pada

penghitungan jumlah NPP dan data keseluruhan rekapan surat aktif
dan non-aktif yang dikirim ke pusat.
4. Pendaftaran : Penulis melakukan kegiatan pendaftaran peserta
lomba PORPROV (Pekan Olahraga Provinsi) yang diadakan 4 tahun
sekali.
Berikut merupakan Tabel Kegiatan Mahasiswa selama menjalankan
proses Kuliah Kerja Industri (KKI) Bagian Umum & SDM BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY:
Tabel 3 2 Kegiatan Mahasiswa Selama Magang
Tanggal Catatan Hasil Mahasiswa
Senin, - Penjelasan peraturan magang oleh penyelia

13 Agustus 2018 - Mengganti label boks arsip pada gudang arsip
cabang simongan
Selasa, - Mengganti label boks arsip pada gudang arsip
14 Agustus 2018 cabang simongan
Rabu, - Mengganti label boks arsip pada gudang arsip
15 Agustus 2018 cabang simongan
Kamis, - Rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
16 Agustus 2018 Bulan Februari – Juni Tahun 2018
Jum’at, - Mencetak rekapitulasi data arsip yang berada
20 Agustus 2018 digudang arsip cabang simongan (persiapan
lomba)
Selasa, - Mencetak rekapitulasi data arsip yang berada
21 Agustus 2018 digudang arsip cabang simongan (persiapan
lomba)
Kamis, - Rekapitulasi data arsip (surat masuk dan surat
23 Agustus 2018 keluar)
 Boks B 71. 06 Tahun 1984 – 1989
 Boks B. 71. 14 Tahun 1990
Jum’at, - Rekapitulasi data arsip (surat masuk dan
36
keluar) bok B 71. 16 Tahun 1998-1999

24 Agustus 2018
Senin, - Rekapitulasi data arsip (surat masuk dan surat
27 Agustus 2018 keluar) boks B 71. 21 Tahun 1989-1997
Selasa, - Rekapitulasi data arsip (surat masuk dan surat
28 Agustus 2018 keluar) Boks B 69.04 Tahun 1991 dan 2001
Rabu, - Rekapitulasi data arsip (surat masuk dan surat
29 Agustus 2018 keluar) boks B 70. 28 Tahun 1991-1992
Kamis, - Rekapitulasi data surat masuk dan keluar
30 Agustus 2018 Bulan Maret-Juli 2018
- Menghitung dan Finalisasi besar iuran serta
mengisi sli pembayaran non-PNS
Jum’at, - Rekapitulasi data arsip (surat masuk dan surat
31 Agustus 2018 keluar) Boks B 70. 28 Tahun 1991-1993
Senin, - Memperbarui kode klasifikasi, meliputi :
03 September 2018  Perubahan data Excel
 Pencetakan
 Mengganti kode klasifikasi dalam
penyimpanan surat aktif
Selasa, - Membuat peralatan arsip, yaitu Guide
04 September 2018 - Mencetak kode klasifikasi yang sudah
diperbaharui
05 September 2018 keluar) boks B 71. 28 Tahun 1991-1992
06 September 2018 keluar) boks B 69. 13 Tahun 1992-1999
Jum’at, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
07 September 2018 boks B 69. 07 Tahun 1999
Senin, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
10 Sepetember 2018 boks B 07.07
Rabu, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
37
12 Sepetember 2018  Boks B 66. 08 Tahun 1988, 1999-1993

 Boks B 66.15 Tahun 1998
 Boks B 66.20 Tahun 2001
Kamis, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
13 Septemebr 2018  Boks B 66. 21 Tahun 1991,1993
 Boks B 66. 31 Tahun 1989-1990
Jum’at, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
14 September 2018 Boks 66. 32 Tahun 2000-2006
- Rekapitulasi perolehan NPP baru
Senin, - Rekapitulasi keseluruhan data surat dinas
17 Sepetember 2018 periode5
- Rekapitulasi data voucer umum periode 5
Selasa, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
18 Sepetember 2018 Boks 66. 30
- Briefing bersama Asisten Deputi Wilayah
Bidang Teknologi Informasi mengenai
program FONDASI (Foto, Tandai, Akuisisi)
Rabu, - Menjalankan project FONDASI (Foto Tandai
19 Sepetember 2018 Akuisisi)
Kamis, - Menjalankan project FONDASI (Foto Tandai
20 September 2018 Akuisisi)
Jum’at, - Kunjungan ke Oemah Herborist Victoria
21 September 2018 Indonesia
- Survey lapangan perusahaan potensi menjadi
peserta
- Menjalankan project FONDASI (Foto Tandai
Akuisisi)
Senin, - Menjalankan project FONDASI (Foto Tandai

24 Sepetember 2018 Akuisisi)
Selasa, - Menghitung dan finalisasi besar iuran serta
38
25 September 2018 mengisi slip pembayaran non-PNS Se-

Kelurahan Semarang periode September 2018
Rabu, - Menghitung dan finalisasi besar iuran serta
- Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
Boks B 65. 20 Tahun 1988-1990
Kamis, - Menghitung dan finalisasi besar iuran serta
27 Sepetember 2018 mengisi slip pembayaran non-PNS Se-
- Menjalankan project FONDASI (Foto Tandai
Akuisisi)
Jum;at, - Menghitung dan finalisasi besar iuran serta
- Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
 Boks B 65. 29 Tahun 1994-1995
 Boks B 65. 35 Tahun 1994-2000
 Boks B 65. 32 Tahun 1989-1991
Senin, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
01 Oktober 2018 Boks B 64. 05 Tahun 1996-1998
Selasa, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
02 Oktober 2018  Boks B 64. 06 Tahun 1999-2004
 Boks B 64. 13 Tahun 2001-2002
- Rekapitulasi kepesaertaan PORPROV 2018
(Pekalongan, Salatiga, Semarang, Surakarta,
Tegal)
Rabu, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
 Boks B 64. 35 Tahun 1986-2009
- Brifieng project pendaftaran kepesertaan
39
PORPROV 2018
Kamis, - Rekapitulasi data arsi (surat masuk dan keluar)
 Boks B 64. 13 Tahun 2000-2007
- Rekapitulasi monitoring surat masuk dan
keluar tahun 2018
- Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
sistem SMILE (Sistem Perlindungan Peserta)
Jum’at, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
05 Oktober 2018 sistem SMILE (Sistem Perlindungan Peserta)
Senin, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Selasa, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Rabu, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Kamis, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Senin, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Selasa, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Rabu, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Kamis, - Menjalankan project PORPROV 2018 dengan
Senin, - Pengurusan katalog arsip naskah dinas dan
40
22 Oktober 2018 produk hukum

Selasa,
- Rekapitulsai surat masuk tahun 2018
23 Oktober 2018
Rabu, - Rekapitulasi surat masuk dan keluar terbaru
24 Oktober 2018 boks B 06.09 Tahun 2018
Kamis, - Rekapitulasi katalog data asrip naskah dinas
25 Oktober 2018 dan produk hukum Kantor Wilayah Jateng &
DIY
26 Oktober 2018 keluar)
 Boks B 72.23
 Boks B 72.25
 Boks B 72. 21
29 Oktober 2018 keluar) boks B 66.27
30 Oktober 2018 keluar) boks B 66. 34
Rabu, - Menghitung dan finalisasi besar iuran serta
31 Oktober 2018 pengisian slip pembayaran kepesertaan
Kamis, - Rekapitulasi data arsip tambahan dari gudang
01 November 2018 simongan
02 Novemeber 2018 keluar)
 Boks B 07. 09
 Boks B 07. 22
05 November 2018 keluar)
 Boks B 07. 14
 Boks B 07. 13
41
 Boks B 07. 15
 Boks B 07. 11
 Boks B 07. 29
- Rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
tahun 2018 bulan November
08 November 2018 keluar) boks B 07. 07
Jum’at, - Rekapitulasi data arsip kuitansi jaminan dan
09 November 2018 voucer umum boks B 43. 07
Senin, - Rekapitulasi data arsip kuitansi jaminan dan
12 November 2018 voucer umum boks B 44. 04
Selasa, - Pemberhentian kepesertaan peserta lomba
13 November 2018 PORPROV 2018
Rabu, - Pemberhentian kepesertaan peserta lomba
14 November 2018 PORPROV 2018
- Rekapitulasi dokumen arsip kuitansi jaminan
dan voucer umum boks B 43. 09
Kamis, - Rekapitulasi dokumen arsip kuitansi jaminan
15 November 2018 dan voucer umum boks B 43. 07
Jum’at, - Rekapitulasi dokumen arsip kuitansi jaminan
16 November 2018 dan voucer umum boks B 43. 18
Berikut adalah uraian Kegiatan Kuliah Kerja Industri yang di

lakukan oleh Penulis :
1. Penanganan Korspondensi Bisnis
a. Rekapitulasi Surat Masuk dan Keluar
Surat sebagai media komunikasi antara perusahaan dan peserta
jaminan sosial maupun pihak yang berhubungan dengan perusahaan.
Menurut Purwanto surat adalah sarana komunikasi yang digunakan
42
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak

lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis
(Purwanto, 2006:12),
Kegiatan ini berhubungan dengan surat masuk dan surat
keluar. Kegiatan pencatatan surat masuk maupun keluar perusahaan.
Berdasarkan hasil kegiatan KKI pencatatan surat masuk dan keluar
pada bidang umum & SDM dilakukan secara manual dan
menggunakan aplikasi microsoft excel.
Gambar 4. 1 Pencatatan Surat pada Buku Agenda Surat Masuk
Pencatatan surat terbaru yang dilakukan pada buku manual

yang dinamakan Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
dimana di dalam buku ini terdapat kolom-kolom pencatatan, yaitu:
1. Nomor Urut
Nomor disini sama halnya nomor urut biasa yang terletak di
bagian paling kiri sebagai penomoran agar jumlah rekapan
dapat terlihat di penomoran tersebut yaitu 1,2, 3 dan
seterusnya.
2. Dari/Asal Surat
Kolom ini diisi perusahaan/pihak yang mengirimkan surat
atau darimana surat tersebut berasal.
43
3. Nomor Surat
Kolom ini diisi dengan nomor yang tertera pada surat.
Biasanya terletak diatas perihal. Nomor ini dinamakan nomor
surat.
4. Tanggal surat
Kolom tanggal disini adalah tanggal yang tertera pada surat,
letak tanggal surat biasanya di kanan atas maupun di kanan
bawah. Dalam pemberian tanggal surat pada suratkeluar
biasanya disesuaikan dengan tanggal dimana surat dibuat.
5. Disposisi
Kolom disposisi hanya ada pada buku agenda surat masuk
sebagai informasi pihak yang diberi perintah sesuai dengan
isi surat
6. Isi Disposisi
Kolom ini berisi catatan informasi yang diperintahkan kepada
bagian atau pihak yang bersangkutan.
7. Perihal
Kolom ini disi dengan inti informasi, biasanya terdapat pada
perihal surat.
8. Paraf
Kolom ini berisi paraf apabila surat telah selesai di proses
dan diberi disposisi.
9. Kode Klasifikasi
Kode pada kolom ini diisi sesuai dengan kode klasifikasi
menurut isi pesan. Jika berhubungan dengan keuangan maka
kode klasifikasi yang diberikakan sesuai dengan keuangan
yaitu KU. Keuangan akan terbagi lagi menjadi beberapa kode
klasifikasi, kuitansi jaminan dan voucer masuk kedalam kode
klasifikasi KU.03. 01.
- KU sebagai jenis berkasnya yaitu keuangan
- 03 sebagai nomor rak penyimpanan boks,
44
- 01 sebagai nomor boks sebagai tempat penyimpanan

berkas sebelum diletakan pada rak.
Kode ini digunakan untuk memudahkan dalam pengarsipan
berkas dan penemuan kembali berkas.
Gambar 4. 2 Rekapitulasi Surat Pada Microsoft Excel
Rekapitulasi surat masuk dan keluar merupakan kegiatan

pencatatan kembali data surat yang telah selesai di disposisi
maupun yang telah diarsipkan menggunakan aplikasi Microsoft
Excel, kolom-kolom yang terdapat pada Microsoft Excel tidak
sama dengan yang ada di Buku Agenda, yaitu:
1. Nomor
seterusnya.
2. Kode Klasifikasi
Kode klasifikasi disini sama dengan yang ada di buku
agenda surat masuk.
3. Tanggal Surat
Tanggal dsini sama dengan tanggal pada buku agenda surat.
45
4. Nomor Surat
Nomor surat disini sama dengan nomor surat pada buku
agenda surat.
5. Perihal
Perihal disini sama dengan perihal pada buku agenda surat.
6. Asal surat
Kolom asal surat disini sama dengan asal surat pada buku
agenda.
7. Unit/Tujuan Penerima
Kolom disini diisi pihak yang dituju pada surat baik surat
masuk maupun surat keluar.
8. Jumlah Lembar
Kolom ini diisi dengan jumlah lembar surat, biasanya
tertera pada jumlah lampiran surat yang letaknya dibawah
nomor surat.
9. Tingkat Perkembangan
Pada bagian ini diisi surat tersebut asli atau fotocopy. Jika
asli maka diisi “ASLI” jika tidak maka sebaliknya yaitu
fotocopy.
10. Keterangan
Pada kolom ini diisi “MASUK” untuk surat masuk
“KELUAR” untuk surat keluar.
11. Nomor Boks
Pada kolom ini diisi sama dengan yang ada di buku agenda.
b. Rekapitulasi Kuitansi Jaminan dan Voucer
Kuitansi jaminan dan voucer disini merupakan berkas lama
yang disimpan di ruang arsip dimana berkas ini masih dibutuhkan.
Arsip menurut Sugiarto mengemukakan arsip adalah “kumpulan
dokumen yang di simpan secara teratur berencana karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali’’ (Sugiarto, 2005: 5)
46
Gambar 4. 3 Rekapitulasi Voucer Umum & Jaminan
Rekapitulasi yang dilakukan menggunakan Microsoft Excel

sama seperti rekapitulasi surat masuk dan keluar hanya saja ada
beberapa perbedan, yaitu :
1. Nomor
seterusnya.
2. Kode klasifikasi voucer maupun kuitansi jaminan
Kode yang tertera disini adalah kode dari jenis berkas
tersebut. Setiap perihal akan berbeda dalam pemberian kode
klasifikasi. jika berhubungan dengan keuangan maka kode
klasifikasi yang diberikakan sesuai dengan keuangan yaitu
KU. Keuangan akan terbagi lagi menjadi beberapa kode
klasifikasi, kuitansi jaminan dan voucer masuk kedalam kode
klasifikasi KU.03. 01.
- KU sebagai jenis berkasnya yaitu keuangan
-
- 03 sebagai nomor rak penyimpanan boks,
47
- 01 sebagai nomor boks sebagai tempat penyimpanan

berkas sebelum diletakan pada rak.
Kode ini digunakan untuk memudahkan dalam pengarsipan
berkas dan penemuan kembali berkas.
3. Kode Transaksi Kuitansi Jaminan dan Voucer
Kode transaksi ini berbeda dengan kode klasifikasi, kode
transaksi berisi kode yang berisi tanggal, kode, dan urutan
transaksi. Kode 13121999RB802 20139 yaitu :
- 13 sebagai tanggal transaksi
- 12 sebagai bulan transaksi
- 1999 sebagai tahun transaksi
- RB802 sebagai kode jaminan
- 20139 sebagai urutan transaski yang masuk
4. Jumlah Rupiah
Merupakan jumlah yang tertera pada kuitansi dan voucer
yang harus dibayarkan oleh peserta kepada perusahaan.
5. Keterangan Transaksi
Kolom ini berisi nama dan perusahaan peserta BPJS
Ketenagakerjaan berasal.
6. Jumlah berkas
Jumlah berkas yang dilampirkan pada kuitansi jaminan dan
voucer.
7. Tingkat Perkembangan
Tingkat perkembangan disini berarti kuitansi atau voucer
tersebut asli atau fotocopy.
8. Keterangan
Nama kanto daerah, seperti semarang, purwodadi,
purwokerto dan lainnya.
9. Nomor Boks
Nomor boks disini ditulis 1- 30 karena dalam penyimpanan
kuitansi dan voucer hanya 1- 30 boks/rak.
48
2. Penangana Korespondensi Bisnis dalam Pengarsipan

Menurut Sugiarto (dalam 2005: 5) arsip adalah “kumpulan
dokumen yang di simpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali’’.
Penanganan korespondensi bisnis sebagai penunjang fungsi surat
sebagai pengingat dalam bentuk pengarsipan mencangkup pengurusan
dan penyediaan peralatan arsip, antara lain:
a. Pembuatan Skat/ Guide
Merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok
masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai
dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip. Guide
terbuat dari karton tebal (supaya dapat tegak), memiliki bagian
yang menonjol dan dinamakan tab.
Penulis membuat guide dari kertas yang sudah tersedia
dengan warna yang berbeda-beda sesuai dengan masalah/perihal
surat. Warna kertas guide yang digunakan antara lain: merah,
orange, hijau, biru muda, coklat, kuning. Bentuk kertas guide
yang digunakan yaitu map yang tak ada penutup seperti map pada
umumnya dan terdapat sisi yang menonjol yang berfungsi
meletakkan klasifikasi arsip.
Penulis menggunakan beberapa peralatan dalam
pembuatan guide arsip, yaitu : kertas karton, klasifikasi yang
sudah dicetak, gunting, selotip. Cara pembutan guide arsip, yaitu:
1. Karton di lipat menjadi dua, dengan posisi bagian menojol di
depan.
2. Cetakan klasifikasi arsip di letakkan pada bagian menojol
pada kertas karton.
3. Rekatkan dengan menggunakan selotip.
49
Gambar 4. 4 Pembuatan Guide/ Skat Berkas Arsip yang Belum Diberi

Kode Klasifikasi
Gambar 4. 5 Pembuatan Guide/ Skat yang Sudah di Beri Kode Klasifikasi
b. Memperbaharui Informasi Berkas Bisnis Pada Gudang

Arsip
50
Gambar 4. 6 Penggantian Label Boks dengan Menyamakan Informasi Pada

Berkas
Penggantian label boks sebagai bentuk persiapan dalam

mengikuti perlombaan kearsipan kantor wilayah se-Indonesia.
Penulis mengganti label boks pada gudang arsip dalam waktu 3
hari. Penggantian label boks dilakukan dengan mencatat kembali
informasi berkas pada label terbaru, yaitu tahun, bulan, nomor
voucer (apabila jenis berkasnya voucer umum).
3. Rekapitulasi Perolehan NPP

51
Gambar 4. 7 Rekapitulasi Perolehan NPP (Nomor Pendaftaran Peserta)
Penulis melakukan kegiatan rekapitulasi perolehan NPP dari

masing-masing kode kantor dan pembina dijadikan satu excel pada
kolom-kolom yang tersedia.
a. Kode Kantor
Setiap kantor cabang memiliki kode kantor dalam
mendaftarkan peserta BPJS Ketenagakerjaan sehingga ketika
memperoleh peserta sudah secara otomatis masuk ke kode
kantor. Jadi dapat dilihat jumlah NPP (Nomor Pendaftaran
Peserta) yang masuk dari kode kantor tersebut.
b. Pembina
Setiap kantor cabang memiliki staff marketing dalam mencari
peserta BPJS Ketenagakerjaan. Pada kolom ini diisi nama
pembina yang mendaftarkan peserta. Setiap pembina memiliki
akun sebagai sistem pendaftaran peserta.
c. NPP (Nomor Pendaftaran Peserta)
Pada kolom ini berisi nomor pendaftaran peserta yang
diperoleh dari sistem.
d. Pemberi Kerja
52
Bagian ini berisi perusahaan/tempta peserta BPJS

Ketenagakerjaan bekerja.
e. BLTH (Bulan Tahun) Kepesertaan
Pada bagian ini berisi bulan dan tahun kepesertaan aktif.
f. Jumlah TK
Jumla tenaga kerja yang aktif menjadi peserta di
perusahaan/tempat bekerja.
g. Jumlah Iuran
Jumlah yang harus dibayarkan kepada pihak BPJS
Ketenagakerjaan.
4. Menghitung dan Finalisasi Besar Iuran serta penulisan
formulir (slip) pembayar Peserta BPJS Ketenagakerjaan
Gambar 4. 8 Kegiatan Finalisasi dan Penulisan Slip Pembayaran Peserta

53
Gambar 4. 9 Finalisasi Pembayaran Kepesertaan Melalui sistem SIPP(Sistem

Pelaporan Peserta)
Kegiatan ini dilakukan melalui sistem online penghitungan

iuran yaitu SIPP (Sistem Informasi Pelaporan Perusahaan) yang
terdiri dari dua tahap. Kegiatan ini dimulai dengan beberapa tahap
yaitu (https://sipp.bpjdketenagakerjaan.go.id diakses pada tanggal
20 Oktober 2018):
a. Tahap awal dimulai dengan mengakses website resmi, yaitu
https://sipp.bpjdketenagakerjaan.go.id dan login dengan
username dan password yang telah disediakan.
b. Setelah masuk akun, langkah selanjutnya memilih kelurahan
yang akan dihitung besar iuran di bulan pembayaran (Pastikan
tertera iuran untuk bulan yang akan dibayarkan, contoh :
periode Agustus, maka pastikan data merupakan data periode
Agustus).
c. Menghitung iuran dengan cara klik “HITUNG IURAN” lalu
klik “OK”
d. Setelah besar iuran telah terhitung, maka langkah selanjutnya
adalah finalisasi dengan cara klik “FINALISASI” lalu “OK”.
54
Gambar 4. 10 Pengisian Slip Pembayaran Peserta
Setelah melakukan finalisasi kemudian mengisi formulir

pembayaran iuran peserta pada lembar slip yang telah disediakan.
Bagian-bagian yang perlu diisi pada slip pembayaran antara lain:
a. Tanggal, tanggal yang tertera pada slip merupakan tanggal
pembayaran iuran tersebut. Jika pembayaran melewati tanggal
yang tertulis maka, perlu penambahan tanda tangan disamping
tanggal dan tanda tangan penyetor.
b. Mata Uang, pada slip terdapat dua pilihan mata uang yaitu
rupiah atau valuta asing maka, pilih rupiah.
c. Jenis Setoran, pada bagian ini centang pada kotak tunai.
d. Penerima, pada bagian ini diisi BPJS TK
e. No. Pelanggan, pada bagian diisi kode pembayaran peserta
yang berada di sistem SIPP.
f. Penyetor/ Rekening, pada bagian ini diisi nama penyetor dan
pemilik rekening.
g. Alamat, bagian ini diisi alamat dari pemilik rekening
h. Tujuan transaksi, bagian ini diisi “iuran”
i. Jumlah dan terbilang, diisi dengan besar iuran yang harus
dibayarkan sesuai dengan yang tertera pada sistem SIPP
Setelah terisi semua maka, slip pembayaran di bawa ke
bank untuk segera diproses pembayara iuran peserta. Pada Kantor
55
Wilayah BPJS Ketenagakerjaan Jateng & DIY sendiri terdapat

Bank Mandiri sehingga dapat dengan cepat proses pembayaran
kemudian di validasi oleh teller yang bertugas kemudian
mengembalikan slip kepada pihak penyetor.
5. Memetakan Relasi Bisnis Melalui Program FONDASI (Foto,
Tandai, Akuisisi)
Gambar 4. 11 Project FONDASI (Foto Tandai Akuisisi) Calon Peserta BPJS

Ketenagakerjaan
Project FONDASI (Foto Tandai Akuisisi) dari bagian IT.

Project ini merupakan program kerja inovasi dari Asisten Deputi
Wilayah Bidang Teknologi Informasi. Dimana sebelum memulai
penulis melakukan briefing dengan Asisten Deputi Wilayah Bidang
Teknologi Informasi. Membahas penjelasan cara pelaksanaan
project FONDASI. Project ini mencari titik koordinat dari sebuah
perusahaan yang merupakan calon peserta melalui google map.
Survey lapangan juga dilakukan bersama Asisten Deputi Wilayah
Bidang Teknologi Informasi guna memperluas kepesertaan BPJS
Ketenagakerjaan di daerah Industri Candi dengan mencari
peusahaan yang berpotensi menjadi calon peserta BPJS
Ketenagakerjaan.
56
Tahap-tahap pelaksanaan Project FONDASI, yaitu :

a. Buka dokumen kepesertaan yang telah disediakan.
b. Klik pada kolom alamat perusahaan. Lalu pilih copy.
c. Buka google map pada google.com.
d. Pilih paste pada pencarian.
e. Pilih google map mode satellite.
f. Telusuri perusahaan pada satelite mode.
g. Screencapture gambar perusahaan tersebut dengan aplikasi
snipping tools pada laptop.
h. Simpan foto tersebut sesuai dengan NPP (Nomor Pendaftaran
Peserta).
i. Copy titik koordinat pada google map tersebut. Lalu paste pada
kolom dokumen kepesertaan yang ada.
6. Survey Lapangan dalam Perluasan Kepesertaan
Penulis diberi kesempat melakukan survey lapangan dalam
memperluas kepesertaan bersama dengan Asisten Deputi Wilayah
Bidang Informasi Teknologi dengan menggunakan kendaraan
kantor menuju daerah Kawasan Industri Candi. Pada survey ini
penulis di ajarkan mendaftarkan perusahaan yang berpotensi
menjadi peserta BPJS Ketenagakerjaan melalui sistem dengan
memasukkan nama perusahaan, alamat perusahaan, foto
perusahaan dan simpan.
57
Gambar 4. 12 Survey Potensi Calon Peserta BPJS Ketenagakerjaan
7. Mempererat Relasi Bisnis Ke Oemah Herborist Victoria

Indonesia
Gambar 4. 13 Kunjungan ke Oemah Herborist Victoria Indonesia
PT Victoria Care Indonesia merupakan perusahaan

manufaktur berlokasikan di Kota Semarang. Perusahaan ini
memiliki investasi USD 10.000.000 dan 500 pekerja di area 10.000
meter persegi. Perusahaan yang memiliki visi menjadi perusahaan
terkemuka di bidang kosmetik, perlengkapan mandi dan perawatan
kesehatan di pasar Indonesia. Misi perusahaan ini memperluas dan
meningkatkan kehidupan manusia dengan menyediakan produk
58
kosmetik, peralatan mandi dan perawatan kesehatan berkualitas

tinggi.
Kunjungan perusahaan menjadi kegiatan BPJS
Ketenagakerjaan dalam mempererat hubungan kerja sama yang ada
antara BPJS Ketenagakerjaan dengan PT Victoria.
8. Mendaftarkan Peserta BPJS Ketenagakerjaan yang Mengikuti
Lomba PORPROV Bentuk Relasi dengan Pemerintah Kota
Pekan Olahraga Provinsi (PORPROV) merupakan kegiatan
perlombaan cabang olahraga yang diadakan 4 tahun sekali. Penulis
dipercaya mendaftarkan peserta lomba oleh bagian Marketing
Officer yang jumlahnya 7.850 peserta melalui sistem , yaitu
SMILE (Sistem Perlindungan Pekerja). Ada beberapa tahapan
dalam mendaftarkan peserta lomba PORPROV, antara lain :
a. Setting laptop ke jaring LAN (Local Area Netrwork)
b. Sambungkan dengan kabel LAN
c. Buka website
http://smile.bpjsketenagakerjaan.go.id/smile/login.bpjs
d. Login, Pilih MO (Marketing Officer)
e. Menu Favorite
- Pilih Pemberi Kerja
- Cek Data
- Pilih New
 Nama Pemberi Kerja
Diisi (Cabor (nama cabor) – Kabupaten
 Alamat
Diisi alamat yang sudah ada di “Notpead)
 Kode Pos
Diisi dengan mencari di pencarian kode pos “Karang
Rejo”
 Telephon
Sesuai yang ada di Noteped
 Pilih “Mendaftar”
59
- Muncul tampilan baru berisi kolom-kolom yang masih

kosong (Step 1 membuat NPP (Nomor Pendaftaran Peserta)
 Sumber Data
Pada kolom ini pilih “Kementrian, lembaga dan lain-
lain”
 Bahan Hukum
Pilih “lain-lain”
 Kepemilikan
Pilih “lain-lain”
 Daftar Kode ILO
Pilih “Olahraga Risiko Sangat Rendah”
 Aset
Diisi “10.000.000”
 Omset
Diisi “5.000.000”
 Program
Program yang muncul otomatis “JKK, JKM” sudah
menyesuaikan dengan aset dan omset. Tetapi jika
tidak muncul, maka pilik program “JKK, JKM” pada
kolom
 Struktur Badan
Pilih “Pusat”
 Nomor Izin Usaha
Diisi dengan copy nomor dari Notepad, yaitu “Nomor
SIUP”
 NPWP
Diisi dengan copy NPWP dari Noteped yang tersedia
 Nama Kontak
Diisi dengan “GHONI” penanggung jawab peserta
 Jabatan
Diisi dengan “ADMIN”
60
 No. Telephone
Diisi dengan copy nomor HP (Hand Phone) dari
Noteped yang tersedia
 E-Mail
Diisi dengan copy e-mail dari Noteped yang tersedia
 Klik “Save” sampai muncul NPP (Nomor Pendaftaran
Pesrta)
 Kemudian akan muncul tampilan kolom yang tadi
diisi dan NPP
 Copy NPP pada Excel
NPP dapat digunakan lagi sewaktu-waktu sebagai
data perolehan peserta maupun sebagai pendaftar
untuk membuka lagi data pada pemiliki NPP.
- Step II (Pendaftaran Tenaga Kerja)
 Klik “Pendaftaran Tenaga Kerja” pada “Menu
Favorite”
 Entry Tenaga Kerja pada Kolom yang Kosong (Data
dari excel yang tersedia)
 No. Identitas
Diisi nomor KTP peserta
 Klik pada kolom “Valid”
Maka data diri diri peserta akan muncul secara
lengkap pada kolom data diri.
 Klik pada kolom “Copy” sebagai pengisian
alamat tinggal saat ini.
 Kolom NPWP
Pada kolom NPWP ini diisi “0”
 Kolom Upah Terakhir
Pada kolom ini diisi “2.310.100”
 Klik “Save” dan entry tenaga kerja lagi sampai
tenaga kerja pada cabang olahraga tersebut
selesai terdaftar semua.
61
Perlombaan PORPROV hanya berlangsung beberapa hari,

setelah selesai penyelenggaraan PORPROV kepesertaan akan
diberhentikan pada bulan selanjutnya. Maka penulis juga melakukan
kegiatan pemberhentian kepesertaan karena telah selesainya
perlombaan PORPROV 2018.
E. Kegiatan Inisiatif Penulis
Selain tugas-tugas yang diberikan, penulis melaksanakan beberapa hal
yang menjadi tanggung jawab penulis sebagai mahasiswa Kuliah Kerja
Industri pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda
Semarang, antara lain:
1. Memberikan Pelayanan Kepada Calon Peserta yang Ingin Bertemu
dengan Pihak Markeitng
Hal ini tidak diminta atau ditugaskan oleh pihak perusahaan, akan
tetapi sebagai mahasiswa Ilmu Komunikasi menjaga citra perusahaan
dalam memberikan pelayanan dengan kualitas pelayanan terbaik
kepada calon pesrta menjadi kewajiban yang harus dilakukan dalam
melaksanakan Kuliah Kerja Industri. Pelayanan dan menjaga citra
baik perusahaan masuk pada perkuliahan dikampus. Oleh sebab itu
perlunya mempraktikan dan menggunakan ilmu yang telah dipelajari
selama masa perkuliahan dikampus.
Kualitas pelayanan merupakan dasar bagi pemasaran jasa, karena
inti produk yang dipasarkan adalah suatu kinerja (yang berkualitas),
dan kinerjalah yang dibeli, oleh karena itu kualitas kinerja pelayanan
merupakan dasar bagi pemasaran jasa. Kualitas pelayanan diberikan
untuk menciptakan kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan menurut
Westbrook & Reilly bahwa Kepuasan Pelanggan merupakan respon
emosional terhadap pengalaman-pengalaman berkaitan dengan produk
atau jasa tertentu yang dibeli, gerai ritel, atau bahkan pola perilaku
(seperti perilaku belanja dan perilaku membeli) serta pasar secara
keseluruhan (Ajeng Utami Ikasari, 2013: 4).
Kepuasan pelanggan yang terbentuk dari kualitas pelayanan
diharapkan dapat membangun citra perusahaan yang positif.
62
Pengertian citra perusahaan menurut Adon (2006) adalah kesan atau

suatu impresi mental atau suatu gambaran dari sebuah perusahaan di
mata para khalayak yang terbentuk berdasarkan pengetahuan serta
pengalaman mereka sendiri. Citra dengan sengaja perlu diciptakan
agar bernilai positif (Soemirat, 2003: 113).
2. Mengatur Jaringan LAN (Local Area Network) pada Laptop pihak
marketing
Hal ini sudah menjadi tugas peserta Kuliah Kerja Industri untuk
membantu pihak yang membutuhkan bantuan. Karyawan biasanya
bekerja menggunakan komputer yang disediakan oleh perusahaan dan
telah tersetting dalam penggunaan sistem. Akan tetapi pada saat
tertentu perlu penggunaan laptop dalam mengerjakan pekerjaan dan
tersabung dengan sistem. Maka penulis membantu dalam menyeting
laptop dengan sambungan LAN serta membuka alamat sistem.
3. Mengkoordinir Pelaporan/ Pengumpulan Pekerjaan Mahasiswa
Magang di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY
Pemuda Semarang
Setiap mahasiswa magang diberi tugas setiap harinya dan harus
diselesaikan pada hari itu juga. Jumlah mahasiswa magang yang tidak
hanya satu orang tetapi ada beberapa orang perlu ada penanggung
jawab dalam pengumpulan pekerjaan. Penulis mengkoordinir
pengumpulan tugas agar lebih efektif dan efisien.
F. Kendala dalam Pelaksanaan Kuiah Kerja Industri (KKI) pada BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang
Selama penulis melaksanakan KKI ada beberapa kendala dalam
pelaksanaan, antara lain :
1. Kurangnya Koordinasi dalam Pengurusan Persiapan Kegiatan Rapat
Pihak perusahaan sering melakukan rapat, persiapan ruangan
yang dadakan menjadi kendala mahasiswa magang yang harus siap
dipindahkan dengan membawa peralatan dan berkas kerja. Hal ini
menjadi faktor ganguan dalam bekerja, karena harus berpindah dengan
63
membawa peralatan sehingga menggangu waktu dan semangat

bekerja.
2. Jumlah Mahasiswa Magang yang Terlalu Banyak
Hal ini menjadi gangguan dalam bekerja, karena banyaknya
mahasiswa magang ruanga kerja terlalu penuh, bekerja menjadi
kurang fokus dan suasana kerja menjadi tidak kondusif.
G. GAP Theory dan Kenyataan
Kegiatan komunikasi bisnis perusahaan digunakan sebagai pencapaian
tujuan perusahaan. Komunikasi bisnis dapat terjadi antarpribadi,
antarorganisasi, komunikasi massa dan komunikasi publik. Komunikasi
massa perusahaan dapat digunakan dalam penyebaran informasi produk
maupun informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat mengenai informasi
perusahaan. Pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah V Pemuda
Semarang kurang memanfaatkan media massa khusunya media sosial yang
digunakan masyarakat sebagai tempat pencarian informasi baik jasa maupun
produk.
Media sosial BPJS Ketenagakerjaan hanya dikelola oleh Kantor Pusat
dan terbatas informasi program serta kegiatan yang dilakukan Kantor Pusat.
Informasi yang terkait program jaminan dan kegiatan yang dilakukan BPJS
Ketenagakerjaan Kantor Wilayah V belum di informasikan kepada
masyarakat. Sedangkan masyarakat Semarang yang ingin mengetahui
informasi BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah V khusunya mengenai
program jaminan harus datang langsung ke kantor. Kurangnya pemanfaatan
pada penggunaan media sosial pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah
V menjadi tidak adanya komunikasi yang terjalin dengan masyarakat maupun
kepesertaan yang telah bergabung. Selain itu tidak tercapainya tujuan utama
dari komunikasi bisnis yaitu sebagai pemberi informasi
H. Perbandingan Kegiatan Magang di Astra Motor Gajah Mada
Semarang & BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng dan D.I.Y.
Pemuda Semarang
Selain magang di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng dan DIY.
Penulis juga berkesempatan untuk melaksanakan magang di Astra Motor
64
Gajah Mada Semarang. Kegiatan magang di dua perusahaan ini sangat

berbeda. Kegiatan magang pada Astra Motor Gajah Mada Semarang yang
dilaksanakan penulis pada 2 Mei – 4 Juli 2018 dilakukan pada bagian Claim
Processor dan Pelayanan Faktur. Adupun kegiatan magang penulis yang
dilakukan selama magang di Astra Motor Gajah Mada Semarang, antara lain:
1. Membuat Faktur Pembelian Kendaraan
Mahasiswa magang bertanggung jawab dalam membuat surat
faktur pembelian kendaraan seluruh Jawa Tengah dan DIY berbagai
tipe motor. Faktur pembelian berisi nama, alamat, tipe kendaraan,
nomor mesin, nomor rangka dan tanggal pencetakan. Mahasiswa
magang dalam melaksanakan tugas ini selalu berkoordinasi dengan
kepala bagian Faktur dalam pembuatan faktur pembelian melihat kode
dari setiap wilayah berbeda, seperti Kota Semarang dan luar Kota
Semarang.
2. Membuat STNK Motor Pelanggan
Mahasiswa magang membuat STNK motor pelanggan dengan
menggunakan aplikasi desian, yaitu Corel Draw dengan mengisi
nama, alamat, nomor pendaftaran, nomor mesin, nomor rangka, warna
mesin, tanggal pembuatan dan tanggal batas akhir penggunaan.
Setelah diisi disimpan dalam bentuk JPG dan diberikan kepada bagian
Claim Processor untuk tindak lanjut dengan pihak bersangkutan yaitu
kepolisian mengenai cap .
3. Melayani Tamu dalam Pengambilan Faktur Pembelian
Kendaraan
Mahasiswa magang membantu dalam pelayanan pengambilan
faktur pembelian kendaraan dengan menanyakan terlebih dahulu
keperluannya dan dari AHASS (Kantor Cabang Penjualan Astra
Motor) mana, kemudian memberikan faktur pembelian serta meminta
pihak pengambil untuk bertanda tangan pada buku pengambilan faktur
kendaraan.
4. Membuat Pengajuan Klaim
65
Mahasiswa magang membuat berkas pengajuan klaim pelanggan

yang sudah mengumpulkan kepada setiap AHASS kemudian di rekap
menjadi satu dalam bentuk berkas yang berisi nomor mesin atau
rangka mesin dan keadaan sebelum dan sesudah di diperbaiki
kemudian diajukan kepada bagian Claim Processor.
5. Input Data Warranty Claim Customer
Mahasiswa magang membantu data klaim garansi pelangga yang
berisi data pelanggan, tanggal pembelian kendaraan, tanggal mulai
perbaikan dan selesai, jumlah total yang harus dibayar. Input data
menggunakan sistem dengan menggunakan jaringan LAN perusahaan.
Kegiatan magang di Astra Motor Gajah Mada Semarang lebih banyak
kepada kegiatan pelayanan dan data pelanggan sehinnga banyak komunikasi
bisnis yang terjadi. Sebagai perusahaan dengan kegiatan menggunakan data
pelangga pihak Astra sangat menjaga kerahasiaan data pelanggannya. Setiap
karyawan mematuhi kode etik yang diterapkan oleh perusahaan. Seluruh
karyawan Astra Gajah Mada Semarang sangat baik dan welcome kepada anak
magang sesuai dengan suasan organisasi yang mengasikan dan tetap
profesional. Hal ini berbanding terbalik dengan kegiatan magang yang
dilaksanakan di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng dan DIY,
kegiatan mahasiswa magang pada kegiatan korespondensi bisnis dan kurang
percaya penuh dengan tugas tertentu dan kegiatan sering tidak melibatkan
mahasiswa magang, serta kurang welcome dengan mahasiswa magang dan
suasana organisasi yang terlihat penuh tekanan tugas. Sehingga terkadang
komunikasi bisnis dalam organisasi khusunya komunikasi antarpribadi
dengan pihak perusahaan dana mahasiswa magang sering kurangnya
koordinasi contoh pada penggunaan ruang rapat.
66
BAB V
PENUTUP
Dari hasil pengamatan selama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Industri

(KKI) di Bidang Umum dan SDM BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng
& DIY Pemuda Semarang, dapat diambil kesimpulan dan saran :
A. Kesimpulan
Berdasarkan pada pembahasan yang telah diuraikan pada bab – bab
sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan – kesimpulan antara lain :
1. Penanganan korespondensi bisnis pada BPJS Ketenagakerjaan Kantor
Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang sudah sesuai dengan
penggunaan buku agenda serta monitoring surat masuk aktif
menggunakan aplikasi microsoft excel yang mempermudah dalam
melihat kembali surat jika dibutuhkan.
2. Kegiatan pengarsipan sebagai fungsi surat di BPJS Ketenagakerjaan
Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda Semarang masih belum maksimal
karena dalam penginputan kode arsip yang selalu berubah-ubah.
3. Pendaftaran peserta menggunakan SMILE (Sistem Perlindungan Peserta)
masih kurang maksimal karena sistem sering pending karena banyaknya
karyawan yang menggunakan.
4. Kegitan FONDASI sebagai project bagian IT sangat baik, karena
mempermudah dalam menemukan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan
baik yang sudah menjadi calon peserta maupaun yang berpotensi menjadi
calon peserta.
5. Finalisasi dan pembayaran menggunakan sistem SIPP (Sistem Pelaporan
Peserta) sangat baik, karena mempermudah dalam penghitungan dan
pembayaran kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan.
6. Koordinasi yang terjadi antara pihak perusahaan bagian penyiapan ruang
rapat dan mahasiswa magang masih kurang terjalin baik. Dimana ruang
rapat menjadi tempat kerja mahasiswa magang yang siap dipindahkan
sewaktu-waktu.
67
B. Saran
Dari hasil pengamatan, ada beberapa saran dari penulis yang mungkin
bermanfaat untuk meningkatkan kinerja dalam penanganan korespondensi bisnis
di Bagian Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY
Pemuda Semarang :
1. Alangkah baiknya sebelum penginputan kode arsip pada rekapitulasi
arsip baik voucer maupun surat yang telah diarsipkan mahasiswa magang
diberi lembar kode arsip dari masing-masing perihal sehingga tidak
terjadi kesalahan penginputan yang berkali-kali.
2. SMILE (Sistem Perlindungan Peserta) sebagai pendukung kelancaran
kerja, alangkah lebih baik dalam kecepatan akses sistem ditambah
dengan disesuaikan jumlah karyawan agar tidak sering pending ketika
bekerja
3. Mahasiswa magang hendaknya dibagi ke beberapa bagian. Dikarenakan
dalam satu ruang terlalu banyak mahasiswa magang sehingga suasana
ruangan dan kerja tidak kondusif.
4. Kegiatan rapat di perusahaan menjadi agenda yang sering dilakukan.
Pengurusan ruangan menjadi tugas penting sebelum rapat dimulai. Ruang
rapat menjadi tempat kerja Mahasiswa Magang alangkah baiknya
sebelum rapat dimulai pihak yang bertanggung jawab dalam pengurusan
ruang rapat melakukan koordinasi 1 atau 2 jam sebelum rapat di mulai.
Dikarenakan banyak peralatan dan berkas yang harus dipindahkan.
5. Alangkah baiknya BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah V Pemuda
Semarang memanfaatkan media sosial sebagai kemudahan komunikasi
dan penyampaian informasi sebagai tujuan komunikasi bisnis dengan
masyarakat atau kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan.
DAFTAR PUSTAKA
Curtis, Dan B., James J. Floyd, Jerry I. Winsor. 2004. Komunikasi Bisnis dan
Profesional. Jakarta: Rosda Jayaputra.
Dewi, Sutrisna.2006.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: CV. ANDI OFFSET.
Fiske, J. 2004. Cultural and Communication Studies : Sebuah Pengantar Paling
Komperhensif. (Terjemahan Yosal Iriantara dan Idi Subandy Ibrahim).
Yogyakarta: Jalasutra.
Gia, The Liang.2002. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf. Jakarta:
Visimedia.
Hasibuan, Malayu. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi
Asih.
Purwanto, Djoko.2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.
Sedarmayanti. 2017. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: CV. Mandar
Maju
Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto. 2003. Dasar-Dasar Public Relations.
Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Sugiarto, Agung dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.
Yogyakarta: Gava Media
Suprapto. 2004. Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Surabaya: Indah Surabaya.
Internet
https://sipp.bpjdketenagakerjaan.go.id. Diakses pada tanggal 20 Oktober 2018
pukul 19:06 WIB.
https://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/tentang-kami.html Diakses pada tanggal
20 Oktober 2018 pukul 20:01 WIB.
http://smile.bpjsketenagakerjaan.go.id/smile/login.bpjs Diakses pada tanggal 02
November 2018 pukul 19:20 WIB
68
Jurnal
Ajeng Utami Ikasari. 2013. Pengaruh Nilai Pelanggan dan Kualitas Pelayanan
Terhadap Kepuasan Pelanggan. Vol.2.No.2 : 1-8 Diambil dari :
https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jiab/article/download/2178/2198 (24
November 2018).
Resy Silvia Putu Sanusi. 2012. Perancangan Sistem Informasi Transaksi
Penjualan Rumah. Vol.09.No.23: 1-15. Diambil dari :
http://jurnal.sttgarut.ac.id/index.php/algor (24 November 2018).
69
70
LAMPIRAN
70
71
Lampiran 1. Foto Kuliah Kerja Industri (KKI)
Lampiran 1 1 Kunjungan ke Oemah Herboris Bersama Mahasiswa

Magang Universitas Lain
Lampiran 1 2 Foto Persisahan Berasama Kepala Bidang Umum dan SDM

(Tengah) dan Penyelia Magang (Kanan)
Lampiran 2. Formulir Biodata Peserta KKI
71
72
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
BIODATA PESERTA KULIAH KERJA INDUSTRI

PERIODE : SEMESTER (GANJIL/GENAP**) TAHUN AKADEMIK
2018/2019
NAMA : DEWI NUR TUNASIAH

NIM : A15.2015.00211
PROGRAM STUDI : ILMU KOMUNIKASI – S1
JENIS KELAMIN : PEREMPUAN
AGAMA : ISLAM
PEMINATAN : KOMUNIKASI BISNIS
ALAMAT SEMARANG : JL. NAKULA 1 NO. 68 PENDRIKAN
KIDUL SEMARANG TENGAH KOTA
SEMARANG
TELEPHONE/HP : 082221492382
Semarang, 28 November 2018

Mahasiswa
DEWI NUR TUNASIAH
Keterangan
*) Harap Diketik
**) Coret Yang Tidak Perlu
72

BPJS Korespondensi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BPJS Korespondensi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

KINERJA BIDANG UMUM DAN SDM DALAM PENANGANAN

Dewi Nur Tunasiah

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

Nama : Dewi Nur Tunasiah

Telah disetujui oleh :

Penyelia Lapangan Dosen Pembimbing

Prasetyo Agus Devi Purnamasari, M.I.Kom

Dr. Yuventius Tyas Catur P, S.Si, M.Kom Amida Yusriana M.I.Kom.

Nama : Dewi Nur Tunasiah

Telah disetujui oleh :

Ketua Program Studi Dosen Pembimbing

Dr. Yuventius Tyas Catur P, S.Si, M.Kom Devi Purnamasari, M.I.Kom

Tanggal Persetujuan: Tanggal Persetujuan:

Dewi Nur Tunasiah

LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI PADA BIDANG UMUM & SDM

BPJS Ketenagakerjaan merupakan program publik yang memberikan

BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................6

B. Korespondensi dalam Bisnis......................................................................13

C. Pembuatan Laporan Bisnis.........................................................................17

BAB III METODE PELAKSANAAN..................................................................20

A. Ruang Lingkup Kinerja..............................................................................20

B. Jadwal Kegiatan KKI Bidang Umum & SDM BPJS Ketenagakerjaan

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN...............................................................31

C. Korespondensi dalam Bisnis......................................................................33

D. Kegiatan Kuliah Kerja Industri BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah

F. Kendala dalam Pelaksanaan Kuiah Kerja Industri (KKI) pada BPJS

G. GAP Theory dan Kenyataan.......................................................................63

H. Perbandingan Kegiatan Magang di Astra Motor Gajah Mada Semarang &

Tabel 3. 1 Jadwal Kegiatan Kuliah Kerja Industri (KKI)....................................28

Gambar 3. 1 BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda

Gambar 4. 1 Pencatatan Surat pada Buku Agenda Surat Masuk 42

Gambar 4. 2 Rekapitulasi Surat Pada Microsoft Excel..........................................44

Lampiran 1 Foto Kuliah Kerja Industri ( KKI)....................................................71

bertanggung jawab dan kewajiban Negara untuk memberikan perlindungan

harus mampu menyelaraskan diri terhadap berbagai perkembangan serta

e. Memenuhi syarat dan kewajiban penulis dalam menyelesaikan

Komunikasi berawal dari kata communicatus dalam bahasa Latin

Menurut Wiliam C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam

Communication Today, proses komunikasi terdiri atas enam tahap, yaitu

b. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan

4. Bentuk Dasar Komunikasi Bisnis

bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan

b. Komunikasi Antar Organisasi

Sementara komunikasi dari bawah ke atasan biasa berupa

lembaga lain diseluruh dunia. Internet banyak digunakan untuk

B. Korespondensi dalam Bisnis

yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat

C. Pembuatan Laporan Bisnis

Laporan bisnis memiliki kegunaan sendiri dalam penyampaian

Laporan khusus tulisan ketika ada kebutuhan terhadap suatu

A. Ruang Lingkup Kinerja

voucer. Guide/sekat menjadi hal terpenting dalam penyimpanan berkas.

merupakan bagian dari PT Vctoria Care Indonesia dengan tujuan menjalin

Gambar 3. 1 BPJS Ketenagakerjaan Kantor Wilayah Jateng & DIY Pemuda

Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan Kantor

wilayah yang memiliki program publik memberikan perlindungan bagi

melindungi seluruh pekerja melalui 4 program jaminan sosial

ketenagakerjaan dan bertanggung jawab langsung kepada Presiden. BPJS

Ketenagakerjaan memiliki kantor pusat di Jakarta sebagai pusatdari segala

kegiatan program jaminan sosial. BPJS Ketenagakerjaan berdiri pada tahun

1977 dan membawahi beberapa kantor wilayah khususnya BPJS