PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI PENANGANAN
 
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI
 
DIREKTORAT KEPESERTAAN DANA PENSIUN TELKOM
 

 
(DEVELOPING OF WEB BASED APPLICATION PROGRAM FOR HANDLING
  INCOMING AND OUTGOING LETTERS IN DIRECTORATE OF MEMBERSHIP
  DANA PENSIUN TELKOM )

  TUGAS AKHIR

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat

dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III
Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis

Oleh :
DHEANY YUNINDA SAFITRI
095211005

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

2012

 
 

 
 

 
 

 
Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagimu, dan boleh jadi
(pula)
  kamu menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu; Allah
mengetahui, sedang kamu tidak mengetahui.
 
(Al-Baqoroh:216)
 

Ada dua cara menyebarkan cahaya.

Satu, menjadi sumber cahaya itu sendiri.
Dua, menjadi cermin yang memantulkannya ke segala penjuru.
(A non)

 
 

 
KATA PENGANTAR
 

 
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas rahmat serta
karunia
  yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir
  yang berjudul “Pembuatan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk Dan
Surat Keluar Berbasis Web Di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun
 
Telkom.” Tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu
 
persyaratan untuk menempuh kelulusan Program Studi Administrasi Bisnis D3
 
Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
  Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan tugas akhir ini masih
jauh dari sempurna, tidak terlepas dari kekurangan baik mengenai penyajian
maupun isinya. Hal ini disebabkan keterbatasan penulis dalam hal kemampuan
pengetahuan dan pengalaman. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan
kritik yang membangun dari semua pihak.

Bandung, Juni 2012

Penulis

 
 

 
UCAPAN TERIMA KASIH
 

 
Selama penulis mengerjakan laporan tugas akhir ini, penulis sangat
menyadari
  bahwa banyak keterlibatan dan bantuan dari beberapa pihak, baik
  secaara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dengan rasa hormat dan
ikhlas penulis mengucapkan terima kasih kepada:
 
1. Bapak Drs. Mukaram, M.Ed. M selaku pembimbing yang telah membimbing,
 
mengarahkan dan memberikan petunjuk dalam menyusun laporan tugas akhir
 ini. Terima kasih atas saran, ide, dan waktunya selama membimbing penulis

  hingga dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini.

2. Ayah dan Ibu tercinta, atas segala doa dan dukungan baik secara moril
maupun materil yang telah diberikan kepada penulis selama ini.
3. Bapak Drs. Dedi Sobarna Sutaji, M.Si selaku ketua jurusan yang telah
memberikan petunjuk, aturan, dan pedoman.
4. Ibu Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si selaku ketua program studi
Administrasi Bisnis D3 yang telah memberikan arahan kepada penulis sampai
kepada akhir penyusunan laporan tugas akhir.
5. Bapak Surono, BA. SE. sebagai wali kelas AB D3 yang selalu memberikan
arahan dan kasih sayang kepada kami.
6. Sekretaris, Kabid, Kabag, Officer dan staf Direktorat Kepesertaan Dana
Pensiun Telkom yang telah memberikan kesediaan waktu bagi penulis untuk
melakukan pengambilan data guna penyusunan laporan tugas akhir ini.
7. Terima kasih Frizky Dwi Fachrizal. You are the best for me, always support
me and always help me to finish this assignment. Thanks God give him to me.
8. Teman-teman seperjuangan kelas AB SPEKTA, terima kasih atas masukan
dan semangat yang telah diberikan selama menyusun dan menyelesaikan
laporan tugas akhir ini.
9. Adik, Sahabat serta Saudaraku yang selalu memberikan doa dan semangatnya
untuk penulis sehingga penulis selalu dapat melalui masa-masa sulit ketika
sedang menyusun laporan tugas akhir.

 
 

 
10. Semua pihak yang telah membantu selama penulisan laporan ini yang tidak
 
dapat disebutkan satu per satu, tetapi kalian semua selalu ada di dalam hatiku.
 

 
Penulis berharap semoga kebaikan mereka akan mendapatkan balasan dari
 
Allah SWT.
 

 
 

 
DAFTAR ISI
 

 
Halaman
KATA
  PENGANTAR ................................................................................ i
  UCAPAN TERIMA KASIH ...................................................................... ii
DAFTAR ISI .............................................................................................. iv
 
DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. vii
 
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. viii
DAFTAR
  TABEL ...................................................................................... x
  ABSTRAK .................................................................................................. xi
ABSTRACT ............................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................................ 1
1.2 Identifikasi Proyek ...................................................................... 3
1.3 Tujuan Proyek ............................................................................. 4
1.4 Manfaat Proyek ........................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Surat ........................................................................... 6
2.1.1 Pengertian Surat .................................................................. 6
2.1.2 Prinsip dan Peranan Penting Surat ....................................... 7
2.1.3 Fungsi Surat ......................................................................... 8
2.1.4 Jenis-Jenis Surat .................................................................. 9
2.2 Penanganan Surat ........................................................................ 11
2.2.1 Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali ..................... 12
2.2.2 Penanganan Surat Masuk Dengan Buku Agenda ................. 17
2.2.3 Penanganan Surat Keluar Dengan Buku Agenda ................. 22
2.3 Sistem Informasi Manajemen ........................................................ 24
2.3.1 Data ........ . ........................................................................... 26
2.3.1.1 Tingkatan Data .......................................................... 26
2.3.1.2 Database Management System ................................... 27

 
 

 
2.3.2 Informasi ............................................................................ 27
 
2.3.3 Otomatisasi Kantor .............................................................. 28
 
2.4 Perancangan Program .................................................................. 29
  2.4.1 Flowchart ............................................................................ 31
  2.4.2 Data Flow Digram (DFD) ................................................... 35
2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) .................................... 36
 
2.5 Alat Bantu Proyek ........................................................................ 39
 
2.5.1 Pengenalan Intranet dan LAN .............................................. 39
  2.5.2 Pengantar Pemrograman Aplikasi Berbasis Web .................. 40
  2.5.3 ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional ..... 41
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN PROYEK
3.1 Rancangan Proyek ...................................................................... 43
3.1.1 Gambaran Umum Dana Pensiun Telkom .......................... 43
3.1.1.1 Visi dan Misi ............................................................. 44
3.1.1.2 Kegiatan Pokok .......................................................... 44
3.1.1.3 Struktur Organisasi Dana Pensiun Telkom .................. 46
3.1.1.4 Struktur Organisasi Direktorat Kepesertaan Dapentel.. 47
3.1.1.5 Uraian Pekerjaan Direktorat Kepesertaan Dapentel .... 47
3.1.2 Perancangan DFD ............................................................. 49
3.1.3 Perancangan ERD ............................................................. 56
3.1.4 Perancangan Database ...................................................... 58
3.2 Prosedur Kerja ............................................................................ 59
3.3 Pembuatan Proyek ....................................................................... 61
3.3.1 Pembuatan Halaman Website pada Halaman ASP.NET ....... 61
3.3.2 Pembuatan Struktur Login dan Main Menu .......................... 63
3.3.3 Pembuatan Form ................................................................. 64
3.4 Hasil Kegiatan ............................................................................. 70
3.4.1 Kondisi Awal Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Di
Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ...................... 70
3.4.2 Hasil Perancangan dan Pembuatan Program ........................ 78
3.4.2.1 Tampilan Login dan Main Menu ................................ 78

 
 

 
3.4.2.2 Tampilan Form .......................................................... 80
 
3.4.3 Hasil Uji Coba Program ...................................................... 85
 
3.5 Pembahasan .................................................................................. 87
  3.5.1 Kondisi Awal Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
  Di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ................ 87
3.5.2 Perancangan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk
 
dan Surat Keluar Berbasis Web ............................................ 88
 
3.5.3 Pembuatan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk
  dan Surat Keluar Berbasis Web ............................................. 90
  3.5.4 Evaluasi Hasil Uji Coba Program ......................................... 91
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ................................................................................. 93
4.2 Saran ........................................................................................... 94
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 95
LAMPIRAN

 
 

 
DAFTAR LAMPIRAN
 

 
Lampiran 1 Surat Permohonan Izin ke Perusahaan
Lampiran
  2 Surat Balasan Izin dari Perusahaan
  Lampiran 3 Formulir Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir
Lampiran 4 Formulir Bimbingan Tugas Akhir
 
Lampiran 5 Transkrip Wawancara
 
Lampiran 6 Agenda Uji Coba Program
 
Lampiran 7 Form Uji Coba Program
  Lampiran 8 Surat Keterangan Lulus Uji Coba Program dari Perusahaan

 
 

 
DAFTAR GAMBAR
 

 
2.1 Format Kartu Kendali .......................................................................... 16
2.2   Contoh Lembar Pengantar Surat ........................................................... 19
  2.3 Contoh Lembar Disposisi ..................................................................... 20
2.4 Data Flow Diagram Symbols .............................................................. 36
 
3.1 Struktur Organisasi Dana Pensiun Telkom .......................................... 46
 
3.2 Struktur Organisasi Direktorat Kepesertaan Dapentel .......................... 47
3.3   DFD Level 0 ........... ........................................................................... 50
  3.4 DFD Level 1 Proses Penanganan Surat ............................................... 50
3.5 DFD Level 2 Proses 2 Penanganan Surat Masuk ................................. 52
3.6 DFD Level 3 Sub-Proses 2.1 Pencatatan Surat Masuk ......................... 53
3.7 DFD Level 3 Sub-Proses 2.2 Edit Surat Masuk ................................... 53
3.8 DFD Level 2 Proses 3 Penanganan Surat Masuk ................................. 54
3.9 DFD Level 3 Sub-Proses 3.1 Pencatatan Surat Keluar ........ ................. 55
3.10 DFD Level 3 Sub-Proses 3.2 Edit Surat Keluar ................................... 55
3.11 DFD Level 2 Proses 4 Penanganan Disposisi ....................................... 56
3.12 Perancangan Entity Relationship Diagram ........................................... 57
3.13 Prosedur Kerja ........ ............................................................................ 61
3.14 Tampilan Awal Pembuatan Halaman ASP.NET .................................. 62
3.15 Tampilan Pemilihan Web Location ...................................................... 63
3.16 Struktur Login ........... .......................................................................... 63
3.17 Struktur Main Menu ............................................................................ 64
3.18 Desain Form Tambah Data User ......................................................... 65
3.19 Desain Form Pencatatan Surat Masuk ................................................. 66
3.20 Desain Form Pencatatan Surat Keluar ................................................. 67
3.21 Desain Form Pencatatan Disposisi ....................................................... 68
3.22 Desain Form Pencarian Surat Masuk/Surat Keluar .............................. 68
3.23 Form Laporan ..................................................................................... 69
3.24 Contoh Lembar Disposisi di Dapentel ................................................ 73
3.25 Flowchart Prosedur Penanganan Surat Masuk di Direktorat

 
 

 
Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ................................................... 75
 
3.26 Flowchart Prosedur Penanganan Surat Keluar di Direktorat
 
Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ..................................................... 77
3.27  Tampilan Login .................................................................................... 79
  3.28 Tampilan Menu Pada Halaman Sekretaris ........................................... 79
3.29 Tampilan Form Tambah Data User ..................................................... 80
 
3.30 Tampilan Form Pencatatan Surat Masuk ............................................. 81
 
3.31 Tampilan Form Pencatatan Surat Keluar ............................................. 82
3.32  Tampilan Form Pencatatan Disposisi .................................................. 83
  3.33 Tampilan Form Pencarian Surat Keluar ............................................... 84
3.34 Tampilan Form Laporan ...................................................................... 85

 
 

 
DAFTAR TABEL
 

 
2.1 Perbandingan Pencatatan Surat Dengan Buku Agenda Dan Kartu
  Kendali ................................................................................................ 14

  2.2 Format Buku Agenda Tunggal ............................................................. 14

2.3 Format Buku Agenda Berpasangan Surat Masuk .................................. 15
 
2.4 Format Buku Agenda Kembar Surat Keluar ....................................... 15
 
2.5 Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar ........................... 18
2.6   Contoh Buku Verbal ............................................................................ 23
  2.7 Contoh Buku Ekspedisi Ekstern ............... . .......................................... 24
2.8 Contoh Buku Ekspedisi Intern ............................................................. 24
2.9 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem ................................... 32
2.10 Simbol Flowchart pada Sistem ............................................................ 33
2.11 Hubungan One to One ......................................................................... 37
2.12 Hubungan One to Many ....................................................................... 38
2.13 Hubungan Many to Many .................................................................... 38
3.1 Format Agenda Surat Masuk di Dapentel ............................................ 71
3.2 Format Agenda Surat Keluar di Direktorat Kepesertaan Dapentel ........ 76

 
 

 
ABSTRAK
 

 
Peran sistem informasi manajemen adalah untuk mempercepat
penyampaian
  informasi sehingga dapat membantu organisasi atau manajemen
untuk mempercepat mengambil keputusan. Selain itu, SIM berperan untuk
  membantu agar pekerjaan kantor dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan oleh organisasi. Salah satu pekerjaan kantor tersebut adalah
  penanganan surat. Penanganan surat sebagai salah satu kegiatan rutin dan penting
di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom masih dilakukan secara manual
dan  sederhana. Sehingga sekretaris dan pengolah sering kali menghabiskan
banyak waktu untuk menyampaikan, menyimpan, mencari dan mengontrol surat
 
beserta disposisinya. Hal tersebut tercermin dari sering terjadinya kehilangan
surat, disposisi tidak terkontrol dengan baik dan pengolah harus keluar dari meja
 
kantor untuk mencari surat kepada sekretaris. Oleh karena itu, perlu dibuat suatu
program aplikasi berbasis web yang digunakan untuk memecahkan masalah
penanganan surat di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom. Perancangan
program terdiri dari perancangan DFD sebagai alat bantu proses. Sedangkan ERD
dibutuhkan untuk mengetahui hubungan antar tabel database. Setelah dirancang,
program dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 Professional.
Hasil dari pembuatan program aplikasi penanganan surat ini adalah form-form
yang terdiri dari form tambah data user, form pencatatan surat yang mampu
menyimpan dan menampilkan informasi lebih banyak dibandingkan dengan buku
agenda, form pencatatan disposisi, form pencarian surat, form pencarian disposisi,
dan sebagai hasil akhir dari program ini adalah report yang berisi jumlah surat
masuk dan surat keluar yang diproses selama satu hari, satu bulan, atau satu tahun.
Setelah program selesai dibuat dan telah melalui tahap uji coba, maka dapat
disimpulkan bahwa program aplikasi penanganan surat ini dapat mempermudah
dan mempercepat sekretaris beserta pengolah dalam menyimpan, menyampaikan,
dan mencari surat dan disposisi.

Kata Kunci : Aplikasi, Disposisi, Pembuatan, Penanganan, Program, Surat,

Web.

 
 

 
ABSTRACT
 

 
The role of management information systems is to accelerate the delivery
of information
  that can help the organization or management to accelerate
decision-making. In addition, MIS contribute to help make office work can be run
  in accordance with the objectives set by the organization. One of office work is
handling of the letter. Handling of the letter as one of the routine and important
  activity in Directorate of Membership Dana Pensiun Telkom is still done
manually and simply. So the secretary often spend a lot of time to distribute, to
  to search, and to control its disposition of letter. This reflected in the
store,
frequent occurance of missing letters, the disposition is not well controlled and
 
processors need to get out from the office desk to find a letter to the secretary.
Therefore, need to be developed of a web-based application program used to
 
solve the problem of handling a letter in Directorate of Membership Dana
Pensiun Telkom. Program designed consist of the designing of DFD as tool of
process. Whereas the ERD is needed to determine the relation among database.
After designed, the program developed by using Microsoft Visual Studio 2010
Professional. The results of this application program for handling letters are user
data input form, letter record form that can store and display more information
than agenda books, disposition records form, letter search form, the disposition
search form, and as the end result of this program is a report that contains the
number of incoming and outgoing letter is processed for one day, one month or
one year. After the program finished and has gone through the test phase, it can
be concluded that the application program can facilitate and accelerate secretary
along with processor for handling of letter in the store, distribute, and find the
letter and disposition.

Keyword : Application, Disposition, Developing, Handling, Letter, Program,

Web.

 
 

 
DAFTAR PUSTAKA
 

 
Amsyah, Zulfikli. (2001) Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia
 
Pustaka Utama
  Barthos, Basir. (2005). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasra,
  dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
Dewi,
 
Chrisyanti Irra. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka
Publisher
 
Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manager dan Staf.
 
Jakarta : Visi Media.
Instalasi Microsoft Visual Studio 2010 . (t.t). Diambil tanggal 12 Mei 2012 dari
http://msdn.microsoft.com/enus/library/e2h7fzkw.aspx#installing.
Jhonsen. (2004). Membangun Portal Intranet Dengan Aplikasi Opensource
Moregroupware. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Struktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI
Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media
Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro. (2008). Manajemen Perkantoran Modern.
Cetakan Kedua. Jakarta: Penaku.
Laudon, Kenneth. C. & Jane. P. Laudon. (2008). Sistem Informasi Manajemen
Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat.
Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : CV.
Mandar Maju.
Nugroho, Eko. (2008). Sistem Informasi Manajemen KONSEP, APLIKASI, &
PERKEMBANGANNYA. Yogyakarta: Andi
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.
Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar
Maju.

 
 

 
Sedarmayanti. (2009). Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manejemen
 
Perkantoran. Bandung : CV Mandar Maju
 
Sentosa, Harip. (2005). Aplikasi Web ASP.NET sebagai Pelengkap Sistem
  Komputerisasi. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
  Sugiarto, Agus. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media
Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
 
Jakarta : Erlangga.
 
Suparjati. (2008). Surat Menyurat Dalam Perkantoran. Jakarta : Kanisius.
 
Suprapto. (2004). Pedoman Lengkap Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Surabaya
  : INDAH.
Susanto, Azhar. (2004). Sistem Informasi Manajemen, Konsep, dan
Pengembangannya. Bandung : Linggar Jaya.
Sutabri, Tata. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi
Sutanta, Edhy. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Graha Ilmu.
Suteja, Bernard Renaldy. (2006). Membuat Aplikasi Web Interaktif dengan ASP.
Bandung : INFORMATIKA.
Syafrizal, Melwin. (2005). Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta : STMIK
AMIKOM
Tri, (t.t). Definisi dan Simbol Flowchart. Diambil 12 Mei 2012 dari
http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15392/2+definisi+dan+sim
bol+Flowchart.pdf
Wahana Komputer. (2010). Belajar Pemrograman VB 2010. Andi Offset :
Yogyakarta.
William, Brian K dan Sawyer Stacey C. (2007). Using Information Technology.
Yogyakarta : UPP YKPN.
Wiludjeng SP, Sri. (2007). Pengantar Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu
Winarno, wing wahyu. (2004). Sistem informasi manajemen. Yogyakarta: UPP
AMP YKPN
Wursanto, Ignatius. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta :
Andi.

 
 

 
Yatimah, Durotul. (2009). Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran.
 
Bandung : Pustaka Setia.