Panduan Permohonan Restitusi

Kesehatan
Hak Akses Pegawai

Jakarta, 13 Juli 2021

Divisi Layanan Human Capital
PT PLN (Persero) Kantor Pusat
Login
1. Buka alamat web https://portalhc.pln.co.id
1 2. Login menggunakan akun email korporat PLN Holding. Username
tanpa domain.
Contoh : username = fulan.fulanah
3. Isikan hasil penjumlahan dari image captcha
4. Klik button LOGIN

Catatan :
2
1. Pastikan NIP sudah diinputkan pada email karena PortalHC
memanfaatkan NIP tersebut untuk menghubungkan dengan data
3 pegawai yang ada di PortalHC. Jika NIP belum diinputkan / NIP
salah silahkan hubungi service desk untuk mengkoreksinya.

4 2. Pastikan password tidak expired, jika expired silahkan mengganti

password melalui webmail PLN

www.pln.co.id |
Halaman Input Permohonan Restitusi
Kesehatan
• Input Permohonan Restitusi
01 Kesehatan
Input Permohonan Restitusi Kesehatan

1. Pilih menu User Self Service

2. Pilih sub menu Restitusi Kesehatan
3. Klik Button Buat
1

Catatan :
1. Secara default data yang ditampilkan ada permohonan
restitusi kesehatan bulan berjalan. Contoh : hari ini adalah
3
tanggal 13 Juli 2021 maka secara default data yang
2
ditampilkan permohonan yang sudah diinput pada bulan Juli
2021
2. Jika pegawai ingin melihat permohonan restitusi kesehatan
dibulan yang lalu dapat menggunakan fasilitas pencarian
Periode Permohonan (isikan range tanggalnya kemudian
klik button CARI)

www.pln.co.id |
Form Input
1. Isi form input data. Label yang memilki tanda (*) bersifat mandatory
2. File attachment harus bertipe .pdf dan maksimal 5 MB
3. Nama pasien diambil dari data keluarga SAP yang status medical
reimbursenya ditanggung
4. No HP harus diawali dengan kode negara. Contoh : 628532012345
5. Klik button Simpan

Catatan :
1. File Attachment merupakan kwitansi / dokumen pendukung dari Penerbit
Kwitansi sebagai evidence restitusi kesehatan. Soft file yang diupload harus
sudah ada materainya.
2. Jika ada data keluarga yang ditanggung tapi tidak muncul di dropdown Nama
Pasien silahkan hubungi Pelayanan HC Regional untuk dicek lebih lanjut
datanya di SAP
3. Penerbit kwitansi merupakan RS/Klinik/Dokter Lab/Apotek
4. No HP harus diawali kode negara agar memudahkan dihubungi melalui pesan
Whatssapp
5. Batas permohonan restitusi kesehatan adalah 92 Hari Kalender dari tanggal
kwitansi s.d tanggal permohonan

www.pln.co.id |
List Permohonan Restitusi Kesehatan
1. Setelah berhasil input data maka akan kembali ke halaman
depan Permohonan Restitusi Kesehatan dan data yang sudah
diinputkan sebelumnya akan muncul
2. Status awal permohonan adalah Diajukan
3. Pada halaman ini terdapat kolom Action yang isinya :
a. Download file attachment
b. Lihat Detail
c. Lihat Progress Permohonan Restitusi
d. Hapus Pengajuan

Catatan :
1. Pada halaman ini terdapat fitur Pin Kolom untuk memudahkan
user. Carany klik tanda pada sebelah kanan nama kolom
kemudian klik Pin left / Pin Right
2. Data pengajuan tidak dapat dihapus jika sudah diproses oleh
Admin SDM setempat (Status Pengajuan != Diajukan)
3. Isian pada Kode Verifikasi akan muncul ketika pengajuan
restitusi sudah Disetujui oleh Admin SDM

www.pln.co.id |
Progress Permohonan Restitusi

1. Klik Button Lihat Progress Permohonan Restitusi Kesehatan pada

kolom action (slide 6).
2. Kemudian akan tampil informasi :
a. Status
b. Officer : user yang input / admin sdm yang melakukan evaluasi
c. Waktu Transaksi : Tanggal dan Jam berapa data tersebut dilakukan
action pada aplikasi
d. Keterangan : catatan dari admin SDM

www.pln.co.id |
Halaman download Form Permohonan
Restitusi Kesehatan
• Download Form Permohonan
02 Restitusi Kesehatan
Download Form Restitusi Kesehatan

1. Pilih menu User Self Service

2. Pilih sub menu Restitusi Kesehatan
1 3. Klik value pada kolom Kode Verifikasi untuk mendownload
Form Permohonan

Catatan :
2 1. Form Permohonan Restitusi Kesehatan dapat didownload
3
jika statusnya sudah Disetujui Admin PLN
2. Cetak Form Permohonan kemudian dilampiran dengan
Dokumen Fisik yang akan diletakkan ke DROP BOX Unit
anda

www.pln.co.id |
Hasil Download Form Restitusi Kesehatan

Print Form ini dan dikirim ke Admin SDM setempat bersama

dengan dokumen pendukung dari Penerbit Kwitansi

www.pln.co.id |
Input Permohonan Restitusi Kesehatan
dengan Status PENDING Admedika
• Pengajuan ulang yang statusnya
03 pending admedika
Notifikasi Email

1. Setiap progress dari Permohonan Restitusi Kesehatan akan

diinfokan melalui email korporat
2. Gambar disamping adalah contoh notifikasi email dengan
redaksi Status Ditolak Admedika tapi PENDING, sehingga
dapat diajukan ulang sesuai dengan catatan

www.pln.co.id |
Input Permohonan Restitusi Kesehatan
status PENDING Admedika

1. Pilih menu User Self Service

2. Pilih sub menu Restitusi Kesehatan
1
3. Klik button pada kolom Action untuk mengajukan ulang
yang statusnya Ditolak Admedika (PENDING)

2 Catatan :
1. Button akan muncul jika status permohonan Ditolak
Admedika (PENDING)
3

www.pln.co.id |
Form Input Ulang
1. Pada form ini hanya mengupload ulang file (sesuai catatan dari
admedika)
2. File harus bertipe .pdf dan maksimal 5 MB
3. Klik button Simpan

Catatan :
1. Informasi No Claims Admedika akan muncul jika data
permohonan sudah dievaluasi oleh Admedika
2. Jika statusnya Ditolak Admedika tapi PENDING maka pegawai
dapat mengkoreksi datanya (sesuai catatan dari admin)
3. Pengajuan akan memiliki kode permohonan baru sehingga Admin
Yan HC Regional akan memverifikasi kembali pengajuan tersebut

www.pln.co.id |
Catatan
• BPM Permohonan Restitusi
04 Kesehatan
• Catatan
Alur Penyelesaian Klaim Retitusi Pegawai Unit Induk (fase-2)

MSB / AMN TREASURY /

PEGAWAI Bag. MUM UNIT INDUK non HC TPA (ADMEDIKA) VP YAN HC REGIONAL
YAN HC REGIONAL KEUANGAN UNIT
Mulai

portalhc.pln.co.id
portalhc.pln.co.id
Input form dan upload file Memverifikasi kelengkapan berkas
pdf dokumen via : dan kesesuaian formulir
portalhc.pln.co.id
Memverifikasi Restitusi
Pegawai sesuai
Menginfokan Ketentuan, Tarif
Melengkapi kekurangan untuk Lengkap dan Perseroan dan SLA
berkas / ketidaksesuaian Tidak
dilengkapi / sesuai?
formulir disesuaikan
Ya

Menuliskan kode verifikasi Menginfokan kode verifikasi Kirim daftar hasil

pada kuitansi fisik Verifikasi Restitusi

Kuitansi & dok. Kuitansi & dok.

pendukung
pendukung Mengirimkan file pdf Restitusi
Submit berkas fisik yang beserta rekap Restitusi Approval
sudah ter-verifikasi via drop Permohonan Bayar
box Kuitansi & dok.
pendukung

Cek daftar transaksi approve

admedika dengan berkas fisik
Kuitansi & dok. yang diterima
pendukung
Menyampaikan Proses
Kirim berkas drop permohonan Bayar
box secara berkala Pembayaran
via AMS
Input Data Tagihan
ke SAP

Kuitansi & dok.

pendukung
Daftar Permintaan
Bayar

Menerima Penggantian Transfer

Restitusi Pembayaran

Selesai

www.pln.co.id | 02
 Alur Penyelesaian Klaim Retitusi Pegawai Unit Pelaksana /
Sub Unit Pelaksana (fase-2)
SUB UNIT PELAKSANA UNIT PELAKSANA MSB / AMN VP YAN HC TREASURY /
PEGAWAI TPA (ADMEDIKA)
(Bag. Administrasi) (Bag. Administrasi) YAN HC REGIONAL REGIONAL KEUANGAN UNIT
Mulai

portalhc.pln.co.id portalhc.pln.co.id
Input form dan upload Memverifikasi
file pdf dokumen via kelengkapan berkas
portalhc.pln.co.id dan kesesuaian formulir

Memverifikasi Restitusi
Pegawai sesuai
Melengkapi Menginfokan Ketentuan, Tarif
kekurangan berkas / untuk Lengkap dan Perseroan dan SLA
ketidaksesuaian dilengkapi / T sesuai?
formulir disesuaikan

Ya
Kirim daftar hasil
Menuliskan kode Menginfokan kode Verifikasi Restitusi
verifikasi pada kuitansi verifikasi
fisik
Cek daftar transaksi
approve admedika
Mengirimkan file pdf dengan berkas fisik
Restitusi beserta rekap yang diterima
Restitusi
Kuitansi & dok.
pendukung

Kuitansi & dok. Kuitansi & dok.

pendukung pendukung Input Data Tagihan Approval
Submit berkas fisik Kirim berkas drop box ke SAP Permohonan Bayar
yang sudah ter- secara berkala
verifikasi via drop box

Kuitansi & Daftar Permintaan

dok. Kirim berkas Kuitansi & dok. Bayar Menyampaikan Proses
pendukung
pendukung
drop box permohonan Bayar Pembayaran
secara via AMS
berkala

Menerima Transfer
Penggantian Pembayaran
Restitusi

Selesai

www.pln.co.id | 03
 Catatan bagi Pegawai
No. Uraian
1. Login ke portalhc.pln.co.id hanya bisa dilakukan oleh Pegawai yang memiliki akun email korporat
2. Mempelajari tata cara dan panduan pada portalhc menu restitusi
3. Pastikan kuitansi dan dokumen pendukung sudah dilakukan scanning dengan kualitas yang baik,
dengan format pdf ( dapat difoto dari HP dan dikonversi ke pdf melalui aplikasi ).
4. Terdapat status tracking pengajuan yang dapat dilihat oleh Pegawai di portalhc.
5. Bagi pengajuan yang sudah terverifikasi lengkap/sesuai, maka akan diinformasikan kode verifikasi
berupa 13 digit huruf+angka (contoh: VER2021070001) oleh Admin kepada Pegawai melalui
status tracking portalhc.
6. Bagi pengajuan yang terverifikasi belum lengkap / belum sesuai, maka akan terinfokan pada
status tracking di portalhc, selanjutnya Pegawai harus submit pengajuan ulang dengan file yang
lengkap / sesuai.

www.pln.co.id | 04
 Catatan Restitusi Pegawai
No. Uraian
7. Pengajuan yang sudah mendapat kode verifikasi, dapat menyampaikan berkas kuitansi asli beserta
dokumen pendukungnya, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Kode verifikasi dicantumkan pada kuitansi di pojok kanan menggunakan pensil
b. Kode verifikasi akan disampaikan per transaksi atau per kuitansi, sehingga jika dalam 1 (satu)
sesi pengajuan terdapat beberapa transaksi/kuitansi maka kode verifikasi akan diberikan
sebanyak jumlah transaksi/kuitansi tersebut selama sudah lengkap dan sesuai.
8. Penyampaian berkas asli tersebut di atas dikemas secara rapi dan beramplop, dikirim / dimasukan
melalui drop box yang berada di Unit Pelaksana atau Kantor Induk atau dapat dikirim langsung ke
drop Box Pelayanan HC sesuai lingkup regionalnya.
9. Pengajuan dengan status pending dari Admedika (akibat ketidaklengkapan/ketidaksesuaian
dokumen), maka Pegawai harus submit pengajuan ulang dengan file yang sudah diperbaiki, sesuai
panduan teknis input portalhc.

www.pln.co.id | 05
 Catatan Restitusi Pegawai
No. Uraian
10. Fitur status tracking pada fase – 2 ini meliputi :
a. Diajukan
b. Disetujui Admin PLN
c. Ditolak Admin PLN
d. Diupload ke Admedika
e. Disetujui Admedika & Proses Bayar
f. Ditolak Admedika
Sedangkan untuk tambahan status “proses di keuangan” dan “sudah transfer” akan disajikan pada
fase – 3 melalui PLN Fit
11. Bagi Pegawai layer 3 (sub unit pelaksana), berkas asli dikumpulkan ke drop box Unit Pelaksana
terdekat, secara langsung atau dapat dibantu staf administrasi di sub unit pelaksana tersebut.

www.pln.co.id | 06
Terima Kasih