PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN

BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGRO JAYA SOKARAJA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh
Shinta Damayanti
11.12.5878

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2015
 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA
CV. AGROJAYA SOKARAJA

Shinta Damayanti1), Kusnawi2)

1)
Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
2)
Teknik Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email : Shinta.D@students.amikom.ac.id1), Khusnawi@amikom.ac.id2)

Abstrack - The development of technology and communication

is very rapid. His position could now be aligned with the 1. Pendahuluan

primary requirement. In everyday life we never loose with
technology and communication devices such as televisions,
radios, PCs, laptops or even cell phones.
Basically all human work can not be resolved quickly, there
are times when men want to get the job done more effectively
using computerized assistance are available. One such
example is the problems that exist in the CV. Agro Jaya
Sokaraja Banyumas area that has quite a lot of employees, but
the employees payroll processing is still done manually
because the data must be recorded or processed repeatedly in
an effort to prepare reports employees salaries.
Juaga companies experiencing problems such as the
occurrence of errors that wages must be paid to the employees
of the other employees as well as delays in processing
employee payroll. In this case the researchers will produce a
new system of payroll information that could be useful to
expectations and the company's desire to allow a user to use
it.
Keywords : Payroll Information System, Payroll, Information
Payroll, CV. Agro Jaya, System Payroll.
1.1 Latar Belakang
Sistem penggajian adalah mengembangkan
sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk
menarik, manahan, dan memotivasi staf serta untuk
mengendalikan biaya pembayaran gaji. Dengan prosedur yang
disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap – tiap organisasi, dan
merupakan kebijakan yang dianggap adil.
Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur
yang terdiri dari prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur
distribusi biaya gaji, dan prosedur pembayaran gaji.
Terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi
yang semakin pesat, banyak perusahaan membutuhkan sistem
penggajian yang lebih bisa mengoptimalkan pengolahan data
gaji karyawannya secara cepat dan akurat. Namun belum
semua perusahaan menerapkan sistem penggajian yang
terkomputerisasi, salah satunya CV. Agro Jaya yang
menggunakan sistem penggajian terkomputerisasi namun
sederhana yaitu menggunakan software Ms. Exel sehingga
dalam pengolahan datanya mengalami hambatan terjadinya
proses kesalahan seperti perhitungan gaji lembur, potongan
gaji, gaji pegawai, tunjangan, gaji pokoknya dan laporan gaji
harus dihitung dan mengalami proses perhitungan yang
berulang– ulang dari tiap karyawannya. Apalagi jumlah
karyawannya yang banyak berarti membutuhkan pendataan
dan perhitungan yang berkali - kali. Hal ini sangat

1
menghambat dalam penyampaian laporan penggajian kepada 2. Landasan Teori
pemimpin. Jika masalah ini dibiarkan berlanjut maka akan
2.1 Definisi Gaji
mengakibatkan sistem kerja menjadi kurang efektif.
Gaji adalah sebuah komponen yang mutlak
dikeluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan
karyawan, yang mana hal ini untuk menjamin
diatas, maka penulis merancang sistem informasi ini dengan
keberlangsungan perusahaan itu sendiri.
mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi
Penggajian Karyawan Berbasis Desktop pada CV. Agro 2.2 Contoh Teknik Penggajian
JayaSokaraja”. Berikut ini contoh pendekatan dalam penentuan
elemen gaji. Secara umum sasaran penggajian ditujukan
1.2 Rumusan Masalah
karena pertimbangan beberapa hal sebagai berikut.
Dari penjelasan latar belakang masalah yang telah
diuraikan diatas, dapat terumuskan masalah inti yaitu a. Pay for Position, yaitu penetapan gaji karyawan
“Bagaimana merancang sistem informasi penggajian disebabkan pertimbangan nilai suatu pekerjaan yang
karyawan yang cepat dalam proses pengolahan data menjadi tanggung jawabnya.
karyawannya sehingga laporannya dapat selesai tepat b. Pay for Person, yaitu penetapan gaji karyawan disebabkan
waktu?” pertimbangan orangnya yang dapat dibedakan dari aspek
kompetensinya atau juga karena faktor kelangkaan
1.3 Tujuan Penelitian
ketersediaan orang dengan kualifikasi yang sesuai di pasar
Tujuan penelitian terbagi menjadi tiga meliputi :
tenaga kerja.

1. Peneliti c. Pay for Performance, adalah penetapan gaji karyawan

a. Mengembangkan dan menerapkan teori dan disebabkan pertimbangan pencapaian kinerja seseorang.

praktikum yang didapat selama mengikuti d. Pay for Year of Service, adalah penetapan gaji karyawan

perkuliahan di STMIK AMIKOM Yogyakarta, disebabkan pertimbangan masa kerja seseorang.

b. Untuk meningkatkan kemampuan sistematika

Tabel 2.1 Matrix Komponen Penggajian
perancangan masalah yang terjadi dilapangan
kemudian merancang sebuah sistem informasi yang
Kompone Kompensasi Penggajian
mudah dikelola. n
Pay Pay for
2. Perusahaan Penggajia Pay for Pay for
for year of
n Person Performance
1. Membantu memecahkan masalah pada sistem Position service
Gaji  
penggajian karyawan. Pokok
2. Memudahkan penyajian laporan penggajian Tunjangan  
Jabatan
karyawan. Tunjangan   
3. Pembaca Makan
Tunjangan  
1. Mengetahui langkah demi langkah dalam kegiatan Transport
penelitian yang dilakukan. Bonus   
...
2. Bahan refrensi dalam penyusunan sebuah karya
ilmiah.

2
3. Analisis dan Perancangan Sistem Tabel 2.3 Analisis Information

3.1 Analisis PIECES Sistem yang

Faktor Sistem Lama diajukan
1. Analisis Kinerja (Performance)
Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan tugas Akurat Jika terjadi Proses input dan
kesalahan pada
bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. pencarian data
proses input atau
Kinerja dapat diukur dengan jumlah layanan (throughtput) pencarian data lebih terjamin
maka data yang keakuratannya.
dan waktu tanggap (Respone time) yaitu jumlah rata – rata dihasilkan tidak
waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah benar.
dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan pada
Tepat Terlalu bayak data Lebih menghemat
suatu sistem. Waktu mengakibatkan
waktu ketika
terlambatnya
penyediaan memberikan
Tabel 2.2 Analisis Performance
informasi data yang informasi yang
sedang dibutuhkan
Sistem Sistem yang sedang
Faktor karena harus
Lama diajukan dibutuhkan oleh
mencari berkas
terlebih dulu. pimpinan karena
Throught Cetak Laporan Digital Laporan
put data sudah ada
dalam satu
Respone Sistem Sistem berbasis applikasi.
Time penggajian komputer dengan
secara manual menggunakan
berpotensi perangkat lunak
menimbulkan untuk proses Relevan Kesesuaian data Kesesuaian data dan
kesalahan dalam penghitungan dan validasi data validasi data yang
pemrosesan data secara praktis yang diinputkan diinputkan harus
dan menghabiskan harus sesuai namun sesuai dan dengan
menghabiskan waktu 5 menit. tidak mudah di edit mudah untuk di edit
waktu 3 jam. jika tejadi jika tejadi
kesalahan. kesalahan.

2. Analisis Informasi (Information)

Sebuah sistem informasi yang baik akan
3. Analisis Ekonomi (Economy)
menghasilkan informasi yang berkualitas, kualitas suatu
Sebuah sistem hendaknya dapat meningkatkan
informasi yang harus akurat (accurate), tepat pada
keuntungan – keuntungan dan juga penghematan
waktunya (timeliness), dan relevan (relevance). Akurat
operasional. Peningkatan keuntungan dapat diperoleh dari
berarti informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan –
peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan,
kesalahan dan tidak menyesatkan serta mencerminkan
sedang penghematan operasional dapat dilakukan dengan
keadaan yang sebenarnya, tepat pada waktunya berarti
mengurangi alat – alat yang dapat mengakibatkan
informasi tersedia atau informasi sesuai dengan yang
pembengkakan biaya.
dibutuhkan.

3
 Tabel 2.4 Analisis Economy 5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber
Sistem yang
Faktor Sistem Lama diajukan daya yang ada digunakan dengan pemborosan seminimal

Biaya Terjadi pemborosan Menghemat mungkin. Efisisensi dari sebuah sistem adalah pemakaian
dalam penggunaan ATK biaya secara maksimal atas susmber daya yang ada meliputi
(Alat Tulis Kantor) penggunaan
ATK dan manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan
terlebih apabila terjadi
pembelian keterlambatan pengolahan data.
kesalahan dalam almari untuk
pendataan dan penyimpanan
pembuatan laporan selain Tabel 2.6 Analisi Eficiency
data.
itu pemborosan Sistem yang
pembelian almari untuk Faktor Sistem Lama diajukan
penyimpanan berkas
karena seiring Sumberdaya Perangkat Perangkat
berjalanyya waktu akan komputer yang
komputer yang
ada digunakan
terjadi penumpukan data. ada belum untuk
digunakan secara menjalankan
applikasi yang
maksimal karena
4. Analisis Pengendalian (Control) sudah dirancang
penghitungan sebelumnya.
Pengendalian dalam sebuah sistem diperlukan
jumlah
untuk mengurangi dan mencegah hal – hal yang dapat
pembayaran gaji
merugikan organisasi itu sendiri. Pengendalian dapat masih
dilakukan dengan memperhatikan aktivitas organisasi agar menggunakan
tidak terjadi penurunan kerja dibawah standar yang telah exel.
ditetapkan, sehingga dapat mencegah atau mendeteksi
kesalahan sistem, menjaga keamanan data, dan kecurangan
yang akan terjadi. Dengan adanya pengendalian, maka 6. Analisis Pelayanan (Service)
tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat Pelayanan dalam sebuah sistem mencakup
diperbaiki. pelayanan yang diberikan pada beberapa elemen, baik
elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung.
Tabel 2.5 Analisis Control
Elemen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah
Faktor Sistem Lama Sistem yang diajukan personal yang mengoperasikan sistem tersebut sedang
Internal Admin rentan Keamanan data terjaga. elemen yang tidak langsung yaitu yang tidak
memanipulasi
mengoperasikan sistem tetapi terlibat dalam aktivitas
data.
Eksternal Pihak luar Pihak luar tidak sistem tersebut seperti pelanggan. Kualitas pelayanan
bisa sembarangan
dapat ditinjau dari kemudahan penggunaan sistem,
memanipulasi memanipulasi data
data. karena sistem hanya keakuratan pengolahan data, dan kefleksibilitasan sistem
bisa dibuka
untuk berubah.
menggunakan password.

4
 Tabel 2.7 Analisis Service

Sistem yang
Faktor Sistem Lama diajukan

Kemudahan Dalam satu Dari satu aplikasi

penggunaan aplikasi terdiri terdiri dari
sistem dari beberapa beberapa form
sheet tetapi tidak tetapi saling
saling terhubung terhubung dengan
dengan sheet lain. form lain.

Keakuratan Pendatan pegawai Pendataan

masih manual pegawai di input
dengan mengisi secara sistem
form biodata sehingga dapat Gambar 4.1 Tampilan Login
menggunakan memudahkan
kertas yang bisa dalam proses
menimbulkan pengolahan. Menu Data Lembur berfungsi untuk mengolah data lembur
kesalahan pada yang meliputi insert, update, dan delete.
pengisian kolom.
Fleksibilitas Penambahan atau Penambahan atau
perubahan data perubahan data
pegawai, data pegawai, data
potongan gaji, potongan gaji,
data tunjangan, data tunjangan,
data lembur, dan data lembur, dan
data gaji pokok data gaji pokok
memerlukan lebih mudah
ketelitian karena karena datanya
sistem masih bisa di update.
bekerja secara
manual. bekerja
secara manual.

Gambar 4.2 Tampilan Menu Data Lembur

4. Pembahasan Interface Program
Menu Laporan berfungsi untuk mencetak data laporan dan
Menu Login adalah halaman untuk admin bisa dimenu ini menyediakan 5 macam laporan.
menjalankan aplikasi. Login ini sangat bermanfaat karena
sebagai kunci utama dalam bentuk password yang tidak bisa
di jalankan orang lain. Hanya orang tertentu yang bisa
menjalankan program aplikasi tersebut. Berikut bentuk
halaman login yang sudah dirancang dan dapat dijalankan.

Gambar 4.3 Tampilan Menu Laporan

5
Contoh Tampilan Laporan. 1. Dengan adanya Sistem Informasi Penggajian pada Cv.
Agro Jaya yang terkomputerisasi diberikan kemudahan
dalam memberikan informasi data gaji karyawan dan
informasi data karyawan seperti:
a. Informasi data pegawai di Cv. Agro Jaya.
b. Inforrmasi data admin di Cv. Agro Jaya.
c. Informasi data gaji pokok, gaji pegawai, gaji lembur,
potongan gaji, dan tunjangan di Cv. Agro Jaya.
d. Informasi laporan di Cv. Agro Jaya.
2. Aplikasi penggajian ini bisa membantu secara
terkomputerisasi yang lebih efektif daripada sistem yang
sebelumnya yang menggunakan microsoft exel.

5.2 Saran
Gambar 4.4 Tampilan Laporan Lembur
Dengan sistem informasi penggajian karyawan
4.1 Pemeliharaan Sistem ini semoga bermanfaat bagi Cv. Agro Jaya untuk
Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem membantu proses penggajian karyawannya. Dan untuk
ini adalah untuk mencegah, memperbaiki, menjaga dan pembaca atau peneliti selanjutnya agar dapat
mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak mengembangkan program ini dengan menambah fitur-
sengaja agar sistem tetap berjalan serta tetap bisa digunakan. fitur yang lebih komplek dan penambahan laporan-
laporan yang belum tersedia di program penggajian
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan
karyawan ini.
sistem yaitu :

1. Dari segi implementasi sistem harus dilihat kembali

Daftar Pustaka
apakah sudah sesuai dengan rancangan yang telah disusun
[1] Miftakhul H dan Bunafit N. 2002. Membuat Aplikasi
sebelumnya, dan apakah telah mampu menghasilkan
Penggajian debgan Java & MySQL. Pt Elex Media
informasi-informasi yang dibutuhkan pemakai. Jika belum
Komputindo. Jakarta.
maka mengkoreksi dan memperbaiki program hingga
sesuai dengan kebutuhan. Biodata Penulis
2. Menyiapkan backup data program ataupun backup Shinta Damayanti1), memperoleh gelar Sarjana Komputer
database dilakukan untuk mengantisipasi jika ada (S. Kom), Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM
kesalahan yang tidak di sengaja, seperti salah menghapus Yogyakarta, lulus tahun 2015.
data pada database maupun data program.
Kusnawi S. Kom, M.Eng2), memperoleh gelar Sarjana
Komputer (S. Kom), Jurusan Teknik Informatika STIMIK
5. Penutup AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2003. Memperoleh

5.1 Kesimpulan gelar Sarjana (M. Eng), Jurusan Teknik Elektro UGM
Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya diatas, Yogyakarta, lulus tahun 2009. Saat ini menjadi Dosen di
dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: STIMIK AMIKOM Yogyakarta.