Anda di halaman 1dari 7

ANALISIS dan DESAIN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN

(Studi Pada Unit Pusat PT. Perdana Fajar Mandiri Sidoarjo)

Chrismantya Dwi Satriya Nugroho


Endang Siti Astuti
Riyadi
Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya
Malang
E-mail: chrismantya@gmail.com

ABSTRACT

PT.iiPerdanaoFajar Mandiri is one of the companies providing labor services (outsourcing) covers employees
who will be placed in other companies. This research uses qualitative research are used to analyze how the
employee payroll information systems that run on PT. Perdana Fajar Mandiri. The data analysis technique
used is the analysis spiral, the data obtained from these techniques is then processed and translated to
determine the employee payroll information system running. Furthermore, finance staff asked for the bill
concerned then distributed to employees every two weeks. It turns out in the payroll process there are still
some weaknesses that are in the information technology, among others, the software used still use the database
management system (DBMS), the security of data stored in the system is still not guaranteed because there is
a risk to leak to parties who are not to be responsible.

Keywords: Spiral Analysis, Analysis and Design Information Sistem, Outsourcing, Payroll

ABSTRAK

PT. Fajar Perdana Mandiri adalah salah satu perusahaan yang melakukan pekerjaan outsourcing kepada
karyawan yang bekerja di perusahaan lain. Dalam penelitian ini, penelitian kualitatif akan digunakan untuk
menganalisis bagaimana data gaji sistem informasi karyawan yang berjalan pada PT. Fajar Perdana Mandiri.
Hasil penelitian menggambarkan bagaimana sistem penagihan bekerja melalui informasi PT. karyawan Fajar
Perdana Mandiri karyawan harian dapat meringkas pekerjaan dan kehadiran pengawas di kontribusi karyawan
setiap perusahaan mitra. Kemudian, di pintu masuk ke komputer dan hasil Departemen Keuangan disajikan.
Selain itu, personil keuangan ke keperusahaan akun yang relevan kemudian didistribusikan setiap dua minggu
untuk staf. Ternyata dalam proses penagihan masih beberapa kelemahan, yang digunakan dalam teknologi
informasi, antara lain, software ini belum menggunakan sistem manajemen database (DBMS) keamanan data
yang tersimpan pada sistem ini belum terjamin, karena bahaya partai yang tidak bertanggung jawab.

Kata kunci : Analisis Spiral, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Outsourcing, Penggajian

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 115


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
1. PENDAHULUAN pengolahan transaksi hari ini, mendukung operasi,
Eraakomputerainiodataoadaniuinformasiiogaji kegiatan, dan manajemen strategis organisasi dan
perlu di otomatisasio yaitu disimpanidanadikelola beberapa hubungan eksternal pada tahun 2005
(manage)omenjadiasatuekesatuaniikumpulaniidata untuk menyediakan kebutuhan (ILT tersedia: 11 ).
diaidalamiisuatuoateknologi informasi yang terdiri Alexa selalu memiliki pemahaman data, tetapi arti
dariaiiperangkatiieakerasaidanaeeperangkatalunak dari setiap kata dalam pengertian ini berbeda.
komputer,sdengansoadanyaieteknologiseinformasi Informasi dukungan khusus untuk data adalah
gajiaeiniaoldapatamenunjangikinerjasadariasistem bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat
informasiayangiidalamooperusahaanoijikaterdapat keputusan. Pengolahan data informasi yang telah
gangguansatauamasalahipadaiteknologiiinformasi, diolah menjadi bentuk yang penting untuk
akanaberdampakopadaigangguanisistemiinformasi penerima dan keputusan nyata atau dirasakan akan,
yangaberjalan.oAkibatnyaiesistemainformasiiakan dan juga pengetahuan bahwa permainan harus
kesulitanadalameaomemproseseaatauiiaimengolah meningkatkan pemahaman pengguna untuk
masukana(input)omenjadikeluarana(output) dalam mencapai tujuan .
bentukainformasiiiyangaditujukanipadapengguna.
Dalamiiahaleeainiaeiaoutput yang dihasilkan akan 2.2 Analisis Sistem
berguna untuk pengambilan keputusan oleh Analisis sistem (system analysis) didefinisikan
manajemen. Menurut John Burch dan Gary sebagai "analisis sistem adalah sistem untuk
Grudnitski yang telah terjemahkan oleh Jogiyanto memberikan informasi yang lengkap tentang
(2005:196) desain sistem dapat didefinisikan komponen untuk mengidentifikasi dan
VHEDJDL ³SHQJJDPEDUDQ SHUHQFDQDDQ GDQ memecahkan masalah, peluang, hambatan dan
pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa persyaratan yang diinginkan untuk amandemen
elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh yang diusulkan (Jogiyanto, 2005: 129)´.
dan berfungsi, sehingga nantinya akan dihasilkan
2.3 DesainaSistem
sistem informasi yang sesuai dengan kondisi
SHUXVDKDDQ´ PT. Fajar Perdana Mandiri adalah Burch dan Grudnitski yang dari Jogiyanto (2005:
salah satu perusahaan yang bekerja jasa 196) diterjemahkan dalam bukunya Analisis dan
(outsourcing) termasuk karyawan yang Sistem Informasi Desain mengatakan: "Desain
ditempatkan di perusahaan lain. Dengan transfer sistem dapat digunakan sebagai representasi,
pengelolaan karyawan atau karyawan di perencanaan dan pelaksanaan rencana
perusahaan ini, maka perusahaan lain tidak lagi didefinisikan atau pengaturan dari beberapa
harus berurusan dengan merekrut, manajemen elemen yang terpisah dari suatu utuh dan . unit
tenaga kerja dan penagihan setiap bulan. PT. fungsional "Jadi, desain sistem dapat didefinisikan
Perdana Mandiri bahwa setelah negara baru adalah sebagai berikut:
memiliki karyawan sekitar 400 orang itu, kini telah a. Setelah tahap analisis dari siklus
meningkat dengan jumlah orang yang dipekerjakan pengembangan sistem hidup.
sebanyak 2.600 orang, berbagai program kegiatan b. Definisi kebutuhan fungsional
yang ditujukan untuk pengembangan staf c. Persiapan untuk pelaksanaan desain.
personalia, disertai dengan proses perekrutan d. menjelaskan bagaimana sistern sebuah
pekerja adalah intensif melalui pembinaan, dibentuk.
sehingga membuat PT. Fajar Perdana Mandiri e. yang bisa menjadi gambar, perencanaan dan
semakin memenangkan kepercayaan dari berbagai persiapan sketsa atau pengaturan dari
perusahaan yang bermitra selama waktu ini. beberapa elemen individu menjadi suatu
kesatuan yang utuh dan berfungsi.
2. KAJIANaPUSTAKA f. Untuk mengkonfigurasi Termasuk kepedulian
2.1 SistemeInformasi komponen perangkat lunak dan perangkat
Dengan Jogiyanto buku "Analisis dan desain keras dari suatu sistem
sistem informasi" adalah "informasi didefinisikan
sebagai data yang ada di berguna dan berarti bagi 2.4 PerancanganaSistem
proses, yang mengambil bentuk" (ILT, 2005: 8). Jogiyanto (2005: 23), "Perancangan sistem
Sedangkan definisi Robert Davis K.Roscoe merupakan langkah setelah melakukan analisis
A.leitch dan "sistem informasi adalah suatu sistem sistem dilakukan, sistem harus didefinisikan, yang
dalam suatu organisasi mempertemukan kebutuhan akan dibangun, dan persiapan dilakukan untuk
Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 116
administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
pelaksanaan desain bangun sistem dengan adalah seperangkat data bisnis dan pengolahan
deskripsi dari sistem". Mardi MSI Menurut (2011, kegiatan terdiri efektif untuk petugas, di atas oleh
p124) menyatakan bahwa pengembangan sistem Perusahaan sehubungan sehubungan input, proses
akan idealnya dilakukan di bawah rencana induk dan output informasi menghasilkan gaji, yang
sistem yang mengkoordinasikan proyek untuk keuntungan perusahaan.
pengembangan sistem dalam rencana strategis.
Dapat disimpulkan bahwa pembangunan sistem 3. METODE PENELITIAN
adalah proses untuk mendukung kebutuhan Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis,
pengguna informasi untuk terjemahan dibutuhkan merupakan penelitian kualitatif. Analisis oleh
oleh sistem yang ada, dan pengembangan sistem sistem informasi akuntansi untuk digunakan pada
baru. perancangan sistem dimulai dengan sistem sebuah perusahaan oleh analisis data spiral spiral
saat ini untuk memahami, dan kriteria yang disebut analisis karena pengumpulan data, analisis
diwakili oleh grafik atau diagram menggunakan data dan pelaporan yang tidak tahapan yang
sistem umumnya terstruktur pemodelan dibangun. berbeda proses, mereka saling terkait dan sering
pergi bersama-sama dalam sebuah proyek
2.5 PengembanganaSistem penelitian, penulis menggunakan analisis data
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti spiral (Creswell, 2007: 150) untuk langkah -
disebabkan karena beberapa hal : langkah (Creswell, 2007: 151):
a. Permasalahan-permasalahan (problems) a. Data Managing, diperoleh yaitu dikumpulkan
Adanya masalah yang timbul dalam sistem lama. peneliti data yang relevan dari lapangan. Data
Masalah yang menyebabkan penyimpangan dalam pada sistem informasi upah yang ada termasuk
sistem lama dapat terjadi pada sistem lama, tidak hasil wawancara dalam bentuk teks, serta data
seperti yang diharapkan dan juga pertumbuhan lain seperti gambar, dokumen dan sebagainya.
organisasi. Langkah pertama dari proses analisis, penulis
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan mengelola data dalam file, catatan atau berkas
(Oppoturnities) komputer.
Teknologi informasi telah berkembang pesat. b. Reading and Memoing, yaitu peneliti
Organisasi mulai merasakan bahwa perlu untuk melanjutkan analisisnya untuk mendapatkan
menggunakan teknologi informasi untuk simpulan dari kumpulan data tersebut.
meningkatkan penyediaan informasi untuk c. Describing, Classifying, and Interpreting, yaitu
mendukung pengambilan keputusan. informasi peneliti mengidentifikasi masalah dalam sistem
gratis atau efisiensi waktu menentukan yang ada, maka memahami bagaimana sistem
keberhasilan atau kegagalan strategi dan rencana penggajian yang ada. Analisis kelemahan
telahdisusun untuk merebut peluang yang ada. sistem data konten kelemahan dan kemudian
c. Adanya intruksi-intruksi (Directives) membuat kesimpulan awal dari analisis.
Pengembangan sistem baru ini juga dapat terjadi d. Representing and Visualizing, yaitu dari
karena hanya instruksi dari pimpinan atas, atau dari analisis, para peneliti memberikan
organisasi eksternal seperti peraturan pemerintah. rekomendasi bahwa sistem informasi akuntansi
baru dalam bentuk proposal desain.
2.6 SistemaInformasiaPenggajian
sistem informasi akuntansi merupakan bagian dari 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, yang 4.1 Data Managing
merupakan subsistem dari Sistem Informasi Ketika merancang memenejemen konten dan
Manajemen (SIM). HRIS bertujuan untuk informasi dari sistem penagihan adalah 2.
memberikan kemungkinan perekaman yang Wawancara ini dilakukan melalui dokumentasi dan
tersedia, pengolahan dan penanganan database wawancara dengan petugas keuangan sebagai
sumber daya manusia dan penggajian proses Narasumber 1 dan membayar staf informan,
karyawan secara otomatis ke membimbing cepat, dilakukan dengan tujuan memegang informasi
akurat dan up to date pada kondisi kerja gaji yang diperlukan untuk mendapatkan sistem
informasi yang diperlukan dalam bentuk dan informasi gaji penuh untuk merancang.
laporan rekapitulasi. Pemeliharaan ini juga berguna untuk menentukan
Definisi Sistem Informasi penagihan setelah sejauh menjadi sistem informasi akuntansi dalam
Krismiaji (2005: 25), sistem informasi penggajian kebutuhan bisnis, kebutuhan semua gaji karyawan,

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 117


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
staf keuangan, administrator, dan lain-lain yang 4.3 Describing, Classifying, interpreting
membutuhkan informasi tentang segala sesuatu Describing
untuk gaji terkait. Pada bagian ini, para peneliti menjelaskan tentang
cacat atau masalah sistem informasi penagihan saat
4.2 Reading and Memoing ini. Kekurangan dari sistem informasi penggajian
Dari data yang dikumpulkan dan sistem saat ini adalah:
informasi terlihat penggajian dikelompokkan, yang a. DBMS (database management system) masih
sekarang digunakan oleh PT. Fajar Perdana kurang efisien di mana file perusahaan masih
Mandiri Tabel 1. grafik yang ditunjukkan pada terpisah-pisah.
sistem informasi Gambar akuntansi untuk unit b. Data kontrol masih terpusat.
pusat PT. Fajar Perdana Mandiri mulai setiap hari c. keamanan data belum terjamin, di mana data
bahwa tugas pengawas karyawan rekap data yang tidak memiliki pemilik, dan kemampuan untuk
kerja, staf Bio meliputi pengumpulan dan juga memastikan bahwa data yang bocor.
kehadiran perusahaan mitra yang kemudian d. Pengguna masih dapat menemukan sulit untuk
karyawan gaji menjadi sasaran. Komputer pribadi melengkapi mereka, menghapus dan mengedit
Bekerja dengan penagihan klik merangkum hasil data karyawan.
dari input data ke dalam perusahaan database yang e. Sering pengulangan data dibandingkan dengan
terpisah yang sebelumnya membayar jawaban file komputer yang disimpan secara terpisah
pertama. Hasil input data dicetak sebagai laporan, pada setiap aplikasi komputer, DBMS yang
yang berisi laporan upah, lembur, absensi dan tepat dan efektif dapat membersihkan
potongan bahkan Excel-seperti dan diserahkan staf mengurangi jumlah file duplikat data dalam file
Keuangan, sekali setiap 2 minggu . yang berbeda. Data mencerminkan sisa ke
dalam satu file dapat disimpan.
f. 3 komputer digunakan oleh akuntansi
Perusahaan A Perusahaan B Perusahaan C penggajian, tidak terhubung satu sama lain
tidak dapat dilakukan secara bersamaan
mengakses data untuk perusahaan yang sama.
Classifying
Supervisor Pada bagian ini peneliti mencoba
mengelompokkan menjadi beberapa bagian dari
sistem penggajian dengan membuat sistem
informasi penggajian yang tepat :
Staf Payroll Input
a. Pengguna (Payroll) termasuk karyawan hasil
rekap presensi yang telah dikumpulkan oleh
Database otoritas pengawas di muka dalam komputer.
b. Personil keuangan untuk masuk daftar gaji
pokok karyawan dalam sistem.
c. Karyawan mengumpulkan bio di sistem
disimpan.
Staf Keuangan Proses
a. Mengumpulkan data pribadi karyawan.
b. Mengumpulkan gaji data base karyawan
personil keuangan.
Penggajian c. rekap Mengumpulkan hasil absensi dan
lembur.
d. Kumpulkan potongan gaji karyawan.
e. Perhitungan gaji kotor karyawan di gaji bersih..
Output
Karyawan a. Pembuatan slip gaji.
b. Pembuatan laporan gaji.
Gambar 1. Diagram Alur Sistem Informasi
c. Pembuatan laporan data karyawan.
Penggajian

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 118


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
4.5 Keunggulan Desain Sistem Informasi
4.4 Representing and Visualizing Penggajian Karyawan Usulan
Dapat pada Gambar 2 akan melihat proses di PT Tabel 1. Perbandingan Sistem yang Berjalan
semua pemukiman yang ada. Perdana Dawn pada Dengan Desain Sistem Usulan
sistem terpusat oleh pengguna yang daftar gaji.
Untuk pengolahan database gaji karyawan semua No Sistem yang Desain Sistem
perusahaan dapat diakomodasi dengan sistem ini.
Hasil kehadiran rekapitulasi, karyawan Bio, daftar Berjalan Usulan
gaji pokok perusahaan, dan potongan-potongan
tidak lagi terisolasi, semua masuk dan dalam proses 1 Data karyawan, data Data karyawan,
di sistem ini adalah untuk hanya menghapus dan gaji, data data gaji, data
mengedit data karaywan untuk penggajian. Output perusahaan masih untuk perusahaan
yang dihasilkan berupa slip gaji, rincian mitra fragmentaris, mitra sudah
penggajian, laporan dan laporan data karyawan karena mereka tidak terpusat sistem
yang disampaikan kepada karyawan keuangan, DBMS digunakan. DBMS.
penggajian, yang akan disajikan untuk memimpin. 2 Kurangnya Hanya orang-orang
Ditafsirkan dari hasil di atas dan diketahui perlindungan untuk tertentu untuk
dalam alur sistem baru masih visualisasi dari semua yang mengakses nama
proposal ini untuk kinerja sistem serta data terpusat mengakses sistem. pengguna dan kata
terkonsentrasi. Oleh karena itu, konstruksi adalah sandi untuk sistem.
sistem yang tepat harus dapat menangani dan 3 Menambah, Menambah,
mengolah data dan proses basis data penggajian menghapus dan menghapus dan
pada PT. Fajar Perdana Mandiri yang menjadi mengedit data mengedit data
informasi yang berguna karyawan harus karyawan tidak
diurutkan secara perlu diurutkan.
individual.
Perusahaan A Supervisor 4 Harus rumus Excel Rumus
untuk perhitungan perhitungan
dan rentan terhadap disimpan dalam
kerusakan. sistem, sehingga
keamanan yang
terjamin.
SI
Staf Keuangan
5 Output yang Output yang
Penggajian dihasilkan harus dihasilkan secara
kembali otomatis dibuat
dimasukkan oleh oleh sistem.
pengguna.
6 Sharing data masih Sharing data lebih
harus menggunakan mudah karena
Pimpinan Karyawan flashdisk setiap komputer
sudah terhubung.
7 Pengolahan data Pengolahan data
Gambar 2. Usulan Diagram Alur Sistem Informasi masih dirasa cukup dapat berlangsung
Penggajian Baru
lama sehingga dengan cepat,
mempengaruhi sehingga informasi
kecepatan dalam yang dihasilkan
pengambilan dapat langsung
keputusan. digunakan dalam
pengambilan
keputusan.

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 119


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
5. KESIMPULAN DAN SARAN disempurnakan. Berikut adalah saran yang dapat
5.1 Kesimpulan diberikan, antara lain :
Penelitian ini dilatarbelakangi untuk deskripsi a. Untuk meminimalkan pentingnya identifikasi
dan desain menjalankan sistem informasi gaji pada lingkungan sistem penolakan desain sistem
PT. Fajar Perdana Mandiri dan setelah yang diusulkan.
pemeriksaan sistem informasi penggajian b. Sesuai dengan perkembangan teknologi
karyawan di PT. Fajar Perdana Mandiri Sidoarjo informasi, informasi digunakan penggajiann
dapat disimpulkan sebagai berikut: sistem harus selalu dievaluasi untuk
a. Pengolahan Kontrak yang dilakukan oleh PT. menentukan apakah sistem ini mungkin atau
senja Perdana independen hampir sama dengan tidak digunakan, sehingga dapat, apakah atau
outsourcing perusahaan lainnya. Di mana tidak diketahui, pembangunan atau
setiap hari karyawan gaji dapat direkap penggantian sistem yang ada membuat
rekapitulasi pekerjaan dan kehadiran staf dari kebutuhan informasi konten untuk memenuhi.
pihak yang berwenang di masing-masing c. Dukungan yang dibutuhkan oleh manajemen
kontribusi mitranya. Kemudian di masuk ke manajemen puncak dalam tahap desain untuk
komputer dan kemudian hasil dari Departemen implementasi dari sistem yang diusulkan,
Keuangan yang disajikan. Selain itu, staf adalah kemudian.
keuangan untuk tagihan yang bersangkutan dua d. Sistem evaluasi terus menerus diperlukan
mingguan keperusahaan disebut kemudian untuk menghindari efek samping yang terjadi
didistribusikan ke karyawan. di kemudian hari.
b. Secara bertahap, pembayaran oleh karyawan
bank gaji dan sisanya belum menerima gaji DAFTAR PUSTAKA
secara langsung. Creswell, John W. 2007. Qualitative Inquiry &
c. Karyawan sistem informasi penggajian pada Research Design Choosing Among Five
PT. Fajar Perdana Mandiri masih kurang Approaches. London: Sage Publication Inc
efektif karena menggunakan perangkat lunak
terbatas, sehingga pengolahan data menjadi Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem
informasi yang sangat lambat. Informasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset.
d. Perangkat lunak ini digunakan, menggunakan
masih belum sistem manajemen database Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi
(DBMS). Kedua; Yogyakarta : Akademi Manajemen.
e. Keamanan data disimpan pada sistem, masih Perusahaan YKPN.
tidak dijamin, karena ada bahaya bagi partai
untuk menjilat bertanggung jawab. Kristanto, Andri, 2007, Ilmu Pengetahuan
f. Penggajian karyawan masih merasa sulit untuk Komputer, Yogyakarta, Graha Ilmu.
memproses data karyawan. Rumit menjadi
transfer input data, modifikasi dan Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia
penghapusan data karyawan yang semacam Indonesia, Jakarta.
melalui data.
g. Telah dilakukan penelitian bahwa sistem McLeod, Raymond Jr dan Schell, George 2004.
informasi akuntansi dengan Microsoft Visual Management Information System. 9th
Basic 2010, yang dikembangkan oleh para Edition. Pearson Education, Inc. New
peneliti mampu mengatasi masalah yang ada Jersey.
dalam sistem informasi akuntansi tua di PT.
Fajar Perdana Mandiri. Miki Mania, Bambang Eka Purnama, Sukadi.
2011. Sistem Informasi Penggajian
5.2 Saran Karyawan Mitra Karyawan Prima di
Dalam pengembangan kedepan, perbaikan Pembangkit Tenaga Uap 1 Pacitan. IJCSS -
adalah faktor yang harus dilakukan jika Indonesian Jurnal on Computer Science. 5
menginginkan sistem informasi penggajian ini Halaman.
berjalan dengan baik. Karena analisis dan desain
sistem informasi penggajian ini hanya sebagai awal Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta:
yang nantinya masih perlu dikembangkan dan Salemba Empat.

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 120


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
M. Nazir. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia
Indonesia.

2³%ULHQ - $ 3HQJDQWDU 6LVWHP ,QIRUPDVL


(diterjemahkan oleh Fitriasari, Dewi. Dan
Kwary, Arnos Deny.), edisi 12, Jakarta:
Salemba empat.

Prastowo, Andi. 2011.Metodologi Penelitian


Kualitatif : dalam perpektif Rancangan
Penelitian.Yogyakarta : Arruzz Media.

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)|Vol. 47 No. 2 Juni 2017| 121


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id

Anda mungkin juga menyukai