PROPOSAL ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS

ORGANISASI XYZ

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Analsisis Sistem Informasi (ANSI)

oleh :
David Dwi Ananda (2202015)

POLITEKNIK PURBAYA
TAHUN AJARAN 2022/2024
KABUPATEN TEGAL
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem informasi memiliki peran yang krusial dalam meningkatkan efisiensi dan
produktivitas suatu organisasi. Organisasi XYZ merupakan sebuah entitas yang
juga menghadapi tantangan dalam mengelola informasi, proses bisnis, dan sumber
daya. Oleh karena itu, analisa dan perancangan sistem informasi yang efektif dan
tepat dapat membantu organisasi XYZ untuk mengatasi masalah yang ada,
meningkatkan efisiensi operasional, dan mencapai tujuan strategisnya.

1.2 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan analisa mendalam terhadap sistem
informasi yang ada dalam organisasi XYZ, mengidentifikasi kebutuhan dan
persyaratan sistem informasi yang baru, serta merancang solusi yang optimal
untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas organisasi.

1.3 Ruang Lingkup

Penelitian ini akan fokus pada analisa dan perancangan sistem informasi di dalam
organisasi XYZ. Ruang lingkup mencakup identifikasi masalah dan tantangan
yang dihadapi oleh organisasi, pengumpulan data dan informasi yang diperlukan,
analisa proses bisnis yang ada, perancangan arsitektur sistem informasi,
perancangan basis data, desain antarmuka pengguna, desain fungsionalitas sistem
informasi, serta rencana implementasi dan pengujian sistem informasi yang
direkomendasikan.
1.4 Manfaat

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berikut:

- Meningkatkan efisiensi operasional organisasi XYZ melalui penggunaan sistem

informasi yang optimal.

- Meningkatkan produktivitas karyawan dengan memperbaiki proses bisnis dan

memberikan dukungan teknologi yang sesuai.

- Mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi data melalui sistem

informasi yang terintegrasi.

- Meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat berdasarkan

informasi yang tersedia secara real-time.

- Memberikan dasar untuk pengembangan sistem informasi yang lebih lanjut di

masa depan.
 BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan kombinasi dari orang, teknologi, proses, dan data
yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan
menyajikan informasi yang relevan bagi pengguna. Sistem informasi terdiri dari
komponen input, proses, output, dan mekanisme umpan balik yang membentuk
suatu siklus pengolahan informasi. Konsep dasar ini penting dalam memahami
bagaimana sistem informasi bekerja dan berperan dalam organisasi.

2.2 Manfaat Sistem Informasi dalam Organisasi

Penerapan sistem informasi yang efektif dalam suatu organisasi dapat

memberikan berbagai manfaat, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatisasi proses bisnis dan
mengurangi ketergantungan pada pekerjaan manual.
- Meningkatkan pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang
akurat, tepat waktu, dan relevan.
- Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antar departemen atau unit kerja
dalam organisasi.
- Meningkatkan koordinasi dan pengendalian kegiatan organisasi.
- Meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan.
- Mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi, seperti tenaga kerja,
waktu, dan keuangan.
- Mempercepat penyebaran informasi dan aksesibilitas data yang diperlukan oleh
pengguna.
2.3 Tren Perancangan Sistem Informasi Terkini

Perkembangan teknologi informasi terus berlangsung, dan tren perancangan

sistem informasi juga mengikuti perkembangan tersebut. Beberapa tren
perancangan sistem informasi terkini yang perlu diperhatikan antara lain:
- Migrasi ke sistem berbasis cloud untuk fleksibilitas dan skalabilitas yang lebih
baik.
- Penggunaan teknologi mobile untuk mendukung akses informasi dan proses
bisnis secara mobile.
- Penggunaan analitik data dan kecerdasan buatan untuk analisis prediktif dan
pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Penerapan teknologi Internet of Things (IoT) untuk menghubungkan perangkat
dan mendapatkan data secara real-time.
- Penggunaan teknologi blockchain untuk keamanan dan integritas data yang lebih
baik.
- Penerapan konsep desain antarmuka pengguna (user interface) yang intuitif dan
responsif.

2.4 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Informasi yang Relevan

Terdapat berbagai metode yang dapat digunakan dalam analisis dan perancangan
sistem informasi, seperti:
- Metode analisis sistem, yang melibatkan pemahaman mendalam tentang proses
bisnis yang ada, mengidentifikasi masalah, dan merancang solusi yang lebih baik.
- Metode pemodelan data, seperti Entity-Relationship

Diagram (ERD) atau Unified Modeling Language (UML), untuk merancang

struktur basis data yang optimal.
- Metode pengembangan perangkat lunak, seperti Waterfall, Agile, atau DevOps,
untuk mengatur siklus pengembangan sistem informasi.
- Metode pengujian sistem, seperti uji fungsional, uji kinerja, atau uji keamanan,
untuk memastikan kualitas sistem informasi yang dihasilkan.
 BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN

3.1 Identifikasi Masalah dan Tantangan

Pada bagian ini, akan dilakukan identifikasi masalah dan tantangan yang dihadapi
oleh organisasi XYZ. Hal ini dapat dilakukan melalui wawancara dengan pihak
terkait, observasi langsung, dan studi dokumen terkait. Beberapa masalah yang
mungkin dihadapi meliputi keterbatasan aksesibilitas data, ketidakakuratan
informasi, keterlambatan proses bisnis, kurangnya integrasi antar departemen,
atau ketidakefisienan dalam penggunaan sumber daya.

3.2 Pengumpulan Data dan Informasi

Pada tahap ini, akan dilakukan pengumpulan data dan informasi yang diperlukan
untuk memahami lebih dalam tentang organisasi XYZ. Data dan informasi ini
dapat diperoleh melalui wawancara, kuesioner, dokumentasi proses bisnis, dan
analisis dokumen yang relevan. Data dan informasi yang dikumpulkan dapat
mencakup struktur organisasi, proses bisnis yang ada, kebutuhan pengguna, serta
masalah dan tantangan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

3.3 Analisis Proses Bisnis yang Ada

Proses bisnis merupakan inti dari operasional organisasi. Pada tahap ini, akan
dilakukan analisis mendalam terhadap proses bisnis yang ada dalam organisasi
XYZ. Langkah-langkah yang diperlukan meliputi identifikasi dan dokumentasi
proses bisnis, pemetaan aliran informasi dan data, identifikasi aktivitas yang
manual atau berpotensi untuk diotomatisasi, dan analisis terhadap kekuatan dan
kelemahan proses bisnis yang ada.
3.4 Identifikasi Kebutuhan dan Persyaratan Sistem Informasi

Setelah proses analisis kebutuhan dilakukan, langkah selanjutnya adalah

mengidentifikasi kebutuhan dan persyaratan sistem informasi yang baru. Hal ini
melibatkan merumuskan fitur dan fungsionalitas yang dibutuhkan oleh sistem
informasi, seperti pengelolaan data, otomatisasi proses bisnis, integrasi antar
departemen, pelaporan yang lebih baik, dan fitur lain yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi XYZ. Persyaratan ini perlu dijelaskan secara rinci dan
spesifik, serta mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan batasan teknis.
 BAB 4

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

4.1 Arsitektur Sistem Informasi

Pada bagian ini, akan dirancang arsitektur sistem informasi yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi XYZ. Arsitektur sistem informasi mencakup
pengorganisasian komponen sistem, seperti perangkat keras, perangkat lunak,
jaringan, dan infrastruktur pendukung lainnya. Arsitektur yang baik harus
memastikan kehandalan, skalabilitas, dan ketersediaan sistem informasi yang
diimplementasikan.

4.2 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data merupakan tahap penting dalam perancangan sistem

informasi. Pada tahap ini, akan dirancang struktur basis data yang memadai untuk
menyimpan dan mengelola data organisasi XYZ. Perancangan basis data
melibatkan pemodelan entitas, atribut, hubungan, dan aturan integritas data yang
diperlukan. Selain itu, pemilihan teknologi basis data yang tepat juga perlu
dipertimbangkan.

4.3 Desain Antarmuka Pengguna

Antarmuka pengguna yang baik merupakan faktor penting dalam kesuksesan

sistem informasi. Pada tahap ini, akan dilakukan desain antarmuka pengguna yang
intuitif, responsif, dan mudah digunakan. Desain antarmuka pengguna harus
mempertimbangkan kebutuhan pengguna, tata letak yang jelas, pengaturan
navigasi yang efisien, serta konsistensi dalam gaya dan elemen desain.
4.4 Desain Fungsionalitas Sistem Informasi

Desain fungsionalitas sistem informasi melibatkan merancang fitur dan modul

yang diperlukan oleh sistem. Pada tahap ini, berdasarkan kebutuhan dan
persyaratan yang telah diidentifikasi, akan dirancang fungsionalitas yang
mencakup pemrosesan data, otomatisasi proses bisnis, pengelolaan pengguna dan
hak akses, pelaporan, integrasi dengan sistem lain, dan fitur lain yang relevan.

Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

4.5 Rencana Pengembangan Sistem Informasi

Pada tahap ini, akan dirancang rencana pengembangan sistem informasi yang
meliputi tahapan implementasi, alokasi sumber daya, jadwal proyek, dan
manajemen risiko. Rencana ini harus mempertimbangkan prioritas
pengembangan, ketergantungan antar modul, serta pelaksanaan pengujian dan
pelatihan pengguna.
 BAB 5

IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

5.1 Implementasi Sistem Informasi

Pada tahap implementasi, sistem informasi yang telah dirancang akan

diimplementasikan dalam lingkungan organisasi XYZ. Langkah-langkah yang
perlu dilakukan meliputi:

- Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan.

- Migrasi data dari sistem lama ke sistem informasi baru.

- Konfigurasi sistem sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan yang telah

ditetapkan.

- Pelatihan pengguna agar dapat menggunakan sistem informasi dengan efektif.

- Uji coba awal untuk memastikan bahwa sistem informasi berfungsi secara baik.

5.2 Pengujian Sistem Informasi

Pada tahap pengujian, sistem informasi akan diuji secara menyeluruh untuk
memastikan bahwa sistem beroperasi dengan baik dan memenuhi persyaratan
yang telah ditetapkan. Beberapa jenis pengujian yang dapat dilakukan meliputi:

- Pengujian fungsionalitas: Menguji apakah sistem dapat menjalankan semua

fungsionalitas yang telah dirancang.

- Pengujian integrasi: Menguji integrasi antara modul atau komponen sistem yang
berbeda.

- Pengujian kinerja: Menguji kinerja sistem dalam menghadapi beban kerja yang
tinggi.

- Pengujian keamanan: Menguji keamanan sistem untuk melindungi data dan

mencegah akses yang tidak sah.
- Pengujian pengguna: Melibatkan pengguna dalam pengujian untuk
mengevaluasi pengalaman pengguna dan mendapatkan umpan balik.

5.3 Pelaksanaan Sistem Informasi

Setelah melalui tahap implementasi dan pengujian, sistem informasi siap untuk
dijalankan secara penuh dalam organisasi XYZ. Pelaksanaan sistem informasi
mencakup langkah-langkah berikut:

- Penyesuaian proses bisnis dengan sistem informasi yang baru.

- Peluncuran sistem informasi dan penyebaran kepada pengguna.

- Monitoring dan evaluasi sistem informasi dalam operasional sehari-hari.

- Penanganan masalah dan perbaikan yang mungkin muncul selama pelaksanaan.

5.4 Manajemen Perubahan

Selama tahap implementasi dan pelaksanaan, penting untuk memperhatikan

manajemen perubahan. Pengguna dan staf organisasi XYZ perlu diberikan
dukungan dan pelatihan yang diperlukan agar dapat beradaptasi dengan sistem
informasi baru. Komunikasi yang efektif dan pendekatan partisipatif juga
diperlukan untuk mengelola perubahan dalam organisasi.

Dengan melalui tahap implementasi dan pengujian yang baik, sistem informasi
yang telah dirancang dapat diimplementasikan dengan sukses dalam organisasi
XYZ. Tahap pelaksanaan ini menjadi landasan bagi langkah selanjutnya yaitu
manajemen sistem informasi dan evaluasi keberhasilan sistem informasi yang
telah diimplementasikan.
 BAB 6

MANAJEMEN SISTEM INFORMASI DAN EVALUASI

6.1 Pemeliharaan Sistem Informasi

Pemeliharaan sistem informasi merupakan kegiatan rutin untuk menjaga kinerja

sistem informasi tetap optimal. Pemeliharaan dapat meliputi perbaikan bug,
peningkatan keamanan, peningkatan kinerja, pembaruan perangkat lunak, dan
perawatan perangkat keras. Selain itu, pemeliharaan juga melibatkan manajemen
perubahan, di mana perubahan dan peningkatan sistem informasi harus dikelola
dengan baik agar tidak mengganggu operasional organisasi.

6.2 Pemantauan Kinerja Sistem Informasi

Pemantauan kinerja sistem informasi penting untuk memastikan bahwa sistem

berjalan sesuai dengan harapan. Pada tahap ini, akan dilakukan monitoring
terhadap kinerja sistem informasi, seperti waktu respons, ketersediaan sistem,
penggunaan sumber daya, dan keandalan sistem. Dengan pemantauan yang
teratur, permasalahan kinerja dapat diidentifikasi dan diatasi dengan cepat
sehingga sistem informasi tetap berjalan secara efisien.

6.3 Peningkatan dan Pengembangan Sistem Informasi

Dalam lingkungan yang terus berubah, penting untuk terus meningkatkan dan
mengembangkan sistem informasi agar tetap relevan dan dapat mendukung
kebutuhan organisasi. Peningkatan dan pengembangan dapat meliputi
penambahan fitur baru, integrasi dengan sistem lain, perbaikan antarmuka
pengguna, dan penggunaan teknologi baru yang dapat meningkatkan efisiensi dan
efektivitas sistem informasi.
6.4 Evaluasi Kinerja Sistem Informasi

Evaluasi kinerja sistem informasi bertujuan untuk mengevaluasi sejauh mana

sistem informasi yang telah diimplementasikan berhasil mencapai tujuan
organisasi. Evaluasi dapat dilakukan melalui pengumpulan data kinerja, survei
pengguna, analisis statistik, dan pembandingan dengan indikator kinerja yang
ditetapkan sebelumnya. Hasil evaluasi akan memberikan wawasan tentang
keberhasilan implementasi sistem informasi dan memungkinkan identifikasi area
yang memerlukan perbaikan.

6.5 Keamanan dan Perlindungan Data

Keamanan sistem informasi dan perlindungan data merupakan aspek penting

dalam manajemen sistem informasi. Dalam bab ini, akan dijelaskan langkah-
langkah yang diambil untuk menjaga keamanan sistem informasi, termasuk
penggunaan kontrol akses, enkripsi data, sistem deteksi ancaman, dan kebijakan
keamanan yang ketat. Selain itu, akan dijelaskan juga tentang perlindungan data
pribadi dan kepatuhan terhadap regulasi privasi yang berlaku.
 BAB 7

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

7.1 Kesimpulan

Berdasarkan analisis kebutuhan dan perancangan sistem informasi yang telah

dilakukan, dapat disimpulkan bahwa implementasi sistem informasi baru akan
memberikan manfaat dan solusi bagi organisasi XYZ. Sistem informasi yang
dirancang akan membantu mengatasi masalah dan tantangan yang dihadapi,
meningkatkan efisiensi operasional, memperbaiki aksesibilitas data, dan
mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

Selain itu, perancangan sistem informasi meliputi arsitektur yang solid, basis data
yang terstruktur, antarmuka pengguna yang intuitif, dan fungsionalitas yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi. Penerapan sistem informasi ini akan
memberikan manfaat jangka panjang dalam meningkatkan produktivitas,
kolaborasi antar departemen, dan pengelolaan informasi secara efektif.

7.2 Rekomendasi

Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk langkah-langkah selanjutnya dalam

pengembangan dan pengelolaan sistem informasi di organisasi XYZ:

1. Pelaksanaan Pelatihan dan Sosialisasi: Menyediakan pelatihan yang memadai

kepada pengguna dan staf terkait untuk memastikan penggunaan sistem informasi
dengan optimal. Sosialisasi sistem informasi juga penting untuk
mengkomunikasikan manfaat dan kepentingan penggunaan sistem informasi
kepada seluruh anggota organisasi.
2. Pemantauan dan Evaluasi Berkala: Melakukan pemantauan dan evaluasi
berkala terhadap kinerja sistem informasi untuk mengidentifikasi perbaikan dan
peningkatan yang diperlukan. Mengumpulkan umpan balik dari pengguna dan
mengadakan evaluasi rutin akan membantu memastikan sistem informasi tetap
relevan dan efektif.

3. Peningkatan Keamanan Sistem: Terus meningkatkan langkah-langkah

keamanan sistem informasi untuk melindungi data dan mencegah akses yang tidak
sah. Melakukan audit keamanan secara rutin dan memperbarui kebijakan
keamanan yang sesuai dengan perkembangan teknologi dan regulasi privasi yang
berlaku.

4. Integrasi dengan Sistem Lain: Mempertimbangkan integrasi sistem informasi

dengan sistem lain yang ada dalam organisasi. Integrasi ini akan membantu
meningkatkan efisiensi dan kemudahan penggunaan sistem informasi serta
memfasilitasi pertukaran data yang lebih lancar antar departemen.

5. Pembaruan dan Pengembangan Lanjutan: Terus memantau perkembangan

teknologi dan kebutuhan organisasi untuk melakukan pembaruan dan
pengembangan lanjutan terhadap sistem informasi. Melakukan evaluasi teknologi
baru dan inovasi yang dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA:

1. Laudon, K.C., & Laudon, J.P. (2020). Sistem Informasi Manajemen: Mengelola
Digital Firm. Penerbit Salemba Empat.

2. O'Brien, J.A., & Marakas, G.M. (2018). Pengantar Sistem Informasi

Manajemen. Penerbit Salemba Empat.

3. Turban, E., & Volonino, L. (2019). Sistem Informasi Manajemen: Pengelolaan

Digital Firm. Penerbit Andi.

4. Alter, S. (2013). Information Systems: A Management Perspective. Penerbit

Pearson.

5. Stair, R.M., & Reynolds, G.W. (2017). Principles of Information Systems.

Penerbit Cengage Learning.\

6. Wetherbe, J.C., & Davis, E.W. (2018). Sistem Informasi Manajemen: Konsep,
Pengembangan, dan Implementasi. Penerbit Penerbit Andi.

7. Applegate, L.M., Austin, R.D., & McFarlan, F.W. (2019). Corporate

Information Strategy and Management: Text and Cases. Penerbit McGraw-Hill
Education.

8. Shelly, G.B., Cashman, T.J., & Vermaat, M.E. (2018). Discovering Computers:
Essentials. Penerbit Cengage Learning.

9. Kim, D., & Solomon, M. (2017). Fundamentals of Information Systems

Security. Penerbit Jones & Bartlett Learning.

10. Reynolds, G.W. (2015). Ethics in Information Technology. Penerbit Cengage

Learning.