SISTEM INFORMASI LAPORAN GAJI KARYAWAN PADA BAGIAN

KEUANGAN
PT. PANCA DUTA KARYA ABADI CABANG JAYAPURA
Widodo

Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen, Istitut Sains dan Teknologi Jayapura
Jl. Raya Sentani Padang-Bulan Jayapura
E-mail : Widodo_lin@yahoo.com

Abstrak
Dalam makalah ini penulis mencoba untuk memberikan suatu gambaran bagaimana system
pengolahan data sangat berguna bagi pengambil keputusanpada tingkat pimpinan dan untuk
ntencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan dan
pengembangan system pengolahan data yang akan menndukan dan ntengembangkan systenl
pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara mengevaluasi
system-sistemyang telah ada dan berjalan sampai saat ini baik pola pengolahan data maupun
pembuatan laporan yang ada, merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola
pettgolahan data dan pembuatan laporan yang baru, menyusun suatu tahap rencana
pengembangan system dan penerapannya serta perumusan langkah dan kebijaksanaan yang
nantinya akan memegang peranan penting dalam memberikanpelayanan kebutuhan informasi
kepadafungsi-fungsi manajerial kepala bagian didalam pengendalianpelal<sanaankegiatan serta
ntembantudan tnemudahkanpara pengambil keputusanpara pintpinan wttuk mendapatkan bahan
pertimbangan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

Kata Kunci : pengolah data, hipo,dataflow

1. Pendahuluan

Pengolahan data, sebenarnyasudah dilakukan sejak zaman dahulu kala, hanya saja alat
pengolahandata itu sendiri masih sangat sederhanadan hanya dapat mengatasi masalah-masalah
seperti masalahperhitungan yang sangatsederhanapula. Kemampuan menggunakan akalnya telah
menantang manusia untuk memecahkan kasus-kasus perhitungan yang dapat memecahkan
bermacam-macampersoalan. Manusia telah berfikir untuk menemukan peralatan-peralatanyang
dapatmengolah data dengan lebih cepatdan lebih tepat.
Berawal dengan diciptakan kalkulator sebagai alat yang dapat melakukan perhitungan-
perhitungan matematik, dapat memecahkanpersoalan-persoalankeuangan dan lain-lain, yang pada
akhirnya oleh manusia dianggap masih lambat dan belum cukup untuk memenuhi kebutuhan yang
semakin kompleks. Sedikit demi sedikit manusia mulai merubah pola pikirnya, menuju metode-
metode yang praktis dan cepat serta tepat guna menyelesaikanmasalah yang dihadapinya, seperti
halnya pada pengolahan data keuangan pada PT. PDKA, yang selama ini masih ditangani secara
manual sehingga dirasakan sangat lambat dan sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam
perhitungan penggajian sehingga sering menimbulkan lambatnya informasi yang dihasilkan,
terutama menyangkut laporan-laporan kepada pemimpin perusahaan.Hal ini menimbulkan atau
terasa sangat perlu untuk menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data
penggajian PT. PDKA, bersumber kepada system informasi atau laporan yang telah ada sampai
saatini dilingkungan PT.PDKA serta dalam kaitanya denganinformasi , dapat disusun suatu sisten
pengolahandata penggajian yang sangat menunjang evaluasi , analisis serta proses pengambilan
keputusan pada tingkat pimpinan. Dengan memanfaatkan kecanggihan sumber daya komputer,
maka diharapkan akan dapat meningkatkan semangatkeda, meningkatkan nuansa kerja yang lebih
sistematis, menghindari dan menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalam
pemeriksaan serta menghemat waktu dan tenaga senhingga output yang dihasilkan dapat lebih
memuaskan.
c-70 Proceedings,KomputerdanSistemIntelijen(KOMMIT 2002)
Jakarta,2l -22 Agustus2002
AuditoriumUniversitasGunadarma,

2. Maksud dan Tujuan

Maksud peningkatan serta pengembangansistem pengolahandata penggajian PT. PDKA

adalah menghimpun dan merangkai ketergantungan data dari setiap bagian. Tujuan pen)rusunan
systempengolahandata adalah :

kepala bagian didalam pengendalianpelaksanaankegiatan.

perbandingan sebagaitolak ukur terhadap hasil yang telah dicapai.

Untuk dapat mencapai dan memenuhi tujuan tersebut perlu ditempuh langkah-langkah peningkatan
dan pengembangan sitem pegolahan data yang akan memadukan dan mengembangkan system
pengolahan data yang akan atau yang telah dicapai sebelumnya dengan cara :
. Mengevaluasisystem-sistemyang telah ada dan berjalan sampaisaat ini, baik pola pengolahan
data maupun pembuatan laporan yang ada-
. Merumuskan-tujuan-tujuan yang akan dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan
laporan yang baru.

3. Batasan Masalah

Mengingat luasnya permasalahan yang ada maka penulis membatasi permasalahan yaitu
pada pengolahan data laporan penggajian karyawan pada PT. Panca Duta Karya Abadi Cabang
jayapura

4. Metode Penelitian

Dalam penulisan ini untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis mengunakan
beberapametode antaralain :
1. Populasidan Sampel
Populasi dalam penelitian ini adalahkantor perwakilan PT.PDKA jayapura, sedangkansample
yang digunakan yaitu populasi yang ada tidak diteliti secara keseluruhan tetapi beberapa
sampleyang mewakili , sampleyang ada terdiri dari :
a. Pimpinan kantor perwakilan PT.PDKA
b. Karyawan yang menanganirnasalahyang diteliti oleh penulis.
2. Wawancara
Yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan cara berkomunikasi langsung dengan pihak-
pihak yang dianggap mampu memberikan data/informasi yang lebih terinci terhadap
permasalahanyang sedangditeliti.
3. Studi Pustaka
Dalam penulisan ini penulis juga menggunakan banruan beberapa buku pedoman yang
menyangkut permasalahan tersebut diatas dimana kesemuanya itu merupakan buku pedoman
petunjuli pelalsanaan tata kerja yang ada khususnya yang berkaitan dengan system pengolahan
data.

4. Analisis

PT. PDKA adalah perusahaanyang bergerak dibidang kontraktor di dirikan untuk bersarna
sama membangun atau mengadakan kerja sama dalam bidang kontraktor dengan perusahaar
perusahaan atau instansi-instansi pemerintah maupun swasta terutama didaerah Irian Jaye'
kegiatan-kegiatan yang menyangkut pekerjaan lapangan biasanya dikerjakan dengan melibatka
langsung masyarakat disekitar lokasi pemukiman, tetapi bila kegiatan tersebut hanya berlangsug
disekitar kantor hanya melibatkan karyawan-karyawan PT.PDKA saja. Dalam melaksanakr
proyek lapangan yang membutuhkan waktu berbulan PT.PDKA biasanya menggunakan tenagr
le.ja yang didatangkan langsung dari kantor pusat di Surabayanamun tidak seratus persen peke{e
tersebut Jidatangkan tapi 10-20 persen diambil juga dari masyarakat setempat dimana lokd
 Smm Informasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan c-71
$
FT- PancaDuta Ab a d i -

yaitu karyawan tetap

Sro)'ekdikerjakan. Untuk karyawan atau pegawainyadi bedakanmenjadi dua
u&mkaryawan lePas.
t Karyawan tetap adalah karyawan yang telah lulus masapercobaandan telah ditest melalui
I
focberapatahapan sebelum diangkat menjadi karyawan tetap. Untuk system penggajiannya
&sesuaikandenganjabatan yang didudukinya, dan selain mendapatkangaji pokok juga ditambah
unng transport, tunjangan keluarga dan tunjangan lain. Sedangkanuntuk karyawan lepas adalah
irrl'awan yang dipekerjakan saat itu dan berada dilokasi proyek berada,karyawan tersebut dapat
drberhentikankapan saja atau apabila perusahaantelah selesaimelaksanakanproyek karyawan ini
&n menerima upah atau gaji sesuai denganperjanjian atau persetujuandenganpihak perusahaan
scb€lum proyek dilaksanakan, bila karyawan yang bersangkutantidak masuk tidak kerja dengan
dasan apapunmaka gaji atau upah akan dipotong.
Sutem berjalan Penggajian Karyawan Tetap

Bagian Umum

Gambar l- Sistempenggajian katltawan tetap

Pada data flow diagram dapat dilihat prosespenggajianperusahaanPDKA dimulai dengan

uagian umum menyerahkan rekap penggajian kepada direktur setelah diperiksa oleh direktur
kemudian dikembalikan kebagian umum untuk diproses penggajian dan langsung menyerahkan
gaji dan struk gaji kepada karyawan.
Sistemberjalanpenggajiankaryawanlepas.

Bagian Umum

Gambar 2. Sistempenggajian karyawan lepas

Padadata flow diagram dapat dilihat prosespenggajian untuk karyawan lepas, bagian operasional
mengeluarkandaftar gaji karyawan lepas yang harus dibayar kepada bagian umum oleh bagian
umum diserahkan kepada direktur yang sebelumnya dibuat rekap setelah diperiksa, dikembalikan
kebagianumum untuk mengerjakan proses penggajian yang langsung meyerahkan gaji dan struk
gaji kepadakaryawan lepas.
Dari gambar diatas kita dapat menetukanelemen-elemenyang diperlukan dalam men)rusun
data flow diagram.Data flow diagram terdiri dari empatbuah komponen yaitu :
Sumberdan tujuan
Aliran data
Penyimpanandata
Prosesdata

Dimulai denganmenentukan sumber dan tujuan data

Karyawan
Manajer
c-72 Proceedings,Komputerdan Sistemlntelijen (KOMMIT 2002)
Auditorium UniversitasGunadarma,Jakarta,2l -22 Agustus2002

Padaproses
Prosespengumpulan data.
ProsespenghitunganPotongan
Prosespenghitungan gaji kotor
Prosespenghitungan gaji bersih
Prosespembuatanlaporan

Penyimpanandata
Data karyawan
Data hasil

Sistemyang di usulkan
System baru nantinya diharapkandapatmenunjangprosespengolahanpenggajian denganbaik.
Systemyang diusulkanadalah:

Kartu
absensi

Dikumpulkan

Pemasukan
Data absensi

Program
Pemeliharaan
Data karyarvan

Program
Penggajian

Gambar 3. Sistemflowchartpenggajian karyawan

 lnformasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan
Duta Karya Abadi -

Gambar 4. Prosespenggajian secara garis besar

fuw diagram dapat dipecah-pecahlagi

Karyawan

Hasil

Gambar 5. Dataflow diagram proses penggajian

c-74 Proceedings,Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2002)
Auditorium Universitas Gunadarma,Jakarta,2l -22 Agustus 2fi)2

Data flow diagrampembuatanlaporandapatdigambarkan

Gambar 6. DataJlow diagram pembuatanlaporan

Detail Design

Sistem
Penggajian

Pemeliharaan
Data karyawan

Gambar 7. HIPO sistemPenggaiian

Gambar 8. HIPO Prosespenghitungangaji

'2fi2) Sistem Informasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan
c2002 PT. PancaDuta Karva Abadi - Cabans Jayapura

PemeliharaanData
Karyawan

Pemasukan Penghapusan Pengubahan

Data Karvawan Data Karyawan Data Karyawan

Gambar 9. HIPO Prosespemeliharaan data karyawan

Gantbar 10. HIPO PembuatanLaporan

Gambar 11.HIPO Pembuatanlaporan karyawan

 Proceedings,Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT2q
Auditorium Universitas Gunadarma,Jakarta, 2l -22

DesignFile
File-file yangdigunakandalamprosespenggajianadalah:
1. File karyawanTetap
Deskripsi

Nama Field Jenis Jumlah

NO_PEG Karakter 9
Nama Karakter 25
TTL Karakter l5
JK Karakter t
Agama Karakter I

Pendidikan Karakter
Alamat Karakter 30
Kebangsaan Karakter 15
Jabatan Karakter I

TMK Karakter 10
GP Nurnerik 9
1
TR Numerik
1
TJ Numerik I

TK Numerik
Status Karakter L

.,
JA Numerik
Keterangan:
NO_PEG : Nomor Pegawai
TL : Tanggal Lahir
JK : Jenis Kelamin
TMK : Tanggal Masuk Kerja
GP : Gaji Pokok
TK : TunjanganKeluarga
lj : TunjanganJabatan
TR : Transport

2. File Karyawan Lepas

Deskripsi

Nama Field Jenis Jumlah

NO_PEG Karakter 9
Nama Karakter 25
TL Karakter l5
JK Karakter 1
Agama Karakter I
Pendidikan Karakter I
Alamat Karakter 30
Kebangsaan Karakter 15
TMK Karakter l0
Keterangan
TL Tanggal Lahir
JK Jenis Kelamin
TMK Tanggal Masuk Kerja
I &m Informasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan c-77
?f- PancaDuta Karya Abadi - Cabang Jayapura
I
3- File Absensi
Deskripsi

Nama Field Jenis Jumlah

NO-PEG Karakter 9
Nama Karakter 25
Bulan Numerik 2
JM Numerik 5
JK Numerik 5
Ket Karakter 10
Keterangan
NO-PEG Nomor Pegawai
JM Jam Masuk
JK Jam Keluar
Ket Keterangan

File Hasil karyawan Tetap

Deskripsi
Nama Field Jenis Jumlah

NO_PEG Karakter 9
Nama Karakter 25
GP Numerik 9
TR Numerik -.|
TJ Numerik
TK Numerik
GK Numerik 9
POT Numerik
GB Numerik 9
Keterangan
NO_PEG Nomor Pegawai
GP Gaji Pokok
TR Transport
TJ Tunjangan Jabatan
TK Tunjangan Keluarga
GK Gaji Kotor
POT Potongan
GB Gaji Bersih

File HasilkaryawanLepas
Deskripsi
Nama Field Jenis Jumlah

NO-PEG Karakter 9
Nama Karakter 25
Gaji Numerik 9
POT Numerik '7

GB Numerik 9
Keterangan
NO_PEG Nomor Pegawai
POT Potongan
GB Gaji Bersih
 (KOMMIT 2002)
Proceedings,Komputcrdan Sistem Intelijen
Adi;;;;; r;;rsitas

DesignOutPut
PT. ianca Duta KarYa Abadi
Jayapura- Irian JaYa
Daftar Karyawan TetaP

Tabel t. LaPoran Karyawan TetaP

PT. Panca Duta Karya Abadi

Jayapura-Irian JaYa
Daftar Karyawan LePas

xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx

Tabel2. Laporan Karyawan LePas

PT. PancaDuta Karya Abadi

Jayapura-IrianJaYa
Daftar Absensi

No No_PEG Nama Bulan JM JK Kelerangan

xx PT.xx.xxxx xxxxxxxx Xx xxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxx

PTx.x.xxxx xxxxxxxx xx xxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxx
XX

Tabel 3. Laporan Absensi

PT. Panca Duta KarYa Abadi

Jayapura-Irian JaYa
Daftar Gaji Karyawan TetaP

xxxxxx
PT.xx.xxxx
xxxxxr
PTx.x.xxxx xxxxxxx

Tabel4.LaporanGaii KaryawanTetap

PT. PancaDuta Karya Abadi

Jayapura-IrianJaya
Daftar Gaji Karyawan Lepas

No PEG Nama Gaji POT Gaji

No
Bersih

PL.xx.xxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxx

xx
xx PLx.x.xxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxx

Tabel 5. Laporan Gaii Karyawan Lepas

hrmasi Laporan Gaji Karyawan pada Bagian Keuangan c,79
Duta Karya Abadi -

Kesimpulan

Sg6m informasi Keuangan di PT. Panca Duta Karya abadi ini akan mampu memberikan
*rmasi-informasi yang diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan dengan
qat dan kemungkinan untuk didapatkaninformasi yang salah akan kecil sekali
taunjang dan memberikan pelayanan kebutuhan informasi penggajian kepada fungsi-
hgsi manajerial yaitu para kepala bagian di dalam mengendalikanpelaksanaankegiatan.
tcsrbantu dan memudahkan para pengambil keputusan yaitu para eksekutif ( pemimpin
pnrsahaan) untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur terhadap hasil yang
:r-h dicapai sebelumnya.

Ilaftar Pustaka

Ecnry E Korth, Abraham Silberschatz,"DataBase System",Texas,McGrawHill,l985, pp

t6r- 167.
Twri D. Mahyuzir, "Analisa dan PerancanganSistem Pengolahan Data'n,PT. Elex Media
faryutindo, 1989,pp 4l-137
lhadarma, Seri Diktat Kuliah,"Pengantar Analisis & Perancangan Sistem",Andika
frafis,1990, pp 40-68.