1/14

TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN MELALUI PEMBUATAN BUKU PINTAR DI

KELURAHAN KRIWEN KECAMATAN SUKOHARJO

Nama Diklat : Diklatpim Tingkat IV Angkatan XCVII

Tahun : 2017
Ruang lingkup inovasi : Kelurahan
Cluster inovasi : Kependudukan Capil & Nakertrans
Inovator : TITIK RUSMIYATI, SE
Jabatan : Kasi Pelayanan Umum Kelurahan Kriwen
Instansi : kelurahan kriwen kecamatan sukoharjo

Latar Belakang

01. LATAR BELAKANG

Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,
pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan.Kependudukan sebenarnya merupakan basis
utama dan fokus dari segala persoalan pembangunan. Hampir kegiatan pembangunan baik yang bersifat sektoral maupun lintas sektor terarah dan terkait dengan
penduduk, atau dengan kata lain penduduk harus menjadi subyek sekaligus objek pembangunan. Kualitas penduduk yang baik akan melahirkan sumber daya manusia
(SDM) yang baik pula. Jumlah penduduk yang besar tetap akan berarti bila sebagian besar dari mereka mampu berkarya dan berpartisipasi dalam pembangunan.
Sebaliknya jumlah penduduk yang besar akan menambah beban ekonomi dan pembangunan, bila tidak dapat diberdayakan secara baik.

Gagasan menyusun suatu sistem administrasi yang menyangkut seluruh masalah kependudukan, yang meliputi pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan
data-informasi kependudukan, patut menjadi perhatian untuk mewujudkannya.Karena sampai saat ini, peraturan perundang-undangan yang mendukungnya masih
terpisah-pisah, berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kaitan satu dengan lainnya.Perwujudan suatu sistem memang sangat didambakan oleh masyarakat.Bahkan sebagai
ciri dari penyelenggaraan negara yang modern khususnya bidang pelayanan masyarakat. Sebagaimana diketahui bahwa kinerja pelayanan masyarakat di bidang
administrasi kependudukan terutama pelayanan yang menyentuh masyarakat banyak seperti pelayanan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Surat Keterangan Keluarga, Akte
Kelahiran, dan lain-lain, dewasa ini belum memuaskan. Masih kurangnya kinerja pelayanan masyarakat tersebut dampaknya sangat besar terutama terhadap bidang
sosial dan ekonomi. Masyarakat pada era reformasi sekarang ini semakin kritis dan semakin menyadari akan hak-haknya untuk memperoleh pelayanan yang baik,
sedangkan Pemerintah yang berkewajiban memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat belum mampu memenuhi tuntutan tersebut.
2/14
Di dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomo 6 Tahun 2009 dijelaskan bahwa Rukun Tetangga yang selanjutnya disingkat RT adalah lembaga yang dibentuk
melalui musyawarah masyarakat setempat dalam rangka pelayanan Pemerintah dan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Lurah dan di dalam Peraturan Bupati
Sukoharjo Nomor 16 Tahun 2011 dijelaskan bahwa Rukun Tetangga (RT) mempunyai tugas membatu Lurah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan antara lain
Pendataan Kependudukan dan Pelayanan administrasi lainnya.

Sehubungan dengan diberlakukannya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan, Pemerintah Kelurahan Kriwen harus selektif dalam melayani Pengurusan Adminduk mengingat pola sistem yang terintegrasi sehingga mengharuskan
setiap data yang diinput harus benar secara administrasi sehingga mampu meminimalisir penggandaan data. Di karenakan penanganan Adminduk yang harus selektif
dan berkehati-hatian maka perlu adanya kerjasama dengan Ketua Rukun Tetangga(RT).

Berdasarkan Peraturan Bupati Sukoharjo Nomor 49 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi, Serta Tata Kerja, Staf Ahli Bupati,
Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Inspektorat Dan Kecamatan, bahwa Kelurahan merupakan bagian dari Kecamatan yang Jabatan
Strukturalnya terdiri atas :

1. Lurah;

2. Sekretaris ;

3. Seksi PemerintahanKetentraman dan Ketertiban;

4. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Kesejahteraan Sosial;

5. Seksi pelayanan Umum dan;

Seksi Pelayanan Umum mempunyai tugas penyiapan bahan perumusan, pengoordinasian, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan di bidang administrasi
dan pelayanan umum.

Untuk melaksanakan tugas di atas Kepala Seksi mempunyai tugas:

3/14
a. menyusun program kegiatan seksi pelayanan umum berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

b. menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c. membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, memberikan arahan dan petunjuk guna peningkatan kelancaran pelaksanaan tugas;

d. melaksanakan koordinasi dengan Sekretaris dan seluruh Kepala Seksi di lingkungan kelurahan untuk mendapatkan masukan, informasi guna mengevaluasi
permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;

e. menyiapkan konsep keputusan, instruksi, petunjuk palaksanaan dan naskah dinas yang lain yang berkaitan dengan tugas Lurah dalam rangka tindak lanjut
tugas-tugas di bidang pelayanan umum yang meliputi keagrariaan, pelayanan perizinan, kependudukan, kartu tanda penduduk, kartu keluarga, nikah, talak, cerai dan
rujuk;

f. membantu mengevaluasi pelaksanaan kegiatan operasional di bidang pelayanan umum;

g. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menilai prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan;

h. membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan kebijakan;

i. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas;

j. melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan.

Dalam pelayanan Administrasi Kependudukan di Kelurahan Kriwen Kecamatan Sukoharjo ada beberapa permasalahan yang sering muncul ketika warga mengurus
administrasi kependudukan antara lain:
4/14

1. Rata-rata warga belum mengetahui persyaratan-persyaratan dalam mengurus administrasi kependudukan.

2. Masih banyaknya pemohon yang mempercayakan/mengajak pihak lain untuk mengurus dokumen Adminduk dengan alasan ketidaktahuan alur proses pengurusan
dokumen kependudukan. Padahal semua pengurusan dokumen administrasi kependudukan di Kelurahan Kriwen Gratis

3. Data permohonan pengurusan administrasi kependudukan di Kelurahan Kriwen pada Tahun 2016 sebanyak 2.537 pemohon, atau rata-rata sebanyak 211
pemohon setiap bulannya. Dari data tersebut, baru sekitar 20% pemohon yang sudah lengkap persyaratan administrasinya. Sedangkan sisanya belum lengkap
persyaratan administrasinya, sehingga pemohon harus bolak-balik untuk melengkapi persyaratannya. Hal ini mengakibatkan warga merasa enggan untuk mengurus
administrasi kependudukannya dan lebih mempercayakan kepada orang lain untuk mengurusnya.

Tabel 1

Data Permohonan Pelayanan Administrasi Kependudukan

Kelurahan Kriwen Tahun 2016

Pelayanan Administrasi Berkas Berkas Tidak

No Jumlah
Kependudukan Lengkap Lengkap

1 KTP 589 102 487

2 KK 513 113 400

3 Akte Kelahiran 108 28 80

4 Akte Kematian 96 6 90
5/14
5 Pindah/Datang Penduduk 62 12 50

6 Surat Keterangan 469 69 400

7 Surat Ijin 154 54 100

8 Surat Pinjaman Bank 72 12 60

9 Santunan Kematian 24 12 12

Permohonan
10 36 12 24
Jamkesmas/Jamkesda

11 SKCK 172 22 150

12 Surat Kelahiran 54 14 40

13 Surat Kematian 53 13 40

14 Duplikat Surat Kematian 32 2 30

15 Duplikat Surat Kematian 27 7 20

16 Surat Pengantar Nikah 76 16 60

Jumlah 2.537 494 2.043

Sumber Data : Buku Agenda Keluarahan Kriwen Tahun 2016

Dari beberapa permasalahan sebagaimana tersebut diatas penulis melakukan analisis organisasi dengan menggunakan model Diagnostic Reading Leavitt’s Model
(1965). Model analisis Leavitt’s digunakan karena dapat menggambarkan secara langsung kondisi yang ada di organisasi dilihat dari keterkaitan antar Structure,
Technology, People, dan Task.

Structure
6/14
7/14

Task

Technologi

People

Gambar 1.Leavitt’s model (1965)

Dengan rumusan diagnosa bahwa Structure adalah Struktur Organisasi, People adalah Sumber Daya Manusia, Teknologi adalah Pemanfaatan Tehnologi dan Task
adalah Tupoksi dengan penggunaan perbandingan kelemahan pada kondisi saat ini dan harapan pada kondisi yang diinginkan maka diperoleh data sebagai berikut :
8/14

Dampak perubahan
Kondisi setiap Komponen utama
No Komponen thd komponen yg
komponen yg diintervensi
lain

1 2 3 4 5

Tidak ada lagi

pemohon yang
mempercayakan/mengajak
Kurangnya pihak lain untuk
sosialisasi kepada Sosialisasi kepada mengurus dokumen
1. PEOPLE/ ACTORS
warga berkaitan warga Adminduk dengan
dengan adminduk alasan ketidaktahuan
alur proses
pengurusan dokumen
kependudukan
9/14
Warga masyarakat
mengetahui lebih awal
Kelengkapan berkas
Pelayanan Adminduk
apa saja yang akan
dalam hal
dibawa dalam
Penyampaian
pemrosesan dokumen
informasi dan
kependudukan dari
sosialisasi program /
Ketua RT pada saat
kebijakan mengenai
Menyediakan mendapatkan surat
Adminduk secara
bagan alur keterangan/ pengantar
langsung kepada
persyaratan dari Ketua RT
2. TASK masyarakat belum
pelayanan sehingga pemohon
berjalan secara
adminduk yang tidak bolak balik
optimal
mudah dimengerti pulang untuk
melengkapi berkas,
Warga belum sehingga
memahami menyebabkan
persyaratan-persyaratan pemrosesan tidak
dalam pelayanan akan menyita waktu
adminduk atau sangat efisien.

Struktur organisasi
lengkap dan terisi
3. STRUCTURE semua

Ketersediaan
teknologi seperti :
listrik, AC, komputer,
4. TECHNOLOGY printer, `jaringan
internet, sudah ada
dan dalam keadaan
baik
10/14
Berdasarkan kondisi yang ada saat ini dan kondisi yang diinginkan maka arahan rancangan proyek perubahan yang akan dilaksanakan di Kelurahan Kriwen Kecamatan
Sukoharjo dalam rangka percepatan adminduk adalah menitik beratkan pada Taskdan People yaitu :

- Task :

1. Mampu menyediakan bahan sosialisasi alur proses penerbitan Adminduk dan persyaratan administrasi kepada Ketua RT;

2. Warga masyarakat mengetahui lebih awal Kelengkapan berkas apa saja yang akan dibawa dalam pemrosesan dokumen kependudukan sehingga pemohon tidak
bolak balik pulang untuk melengkapi berkas, sehingga menyebabkan pemrosesan tidak akan menyita waktu atau sangat efisien.

3. Ketua RT Mampu memberikan informasi mengenai ‘proses’ penerbitan dokumen kependudukan serta Adminduk kepada warga masyarakat;

- People

1. Peningkatan kualitas SDM melalui Sosialisasi/ Bintek / Diklat teknis bidang yang sesuai ;

2. Terciptanya Komunikasi aktif/ Sosialisasi Tentang Proses Pelayanan Adminduk antara warga (pemohon), Ketua RT dan Petugas.

Hasil dari kegiatan Benchmarking yang di Kabupaten Malang dengan Lokasi di Kantor Kecamatan Kepanjen, maka kegiatan yang dapat diambil sebagai best practice
yang akan diterapkan sebagai masukan dalam pembuatan inovasi di Kelurahan Kriwen dalam Pembuatan Buku Pintar dalam rangka Tertib Administrasi Kependudukan
adalah:

a. adanya komitmen dari pucuk pimpinan sampai pada staf untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada masyarakat;
b. dalam manajemen pegawai menerapkan disiplin yang tinggi, kebersamaan, kerja keras dan tranparan;
11/14

c. pelayanan tidak berorientasi pada keuntungan, tetapi lebih diutamakan untuk mengubah perilaku pegawai dan masyarakat;

d. Adanya dukungan yang kuat para stakeholder.

Manfaat

01. MANFAAT PERUBAHAN

Proyek perubahan ini akan memberikan manfaat bagi berbagai stakeholder lain sebagai berikut :

Bagi Peserta/Kepala Seksi Pelayanan Umum

a. Meningkatkan kemampuan manajerial dalam bidang Pelayanan Umum

b. Sebagai wadah dalam meningkatkan kemampuan koordinasi dengan semua pihak.

Bagi Kelurahan Kriwen

a. Dengan adanya pemahaman proses adminduk pada warga masyarakat maka akan meningkatnya tertib administrasi kependudukan di Kabupaten Sukoharjo.

b. Semakin lancarnya proses pelayanan Adminduk diharapkan Data kependudukan semakin tervalidasi.
12/14
Bagi Masyarakat

a. Dengan adanya pengetahuan dan pemahaman mengenai berkas persyaratan adminduk sejak awal oleh ketua RT, maka warga masyarakat tidak bolak balik pulang
untuk melengkapi berkas Adminduk, sehingga proses adminduk tidak menyita waktu atau efisien waktu;

Milestone

01. MILESTONE

Milestone Proyek Perubahan

NO TAHAPAN OUTPUT WAKTU

A JANGKA PENDEK

Tahapan Persiapan

a. Laporan dan koordinasi dengan Mentor

b. Konsultasi, Koordinasi dan mencari dukungan Hasil Konsultasi dan Minggu Ke IV April
1
stake holder internal dukungan stakeholder 2017
13/14
Pembentukan Tim Kerja

Terbentuknya Tim Kerja

a. Penyusunan Draf SK Tim Kerja
dengan SK Minggu Ke IV April
2
2017
b. Perumusan pembagian tugas Tim

c. Penyusunan jadwal kegiatan Tim

Rapat Koordinasi dengan stakeholder Eksternal

Non Pemerintah ;

Terbentuknya
a. Menjalin kerjasama dengan stakeholder Minggu Ke I Juni
3 Kerjasama dengan
Eksternal 2017
stake holder Ekternal

b. Mencari Surat dukungan dengan stakeholder

Eksternal

Membuat Buku Pintar Syarat Mengurus

Adminduk;

a. PengumpulanBahan-Bahan yang akan ditulis

dalam Buku Pintar Tersusun dan
tercetaknya Buku Pintar Minggu Ke II s/d IV
4
Syarat mengurus Juni 2017
b. Penyusunan Buku Pintar syarat mengurus Adminduk.
Adminduk.

c. Pencetakan/ Penggandaan Buku Pintar Syarat

mengurus Adminduk.
 14/14
Pelaksanaan Sosialisasi Percepatan pelayanan
Adminduk ke RT dan RW; Terlaksananya
Sosialisasi percepatan
Adminduk dengan
a. Persiapan bahan Sosialisasi Minggu Ke III Juli
5 pemberdayaan Ketua
RT 2017
b. Pelaksanaan sosialisasi

c. Penyusunan laporan sosialisasi

Pertemuan RT dan Masyarakat (2 RT) Sosialisasi Risalah hasil dari Minggu ke IV Juli
6
kepada Masyarakat oleh RT dan RW sosialisasi 2017

Bulan Agustus
2017
7 Monitoring dan evaluasi Hasil evaluasi

JANGKA MENENGAH Seluruh Anggota

Lembaga
Kemasyarakatan Bulan Oktober
B a. Sosialisasi RT ke Masyarakat (31 RT)
Kelurahan Kriwen 2017
mengetahui syarat
b. Evaluasi pelaksanaan Adminduk pengurusan Adminduk

JANGKA PANJANG
Pelayanan Adminduk
C Awal Tahun 2018
yang Prima
Pemutakhiran Isi Buku Pintar

Dicetak melalui website E-Proper BPSDMD Provinsi Jawa Tengah (https://bpsdmd.jatengprov.go.id/eproper) pada 27 Jul 2022 14:53:08

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)