PETUNJUK KONVERSI DATA APLIKASI DPP/GPP

A. PENGANTAR

Dalam implementasi Aplikasi DPP dan Aplikasi GPP diperlukan proses perekaman data
yang terdiri dari Data Pegawai yaitu data Anggota TNI dan PNS Kemhan, Data Keluarga, dan
Data Riwayat Kepangkatan atau Skep-Skep anggota/kepegawaian. Ketiga data tersebut harus
direkam ke dalam Aplikasi DPP/GPP sehingga aplikasi tersebut dapat digunakan.

Untuk mempermudah dan mempercepat proses perekaman data awal pada Aplikasi
DPP/GPP maka perekaman data dapat dimulai dengan proses transfer dengan mengkonversi
data pegawai yang saat ini sudah ada di masing-masing UO, sehingga PPABP tidak merekam
dari awal untuk seluruh pegawai. Proses konversi ini sifatnya tidak wajib, artinya jika ada UO
atau satker yang tidak memiliki data, dapat merekam data pegawai dari awal dalam Aplikasi
DPP/GPP. Proses konversi ini sifatnya hanya untuk mempercepat perekaman saja.

Data yang diperlukan adalah data pegawai, data keluarga dan data riawayat
kepangkatan yang terbagi ke dalam tiga file excel. Susunan file excel harus mengikuti tata
urutan kolom dan isian yang ditetapkan oleh Direktorat Sistem Perbendaharaan, sehingga
dapat dikonversi ke dalam Aplikasi DPP/GPP. Untuk Data Pegawai wajib ada, sedangkan data-
data terkait data keluarga dan data-data Riwayat Kepangkatan (Skep-Skep) tidak wajib. Namun
kalau datanya ada akan lebih bagus, sehingga akan mempermudah sakter dalam merekam sisa-
sisa data yang belum ada.

B. PROSES KONVERSI PER SATKER

Proses konversi ini dilakukan per satker, jadi jika masing-masing UO memiliki 50 satker,
maka pembentukan file excel tersebut harus dibuat terpisah per satker, jadi harus membuat 50
file excel. Sebab aplikasi ini akan kita bagikan per satker sehingga proses konversinyapun
dilakukan terpisah-pisah. Setelah proses konversi dilakukan kita lakukan backup data per satker,
barulah file backup tersebut kita bagikan ke satker-satker pengguna aplikasi DPP/GPP.
C. JENIS DATA
Jenis data yang harus dipersiapkan adalah data pegawai, data keluarga dan data riwayat
kepangkatan. Penjelasannya adalah sbb :

1. Data Pegawai : Nama File t_pegawai.xls

Data ini adalah data individu pegawai yaitu Anggota TNI dan PNS Kemhan, dimulai dari
NIP/NRP, nama, tempat tanggal lahir, gaji pokok, alamat NPWP dan lain-lain. Susunan
file Excel nya adalah sbb :

No Kolom Contoh Keterangan

1. Kode Satker 642445 6 digit kode satker sesuai DIPA. Dalam satu file
excel tidak diperbolehkan lebih dari 1 kode satker.
2. Kode Anak 00 2 digit dimulai dari 00,01,02 dst. adalah pembagian
Satker gaji di dalam satker tersebut
3. Kode Sub 01 2 digit dimulai dari 00,01,02 dst. adalah pembagian
Anak Satker gaji di dalam suatu anak satker. Tidak wajib diisi.
4. Kode Korp 001 3 digit : Kode korp sesuai dengan tabel, Tabel Korp
ada di lampiran : T_korp. Untuk PNS dikosongi. Jika
kode korp tidak ada maka diisi 999 (TNI), jika
dikosongi maka akan berisi korps 999 (TNI).
5. Matra 1 1 digit : kode matra : 1 : AD, 2 : AL, 3 : AU. Untuk
PNS dikosongi.
6. NIP/NRP 198212102009112001 NRP anggota TNI, untuk NIP PNS harus 18 digit, jika
masih ada PNS yang masih menggunakan NIP 9
digit harus ditambah 0 sebanyak 9 digit sehingga 18
digit. Misalkan 060102058000000000
7. Nama Nama Anggota TNI/PNS
8. Kode 1 1 digit, 1 : PNS, 2 : CPNS. Untuk Anggota TNI
pegawai dikosongi.
9. Kedudukan 01 2 digit, keadaan pegawai saat ini, 01 adalah
pegawai aktif,03 : pensiun, 04 : meninggal dunia
dll. Tabel Kedudukan ada di lampiran, untuk
anggota TNI : T_KedudukanTNI sedangkan PNS :
T_KedudukanPNS. Jika dikosongi makan akan terisi
01 : aktif
10. Tempat Lahir Bogor Kota Tempat lahir Anggota/PNS
11. Tanggal Lahir 31/12/1960 Tanggal lahir Anggota/PNS format tanggal
 dd/mm/yyyy
12. Gaji Pokok 3847200 Angka, besaran gaji pokok anggota/PNS yang
diterima saat ini.
13. Kode 1 1 digit, 1 : dapat tunjangan papua, 2 : tidak dapat
tunjangan tunjangan papua. Jika dikosongi maka akan terisi 2 :
papua tidak dapat
14. Kode 1 1 digit, 1 : dapat tunjangan terpencil, 2 : tidak
tunjangan dapat tunjangan terpencil. Jika dikosongi maka
terpencil akan terisi 2 : tidak dapat
15. Istri 1 1 digit, jumlah istri/suami, 1 : jika punya istri/suami,
0 : jika bujangan / janda/duda
16. Anak 2 1 digit, jumlah anak yang ditanggung dalam daftar
gaji.
17. Kode 99999 5 digit, kode jabatan struktural/fungsioanal
Jabatan anggota tersebut, jika anggota/PNS tersebut tidak
menjabat/staf/prajurit maka diisi dengan : 99999.
Tabel Jabatan ada di lampiran : T_tunjangan. Jika
dikosongi maka akan terisi 99999 : Anggota TNI.
18. Jenis Beras 1 1 digit, 1 : Dibayar Uang, 2 : Dibayar Natura. Jika
dikosongi maka akan terisi 1 : Uang
19. Kode Sewa 1 1 digit, 1 : bayar sewa rumah dinas, 2 : tidak bayar
Rumah Dinas sewa rumah dinas. Jika dikosongi maka akan terisi 2
: tidak bayar sewa rumah dinas.
20. Nomor Diisi dengan nomor rekening pegawai, diisi tanpa
Rekening titik dan spasi misal : 0193241897
21. Kode agama 1 1 digit, 1 : Islam, 2 : Katolik, 3 : Kristen, 4 : Hindu, 5 :
Budha, 6 : Lainnya. Jika dikosongi maka akan terisi
1 : Islam
22. Kode Jenis 1 1 digit, 1 : Pria, 2 : Wanita. Jika dikosongi maka
Kelamin akan terisi 1 : Pria
23. Kode 01 2 digit : 01 : SD, 07 : S1. kode jenis pendidikan,
Pendidikan Tabel Pendidikan ada di lampiran : T_Pendidikan.
Jika dikosongi maka akan terisi 07 : Sarjana.
24. Alamat Alamat Anggota/PNS : bisa diisi bisa tidak.
rumah
25. NPWP 599093333805000 15 digit, Nomor Pokok Wajib Pajak, dengan
menghilangkan titik dan strip. Jika anggota/PNS
belum punya diisi dengan 000000000+3 digit (digit
10,11,12) dari NPWP Bendahara+ 000 : Misalkan
NPWP bendahara satker :
599093333805000 : diambil digit ke 10,11 dan 12 : yaitu
805.
Maka NPWP anggota/PNS yang kosong adalah :
000000000805000
26. Nama bank BRI Cabang Depok Nama bank cabang tempat pegawai menyimpan
gaji.
27. Nama di Nama anggota/pegawai di rekening/ buku
rekening tabungan. Biasanya tidak memakai gelar.
28. Kode pos 10110 5 digit kode pos alamat anggota/PNS, jika tidak
tahu diisi dengan kode pos satker. Jika dikosongi
maka akan terisi kode pos cilangkap = 13870
29. Kode babin 1 1 digit, 1 : dapat tunjangan babinsa, 2 : tidak dapat
tunjangan babinsa. Untuk PNS dikosongi. Jika
dikosongi maka akan terisi 2 : tidak dapat
30. Kode 31002 5 digit, diisi dengan kode jabatan sandi. Jika
Jabatan anggota tidak mendapatkan tunjangan ini diisi
Sandi dengan : 99999. Kode dapat dilihat di Tabel
Jabatan ada di lampiran : T_tunjangan dengan kode
31001 s.d. 31007. jik
31. Sebutan Kadisku Sebutan jabatan di lingkungan TNI. Jika anggota
Jabatan tidak menjabat dapat dikosongi. Untuk PNS
dikosongi
32. Kode 0 1 digit, diisi 0 jika anggota TNI tidak sedang
Tunjangan bertugas di pulau kecil terluar dan perbatasan. Jika
Kecil Terluar bertugas maka diisi dengan :
dan 1: 150 % gaji pokok
Perbatasan 2: 100% gaji pokok
3: 75% gaji pokok
4: 50% gaji pokok
33. TMT Jabatan 01/01/2014 TMT meduduki jabatan, format tanggal
dd/mm/yyyy
34. TMT KGB 01/02/2014 TMT KGB, format tanggal dd/mm/yyyy
 2. Data Keluarga : Nama File t_keluarga.xls
Data keluarga adalah data keluarga seperti nama istri/suami, nama anak, tanggal lahir
anak dll. Anak yang boleh ditanggung dalam gaji maksimal adalah 2 anak, dan maksimal
berumur 21 tahun, boleh ditanggung sampai dengan 24 tahun jika memiliki surat
keterangan kuliah. Nomor surat keterangan kuliah dan tanggal surat keterangan kuliah
harus dimasukkan ke dalam aplikasi. Susunan file Excel nya adalah sbb :

No Kolom Contoh Keterangan

1. NIP/NRP 198212102009112001 NRP anggota TNI, untuk NIP PNS harus 18 digit, jika
masih ada PNS yang masih menggunakan NIP 9
digit harus ditambah 0 sebanyak 9 digit sehingga
18 digit. Misalkan 060102058000000000
2. Nama Nama istri/nama anak
3. Kode 1 1 digit, 1 : Istri, 2 : Suami, 3 : Anak Kandung,4 :
keluarga Anak Tiri, 5 : Anak Angkat, 6 : Anak Cacat
4. Tanggal lahir 27/09/1996 Tanggal lahir istri/anak, format dd/mm/yyyy : jika
kosong diisi tanggal hari ini.
5. Tertanggung 1 1 digit 1 : tertanggung dalam daftar gaji, 2 : tidak
tertanggung. Jika tidak diisi maka otomatis terisi 1 :
tertanggung
6. No Surat 01/UGM/2014 Nomor surat keterangan kuliah, wajib diisi jika
Keterangan anak tertanggung yang sudah berumur lebih dari
Kuliah 21 tahun
7. Tanggal Surat 01/01/2014 Tanggal surat keterangan kuliah, wajib diisi jika
Keterangan anak tertanggung yang sudah berumur lebih dari
Kuliah 21 tahun. Format dd/mm/yyyy
8. Tanggal 01/01/2000 Diisi tanggal kawin dengan istri, atau tanggal kawin
kawin anak jika sudah menikah. Format dd/mm/yyyy
9. Kode kerja 1 1 digit diisi dengan pekerjaan dari istri/suami/anak.
Diisi dengan 1 : Belum Sekolah, 2 : Sekolah, 3 :
Kuliah ,4 : Ibu Rumah Tangga, 5 : Tidak Bekerja, 6 :
Bekerja. Jika dikosongi, untuk istri/suami akan
terisi : 6, untuk anak terisi : 2
 3. Data Riwayat Kepangkatan : Nama File t_perubahan.xls

Data Riwayat Kepangkatan adalah data-data terkait dengan SK-SK yang diterima oleh
anggota/PNS mulai dari SK pengangkatan pertama menjadi anggota, SK CPNS, SK KGB,
SK Kenaikan Pangkat, SK menduduki jabatan dll. Susunan file Excel nya adalah sbb :

No Kolom Contoh Keterangan

1. NIP/NRP 198212102009112001
NRP anggota TNI, untuk NIP PNS harus 18 digit, jika
masih ada PNS yang masih menggunakan NIP 9 digit
harus ditambah 0 sebanyak 9 digit sehingga 18
digit. Misalkan 060102058000000000
2. Tanggal SK 01/01/2014 Tanggal SK, jika kosong akan diisi tanggal hari ini,
format dd/mm/yyyy
3. Nomor SK CPNS/01/2014 Nomor SK
4. Uraian SK SK Kenaikan Gaji Uraian SK tersebut
Berkala
5. TMT 01/01/2014 Terhitung Mulai Tanggal SK dengan format
dd/mm/yyyy
6. SK Dari Panglima TNI SK ini ditandatangani oleh siapa
7. Jenis SK 01 2 digit, Kode jenis SK. Terdapat Tabel Jenis SK di
lampiran, untuk anggota TNI : T_KedudukanTNI
sedangkan PNS : T_KedudukanPNS. Jika dikosongi
maka akan diisi dengan jenis SK no 99 (SK Lainnya).
D. KONVERSI DATA PADA APLIKASI DPP/GPP

1. Save As Data

Setelah ketiga file tersebut dipersiapkan, maka proses konversi dapat segera kita
lakukan. Namun file excel tersebut tidak dapat kita konversi secara langsung namun harus
kita save as ke dalam bentuk file teks. Dengan type tex tab delimited
Tata caranya adalah sebagai berikut :
1. Misalkan saya memiliki file t_pegawaikon.xls, t_keluargakon.xls, dan
t_perubahankon.xls.
2. Buka file tersebut, lalu pilih baris ke 1, dan 2.

3. Hapus terlebih dahulu baris ke 1 yang berisi angka, dan baris 2 berisi judul

4. Sehingga akan tersisa isi kolom-kolomnya saja, seperti ini

5. Baru setelah itu kita save as menjadi, dengan pilihan text (tab delimited)(*.txt). lalu klik
tombol save.
6. Maka data pegawai tadi akan berbentuk file teks dengan isian sebagai berikut :

7. Lakukan untuk file t_keluargakon.xls dan t_perubahankon.xls dengan menghapus baris

dan nama kolom lalu save us menjadi text (tab delimited)(*.txt).

2. Proses Konversi Data

Setelah melakukan save us data diatas maka kita akan memiliki 3 buah file teks.
Masuk ke dalam Aplikasi DPP, kemudian pilih menu Pegawai > Konversi Data TNI, maka
akan muncul form sbb :

1. Cari file teks data pegawai,keluarga dan perubahan dengan mengklik tombol (…)
2. Jika dalam file excel gaji pokok yang dimasukkan adalah gaji pokok 2015, maka
dipilih gaji pokok 2015.
3. Klik tombol Restore, maka data pegawai anggota TNI dan PNS Kemhan akan masuk
ke dalam database Aplikasi DPP/GPP.
4. Jika ada isian yang salah misalakan ada isian NIP/NRP yang kosong maka akan
muncul pesan sbb :
5. Selanjutnya akan muncul file excel dengan nama nip_nrp_kosong.xls dan langsung
terbuka yang akan menunjukkan nama pegawai yang NIP/NRP nya kosong,.

6. Perbaiki kembali file excel yang telah anda susun sebelumnya lalu save as teks sekali
lagi.
7. Pada akhir proses restore akan muncul file excel hasilkonversi.xls yang
menunjukkan jumlah record data yang telah berhasil dikonversi