BAB IV

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

DAN HASIL PENELITIAN

4.1 Gambaran Umum Organisasi

4.1.1 Sejarah Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif

Sejarah Pariwisata di Indonesia sebenarnya sudah dimulai sejak

era penjajahan belanda. Pada sekitar 1910-1920, pemerintahan belanda

membentuk Vereenening Toesristen Verker (VTV) yang memvasilitasi

orang-orang dari benua eropa yang ingin berwisata ke Indonesia. Setelah

pendudukan jepang dan setelah kemerdekaan pemerintah Indonesia

mulai berjuang untuk menghidupkan Kembali industry-industri yang

menopang perekonomian termasuk pariwisata.

Pengelolaan sektor pariwisata mulai berkembang dalam struktur

pemerintahan sejak tahun 1959 dibawah pengelolaan departemen jalan

Pos Telegraf dan telepon yang dipimpin oleh Menteri Djatikusumo

dalam kabinet Soekarno. Djatikusumo menjabat hingga tahun 1963.

Dalam kurun waktu tiga dekade nama Lembaga yang menyelenggarakan

urusan pemerintahan di bidang pariwisata mengalami perusahaan.

Setelah Djatikusumo estafet dilanjutkan oleh beberapa Menteri lainnya

antara lain Hidajat Martaatmadja (1963-1966), Soerjadi Soerjadarma

(1966), Hamengkuuwono IX (1966), dan S.H Simatupang (1966). Di

37
 38

tahun 1969, kunjungan wisata manca negara meningkat hingga

mencapai angka 86.000 orang. Dengan adanya pencapaian tersebut

membuat Presiden Soeharto mengeluarkan Instruksi Presiden RI no. 9

tentang pedoman pembinaan pengembangan kepariwisataan Nasional.

Arahan presiden ini sekaligus menandai awal resmi

pengembangan industry pariwisata. Upaya pengembangan pariwisata

sebagaimana di maksud dalam pasal 4 :

1) Menjaga meningkatkan keindahan kekayaan alam dan

budaya masyarakat Indonesia sebagai daya tarik wisata.

2) Menyediakan membangun sarana transportasi akomodasi

hiburan dan jasa kepariwisataan lainya yang di perlukan

termasuk pelatihan manajemen.

3) Proaktif dan secara efektif mengetur promosi pariwisata

domestik dan asing

4) Memastikan kelencaran perjalanan dan prosedur lalu lintas

bagi wisatawan dan menghilangkan hambatan.

5) Memadu kebijakan dan praktik transportasi terutama

transportasi udara sebagai sarana utama untuk meningkatkan

jumlah dan menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi

arus wisatawan.

6) Pada tahun berikutnya 1970 pemerintahan berupaya

menggairahkan sektor pariwisata dengan mendirikan Bali

Tourism Development Corporation (BDTC). Saat itu Bali

 39

menjadi Pilot Project pengembangan pariwisata di Indonesia

karena jumlah wisatawan asing yang dating ke Bali jauh

melebihi wilayah Indonesia lainya.

Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif , sebelumnya

Bernama “Departemen Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi” pada

periode 1983-1988 yang pada saan itu dipimpin oleh Achmad Tahir.

Kemudian seiring berjalan waktu, nama kementrian ini berganti menjadi

nama:

1) Departemen Pariwisata, Seni, dan Budaya (Depparsenibud)

(1998-1999).

2) Kementrian Negara Pariwisata dan Kesenian (Kemengparsen)

(1999-2001).

3) Kementrian Negara Kebudayaan, dan Pariwisata

(Kemenegbudpar) (2001-2005).

4) Departemen Kebudayaan, dan Pariwisata (Depbudpar)

(2005-2009).

5) Kementrian Kebudayaan, dan pariwisata (Kemenbudpar)

(2009-2011).

6) Kementrian Pariwisata (Kemenpar) (2014-2019).

7) Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Kemenparekraf)

(2011-2014) dan (2019-Sekarang).

Di tahun 2014-2019, Presiden Joko Widodo memisahkan tugas

Ekonomi Kreatif dari Kementrian Pariwisata, dan membentuk Badan

 40

Ekonomi Kreatif (Bekraf), yang mana bagian ini berbeda satu level

dibawah Kementrian dan berfungsi untuk memperkuat sektor Ekonomi

Kreatif, memberikan perlindungan bagi karya kreatif seniman Indonesia,

selanjutnya di tahun 2019, Presiden Joko Widodo Kembali melebur

Bekraf dengan Kementrian Pariwisata.

Menteri yang pernah menjabat yaitu :

1) Achmad Tahir 1983-1988

2) Soesilo Soedarman 1988-1993

3) Joop Ave 1993-1998

4) Abdul Latief 1998

5) Marzuki Usman 1998-1999

6) Giri Suseno Hadihardjono (ad-interim) 1999-1999

7) Hidayat Jaelani 1999-2000

8) I Gede Ardhika 2000-2004

9) Jero Wacik 2004-2009

10) Mohammad Nuh (ad-interim) 2009-2009

11) Jero Wacik 2009-2011

12) Mari Elka Pangestu 2011-2014

13) Arif Yahya 2014-2019

14) Wishnutama Kusubandio 2019-2020

15) Sandiaga Salahuddin Uno 2020-Sekarang.

 41

4.1.2 Tugas dan Fungsi

Tugas dan fungsi utama Kementrian Pariwisata dan Ekonomi

Kreatif adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang

pariwisata dan ekonomi kreatif untuk membantu Presiden dalam

menyelenggarakan pemerintahan negara.

Dalam melaksanakan tugas, Kementrian Pariwisata dan Ekonomi

Kreatif menyelenggarakan fungsi :

1) Perumusan dan penempatan kebijakan di bidang Pariwisata

dan Ekonomi Kreatif.

2) Perumusan, Penempatan, dan pelaksanaan kebijakan teknis

pengembagan sumbar daya, kelembagaan, destinasi,

infrastruktur, industry, investasi, pemasaran, produk wisata

dan penyelenggara kegiatan, serta ekonomi digital dan

produk kreatif di bidang pariwisata dan ekonomi kreatif.

3) Koordinasi dan singkronisasi pelaksanaan kebijakan di

bidang pariwisata dan ekonomi kreatif.

4) Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang

pariwisata dan ekonomi kreatif sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan.

5) Pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi di bidang

pariwisata dan ekonomi kreatif sesuai ketentuan perundang-

undangan.
 42

6) Penyusunan rencana induk pembangunan kepariwisataan

nasional dan rencana induk ekonomi kreatif.

7) Pengelolaan data informasi di bidang pariwisata dan ekonomi

kreatif.

8) Pembinaan, pemberian, dan pelaksanaan dukungan yang

bersifat administrasi dan subtantif kepada seluruh unsur

organisasi di lingkungan Kementrian/Badan.

9) Koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian

dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di

lingkungan Kementrian/Badan.

10) Pengelolaan barang atau kekayaan negara yang menjadi

tanggung jawab Kementrian/Badan.

11) Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan

Kementrian/Badan.

4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan

Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif memiliki Visi

menjadikan Indonesia sebagai negara tujuan pariwisata kelas dunia.

Untuk itu, Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif memiliki Misi

mengembangkan destinasi pariwisata kelas dunia dan melakukan

pemasaran dengan berorientasi kepada wistawan.

Selain itu Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif juga focus

pada pengembangan lingkungan dan kapasitas industri pariwisata di

Indonesia yang berdaya saing tinggi.

 43

Sementara di bidang ekonomi kreatif, sektor yang disebut

menjadi tulang punggung negara, Kementrian Pariwisata dan Ekonomi

Kreatif memiliki tugas untuk menyinergikan kerja sama antara para

inventor dengan investor.

Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif juga memperkuat

kemampuan industri kreatif untuk bersaing dengan produk-produk

ekonomi Kreatif impor, Serta mempromosikan berbagai jenis produk

ekonomi kreatif Indonesia, sehingga mampu mendorong tumbuhnya

pelaku ekonomi kreatif lainnya yang dapat mendukung ekonomi

Regional dan nasional.

 44

4.1.4 Struktur Organisasi

KEPALA BIRO SDMO

Cecep Rukendi, S.Sos, M.B.A,
IV/C,
197810102003121001

KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR

PERENCANAAN, MUTASI DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI, TATA
PENGADAAN, DAN ADMINISTRASI KARIR, LAKSANA DAN
SDM MANAJEMEN REFORMASI
DISIPLIN SDM
KINERJA DAN BIROKRASI
TALENTA

SUBKOORDINATOR
SUBKOORDINATOR
KEPANGKATAN,
PERENCANAAN
PENGANGKATAN SUBKOORDINATOR
DAN PENGADAAN SUBKOORDINATOR
DAN ORGANISASI
SDM MANAJEMEN
PEMBERHENTIAN
KINERJA

SUBKOORDINATOR SUBKOORDINATOR
DISIPLIN DAN ADMINISTRASI SUBKOORDINATOR
PENGHARGAAN JABATAN REFORMASI
FUNGSIONAL SUBKOORDINATOR BIROKRASI
MANAJEMEN
KARIR

SUBKOORDINATOR SUBKOORDINATOR
PERATURAN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN DAN SUBKOORDINATOR
DAN NSPK KESEJAHTERAAN TATA LAKSANA
PEGAWAI SUBKOORDINATOR
SISTEM INFORMASI
KEPEGAWAIAN

SUBKOORDINATOR
MANAJEMEN
TALENTA

Kelompok Jabatan Fungsional

Gambar 4.1
Struktur Organisasi Divisi Biro SDMO
Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
 45

Adapun uraian mengenai tugas dan fungsi dari struktur organisasi

diatas adalah sebagai berikut :

1. Kepala Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi

Mengatur perncanaan, pengadaan, dan pembinaan disiplin

Sumber Daya Manusia aparetur, mutasi, administrasi Sumber Daya

Manusia aparatur, adaministrasi jabatan fungsional, pengembangan

karir, kompetensi, menajemen talenta, manajemen kinerja, pembinaa

dan penataan organisasi dan tata laksana, koordinasi pelaksanaan

reformasi birokrasi, serta pelaksanaan urusan administrasi biro.

2. Koordinasi pelaksanaan, pengadaan, dan disiplin Sumber Daya

Manusia

a. Koordinasi dan penyusunan rencana kerja tahunan, program,

dan anggaran kinerja organisasi, pemantauan, evaluasi, dan

pelaporan.

b. Bagian tata usaha pimpinan dan rumah tangga.

c. Kelompok jabatan fungsional.

d. Pengelolaan pengadaan barang atau jasa, pengolaan layanan

pengadaan secara elektronik, pembinaan sumber daya manusia

dan kelembagaan pengadaan barang atau jasa, dan pelaksanaan

pendampingan konsultasi dan bimbingan teknis pengadaan

barang atau jasa.

 46

3. Koordinator Mutasi dan adaministrasi Sumber Daya Manusia

Memberikan dukungan Administrasi kepada seluruh unit

organisasi di lingkungan deputi bidang kebijakan strategis.

4. Koordinator pengembangan karir, manajemen kinerja dan talenta

a. Perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyusunan

norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemberian bimbingan

teknis, supervise, pemantauan.

b. Pelaporan di bidang pengembangan, sumber daya manusia dan

pariwisata.

c. Pemantauan analisis, evaluasi, dan pelaporan di bidang

pemberdayaan masyarakat dan peningkatan kapasitas sumber

daya manusia ekonomi kreatif.

5. Koordinator organisasi tata laksasna dan reformasi birokrasi

Pelaksanaan urusan tata usaha, persuratan, rumahtangga arsip,

pengelolaan sistem informasi, perlengkapan, dan penatausahaan

barang milik negara.

6. Koordinator perencanaan dan pengadaan Sumber Daya Manusia

a. Penyusunan rencana kerja tahunan, program dan anggaran

kinerja organisasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan.

b. Pelaksanaan pengelolaan barang milik negara

c. Penyiapan bahan rapat pimpinan

 47

7. Subkoordinator disiplin dan penghargaan

Sebagai pelaksanaan kebijakan teknis dibidang penguatan tata

kelola dan fasilitas pemangku kepentingan ekonomi digital bidang

ekonomi kreatif.

8. Subkoordinator Kepangkatan, pengangkatan dan pemberhentian

Penyiapan perencanaan, pengembangan, pengangkatan,

kepangkatan pemberhentian, dan pension pegawai.

9. Subkoordinator administrasi jabatan fungsional.

Pelaksanaan pengembangan dan pembinaan jababatan fungsional,

pengelolaan Pendidikan tinggi dibawah kementrian atau badan, serta

pelaksanaan urusan ketata usahaan pusat.

10. Subkoordinator administrasi dan kesejahtraan pegawai

Melaksanakan perencanaan dan pelaksanaan Pendidikan dan

pelatihan, pengembangan dan pembinaan jabatan fungsional dan

pengelolaan Pendidikan tinggi di bawah kementrian atau badan, serta

pelaksanaan urusan ketatausahaan pusat.

11. Subkoordinator Manajemen Kerja

a. Perumusan kebijakan di bidang penguatan tata Kelola dan

fasilitas pemangku kepentingan ekonomi digital bidang ekonomi

kreatif.

b. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang penguatan tata Kelola dan

fasilitas pemangku kepentingan ekonomi digital bidang ekonomi

kreatif.
 48

12. Subkoordinator Sistem informasi kepegawaian

Penyiapan bahan koordinasi penyusunan peraturab perundang-

undangan, naskah kerja sama, telaahan hukum, bahan advokasi

hukum, dan koordinasi pelaksanaan reformasi birokrasi di

lingkungan deputi bidang industri dan investasi.

13. Subkoordinator manajemen talenta

Sebagai pelaksanaan kebijakan teknis di bidang peningkatan

kapasitas pemangku kepentingan, pengembangan produk, konten,

aktivitas, serta gublikasi dan promosi wisata minat khusus didalam

dan luar negeri.

14. Subkoordinator Organisasi

Penyiapan bahan advokasi hukum, dan koordinasi pelaksanaan

reformasi birokrasi di lingkungan deputi bidang produk wisata dan

penyelenggara kegiatan (Events).

15. Subkoordinator Reformasi Birokrasi

Pelaksanaan kebijakan teknis dibidang pemberdayaan

masyarakat dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia

pariwisata.

16. Subkoordinator tata laksana

Sebagai penyusunan norma, standar prosedur dan kriteria di

bidang pemberdayaan masyarakat dan peningkatan kapasitas

sumberdaya manusia pariwisata.

 49

17. Subkoordinator peraturan kepegawaian dan NSPK

Sebagai penyiapan bahan perencanaan, pengembangan

pengangkatan, tata laksana, penyiapan bahan koordinasi,

penyusunan peraturan perundang-undangan, naskah kerja sama,

bahan advokasi hukum di lingkungan deputi bidang sumber daya

dan kelembagaan.

4.2 Hasil Penelitian

4.2.1 Prosedur Pengelolaan Surat Magang

Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Kemenparekraf)

merupakan Kementrian Republik Indonesia yang bergerak di bidang

pariwisata yang di ketuai oleh Bapak Sandiaga Salahudin Uno pada

periode sekarang. Sebagai salah satu kementrian republik Indonesia,

pasti banyak orang yang ingin bekerja dan mengetahui sistem kerja di

kementian pariwisata dan ekonomi kreatif, salah satunya mahasiswa

yang ingin melakukan magang ataupun penelitian sebagai salah satu

syarat dalam memenuhi hasil penelitian atau skripsi. Mahasiswa yang

ingin melakukan penelitian atau magang harus melewati beberapa

persyaratan prosedur yang sudah di tetapkan oleh kementrian pariwisata

dan ekonomi kreatif, persyaratan- persyaratan itu antara lain yaitu surat

magang.
 50

Berikut penjelasan sistem mekanisme dan prosedur Pengelolaan

Surat magang mahasiswa di Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif

(Kemenparekraf) :

Gambar 4.2
Sistem Mekanisme dan Prosedur Pengelolaan Surat Magang

Uraian Penjelasan Sistem Mekanisme dan Prosedur Surat magang

Berikut ini adalah prosedur pengelolaan Surat Magang beserta

Sistem mekanisme yang sudah ditetapkan di Kementrian Pariwisata dan

Ekonomi Kreatif (Kemenparekraf) :

1) Mengirim surat pengantar atau proposal ke Biro SDMO melalui

email atau datang langsung, enam bulan sebelum melaksanakan

magang.

2) Personil Biro SDMO akan melakukan formulasi kuota dan

penempatan atas peserta magang/PKL ke seluruh satker.

 51

3) Pengajuan surat hasil formulasi kepada kepala Biro SDMO.

4) Pendistribusian surat penempatan peserta magang/PKL ke

seluruh satker di Kemenparekraf/Baparekraf.

5) Biro SDMO akan melakukan pemanggilan kepada peserta

magang/PKL yang diterima untuk melakukan lapor diri ke Biro

SDMO.

6) Akan dilakukan pengarahan awal sebelum mulai magang/PKL

7) Peserta melakukan kegiatan magang/PKL sesuai arahan dari Biro

SDMO dan melakukan pekerjaan yang diberikan atau ditugaskan

oleh Satker tempat peserta ditempatkan.

8) Setelah periode magang/PKL selesai, peserta di wajibkan untuk

lapor diri selesai magang/PKL.

9) Peserta yang sudah selesai melaksanakan magang/PKL akan

diberikan surat keterangan selesai magang atau sertifikat sebagai

bukti telah menyelesaikan rangkaian kegiatan dengan baik.

a. Surat Masuk

Adapun surat magang yang masuk di kementrian pariwisata dan

ekonomi kreatif sebagai salah satu syarat yang sudah ditentukan

agar mahasiswa dapat melaksanakan magang di Kementrian

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif yaitu antara lain :

1) Surat Permohonan Magang

Surat permohonan magang merupakan surat rekomendasi

yang dikeluarkan oleh pihak kampus dengan fungsi sebagai

 52

pengantar mahasiswa yang ingin melakukan magang di

Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, dimana surat itu

sendiri berisikan izin resmi kepada perusahaan dan juga

informasi mengenai mahasiswa terkait. Berikut salah satu contoh

dari surat Permohonan magang :

Gambar 4.3

Surat Permohonan Magang

2) Surat Pernyataan

Surat pernyataan ini berisikan tentang kesepakatan,

kesanggupan, mahasiswa yang berkaitan dengan hal-hal tertentu.

Dimana hal-hal tertentu itu adalah mahasiswa menerima apapun

yang terjadi dan bertanggung jawab atas diri sendiri dan tidak
 53

menuntut jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan ketika sedang

melaksanakan magang di kementrian pariwisata dan ekonomi

kreatif. Berikut contoh surat pernyataan :

Gambar 4.4

Surat Pernyataan

Surat Pernyataan dibuat dikarenakan pada masa sekarang

masih terjadi pandemi, tujuannya agar mahasiswa terkait dapat

lebih berhati-hati dalam beraktifitas terutama di lingkungan

kementrian pariwisata dan ekonomi kreatif, surat pernyaataan

tersebut di tanda tangani oleh orang tua atau wali dan mahasiswa

terkait di atas materai sebagai syarat khusus untuk menandai

resmi tidaknya surat tersebut.

 54

Dari kedua surat diatas sudah termasuk dalam satu file yang di

satukan menjadi proposal, dimana di dalam proposal tersebut sudah

terdapat CV, dan transkip nilai dari mahasiswa terkait.

Berikut prosedur pengelolaan surat magang masuk di Kementrian

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif :

a. Menerima surat

Surat yang masuk melalui via email ataupun diantar

langsung oleh mahasiswa diterima oleh Sub Bagian Umum

atau pelaksana dan kepegawaian.

b. Membuka surat

Surat yang diterima kemudian dibuka dan di cek untuk

melihat informasi tentang mahasiswa terkait, terutama

mengenai jurusan dan lembaga kampus.

c. Menilai surat

Surat di nilai agar dapat menentukan dimana posisi

penempatan mahasiswa magang sesuai jurusan yang dimiliki.

d. Mencatat surat

Yakni mencatat pada buku agenda tentang keterangan surat

yaitu tanggal penerimaan surat, nomor surat, dan pada siapa

surat itu di tujukan.

e. Pengarahan surat

Setelah di catat surat diserahkan ke bagian Analisis SDM

Aparatur Ahli muda sebagai pengelolaan penempatan

 55

mahasiswa magang untuk mengetahui di divisi atau satker

mana mahasiswa terkait ditempatkan.

f. Penyimpanan surat

Setelah surat diterima oleh Analilis SDM, maka surat

tersebut di kembalikan lagi ke sub bagian umum atau

pelaksana dan kepegawaian untuk disimpan dan di proses

secepatnya.

Untuk lebih jelasnya, berikut alur pengelolaan surat magang yang

masuk pada Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif :

Menerima Membuka
Menilai Surat
Surat Surat

Penyimpanan Pengarahan
Mencatat Surat
Surat Surat

Gambar 4.5

Pengelolaan Surat Magang yang Masuk

Keterangan gambar :

a) Surat yang masuk diterima melalui Sub Bagian umum atau

pelaksana kemudian dilakukan pencatatan dan pengendalian

surat dan di lampiri lembar kontrol.

b) Setelah dilakukan pencatatan dan pengendalian, surat di

serahkan ke Analisis SDM untuk dilakukan pengarahan kepada

kepala Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi.

 56

c) Surat diserahkan ke Kepala Biro Sumber Daya Manusia dan

Organisasi untuk mengetahui penempatan mahasiswa magang.

d) Setelah surat dibaca Kepala Sumber Daya Manusia dan

Organisasi, surat dikembalikan ke Analisis SDM.

e) Penempatan mahasiswa magang sudah ditetapkan, dari Analisis

SDM surat diserahkan kembali ke Sub Bagian Umum atau

pelaksana untuk memproses surat tersebut.

f) Kemudian dilakukan penyimpanan atau pengarsipan setelah

pengelolaan surat tersebut.

b. Surat Keluar

Berikut surat yang keluar dari Biro Sumber Daya Manusia dan

Organisasi (SDMO) ketika surat yang masuk sudah di proses antara

lain yaitu :

1) Surat Penempatan Mahasiswa Magang

Surat penempatan terbagi menjadi dua yaitu dalam bentuk Nota

Dinas dan Surat Penempatan umum :

a. Nota Dinas

Surat penempatan dalam bentuk Nota Dinas ini

merupakan bentuk sarana komunikasi resmi internal

terkhusus salah satunya antara Kepala Biro Sumber Daya dan

Organisasi dengan Kepala bagian divisi dimana mahasiswa

terkait ditempatkan yaitu divisi bagian Biro Perencanaan dan

 57

Keuangan. Berikut bentuk surat penempatan dalam bentuk

Nota Dinas :

Gambar 4.6

Surat Penempatan (Nota Dinas)

b. Surat Penempatan (Umum)

Berbeda dengan Nota Dinas, surat penempatan umum ini

tidak terkhusus yaitu tidak hanya kepada kepala Biro

Perncanaan dan keuangan, melainkan ke semua Divisi atau

Satker di Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.

 58

Berikut salah satu contoh dari Surat Penempatan (umum) :

Gambar 4.7

Surat Penempatan (Umum)

2) Surat Balasan Magang

Surat balasan merupakan surat konfirmasi dari Kementrian

Pariwisata dan Ekonomi Kreatif ke pihak kampus terkait yang

isinya mengenai penerimaan mahasiswa magang atau mahasiswa

sudah diterima, dimana sudah terdapat penempatan divisi/satker

dan waktu kapan mahasiswa dapat melaksanakan kegiatan

magang/PKL.
 59

Berikut salah satu contoh dari surat balasan magang :

Gambar 4.8

Surat Balasan Magang

3) Surat keterangan selesai magang

Surat keterangan selesai magang merupakan surat yang

dikeluarkan oleh Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi ke

pihak kampus ketika mahasiswa terkait sudah selesai

melaksanakan praktek kerja lapangan atau magang sesuai jangka

waktu yang sudah di tetapkan, sebagai tanda bukti bahwa

mahasiswa terkait sudah selesai melaksanakan magangnya.

 60

Berikut salah satu contoh surat keterangan selesai magang :

Gambar 4.9

Surat Keterangan Selesai Magang

Dari beberapa surat keluar diatas masing-masing surat

memiliki dua lembar yaitu pada lembar pertama terdapat Lembar

Kontrol dimana pada lembar kontrol tersebut terdapat nama,

jabatan, dan paraf dari pembuat surat dan pemeriksa surat.

 61

Untuk lembar kontrol bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

Gambar 4.10

Lembar Kontrol

Berikut prosedur pengelolaan surat keluar di kementrian

pariwisata dan ekonomi kreatif :

a. Pembuatan konsep surat, yakni dalam pengetikan surat

yang dibuat tidak terjadi kesalahan dalam tujuan, isi,

ataupun maksud dari surat tersebut.

b. Pengetikan surat, yaitu surat yang diketik terlebih dahulu

itu sesuai dengan prosedur atau alur surat magang yang

 62

sudah di tetapkan oleh kementrian pariwisata dan ekonomi

kreatif.

c. Penandatanganan surat, yaitu setelah surat diketik surat

kemudian diserahkan kepada kepala Biro Suber daya

Manusia dan Organisasi atau Analisis SDM Koordinator

Mutasi dan Organisasi untuk dimintai tanda tangan.

d. Pengrekapan surat, yakni surat keluar yang sudah di proses

kemudian dimasukan ke rekap surat magang.

e. Pemberian cap pada surat, yaitu setelah surat selesai di

tanda tangani kemudian diberi cap.

f. Pengiriman, apabila Langkah-langkah diatas sudah

dilakukan maka akan dilakukan pengiriman surat ke

starker atau divisi di kementrian pariwisata dan ekonomi

kreatif dan lembaga kampus.

Untuk lebih jelasnya, berikut alur pengelolaan surat keluar di

kementrian pariwisata dan ekonomi kreatif :

Pembuatan Pengetikan Penandatanganan

Konsep Surat Surat surat

Pemberian Cap Pengrekapan

Pengiriman
Surat

Gambar 4.11

Pengelolaan Surat Magang Keluar

 63

Keterangan gambar :

a) Surat magang yang sudah diketik dan berbentuk surat dimintai

pengesahaan dan tandatangan ke Kepala Biro SDMO melalui

Analisis SDM.

b) Setelah surat disahkan dan ditandatangani Kepala Biro Sumber

Daya Manusia dan Organisasi, surat dikembalikan lagi ke

Analisis SDM untuk diberi nomor surat dan stempel cap.

c) Setelah sudah diberi nomor surat dan stempel cap, surat di

kembalikan lagi ke sub begian umum atau pelaksana untuk

dimasukan ke rekap surat magang.

d) Setelah pengelolaan surat selesai dan sudah dimasukan ke rekap

surat magang, surat siap dikirim melalui Via Email atau antar

langsung (untuk surat penempatan).

e) Surat yang dikirim sesuai tujuan yang sudah ditetapkan, yaitu

untuk surat penempatan dikirim ke Satker atau divisi

Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif dan untuk surat

balasan dan surat keterangan selesai magang dikirim ke pihak

kampus terkait (melalui email).

4.2.2 Kendala-kendala yang dihadapi dalam Pengelolaan Surat Magang

di Lingkungan Kementrian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.

Dalam melaksanakan sistem kerja tidak semuanya berjalan

dengan baik, pasti ada beberapa kendala atau hambatan dalam kegiatan

pekerjaan. salah satunya yang di alami penulis selama masa magangnya

 64

yaitu dalam pengelolaan surat magang di Kementrian Pariwisata dan

Ekonomi Kreatif. Berikut kendala-kendala yang di hadapi dalam

pengelolaan surat magang antara lain :

1) Permasalahan pada surat magang yang masuk yaitu :

a) Surat yang masuk tidak langsung di proses, dan terjadi

penumpukan. Sehingga pengelola menjadi kebingungan dalam

menangani mana surat yang masuk lebih awal.

b) Ketika surat persyaratan belum lengkap dari mahasiswa yang

ingin melakukan magang, dan kesulitan pelaksana melakukan

koordinasi dengan mahasiswa sehingga terjadi penghambatan

dalam pengelolaan surat lebih lanjut.

c) Ketika pimpinan menghadiri rapat atau sedang melaksanakan

tugas ekstern, banyak surat yang menumpuk dan tidak bisa segera

diproses sebagaimana mestinya.

2) Permasalahan pada surat magang yang keluar :

a) Kesulitan dalam penanganan surat penempatan, yaitu sulitnya

dalam mengkoordinasi dengan satker, sehingga terjadinya

hambatan dalam pengelolaan surat penempatan.

b) Keterlambatan dalam pengiriman surat yang disebapkan oleh

ketidakhadiran pimpinan untuk menandatangani surat.

 65

4.2.4 Usaha-usaha yang dapat mengatasi kendala-kendala yang terjadi

dalam pengelolaan surat magang

Dari kendala-kendala yang terjadi pasti ada solusi yang dapat

mengatasi permasalahan yang dialami. Berikut adalah solusi untuk

mengatasi kendala-kendala tersebut:

1) Cara mengatasi hambatan dalam penanganan surat magang yang

masuk :

a) Ketika ada surat masuk pengelola seharusnya langsung

menangani surat tersebut, sehingga tidak terjadi penumpukan dan

pengelola dapat lebih mudah menentukan mana surat yang masuk

lebih awal.

b) Ketika surat persyaratan dari mahasiswa belum lengkap,

pelaksana seharusnya belum menerima surat tersebut sampai

dilengkapi dulu persyaratan-persyaratan yang lainnya.

c) Untuk menghindari surat yang menumpuk, ketika pimpinan

menghadiri rapat diluar atau tidak hadir, maka wewenang

penandatanganan surat dilimpahkan kepada sekretaris.

2) Cara mengatasi hambatan dalam penanganan surat magang yang

keluar

a) Sebelum melakukan penanganan terhadap surat penempatan,

sebaiknya pelaksana melakukan koordinasi terlebih dahulu ke

pihak satker, untuk mengkonfirmasi penematan terhadap

mahasiswa terkait.
 66

b) Untuk menghindari penghambatan keterlambatan dalam

pengiriman surat maka wewenang penandatanganan dilimpahkan

ke sekretaris agar sutat dapat dikirim secepatnya.