LAPORAN EVALUASI DAN PERENCANAAN RECORD CENTER DI

DINAS PARIWISATA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Disusun Guna Memenuhi Ujian Akhir Semester Mata Kuliah
Pengelolaan Record Center
Dosen Pengampu : Indah Novita Sari , S.IIP, M.A.

Adelia Annissa Br S

17/410864/SV/12791

Kearsipan A 2017

PROGRAM STUDI D3 KEARSIPAN

DEPARTEMEN BAHASA, SENI, DAN MANAJEMEN BUDAYA
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2019
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kearsipan merupakan salah satu pelaksana administrasi yang kegiatan utamanya
adalah mengelola, menyimpan dan memelihara arsip, agar sewaktu-waktu diperlukan
dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Kegiatan administrasi kearsipan dilaksanakan
dalam rangka memberi pelayanan kepada berbagai unit organisasi guna mencapai
tujuan organisasi. Karna itulah kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran
jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi.
Menurut Basir Bartos (2003: 2), kearsipan adalah suatu badan yang melakukan
kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat atau warkat
yang mempunyai arti penting dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu
yang dapat dipertanggungjawabkan.
Salah satu kegiatan utama dari kearsipan yaitu melakukan penyimpanan arsip
secara sistematis agar dapat terpelihara dengan baik dan mudah. Untuk mempermudah
penemuan kembali arsip yang disimpan maka diperlukan pengelolaan arsip. Dinas
Pariwisata DIY juga melakukan pengelolaan arsip, terutama arsip inaktif. Namun,
kurangnya perhatian petugas terhadap kesadaran nilai arsip menyebabkan pengelolaan
arsip menjadi tidak optimal.
Arsip inaktif hendaknya dirawat dan dipelihara dengan baik agar nilai guna
yang terkandung didalamnya dapat terjaga. Pemeliharaan arsip inaktif di Dinas
Pariwisata DIY belum memadai, hal ini dapat dilihat dari penumpukan arsip dan
tercampurnya arsip dan non arsip, serta sarana dan prasarana yang belum memenuhi
standar. Selain itu ruang record center yang tidak sesuai dengan standar akan
menghambat proses pengelolaan arsip.
Dari permasalahan-permasalahan tersebut, Dinas Pariwisata DIY perlu
mengevaluasi kembali Record Center, beserta sarana dan prasarana yang sesuai dengan
standar, karena hal tersebut yang akan mempengaruhi keamanan dan keselamatan arsip.
B. Manfaat dan Tujuan
1. Mengetahui pentingnya pengelolaan arsip inaktif secara optimal
2. Mengetahui proses pengelolaan arsip inaktif
3. Mengetahui standarnyang berlaku untuk Record Center
4. Mengetahui proses perancangan Record Center
5. Mampu mengaplikasikan pengelolaan arsip inaktif
6. Mampu mengaplikasikan perancangan Record Center

C. Profil Organisasi
1. Sejarah Dinas Pariwisata D.I Yogyakarta
Indonesia adalah negara kepulauan yang terbesar di dunia dengan
berbagai budaya dan bentangan alam yang sangat indah, bahkan ada
peninggalan nenek moyang yang ditetapkan sebagai keajaiban dunia oleh
UNESCO. Dengan kekayaan alam serta tempat yang indah dimiliki Indonesia,
kita semua wajib untuk menjaga dan melestarikannya, serta
memperkenalkannya kepada dunia bahwa banyak tempat-tempat indah di
Indonesia.
Apabila pariwisata Indonesia dikenali oleh dunia, pasti akan membawa
dampak positif yaitu disamping majunya roda perekonomian pada bidang
industry pariwisata, juga menambah pertemanan serta persahabatan, baik
nasional maupun internasional, serta menambah devisa negara. Untuk
mewujudkan hal tersebut maka diperlukan pengelolaan daerah pariwisata
dengan melakukan analisa pasar industry pariwisata, pembinaan,
pengembangan, dan pengawasan terhadap daerah yang berpotensi menjadi
destinasi pariwisata.
Untuk mendukung hal tersebut, pemerintah mengeluarkan kebijakan
untuk bidang pariwisata Indonesia yang diatur pemerintah dalam Instruksi
Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 1969 Tentang Pedoman
Pembinaan Pengembangan Kepariwisataan Nasional. Instruksi tersebut
memerintahkan pembentukan Badan Pengembangan Pariwisata Nasional
(National Torist Development Board), karena Badan Pengembangan
Kepariwisataan adalah cikal bakal dari pembentukan instansi pemerintah yang
membina pengembangan pariwisata pada tingat daerah atau provinsi.
Dikeluarkannya KEPPRES No. 30 tentang pembentukan DEPARNAS
(Dewan Pertimbangan Kepariwisataan Nasional) dan Direktorat Jendral
Pariwisata. DEPARNAS dibentuk untuk membantu menetapkan kebijaksanaan
bidang pariwisata nasional. Kemudian dikeluarkan juga INPRES No. 9 tahun
1969 tentang pembentukan BAPPARNAS (Badan Pengembangan Pariwisata
Nasional) dan BAPPARDA (Badan Pengembangan Pariwisata Daerah).
BAPARNAS dan BAPARDA dibentuk dengan tujuan menjamin pembinaan
pengembangan yang efektif dan berkelanjutan di tingkat pelaksanaan, baik
yang diusahakan pemerintah maupun swasta.
Tugas utama BAPPARNAS adalah membantu menteri perhubungan dan
menandakan kerjasama yang baik dengan Direktorat Jendral Pariwisata.
Sedangkan tugas utama BAPPARDA yaitu sebagai alat bantu Gubernur di
wilayah daerah tingkat I dan sifat konsulatif. Setelah itu dikeluarkan Surat
Keputusan Menteri Perhubungan No. 71/U/1969 sebagai landasan hukum
lembaga yang mempunyai eksekutif di daerah sebagai unsur pelaksana dari
pemerintah daerah dibidang kepariwisataan yaitu DIPARDA (Dinas Pariwisata
Daerah).
Pada tahun 1978, Menteri Perhubungan mengeluarkan Surat Keputusan
No. KM.121/OT/Phb.78 tentang pembentukan Kantor Wilayah Direktorat
Jendral Pariwisata untuk seluruh Indonesia. Tanggal 10 Oktober1978 dengan
Kerputusan Gubernur Kepala Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor
174/KPTS/1978 ditetapkan bagian pariwisata pada Dinas Perindustrian menjadi
Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta.
Seiring dengan perkembangan jaman pada tahun 2000, Dinas Pariwisata
Propinsi DIY dengan adanya otonomi daerah maka Dinas Pariwisata DIY
digabung dengan Dinas Kebudayaan DIY, Kanwil VIII Kementrian Pariwisata,
Kementiran Pendidikan Bidang Kesenian digabung menjadi Dinas Kebudayaan
dan Pariwisata DIY dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi DIY
 Nomor 5 tahun 2001 tentang Pembentukan Susunan, Organisasi dan Tatakerja
Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Propinsi DIY.
Pada Tahun 2004, karena perkembangan yang begitu pesat pariwisata
DIY, dan dipandang bahwa kewenangan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Propinsi DIY kurang mencukupi untuk mengakomodir perkembangan dunia
pariwisata maka berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 2 tahun 2004 tentang
Pembentukan Susunan dan Organisasi Lembaga Teknis Daerah di Lingkungan
Pemerintah Propinsi DIY. Tahun 2009 , Badan Pariwisata Propinsi DIY
berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi DIY Nomor 7 tahun 2009 tentang
Susunan dan Organisasi Lembaga Teknis Daerah di Lingkungan Pemerintah
Propinsi DIY menjadi Dinas Pariwisata Provinsi DIY.
Di tahun 2012, lahir Undang – Undang Keistimewaan Daerah Istimewa
Yogyakarta Nomor 13 tahun 2012. Undang-undang ini memicu munculnya
Peraturan Daerah Nomor 5 tahun 2015 tentang Kelembagaan Pemerintah
Daerah dan Peraturan Gubernur Nomor 63 tahun 2015 tentang Rincian Tugas,
Fungsi Dinas Pariwisata DIY. Hal ini menyebabkan terjadinya perubahan
nomenklatur terhadap nama instansi. Nama Dinas Pariwisata Propinsi DIY
berubah menjadi Dinas Pariwisata DIY.

D. Visi Misi
Adapun Visi dan Misi Dinas Pariwisata DIY, ialah :

VISI: “Terwujudnya Yogyakarta sebagai salah satu destinasi terkemuka di Asia

Tenggara pada tahun 2025 berdasarkan keunggulan produk wisata yang
berkualitas, berwawasan budaya, berwawasan lingkungan, berkelanjutan dan
menjadi salah satu pendorong tumbuhnya ekonomi kerakyatan.”
MISI:
1. Mewujudkan destinasi pariwisata DIY yang berbasis budaya, lingkungan, kreatif
dan inovatif, maju berkembang dan mampu menggerakan peningkatan
perekonomian masyarakat yang berkelanjutan.
 2. Mewujudkan sadar wisata dan sapta pesona bagi seluruh masyarakat DIY untuk
meningkatkan pertumbuhan perekonomian dan kesejahteraan masyarakat melalui
sektor kepariwisataan.

E. Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

Berdasarkan Peraturan Daerah Istimewa Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 3
Tahun 2015 tentang Kelembagaan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta,
Dinas Pariwisata memiliki tugas untuk melaksanakan urusan bidang pariwisata,
kewenangan dekonsentrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh pemerintah.
Untuk melaksanakan tugasnya, maka Dinas Pariwisata mempunyai fungsi yaitu:
1) Penyusunan Program Kerja
2) Perumusan Kebijakan Teknis Bidang Pariwisata
3) Pengelolaan Pengembangan Kapasitas Pariwisata
4) Penyelenggaraan Pemasaran Pariwisata
5) Pemberian Fasilitasi Bidang Pariwisata Kabupaten/Kota
6) Pelaksanaan Pelayanan Umum Bidang Pariwisata
7) Pemanfaatan Budaya unutk Promosi Pariwisata
8) Pemberdayaan Sumberdaya dan Mitra Kerja Bidang Pariwisata
9) Pelaksanaan Kegiatan Ketatausahaan
10) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan tugas dan
fungsinya.

Struktur organisasi Dinas Pariwisata DIY dipimpin oleh seorang Kepala Dinas,
pembantu pimpinan dibantu oleh secretariat yang terdiri dari sub bagian. Sedangkan
pelaksana teknis terdiri dari bidang-bidang yang terdiri dari seksi-seksi, UPT, dan
kelompok jabatan fungsional.
F. Struktur Organisasi beserta Tupoksi

1. Kepala Dinas Pariwisata

Tugas dari kepala dinas adalah menyelenggarakan perumusan, penetapan, memimpin,
mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas pokok Dinas serta
mengkoordinasikan dan membina UPTD. Dalam melaksanakan tugasnya, sekretariat
mempunyai fungsi:
a) Penyelenggaraan perumusan, penetapan, pengaturan dan koordinasi pelaksanaan
kebijakan teknis kepariwisataan, dan pemasaran
b) Penyelenggaraan fasilitasi dan pengendalian pelaksanaan pariwisata
c) Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama dalam rangka tugas pokok dan fungsi
dinas
2. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan urusan umum, urusan kepegawaian, urusan
keuangan, urusan perencanaan dan evaluasi, serta mengoordinasikan pelaksanaan tugas
satuan organisasi. Dalam melaksanakan tugasnya, sekretariat mempunyai fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Sekretariat dan Dinas Pariwisata
b) Perumusan kebijakan teknis kesekretariatan
c) Pelaksanaan urusan umum
d) Pelaksanaan urusan kepegawaian
e) Pelaksanaan urusan keuangan
f) Pelaksanaan urusan program dan informasi
g) Pengoordinasian pelaksanaan tugas satuan organisasi lingkup Dinas Pariwisata
h) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kerja Sekretariat dan Dinas Pariwisata
1) Subbagian Umum
Sub bagian Umum mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan urusan umum dan
urusan kepegawaian. Dalam melaksanakan tugasnya, Sub bagian Umum mempunyai
fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Sub bagian Umum
b) Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan urusan umum dan kepegawaian
c) Pengelolaan persuratan dan kearsipan
d) Pengelolaan perlengkapan, keamanan, dan kebersihan
2) Sub bagian Keuangan
Sub bagian Keuangan mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan urusan
keuangan, urusan perencanaan keuangan dan evaluasi. Dalam melaksanakan tugasnya,
Sub bagian Keuangan fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Sub bagian Keuangan
b) Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan urusan keuangan
c) Pengoordinasian penyusunan rencana kerja dan rencana anggaran biaya Sekretariat
dan Dinas Pariwisata
d) Pelaksanaan perbendaharaan, pembukuan, dan pelaporan keuangan
3) Sub Bagian Program dan Informasi
Sub bagian Program dan Informasi mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan
program dan pelayanan informasi di sekretariat Dinas Parisiwata. Dalam melaksanakan
tugasnya, Sub bagian Program dan Informasi mempunyai fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Sub bagian Program dan Informasi
b) Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan urusan program dan pelayanan informasi
c) Pengelolaan pelaksanaan program di Dinas Pariwisata
d) Penyusunan perencanaan kebutuhan, pengembangan dan pelaksanaan program

1. BIDANG PENGEMBANGAN DESTINASI

Bidang Pengembangan Destinasi Pariwisata mempunyai tugas merumuskan serta
melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di bidang Pengembangan Destinasi
Pariwisata. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Pengembangan Destinasi
Pariwisata menyelenggarakan fungsi:
a) Penyiapan perumusan kebijakan dinas di bidang pengembangan destinasi pariwisata

b) Pelaksanaan kebijakan di bidang produk pariwisata, usaha pariwisata, pemberdayaan

masyarakat dan standarisasi pariwisata berdasarkan peraturan perundang-undangan

c) Penyusunan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang produk

pariwisata, usaha pariwisata, pemberdayaan masyarakat dan standarisasi pariwisata

1) SEKSI ODTW (OBYEK DAN DAYA TARIK WISATA)

Mempunyai tugas membantu kepala bidang menyiapkan bahan perumusan,
penyusunan, koordinasi, pelaksanaan, pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan
kebijakan dibidang pengembangan objek dan daya tarik wisata. Seksi Pengembangan
Objek dan Daya Tarik Wisata menyelenggarakan fungsi:
a) Penyiapan bahan perumusan dan penyusunan kebijakan dibidang pengembangan
objek dan daya tarik wisata;
b) Penyiapan bahan pemberian petunjuk teknis dibidang pengembangan objek dan daya
tarik wisata
c) Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi penerapan kebijakan
pengembangan objek dan daya tarik wisata
 d) Penyiapan bahan pelaksanaan bimbingan teknis dan supervisi dibidang
pengembangan objek dan daya tarik wisata

2) SEKSI SARANA DAN PRASARANA

Seksi Sarana Prasarana mempunyai tugas menyiapkan bahan pengembangan fasilitas
obyek daya tarik wisata. Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Sarana Prasarana
mempunyai fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Seksi Fasilitas Pariwisata
b) Perumusan kebijakan teknis pengembangan fasilitas obyek daya tarik wisata
c) Pembinaan pengelolaan fasilitas obyek daya tarik wisata
d) Pengembangan fasilitas obyek daya tarik wisats
e) pengelolaan data potensi obyek dan daya tarik wisata

2. BIDANG PENGEMBANGAN KAPASITAS

Bidang Pengembangan Kapasitas mempunyai tugas melaksanakan pengembangan
kapasitas kepariwisataan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) dan kelembagaan
pariwisata. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bidang Pengembangan Kapasitas
mempunyai fungs
a) Penyusunan program kerja
b) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengembangan kapasitas
kepariwisataan
c) Pelaksanaan peningkatan kualitas SDM Pariwisata
d) Pelaksanaan peningkatan kualitas masyarakat dalam mendukung pariwisata

1) SEKSI SDM
Seksi Sumber Daya Manusia mempunyai tugas mengembangkan dan membina sumber
daya manusia pariwisata. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Seksi Sumber Daya
Manusia mempunyai fungsi:
a) Penyusunan program kerja
b) Penyiapan bahan kebijakan teknis sumber daya manusia pariwisata
c) Pelaksanaan analisa potensi sumber daya manusia bidang pariwisata
2) SEKSI KELEMBAGAAN PARIWISATA
Seksi Kelembagaan Pariwisata mempunyai tugas meningkatkan kuantitas dan kualitas
hubungan kelembagaan kepariwisataan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Seksi
Kelembagaan Pariwisata mempunyai fungsi:
a) Penyusunan program kerja
b) Penyiapan bahan kebijakan teknis kelembagaan kepariwisataan
c) Penyusunan panduan/pedoman hubungan kerjasama kelembagaan bidang
kepariwisataan
d) Penyiapan Pelaksanaan peningkatan hubungan kerjasama kelembagaan dengan
stakeholder kepariwisataan

3. BIDANG PEMASARAN
Bidang Pemasaran Pariwisata melaksanakan urusan promosi dan pelayanan informasi
pariwisata. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pemasaran mempunyai fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Bidang Pemasaran Pariwisata
b) Perumusan kebijakan teknis pemasaran pariwisata
c) Penyusunan analisa pasar kepariwisataan
d) Pengelolaan dokumentasi dan informasi pariwisata
e) Pengembangan promosi pariwisata

1) Seksi Promosi
Seksi Promosi Pariwisata mempunyai tugas mengembangkan promosi pariwisata.
Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi Promosi Pariwisata mempunyai tugas:
a) Penyusunan rencana kerja Seksi Promosi Pariwisata
b) Perumusan kebijakan teknis promosi pariwisata
c) Pelaksanaan dan pengembangan promosi pariwisata
d) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kerja Seksi Promosi
2) Seksi Pelayanan dan Informasi
Seksi Pelayanan dan Informasi Pariwisata mempunyai tugas melaksanakan pelayanan
dan mengelola dokumentasi dan informasi. Dalam melaksanakan tugasnya, Seksi
Pelayanan dan Informasi Pariwisata mempunyai tugas:
 a) Penyusunan rencana kerja Seksi Pelayanan dan Informasi Pariwisata
b) Perumusan kebijakan teknis Pelayanan dan informasi pariwisata
c) Pelaksanaan dan pelayanan informasi
d) Pengelolaan dokumentasi dan informasi pariwisata
e) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kerja Seksi Pelayanan dan Informasi

4. BIDANG INDUSTRI PARIWISATA

Bidang Industri Pariwisata mempunyai tugas melaksanakan urusan pembinaan dan
pengawan terhadap industry pariwisata, serta melakukan evaluasi pada pelaksanaan
seksi kerja. Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Industri Pariwisata mempunyai
fungsi:
a) Penyusunan rencana kerja Bidang Industri Pariwisata
b) Perumusan kebijakan teknis Bidang Industri Pariwisata
c) Pelaksanaan pembinaan
d) Pelaksanaan pengawasan
e) Pengoordinasian pelaksanaan tugas satuan organisasi lingkup Dinas Pariwisata

1) Seksi Pembinaan
Seksi Pembinaan mempunyai tugas melaksanakan analisa, mengembangkan dan
memelihara peluang pasar di Bidang Industri Pariwisata Yogyakarta. Dalam
melaksanakan tugasnya, Seksi Pembinaan mempunyai tugas:
a) Penyusunan rencana kerja Seksi Pembinaan
b) Perumusan kebijakan teknis analisa, pengembangan dan pemeliharaan peluang
destinasi pariwisata
c) Pengelolaan data industri pariwisata
d) Pelaksanaan dan pembinaan industri pariwisata
e) Pengelolaan dan pengembangan industri pasriwisata
2) Seksi Pengawasan
Seksi Pengawasan mempunyai tugas mengawasi pelaksanaan kerja Bidang Industri
Pariwisata, pembinaan industri pariwisata, serta mengevaluasinya. Dalam
melaksanakan tugasnya, Seksi Pengawasan mempunyai tugas:
a) Penyusunan rencana kerja Seksi Pengawasan
b) Perumusan kebijakan teknis pengawasan
c) Pelaksanaan pengawasan pembinaan industry pariwisata
d) Pengelolaan data hasil pengawasan industry pariwisata
e) Evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan kerja Seksi Pengawasan
 BAB II

PEMBAHASAN

Pada Januari 2019, Dinas Pariwisata DIY pindah ke kantor yang baru di Jl.
Janti KM 4, Banguntapan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta. Karena
pemindahan ini, Dinas Pariwisata membangun record center baru mulai April 2019.
Ketika melakukan observasi pada Juni 2019, record center Dinas Pariwisata DIY
terlihat belum dilengkapi dengan sarana dan prasarana dikarenakan belum ada
anggaran untuk tahun 2019.
Berdasarkan keterangan Ibu Niken selaku narasumber, record center Dinas
Pariwisata DIY sementara ini hanya berperan sebagai tempat penyimpanan arsip
yang ditumpuk secara tidak teratur saat melakukan pemindahan. Arsip-arsip
tersebut tidak terurus dan ditumpuk disembarang tempat, sehingga petugas
kearsipan mengalami kesulitan saat melakukan pengelolaan arsip.
Record center ini terbilang cukup dekat dengan gedung-gedung lain dan akses
jalannya mudah dijangkau. Ruangan terletak pada lantai dasar, tidak memiliki
masalah dengan konstruksi bangunan dan tidak ada gangguan atau kerusakan dari
serangga dikarenakan bangunan berbahaan dasar beton. Ruangan ini juga cocok
dijadikan sebagai record center atau depo arsip karena cukup luas dan hamper
memenuhi standar.
Namun ada beberapa dinding yang retak dan memerlukan perbaikan. Selain itu
akses pintu masuk terlalu sempit sehingga memerlukan sedikit perombakan dan tata
letak ruangan perlu diatur kembali. Sekat-sekat pada dinding ruangan tidak
permanen, sehingga masih dapat dilakukan perombakan, dan ada beberapa ternit
yang memerlukan perbaikan. Kabel-kabel listrik dan pipa air juga perlu diperbaiki
dan diberi perlindungan karena dapat membahayakan petugas serta keamanan arsip.
 Gambar 1. Layout asli Record Center Dinas Pariwisata DIY

Sarana dan prasarana di record center Dinas Pariwisata DIY masih belum
memenuhi kebutuhan arsip dan sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hal ini
dikarenakan record center masih dalam proses pembangunan, arsip-arsip belum
sepenuhnya tertata, dan kurangnya biaya. Adapun sarana dan prasarana yang
ditemui di record center Dinas Pariwisata DIY yaitu:
 10 rak arsip (5 shelf)
 Boks arsip (banyak boks arsip dalam keadaan rusak)
 2 Air Conditioner (1 diruang penyimpanan, 1 di ruang transit)
 2 Lemari kayu
 1 Filing cabinet
 Lemari arsip
 4 meja
 4 kursi
 1 lemari cardex
 Lampu ruangan (kabel listrik perlu diperbaiki)
 Pengelolaan arsip oleh petugas yang profesional dan mengenal baik bidang
kearsipan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pengelolaan arsip pada suatu
instansi. Sejak tahun 2000-2018 Dinas Pariwisata DIY tidak memiliki arsiparis
yang mengerti dan paham akan seluk beluk bidang kearsipan. Selain kurangnya
SDM pada bidang kearsipan, kurangnya minat dan pengetahuan petugas menjadi
permasalahan utama yang dihadapi Dinas Pariwisata DIY. Petugas kearsipan tidak
tertarik dan tidak menyadari pentingnya nilai arsip bagi kehidupan instansi. Mereka
menjadikan kearsipan sebagai pekerjaan yang dikesampingkan. Hal ini
menyebabkan banyak arsip tidak terurus dan menumpuk tak beraturan. Bahkan
banyak arsip vital yang terbuang dan hilang karena kurangnya perhatian petugas
terhadap nilai arsip.
Dinas Pariwisata DIY baru memiliki arsiparis yang mengerti bidang kearsipan
dan memenuhi standar pada tahun 2019. Saat ini, jumlah arsiparis yang ditugaskan
di Dinas Pariwisata DIY hanya ada satu orang. Namun ada tenaga harian lepas yang
ditugaskan membantu menangani bidang kearsipan. Sekretariat memiliki 2 petugas
pembantu dan setiap bidang memiliki 2 petugas pembantu. Jadi total ada 1 arsiparis
ahli dan 10 petugas yang bekerja membantu dibidang kearsipan. Selain itu, Dinas
Pariwisata DIY juga menerima siswa/i dan mahasiswa/i magang, yang nantinya
harus belajar bagaimana cara menangani arsip.

Adapun arsip yang dihasilkan oleh Dinas Pariwisata DIY, yaitu:

Laporan Pelaksanaan Kerja (LPJ) Rencana Pembangunan Jangka Menengah
Daerah (RPJMD)
Berkas pegawai Data statistik wisatawan
Rencana Anggaran Biaya (RAB) Data statistik industri pariwisata
Laporan keuangan Buku panduan pariwisata
Proposal kegiatan Dokumentasi foto dan CD
Korespondensi Data registrasi
Buku Kunjungan Laporan Monitoring dan Evaluasi
 Seluruh arsip yang tercipta dalam suatu instansi harus dijaga dan dipelihara dari
kemungkinan kehilangan, kerusakan, maupun kebakaran. Arsip harus dijaga, baik dari
segi kuantitas, kualitas, maupun informalitasnya. Arsip di Dinas Pariwisata DIY masih
kurang dari optimal dalam pemeliharaannya. Kondisi arsip tidak teratur, menumpuk,
tercampur dengan non arsip, berdebu, rusak dan tak dapat diidentifikasi, sehingga
menyebabkan arsip sulit ditelusuri provenance nya.
Penumpukan arsip yang berlebih menyebabkan petugas arsip tidak
memperhatikan arsip bentuk khusus seperti foto dan CD. Petugas hanya terfokus
mengurus arsip-arsip tekstual yang kelihatan saja.
Sejak tahun 2018, Dinas Pariwisata DIY mulai melakukan pembenahan
terhadap arsipnya. Ditemukan banyak sekali non arsip, seperti bahan promosi, poster,
CD promosi, dll yang sebenarnya bisa dimusnahkan. Arsip –arsip foto yang telah
teridentifikasi masih ditempatkan didalam album dan diberikan deskripsi seadanya
karena amplop yang tidak mencukupi dan belum ada tempat penyimpanan. CD juga
banyak yang rusak dan tidak dapat diputar kembali karena tempat penyimpanan yang
lembab dan berdebu.
Berdasarkan pembenahan yang dilakukan, diketahui Dinas Pariwisata DIY
sudah berhasil melakukan pemusnahan arsip sebanyak 42 boks, serta akan melakukan
pemindahan arsip dengan masa retensi 10 tahun ke DPAD Yogyakarta sebanyak 104
boks, dan masih melakukan proses penilaian dan penyusutan arsip sampai sekarang.
 BAB III

EVALUASI RECORD CENTER

Dengan mengetahui volume arsip, akan memudahkan perancangan kebutuhan ruang

untuk record center. Selain itu juga dapat langsung ditentukan sarana dan prasarana
yang harus disediakan untuk menampung arsip inaktif. Berdasarkan data yang
diperoleh dari narasumber, berikut estimasi jumlah arsip yang dihasilkan sekretariat dan
4 bidang di Dinas Pariwisata DIY:
 Sekretariat : 30/hari
 Bidang Pengembangan Destinasi : 40/hari
 Bidang Pengembangan Kapasitas : 30/hari
 Bidang Pemasaran : 40/hari
 Bidang Industri Pariwisata : 20/hari +
Jumlah arsip yang dihasilkan 150/hari

Dalam 1 bulan = 150 x 20 hari kerja = 3000 arsip

Dalam 1 tahun = 3000 x 12 bulan = 36.000 arsip
Dalam 9 tahun = 36.000 x 19 tahun = 684.000 arsip

Jumlah arsip di Dinas Pariwisata DIY belum diketahui jumlah pastinya, maka
dari itu dengan estimasi jumlah arsip yang dihasilkan dalam 1 tahun dapat diprediksi
jumlah estimasi arsip yang dimiliki Dinas Pariwisata DIY sejak tahun 2000-2019
sebanyak 684.000. Dengan mengetahui jumlah arsip keseluruhan maka dapat dihitung
Volume Arsipnya, yaitu:

Dik : Lebar boks = 20 cm

Estimasi tebal arsip = 1cm / 10 arsip

20
1 box = × 100 = 200 arsip/boks
1
Jumlah arsip keseluruhan 684.000 arsip, karena tidak seluruhnya arsip inaktif,
maka:

Estimasi jumlah arsip inaktif

30 205.200
= × 684.000 = 205.200 , setara dengan = = 1026 boks
100 200

Dari keterangan narasumber, diketahui juga bahwa Dinas Pariwisata DIY sudah
pernah melakukan pemusnahan arsip sebanyak 104 boks dan pemindahan arsip
dengan retensi 10 tahun ke DPAD Yogyakarta sebanyak 42 boks. Sehingga
dapat disimpulkan:

 Jumlah estimasi boks arsip dari

tahun 2000-2019 : 1026 boks
 Jumlah boks yang sudah dipindahkan : 104 boks
 Jumlah boks yang sudah dmusnahkan : 42 boks___ _
Total 880 boks

Dit : Volume arsip?

Jwb : Berdasarkan perhitungan boks tersebut, maka dapat dilakukan

perhitungan volume arsip dengan rumus berikut ini:

Volume arsip × 100

Jumlah boks = 20

Volume arsip x 100

880 = 20

17.600 = Volume arsip x 100

Volume arsip = 176 Meter Linier atau 17 m³ atau 530 cu.ft

Analisis kebutuhan sarana dan prasarana

Setelah diketahui volume arsipnya, maka dapat dilakukan analisis kebutuhan

ruang record center sebagai tempat penyimpanan arsip di Dinas Pariwisata DIY. Untuk
itu, perlu dilakukan perhitungan terhadap pertumbuhan arsip. Sehingga diketahui
jumlah sarana dan prasarana untuk menyimpan arsip serta kebutuhan ruang yang
diperlukan.

Pertumbuhan arsip : Volume arsip dikonversikan ke Meter Linier

= 30 % x 530 cu.ft = 689 cu.ft x 0,0283
= 159 + 530 cu.ft = 19.4987 m³ x 12
= 689 cu.ft = 233,9844 → 234 Meter Linier

 Boks arsip:
VA × 100 234 ×100
JB = =
20 20

= Jumlah boks arsip yang dibutuhkan adalah 1170 boks

 Rak arsip

Tinggi ruangan = 350cm

Tinggi rak arsip = 350 – 70cm = 280 cm

280
Jumlah shelf = = 9,3 → 9 shelf
30

JB 1170
Rak = JS × IS = 9 ×5

= jumlah rak arsip yang dibutuhkan adalah 26 rak

Dinas Pariwisata DIY memiliki 10 rak arsip (5 shelf) yang dapat digunakan
sebagai sarana penyimpanan. Namun, untuk menghemat anggaran dan ruang
penyimpanan arsip, 10 rak (5 shelf) disarankan untuk dimodifikasi sesuai dengan
ketinggian ruang. Sehingga nantinya 10 rak (5 shelf) dapat dijadikan 6 rak (9 shelf),
jika memungkinkan. Jadi, Dinas Pariwisata DIY, hanya perlu membeli 20 rak arsip
baru.
G. Perencanaan Record Center untuk Dinas Pariwisata DIY
Berdasarkan hasil observasi dan analisis kebutuhan sarana dan prasarana, adapun yang
perlu dilengkapi adalah:
Rak arsip (26 buah) Tangga Fire alarm system
Air Conditioner (4 buah) Dehumidifier Tabung pemadam (2 buah)
Boks arsip Thermometer & Hydrant (2 buah)
Higrometer
Wadah CD Komputer Tirai jendela
Amplop foto Printer dan Scanner
Troli Mesin Pencacah

Untuk gedung, karena sudah sesuai dengan ketentuan standar maka hanya
diperlukan pemugaran pada dinding-dinding yang retak, lantai bangunan disuntik
dengan DDT atau Gammexane atau Pentachlorophenol hingga kedalaman 50cm,
perubahan pada sekat-sekat dinding, pelebaran pintu, perbaikan ternit dan perbaikan
pada kabel listrik serta pipa air.
Berdasarkan data dan perhitungan yang diperoleh, maka dapat disarankan
rancangan layout record center untuk Dinas Pariwisata DIY, sebagai berikut:
Gambar 2.Rancangan Layout Record Center Dinas Pariwisata DIY
 DAFTAR PUSTAKA

Visi dan misi dinas pariwisata daerah istimewa yogyakarta. Diakses melalui
https://visitingjogja.com/visi-misi/ pada tanggal 26 juni 2019.pukul 9:35

Basir Bartos. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

LAMPIRAN