PROPOSAL PRAKTIK KERJA LAPANGAN

IMPLEMENTASI APLIKASI SIMPATIK V.6.1 INTEGRATED (SISTEM

PENGELOLAAN ARSIP TERINTEGRASI) DI SEKRETARIAT DAERAH

KABUPATEN KARANGANYAR

DISUSUN OLEH :

MAHMUD SEPTIAWAN

16/4055777/SV/12473

KEARSIPAN A

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEARSIPAN

DEPARTEMEN BAHASA SENI DAN MANAJEMEN BUDAYA

SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA

2018
 PROPOSAL PKL YANG DIAJUKAN KEPADA
PROGRAM STUDI KEARSIPAN
SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS GADJAH MADA
TAHUN 2018

1. JUDUL IMPLEMENTASI APLIKASI SIMPATIK V.6.1

INTEGRATED (SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
TERINTEGRASI) DI SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
2. PENGUSUL
A. Nama
: Mahmud Septiawan
Lengkap
: 16/405777/SV/12473
B. NIM
: Manjar, Rt.03/06, Dawung, Matesih, Karanganyar
C. Alamat
: 081216660539
D. Telp/Hp
: mahmudwawan33@gmail.com
E. Email
3 Tempat PKL : Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Alamat : Jl. Lawu No.385, Kompleks Perkantoran Cangaan,
Karanganyar 57712
4 Jangka Waktu PKL 2 Januari 2019 s.d. 8 Maret 2019

Yogyakarta, 25 November 2018

Pengusul

Mahmud Septiawan
NIM. 16/405777/SV/12473
Disetujui,
Ketua Program Studi Kearsipan

Waluyo, S.S., M.Hum

NIP.19680123 199903 1 001
A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang semakin canggih telah mempengaruhi

seluruh aspek kehidupan, tidak terkecuali juga pada pelaksanaan kegiatan

manajemen di suatu organisasi kelembagaan. Pesatnya perkembangan teknologi

menyebabkan peningkatan pada kebutuhan informasi. Dalam organisasi,

informasi merupakan kebutuhan mendasar penunjang pelaksanaan kegiatan

manajemen karena dalam setiap kegiatannya selalu membutuhkan informasi yang

berkaitan dengan kegiatan manajemen, baik secara langsung maupun tidak

langsung. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan saat

mendatang.1

Agus Sugiarto juga mengatakan bahwa informasi adalah data yang sudah

diolah sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan2. Sebagian informasi masih

dalam bentuk mentah yang berisikan fakta maupun opini sehingga perlu

pengolahan informasi lebih lanjut. Pengolahan informasi dapat dilakukan dengan

memilah dan memilih mana informasi yang valid atau tidak valid dengan

menggunakan sumber referensi lain yang sudah diakui kebenarannya.

Berdasarkan prinsipnya, informasi dibedakan menjadi dua jenis yaitu informasi

terekam dan informasi tidak terekam. Informasi terekam merupakan informasi

yang tercatat dalam media konvensional maupun elektronik dengan berbagaai

format, sedangkan informasi tidak terekam merupakan informasi yang

1
Abdul Khadir, Pengenalan Sistem Informasi, (Yogyakarta: Penerbit Andi, 2003), hlm.13
2
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik: Panduan
Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik. (Yogyakarta: Gava Media, 2014), hlm.17
disampaikan secara langsung dan lisan tanpa ada catatan baik dalam media

konvensional maupun elektronik.3

Peningkatan kebutuhan informasi sebagai akibat dari pergerakan dinamika

dan aktivitas kegiatan manajemen yang semakin tinggi sehingga menuntut

ketersediaan dan penyediaan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. untuk

memperlancar dalam pencapaian tujuan organisasi maka diperlukan Teknologi

Informasi yang baik dalam proses pelaksanaannya. Dalam Undang Undang

Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 4 menjelaskan bahwa Pemanfaatan Teknologi

Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan diantaranya untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik dan juga membuka

kesempatan yang seluas luasnya kepada setiap orang untuk memajukan pemikiran

dan kemampuan dibidang penggunaan dan pemandaatan Teknologi Informasi

seoptimal mungkin dan bertanggung jawab.4

Salah satu bidang yang terkena dampak dari perkembangan Teknologi

adalah bidang Kearsipan, dimana dalam bidang kearsipan ini sudah mulai

dipergunakan beberapa Teknologi untuk penunjang kegiatannya. Keuntungan

yang diperoleh dengan digunakannya Teknologi Informasi dalam bidang

kearsipan antara lain menunjang efesiensi dan kecekatan kerja, sehingga

mempersingkat waktu dan tenaga jika dibandingkan dengan versi manualnya.

3
Sri Ati dkk., Pengantar Konser Informasi, data, dan pengetahuan, (Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2004), hlm. 1.9.
4
Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tenang Informasi dan Transaksi Elektronik, Pasal 4.
Salah satu dampak teknologi terbesar dibidang kearsipan adalah munculnya salah

satu jenis arsip yang disebut dengan arsip elektronik.5

Dalam buku Pengelolaan Arsip Elektronik karya Muhammad Rustam dikatakan:

Arsip Nasional Australia dalam Digital Recordkeeping Guidelines –

Exposure – May 2004 menyebutkan pengertian arsip elektonik sebagai
‘arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan disimpan dengan
menggunakan teknologi komputer. Arsip elektronik dapat diciptakan
langsung dengan menggunakan teknologi komputer (Born Digital), atau
dapat juga dengan bentuk yang telah dikonversikan ke format digital dari
format aslinya (Misalnya hasil scan terhadap dokumen kertas).6

Dari pengertian diatas dapaat dijelaskan bahwa antara arsip dengan

perkembangan teknologi memiliki hubungan yang erat. Sistem Kearsipan

elektronik merupakan otomasi sistem kearsipan manual. Otomasi kearsipan

merupakan merupakan kegiatan pengelolaan arsip dengan menggunakan media

komputer. Seperti yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco dalam bukunya

Manajemen Administrasi Perkantoran Moden, Otomasi Arsip adalah kegiatan

yang mencangkup pengelolaan arsip yang dilakukan dengan menggunakan

komputer dengan memberikan kecepatan dan ketepatan penyimpanan, pencarian,

dan penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi,

sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam bentuk pengambilan

keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan.7

5
Muhammad Rosyid Budiman. Perencanaan Otomasi Layanan Arsip Media Akses. (Kantor
Arsip Daerah Provinsi DIY, 2008), diakses dari https://bpad.jogjaprov.go.id/perencanaan-otomasi-
layanan-arsip-media-akses, diakses pada tanggal 24 November pukul 10.00 WIB
6
Muhammad Rustam, Pengelolaan Arsip Elektronik (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009),
hlm.1.9-1.10.
7
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Ciracas: Erlangga,
2003), hlm. 112.
 Sistem kearsipan dengan media dan penggunaan skala komputerisasi

membawa dampak pada proses administrasi dalam suatu insatansi. Perkembangan

Sistem Informasi Kearsipan tersebut diharapkan mampu untuk memberikan

pelayanan yang baik dan benar dalam penyajian informasi secara efektif dalam

pengurusan surat, khususnya instansi yang publik. Dalam memaksimalkan

otomasi kearsipan juga harus dimbangi dengan kompetensi penggunaannya oleh

sumber daya manusia yang ada, karena percuma jika sudah dilaksanakan otomasi

kearsipan tetapi belum semua pegawai bisa menggunakan dan memanfaatkan

Teknologi tersebut.

Begitu pentingnya sebuah otomasi kearsipan dalam pelaksanaan Manajemen

Kearsipan menuntut untuk semua organisasi menyelenggarakannya. Dalam hal ini

baik organisasi swasta maupun organisasi publik pasti akan membutuhkan

penerapannyan dalam menjalankan kegiatan administrasinya. Tidak terkecuali

dengan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

Sekretariat daerah kabupaten Karanganyar salah satu tugasnya adalah

dibidang kearsipan, yang dikelola oleh Sektetariat di Sub Bagian Umum. Arsip

yang dikelola di Sekretariat Daerah sebagian besar merupakan arsip arsip aktif,

yaitu arsip arsip yang masih sering digunakan. Penataan Arsip di Sekretariat

Daerah kabupaten Karanganyar mulai diperhatikan karena kebutuhan akan

informasi untuk mempercepat pimpinan dalam pengambilan keputusan, dapat pula

menunjang penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan, maka diperlukan

adanya penyempurnaan tata kearsipan pada Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar. Dapat diaplikasikan dengan pengelolaan dan penataan arsip yang

 baik dan benar agar cepat dalam proses penemuan kembali dan dapat mewujudkan

pelayanan prima dengan manajemen yang efesien.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka perumusan masalah yang akan dibahas

sebagai berikut:

1. Bagaimana Profil Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated di Sekretariat

Daerah Kabupaten Karanganyar ?

2. Bagaimana penerapan aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated dalam e-office

di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ?

3. Kendala apa saja yang dihadapi dalam penggunaan Aplikasi SIMPATIK

v.6.1 Integrated di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ?

4. Bagaimana Penerapan Paperles Office yang ada dalam Aplikasi

SIMPATIK v.6.1 Integrated di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar?

C. Tujuan

Tujuan dari pembuatan proposal Praktik Kerja Lapangan ini adalah :

1. Untuk mengetahui Profil Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ?

2. Untuk mendalami dan memahami penerapan aplikasi SIMPATIK v.6.1

Integrated dalam e-office di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ?

3. Memahami kendala apa saja yang dihadapi dalam penggunaan Aplikasi

SIMPATIK v.6.1 Integrated di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar?
 4. Memaksimalkan penggunaan Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated yang

mendukung pembangunan dan pengembangan papaerless office di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

D. Keaslian

Tema yang berjudul “Implementasi Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated

(Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar” merupakan tema Praktik Kerja Lapangan yang diajukan penulis.

Tugas Akhir ini bertujuan sebagai sarana untuk dapat mengetahui secara

langsung bagaimana cara penggunaan Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated

dan proses penggunaanya di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

Penulisan Tugas Akhir berjudul “Implementasi Aplikasi SIMPATIK v.6.1

Integrated (Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar” dalam aspek tema telah ada yang menulis dengan

tema serupa sehingga pada teknik penulisan ini mengacu pada penelitian

penelitian terdahulu.

Tugas Akhir dengan tema Otomasi Kearsipan tahun 2014 telah ditulis oleh

Refina Artiviance dengan Tugas Akhir yang berjudul “Penerapan Sistem

Otomasi Kearsipan di PT.Taspen (Persero) KCU Semarang”. Tugas Akhir

Refina Artiviance berfokus pada penerapan sistem otomasi kearsipan bagi

pengelolaan arsip di Bagian Arsip dan Dokumen PT. Taspen (Persero) KCU

Semarang. Penerapan otomasi kearsipan yang ada dianalisa menurut proses

kerja dalam sistem komputerisasi. Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh

Refina Artiviance merupakan evaluasi penerapan sistem otomasi kearsipan di

 PT. Taspen (Persero) KCU Semarang, yang menunjukkan bahwa penerapan

sistem otomasi kearsipan yang ada sudah sangat membantu dalam efektivitas

pengelolaan arsip di PT Taspen (Persero) KCP Semarang, dimana sistem

tersebut digunakan hingga sampai proses output data, tetapi juga masih ada

beberapa kendala yang ditemui seperti ketersediaan sarana dan prasarana

pendukung penerapan otomasi tersebut.8 Perbedaan pembahasan tentang sistem

otomasi kearsipan diatas dengan tema yang penulis ajukan yaitu “Implementasi

Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated (Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi)

di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar”, hanya berfokus pada

pengimplementasiaan software yang digunakan demi efektivitas organisasi

tidak sampai dengan evaluasi dari penerapan software tersebut dan

pembahasan penulis hanya digunakan saat arsip tersebut berstatus sebagai arsip

dinamis aktif tidak sampai dengan penggunaan aplikasi bagian arsip dinamis

inaktif.

Tugas Akhir dengan tema Otomasi Kearsipan tahun 2015 juga pernah

ditulis oleh Aprilianti Bayu C dengan Tugas Akhir yang berjudul

“Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 sebagai Penunjang

Administrasi Perkantoran di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah

Opereasi 6 Yogyakarta. Tugas Akhir ini mempunyai ruang lingkup mengenai

bagaimana penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 pada PT. KAI

(Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. Menurut Aprilianti Bayu C dalam

penerapan aplikasi ini masih meneukan beberapa kendala yang sering dihadapi

8
Refina Artiviance., “Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan di PT. Taspen (Persero) KCU
Semarang”, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2004.
 antara lain kendala teknis dari jaringan komputer yang digunakan, model dan

jenis komputer yang digunakan yang kurang memadai karena masih

menggunakan komputer Pentium 4, sehingga penggunaan aplikasi ini belum

begitu maksimal karena beberapa kendala teknis tersebut. 9 Perbedaan

pembahasan tentang sistem otomasi kearsipan diatas dengan tema yang penulis

ajukan yaitu “Implementasi Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated (Sistem

Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar” Terletak pada sistem kearsipan yang dipakai, dimana pada

Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 pada PT. KAI (Persero) Daerah Operasi 6

Yogyakarta karya Aprilianti Bayu C telah menggunakan sistem otomasi yang

berbasis program Rail Document System sehingga dalam pengaksesannya tidak

hanya menggunakan komputer tetapi juga dapat diakses melalui Smartphone,

sedangkan tugas akhir yang diajukan penulis hanya sebatas akses pada

software saja, tanpa adanya pengembangan akses menggunakan smartphone.

Tugas Akhir dengan tema Otomasi Kearsipan tahun 2016 juga pernah

ditulis oleh Fatmala Ayuningtyas dengan Judul “Penerapan Software E-

Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jendral Kementerian Perhubungan

Republik Indonesia”. Penulisan Tugas Akhir ini berfokus pada otomasi

Kearsipan dengan menggunakan Software E-Persuratan, dimana akan

mengolah arsip arsip korespondensi atau arsip arsip dinamis aktif dengan

9
Aprilianti Bayu C., “Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 Sebagai Penunjang
Administrasi Perkantoran di PT. Kereta Api Indonesia (persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta”,
Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2015.
 menggunakan aplikasi tersebut.10 Persamaan tema yang penulis ajukan dengan

Laporan Tugas Akhir Fatmala Ayuningtyas adalah sama sama membahas

mengenai otomasi kearsipan. Sedangkan perbedaan tema yang penulis ajukan

mengenai “Implementasi Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated (Sistem

Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar” dengan Fatmala Ayuningtyas dengan Judul “Penerapan Software

E-Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jendral Kementerian Perhubungan

Republik Indonesia” terletak pada aplikasi yang digunakan serta tempat

penelitian. Fatmala Ayuningtyas menggunakan aplikasi E-Persuratan di Biro

Umum Sekretariat Jendral Kementerian Perhubungan Republik Indonesia

sedangkan penulis membahas mengenai Implementasi Aplikasi SIMPATIK

v.6.1 Integrated (Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar.

Tugas Akhir dengan tema Otomasi Kearsipan tahun 2018 juga pernah

ditulis oleh Arizka Utami dengan Judul “Penerapan Aplikasi Sistem Tata

Naskah Dinas (SINADIN) v2.0 di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah (LKPP) Jakarta Selatan”. Tugas Akhir ini membahas mengenai

penerapan aplikasi SINANDIN v2.0 yang merupakan sistem tata naskah dinas

secara elektronik yang berbasis web/jaringan, sehingga mempermudahkan dan

mempercepat kinerja pegawai dalam mengelola surat kapanpun dan

10
Fatmala Ayuningtyas, “Penerapan Software E-Persuratan di Biro Umum Sekretariat
Jendral Kementerian Perhubungan Republik Indonesia”, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan
Sekolah Vokasi, UGM, 2016.
 dimanapun.11 Arizka Utami menuliskan dalam penerapan SINANDIN v2.0

sudah efektif, tetapi masih memiliki kendala mengenai sulitnya mengubah pola

pikir pegawai untuk menggunakan aplikasi SINANDIN v2.0 ini. Perbedaan

pembahasan tentang sistem otomasi kearsipan diatas dengan tema yang penulis

ajukan yaitu Implementasi Aplikasi SIMPATIK v.6.1 Integrated (Sistem

Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar,

terletak pada jenis arsip arsip yang tercipta, software yang diterapkan, dan

lokasi yang digunakan. Arizka Utami menggunakan aplikasi SINANDIN v2.0

di Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Jakarta

Selatan yang menginputkan arsip arsip mengenai pengadaan barang dan jasa,

sedangkan judul yang penulis ajukan menggunakan Implementasi Aplikasi

SIMPATIK v.6.1 Integrated (Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, sehingga arsip arsip yang

diinputkan adalah arsip mengenai pemerintahan daerah.

E. Metode Penumpulan Data

1. Studi Pustaka

Metode studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari,

mengutip teori-teori yang ada serta mendalami dari sejumlah buku dan

literatur sebagai referensi. Buku-buku yang akan digunakan sebagai bahan

pustaka didapat dari berbagai sumber pustaka. Seperti perpustakaan

universitas atau prodi kearsipan, buku yang dapat di akses di Perpustakaan

11
Arizka Utami, “Penerapan Aplikasi Sistem Tata Naskah Dinas (SINADIN) v2.0 di Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Jakarta Selatan, Laporan Tugas Akhir D-III
Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2018.
 Prodi Kearsipan. Dapat juga diperoleh melalui jurnal online, buku online

atau E-book, buku teori yang terdapat di Sekretariat Daerah Kabupaten

Karanganyar maupun sumber lain yang dapat dipertanggungjawabkan

keabsahan informasinya.

2. Observasi

Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan diadakan sebagai pengamatan

langsung atau observasi terhadap pengelolaan persuratan elektronik,

apakah dalam praktiknya penggunaan aplikasi e-surat tersebut sudah

sesuai dengan teori pengelolaan surat yang pernah dipelajari.

3. Wawancara

Wawancara dapat dilakukan secara langsung maupun tidak

langsung, dilakukan dengan tatap muka maupun lewat telepon.

Pengumpulan data yang dilakukan penulis menggunakan metode interview

(wawancara) melaui top, middle, dan low menajer dan dapat melakukan

lebih dari 1 orang narasumber kepada arsiparis, kepala bidang, staff di

Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.

F. Tinjauan Pustak

1. Pengertian Implementasi

Dari judul Proposal “Implementasi Aplikasi SIMPATIK v.6.1

Integrated (Sistem Pengelolaan Arsip Terintegrasi) di Sekretariat Daerah

Kabupaten Karanganyar” Kata pertama yang digunakan adalah kata

Implementasi. Didalam buku Otomasi kearsipan karangan M. Imran

 Mulyanto yang diterbitkan oleh Universitas Terbuka pada tahun 2003,

disinggung bahwa penerapan otomasi kearsipan adalah saat saat yang

ditunggu oleh setiap orang yang menginginkan adanya pembaharuan

dibidang Kearsipan. Kemudian lebih spesifik lagi dijelakan dalam buku

Office Automation by V. Douglas Hines yang diterbitkan di USA pada

tahun 1985 oleh Simultaneously dikatakan bahwa:

“the world implementation can have two quite different meaning in a

data processing setting. First, there is the sence in wich a high-level
programming language such as FORTRAN is implemented on
particular computer. Here the quired technical steps have been taken
so that is will run in a particular hardware and operating system
environtment. Second, the term implementation is used by writers to
refer to the process where by a particular system is made available to
personnel and integrated into the boader organizational system”12

Dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan penerapan dijudul

Proposal Tugas Akhir ini merujuk pada proses dimana sistem tertentu yang

tersedia untuk user diintegrasikan dengan sistem organisasi dimana tempat

penerapan itu berlangsung.

2. Pengertian Sistem

Pengertian Sistem menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

sistem diartikan sebagai perangkat unsur yang secara teratur saling

berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Salin itu dalam Buku

Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional Ke Basis Komputer

karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava

Media Yogyakarta pada tahun 2005, juga mengatakan bawa kata sistem,

dalam hubunganya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan pada

12
V. Douglas Hines, Office Automation. (USA: Simultaneously, 1985), hlm. 312.
 metode penyususnan atau penggolongan, akan tetapi dapat juga berarti

bermacam macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusun

tenaga kerja dan metode metode yang dipergunakan apabila meminjam

atau mengembalikan surat surat (dokumen/arsip).13

Sistem juga dapat didefinisikan sebagai “sekumpulan hal atau

kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang

dihubungkan dengan cara cara tertentu untuk melaksanakan suatu fungsi

guna mencapai tujuan”.14 Definisi sistem selalu menunjukkan sehimpun

unsur, tujuan sistem, wujud hasil kegiatan, atau proses sistem tersebut

dalam kurun waktu tertentu, serta pengelolaan data atau bahan.

Berdasarkan pada berbagai pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa

sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terhubung satu sama yang lain dan

saling bekerja sama dalam melaksanakan fungsinya masing masing untuk

mencapai suatu tujuan tertentu.

3. APLIKASI

Aplikai adalah koneksi windows dan objek objek yang

menyediakan fungsi untuk aktifitas user, seperti pemasukan data, proses,

dan pelaporan.15 Secara singkat aplikasi dapat dikatakan bahwa merupakan

hasil suatu program atau sistem yang dirancang dan menyesuaikan fitur

fitur untuk membantu aktifitas pengguna yang ditampilkan dalam sebuah

13
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta : Gava
Media, 2005), hlm.19.
14
Edhy Susanta, Sistem Informasi Manajemen (Yogyakarta: Graha Ilmu : 2003), hlm.4.
15
Syahrial Chan, Membuat Aplikasi Database dengan Power Builder 12.6 dan MySQL
(Jakarta : PT. Elex Media Komputindo, 2017), hlm.4.
windows. Seiring dengan beragamnya kebutuhan manusia makin banyak

pula aplikasi yang diciptakan untuk memudahkan kegiatan pengguna.

Sebagai contoh dalam dunia kerja terdapat banyak sekali pekerjaan yang

harus dilakukan, dan dapat diakui bahwa bekerja secara manual memakan

banyak waktu dan tenaga, sebagai solusi terkait masalah tersebut maka

dipergunakanlah aplikasi.

Aplikasi dibedakan menjadi 2 yaitu aplikasi yang berbasis desktop

(desktop base) dan aplikasi yang berbasis web (web base). Aplikasi

berbasis web adalah aplikasi yang dirancang untuk digunakan secara

online atau yang terhubung dengan jaringan internet. Aplikasi web base

dalam penggunaanya memerlukan aplikasi browser sperti mozila firefox,

chrome sebagai sarana menuju aplikasi terkait. Sedaangkan aplikasi yang

berbasis desktop merupakan suatu aplikasi yang dirancang untuk

digunakan secara offline tanpa harus terhubung dengan jaringan internet.

Untuk menggunakan aplikasi desktop base pengguna harus terlebih dahulu

menginstal aplikasi terkait dalam komputer pengguna.

Penggunaan aplikasi pada umumnya mempunyai tujuan untuk

mempermudah pekerjaan seseorang. Segala sesuatunya harus dilakukan

dengan cepat dan tepat dalam dunia kerja, karena dalam dunia kerja sedikit

kesalahan saja dapat memberikan efek yang besar, sehingga dengan tujuan

meminimalisisr kesalahan atau human error yang sering terjadi maka

diperlukan dan dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu

 persoalan tersebut. Disamping meminimalisisr kesalahan atau human

error, penerapan aplikasi juga dapat meringankan beban suatu pekerjaan.

4. SIMPATIK v.6.1 Integrated (Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

Terintegrasi)

Aplikasi kearsipan SIMPATIK v.6.1 Integrated merupakan

singkatan kata dari Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis adalah hasil dari

sebuah pemikiran dan rekayasa pemrograman komputer yang diciptakan

untuk membantu pengelolaan kearsipan mulai dari proses entri data surat

keluar dan surat masuk, penataan sampai penyusutan serta retensi arsip,

bentuk bentuk laporan yang berkaitan dengan pengolahan arsip

diantaranya Daftar Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA Musnah dan

Dinilai Kembali) dan laporan statistic volume kearsipan agar arsip arsip

yang berada di seluruh kantor pemerintahan maupun swasta dapat

terpantau dan menjadi lebih tertib.

Penerapan sistem otomasi kearsipan adalah suatu solusi yang

paling efektif bagi tujuan penertiban kearsipan lembaga atau organisasi.

Program aplikasi kearsipan SIMPATIK v.6.1 Integrated ini adalah salah

satu aplikasi kearsipan yang dapat diterapkan diseluruh unit pengendali

surat instansi pemerintahan maupun swasta, dengan kemampuannya

pengolahannya secara sistematif dan aplikatif dapat membantu

pengelolaan kearsipan secara menyeluruh baik penempatan klasifikasi

yang tepat dan cepat, penertiban sistem penataan berkas yang baik,

penelusuran data arsip yang cepat dan akurat serta dapat menuntun dalam
 melaksanakan penyusustan arsip yangtersebar diseluruh Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD) dan BUMD/BUMN yang ada dilingkungan

masing masing daerah.

Sistem Administrasi perkantoran digunakan untuk mendukung

kegiatan manajemen perkantoran. Manajemen perkantoran merupakan

kegiatan penggunaan aspek aspek manajemen untuk menyelesaikan tugas

tugas kantor. Dengan kata lain manajemen kantor adalah proses kerjasama

didalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan

sebelumnya dengan melaksanakan fungsi fungsi manajemen (perencanaan,

pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan).16 Sarana yang digunakan

untuk SIMPATIK v.6.1 Integrated diantaranya adalah Komputer dengan

kapasitas prosessor Intel Perntium 4 CPU 3,4 GHz dengan memori 2 GB

dan tipe 32 Bit Sistem Operasi.

5. ARSIP DINAMIS

Arsip merupakan suatu informasi terekam yang terstruktur dalam

bentuk copy naskah maupun bentuk elektronik yang dikelola sebagai

sumber informasi. Arsip dinamis juga salah satu arsip yang harus dikelola

dengan baik agar apabila diperlukan arsip dapat segera ditemukan. Arsip

dinamis menurut Sulistyo-Basuki (2003: 13) “arsip dinamis (records)

artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang

dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi

kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”.

16
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Elektronik, (Yogyakarta: Gava
Media, 2004), hlm.8.
 Arsip dinamis juga bermacam-macam jenisnya, setiap jenisnya

dapat dibedakan menurut kegunanaanya. Pendapat Ida Nuraida (2012: 92)

arsip dinamis adalah Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari

digunakan secara langsung untuk perencaan, pelaksanaan, pengendaliann

kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis terdiri dari dua macam,

yaitu:

a. Arsip aktif

Arsip aktif dipergunakan secara terus-menerus untuk berbagai

keperluan perusahaan atau arsip yang frekuensi penggunaannya cukup

tinggi karena banyak diperlukan untuk kegiatan perusahaan.

b. Arsip inaktif

Yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus

dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini atau arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah jarang. Arsip inaktif masih perlu disimpan jika

suatu saat diperlukan karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan

perusahaan atau berguna sebagai bahan referensi.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis

adalah arsip yang masih sering dipergunakan secara langsung dalam proses

penyelenggaraan kegiatan administrasi, baik di kalangan instansi pemerintah

maupun swasta. Arsip dinamis juga dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis

aktif dan arsip dinamis inaktif.

G. Jadwal Kegiatan
No Kegiatan November Desember Januari Febuari Maret
1 Survei
Penyusunan
2
Proposal PKL
Pengajuan dan
3 Pengesahan
Proposal
Perizinan Tempat
4
PKL
5 Pelaksanaan PKL
Penyusuanan
6
Tugas Akhir
H. Daftar Pustaka

Abdul Khadir.(2003).Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi.

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2014). Manajemen Kearsipan Elektronik:

Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava

Media.

Sri Ati dkk.(2004). Pengantar Konser Informasi, data, dan pengetahuan.

Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

Muhammad Rustam.(2009). Pengelolaan Arsip Elektronik. Jakarta: Universitas

Terbuka.

Badri Munir Sukoco. (2003) Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Ciracas: Erlangga.

V. Douglas Hines.(2003) Office Automation. USA: Simultaneously

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005) Manajemen Kearsipan Modern .

Yogyakarta : Gava Media.
Edhy Susanta. (2003) Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Syahrial Chan. (2017) Membuat Aplikasi Database dengan Power Builder 12.6
dan MySQL. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tenang Informasi dan Transaksi

Elektronik, Pasal 4.

Muhammad Rosyid Budiman.(2008). Perencanaan Otomasi Layanan Arsip

Media Akses. Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY, diakses dari

https://bpad.jogjaprov.go.id/perencanaan-otomasi-layanan-arsip-media-

akses,pada tanggal 24 November 2018 pukul 10.00 WIB