PROPOSAL SKRIPSI

“SISTEM APLIKASI MANAJEMEN SURAT (SAMS)

MENGGUNAKAN METODE WATERFALL
PADA BIRO ADMINISTRASI UMUM, PERENCANAAN DAN
KEUANGAN (BAUPK)
UNIVERSITAS MATHLA’UL ANWAR BANTEN”

Disusun Oleh :
Nama : SURYADIN
NIM : E11180074
Program Studi : Sistem Informasi
Jenjang : Strata Satu (S1)

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS MATHLAUL’ANWAR
BANTEN
2022
 LEMBAR PERSETUJUAN PROPOSAL SKRIPSI

Nama : SURYADIN

Nomor Induk Mahasiswa : E.11.18.0074

Program Studi : Sistem Informasi

Jenjang Studi : Strata Satu (1)

Judul Skripsi : “ Sistem Aplikasi Manajemen Surat (SAMS)

Menggunakan Metode Waterfall Pada Biro

Administrasi Umum, Perencanaan dan

Keuangan (BAUPK) Universitas Mathla’ul

Anwar Banten”

1. Sry Setiyowati, M.Kom.

Dosen Pembimbing :
2. Agung Sugiarto, M.Kom.

Pandeglang, Juni 2022

Menyetujui,

Dosen Pembimbing 1, Dosen Pembimbing 2,

Sry Setiyowati, M.Kom Agung Sugiarto, M.Kom

Mengetahui,
Dekan

Susilawati, M.Kom
I. JUDUL SKRIPSI
“SISTEM APLIKASI MANAJEMEN SURAT (SAMS)
MENGGUNAKAN METODE WATERFALL PADA BIRO
ADMINISTRASI UMUM, PERENCANAAN DAN KEUANGAN
(BAUPK) UNIVERSITAS MATHLA’UL ANWAR BANTEN”

II. LATAR BELAKANG

Salah satu kebutuhan yang sangat besar di era teknologi informasi

sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya

teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era

globalisasi sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak

dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.

Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan pasti

memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan

dengan kegiatan administrasi, yang pada akhirnya akan berhubungan

dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah

menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan data, laporan, formulir

dan sebagainya.

Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak

pengelola arsip agar dapat melakukan pekerjaannya secara efektif dan

efisien. Dengan menggunakan media elektronik maka proses pencarian,

pendistribusian dan pengolahan data dapat dilakukan dalam waktu yang

singkat, serta menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan

tersebut maka pada masa sekarang banyak organisasi / instansi yang

menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang

sederhana sampai yang canggih.

 Kegiatan mengolah berbagai macam data tentang surat menyurat selalu

diusahakan dalam keadaan siap untuk disajikan kepada siapa saja yang

membutuhkan, dalam arti keadaan data yang sudah selesai diolah dan

diproses.

Dengan demikian pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam

memberikan pelayanan tentang surat menyurat harus dapat dilakukan secara

efisien. Artinya data surat menyurat dapat dicari dengan mudah dan cepat,

sehingga bagian administrasi dalam melayani penyajian data informasi

tentang surat menyurat dapat berjalan dengan lancar dan tertib.

Dalam prakteknya, sistem pengolahan administrasi tentang surat

menyurat di Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan

(BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar Banten masih menggunakan cara-

cara manual. Dengan banyaknya surat yang harus diolah dan semakin

kompleksnya masalah yang harus ditangani serta diperlukannya informasi

secara tepat dan cepat, maka tidak efisien lagi bila penanganannya

dikerjakan dengan cara manual. Contohnya, surat yang yang masuk diterima

oleh petugas administrasi didata ke buku agenda surat masuk, kemudian

surat tersebut diserahkan ke pimpinan, setelah itu surat akan didisposisikan

ke bagian yang dituju untuk ditindaklanjuti. Jika surat tersebut sudah

digunakan kemudian dikembalikan ke bagian petugas administrasi untuk

diarsipkan. Panjangnya proses sebuah pekerjaan tersebut jika benar-benar

dilakukan secara manual maka akan membutuhkkan waktu yang tidak

efisien.
 Komputer merupakan sarana yang tepat untuk pengolahan data yang

bersifat rutin. Disamping itu komputer juga mempunyai kemampuan

dengan tingkat ketelitian yang tinggi, pemrosesan yang cepat, daya tampung

pengingatnya besar, dan yang paling utama adalah efisien waktu dan tenaga.

Berdasarkan hal tersebut di atas, perlu diadakan pembangunan sistem

manajemen surat pada Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan

Keuangan (BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar Banten yang

terkomputerisasi, sehingga permasalahan yang ada dapat diselesaikan.

Dengan pertimbangan tersebut, maka dipandang penting untuk mengangkat

kasus di atas ke dalam sebuah penelitian dengan judul: “Sistem Aplikasi

Manajemen Surat (SAMS) Menggunakan Metode Waterfall Pada Biro

Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (BAUPK) Universitas

Mathla’ul Anwar Banten”.

III. PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, didapatkan rumusan

masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengolahan administrasi surat menyurat yang

berjalan di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan Keungan

(BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar Banten?

2. Bagaimana merancang sistem pengolahan administrasi surat menyurat

yang berjalan di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan Keungan

(BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar Banten yang

konvensional/manual menjadi sistem yang terkomputerisasi?

 3. Bagaimana mengimplementasikan Sistem Aplikasi Manajemen Surat

(SAMS) pada di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan Keungan

(BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar Banten?

IV. BATASAN MASALAH

Supaya pembahasan masalah yang dilakukan dapat terarah dengan baik

dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka permasalahan

dibatasi sebagai berikut:

1. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP

dan MySQL sebagai database servernya.

2. Sistem yang dibuat terdiri dari Data Surat Masuk, Data Surat Keluar,

Data Disposisi dan Data Pengguna (User).

3. Pencetakan laporan meliputi laporan Surat Masuk dan laporan Surat

Keluar.

4. Sistem Informasi dibuat untuk mengarsipkan surat masuk dan surat

keluar.

V. TUJUAN SKRIPSI

Tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini yaitu:

1. Merubah sistem lama yang dilakukan secara konvensiona/manual

pada di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan Keungan (BAUPK)

Universitas Mathla’ul Anwar Banten menjadi sistem baru, yaitu

dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, agar lebih

memudahkan dalam pengolahan data dan meningkatkan efisiensi

 kerja, sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada pihak-pihak

yang membutuhkan.

2. Merancang pengolahan administrasi surat menyurat yang berjalan di

Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan Keungan (BAUPK)

Universitas Mathla’ul Anwar Banten.

3. Mengimpelementasikan Sistem Aplikasi Manajemen Surat (SAMS)

pada di Biro Administrasi Umum, Perencaaan dan Keungan

(BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar Banten.

VI. MANFAAT SKRIPSI

Manfaat membuat skripsi dengan judul Sistem Aplikasi Manajemen

Surat (SAMS) Menggunakan Metode Waterfall Pada Biro Administrasi

Umum, Perencanan dan Keuangan (BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar

Banten sebagi berikut:

1. Bagi Pengguna

Memudahkan tenaga administrasi yang ada di lingkungan Biro

Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (BAUPK)

Universitas Mathla'ul Anwar Banten dalam mengelola surat dengan

efektik dan efisien.

2. Bagi Penulis

a. Sebagai syarat lulus dalam menempuh pendidikan Strata satu (S1)

Prodi Sistem Informasi Fakultas Teknologi dan Informatika

Universitas Mathla’ul Anwar Banten.

 b. Dapat mengimplementasikan pengetahuan kuliah dalam kehidupan

sehari-hari di masyarakat.

VII. LANDASAN TEORI

A. Konsep Dasar Sistem

Sedangkan menurut Fauzan (2020:1) dalam bukunya tentang

Pengantar Sistem Informasi Manajemen, “Kata sistem berasal dari

bahasa Yunani, yaitu systema, berarti himpunan bagian atau komponen

yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu

keseluruhan. Selain itu, bisa diartikan sekelompok elemen yang

independen, namun saling terkait sebagai satu kesatuan”.

Menurut Dedy Rahman Prehanto (2020:1) dalam bukunya Konsep

Sistem Informasi, “Sistem merupakan bagian-bagian komponen

dikumpulkan yang memiliki hubungan satu sama lain baik fisik maupun

non fisik yang Bersama-sama dalam bekerja demi tujuan yang dituju

secara harmonis”.

B. Karakterisktik Sistem

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu

kesatuan.
2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya

3. Lingkungan Luar Sistem (environment)

Lingkungan luar sistem adalah diluar batas sistem dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem (input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang

dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal

(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan

agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang

diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa

pembuangan.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukan

menjadi keluaran.
 8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan

sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.

C. Otomatisasi Perkantoran

1. Hakikat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam Bahasa Inggris disebut automation memiliki

padanan kata mechanization dan computerization (Lernout &

Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua

makna yaitu:

a. The use of automatic equipment to save mental and manual

labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat

pikiran dan tenaga) dan

b. The automatic control of the manufacture of a product through

its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu

produk dengan tahapan yang sistematis).

Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki

arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan

computerization dengan kata kerja computerize mengandung

makna:
a. Equip with a computer, install a computer in (menggunakan

komputer) dan

b. Store, perform, or produce by computer (menyimpan,

melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer). (AND

Complex for Windows, 1993).

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan,

penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas

perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan,

pembuatan dan pengolahan naskah (word processing);

penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data

(spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,

pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi;

korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual

peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada

fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis

khususnya komputer.

Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan

kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/ e-office).

Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti

proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis

 dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (Local Area

Network/LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan

menteri pendayagunaan aparatur negara nomor

13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran

elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

2. Bentuk Aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran

Bentuk aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran dapat berupa

tulisan antara lain adalah teks, grafik, fax, data komputer. Serta

berupa suara antara lain berupa radio, telepon atau gambar video.

Beberapa aplikasi sistem otomatisasi perkantoran tersebut adalah:

a. Pengolahan Kata (word processing) merupakan peralatan

elektronik yang dapat membantu melakukan pekerjaan seperti

pengetikan dan pencetakan dokumen sebagai contoh pengguna

Word XP, Word Pro dan Word Perfect.

b. Surat Elektronik (electronic mail) merupakan penggunaan

jaringan komputer oleh pemakai untuk mengirim, menerima

dan menyimpan surat.

c. Pesan Suara (voice mail) sama halnya dengan surat elektronik,

namun pesan yang diterima, dikirim dan disimpan disini adalah

suara.

d. Kalender Elektronik (electronic calendar) merupakan jaringan

komputer yang digunakan untuk menyimpan, membaca jadwal

dan janji manajer.

e. Konferensi Audio (audio conference) merupakan konferensi

yang dilakukan dengan menggunakan peralatan audio pada

lokasi yang berbeda.

f. Konferensi Video (video conference). Yaitu konferensi yang

menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan

berbagai peserta konferensi yang dipisahkan secara geografis.

g. Konferensi Komputer (computer conference). Konferensi

komputer dan e-mail pada dasarnya sama, namun ada satu hal

kecil yang membedakan yaitu masalah siapa pemakainya.

Konferensi komputer digunakan oleh mereka yang terlibat

dalam suatu tim tertentu, sedangkan e-mail bisa digunakan oleh

siapa saja.

h. Faksimili (faxcimile). Yaitu penggunaan peralatan khusus

untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui

saluran komunikasi.

i. Teks Video (videotex). Merupakan alat dari otomatisasi kantor

yang paling kurang dipublikasikan, tapi sudah mulai banyak

digunakan di Indonesia. Misalnya, teletex yang ditayangkan di

televisi. Sekarang dengan fungsi yang sama seperti teleteks kita

bisa mencobanya dengan menggunakan SMS (pesan pendek

melalui handphone).
 j. Pencitraan (imaging) merupakan proses penyimpanan gambar

dalam otomatisasi kantor. Pengambilan gambar dapat

dilakukan dengan menggunakan scanner atau digital camera.

k. Dekstop Publishing merupakan aplikasi dari otomatisasi kantor

yang menggunakan komputer dan software tertentu untuk

menghasilkan output yang berkualitas.

3. Tujuan Sistem Otomatisasi Perkantoran

Sistem Otomatisasi Perkantoran memiliki suatu tujuan, tetapi

dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan umum

ada tiga yaitu :

a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen,

b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan

c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan.

Secara lebih spesifik, tujuan Sistem Otomatisasi Perkantoran

bergantung pada kegiatan yang ditangani. Namun, kecenderungan

penggunaan Sistem Otomatisasi Perkantoran lebih ditunjukkan

pada usaha menuju keunggulan kompetitif, yang artinya mampu

bersaing dan mengungguli pesaing

4. Komponen Dasar Sistem Otomatisasi Perkantoran

Komponen fisik Sistem Otomatisasi Kantor (SOK) sama halnya

dengan komponen fisik Sistem Informasi Manajemen (SIM) bisa

dibuktikan dengan fungsi pengolahan atau keluaran sistem. Tata

Sutabri mengemukakan “komponen Sistem Informasi Manajemen”

yaitu sebagai berikut:

a. Sistem Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (Hardware) sebagai sub-sistem dari sistem

komputer juga mempunyai komponen, yaitu komponen alat

masukan (input device), komponen alat pemroses (processing

device), komponen alat keluaran (output device) dan komponen

alat penyimpanan (storage). Alat masukan (input device/input

unit/unit equipment) adalah alat yang digunakan untuk

menerima masukan yang dapat berupa data masukan ataupun

masukan program. Beberapa alat masukan mempunyai fungsi

ganda, yaitu sebagai alat masukan data sekaligus sebagai alat

keluaran (output) untuk menampilkan hasil. Alat output/input

(I/O) disebut terminal.

b. Sistem Perangkat Lunak (software)

Perangkat keras (hardware) tidak akan dapat berbuat apa-

apa tanpa adanya perangkat lunak (software). Hal ini perlu

didukung oleh suatu perangkat teknologi yang canggih dari

perangkat keras (hardware) yang berfungsi bila instruksi-

instruksi tertentu telah diberikan kepadanya.

c. Database

Sistem database moderen memberikan banyak keuntungan

bagi sistem informasi manajemen. Manajemen data dalam arti

sempit menyatakan bahwa perusahaan sudah mengelola

data/informasi dengan baik bila sudah menggunakan atau

menerapkan DBMS (Database Management System).

Manajemen data dalam arti luas menyatakan bahwa perusahaan

sudah mengelola data/informasi dengan baik bila menggunakan

atau menerapkan IRM (Information Resource

Management/manajemen sumber daya informasi) yang

komponennya meliputi hardware, software, brainware,

prosedur, database, dan jaringan komunikasi. Dalam database

moderen mulai dipakai konsep sistem. Data menyatakan bahwa

system database pada dasarnya merupakan sistem pencatatan

dengan menggunakan komputer yang memiliki tujuan untuk

memelihara informasi agar selalu siap pada saat diperlukan.

d. Prosedur

Dalam bidang manajemen, prosedur dapat didefenisikan

sebagai langkah-langkah pentahapan dan urutan-urutan

pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan secara efesien dan

efektif. Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar

selalu dapat dilakukan dengan seragam. Sehingga pada akhirnya

 prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam

menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu. Dengan adanya prosedur

yang memadai maka dapat dilakukan pengendalian terhadap

aktivitas perusahaan.

e. Personalia Pengoperasian (Brainware)

Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor

dalam bentuk otomatisasi kantor yang awalnya dimaksudkan

untuk membantu pekerja secretary dan administrative

(Clerical), tetapi Sistem Otomatisasi Perkantoran memiliki

kemampuan untuk memudahkan komunikasi formal dan

informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan

menarik para manajer dan professional sebagai pemakai.

D. Metode Waterfall

Menurut Chrisantus Tristianto (2022:1) Metode Waterfall adalah

suatu proses pengembangan perangkat lunak berurutan, dimana

kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun)

melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi),

dan pengujian. Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki

beberapa tahapan yaitu sebagai berikut:

1. Requirement (analisis kebutuhan).

Dalam langakah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem.

Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah

penelitian, wawancara atau study literatur. Seseorang system

analisis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user

sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan

tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini akan

menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan

sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam

pembuatan sistem. Dokumen inilah yang akan menjadi acuan sistem

analisis untuk menerjemahkan kedalam bahasa pemrograman.

2. Design System (desain sistem)

Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke

sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan

sebelum dibuat koding. Proses ini berfokus pada : struktur data,

arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail

(algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen

yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan

digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan

sistemnya.

3. Coding & Testing (penulisan sinkode program /implemention)

Coding merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang

bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan

 menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah

yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu

sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan

dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan

testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah

menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan

kemudian bisa diperbaiki.

4. Integrating & Testing (Penerapan & Pengujian Program)

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah

sistem. Setelah melakukan analisa, desain dan pengkodean maka

sistem yang sudah jadikan digunakan oleh user.

5. Operation & Maintenance (Operasi & Pemeliharan)

Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan

pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena

kesalahan perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan

(peripheral atau sistem operasi baru), atau karena pelanggan

membutuhkan perkembangan fungsional atau pembaharuan.

E. Surat Menyurat

Dra. RR. Ponco Dewi Karyaningsih, M.M. (2018:1) menjelaskan

bahwa surat menyurat merupakan kegiatan atau aktivitas untuk

menjalin hubungan secara berkelanjutan antara satu pihak dengan pihak

lain dengan menggunakan surat sebagai sarananya. Surat menyurat ini

dilakukan dengan cara saling berkirim surat dari pihak satu ke pihak
 lain. Kegiatan seperti ini bisa juga disebut dengan korespondensi.

Kegiatan mengirim surat yang tidak disertai adanya balasan ataupun

tanggapan dari pihak lain tidak bisa disebut dengan kegiatan surat

menyurat tapi hanya kegiatan pengiriman surat saja.

Kegiatan surat menyurat telah ada sejak dulu kala. Zaman dulu,

sebelum ada kertas orang menggunakan daun lontar sebagai sarananya.

Di Indonesia sendiri kegiatan surat menyurat dimulai seak zaman

kerajaan seperti kerajaan Tarumanegara, Kutai, Mataram, Majapahit,

dan Padjadjaran. Hal ini terbukti dengan adanya peninggalan-

peninggalan bersejarah yang tertulis dalam daun lontar seperti surat

perjanjian, surat pemberitahuan, dan sebagainya.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan

dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti

tertulis.

F. Arsip

Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu archium

yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu, atau dalam bahasa Belanda

yaitu archief yang berarti warkat. Pengertian arsip menurut beberapa

ahli, antara lain:

1. The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul “Administrasi

Perkantoran” menjelaskan bahwa arsip adalah warkat yang

disimpan secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu

kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Sir Hillary Jenkinson, dalam bukunya yang berjudul “A Manual of

Archives Administration” menjelaskan bahwa arsip adalah

dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi

administrasi dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang

membentuk sebagian dan kemudian dipelihara di tempat

pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang

bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.

Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009,

bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi

dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dengan kata lain, suatu arsip dapat dikatakan baik jika memenuhi

syarat-syarat sebagai berikut :

1. Autentik. Maksudnya adalah arsip harus memilliki struktur, isi dan

konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip

diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau

kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.

2. Terpercaya. Maksudnya adalah arsip harus mempunyai informasi

yang dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan

 secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga

dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.

3. Lengkap. Maksudnya adalah arsip harus memiliki informasi yang

lengkap sesuai dengan kegiatan atau faktanya.

4. Dapat digunakan. Maksudnya adalah arsip harus memiliki nilai

guna sehingga dapat dijadikan informasi atau sebagai bahan

pertimbangan/rujukan dalam pengambilan kebijakan.

G. Arsip Elektronik

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, bahwa istilah digital

“berhubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan

tertentu”. Sementara jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi,

digitalisasi adalah “proses pemberian atau pemakaian sistem digital.”

Berdasarkan arti kata dari digital/digitalisasi, maka kaitan antara istilah

digital/digitalisasi dengan arsip adalah dalam konteks medianya.

Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga

menjadi arsip digital atau disebut sebagai arsip digital.

Dengan demikian yang dimaksud arsip digital adalah data (arsip)

yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus,

atau dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau

dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah

data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau

dimanfaatkan. (SA Muhidin, 2016:3).

Biner (binary) dalam Bahasa Inggris adalah “kembar atau

 pasangan atau sepasang”. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, biner

artinya “terjadi dari atau ditandai oleh dua benda atau dua bagian.”

Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar,

suara, video, tulisan atau data lainnya yang dapat dijadikan sebagai

sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah dalam program

komputasi dan disimpan dalam bentuk data digital. Media yang dapat

menyimpan data digital memiliki bentuk yang berbeda dengan fisik

arsip aslinya. Media tersebut tidak dapat dibaca secara langsung tanpa

menggunakan alat bantu pembaca media digital seperti komputer,

handphone, tablet atau media digital lainnya. Media pembaca data

digital yang saat ini populer antara lain Hard Disk Drive (HDD),

Flashdrive, SSD, Micro SD, dan lain sebagainya. Sementara media

penyimpanan digital yang sekarang umum digunakan adalah

menggunakan harddisk, karena memiliki kapasitas yang besar, harga

yang relatif murah, daya tahan yang cukup baik, dan dapat

diintegrasikan ke dalam sistem server komputer.

H. Basis Data (Data Base)

Muhamad Fikri (2019:1) dalam bukunya tentang Basis Data

menjelaskan bahwa basis adalah gudang/markas/tempat

berkumpul/tempat bersarang. Data adalah representasi fakta dunia

nyata yang mewakili suatu obyek (manusia, benda, kejadian, dll) yang

disimpan dalam bentuk teks, angka, gambar, bunyi, simbol, atau

kombinasinya
 Basis Data adalah kumpulan dari item data yang saling

berhubungan satu dengan lainnya yang diorganisasikan berdasarkan

sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer

dan dengan software digunakan untuk melakukan manipulasi data

(diperbaharui, dicari, diolah dengan perhitungan tertentu, dan dihapus)

dengan tujuan tertentu.

Raisa Amanda Putri, S.Kom. M.T.I. (2020:2) mengatakan dalam

bukunya yang berjudul Basis Data mengatakan bahwa basis data

merupakan kumpulan informasi yang ada selama periode waktu yang

lama, seringkali bertahun-tahun. Basis data merupakan hal yang sangat

penting untuk semua bisnis. Basis data berada di belakang layar

perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perusahaan menyimpan

setiap data-data penting mereka ke dalam basis data. Kekuatan basis

data berasal dari pengetahuan dan teknologi yang telah berkembang

dan diwujudkan dalam perangkat lunak khusus yang disebut sistem

manajemen basis data, atau Database Management System (DBMS),

atau disebut juga Sistem Basis Data.

I. Analisis Perancangan Sistem

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan

sebelum tahap desain sistem. Tahap perencanaan dan analisis sistem

merupakan tahap kritis dan sangat penting , karena kesalahan pada

tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Setelah tahap

analisis selesai dilakukan, baru analisis sistem mendapat gambaran

dengan jelas terekait apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan

bagaimana membangun sistem tersbut. Tujuan dari desain adalah untuk

memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem

yang baru. Pada tahap seleksi sistem dibutuhkan pengetahuan yang

cukup dalam memilih teknik-teknik dalam pelaksanaan dan kebutuhan

yang diperlukan dalam rancangan yang telah dilakukan. Tahap

implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap

dioperasikan.

1. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi

yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud

untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,

kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Analilis juga dapat didefinisikan sebagai suatu proses dalam

mendefinisikan kebutuhan untuk memperoleh sebuah pemecahan

dari suatu persoalan. Penulis menyimpulkan bahwa analisis sistem

adalah proses sistematis guna menggali informasi tentang

kebutuhan, prosedur, komponen, model yang dibutuhkan dalam

membangun sebuah sistem informasi.

2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu

sistem yang baik isinya adalah langkah-langkah operasi sistem

dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung

operasi sistem.

a. Bagan Alir Sistem (Flow Of System)

Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukan

arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan

urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta

menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.

Simpanan
Dokumen Manual Proses
Offline

Kartu Punch Operasi Luar Sort Offline Pita Magnetik

Drum Pita Kertas

Disk Disket
Magnetik Berulang

Hubungan
Keyboard Display Garis Alir
Komunikasi

Penghubung

Sumber: Irwansyah, 2012

Keterangan:

1) Simbol Dokumen, menunjukkan input dan output baik

untuk proses manual, mekanik dan computer.

2) Simbol simpanan offline, file non-komputer yang di arsip

berdasarkan urut angka, huruf dan tanggal.

3) Simbol manual, menunjukkan pekerjaan manual.

4) Simbol proses, menunjukkan kegiatan proses dari operasi

program computer.

5) Simbol kartu punch, menunjukkan input atau output yang

menunjukan kartu punch.

6) Simbol operasi luar, menunjukkan operasi yang dilakukan

di luar operasi computer.

7) Simbol sort offline, menunjukkan pengurutan data di luar

proses computer.

8) Simbol pita magnetik, menunjukkan input atau output

menggunakan pita magnetik.

9) Simbol disk, menunjukkan input atau output

menggunakan hard disk.

10) Simbol drum magnetic, menunjukkan input atau output

menggunakan drum magnetic.

11) Simbol disket, menunjukkan input atau output

menggunakan disket.

12) Simbol pita kertas berlubang, menunjukkan input atau

output menggunakan pita kertas berlubang.

13) Simbol keyboard, menunjukan input yang menggunakan

online keyboard.

14) Simbol display, menunjukan output yang ditampilkan di

monitor.
 15) Simbol garis alir, menunjukan aliran proses.

16) Simbol hubungan komunikasi, menunjukan proses

transmisi data mell, saluran komunikasi.

17) Simbol penghubung, menunjukan penghubung ke

halaman.

b. Bagan Alir Dokumen (Flow Of Document)

Bagan alir dokumen disebut juga bagan alir formular

atau paperwork adalah bagan alir yang menunjukkan arus

laporan atau formular, termasuk tembusan-tembusannya,

menggunakan simbol-simbol yang sama dengan bagan alir

sistem.

c. Diagram Konteks (Context Diagram)

Diagram Konteks adalah diagram dari sebuah sistem

yang menggambarkan aliran data yang masuk dan keluar dari

sistem dan dari entitas luar.

d. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah penyajian grafis dari sebuah

sistem yang menggunakan tiga bentuk simbol untuk

mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses

yang saling tersambung.

Gambar Keterangan

Entitas eksternal, dapat berupa

orang/unit terkait yang

Entitas Eksternal berinteraksi dengan sistem tetapi

diluar sistem.

Aliran data dengan arah khusus

dari sumber ke tujuan dari proses

Arus Data (Data Flow) system

Orang, unit yang mem-

pergunakan atau melakukan

transformasi data. Komponen

Proses fisik tidak diidentifikasikan.

Sumber: Taufik, 2011

Dalam penggambaran DFD, ada beberapa ketentuan

yang harus diperhatikan sehingga dalam penggambarannya

tidak terjadi kesalahan, diantaranya:

1) Antar entitas tidak diijinkan terjadi hubungan atau

relasi.

2) Tidak boleh ada aliran data antara entitas eksternal

dengan data store.

3) Untuk alasan kerapihan (menghindari aliran data yang

bersilangan), entitas eksternal atau data store boleh

 digambar beberapa kali dengan tanda khusus, misalnya

diberi nomor.

4) Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa paket data.

5) Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi.

6) Semua objek harus mempunyai nama.

7) Aliran data selalu diawali atau diakhiri dengan proses.

8) Semua aliran data harus mempunyai tanda arah.

Jumlah proses tidak lebih dari delapan proses dalam

sistem, jika melebihi maka sebaiknya dikelompokkan

beberapa proses yang bekerja bersama-sama didalam suatu

sub-sistem.

e. Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-

langkah prosedur dari suatu program. Adapun simbol yang

digunakan pada flowchart bisa dilihat pada tabel berikut :

No Simbol Fungsi

Digunakan untuk me-

1 nunjukan awal dan akhir dari

program

Digunakan untuk mem-

2 berikan nilai awal pada suatu

variable atau counter

 Digunakan untuk pengolahan

3 aritmatika dan pemindahan

data

Digunakan untuk mewakili

4 operasi perbandingan logika

Digunakan untuk memanggil

5
subprogram

Digunakan untuk menunjuk-

kan hubungan arus proses

6
yang terputus masih dalam

halaman yang sama

Digunakan untuk menunjuk-

kan hubungan arus proses

7
yang terputus di halaman lain

Sumber: wordpress.com

J. Perancangan Basis Data

1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah model konseptual yang

mendeskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD),

ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan

antar data. Dengan ERD model diuji dengan menghasilkan proses

yang dilakukan.
 ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk

menggambarkan struktur dan hubungan antar data.

Notasi Keterangan
Entitas, adalah suatu objek yang dapat

diidentifikasi dalam lingkungan

Entitas
pemakai.

Atribut, berfungsi mendeskripsikan

karakter entitas.

Atribut

Relasi, menunjukkan adanya hubungan

di antara sejumlah entitas yang berbeda.

Relasi

Menghubungkan atribut dengan Entitas,

dan Entitas dengan Relasi.

Sumber: Muhamad Fikri (2019)

a. Entitas (Entity)

Entitas merupakan individu yang mewakili sesuatu yang

nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang

lain.

b. Atribut (Attributes / Properties)

Atribut adalah elemen, data field atau data item yang

digunakan untuk menerangkan suatu atribut dan entitas dan

mempunyai harga tertentu.

c. Relasi (Relationship)

Relasi menunjukkan adanya hubungan di antara sejumlah

entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda.

d. Kardinalisasi Relasi

Kardinalitas relasi merupakan jumlah maksimum entitas

yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas

yang lain.

Kardinalitas relasi yang terjadi diantara himpunan entitas

seperti A ke B dapat berupa :

1) Satu ke satu (one to one)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi

dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas

B, demikian juga sebaliknya.

Gambar one to one

2) Satu ke banyak (one to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi

dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi

tidak sebaliknya.

Gambar one to many

3) Banyak ke satu (many to one)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi

dengan paling banyak satu entitas pada himpunan

entitas B, tetapi tidak sebaliknya.

 Gambar many to one

4) Banyak ke banyak (many to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berelasi

dengan banyak entitas pada himpunan entitas B,

demikian juga sebaliknya.

Gambar many to many

 5) Kunci (key)

Kunci adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut

yang dapat membedakan semua baris data (row) dalam

table secara unik.

2. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data

ke dalam table-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di

dalam suatu organisasi.

a. Tujuan Normalisasi

1) Untuk menghilangkan redudansi data

2) Untuk mengurangi kompleksitas

3) Untuk memudakan pemodifikasian data

b. Proses Normalisasi

1) Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya

dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa

tingkat.

2) Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan

tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi

beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi

bentuk yang optimal.

c. Tahapan Normalisasi

Dalam proses normalisasi perlu diketahui terlebih

dahulu tahapan normalisasi. Adapun tahapannya yaitu

sebagai berikut:

1) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

Merupakan kumpulan data yang dibentuk dalam file

datar atau satu record. Data dikumpulkan apa adanya

dan tidak ada keharusan mengikuti format tertentu.

2) Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form : 1st NF)

Bentuk normal pertama memiliki syarat yaitu

mengumpulkan seluruh field basis data sehingga semua

field hanya memiliki nilai atomic atau tunggal saja.

3) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form : 2nd NF)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk

data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi

pada kunci utama. Kunci field haruslah unik dan dapat

mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.

4) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form : 3rd NF)

Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasinya

haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut

bukan kunci tidak punya hubungan yang transitif.

Dengan kata lain semua atribut bukan kunci primer

 haruslah bergantung pada primary key secara

menyeluruh.

3. Kamus Data

Kamus data atau data dictionary atau disebut juga system

data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan

kamus data ini analisis sistem dapat mendefinisikan data yang

mengalir.

Adapun symbol-simbol yang digunakan pada kamus data

adalah sebagai berikut :

Simbol Keterangan
Terdiri dari, mendefinisikan, diuraikan menjadi
=
Dan
+
Menunjukkan suatu elemen yang bersifat opsional
()
Menunjukkan elemen-elemen repetitif, juga
{} disebut kelompok berulang atau table-tabel
Menunjukkan salah satu dari dua situasi tertentu,
[] memilih salah satu dari sejumlah alternatif / seleksi
Pemisah sejumlah alternatif pilihan antar simbol []
|
Identifikasi atribut kunci
@
Komentar
**
K. Definisi Pemrograman Web

Pemrograman web terbentuk atas 2 kata yaitu pemrograman dan

web, dimana pemrograman sendiri adalah proses atau cara dalam

menjalankan sebuah urutan intruksi atau perintah yang diberikan

kepada komputer untuk membuat fungsi atau tugas tertentu.

Sedangkan web adalah sistem untuk mengakses, memanipulasi, dan

mengunduh dokumen yang terdapat pada komputer yang

dihubungkan melalui internet.

Jadi pemrograman web adalah proses atau cara untuk

menjalankan intruksi pada sebuah komputer yang terhubung ke

internet untuk membuat fungsi atau tugas tertentu. Dan dalam

menjalankan sebuah program di dalam web itu melalui web browser

seperti: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Opera, dll

L. Definisi Internet

Menurut Termas Media, interconnection network (internet)

adalah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling

terhubung. Internet berasal dari bahasa latin "inter" yang berarti

"antara". Internet merupakan jaringan yang terdiri dari miliaran

komputer yang ada di seluruh dunia. Internet melibatkan berbagai

jenis komputer serta topologi jaringan yang berbeda. Dalam mengatur

integrasi dan komunikasi jaringan, digunakan standar protokol

internet yaitu TCP/IP. TCP bertugas untuk memastikan bahwa semua

 hubungan bekerja dengan baik, sedangkan IP bertugas untuk

mentransmisikan paket data dari satu komputer ke komputer lainya.

Menurut Wikipedia, Internet adalah seluruh jaringan komputer

yang saling terhubung menggunakan standar sistem global

Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) sebagai

protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol)

untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Rangkaian

internet yang terbesar ini dinamakan Internet. Cara menghubungkan

rangkaian dengan kaidah ini dinamakan internetworking (antar

jaringan).

M. Definisi PHP

PHP adalah bahasa server-side–scripting yang menyatu dengan

HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP

merupakan server-side-scripting maka sintaks dan perintah-perintah

PHP akan diesksekusi di server kemudian hasilnya akan dikirimkan

ke browser dengan format HTML.

Dengan demikian kode program yang ditulis dalam PHP tidak

akan terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih

terjamin.
 PHP termasuk dalam open source product, sehingga source code

PHP dapat diubah dan didistribusikan secara bebas. Versi terbaru PHP

dapat diunduh secara gratis melalui situs resmi PHP :

http://www.php.net. PHP juga dapat berjalan pada berbagai web

server seperti IIS (Internet Information Server), PWS (Personal Web

Server), Apache, Xitami. PHP juga mampu berjalan di banyak sistem

operasi yang beredar saat ini, diantaranya : Sistem Operasi Microsoft

Windows (semua versi), Linux, Mac Os, Solaris. PHP dapat dibangun

sebagai modul web server Apache dan sebagai binary yang dapat

berjalan sebagai CGI (Common Gateway Interface). PHP dapat

mengirim HTTP header, dapat mengatur cookies, mengatur

authentication dan redirect user.

N. Pengertian Sublime Text

Sublime Text adalah aplikasi editor untuk kode dan teks yang

dapat berjalan diberbagai platform operating system dengan

menggunakan teknologi Phyton API. Terciptanya aplikasi ini

terinspirasi dari aplikasi Vim. Aplikasi ini sangatlah fleksibel dan

powerfull. Fungsionalitas dari aplikasi ini dapat dikembangkangkan

dengan menggunakan sublime-packages. Sublime Text bukanlah

aplikasi opensource dan juga aplikasi yang dapat digunakan dan

didapatkan secara gratis, akan tetapi beberapa fitur pengembangan

fungsionalitas (packages) dari aplikasi ini merupakan hasil dari

 temuan dan mendapat dukungan penuh dari komunitas serta memiliki

linsensi aplikasi gratis. (Abdurahman Hidayat, dkk. 2019:2).

O. Definisi Bootstrap

Bootstrap sebuah library framework CSS yang dibuat khusus

untuk bagian pengembang front-end website.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa bootstrap

adalah tampilan untuk membuat halaman web menjadi lebih bagus

dan mempercepat seseorang dalam mendesain program.

P. Definisi MySQL

MySQL merupakan DBMS yang pertama kali mulai

dikembangkan tahun 1994 oleh sebuah perusahaan software bernama

TcX Data Konsult AB yang dikemudian hari berganti label menjadi

MySQL-AB. “My” pada kata MySQL sebenarnya bukan berarti MY

dalam bahasa inggris, tetapi konon merupakan nama putri dari Michel

Widenius seorang perintis dari MySQL. Versi lain menyebutkan

“My” adalah kependekan dari “Monty”, yang merupakan julukan

untuk Michel Widenius.

MySQL adalah Sebuah program database server yang mampu

menerima dan mengirimkan datanya sangat cepat, multi user serta

menggunakan perintah dasar SQL (Structured Query Language).

MySQL merupakan dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan

Shareware. MySQL yang biasa kita gunakan adalah MySQL

FreeSoftware yang berada dibawah Lisensi GNU/GPL (General

Public License). MySQL Merupakan sebuah database server yang

free, artinya kita bebas menggunakan database ini untuk keperluan

pribadi atau usaha tanpa harus membeli atau membayar lisensinya .

Selain database server, MySQl juga merupakan program yang dapat

mengakses suatu database MySQL yang berposisi sebagai server,

yang berarti program kita berposisi sebagai Client. Jadi MySQL

adalah sebuah database yang dapat digunakan sebagai Client mupun

server. Database MySQL merupakan suatu perangkat lunak database

yang berbentuk database relasional atau disebut Relational Database

Management System ( RDBMS ) yang menggunakan suatu bahasa

permintaan yang bernama SQL (Structured Query Language ).

Sebagaimana database sistem yang lain, dalam SQL juga dikenal

hierarki server dengan database-database, tiap-tiap database memiliki

tabel-tabel, dan tiap-tiap tabel memiliki field-field. Umumnya

informasi tersimpan dalam tabel-tabel yang secara logic merupakan

struktur 2 dimensi terdiri atas baris dan kolom. Field-field tersebut

dapat berupa data seperti int , realm char, date, time dan lainnya. SQL

tidak memiliki fasilitas pemrograman yang lengkap, tidak ada looping

ataupun percabangan. Sehingga untuk menutupi kelemahan ini perlu

digabung dengan bahasa pemrograman semisal C.

 Q. Definisi XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak

sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa aplikasi berbasis

website. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (local),

yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan

penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP

dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem

operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia

dalam GNU (General Public License) dan bebas, merupakan web

server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman

web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat mendownload

langsung dari web resminya

VIII. METODOLOGI PENELITIAN

Metode penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk

memecahkan suatu masalah yang logis. Dalam pembuatan penelitian ini

digunakan metode penelitian deskriptif yang menggambarkan fakta-fakta

dan informasi secara sistematis, faktual dan akurat. Metode penelitian ini

memiliki dua tahap penelitian, yaitu tahap pengumpulan data dan tahap

pembangunan aplikasi.

A. Metode Pengumpulan Data

Dalam hal ini metode penelitian yang digunakan adalah metode

dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai

keadaan secara langsung dari lapangan atau tempatnya yang menjadi

 objek penelitian untuk mendapatkan data secara relevan. Teknik

pengumpulan data yang penulis lakukan dalam mencari dan

mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan

menggunakan beberapa metode sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Metode Observasi (pengamatan langsung) penulis lakukan

untuk mendapatkan data dengan cara pengamatan dan pencatatan

secara sistematis terhadap data-data yang diperlukan pada Biro

Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (BAUPK)

Universitas Mathla’ul Anwar Banten.

2. Metode Wawancara

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab

dengan narasumber seperti Kepala Biro Administrasi Umum,

Perencanaan dan Keuangan (BAUPK) secara langsung guna

memperoleh data yang lebih detail mengenai manajemen atau

pengarsipan surat.

B. Pembangunan Perangkat Lunak

Tahapan pembangunan perangkat lunak Sistem Aplikasi

Manajemen Surat (SAMS) pada Biro Administrasi Umum,

Perencanaan dan Keuangan (BAUPK) Universitas Mathla’ul Anwar

Banten ini adalah sebagai berikut :

1. System Engineering

Rekayasa perangkat lunak merupakan tahap yang pertama kali

dilakukan untuk merumuskan sistem yang akan dibangun. Hal ini

bertujuan untuk memahami sistem yang akan dibangun.

2. Analyst

Analisis dilakukan terhadap permasalahan yang dihadapi serta

untuk menetapkan kebutuhan perangkat lunak dari aplikasi yang

dibangun.

3. Design

Tahap desain merupakan tahap penerjemahan dari data yang

telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh

pengguna.

4. Coding

Pengkodean merupakan tahap penerjemahan data yang telah

dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pengguna.

5. Testing

Tahap pengujian dilakukan terhadap perangkat lunak yang

telah dibangun. Proses pengujian berfokus pada logika internal

perangkat lunak serta memastikan apakah hasil yang diinginkan

tercapai atau tidak

IX. AGENDA/JADWAL PENELITIAN

Perancangan jadwal penelitian ini dilakukan selama 4 (empat) bulan,

dimulai dari penelitian, analisis dan perancangan sistem. Berikut adalah

aktivitas penelitian:

Tabel Aktivitas Penelitian

Waktu

Aktivitas (Minggu) 𝜇=
𝒂 + 𝟒𝒎 + 𝒃
𝝈𝟐 =
(𝒃 − 𝒂)𝟐
Predecessor
𝟔 𝟑𝟔
𝒂 𝒎 𝒃

A. Pengumpulan Data 3 4 5 4,00 0,11 -

B. Analisa &
3 3 3 3,00 0,00 A
Perancangan Sistem
C. Perancangan Database 2 2 4 2,33 0,11 B
D. Design Input/Output 3 4 5 4,00 0,11 B
E. Coding Aplikasi 4 5 6 5,00 0,11 B
F. Testing &
2 2 3 2,17 0,03 C,D,E
Implementasi
G. Penyusunan Laporan 4 4 4 4,00 0,00 C,D,E

Keterangan :

𝑎 = Waktu Optimis

𝑏 = Waktu Pesimistis

𝑚 = Waktu Realistis

𝜇 = Waktu Harapan

𝜎 = Waktu Variansi
 9,33
4
12
C
2,33 14,17
P1 7
4 3 2,17 16
A B 4
0 4 7 D 11 F
1 2 3 P3
5
0 4 7 12
4

E P2 G
16
5 8
16
12
6
12

Jalur Kritis

Dari model jaringan diatas, terdapat 6 jalur yaitu:

Jalur 1 = A B C F = 4 + 3 + 2,33 + 2,17 = 11,5 Minggu

Jalur 2 = A B C G = 4 + 3 + 2,33 + 4 = 13,33 Minggu

Jalur 3 = A B D F = 4 + 3 + 4 + 2,17 = 13,17 Minggu

Jalur 4 = A B D G =4+3+4+4 = 15 Minggu

Jalur 5 = A B E F = 4 + 3 + 5 + 2,17 = 14,17 Minggu

Jalur 6 = A B E G =4+3+5+4 = 16 Minggu

Berdasarkan jalur kritis diatas maka penulis mengambil jalur 6 yaitu 16

minggu
 Jadwal Penelitian

Bulan

No Aktifitas April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan Data

2 Penyusunan Laporan
Analisis dan
3
Perancangan sistem
4 Perancangan Database

5 Design input/output

6 Coding Aplikasi

Testing dan
7
Implementasi

8 Penyusunan Laporan
X. DAFTAR PUSTAKA

Achyani. (2019). Penerapan Metode Waterfall Pada Sistem Informasi

Manajemen Buku Perpustakaan Berbasis Web. Jakarta. STMIK

Nusa Mandiri. Jkarta.

Fikri, Muhammad. (2019). Basis Data. Lhokseumawe. Unimal Press.

H. Fauzan, S.Pd., M.Si. (2020). Sistem Informasi Manajemen Sebuah

Pengantar. Yogyakarta. Bildung.

H. Purnama, Chamda, Dr., S.E., M.M. (2016). Sistem Informasi

Manajemen. Mojokerto. Insan Global.

Hardani, S.Pd., M.S.i, dkk. (2020). Metode Penelitian Kualitatif &

Kuantitatif. Yogyakarta. Pustaka Ilmu.

Hidayat, Abdurahman, dkk. (2019). Membangun Website SMA PGRI

Gunung Raya Ranau Menggunakan PHP dan MySQL. JTIM. 41-52.

Karyaningsih, RR. Ponco Dewi, Dra., M.M. (2018). Korespondensi Surat

Bisnis dan Dinas. Yogyakarta. Samudra Biru.

Muhidin, SA. (2016). Pengelolaan Arsip Digital. Jawa Tengah. Universitas

Negeri Malang.

Prehanto, Dedy Rahman, S.Kom., M.Kom. (2020). Konsep Sistem

Informasi. Surabaya. Scopindo Media Pustaka.

Putri, Raisa Amanda, S.Kom., M.T.I. (2020). Basis Data. Jawa Barat.

Media Sains Indonesia.

Revida, Erika, dkk. (2021). Manajemen Perkantoran. Medan. Yayasan

Kita Menulis.
Setiyowati, S.Kom., M.Kom., & Siswanti, Sri, S.Kom., M.Kom. (2020).

Semarang. LPPKM Universitas Dian Nuswantoro.

Siswanto, Tri Agus S.Pd., MM. (2013). Otomatitasi Perkantoran 1.

Depok. Kemendikbud.

Sukamto, Rosa A., & Shalahuddin, M. (2016). Rekayasa Perangkat Lunak

Terstruktur dan Berorientasi Object. Bandung. Informatika.

Tristianto, Chrisantus. (2022). Penggunaan Metode Waterfall

Untuk Pengembangan Sistem Monitoring Dan

Evaluasi Pembangunan Pedesaan. Banten. ESIT.