ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SARI MUTIARA

MENGGUNAKAN PENDEKATAN PIECES

PROPOSAL SKRIPSI

OLEH :
RAMSON SALMANDO SILALAHI
090709021

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN

INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA..................................................................................
BAB I PENDAHULUAN...........................................................................
1.1.

Latar Belakang Penelitian..........................................................................

1.2.

Rumusan Masalah.....................................................................................

1.3.

Tujuan Penelitian.......................................................................................

1.4.

Manfaat Penelitian.....................................................................................

1.5.

Ruang Lingkup Penelitian.........................................................................

BAB II TINJAUAN LITERATUR.......................................................................

2.1.

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.............................................

2.1.1.Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan......................

2.1.1.1.Pengadaan.............................................................................................
2.1.1.2.Pengatalogan............................................................................
2.1.1.3.Pengawasan Sirkulasi................................................................
2.1.1.4.Pengawasan Serial.....................................................................
2.1.1.5.Katalog Talian..........................................................................
2.1.1.6.Statistik...................................................................................
2.1.2.Penerapan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan......................
1

2.1.3.Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.............

2.1.4.Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan.......................
2.1.5.Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan....................
2.2.

Sub Sistem Sirkulasi................................................................................

2.2.1. Keanggotaan............................................................................
2.2.2. Peminjaman.............................................................................
2.2.3.Pengembalian............................................................................
2.2.4.Perpanjangan.............................................................................
2.2.5.Penagihan.................................................................................
2.2.6.Pemberian Sanksi.......................................................................
2.2.7.Bebas Pustaka...........................................................................
2.2.8.Statistik Pengunjung...................................................................
2.3.

Perangkat Lunak yang Digunakan...........................................................

2.3.1. Athenaeum Light 8.5................................................................

2.4.

Analisis Pieces.........................................................................................

2.4.1. Pengertian Analisis Pieces.........................................................

BAB III METODE PENELITIAN..............................................................
3.1.

Metode Penelitian....................................................................................

3.2.

Lokasi Penelitian.....................................................................................

3.3.

Unit Analisis............................................................................................

3.4.

Teknik Pengumpulan Data.......................................................................

3.5.

Instrumen Penelitian................................................................................

3.6.

Jenis dan Sumber Data............................................................................

3.7.

Teknik Analisis Data................................................................................

3.7.1.Metode PIECES.........................................................................
3.7.2.Metode Wawancara................................................................................
DAFTAR PUSTAKA................................................................................

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang Penelitian

Pada dunia pendidikan perpustakaan merupakan salah satu bagian yang

penting dalam meningkatkan Ilmu Pengetahuan, karena di perpustakaanlah kita

bisa mendapatkan berbagai macam buku yang dapat membantu kebutuhan kita
untuk mendapatkan informasi, Syuhada (2010, 4). Perkembangan sistem
informasi dewasa ini tidak hanya berpengaruh terhadap perusahaan-perusahaan,
namun juga berpengaruh terhadap perpustakaan untuk meningkatkan kualitas
pelayanannya kepada pengguna. Sistem informasi yang ditawarkan sudah cukup
banyak dan memadai untuk diterapkan dalam perpustakaan sebagai sistem yang

efektif dan efisien bagi perpustakaan, dengan berbagai macam fitur-fitur aplikasi
yang disediakan untuk memenuhi tuntutan kebutuhan perpustakaan yang semakin
kompleks, meskipun tidak semua perpustakaan selalu sama dalam menggunakan
sistem informasi yang ada, karena menurut Al-Fatta (2007, 33) Sasaran sistem
informasi adalah peningkatan kinerja, peningkatan efektifitas informasi,
penurunan biaya, peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi dan
peningkatan pelayanan pada pengguna. Penyimpangan dari ke enam sasaran
inilah yang menimbulkan masalah pada sistem informasi. Menurut Al-Fatta
(2007,50) masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang
menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan. Sistem sirkulasi yang
biasanya rentan terkena masalah dikarenakan langsung melayani pengguna, maka
dari itu teknologi komputer digunakan pada bagian sirkulasi yang merupakan alat
bantu dalam pengolahan data, agar pelayanan cepat, tepat dan akurat kepada
pengguna, meskipun demikian ada perpustakaan perguruan tinggi yang sistem
sirkulasi masih dilakukan manual. Hal ini menyebabkan keterlambatan. Seperti
halnya perpustakaan universitas sari mutiara Indonesia.
Perpustakaan universitas Sari Mutiara yang salah satu misinya ialah
menyelenggarakan pengelolaan perpustakaan yang efektif dan efisien dengan
memanfaatkan teknologi, menjadi tidak dapat dicapai jika pelayanan sirkulasi
meskipun sudah terautomasi namun masih ada kegiatan yang bersifat manual, dan
ada beberapa masalah lain yang didapati penulis, yaitu data identitas pengguna,
data spesifik buku, dan laporan. Harapan penulis untuk memperbaiki sistem
informasi, terkhusus pada bagian sirkulasi, sehingga kedepannya akan lebih baik,
metode PIECES menyajikan 6 aspek yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu
Kinerja, Informasi, Ekonomis, Keamanan, Efisiensi, Layanan. Analisis PIECES
dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem
sirkulasi yang menggunakan aplikasi perangkat lunak Athenaeum Light 8.5.
Perangkat lunak Athenaeum Light merupakan salah satu aplikasi
perpustakaan yang gratis dan memiliki fitur yaitu menyediakan catatan isi ringkas
buku, sehingga pengguna dapat melihat isi ringkas buku. Athenaeum light juga
mampu menampung data hingga 8 terabyte, sehingga banyak perpustakaan

menggunakannya, namun karena bersifat portable sehingga keamanan data

rendah, sistem klasifikasi menggunakan DDC 21, namun jika mengalami
penambahan nomor klasifikasi sistem terkadang error sehingga data tidak dapat
terbaca.
Melalui pandangan diatas penulis tertarik untuk melakukan penelitian
tentang kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi pada universitas sari
mutiara Indonesia agar dapat memberikan masukan kepada pihak perpustakaan
agar dapat menjadi perpustakaan yang menjadi pusat informasi kesehatan untuk
mendukung lulusan yang kompetertif secara global tahun 2020, sesuai visi
perpustakaan universitas sari mutiara Indonesia, maka dari itu penulis memilih
judul Analisis Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Universitas Sari
Mutiara Menggunakan Pendekatan Pieces

1.2.

Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan

permasalahan dalam penelitian ialah bagaimana SIM di perpustakaan Universitas

Sari Mutiara?

1.3.

Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kelemahan

sistem informasi manajemen sirkulasi perpustakaan universitas sari mutiara

Indonesia dengan pendekatan PIECES.

1.4.

Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini yaitu:
1. Bagi Perpustakaan Universitas Sari Mutiara Indonesia ialah meningkatkan
pelayanan sirkulasi perpustakaan.
2. Bagi Penulis sebagai bahan masukan untuk mengetahui tentang analisis
kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi perpustakaan universitas
sari mutiara Indonesia.
3. Bagi Peneliti Berikutnya sebagai bahan referensi untuk membantu
penelitian-penelitian berikutnya yang berkaitan dengan analisis kelemahan
sistem informasi manajemen sirkulasi perpustakaan.

1.5.

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada sub sistem sirkulasi

perpustakaan universitas sari mutiara, dengan menggunakan pendekatan analisis

PIECES.

BAB II
TINJAUAN LITERATUR

2.1.

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan

Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan bagian yang tidak
dapat terpisah dari perpustakaan karena, dengan adanya SIM maka perpustakaan
dapat dikelola dengan baik.
Menurut Harefa (2009, 12) SIM Perpustakaan ialah sebuah proses
pengolahan dengan bantuan teknologi informasi (TI). Sistem informasi
manajemen perpustakaan memanfaatkan TI untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan
dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem terkomputerisasi.
Sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Royandiah (2007)
Suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau
informasi yang berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan.
Sistem informasi manajemen mendukung aktivitas manusia dalam lingkungan
organisasi seperti perpustakaan dengan menyajikan suatu data secara efektif
dalam waktu yang singkat sehingga memudahkan pengambilan keputusan bagi
kepala perpustakaan.
Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan menurut Hakam (2006) adalah
Bisnis (business process) yang ada di perpustakaan, yang terintegrasi mulai dari
sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian
kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda
keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan
berbagai parameter pilihan. Sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan
dari bagian-bagian yang ada di perpustakaan.

Dari pernyataan di atas bahwa sistem informasi manajemen perpustakaan

dapat meningkatkan kemudahan bagi manusia (dalam hal ini pustakawan) untuk
melakukan tugas-tugas operasional dalam perpustakaan karena sudah terintegrasi
dan terkomputerisasi.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di perpustakaan menurut Siregar yang
sejalan dengan Hakam yaitu pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi,
pengawasan serial dan statistik.
2.1.1.1.

Pengadaan
Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan

perpustakaan. Kegiatan pengadaan (acquisition) menurut Siregar (1997, 4)

Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang
dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk
didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order bibliographic checking)
yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan
faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar (1997, 5) adalah
pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan
penerimaan bahan pustaka baru.
1. Pemilihan.
Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya
dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat
dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti
katalog penerbit atau katalog penjual buku.
2. Pengecekan Bibliografi.
Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu
pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file
katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat

catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu

pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapatdalam
salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten
pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada
pustakawan.
3. Pemesanan.
Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari
prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir
kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut
dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia.
Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke
dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan.
4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan.
Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan.
Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan
cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan.
Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang
diterima.
2.1.1.2.

Pengatalogan
Menurut Siregar (1997, 4) Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka

mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan catalog yang

digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan.
Fungsi utama pengatalogan menurut Siregar (1997, 10) Mencakup
pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan
penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima.
1. Proses Pengatalogan

Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger
memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar
tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu katalog
yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur
penyiapan fisik. Jika bahan tersebut adalah suatu judul barukataloger
melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alatalat bantu
pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep
kartu katalog dasar. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur
pengklasifikasian.
2. Pengklasifikasian
Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur
pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan
alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klasifikasi yang sesuai
diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor
panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf
petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari
judul dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu
katalog didalamnya, kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik.
3. Penyiapan Fisik
Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan
katalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan
informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu
standar, biasanya menggunakan lembar stensil dan alat duplikator.
Sejumlah kartu entri tambahan kemudian dihasilkan dari kartu-kartu
standar tersebut. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk
setiap bahan pustaka baru. Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka
yang diterima dari penjilidan. Labellabel diketik, termasuk label untuk
punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian
diteruskan ke sirkulasi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak
koleksi perpustakaan.
9

2.1.1.3.

Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 5) Semua kegiatan yang

berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, biasanya untuk

penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan
dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.
Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33)
mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda.
2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman.
3. Sistem dapat memproses pengembalian.
4. Sistem dapat memproses perpanjangan.
5. Sistem dapat memproses denda.
6. Sistem dapat memproses reservasi.
7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman
singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam.
8. Sistem dapat memelihara file anggota.
9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan
dan penagihan.
10. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan.
11. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari
Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan.
12. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik.
10

2.1.1.4.

Pengawasan Serial
Kegiatan pengawasan serial (serial control) menurut Siregar (1997, 4)

Semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan

dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan
(claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial.
2.1.1.5.

Katalog Talian
Katalog talian merupakan sistem temu kembali informasi berbasis

komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu

perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 5) Katalog talian (online public access
catalogue = OPAC) adalah penyediaan fasilitas temu-balik koleksi perpustakaan
melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan.
2.1.1.6.

Statistik
Kegiatan statistik menurut Hasugian (2009, 171) Pencatatan kuantitas

pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka , jumlah pengolahan

bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah
peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna,
keterlambatan pengembalian, dan sebagainya.
2.1.2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Menurut Saputra (2010) penerapan sistem informasi manajemen pada
perpustakaan memerlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di
gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana,
fleksibel dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam
perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam
mengelola sistem dalam perpustakaan.

11

Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan

erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian
dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian
berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi.
Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik
dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari
dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang
dikarang oleh Supriyanto dan Husin ( 2008, 23) Tujuan penerapan TI adalah
untuk otomasi kerja perpustakaan yang pada dasarnya adalah membantu semua
pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat.
Dalam penerapannya di perpustakaan, Menurut Bryson (1990)
Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan
memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan
tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian.
2.1.3. Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Menurut Saputra (2010) Penerapan sistem informasi manajemen pada
perpustakaan Diperlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk
mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam,
transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Software yang akan di gunakan
harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel dan user
friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan
perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem
dalam perpustakaan.
Secara umum, perangkat lunak aplikasi perpustakaan dapat
dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak komersial dan
perangkat lunak gratis.
1. Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software)

12

Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) menurut Sonhaji

(2012) Perangkat lunak hak beli, karena mempunyai hak cipta. Setiap orang
yang bermaksud menginstalnya harus membelinya. Jika tidak membayar
berarti melakukan pembajakan. Perangkat lunak ini juga disertai lisensi yang
melarang pembeli menyalin perangkat lunak untuk diberikan kepada orang
lain ataupun untuk dijual kembali. Perangkat lunak komersial terdiri atas
beberapa jenis, antara lain adalah:
a. NCI BookMan.
b. Dynix.
c. IBRA Advance.
2. Perangkat Lunak Gratis
Perangkat Lunak Gratis menurut Sonhaji (2012) Perangkat lunak yang
digunakan tanpa perlu membayar sama sekali. Perangkat lunak tanpa kode
sumber dan bebas digunakan oleh siapa saja tanpa perlu membayar.
Perangkat lunak gratis terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah:
a. Senayan.
b. Athenaeum Light.
c. Igloo
d. X-Igloo
e. OpenBiblio
f. PhpMyLibrary

13

Berdasarkan pernyataan diatas bahwa ada beberapa perangkat lunak

aplikasi perpustakaan yang gratis dan berbayar sesuai dengan yang dibutuhkan
perpustakaan.
2.1.4. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang
terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen,
dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan.
Menurut Ishak (2008) manfaat dari penerapan sistem informasi pada
perpustakaan diantaranya adalah:
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna.
3. Meningkatkan citra perpustakaan.
4. Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global.
Dari pendapat diatas bahwa manfaat sistem informasi manajemen
perpustakaan ialah efisiensi, layanan yang lebih baik, meningkatkan citra
perpustakaan dan pengembangan infrastruktur.
2.1.5. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono
(2006) harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari
otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses,
pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan
pelaporan.
1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username
dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di
database.

14

2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan,

penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan
security.
3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi
fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user,
mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga
mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang
diinginkan.
4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk
pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta
penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan
data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses,
pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label
barcode, dan nomor punggung buku (call number).
6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi
yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia
perpustakaan.
7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem
otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan
manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya.
8. Pelaporan (Reporting). Sistem reporting yang memudahkan pengelola
perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat
dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita
atur.
Berdasarkan pendapat diatas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan
harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri.

15

2.2.

Sub Sistem Sirkulasi

Manajemen sirkulasi adalah suatu upaya perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, serta pengendalian kegiatan suatu urutan kerja pada setiap kegiatan
sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pelayanan sirkulasi
yang ada pada perpustakaan yaitu:
1. Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan
tepat.
2. Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi
dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang
meminjam.
3. Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam
Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33)
mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman.
2. Sistem dapat memproses pengembalian.
3. Sistem dapat memproses perpanjangan.
4. Sistem dapat memproses denda.
5. Sistem dapat memproses reservasi.
6. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman
singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam.
7. Sistem dapat memelihara file anggota.
8. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan
penagihan.

16

9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan

penagihan.
10. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari
Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan.
11. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik.
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya
pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas
pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Keanggotaan
2. Peminjaman
3. Pengembalian
4. Perpanjangan
5. Penagihan
6. Pemberian sanksi
7. Bebas pustaka
8. Statistik pengunjung
2.2.1. Keanggotaan
Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota
perpustakaan dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mendaftarkan
diri menjadi anggota.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 257) Bila seseorang ingin mendaftarkan
diri sebagai anggota perpustakaan maka dia harus mengisi formulir keanggotaan,
maka dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai dengan kelengkapan lainnya.
17

Kelengkapan keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing

perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotocopy tanda
pengenal.
2.2.2. Peminjaman
Menurut Rahayuningsih (2007, 96) Layanan peminjaman merupakan
salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu
proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan
pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi.
Menurut Syihabuddin (2007, 224). Kegiatan peminjaman adalah suatu
proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan
pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum
dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu
dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat
koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu
pengembalian mudah diprediksi.
2.2.3. Pengembalian
Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada
waktunya. Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan
pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing
perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan
baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang
dimiliki perpustakaan.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96) Pengembalian adalah kegiatan
pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang
dipinjamnya.

18

2.2.4. Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah
batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya.
Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh
ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat
memerlukan bahan tersebut.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96) Memperpanjang masa pinjam adalah
kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu
yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode
peminjaman.
2.2.5. Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada
waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahn
pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk
keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman.
Menurut Rahayuningsih (2007, 96) Kegiatan penagihan adalah
pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam
karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan
paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama
dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu
setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah
keterlambatan.
2.2.6. Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang
berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna

19

serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan
kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur
yang benar.
4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 83)
dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna
antara lain:
1. Denda.
2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan
dalam waktu tertentu.
3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajarmengajar.
Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan
perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan
pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan
yang lain.
Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang
ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran
ialah sebagai berikut:
1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.

20

2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya.

3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut
peraturan perpustakaan.
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada
pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Dengan adanya prosedur pemberian sanksi diatas maka pengguna harus
berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian
sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas
perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya dianatar para
pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit.
2.2.7. Bebas Pustaka
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota
yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna
yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang
kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna,
keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk:
1. Ujian akhir.
2. Yudisium.
3. Penerimaan ijazah.
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 84)
prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan Bebas Pinjaman menyerahkan
tanda pengenal.

21

2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera

pada tanggal pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada
kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
pinjaman distempel Bebas pinjaman.
5. Petugas mengisi tanda bukti Bebas pinjaman dengan identitas pengguna.
Menurut Lasa (2007, 171) untuk menjaga keutuhan koleksi secara
keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk
keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini
untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum
2.2.8. Statistik Pengunjung
Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai
bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat
gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung
perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya
pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah
anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik
harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan.
Menurut Rahayuningsih (2007, 98) Statistik pengunjung adalah kegiatan
pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan
perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung,
keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang
dikembalikan.
Fungsi statistik pengunjung adalah:
1. Menyusun laporan tahunan perpustakaan.

22

2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan.

3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan
pengguna.
4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga.
Menurut Syihabuddin (2007, 224) pustakawan menggunakan statistik
untuk berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur
efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan,
memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta
menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan.
2.3.Perangkat Lunak yang Digunakan
2.3.1. Athenaeum Light 8.5
Athenaeum Light menurut Putra (2007) adalah fasilitas yang ada pada
athenaeum adalah manajemen database, menu peminjaman, menu pengembalian,
menu laporan, label barcode, statistik dan stock opname. Versi terbaru athenaeum
adalah Athenaeum light 8.5. Athenaeum light 8.5 merupakan aplikasi yang
dikembangkan oleh komunitas athenaeum light indonesia (KALI) dan memiliki
forum diskusi di toolib. Aplikasi ini dibangun dari aplikasi database filemaker,
dikemas dalam bentuk free script atau opensource dan disajikan dalam bentuk
portable Aplikasi ini merupakan versi Beta (permulaan), kemudian disebut dengan
Athenaeum Light 8.5 v.1, dengan menu-menu fitur yang hampir sama dengan
versi sebelumnya. Kelebihan dan kurangan Athenaeum light 8.5 menurut (Putra
2007) adalah:
Kelebihan:
a. Athenaeum light 8.5 mampu menampung data hingga 8 terabyte.
b. Ada menu website.
c. Lebih tahan terhadap gangguan seperti listrik mati atau data crash.
23

d. Lebih mudah ditampilkan dalam web dengan filemaker API dan

PHP.
e. Bisa bekerja optimal pada OS windows XP SP 2 atau 2000 SP4.
Kekurangan:
a. Keamanan datanya rendah (low security) karena aplikasi ini
bersifat portable.
b. Klasifikasi dokumen masih sederhana (menggunakan edisi ringkas
DDC 21) sehingga perpustakaan akan mengalami masalah apabila
jumlah subyek dan koleksi bertambah banyak dan semakin
kompleks
2.4.Analisis Pieces
2.4.1. Pengertian Analisis Pieces
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan
pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance,
Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya
didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul
dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
Teknik analisa ini digunakan oleh J.L Whitten, L.D Bentley, dan K.C Dittman
dalam buku yang berjudul System Analysis and Method, 2004 (buku ini terdiri
dari berbagai edisi) untuk membuat sebuah system yang dibuat secara prototyping
dengan melakukan analisa terlebih dahulu untuk mengetahui permasalahan dan
kebutuhan untuk membuat system itu sendiri. Sebuah sistem perlu ditemukan
permasalahan yang ada agar suatu sistem dapat berjalan dengan baik dan bisa
mencapai tujuan yang diharapkan.
Adapun beberapa indikator yang digunakan untuk mengidentifikasi
masalah adalah sebagai berikut :

24

1. Analisis Kinerja
Menurut definisi konseptual, kinerja adalah suatu kemampuan sistem
dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera
tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu
yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).
a. Jumlah Produksi jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada
bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang
dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan
orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses
1 bahan pustaka yang masuk kepada perpustakaan dibutuhkan berapa
jam sehingga siap untuk dilayankan kepada pengguna? kemudian hal
ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau
perlu ada peningkatan kinerja.
b. Waktu Tanggap penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan
dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini
dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi
ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut
direspons untuk diproses. Misalnya jika pengguna ingin mencari buku,
berapa lama menggunakan sistem informasi perpustakaan untuk
menentukan apakah buku tersebut ada / tidak dan dipinjam.
2. Analisis Informasi
Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan
keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Menurut
(jogiyanto, 2005) kriteria kualitas informasi adalah :
a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari
sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak

25

terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi

tersebut.
b. Tepat waktu (timeliness), berrti informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan
mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam
pengambilan keputusan.
c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat
untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu
dengan yang lainnya berbeda.
3. Analisis Ekonomi
Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah suatu sistem itu tepat
diterapkan pada suatu lembaga informasi khususnya perpustakaan dilihat dari
segi financial dan biaya yang dikeluarkan. Hal ini sangat penting karena suatu
sistem juga dipengaruhi oleh besarnya biaya yang dikeluarkan. Untuk sebuah
perpustakaan yang berorientasi non provit-oriented maka penghitungan biaya
pada sistem informasi yang digunakan yaitu:
a. Biaya tidak diketahui pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi,
melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan tidak diketahui
jumlahnya dan pos pembiayaannya. Selain itu juga dideskripsikan
penyebab biaya tidak diketahui, dan dampak yang ditimbulkan ketika
hal tersebut terjadi.
b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber pada bagian ini dideskripsikan
situasi saat ini tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi
informasi, melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan tidak
dapat dilacak ke sumbernya sehingga tidak dapat diketahui keakuratan
biayanya. Selain itu juga dideskripsikan penyebab biaya tidak dilacak

26

ke sumbernya, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut

terjadi.
c. Biaya terlalu tinggi pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini
tentang biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi informasi,
melakukan proses bisnis, dan mengambil keputusan terlalu tinggi dan
banyaknya pos pembiayaan. Selain itu juga dideskripsikan penyebab
biaya terlalu tinggi, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut
terjadi.
4. Analisis Keamanan
Dalam suatu sistem perlu diadakan sebuah kontrol atau pengawasan agar
sistem itu berjalan dengan baik. Analisa ini digunakan untuk mengetahui
sejauh mana pengawasan dan kontrol yang dilakukan agar sistem tersebut
berjalan dengan baik. Sebuah sistem perlu dilakukan kontrol yang baik pula
dalam upaya untuk memberikan rasa aman dan nyaman kepada pengguna
ketika menggunakan sistem tersebut. Dalam penelitian ini penulis ingin
menguji sistem informasi manajemen perpustakaan dengan hal-hal yang
mungkin terjadi seperti dibawah ini.
Keamanan atau kontrol terlalu lemah.
a. Input data tidak diedit dengan cukup.
b. Kejahatan terhadap data.
c. Etika dilanggar pada data atau informasi mengacu pada data atau
informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai
wewenang.
d. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau
database-database yang berbeda.
e. Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar)

27

f. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak)

g. Error pembuatan keputusan terjadi
Keamanan atau kontrol berlebihan
a. Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem
b. Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan
c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan
5. Analisis Efisiensi
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana
data yang secara berlebihan inputkan dan diproses juga informasi yang
dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak efisien dalam
penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa sumberdaya prosesor,
memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses
sistem yang berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem
tersebut, bagaimana proses efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh
sistem saat ini.
Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa :
a. Data secara berlebihan input atau disalin
b. Data secara berlebihan diproses
c. Informasi secara berlebihan dihasilkan
6. Analisis Layanan
Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki
kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Pada bagian
28

ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem
yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah
teridentifikasi di bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab
kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut
terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi :
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.
b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.
c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya.
d. Sistem tidak mudah dipelajari.
e. Sistem tidak mudah digunakan.
f. Sistem canggung untuk digunakan.
g. Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum.
h. Sistem tidak fleksibel untuk berubah.
i. Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.
Hubungan dengan analisis kebutuhan sistem dengan analisis PIECES
menurut Al Fatta (2007, 62) ialah analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada
bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama. Untuk
mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan kerangka
PIECES yang menguraikan analisis kedalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu
kinerja, informasi, kontrol, efisiensi, dan keamanan. Hasil analisis PIECES adalah
dokumen kelemahan sistem yang menjadi rekomendasi untuk perbaikan
perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan.

29

BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Penelitian ini termasuk jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan analisis PIECES. Menurut Sugiyono (2012, 86) Metode deskriptif
adalah metode yang dilakukan untuk mengetahui variabel mandiri atau lebih tanpa
membuat perbandingan antara variabel satu dengan yang lain.
3.2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan pada perpustakaan Universitas Sari
Mutiara Medan yang beralamat di Jl. Kapten Muslim No. 76, Medan. Sumatera
Utara.
Alasan penulis memilih perpustakaan universitas sari mutiara medan
sebagai objek kajian penelitian karena perpustakaan universitas sari mutiara
medan merupakan perpustakaan yang pernah meraih penghargaan dibidang
perpustakaan dan juga perpustakaan sari mutiara medan dilengkapi aplikasi sistem
informasi Athenaeum Light 8.5 yang menopang segala aktivitas perpustakaan,
namun kemampuannya dunilai sudah berkurang, sehingga membutuhkan sistem

30

baru yang lebih dinamis, ekonomis dan efisien bagi perpustakaan universitas sari
mutiara sendiri.
3.3. Unit Analisis
Menurut Arikunto (2006, 143) Unit analisis merupakan satuan tertentu
yang diperhitungkan sebagai subjek penelitian. Dari pernyataan diatas, dapat
diambil kesimpulan bahwa unit analisis diartikan subjek penelitian.
Dalam penelitian ini penulis menggunakan unit analisis, yaitu Sistem
Informasi Sirkulasi.
3.4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Observasi
Sebagai metode ilmiah, observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan
pencatatan dengan sistematik fenomena-fenomena yang diselidiki. Hadi
(2004, 134).
Sedangkan menurut Soehartono (2004, 70) Metode observasi adalah
metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan
dengan sistematis, yaitu dilakukan oleh pengamat dengan menggunakan
pedoman sebagai instrumen pengamatan.
2. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan
dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan
dan terwawancara yang memberikan jawaban atas pertanyaan tersebut.
Moloeng (2006, 186). Metode ini penulis gunakan sebagai metode
pengumpulan data dari informan sehingga diketahui apa yang akan menjadi
kelemahan sistem informasi manajemen sirkulasi.
31

3. Studi Literatur
Studi literatur merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan
mengumpulkan informasi lebih lanjut mengenai permasalahan yang akan
dibahas seperti informasi penelitian terlebih dahulu, dan bahan kepustakaan
lain seperti buku, jurnal, artikel, dan lainnya yang berhubungan dengan
masalah yang diteliti untuk menunjang kelengkapan data. Informan yang
diwanwancarai oleh penulis ialah pustakawan yang bekerja atau yang
mengoperasikan SIM pada sub sistem sirkulasi.
3.5. Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman
wawancara. Pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat
melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya
sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.
3.6. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Data Primer
Data yang langsung diperoleh dari responden melalui wawancara dan
observasi penulis.
2. Data Sekunder
Data yang mendukung data primer yang diperoleh melalui buku, jurnal,
internet ataupun dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan penelitian.
3.7. Teknik Analisis Data
Analisis data diartikan sebagai upaya mengolah data menjadi informasi,
sehingga karakteristik atau sifat-sifat data tersebut dapat dengan mudah dipahami

32

dan bermanfaat untuk menjawab masalah-masalah yang berkaitan dengan

kegiatan penelitian. Teknik analisis data dilakukan setelah semua data terkumpul
dengan baik. Maka selanjutnya dilakukan pengolahan data.
Langkah dan prosedur analisis data yang dilakukan penulis yaitu:
1. Menganalisis sistem informasi dengan menggunakan metode PIECES
2. Menganalisis Brainware dengan menggunakan metode wawancara

3.7.1. Metode PIECES

Untuk mengidentifikasi masalah penulis menggunakan analisis PIECES
karena menganalisis 6 aspek yang sangat berpengaruh dalam perpustakaan, yaitu
Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service.
Berikut penulis memuat table pengumpulan data berdasarkan analisis
pieces sebagai berikut :

N
o

Jenis Analisis

Standar Ukuran

Sim Sirkulasi USM

SIM

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Jumlah Produksi
1

Performance
Waktu Tanggap

Information

Akurat

Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung

1. Keanggotaan

33

Tepat waktu
Relevan

Economic

Control

Efficiency

Biaya ( cost )

Tingkat Keamanan
Data

Sumber Daya
(manusia, waktu,
informasi, uang ,
peralatan, ruang,
pengolahan data)

34

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung

Service

Kepuasan Pengguna

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Keanggotaan
Peminjaman
Pengembalian
Perpanjangan
Penagihan
Pemberian sanksi
Bebas pustaka
Statistik pengunjung

Table 3.1 Analisis Pieces

3.7.2. Metode Wawancara
Metode yang kedua dilakukannya wawancara terhadap pustakawan
menyangkut Sistem Informasi Manajemen karena pustakawan selaku brainware.
Penulis menggunakan teknik wawancara semistruktur ( semistructure interview )
dimana penulis mengharapkan keterbukaan dan kejujuran dalam wawancara
dengan pustakawan yang akan diwawancarai nantinya. Hal lain yang perlu
dipersiapkan adalah alat perekam ( voice recorder ) dan beberapa alat tulis bila
diperlukan untuk pencacatan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan
pedoman wawancara sebagai alat bantu dalam wawancara dengan indicator sesuai
dengan analisis pieces.

N
o

Hari/ Tanggal

Informan

Materi Wawancara

35

Tempat

Table. 3.2 Pedoman Wawancara

36

DAFTAR PUSTAKA
Al-Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta.
ANDI OFFSET.
Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik.
Jakarta. Rineka Cipta
Basuki, Sulistiyo. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Yogyakarta. Bina Cipta
Hakam, Anggi HFIZ Al. 2006. Penerapan Sistem Informasi Manajemen dan
Decision Support System (Sistem Pendukung Keputusan) Berbasis
Teknologi Informasi untuk Mendukung Kegiatan Administrasi
Perpustakaan Komunitas.
http://www.slideshare.net/anggihafiz/athenaeum-light 60-untukperpustakaan-komunitas. (diakses 4 November 2015).
Harefa, Ardiman Hanif. 2006. Sistem Informasi Perpustakaan di Badan Penelitian
dan Pengembangan Propinsi Sumatera Utara. Medan. USU Repository
Indonesia, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004. Perpustakaan Perguruan
Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta :7 Departemen Pendidikan Nasional RI.
Ishak. 2008. Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi: Jurnal
Studi Kepustakaan dan Informasi. Medan. Pustaha
Jogiyano, HM. 2001. Analisis & Deain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi
Moleong, Lexy J. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosdakarya.
Pujianto. 2009. Analisis kebutuhan sistem II.
<http://pujianto.blog.ugm.ac.id/files/2009/12/Analisis-KebutuhanSistem-II.pdf> (diakses 15 maret, 2015)
37

Putra, Ade. 2007. Aplikasi-Aplikasi gratis untuk Otomasi Perpustakaan.

http://blogernya-ade.blogspot.com/2007/12/aplikasi-gratisan-untuk
otomasi.html (diakses 15 Maret 2015)
Syuhada. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan SMA
Banjarmasin. Yogyakarta. STMIK AMIKOM
Royandiah, Ida. 2007. Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan
(WEBSUPLEMEN)
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/pust2229/webmanajemen.doc
(diakses 4 November 2015).
Saputra, Dudy. 2010. Penerapan Sistem Pada Perpustakaan.
http://dudysaputraa.blogspot.com/2010/04/penerapan-sistem-pada
perpustakaan.html?m=1 ( diakses 4 November 2015)
Sonhaji, Didi. 2012. "Perangkat Lunak Aplikasi.".
http://ptisonhaji.blogspot.com/2012/12/bab-6-perangkat-lunak
aplikasi.html (diakses 17 Maret 2015).
Siregar, A. Ridwan. 1997 Automasi Perpustakaan: Desain Sistem
Kerumahtanggaan. Medan. UPT Perpustakaan USU.
Sugiyono. 2010. Statistika untuk Penelitian. Bandung. Alfabeta
________.2012. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatifdan R&D. Bandung.
Alfabeta
Soehartono, Irawan. 2004. Metode Penelitian Sosial. Bandung. PT. Remadja
Rosdakarya.

38