Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah atas segala

limpahan karunia dan nikmat-Nya sehingga pembuatan makalah yang berjudul

Analisis Manajemen Risiko Sistem Informasi Perpustakaan Di Perpustakaan
Universitas Riau dapat selesai dengan baik.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Maka dari
itu penulis mengharapkan kritik, saran serta masukan yang membangun sebagai
motivasi bagi penulis guna menyempurnakan makalah ini kedepannya.

Pekanbaru, oktober 2020

Pustakawan

ASMAWATI, SP
Nip. 197011052005012001

1
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR........................................................................... i
DAFTAR ISI......................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................... 3
BAB II DASAR TEORI........................................................................ 7
2.2. Informasi....................................................................................... 7
2.3. Manajemen Resiko....................................................................... 10
2.4. Analisis SWOT.............................................................................. 13

BAB III METODE PENELITIAN.......................................................... 18

3.1. Profil Perpustakaan Universitas Riau........................................... 18
3.2. Analisis Internal dan Eksternal .................................................... 31
BAB IV PENUTUP.............................................................................. 24
DAFTAR PUSTAKA............................................................................ 25

2
 BAB I

PENDAHULUAN

Pertambahan jumlah pengunjung dan transaksi perpustakaan yang

signifikan merupakan tantangan baru bagi perpustakaan. Di era teknologi
informasi yang semakin maju dan berkembang dengan sangat cepat, perpustakaan
sebagaimana disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang
perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau
karya rekam, secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi pada
pemustaka. Kondisi pemustaka yang saat ini sudah terbiasa dengan dengan nilai
informasi yang dipengaruhi oleh antara perangkat teknologi informasi, teknologi
web dan sumber global yang tersedia di internet.

Pemenuhan kebutuhan informasi dimana saja dan kapan saja merupakan

upaya mengembangkan institusi seperti perpustakaan perguruan tinggi. Perkerjaan
atau aktivitas yang semula menggunakan tenaga manusia (manual), sekarang telah
tergantikan dengan tenaga mesin. Kini, perpustakaan perguruan tinggi sebagai
penyedia informasi bagi civitas akademika mulai menggunakan perangkat
teknologi sebagai sarana untuk menunjang pekerjaannya guna memberikan
pelayanan yang lebih baik. Hal ini sesuai dengan Undang-undang nomor 43 tahun
2007 tentang perpustakaan, bahwa perpustakaan perguruan tinggi
mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.

Perkembangan teknologi ini mengharuskan untuk perpustakaan perguruan

tinggi untuk menyesuaikan dengan layanan berbasis teknologi informasi. Dengan
penggunaan perangkat teknologi banyak keuntungan atau kelebihan yang
ditawarkan dan membawa pengaruh positif bagi perpustakaan perguruan tinggi,
selain memudahkan dalam pekerjaan, mengefisienkan waktu, memudahkan dalam
pengelolaan koleksi, dan menyebar luaskan informasi tentang perpustakaan
sehingga dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pemustaka.

3
 Banyak hal yang dapat dipengaruhi dengan adanya perkembangan
teknologi. Tidak hanya mempengaruhi sistem pelayanan akan tetapi
mempengaruhi juga terhadap sistem kerja staf/pustakawan perpustakaan. Dan hal
ini akan berpengaruh terhadap kebutuhan informasi pemustaka. Dimana terjadinya
perubahan dari generasi Y menuju ke generasi Z. pemustaka yang saat ini berada
pada generasi Z dimana mereka dapat mengakses informasi dalam satu waktu.
Yang dimaksud dengan generasi Z itu adalah orang-orang yang lahir digenerasi
internet dimana mereka sudah menikamati keajaiban teknologi usai kelahiran
internet. Oleh karna itu penting bagi perpustakaan untuk dapat mengikuti
perkembangan teknologi saat ini.

Dalam menyikapi perubahan generasi ini, perlu adanya kolaborasi antara

informasi dengan perangkat teknologi. Menurut Setiarso (1997) dalam
Nurochman (2013) menyatakan bahwa “kolaborasi informasi dengan perangkat
teknologi web memungkinkan kecepatan dan keakuratan informasi menjadi tujuan
utama, maka tidak mengherankan apabila muncul istilah di masyarakat siapa yang
menguasai informasi maka dipastikan ia memiliki keunggulan posisi dalam
persaingan global”.

Kolaborasi antara informasi dan perangkat teknologi sudah banyak

diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi yang berdampak mempermudah
perpustakaan menyebar luaskan informasi dan bagi pemustaka dapat mengakses
seluruh kebutuhan informasi. Perpustakaan Universitas Riau sendiri sudah
melakukan mulai melakukan kegiatan kolaborasi antara informasi dan teknologi
untuk dapat meningkatkan kinerja pustakawan. Semakin baiknya kinerja
pustakawan maka semakin baik pula layanan yang dapat diberikan kepada
pemustaka.

Kelebihan dari kolaborasi informasi dan teknologi tidak selalu dapat

berjalan atau diterapkan tanpa kelemahan. Sistem informasi yang tidak diimbangi
dengan pengelolaan sistem didalamnya dapat memberikan dampak yang kurang
baik bagi keamanan sistem informasi tersebut. Contoh kelemahan yang dapat
terjadi dalam sistem informasi adalah serangan virus, kesalahan teknis, kesalahan
perangkat keras (hardware problems), hacking, kegagalan arus, dan sebagainya.

4
Adanya kerusakan ini dapat membuat sistem informasi tidak dapat mejalankan
fungsinya dengan baik atau sering error sehingga dapat menghambat proses
kegiatan pelayanan dan proses kerja pustakawan.

Kelemahan-kelemahan tersebut sering disebut dengan risiko. Kelemahan

yang sering terlupakan dapat akan mendatangkan masalah bagi perpustakaan
perguruan tinggi dan akan mempengaruhi terhadap kualitas sistem layanan
perpustakaan. Oleh karna itu perpustakaan harus memiliki manajemen dalam
menghadapi kelemahan sistem informasi perpustakaan dengan membuat
manajamen risiko. besar aset informasi yang dilayankan kepada pemustaka
melalui teknologi web, semakin besar sumber ancaman yang akan mengganggu
kelancaran sistem informasi perpustakaan. Dalam memahami konsep manajemen
risiko sistem informasi secara keseluruhan, diperlukan kerangka kerja sistem
informasi dan teknologi informasi dalam keseluruhan kegiatan manajemen risiko
yang akan diterapkan di perpustakaan.

Perpustakaan universitas Riau sendiri dalam menanggulangi risiko yang

terjadi pada sistem informasi ditangani langsung oleh bidang bagian khusus. Akan
tetapi Perpustakaan Universitas Riau belum melakukan penilaian khusus untuk
risiko sistem informasi dan hanya melakukan kegiatan pada saat terjadi hambatan
dalam kegiatan layanan informasi perpustakaan sehingga menghambat kegiatan
pelayanan. Dalam melindungi keamanan sistem informasi Perpustakaan
Universitas Riau menanggulangi berbagai ancaman yang dapat mengganggu
sistem informasi dan jaringannya. Salah satu cara untuk melaksanakan kegiatan
manajemen risiko yang berhubungan dengan keamanan sistem informasi adalah
dengan menggunakan metode analisis SWOT (Strengths, Weaknesses,
Oppurtuniteis dan Treats). Dimana analisis SWOT dapat dijadikan sebagai suatu
model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dan non profit
dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih
komprehensif dan metode analisis ini dapat di terapkan untuk melakukan analasisi
manjamen risiko. Perpustakaan Universitas Riau yang menitikberatkan pelayanan
dengan menggunakan system informasi sangatlah cocok mengaplikasikan metode

5
analisis SWOT untuk menilai risiko dalam kegiatan manajemen risiko pada
keamanan sistem informasi.

Untuk mengetahui proses penerapan manajemen risiko sistem informasi

perpustakaan tersebut, diperlukan analisis tentang sejauh mana penerapan
manajemen risiko sistem informasi menggunakan metode analisis SWOT di
Perpustakaan Universitas Riau. Dan bertujuan untuk mengetahui bagaimana
pelaksanaan manajemen risiko sistem informasi di Perpustakaan Universitas Riau.
Banyak manfaat yang akan diperolah dari tindakanan analisis ini yang dapat
diterapkan untuk melihat manajemen risiko sistem informasi yaitu pengembangan
ilmu yang berkaitan dengan konsep pengelolaan asset informasi perpustakaan
melalui manajemen risiko dan sebagai bahan evaluasi dalam penerapan teknologi
informasi agara lebih optimal dengan memperhatikan berbagai sumber ancaman
dan konsekuensi yang ditimbulkan dalam pengelolaan layanan informasi.

6
 BAB II

KAJIAN TEORI

Dalam sebuah perpustakaan yang berbasis teknologi informasi pemaparan

alur pikir mengenai konsep analisis ini yaitu informasi, manajemen risiko dan
metode analisis SWOT. Penerapan SWOT sebagai alat dalam menganalisis
kondisi suatu organisasi selama ini di anggap sebagai suatu model yang dapat
diterima secara umum dan familiar. Banyak model analisis yang dapat digunakan
dalam menganalisis manajemen risiko seperti BCG (Boston Consulting Group),
management performance (kinerja manajemen), dan berbagai alat analisis lainnya.
Beberapa organisasi profit dan non profit telah lama menggunakan SWOT sebagai
salah satu alat analisis dalam mengambil keputusan dalam menganalisis
manajemen risiko suatu organisasi.

2.1 Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah dan memiliki potensi bermanfaat
bagi seseorang. Pengertian informasi dari dulu hingga sekarang pada dasarnya
sama, yakni sama dalam wujud, sifat, fungsi, dan manfaatnya, sedangkan
perbedaannya hanya pada kemasannya saja. Kalau dulu informasi diwadahi oleh
media yang masih tradisional atau konvensional sebagai alat penyimpanan data
dan informasi, yang kemudian berkembang menjadi media cetak (printed
materials) dan media nonbuku, maka sekarang media penyimpanan dan pembawa
informasi sudah sangat canggih dan bentuknya beragam. Dengan media berbasis
elektronik dan optik, ragam dan banyaknya informasi yang disimpannya menjadi
sangat besar, bahkan relatif tak terbatas.

Sebelumnya, masyarakat tradisional menghadapi berbagai permasalahan

yang relatif sederhana dibandingkan dengan masyarakat yang sudah tergolong
maju. Dalam situasi yang demikian, jumlah informasi yang diperlukan relatif
sedikit dibandingkan dengan masyarakat maju yang menghadapi beraneka ragam
permasalahan. Di samping itu, alat yang tersedia bagi masyarakat tradisional
untuk menciptakan dan mengolah informasi masih sangat terbatas. Sebaliknya,
berkat perkembangan informasi yang pesat baik dalam arti perangkat keras dan

7
perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah
yang sangat besar dalam waktu yang sangat singkat.

Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk

memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapinya. Itu sebabnya institusi
memainkan peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang mereka
tempuh. Sebaliknya, masyarakat maju dihadapkan kepada kelimpahan informasi
sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk memilih informasi apa yang
benar-benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah. (Siagian, 2001).

Perkembangan teknologi yang semakin maju ini, merupakan titik awal

bagi organisasi/instansi untuk mengembangkan diri. Aplikasi teknologi komputer
benar-benar telah menandai peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan
di dalam organisasi dapat diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien. Pesatnya
perkembangan teknologi otomasi ini, membuat nilai informasi menjadi komoditas
yang lebih mahal. Informasi telah dipandang sebagai sumberdaya yang sangat
potensial, sehingga ketika organisasi/instansi tidak menyaring informasi dengan
baik dan benar, maka hanya akan memberikan dampak yang kurang baik bagi
sumberdaya maupun dana

Perpustakaan sebagai pusat pengelolaan informasi dan sumber-sumber

informasi untuk kepentingan masyarakat banyak pun tidak lepas dari pengaruh
pembludakan informasi. Oleh karena itu, sebagai penghimpun, pengolah, dan
sekaligus dessiminator (distributor) informasi kepada mereka yang berhak
(masyarakat pada umumnya), perpustakaan selalu berusaha mengorganisasikan
informasi yang ada tersebut untuk memudahkan memperolehnya bagi masyarakat
yang membutuhkan. Gambaran tentang perkembangan informasi mengharuskan
pihak pengelola informasi untuk bekerja lebih giat lagi supaya tidak tertinggal
oleh perubahan zaman.

Di dunia perpustakaan, informasi menjadi garapan utama pengelolaannya

untuk kepentingan peningkatan kualitas manusia pada umumnya. Melalui metode
penyebarluasan informasi (pelayanan) yang dilakukan oleh perpustakaan,
diharapkan kebebasn dan akses masyarakat akan informasi menjadi lebih terbuka

8
sehingga kerenanya pengetahuan masyarakat pada umumnya juga meningkat
sejalan dengan peningkatan kehidupannya. Semua anggota masyarakat di semua
lapisan dan tingkatannya mempunyai kesempatan yang sama untuk bisa
memanfaatkan perpustakaan.

Burch & Grudnitski dalam Kumorotomo (1994) menyebutkan adanya tiga

pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu,
dan relevansi. Tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi tersebut
diperkuat dengan pendapat Murhada (2011) bahwa kualitas informasi yang
dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara
lain:

1. Ketepatan waktu: informasi harus tiba di tangan pengguna tepat waktu,

tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang
nilainya. Di samping ketepatan waktu (timeleness) informasi juga
ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku.
Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frime),
misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.

2. Ketepatan isi: informasi harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak
mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan
akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung
kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi,
semakin rinci berarti semakin presisi.

3. Ketepatan sasaran: informasi harus tiba di tangan orang yang

memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak berguna
atau bisa disalah-gunakan.

4. Relevansi: informasi harus relevan dengan kebutuhan penggunanya, bila

tidak maka informasi ini tidak berguna.

5. Kemudahan akses: informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar

dapat diterima oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya

9
 informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman
dari orang yang tidak berhak.

6. Kelengkapan: informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan,

apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.

Kolaborasi antara sumber daya manusia dan teknologi yang terjadi saat ini
dapat dikatakan sebagai sistem informasi. Sistem informasi merupakan suatu
sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil
keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem
tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi, dan
prosedur-prosedur yang terorganisasi. Jadi, keandalan suatu sistem informasi
dalam organisasi/instansi terletak pada keseimbangan antarkomponen yang ada,
sehingga dapat dihasilkan dan didistribusikan suatu sistem informasi yang
berguna untuk lembaga yang bersangkutan.

Akan tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi yang dapat

melakukan kegiatan penyebarluasan informasi dengan mudah tidak menutup
kemungkinan akan terjadi penyalahgunaan informasi dari berbagai pihak seperti,
mencuri informasi atau mengubah content dari informasi yang masih orisinil. Ini
merupakan salah satu contoh bentuk risiko yang dihadapi oleh organisasi/instansi
saat ini. Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan fungsinya, maka
manajemen risiko sistem informasi sangat diperlukan. Ancaman yang dapat
merusak sumber informasi tidak hanya dari ancaman fisik tetapi juga akses
jaringan, dan untuk mengelola atau mengatasi risiko tersebut maka diperlukaan
kemampuan pengelolaan manajemen risiko keamanan informasi.

2.2 Manajemen Risiko

Manajemen risiko secara umum merupakan proses dengan tujuan untuk

mendapatkan keseimbangan antara efisiensi dan memanfaatkan peluang untuk
mendapatkan keuntungan dan meminimalisir kerentanan dan kerugian. Manajemen
risiko harus dilakukan secara terus-menerus dan dilakukan berulangulang,
sehingga ketika diterapkan dengan benar, akan memungkinkan terjadinya
perbaikan terus-menerus dalam pengambilan keputusan dan peningkatan kinerja.

10
 Menurut Stoneburner (2002) bahwa “risk management encompasses
three processes : risk assesment, risk mitigation, and evaluation and
assessment”. Adanya perencanaan sebelum risiko itu terjadi, dimaksudkan agar
perpustakaan akan lebih siap mengatasinya. Mulai mengidentifikasi
kemungkinan risiko yang bisa terjadi, akan memudahkan perpustakaan dalam
mengelompokkan risiko sehingga dapat dilakukan pencegahan yang baik.

Perpustakaan perguruan tinggi, yang mencakup universitas, sekolah tinggi,

institut, akademi dan lain sebagainya. Perpustakaan tersebut berada dilingkungan
kampus. Pemakainya adalah sivitas akademi perguruan tinggi tersebut dan
fungsinya yang utama adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi). Dalam pengelola
dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang bersangkutan. Proses
pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan
pengembangan, inovasi, serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karena itu
perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan jantungnya universitas.

Meskipun perpustakaan perguruan tinggi dirasakan demikian pentingnya,

tetapi dalam prakteknya tidak semudah membalikkan telapak tangan. Perpustakaan
sebagai tempat untuk mencari informasi serta sebagai penunjang pendidikan harus
mempunyai manajemen yang baik agar semua koleksi, layanan, dan fasilitas yang
ada dapat memberikan kepuasan bagi mahasiswa (pemustaka) yang datang ke
perpustakaan. Seiring pesatnya informasi yang masuk ke perpustakaan,
perpustakaan mulai bertransformasi menjadi lebih maju. Dari yang semula
berbentuk konvensional mulai berubah menjadi digital. Hal ini didasari dengan
derasnya informasi yang masuk, sehingga mempengaruhi kebutuhan informasi
civitas akademi. Maka, perpustakaan harus menyesuaikan diri untuk memenuhi
kebutuhan mahasiswa (pemustaka) tersebut.

Perpustakaan Universitas Riau yang didirikan pada tahun 1962 dan

masih aktif sampai saat ini sudah melakukan perubahan system kerja dengan
menggunakan perangkat teknologi atau sudah otomasi. Perpustakaan Universitas
Riau melayani lebih dari 27.500 mahasiswa, 1.400 dosen dan 654 karyawan.
Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000 judul atau

11
365.000 eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun
sekitar 8.500 eksemplar. Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi
elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan koleksi “local content”.
Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam berbagai disiplin
ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika Universitas Riau.
Melakukan perubahan system kerjaan dengan menggunakan perangkat teknologi
disetiap titik layanan yang ada diperpustakaan. Perubahan system otomasi ini
bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan permintaan informasi yang
sangat banyak.

Dengan adanya perubahan sistem kerja perpustakaan harus memikirkan

langkah-langkah untuk menanggulangi masalah-masalah yang dapat merusak
sistem informasi. Jika sistem informasi rusak maka semua aset informasi yang
ada di dalamnya akan mengalami kerusakan juga atau yang lebih dikhawatirkan
lagi jika aset informasi tersebut hilang, sehingga dapat menghambat pelayanan.
Hambatan-hambatan ini disebut juga dengan risiko.

risiko tersebut, dapat diinterpretasikan bahwa risiko adalah sesuatu yang

tidak dapat diprediksi dan dapat menimbulkan kerugian atau sumber ancaman
yang dapat merugikan suatu organisasi. Jika risiko tidak dapat diprediksi, maka
perlu adanya langkah-langkah untuk menanggulanginya sehingga ketika risiko
yang tidak diinginkan terjadi, dapat segera diatasi. Untuk itu maka suatu
organisasi/instansi harus mengupayakan adanya manajemen risiko. Manajemen
risiko merupakan suatu usaha untuk mengetahui, menganalisis serta
mengendalikan risiko dalam setiap perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh
efektivitas dan efisiensi yang lebih tinggi.

Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba melakukan kajian

dengan menggunakan metode Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses,
Opportunities, treats) yakni sebuah pendekatan yang memfokuskan pada sudut
pandang baik dari segi kekuatan dan kelemahan serta perluang dan ancaman
yang mungkin bisa terjadi di masa-masa yang akan datang.

12
 2.3 Analisis SWOT

Dari berbagai literatur yang menjelaskan tentang SWOT bahwa analisis

SWOT merupakan penyempurnaan pemikiran dari berbagai kerangka kerja dan
rencana strategi (framework and strategic planning) yang dapat diterapkan
dalam suatu bisnis atau organisasi. Analisis SWOT dari perspektif manajemen
risiko bertujuan untuk memberikan panduan agar suatu institusi dapat lebih
fokus produk yang akan di berikan kepada pengguna dan akan mengalami
berbagai macam ancaman. Produk yang akan diberikan kepada pengguna pasti
akan mengalami pasang surut atau lebih dikenal istilah daur hidup produk ( life
cycle product). Konsep daur hidup produk dirujuk berdasarkan keadaan yang
terjadi dilapangan, bahwa pengguna memiliki tangkat kejenuhan dalam
menggunakan suatu produk.

Gambar 1 : Daur Hidup Produk

Dari gambar di atas dapat kita lihat bahwa daur hidup suatu produk itu
besifat fluktuatif, seiring berjalannya waktu yang akan dilalui oleh institusi.
Adapun setiap fase tersebut adalah:

13
  Pada fase pertama adalah masa perkenalan suatu institusi dalam
meluncurkan produk kepada pengguna. Pada tahap ini pengguna
mulai mengenal dan menilai kualitas dari suatu produk.
 Pada fase kedua adalah masa pertumbuhan dimana suatu produk
sudah masuk ke pengguna dan mulai memiliki nilai perhatian lebih
dari pengguna. Dan pengguna mulai menyukai produk tersebut
untuk diminati dalam arti sudah terbentuk loyalitas dan akan
berlanjut kepada pengguna lainnya.
 Pada fase ketiga adalah fase dimana suatu produk sudah memiliki
kualitas dan nilai terhadap pengguna.
 Pada fase keempat adalah fase dimana nilai produk tersebut
menurun dan pengguna mulai merasa jenuh terhadap produk
tersebut, sehingga pada fase ini institusi harus melakukan berbagai
macam antisipasi terhadap sesuatu yang tidak diinginkan.

Solusi yang dapat dilakukan secara umum untuk menghindari penurun

nilai suatu produk berdasarkan perspektif SWOT yaitu perspektif untuk
membangun kekuatan dan memperkecil kelemahan, serta memperbesar peluang
dan memperkecil ancaman. Adapun solusi yang diberikan adalah:

 Melakukan kebijakan evaluasi secara menyeluruh terhadap

beberapa produk yang telah diluncurkan ke pasaran. Evaluasi
tersebut dilakukan berdasarkan data riset.
 Menarik kembali produk yang diperkirakan akan terus mengalami
penurun. Jika produk tersebut tidak ditarik maka akan
mempengaruhi penilaian public.
 Menciptakan produk baru (new product) dengan model dan gaya
yang berbeda.
 Mengantisipasi pasar dengan melakukan pembenahan manajemen
secara lebih modern dan aspiratif guna menampung keluhan-
keluhan yang timbul.
 Menerapkan konsp baru (new product) dalam bidang struktur
modal.

14
  Melakukan training and education secara lebih professional
dengan maksud agar karyawan menjadi lebih disiplin den
berdedikasi dalam bekerja, dengan tujuan utama mencapai visi dan
misi perusahaan
 Pimpinan perusahaan dalam menyelesaikan setiap masalah harus
selalu menjunjung nilai-nilai profesionalisme dan sportivitas.

Peranan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu insitusi

dapat dianggap sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan
familiar. Beberapa organisasi profit dan non profit telah lama mempergunakan
SWOT ini sebagai salah satu alat analisis, sehingga dengan mempergunakan
SWOT sebagai dasar analisis sebuah institusi dalam mengambil keputusan, maka
diharapkan SWOT juga memungkinkan untuk dipergunakan sebagai salah satu
model representatif dalam menganalisis manajemen risiko suatu
institusi/organisasi. Sebagaimana dikatakan oleh Nuranisak S. dan Achmad Holil
Noor Ali bahwa “analisisi SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan
dan factor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi; kelemahan dan
factor-faktor negative dari internal; peluang atau kesempatan dan keuntungan dari
faktor eksternal dan ancaman atau risiko”.

Dalam pelaksanaan manajemen risiko ada tahap-tahap yang harus

dilakukan yaitu dengan melakukan identifikasi dimana identifikasi ini dilakukan
dengan cara melihat potensi-potensi risiko yang sudah terlihat dan akan terlihat,
yang kemudian tahap selanjutnya dengan menempatkan ukuran-ukuran risiko,
menempatkan alternatif-alternatif, menganalisis setiap setiap alternatif,
memutuskan suatu alternatif, melaksanakan alternatif yang dipilih, mengontrol
alternatif yang dipilih, dan mengevaluasi jalannya alternatif yang dipilih. Dalam
setiap bentuk proses tahapan ini dapat dituangkan sebagai bagian dalam
menempatkan setiap itemnya sebagai bentuk memperkuat analisis SWOT secara
komprehensif. Untuk membuat analisis dengan mempergunakan SWOT dengan
harapan memiliki nilai kelayakan yang tinggi maka perlu adanya dukungan data
yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif bersifat teori-teori, sedangkan

15
kuantitatif yaitu menempatkan angka-angka sebagai ukuran pembobotan nilai
dilakukan agar angka keakuratan dapat diperoleh secara baik.

Penggunaan dari analisis SWOT untuk memperjelas semua kekuatan dan

kelemahan yang dapat diidentifikasi guna memberikan suatu rekomendasi
pengembangan berdasarkan potensi-potensi yang tersedia. Untuk menganalisis
secara lebih dalam dengan menggunakan perspektif SWOT maka perlu dilihat
factor eksternal dan internal sebagai bagian penting dalam analisis.

a. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini mempengaruhi terbentuknya opportunities and
threats (O and P). dimana factor ini bersangkutan dengan kondisi-
kondisi yang terjadi diluar institusi yang mempengaruhi pembuatan
keputusan institusi.
b. Faktor Internal
Faktor Internal ini mempengaruhi terbentuknya strengths and
weaknesses (S and W). Dimana factor ini menyangkut kondisi yang
terjadi di dalam institusi. Yang mana ini turut mempengaruhi
terbentuknya pembuatan keputusan (decision making).

Suatu analisis SWOT yang baik dan tepat maka diperlukan suatu model
analisis yang representative, dimana kasus yang akan dikaji dilihat berdasarkan
ruang lingkup aktivitas kegiatannya atau den gan kata lain melakukan
penyesuaian analisa berdasarkan kondisi yang ada.

16
Gambar 2 : Diagram Analisis SWOT

Menurut Rangkuti (2006), Matriks SWOT dapat menggambarkan secara

jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternalyang dihadapi perusahaan dapat
disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat
menghasilkan empat set kemungkinan altenatif strategis.
Strengths (S) Weaknessess (W)
(Kekuatan) (Kelemahan)
Opportunities (O) Strategi untuk Strategi untuk
(Peluang) SO WO
Menciptakan strategi Menciptakan strategi
yang menggunakan yang meminimalkan
kekuatan untuk kelemahan untuk
memanfaatkan peluang memanfaatkan peluang
Threats (T) Strategi untuk Strategi untuk
(Ancaman) ST WT
Menciptakan strategi Menciptakan Strategi
yang menggunakan yang meminimalkan
kekuatan untuk kelemahan dan
mengatasi ancaman menghindari ancaman

Gambar 3 : Tabel format menganalisis dan menentukan keputusan strategis

dengan pendekatan Matriks SWOT

BAB III

17
 PEMBAHASAN

3.1 Profil Perpustakaan Universitas Riau

Perpustakaan Universitas Riau didirikan pada tahun 1962 bersamaan

dengan berdirinya Universitas Riau yang masih di bawah naungan Yayasan
Universitas Riau dan hanya menempati ruang seluas 100 meter persegi. Pada
tahun 1980 Perpustakaan Universitas Riau hanya memiliki gedung seluas 500
meter persegi yang terletak di lokasi kampus lama jalan Pattimura No. 9
Pekanbaru. Sejak tahun 1992 Perpustakaan Universitas Riau dipindahkan ke
kampus baru yakni Kampus Bina Widya Panam Jalan HR Soebrantas KM 12,5
Simpang Baru, Pekanbaru sejalan dengan dipindahkannya kantor Rektorat dan
beberapa fakultas.

Perpustakan UR memiliki gedung sebanyak empat unit masing-

masing terdiri dari dua lantai. Dari empat unit yang ada perpustakaan
hanya menempati dua gedung dengan luas keseluruhannya 4.000 meter
persegi dengan kapasitas 250 tempat duduk, dibangun di atas lahan
seluas 2 Ha.

Perpustakaan saat ini melayani lebih dari 27.500 mahasiswa, 1.400

dosen dan 654 karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari
132.000 judul atau 365.000 eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan
pertambahan setiap tahun sekitar 8.500 eksemplar. Selain itu perpustakaan juga
memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan
koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul
dalam berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika
UR. Kedua jenis koleksi elektronik jurnal tersebut dapat diakses melalui
jaringan www: lib.unri.ac.id dan www:ur-lib.com.

Perpustakaan UR sudah delapan tahun ini menggunakan sistem

otomasi perpustakaan dengan menggunakan program Sli MS dan untuk
pelayanannya sudah dikembangkan komplemennya dari pengembangan
program SliMS, aplikasi pelayanan mandiri yang telah diterapkan

18
 untuk transaksi peminjaman, perpanjangan dan pengembalian buku
dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan. Penerapan aplikasi
Pelayanan Mandiri ini sejak tanggal 30 Agustus 2013.

VISI

Menjadi learning resource center  berbasis teknologi informasi pada Tahun

2035.

MISI

 Mengumpulkan berbagai informasi dalam bentuk cetak dan noncetak

( elektronik )  yang relevan dengan bidang studi di Universitas Riau.
 Mengorganisasikan berbagai informasi, untuk mempermudah aksesibilitas
informasi IPTEKS.
 Mendistribusikan informasi secara efektif dan efisien kepada pemustaka.
 Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan dan
layanan terintegrasi dengan perpustakaan fakultas dan unit lain yang terkait.
 Mewujudkan ciber library menuju interoverabilitas perpustakaan digital.
 Menyediakan infrastruktur dan jasa perpustakaan berbasis teknologi
informasi.
 Menyediakan akses informasi dan layanan informasi secara tepat waktu,
tepat guna.

3.2 Analisa Internal – Eksternal (SWOT)

Untuk mencapai tujuan jangka panjang Perpustakaan Universitas Riau

yaitu Menjadi learning resource center  berbasis teknologi informasi pada
Tahun 2035. Dalam menghasil dan menyebarluaskan informasi yang
berorientasi kepada kepuasaan pemustaka/pengguna. Perpustakaan Universitas
Riau mencoba mengembangkan sistem informasi berbasis teknologi ataupun
sumberdaya manusia secara berkesinambungan untuk memenuhi kebutahan
pengguna sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.

19
 Untuk mencapai tujuan tidak akan luput dari risiko ancaman yang akan
menghambat tujuan tersebut. Oleh karna itu untuk mengidentifikasi risiko yang
akan dihadapi kita perlu mengetahui kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki oleh Perpustakaan
Universitas Riau. Oleh karna kita perlu melihat atau melakukan analis internal dan
eksternal yang ada di Perpustakaan Universitas riau yang dapat dilihat dari
gambar dibawah ini:

Gambar 3 : Analis SWOT

EKSTERNAL Strengths (S) Weaknessess(W)

(Kekuatan) (Kelemahan)
 Perpustakaan  Pola manajemen
Universitas Riau  Tumpeng tindih
sudah berbasis rincian pekerjaan
teknologi  Gangguan PLN
informasi atau pemadaman
 Perpustakaan listrik yang
Universitas Riau mempengaruhi
memiliki staf proses
khusus bagian IT berjalannya
 Menggunakan sistem
system Open  Tingkat
Source (SLiMS) pemahaman
 Sistem dapat mahasiswa
diakses kapanpun terhadap system
dan dimanapun baru
karena sudah  Proses
INTER online pengembangan
NAL sistem
 Akses hanya
dapat dilakukan
dalam jaringan

20
 local

Opportunities (O) Strategi untuk Strategi untuk

(Peluang) SO WO
 Penggunaan  Melakukan  Melakukan
metode login serangkaian pembagian job
Single Sign On sosialisasi tentang description
(SSO) cara penggunaan  Back up data
 Bertambahnya system sistem
pengguna aktif  Melakukan  Melakukan
 Rencana himbauan serangkaian
pengembangan langsung kepada pengenalan
untuk mahasiswa untuk terhadap system
menyempurnakan dapat kepada
proses system berpartisipasi mahasiswa atau
otomasi dalam pemahaman pengguna
menggunakan  Melakukan
system yang pengenalan
disediakan pengembangan
 Melakukan system kepada
promosi dengan pustakawan atau
menitik beratkan pengambil
terhadap keputasan
pemanfaatan
system
 Implementasi
langsung system
Treats (T) Strategi untuk Strategi untuk
(Ancaman) ST WT
 Teknologi  Penggunaan media  Mengadakan
informasi yang sosial dalam pelatihan
berkembang kian rangka  Membuat
pesat mempromosikan serangkaian

21
  Keterbatasan dana system tutorial dalam
 Kurangnya perpustakaan penggunaan
pemahaman secara luas system
mengenai dilingkungan  Membuat
pengembangan perguruan tinggi serangkaian
system  Melaksanakan video panduan
 Kurangnya simulasi yang dalam
partisipasi dari melibatkan menggunakan
pustakawan dan mahasiswa atau system
pengambil pengguna secara  Membuat
keputasan teratur dalam kuisioner tentang
beberapa waktu implementasi
dalam rangka system
adaptasi dengan
system baru
 Mengadakan
penelitian dengan
meyusun kuisioner
kepada beberapa
mahasiswa atau
pengguna yang
telah
menggunakan
system
 Knowledge
sharing antara
pustakawan dan
staf khusus IT

Berdasarkan analisis SWOT diatas, maka perpustakaan Universitas Riau

mampu melihat dan menganalisis kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness),
Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki dan dihadapi untuk

22
mengatasi dan meminimalisir seluruh risiko yang akan dihadapi oleh
Perpustakaan Univeristas Riau baik itu dari internal maupun eskternal yang akan
dihadapi kedepannya.

BAB IV

PENUTUP

23
 Proses manajamen risiko dengan metode analisis SWOT dengan melihat
faktor internal dan eksternal yang melihat dari analisa kekuatan (Strengths),
kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang
dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Riau dengan membuat kuadran SO
atau strategi umum yang dilakukan untuk mengggunakan kekuatan
perpustakaan untuk menggambil setiap keuanggulan pada kekuatan yang ada.
Pada kuadran WO perpustakaan dapat membuat keunggulan pada kesempatan
sebagai acuan untuk memfokuskan kegiatan dengan menghindari kelemahan.
Selanjutnya untuk kuadran ST yaitu perpustakaan menjadikan kekuatan untuk
menghadapi setiap ancaman dengan menciptakan diverifikasi untuk
menciptakan peluang. Kemudian pada kuadran WT yaitu perpustakaan
berusaha meminimumkan segala kelemahan untuk menghadapi setiap
ancaman. Dengan begitu maka Perpustakaan Universitas Riau dapat
mangantisipasi setiap risiko-risiko yang akan dihadapi kedepannya.

Selanjutnya diperlukan penganalisaan dan melakukan penelitian yang

lebih spesifik tentang manajemen risiko sistem informasi. Selain
memperhatikan masalah keamanan, penilaian dari pemustaka terhadap
penanganan sistem informasi yang berdampak terhadap pelayanan perlu
dikaji, karena pemustaka mempunyai peranan penting dalam pengembangan
perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

24
 Arif Nurochman, 2014, Manajemen Risiko Sistem Informasi Perpustakaan
(Studi Kasus di Perpustakaan UGM Yogyakarta), Universitas Gajah Mada,
Yogyakarta.

Fredy Rangkuti, 2013, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis

(Cara Perhitungan Bobot, Rating dam OCAI), PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.

Fredy Rangkuti, 2000, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis

(Berorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21), PT
Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

George M. Scott, 2004, Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen, PT

Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Herman Darmawi, 1994, Manajemen Risiko, Bumi Aksara, Jakarta.

Pawit M. Yusup, 2012, Perspektif Manajemen Pengetahuan Informasi,

Komunikasi, Pendidikan, Dan Perpustakaan, Rajawali Press, Jakarta.

Sutarno NS, 2006, Manajemen Pepustakaan: Suatu Pendekatan Praktik,

Sagung Seto, Jakarta.

Tata Sutabri, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta.

25
26