Perpustakaan Unika

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK MAHASISWA PERGURUAN TINGGI DENGAN MENGGUNAKAN METODE ANALISIS PIECES FRAMEWORK ( Studi Kasus pada Universitas Katolik Soegijapranata Semarang ) SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memenuhi Persyaratan Mencapai Gelar Kesarjanaan S 1 Pada Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Soegijapranata Semarang

Disusun oleh : SATRIO ADI WIBOWO 01.60.0064 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA SEMARANG 2005

Perpustakaan Unika

ABSTRAK

Penggunaan teknologi informasi dalam dunia usaha sudah demikian luas dan pesat perkembangannya, sehingga TI menjadi syarat mutlak keeksisan suatu perusahaan baik berorientasi laba maupun nirlaba pada era globalisasi ini. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui seberapa unggul dan pentingnya penerapan teknologi informasi untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang berguna untuk menjawab tantangan usaha, dengan cara mengevaluasi dan menganalisis sistem informasi yang digunakan pada perusahaan nirlaba, yaitu suatu universitas, Unika Soegijapranata Semarang, untuk perkembangan dan kemajuan Unika tersebut. Analisis dilakukan untuk mengenali kekuatan dan kelemahan sistem yang selama ini digunakan oleh Unika, dengan metode analisis PIECES Framework, yang terdiri dari point analisis yaitu : Performance, Informations and data, Economics, Control and security, Efficiency, dan Service dimana point point tersebut menjadi acuan evaluasi dan analisis suatu sistem informasi. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa terdapat beberapa keunggulan atau kekuatan sistem yang dapat menunjang perkembangan dan kemajuan Unika sebagai salah satu perusahaan nirlaba di era global ini. Tetapi hasil penelitian ini juga memperlihatkan kekurangan dan kelemahan sistem, sehingga sistem yang ada ini perlu adanya perbaikan ataupun penyempurnaan menuju ke arah yang lebih baik. Kata kunci : Teknologi informasi, perusahaan nirlaba, Sistem Administrasi Akademik, PIECES Framework, Kekuatan dan Kelemahan Sistem

Perpustakaan Unika

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................................... Halaman Persetujuan ..................................................................................... Halaman Pengesahan ..................................................................................... Pernyataan Keaslian Skripsi............................................................................ Halaman Persembahan.................................................................................... Abstrak...........................................................................................................

i ii iii iv v vi

Kata Pengantar ............................................................................................... vii DAFTAR ISI .................................................................................................. viii DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xiv BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang .................................................................... 1.2. Perumusan Masalah ............................................................. 1.3. Pembatasan Masalah ............................................................ 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................. 1.5. Kerangka Pikir Penulisan ..................................................... 1.6. Sistematika Penulisan ........................................................... BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi................................................................... 2.1.1. Pengertian Sistem .......................................... 2.1.2. Pengertian Informasi....................................... 2.2. Pengertian Sistem Informasi ................................................. 10 10 11 12 1 5 5 6 6 8

Perpustakaan Unika

2.3. Sistem Informasi Akuntansi .................................................. 2.3.1. Keterlibatan pihak pendukung ....................... 2.3.2. Perangkat keras dan peralatan yang mendukung 2.3.3. Program program yang mendukung ............. 2.3.4. Data Base ....................................................... 2.3.5. Dokumentasi .................................................. 2.3.5.1 Dokumentasi Sistem .................................. 2.3.5.2 Dokumentasi program................................ 2.3.5.3 Dokumentasi Operasi................................. 2.3.6 Laporan..................................................................

14 15 15 15 16 17 17 17 18 18 19 19 20 25 27 31 33

2.4. PIECES Framework ............................................................ 2.4.1. Kehandalan suatu Sistem ( Performance ) ...... 2.4.2. Informasi dan data ( Information ) .................. 2.4.3. Nilai ekonomis dari sistem ( Economics ) ....... 2.4.4. Pengamanan dan pengendalian ( Control )...... 2.4.5. Tingkat keefisienan ( Efficiency )................... 2.4.6. Pelayanan konsumen ( Service )...................... BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Gambaran Umum Obyek dan Lokasi penelitian ................... 3.2. Metodologi penelitian........................................................... 3.2.1. Jenis dan sumber data ..................................... 3.2.2. Metode pengumpulan data ............................. 3.2.3. Analisis data ...................................................

37 39 39 44 48

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Perpustakaan Unika

A. Gambaran Umum tentang Situasi dan Kondisi ....................... 1. Sejarah Singkat Unika Soegijapranata Semarang ................. 2. Sejarah perkembangan sistem informasi di Unika ................ B. Gambaran dan prosedur Sistem Administrasi Akademik ........ 1. Sistem registrasi Mahasiswa ................................................ 2. Sistem mengikuti Ujian Semester ........................................ 3. Kartu Rencana Studi ( KRS ) Mandiri..................................

54 54 56 57 58 59 60

C. Analisis Sistem Administrasi Akademik menggunakan PIECES Framework ............................................................................. BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ........................................................................... B. Keterbatasan dan Saran .......................................................... DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 84 86 61

1
Perpustakaan Unika

BAB I PENDAHULUAN

A . Latar Belakang Dewasa ini atmosfir persaingan bisnis antar perusahaan swasta, baik yang profit-oriented maupun non-profit oriented, semakin memanas dan terus berputar cepat seiring dengan meningkatnya customer needs, maupun pergerakan rupiah yang senantiasa unpredictable. Sedangkan kelangsungan hidup perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuannya dalam bersaing di pasar, dimana kemampuan bersaing tersebut mempunyai suatu strategi yang dapat memanfaatkan semua kekuatan dan peluang yang ada, serta juga dapat menutup kelemahan dan menetralisasi hambatan strategis dalam dinamika bisnis yang dihadapi ( Nugroho Widjajanto, 2001 ) Mengetahui hal tersebut, jelaslah bagi perusahaan bahwa kemampuan bersaing, sangat berperan dalam persaingan di era globalisasi ini. Semua hal ini dapat teratasi apabila pihak manajemen mampu melakukan pengambilan keputusan yang didasarkan pada suatu input ataupun masukan masukan yang obyektif , yang tentu saja mengingat disegala bidang teknologi telah berperan aktif, masukan dari sistem informasi akuntansi merupakan syarat mutlak bagi suatu perusahaan untuk terus bersaing. Dari sudut pandang perusahaan sendiri, informasi yang diperoleh haruslah benar benar meminimalkan biaya sejalan dengan pemenuhan standar keandalan dan

2
Perpustakaan Unika

kemanfaatan. Karena, sebuah informasi dapat menghasilkan banyak tindakan yang akan diambil oleh perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis maupun pemerintah. Untuk itu, sistem informasi berbasis komputer dimana menganjurkan penggunaan teknologi komputer didalam perusahaan untuk menyajikan informasi kepada kelompok pemakai, sangat diperlukan suatu perusahaan dalam rangka mengefisienkan dan mengefektifkan kinerja perusahaan sehingga dicapai hasil yang optimal. Hal inilah yang sedang disiasati oleh berbagai perusahaan di masa sekarang, yaitu, berlomba lomba mendapatkan informasi sebanyak - banyaknya dan secepat cepatnya, sehingga dapat diambil tindakan untuk memenangkan persaingan pasar. Mengingat bahwa disebutkan sistem informasi digunakan untuk memenuhi kebutuhan kelompok pemakai, yang termasuk didalamnya adalah manajer, pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, serikat pekerja, bahkan pesaing, serta masyarakat secara keseluruhan, perusahaan harus segera menyadari bahwa pengaplikasian sistem informasi yang bagus didalam perusahaannya tidak akan bermanfaat bila tidak mempertimbangakan faktor orang atau manusia ( people ). Perusahaan harus benar benar dapat mengorganisir seluruh sektor didalam khusunya sektor manusia ini. Sebab, suatu sistem akan berjalan dengan sangat baik apabila memenuhi karakteristik sistem tersebut, salah satunya adalah komponen sumber daya manusia ( Krismiaji, 2002 ). Untuk itu, perlu adanya suatu tindakan follow up dimana suatu sistem informasi yang berbasis komputer diterapkan dan diaplikasikan ke dalam suatu perusahaan. Dalam follow up, atau biasa disebut Evaluasi suatu aksi ( Payamta, 1998

3
Perpustakaan Unika

) acuan atau pun tolok ukur yang digunakan terkait dengan metode- metode analisis audit sistem informasi itu sendiri, dengan dilihat pada hasil kinerja suatu sistem baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Dengan evaluasi terhadap suatu sistem yang sudah berjalan, diharapkan agar perusahaan yang di evaluasi lebih mengerti dan memahami hambatan- hambatan maupun keuntungan dari penggunaan sistem yang selama ini berjalan di perusahaannya. Sehingga biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengkomputerisasi alur operasional dan managerial nya agar lebih efektif dan efisien, tidaklah percuma jika hasil yang dicapai sesuai atau mendekati target atau sasaran yang telah ditentukan di perencanaan awal. Dalam memberikan analisis atau evaluasi terhadap suatu sistem, dapat dilakukan dengan beberapa model analisis. Dalam penelitian ini, akan digunakan model analisis PIECES Framework. PIECES Framework sendiri merupakan suatu alat dalam menganalisis sistem informasi yang berbasis komputer, dimana terdiri dari point point penting yang berguna untuk dijadikan pedoman / acuan dalam menganalisis sistem tersebut. Secara singkat, PIECES Framework mengandung hal hal penting dalam pengevaluasian sistem, seperti : Performance, Information and data, Economics, Control and security, Efficiency, dan yang terakhir Service ( Wetherbe & Vitalan, 1994 ). Dengan menggunakan PIECES sebagai alat analisis sistem, suatu sistem secara detail dan menyeluruh akan mendapat perhatian khusus, sehingga kekuatan dan kelemahan sistem dapat diketahui untuk nantinya dijadikan acuan bagi kemajuan perusahaan selanjutnya.

4
Perpustakaan Unika

Berdasar uraian diatas, Penulis akan mencoba mengevaluasi suatu sistem administrasi akademik yang terdiri dari registrasi dan ujian semester mahasiswa yang berbasis komputer pada Universitas Katolik Soegijapranata Semarang dengan menggunakan metode analisis PIECES Framework. Sistem registrasi mahasiswa sendiri merupakan suatu proses transaksi diantara mahasiswa sebagai customer dan Unika Soegijparanata sebagai Perusahaan yang menyediakan jasa, dimana kegiatan tersebut akan diintegrasikan kedalam sistem informasi akuntansi Unika

Soegijapranata untuk kemudian diperoleh data data penting mengenai mahasiswa serta sangat berpengaruh dalam proses pengambilan keputusan untuk planning jangka pendek maupun jangka panjang. Sedangkan didalam sistem administrasi ujian semester, customer dalam hal ini mahasiswa juga melalui tahapan transaksi pembayaran untuk dapat mengikuti ujian semester tersebut. Alasan mengapa penulis memilih kedua sub sistem tersebut adalah bahwa Penulis melihat proses transaksi antara perusahaan dengan customer nya terjadi dalam sub sistem ini, dimana sub sistem tersebut merupakan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, sehingga Penulis merasa hal tersebut sesuai dengan dasar ilmu yang Penulis pelajari, serta Penulis juga merasa tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang Sistem Administrasi Akademik di Unika Soegijapranata yang sampai saat ini digunakan, baik dari segi kekuatan maupun kelemahan sistem tersebut. Evaluasi terhadap sistem ini juga dapat digunakan untuk mengetahui secara bersama baik perusahaan, enduser, ataupun masyarakat luas apakah sistem yang berbasis komputer ini tepat

diaplikasikan pada era globalisasi yang serba cepat dan dinamis ini, serta juga akan

5
Perpustakaan Unika

dianalisis segi manfaatnya baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Dan judul yang Penulis ajukan adalah EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK MAHASISWA PERGURUAN TINGGI YANG BERBASIS KOMPUTER

DENGAN MENGGUNAKAN METODE ANALISIS PIECES FRAMEWORK ( Studi Kasus pada Universitas Katolik Soegijapranata Semarang ).

B. Perumusan Masalah Dari penjelasan dan uraian singkat diatas, maka penulis merumuskan permasalahan dalam penelitian ini sebagai berikut :

1. Berdasarkan Metode Analisa PIECES Framework, apakah yang menjadi kekuatan maupun kelemahan sistem registrasi mahasiswa di Unika Soegijapranata Semarang ? 2. Berdasarkan Metode Analisa PIECES Framework, apakah yang menjadi kekuatan maupun kelemahan sistem dalam proses mengikuti ujian semester bagi mahasiswa di Unika Soegijapranata Semarang ?

C. Pembatasan Masalah Dalam Penelitian ini hanya akan mengulas tentang kekuatan dan kelemahan sistem administrasi akademik Universitas Katolik Soegijapranata Semarang, disamping mengevaluasi dan menganalisis sistem administrasi akademik tersebut , berdasarkan metode analisis PIECES Framework.

6
Perpustakaan Unika

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi selama sistem ini berjalan dan menganalisis kekuatan dan kelemahan sistem administrasi akademik yang terdiri dari registrasi dan ujian semester mahasiswa yang telah terkomputerisasi dan sudah digunakan selama ini di Unika Soegijapranata, dengan menggunakan PIECES Framework, serta untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh terhadap tingkat profitabilitas selama penggunaan sistem tersebut sehingga perusahaan dapat melakukan tindak lanjut untuk prospek bisnis untuk menghadapi tantangan global. Manfaat yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah : 1. Bagi Unika Soegijapranata sendiri selaku perusahaan yang memiliki sistem tersebut. Penelitian ini memberikan evaluasi berdasar metode analisis terhadap suatu sistem administrasi yang telah terkomputerisasi sehingga para pelaku bisnis menjadi tahu seberapa efektif dan efisienkah penggunaan sistem seperti ini dalam perusahaan untuk memenangkan persaingan bisnis di era globalisasi ini. 2. Bagi akademisi. Penelitian ini memberikan informasi bahwa suatu sistem informasi akuntansi dengan pengaplikasian software dalam perusahaan dapat diukur tingkat kehandalannya dengan menggunakan metode analisis PIECES ( Performance, Information and data, Economics, Control and security, Efficiency, Service ) Framework.

7
Perpustakaan Unika

E. Kerangka Pikir Penelitian

Registrasi Mahasiswa

Sistem Administrasi Akademik

Evaluasi Sistem Administrasi Akademik

Kekuatan dan kelemahan Sistem serta Alternatif / usulan dalam pemberian solusi PIECES Framework

Administrasi Ujian semester

Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penelitian Peningkatan suatu perusahaan dapat diukur dengan bagaimana kinerja perusahaan tersebut berjalan sehari hari, salah satunya adalah ditinjau dari sistem yang mendukung kinerja perusahaan tersebut. Untuk itu , di Unika Soegijapranata

8
Perpustakaan Unika

terdapat suatu sistem administrasi akademik dimana sistem ini merupakan proses transaksi diantara mahasiswa sebagai customer dan Unika sendiri sebagai perusahaan penyedia jasa. Dimana keberhasilan Unika dalam menjalankan bisnis di bidang pendidikan dapat dilihat dari kehandalan sistem yang mendukungnya, apakah sesuai dengan tujuan perusahaan menggunakan sistem tersebut. Maka, untuk mengetahuinya, sistem administrasi akademik di Unika Soegijapranata yang terdiri dari registrasi dan administrasi ujian semester mahasiswa dijadikan bahan evaluasi dan analisis suatu sistem informasi akuntansi dengan menggunakan metode analisis sistem informasi PIECES Framework sehingga hasil dari evaluasi dan analisis tersebut dapat dijadikan referensi bahkan acuan untuk perusahaan dalam mengambil keputusan dan dalam introspeksi sistem yang selama ini digunakan untuk memajukan perusahaan tersebut, khususnya Unika

Soegijapranata.

F. Sistematika Penulisan Sistematika dalam penelitian ini diuraikan dalam lima bab, yaitu : Bab I, menjelaskan tentang pendahuluan dimana menguraikan latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, kerangka pikir penelitian, serta sistematika penulisan dalam penelitian ini.

9
Perpustakaan Unika

Bab II,

menjelaskan

dan

memaparkan

tinjauan

pustaka

yang

akan

menguraikan berbagai teori, konsep, serta pemahaman yang mendukung dan dapat dikembangkan dalam penelitian ini. Bab III, menjelaskan metode penelitian yang berisi tentang sumber dan jenis data yang akan digunakan, gambaran umum obyek penelitian, metode pengumpulan data, dan metode analisis data. Bab IV, menjelaskan dan menguraikan hasil serta analisis data mengenai berbagai penjelasan yang diperlukan untuk menjawab permasalahan yang diajukan dalam penelitian ini. Bab V, menjelaskan mengenai kesimpulan, keterbatasan, dan saran dari analisis yang telah dilakukan pada bagian sebelumnya.

Perpustakaan Unika

BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem Informasi Di dalam pemilihan topik penelitian, terkandung suatu pengertian tentang apa itu sistem informasi. Untuk itu, perlu adanya teori teori yang

mendukung tentang sistem informasi itu sendiri. 1. Pengertian Sistem Menurut Wilkinson : Sistem merupakan suatu kerangka kerja yang terpadu serta mempunyai satu atau lebih sasaran maupun tujuan yang hendak dicapai. Menurut Moscove & Simkin : Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan ( goal ) yang sama. Menurut Fredrick H.Wu : Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran ( objectives ) tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi diantara komponen komponen didalam sistem & diantaranya lingkungannya.

Perpustakaan Unika

Menurut M . J Alexander : Suatu sistem adalah suatu grup dari elemen elemen baik berbentuk fisik maupuin bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya & berinteraksi bersama sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem. Menurut Gordon B . Davis : Suatu sistem secara fisik adalah kumpulan dari elemen elemen yang beroperasi bersama sama untuk menyelesaikan suatu sasaran. Sistem sendiri mengkoordinasikan sumber daya sumber daya yang diperlukan untuk mengubah suatu masukan ( input ) menjadi suatu keluaran ( output ), dengan adanya tujuan tertentu yang menjadi acuan sistem tersebut. ( Wilkinson, 1993 ) 2. Pengertian Informasi Informasi sangatlah berbeda dengan data. Informasi terdiri dari data yang telah diolah ataupun ditransformasikan serta dibuat lebih bernilai ( valuable ) melalui suatu pemrosesan. Dan informasi dapat berarti pula pengetahuan yang berarti dan bermanfaat untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu. ( Wilkinson, 1993 ) Sedangkan menurut Henry C . Lucas : Informasi adalah kenyataan yang tampak maupun yang tidak tampak yang tersedia untuk mengurangi ketidakpastian tentang beberapa keadaan atau kejadian.

Perpustakaan Unika

Dari beberapa definisi informasi yang diberikan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah ( Barry E. Cushing, 1974: 14 ) : a) Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna & lebih berarti bagi yang menerimanya b) Menggambarkan suatu kejadian kejadian ( event ) & kesatuan ( fact & entity ) c) Digunakan untuk pengambilan keputusan B. Pengertian Sistem Informasi Maka Sistem Informasi adalah ( Menurut Joseph W. Wilkinson ) : Sistem Informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumb er daya ( manusia, komputer ) dikoordinasikan untuk mengubah masukan ( data ) menjadi keluaran ( informasi ), guna mencapai sasaran perusahaan. Sistem Informasi mempunyai karakteristik untuk cenderung berkembang dan menjadi lebih formal ketika perusahaan berkembang dan menjadi lebih kompleks. Sedangkan menurut Jogiyanto, sistem informasi mempunyai beberapa komponen penting yang tidak bisa lepas dari peranan sistem informasi di dunia usaha. Komponen komponen tersebut yaitu : Blok masukan : Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi Blok model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika & model matematik yang akan memanipulasi data input & data

Perpustakaan Unika

yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu diinginkan untuk menghasilkan keluaran yang

Blok keluaran

: produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajerial serta semua pemakai sistem. Blok teknologi : merupakan alat dalam sistem informasi, dimana berguna untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan & mengirimkan keluaran, & membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok basis data : merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer & digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Blok kendali : untuk supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu ditetapkan pengendalian pengendalian didalamnya.

Perpustakaan Unika

C. Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat

komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkooordinasikan secara

erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen (Nugroho, 2001:4). Sistem Informasi Akuntansi dikatakan juga bahwa hanya menerima data data ekonomi dari kejadian kejadian ( transaksi ) ekstern ataupun operasi intern. Mayoritas data ini dinyatakan kedalam istilah keuangan, walaupun dapat juga bersifat bukan keuangan. ( Wilkinson, 1993 ) Sedangkan menurut Barry E. Cushing : Sistem Informasi Akuntansi ( SIA ) didefin isikan sebagai kumpulan dari manusia dan sumber sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan & juga informasi yang didapat dari pengumpulan & pengolahan data transaksi. Dan menurut George H. Bodnar & William S. Hopwood : Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia & peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Sistem Informasi Akuntansi mewujudkan perubahan ini apakah secara manual atau terkomputerisasi.

Perpustakaan Unika

Sistem informasi akuntansi juga mempunyai komponen-komponen yang membentuknya, sehingga membedakannya dengan sistem informasi yang lain. Adapun komponen-komponen tersebut adalah : 1. Keterlibatan pihak yang mendukung Sistem informasi membutuhkan data data untuk dipakai sebagai masukan dan menghasilkan informasi sebagai keluaran. Pihak yang mendukung dalam suatu sistem informasi adalah operator, manajer, analis sistem, librarian, programmer, group pengendalian dan administrator dan data base administrator. 2. Perangkat keras dan peralatan yang mendukung Komputer merupakan hardware yang digunakan untuk memasukkan data dan memproses data untuk kemudian diubah menjadi sebuah informasi yang berguna. Meskipun komputer sudah dapat digunakan untuk mengolah dan memproses banyak pekerjaan, tapi masih diperlukan mesin otomatis yang lain. Mesin-mesin yang sering diperlukan adalah mesin fotocopi, mesin pencatat presensi karyawan, pesawat facsimile (fax), pesawat telepon dan sebagainya. Mesinmesin ini sudah banyak dihubungkan ke komputer sehingga akan menambah daya guna komputer. 3. Program program yang mendukung Program komputer merupakan software (perangkat lunak) yang diperlukan untuk menggunakan komputer. Tanpa program komputer,

Perpustakaan Unika

komputer tidak akan berfungsi. Berdasarkan kegunaannya, program komputer dapat digolongkan menjadi 3 jenis : 1) Sistem pengoperasian Berisi perintah-perintah dasar untuk menjalankan computer dan mengolah file. Misalnya : Operator Windows, MS DOS, dan sebagainya. 2) Bahasa Komputer (bahasa program) Digunakan untuk membuat program aplikasi. Contohnya : Delphi, Visual Basic, Pascal, Clipper, dan sebagainya. 3) Program Aplikasi Yaitu program yang siap digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Contoh : Microsoft Office, DEA, SPSS, dan sebagainya. 4. Data Base Data base merupakan kumpulan berbagai data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi. Data yang sejenis akan disimpan di satu file tersendiri, misalnya data supplier, data barang , dan data transaksi, masing-masing tersimpan dalam file-file tersendiri sehingga akan membentuk tiga file. Semua file yang tersimpan dalam sistem data base akan saling berhubungan, sehingga dapat menghasilkan informasi yang diperlukan. Data base merupakan inti

Perpustakaan Unika

setiap sistem informasi, karena tanpa data base maka tidak dapat dihasilkan laporan ataupun informasi. 5. Dokumentasi Sistem Informasi yang baik seringkali ditandai dengan dokumentasi yang baik pula. Dokumentasi yang sudah distandarisasi akan memudahkan pihak yang ingin mempelajari sistem informasi yang saat ini ada. Pihak ini dapat terdiri dari karyawan yang sudah lama bergabung dengan organisasi, karyawan baru maupun pihak luar seperti akuntan pemeriksa atau konsultan informasi.

Dokumentasi yang harus ada dalam sistem komputerisasi adalah : i. Dokumentasi sistem Yaitu dokumentasi yang menjelaskan sistem semua hal yang data.

berhubungan

langsung

dengan

pemrosesan

Dokumentasi ini meliputi bagan alir sistem, uraian tentang masukan dan keluaran dan uraian tentang file-file yang diperlukan beserta kegunaannya. Berbagai kemungkinan salah, pesan-pesan kesalahan dan bagaimana kesalahannya harus didokumentasikan dengan jelas. Dokumentasi ini diperlukan oleh pemakai akhir sistem, perancang sistem dan akuntan pemeriksa. ii. Dokumentasi Program Yaitu dokumentasi yang menguraikan keguaan program, petunjuk cara mengubah program, dan berbagai dokumentasi lain

Perpustakaan Unika

yang berhubungan langsung dengan pemeliharaan dan pembuatan program komputer. Dokumentasi ini meliputi bagan alir program, daftar lengkap program, susunan record, data yang diperlukan dan hasil olahan. Dokumentasi ini diperlukan dan sangat penting artinya bagi programmer dan data base administrator. Operator tidak boleh membaca dokumentasi ini. iii. Dokumentasi Operasi Yaitu dokumentasi yang berisi petunjuk cara menjalankan program dan menghentikan program, data apa yang diperlukan dan informasi apa yang akan dihasilakn. Dokumentasi ini diperlukan oleh manajer, operator komputer maupun karyawan yang langsung menggunakan komputer. 6. Laporan Suatu sistem informasi menghasilkan berbagai macam output dan yang paling penting adalah laporan manajerial. Sebagai media informasi yang terstruktur, laporan ini memberikan dasar bagi pengambilan keputusan yang sehat. Ada berbagai jenis laporan antara lain laporan operasional, laporan perencanaan, laporan pengawasan, laporan pertanggungjawaban, dan laporan kepatuhan sistem

informasi ( Winarno, 1994 )

Perpustakaan Unika

D.

PIECES ( Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service ) Framework ( Wetherbe & Nicholas P, 1994 )

1.

Kehandalan suatu Sistem ( Performance ) Kehandalan suatu sistem merupakan variabel pertama dari PIECES Framework dimana mempunyai peran penting untuk melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Variabel ini dapat digunakan sebagai acuan atau pedoman dalam mengevaluasi sistem dengan memperhatikan 2 komponen berikut : a. Suatu sistem dilihat apakah mampu mengerjakan sejumlah perintah / penugasan dalam periode waktu yang telah ditentukan, dengan baik dan tanpa hambatan ( errors ) b. Kemampuan sistem dalam merespon suatu perintah / program pembatalan ataupun permintaan terhadap suatu transaksi apakah cepat atau lambat. Hal ini dapat disesuaikan juga dengan capability komputer yang digunakan dalam pemrosesan. Bila komponen dalam komputer untuk memenuhi suatu requirement sistem tinggi, maka seharusnya response time yang diperlukan cepat.

Perpustakaan Unika

2.

Informasi dan data ( Information ) Informasi dan data yang disajikan ataupun dibutuhkan oleh perusahaan, merupakan salah satu faktor penting untuk kemajuan suatu perusahaan tersebut. Informasi yang disajikan haruslah benar benar mempunyai nilai yang berguna untuk pengambilan keputusan oleh perusahaan. Dalam variabel ini, dapat digunakan sebagai pedoman ketika mengevaluasi atau menganalisis sistem dengan memperhatikan hal hal berikut : a. Keluaran ( Outputs ) Suatu sistem dalam memproduksi keluaran, terutama dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, suatu outputs seharusnya : 1) Tidak kekurangan informasi informasi yang diperoleh dari data inputan 2) Tidak kekurangan informasi yang mengandung point penting bagi perusahaan 3) Tidak kekurangan informasi informasi yang relevan, walaupun informasi yang lampau masih tetap dibutuhkan 4) Informasi yang disajikan jangan sampai overload, sebab dapat menimbulkan kebingungan bagi perusahaan dalam memilih

Perpustakaan Unika

informasi yang dibutuhkan, sehingga membuat kinerja menjadi terhambat. 5) Informasi yang dihasikan haruslah sesuai dengan format awal yang digunakan ketika perusahaan menginput program untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan ke dalam sistem tersebut 6) Informasi yang disajikan oleh sistem tersebut jangan sampai tidak akurat, karena hal ini akan semakin menjatuhkan perusahaan dalam melakukan suatu tindakan bisnis ( Bussiness act ) 7) Informasi yang dihasilkan oleh sistem, haruslah mudah untuk dicerna, sehingga mudah pula untuk diolah kembali. Jangan sampai informasi yang dihasilkan malah menimbulkan

kerancuan dan kebingungan dalam mempersepsikannya satu sama lain. 8) Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan harus tepat waktu untuk penggunaan yang semestinya. Jadi ketika perusahaan membutuhkan suatu informasi pada saat itu juga, sistem tersebut harusnya juga dapat menghasilkan informasi yang dibuthkan pada saat itu juga, sehingga perusahaan dapat dengan cepat merespon kembali dan informasi menjadi tidak kadaluarsa.

Perpustakaan Unika

b. Masukan ( Inputs ) Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan, hal hal berkut ini dapat menjadi acuan dalam menganalisis sistem : 1) Data yang diperlukan tidak bisa diperoleh. Hal ini dapat terjadi karena data yang ada tersebut tidak diklasifikasikan terlebih dahulu sebelum diinput, sehingga dari sekian banyak data yang masuk ke dalam suatu sistem, sewaktu waktu ketika perusahaan membutuhkan data tersebut susah diperoleh bahkan memungkinkan juga data tersebut menjadi hilang ( Missing file ) dan untuk mendapatkannya kembali memerlukan pemrosesan yang relatif lama sehingga pada akhirnya juga akan turut mempengaruhi output yang dihasilkan. 2) Data yang ada dalam sistem tersebut tidak dapat diperoleh dalam waktu ketika dibutuhkan. Hal ini sebenarnya hampir sama dengan point pertama, hanya saja data ini ketika dibutuhkan, sistem tidak dapat menemukan. Dan data ini baru dapat ditemukan oleh sistem ketika perusahaan sudah tidak

membutuhkan.

Perpustakaan Unika

3) Data yang didapat tidak akurat serta mengandung kesalahan ( errors ), sehingga hal ini dapat menghambat dan menjerumuskan perusahaan bila tidak dicek ulang. 4) Dalam mendapatkan data dari sistem tersebut memerlukan waktu yang relatif lama sehingga kinerja perusahaan yang seharusnya menggunakan sistem informasi itu dapat lebih cepat, tetapi malah memperlambat perusahaan dalam beroperasi. 5) Data yang diperoleh dari sistem tersebut berlebihan, dalam arti data yang sama didapatkan lebih dari satu kali. Hal ini jelaslah dapat membingunkan perusahaan dalam pengolahan data, dan juga hal ini memakan saving space dalam sistem yang seharusnya dapat digunakan untuk keperluan yang lain. 6) Terlalu banyak data yang diperoleh. Data data yang dibutuhkan tidak boleh melebihi dari jumlah yang seharusnya diperlukan. Karena dapat menyebabkan kinerja perusahaan menjadi dua kali lipat dikarenakan harus memilih kembali data data mana saja yang diperlukan. 7) Data yang didapat juga jangan sampai Illegal data. Karena data yang tidak sah itu sama saja dengan perusahaan menyebarkan data yang rahasia ke seluruh bagian perusahaan sehingga memungkinkan terjadinya kebocoran perusahaan. c. Data yang disimpan ( Stored data )

Perpustakaan Unika

Dalam menyimpan data sehingga kemudian diolah untuk menjadi informasi yang berguna bagi perusahaan, hal hal berkut ini dapat menjadi pedoman dalam menganalisis sistem : 1) Dalam menyimpan data tidak boleh secara berlebihan kedalam banyak files maupun ke dalam databases. Penyimpanan data secara berlebihan, dalam arti tidak secukupnya, selain merugikan kapasistas sistem yang seharusnya dapat dipergunakan untuk keperluan lain, jug dapat menimbulkan kerugian terhadap sistem itu dan user dalam mengklasifikasikan dan mengolah data data tersebut. 2) Data yang disimpan ke dalam sistem ternyata tidak akurat. Ini berarti data data yang seharusnya berguna bagi perusahaan menjadi tidak berguna, sehingga tidak perlu disimpan ke dalam files atau databases dan dapat digantikan oleh data data yang akurat dan relevan. 3) Data yang disimpan tersebut tidak cukup aman dari kecelakaan ataupun kejahatan. Data yang disimpan ke dalam suatu sistem, hendaknya dilengkapi dengan suatu tindakan pengamanan terhadap data itu sendiri sehingga, apabila terjadi kecelakaan ataupun tundak kejahatan, data tersebut masihlah dapat terselamatkan dan perusahaan dapat tetap berjalan seperti biasanya.

Perpustakaan Unika

4) Ketika proses penyimpanan data hendaknya data data yang akan disimpan kedalam sistem terlebih dahulu diklasifikasikan atau diorganisir sehingga, data data yang tersimpan kedalam sistem apabila sewaktu waktu dibutuhkan tidak perlu mencari dengan waktu yang lama. Misalnya saja data tentan penjualan jangan dicampur dengan data pembelian. 5) Data yang telah tersimpan tidak fleksibel untuk kemudian diolah menjadi informasi yang dibutuhkan. Maksudnya, seringkali data data yang ada dalam suatu sistem berupa catatan catatan yang sulit untuk dimengerti sehingga perusahaan mengalami kesulitan dalam pengolahannya. Seharusnya perusahaan secara selektif memilih data data yang kira kira nantinya mudah untuk dipahami sehingga dapat menghasilkan information needs. 6) Data yang ada dalam sistem tidak dapat diakses. Hal ini dapat disebabkan terjadi errors dalam sistem karena tidak

terorganisirnya data, kapasitas sistem yang berlebihan, sehingga sistem menjadi kesulitan dalam mengakses data data yang diperlukan.

3.

Nilai ekonomis dari sistem ( Economics ) Variabel economics menjadi suatu parameter apakah dengan

pengorbanan

perusahaan

untuk

mengaplikasikan

sistem

administrasi

Perpustakaan Unika

akademik seperti sekarang ini sepadan dengan hasil yang diperoleh perusahaan. Untuk itu perlu adanya suatu acuan dalam menganalisis sistem :

a. Biaya ( Costs ) a. Biaya tidak diketahui. Perusahaan harus mengetahui sampai sejauh mana biaya yang dikeluarkan hingga saat ini, sehingga perusahaan juga dapat melakukan penilaian terhadap langkah strategik yang diambilnya sekarang ini, apakah sepadan dengan keuntungan yang diperoleh, apakah layak untuk diteruskan penggunaan sistem seperti ini, dan masih banyak lagi langkah langkah strategik yang dapat diambil. b. Biaya biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan harus dapat ditelusuri kemana arahnya sehingga perusahaan tahu dengan pasti biaya biaya yang telah dikeluarkan untuk membiayai apa saja dan untuk kepentingan apa. Jangan sampai perusahaan

mengeluarkan biaya yang besar tetapi, pada akhirnya perusahaan tidak tahu kemana alokasi dari biaya biaya tersebut. c. Perusahaan juga harus memperhitungkan langkah yang diambil dalam mengeluarkan biaya untuk kepentingan sistem tersebut, jangan sampai biaya yang dikeluarkan perusahaan terlalu tinggi

Perpustakaan Unika

sehingga perusahaan mengalami kesulitan dalam menjalankan aktivitasnya. b. Keuntungan ( Profit ) Dengan pengeluaran dan pengorbanan yang besar oleh perusahaan semestinya perusahaan mengharapkan tingkat profitabilitas yang cukup besar pula sehingga perusahaan dapat menuju ke arah yang lebih baik. 1) Area pasar yang baru, diharapkan dapat dieksplorasi oleh perusahaan dengan adanya pembaharuan internal perusahaan, sehingga customer menjadi semakin meningkat dan variatif serta pula dapat meningkatkan market share dari perusahaan itu sendiri. 2) Perusahaan dapat mengembangkan segmen pasar dalam

masyarakat yang selama ini terbatas pada suatu area tertentu, dapat menjadi lebih luas sehingga perusahaan pun menjadi lebih besar. 3) Pembelian atau orders diharapkan dapat meningkat pula dari sebelum perusahaan menggunakan sistem ini. Dan diharapkan customers menjadi interest dengan inovasi yang ada dari perusahaan.

4.

Pengamanan dan Pengendalian ( Control and Security ) Suatu sistem sebaik apapun apabila tidak disertai dengan pengendalian

dan pengamanan yang baik, akan menjadi suatu sistem yang weakness sehingga memudahkan pihak pihak luar terutama pihak yang tidak

Perpustakaan Unika

dinginkan untuk dapat mengacaukan sistem tersebut, baik dari dalam lingkungan perusahaan sendiri maupun luar perusahaan. Untuk itu perlu adanya suatu pengendalian dan pengamanan terhadap suatu sistem, dengan memperhatikan hal hal berikut, analisis terhadap pengendalian dan pengamanan sistem dapat diketahui : a. Pengendalian dan pengamanan terhadap sistem terlalu lemah 1) Suatu input data seharusnya cukup layak untuk diolah kembali ataupun diedit kembali. Pengendalian yang buruk / lemah

terhadap sistem dapat menyebabkan proses penginputan data menjadi tidak teratur dan acak, sehingga data yang ter- input kedalam sistem menjadi beraneka ragam sifatnya, dalam arti tidak terorganisir dengan rapi. 2) Segala bentuk kejahatan komputer, seperti manipulasi data dan korupsi data dapat dilakukan untuk merusak ( sabotage ) data. Hal ini sangat besar kemungkinannya terjadi karena dalam persaingan bisnis yang begitu keras, seringkali seseorang menghalalkan segala cara untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk itulah pengamanan ( secure system ) diperlukan dalam suatu sistem di perusahaan. Hal ini paling tidak mencegah atau mempersulit seseorang, khususnya cracker untuk membobol sistem tersebut.

Perpustakaan Unika

3) Etika yang ada terhadap data ataupun informasi dilanggar oleh orang orang yang tidak mempunyai akses atau ijin terhadap data maupun informasi tersebut. Hal ini dimaksudkan bahwa etika, siapa saja orang orangyang berhak dalam pengambilan dan penginputan data maupun informasi telah ditentukan melalui

kebijakan perusahaan. Sedangkan terjadi pelanggaran terhadap hal tersebut diatas dikarenakan ketentuan yang berlaku tersebut tidak diindahkan, sehingga kebocoran dari dalam perusahaan sangat besar kemungkinannya untuk terjadi. 4) Dikarenakan tingkat pengendalian yang kurang / lemah, data data yang disimpan ke dalam database secara berlebihan menimbulkan ketidak konsistensian terhadap data tersebut, sehingga pada akhirnya perusahaan menjadi kebingungan sendiri untuk menentukan data yang benar benar valid. Untuk itu seperti dijelaskan diatas, bahwa perlunya pengendalian secara khusus terhadap pengorganisasian data. 5) Pengamanan sistem yang lemah / kurang, dapat menimbulkan kecurangan kecurangan dalam mengakses data data pribadi atau yang dirahasiakan oleh perusahaan karena tidak untuk dipublikasikan. Sehingga seluruh bagian perusahaan baik yang mempunyai otorisasi maupun tidak dapat mengakses data data

Perpustakaan Unika

penting tersebut secara bebas, dan berakibat pada jatuhnya perusahaan secara lambat maupun cepat oleh para pesaing.

6) Akibat dari pengendalian dan pengamanan yang kurang / lemah, kesalahan kesalahan yang terjadi karena orang orang, mesin, maupun sistem tidak terdeteksi sejak awal, sehingga kesalahan kesalahan ini berlanjut dan menyebabkan kerusakan yang cukup parah dalam tubuh perusahaan itu sendiri dengan perusahaan tidak mempunyai tindakan preventif maupun antisipatif terhadap hal tersebut. 7) Dari hal tersebut diatas, dapat pula menyebabkan, dikatrenakan perusahaan tidak sadar, perusahaan mengambil keputusan yang keliru sehingga dapat merugikan perusahaan itu sendiri. b. Pengendalian dan pengamanan sistem terlalu tinggi dan kompleks 1) Karena terlalu kompleksnya sistem pengendalian dan pengamanan, menjadikan kinerja sistem itu senditi menjadi lambat, dikarenakan terlalu banyak birokrasi yang bertele tele. 2) Pengamanan dan pengendalian yang cukup kompleks dan tinggi, dapat menyebabkan perilaku karyawan dan pelanggan menjadi tidak menyenangkan karena hal tersebut. Untuk itulah, perusahaan harus bisa mengendalikan hal ini, sehingga sistem dalam perusahaan tetap terkendali dan aman, tanpa membuat suasana di lingkungan

Perpustakaan Unika

perusahaan dan hubungannya dengan customer tetap sehat dan harmonis.

3) Pengendalian dan pengamanan sistem yang berlebihan sekali lagi menjadi salah satu faktor keterlambatan sistem berproses.

5.

Tingkat Keefisienan ( Efficiency ) Sistem komputerisasi yang digunakan oleh perusahaan seharusnya mempunyai keunggulan mutlak terhadap sistem manual. Keunggulan tersebut terletak pada tingkat keefisienan sistem tersebut beroperasi. Hal hal dibawah ini dapat menjadi acuan dalam menganalisis suatu sistem dilihat dari kefisienannya dibandingkan sistem manual : a. Karyawan, mesin, atau komputer membuang waktu terlalu banyak 1) Data secara berlebihan masuk / terinput atau terkopi, sehingga sistem banyak sekali menghasilkan data data yang sama, dan secara otomatis hal ini membuat kinerja perusahaan menjadi tidak efisien dan efektif. 2) Data secara berlebihan pula diproses bersama sama, sehingga hasil yang diperoleh menjadi beraneka ragam dan kompleks. Hal ini membuat perusahaan harus bekerja sekali lagi, yaitu memilih mana mana saja yang diperlukan oleh perusahaan, sedangkan

Perpustakaan Unika

hasil yang tidak diperlukan akan menjadi sia sia dan terbuang percuma.Disamping membuat kinerja sistem menjadi lebih lambat dikarenakan pemrosesan yang terlalu banyak dan besar. 3) Informasi yang dihasilkan jangan sampai menjadi berlebih. Cukup seperlunya saja sebab, informasi informasi yang tidak diperlukan pada saat itu akan menjadi percuma dan sangat memungkinkan untuk terjadi kebocoran perusahaan atas informasi yang berlebih itu tadi.

b. Karyawan, mesin mesin, atau komputer membuang / memboroskan persediaan dan materials perusahaan Pemborosan terhadap persediaan dan material perusahaan sangat mungkin terjadi, mengingat bahwa seringkali karyawan terutama dari

mempunyai

pandangan

memanfaatkan

fasilitas

perusahaan tidak akan merugikan perusahaan. Hal ini sebenarnya merupakan pemikiran yang salah. Perusahaan tentu ketika memesan untuk persediaan dan material perusahaan, pastilah diperkirakan jumlahnya sesuai dengan perencanaan awal. Jika pemborosan ini terus menerus terjadi, perusahaan lambat laun hanya akan berkutat bagaimana memenuhi persediaan dan material tanpa berkembang sedikitpun.

Perpustakaan Unika

c. Dalam memenuhi tugas perusahaan, jangan sampai usaha yang diperlukan menjadi berlebihan. Suatu usaha dalam pemenuhan tugas / tanggung jawab perusahaan, memang diperlukan kerja keras yang sungguh. Tetapi, jangan sampai usaha tersebut malah membuat perusahaan mengalami kerugian. Misalnya, untuk memenuhi tanggung jawab yang diberikan perusahaan, yaitu membuatkan papan reklame, seorang karyawan mengorbankan sisi perusahaan yang lain, yaitu menjual inventaris perusahaan dengan maksud tanpa mengeluarkan biaya, hanya demi untuk memenuhi tanggung jawab tersebut. d. Pemenuhan kebutuhan material secara berlebihan hanya untuk suatu tugas tertentu. Hal ini tentu tidak sepadan dengan hasil yang nantinya diperoleh perusahaan. Perusahaan harus dapat membagi antara kepentingan kepentingan yang lain. Misalnya untuk kebutuhan tinta printer, perusahaan membeli dalam jumlah yang sangat besar yang secara logika pemakaian tinta tidak akan sebanyak itu. Hal inilah ayng membuat alokasi biaya perusahaan dinilai kurang tepat, sehingga menimbulkan ketidak efisienan.

6.

Pelayanan ( Service )

Perpustakaan Unika

Pelayanan terhadap customer sagatlah penting, karena posisi customer pada saat ini adalah sebagai end user. Jadi suatu sistem bermuara kepada end user ini. Kemajuan perusahaan juga ditentukan dari variabel ini, apakah mereka tertarik dan merasa puas dengan pelayanan atau service yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, sehingga memungkinkan mereka untuk tidak beralih ke pesaing pesaing bisnis yang lain. Untuk itulah diperlukan beberapa hal yang dinilai penting untuk mempertahankan customer yang dimiliki perusahaan : a. Sistem harus menghasilkan hasil yang dibuthkan end user dengan akurat.Hasil yang tidak akurat akan membuat customer merasa kecewa karena hasil tersebut tentu akan mereka pergunakan untuk kepentingan lain sehingga hasil yang tidak akurat tersebut dapat membuat customer terjerumus dengan hasil itu. Hal ini tentu membuat customer beralih ke perusahaan lain. b. Hasil yang diperoleh dari suatu sistem harus konsisten. Customer akan merasa kecewa apabila mereka mendapatkan hasil yang berlainan dalam permintaan yang sama. Konsistensi hasil dari sistem haruslah tetap terjaga sehingga customer merasa percaya dan puas. c. Dalam menghasilkan suatu informasi secara umum terhadap customer terutama, informasi tersebut haruslah reliable, dalam arti

Perpustakaan Unika

customer dapat percaya dan masuk di logika serta apa adanya dengan hasil yang diperoleh dari perusahaan d. Suatu sistem yang susah untuk dipelajari / dimengerti, membuat customer dengan cepat meninggalkan sistem tersebut. Karena, sistem yang terlalu rumit membuat customer merasa bingung. Contohnya saja sistem pemesanan barang via internet. Jika dalam sistem tersebut customer sudah dibingungkan dengan cara memesan, tentu customer akan merasa bingung dan cepat bosan dan dengan cepat beralih ke perusahaan lain yang menyediakan fasilitas sama yang lebih mudah. e. Tetapi, sistem yang mudah untuk dimengerti oleh customer belum tentu mudah pula untuk digunakan. Terkadang sustu sistem dikarenakan terdapat tingkat pengamanan yang cukup ketat, membuat penggunaannya menjadi sulit sehingga customer menjadi kesulitan dan pada akhirnya tidak dapat menggunakan sistem tersebut. f. Sistem yang canggung ketika saat digunakan oleh customer dalam arti, sistem tersebut tidak biasa, membuat customer menjadi ragu ragu apakah langkah yang ditempuhnya itu benar / salah sehingga pada akhirnya mereka memutuskan untuk tidak jadi menggunakan. g. Suatu sistem harus fleksibel, dalam arti ketika customer ketika menginput suatu data yang diminta oleh sistem, kemudian salah

Perpustakaan Unika

memasukkannya, sistem tersebut haruslah tetap bisa melakukan proses pengeditan dimana data yang salah tersebut masih bisa diganti oleh customer. h. Suatu sistem juga harus fleksibel dalam perubahan, jadi apabila terjadi perubahan dalam data customer, sistem tersebut tersedia fasilitas untuk melakukan perubahan data tersebut, sehingga data dari customer tersebut tetap up to date. i. Suatu sistem satu sama lain dengan sistem yang lain sebisa mungkin tetap compatible, dalam arti tidak berlawanan dengan sistem tersebut, sehingga memudahkan customer untuk tetap on line dengan sistem yang ada di perusahaan tersebut. j. Dalam sistem pemesanan produk via internet misalnya, suatu sistem hendaknya tidak terhubung dengan sistem yang lain yang tidak dapat diakses oleh customer, sehingga customer mengalami kesulitan dalam pengaksesannya.

Perpustakaan Unika

BAB III METODE PENELITIAN

A. Gambaran Umum Obyek dan Lokasi Penelitian Penulis menggunakan obyek penelitian Universitas Katolik Soegijapranata Semarang yang berlokasi di Jalan Pawiyatan Luhur IV / 1 Bendan Duwur Semarang. Alasan pemilihan obyek penelitian Universitas Katolik Soegijapranata dikarenakan disamping Penulis juga merupakan mahasiswa di Unika Soegijapranata, Penulis merasa mempunyai kepedulian terhadap Unika Soegijapranata untuk memberikan kontribusi pemikiran, ide, maupun saran guna mendukung sistem administrasi akademik yang berbasis sistem informasi dan teknologi informasi, yang juga saat ini menjadi perhatian utama Penulis, disamping juga agar penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan masukan yang kritis dan membangun sehingga dapat membantu pihak Unika sendiri sebagai system owner serta mahasiswa sendiri sebagai user. Secara umum, Unika Soegijapranata menerapkan sistem administrasi akademik, yang terdiri dari sub sistem registrasi dan sub sistem ujian semester. Sub sistem registrasi disini merupakan prosedur pembayaran Uang Kuliah Pokok ( UKP ), Uang Pokok Pembangunan ( UPP ), dan juga Sistem Kredit Semester ( SKS ) oleh mahasiswa sebagai konsumen. Adapun proses pembayaran tersebut melalui beberapa tahapan, dimana tahap pertama untuk UPP dibayarkan pada periode awal mahasiswa masuk ke Unika Soegijapranata dengan mengambil slip di BAK, kemudian mengisi serta membayarkan UPP ( serta UKP dan SKS yang dibayarkan tiap semester ) ke

Perpustakaan Unika

Bank yang telah ditentukan. Untuk sub sistem registrasi ini, selain mahasiswa sebagai konsumen yang terlibat secara aktif, adapula peran serta aktif dari pihak Unika sendiri yaitu dimana BAK, BAAK, dan Fakultas serta Jurusan sebagai system users, dan Puskom sebagai system builders dan administrators. Adapula Sistem KRS Mandiri yang merupakan bagian dari sistem registrasi mahasiswa, yang telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi dan Fakultas Psikologi Unika Soegijapranata dimana sistem ini menggunakan sistem informasi yang berbasis komputer, sehingga mahasiswa tidak perlu mengisi / menginput mata kuliah yang akan diambilnya secara tertulis ( manual ), dengan harapan kinerja Fakultas menjadi lebih ringan. Sistem KRS Mandiri ini dilengkapi dengan password dimana mahasiswa yang menginput data data, tidak dapat dilihat ataupun diakses oleh orang lain, sehingga keamanan data terjamin.Dalam Sistem KRS Mandiri bukan Puskom yang bertindak sebagai system builders, tetapi CTC dimana sistem ini masih dalam lingkup fakultas ayng dikembangkan sendiri oleh CTC tersebut. Kemudian kembali ke sub sistem yang lain, yaitu sub sistem ujian semester, merupakan prosedur sistem yang harus dijalankan oleh mahasiswa sebelum diperbolehkan mengikuti ujian semester. Sub sistem ini juga melalui beberapa tahapan dari awal pembayaran hingga nilai ujian tersebut keluar. Untuk tahap awal pembayaran, mahasiswa diwajibkan untuk terlebih dahulu membayar SKS dan UKP ke Bank yang telah ditentukan ( sama dengan pembayaran sub sistem registrasi ), disamping presensi ( daftar kehadiran ) kuliah mahasiswa juga menjadi syarat dalam mengikuti ujian semester. Setelah mengikuti ujian, Fakultas dan Jurusan yang bertindak sebagai system users juga berkewajiban menginput nilai

Perpustakaan Unika

nilai ujian yang telah selesai diproses ke dalam suatu layanan website dimana mahasiswa dapat mengakses nilai yang diperolehnya ( tanpa bisa mengubah ) dengan cepat dan praktis. Untuk penjelasan lebih lanjut tentang masing masing sub sistem tersebut ( registrasi dan KRS Mandiri, serta ujian semester ) dan sistem secara keseluruhan ( Sistem Administrasi Akademik ), akan diuraikan pada bab bab selanjutnya.

B. Metodologi Penelitian 1. Jenis dan Sumber Data Dalam penelitian ini, akan diuraikan jenis jenis dan sumber data penelitian. Jenis data dan sumber data yang digunakan antara lain : a) Data Primer ( Primary data ) Data Primer merupakan informasi yang dikumpulkan peneliti secara langsung dari sumbernya (Wasito, 1995: 69). Data primer dalam penelitian ini diperoleh dari : 1) Pihak desaigner atau pun builder system dari Sistem

Administrasi Akademik itu sendiri yaitu Puskom dan BAPSI. 2) Pihak user selain mahasiswa, yang merupakan pengguna sistem yang terdiri dari BAK, BAAK, serta Fakultas dan Jurusan. 3) Responden yaitu mahasiswa Unika Soegijapranata angkatan 2002 dan 2003, yang juga end-user ( sebagai sampel penelitian ) atau pemakai akhir atas sistem administrasi akademik yang

Perpustakaan Unika

diciptakan atau dibangun oleh Unika Soegijapranata atas dasar pengefektifan dan pengefisienan kinerja. Yang menjadi alasan atas pemilihan sampel ( mahasiswa sebagai enduser ) disebabkan Penulis berpandangan bahwa mahasiswa angkatan 2002 dan angkatan 2003 dinilai sudah berada dalam masa yang ideal, dimana keseluruhan dari mahasiswa tersebut masih aktif dalam kegiatan perkuliahan dan juga berpengalaman dalam mengikuti prosedur sistem administrasi akademik di Unika Soegijapranata, sehingga diharapkan nantinya dapat memudahkan Penulis dalam memperoleh data yang akurat dan mendalam ( Nur Indriantoro & Bambang, 1999 : 130 ). Sampel adalah sejumlah individu yang jumlahnya kurang dari jumlah populasi ( Sutrisno Hadi, 1997 : 221 ). Sampel dalam penelitian ini akan menjawab pertanyaan pertanyaan dari kuesioner. Sementara itu, metode pengambilan sampel untuk mahasiswa angkatan 2002 dan 2003 Unika Soegijapranata adalah metode Non Random Sampling yaitu Convienence Sampling dimana penentuan jumlah sampel dari elemen populasi yang datanya mudah diperoleh Penulis. Seperti yang dikatakan Nur Indriantoro & Bambang : Elemen populasi yang dipilih sebagai subjek adalah tidak terbatas sehingga peneliti memiliki kebebasan untuk memilih sampel yang paling cepat dan murah.

Perpustakaan Unika

Tabel 3 .1 Daftar Jumlah Mahasiswa Aktif angkatan 2002 dan 2003 Unika Soegijapranata
Mahasiswa Jurusan Arsitektur Tek. Sipil Hukum Manajemen Akuntansi Perpajakan Psikologi Elektro Tek. Pangan ( S.1 ) Sastra ( D. 3 ) Bahasa Ilmu Komp. Total

Tahun 2002 86 47 69 230 190 23 198 69 101 51 21 6 1091

Tahun 2003 83 45 43 203 231 16 200 47 116 47 13 53 1097

Total 169 92 112 433 421 39 398 116 217 98 34 59 2188

Sumber : Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ( BAAK )

Berdasarkan data tersebut, maka penentuan besarnya sampel diambil dengan menggunakan rumus Slovin yaitu : N N = Populasi n = Sampel

n = _____________
N. d2 + 1 2188

n = _____________ = 95.6 ( dibulatkan menjadi 96 orang )

2188. 0.12 + 1

Perpustakaan Unika

Dari perhitungan tersebut dapat diketahui bahwa jumlah mahasiswa yang dijadikan sebagai sampel adalah sebanyak 96 orang. Dimana jumlah mahasiswa tersebut akan digunakan untuk menjawab pertanyaan pertanyaan pada kuesioner Sistem administrasi akademik Unika Soegijapranata Semarang. Kemudian dalam menentukan proporsi sampel masing masing fakultas, dimana didalam tabel terdapat perbedaan jumlah mahasiswa tiap fakultas, melalui perhitungan matematis diperoleh penentuan proporsi mahasiswa tiap fakultas berdasarkan jumlah mahasiswanya adalah sebagai berikut : Proporsi jumlah mahasiswa = Jumlah mahasiswa per fak angkt 2002 dan 2003 X 100 % X 96 Jumlah total mahasiswa angkt 2002 dan 2003
Fakultas / jurusan Arsitektur Tek. Sipil Hukum Manajemen Akuntansi Perpajakan Psikologi Elektro Tek. Pangan ( S.1 ) Sastra ( D. 3 ) Bahasa Ilmu Komp. Total Persentase 7.72 4.2 5.11 19.78 19.24 1.78 18.19 5.3 9.91 4.47 1.55 2.69 100 Jumlah sampel 7 4 5 19 18 2 17 5 10 4 2 3 96

Tabel 3. 2 Proporsi sampel mahasiswa

Perpustakaan Unika

Data primer yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Data tentang gambaran sistem administrasi akademik Unika Soegijapranata yang diperoleh dengan melakukan wawancara terhadap perwakilan dari Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi ( BAPSI ), Puskom, Computer Training Centre ( CTC ), termasuk juga teknisi yang menguasai di Puskom ataupun CTC seperti Programmer, installer, serta administrator, Biro Administrasi Keuangan ( BAK ) dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ( BAAK ), termasuk didalamnya user sistem untuk fungsi keuangan serta administrator akademik Universitas Katolik Soegijapranata Semarang yang mengetahui tentang hal tersebut diatas, dan untuk perwakilan wawancara kepada fakultas / jurusan, diambil sampel dari fakultas ekonomi jurusan akuntansi dan fakultas psikologi, dimana keduanya mempunyai komponen sistem KRS Mandiri yang tidak dimiliki fakultas lain di Unika Soegijapranata. 2. Data tentang tingkat kepuasan mahasiswa sebagai pemakai akhir atas penggunaan sistem administrasi akademik yang diciptakan dan dibangun oleh Unika Soegijapranata, yang berupa kuesioner. b) Data sekunder (secondary data) Data sekunder adalah data yang diperoleh peneliti secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dan dicatat oleh pihak lain). Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang

Perpustakaan Unika

tersusun dalam arsip yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan. Adapun data sekunder yang digunakan dalam penelitian ini yaitu : (1) Dokumen-dokumen dan data data yang digunakan dalam transaksi registrasi mahasiswa maupun transaksi ketika mengikuti ujian semester ; (2) Bagan Alir (flowchart) dokumen sistem administrasi akademik di Unika Soegijapranata Semarang. (3) Data data mengenai struktur organisasi dalam pengotorisasian dan pengoperasian sistem administrasi akademik di Unika Soegijapranata Semarang. 2. Metode Pengumpulan Data Penulis berusaha mengumpulkan data data yang diperlukan dengan teknik pengumpulan data sebagai berikut : a. Observasi / Pengamatan dan Survei Observasi digunakan untuk memverifikasi informasi yang dikumpulkan dengan menggunakan pendekatan pendekatan lain dan untuk menetapkan bagaimana sebuah sistem benar benar bekerja, bukan untuk mengetahui bagaimana seharusnya bekerja ( Romney dan Steinbart, 2003 ). Observasi ini dirasa perlu dilakukan guna mendapatkan data dan mengumpulkan data tentang aktivitas dan kegiatan sistem administrasi akademik Unika Soegijapranata serta untuk mengetahui seberapa baik dan handalkah sistem tersebut ditinjau dari sudut pandang

Perpustakaan Unika

PIECES

(Performance,

Informations,

Economics,

Control,

Efficiency,Service) Framework. Dalam metode observasi ada beberapa variabel yang digunakan untuk menganalisis sistem adiministrasi akademik Unika

Soegijparanata, yang dikarenakan dengan menggunakan metode ini hasil penelitian yang dicapai bisa lebih mendalam. Variabel variabel tersebut adalah : 1) Performance ( performa sistem ) 2) Informations ( Penyajian informasi sistem ) 3) Economics ( Nilai ekonomis sistem ) 4) Control ( Tingkat pengendalian dan pengamanan ) 5) Efficiency ( Tingkat keefisienan dan keefektifan ) b. Wawancara / interview Wawancara sangat membantu dalam mengumpulkan jawaban dari pertanyaan Mengapa ?; walaupun harus ada kehati hatian untuk memastikan bahwa bias personal orang diwawancarai, kepentingan pribadi, atau keinginan untuk mengatakan hal hal yang menurutnya ingin didengar oleh pewawancara, tidak akan menghasilkan informasi yang salah ( Romney dan Steinbart, 2003 ). Metode Wawancara dilakukan guna memperoleh dan mengetahui data - data tentang gambaran sistem informasi perusahaan sejenis pada umumnya dan sistem administrasi akademik pada khususnya mulai dari proses perencanaan,

Perpustakaan Unika

penanganan kendala-kendala penerapan sistem yang ada sampai pada pemeliharaan atau maintenance sistem pada Unika Soegijapranata Variabel variabel seperti performance, informations,

economics, control, dan efficiency pun menggunakan metode wawancara juga dimana hasil dari penelitian ini akan lebih mendalam mengingat penelitian ini adalah studi kasus. c. Kuesioner / angket Kuesioner dikumpulkan digunakan ketika jumlah informasi yang

kecil dan dapat ditetapkan dengan baik, tetapi harus

didapatkan dari banyak orang atau dari mereka yang secara fisik jauh, atau dari mereka yang dimaksudkan untuk memverifikasi data dari sumber lainnya ( Romney dan Steinbart, 2003 ). Metode kuesioner pada penelitian ini bersifat terbuka (open-ended question), dimana responden penelitian diminta untuk menjawab pertanyaan yang disediakan diikuti pemberian alasan. Pertanyaan terbuka ini sengaja peneliti gunakan karena penelitian bertujuan untuk mengevaluasi kinerja sistem administrasi akadenik Unika Soegijparanata, tetapi ada beberapa hal yang menggunakan jenis pertanyaan tertutup (close-ended question) sehingga hasil yang dicapai dari metode kuesioner ini dapat kompleks dan akurat . Perancangan kuesioner model tertutup hanya akan memunculkan 2 kemungkinan jawaban yaitu ya dan tidak . Jawaban ya menunjukkan adanya kekuatan sistem, sedangkan jawaban tidak menunjukkan adanya

Perpustakaan Unika

kelemahan ( Agnes, 2003 ).Tetapi tentu dalam pertanyaan model tertutup yang disusun di penelitian ini, jawaban akan mengarah pada tingkat kepuasan responden, misalnya Sangat Puas , Puas , Cukup Puas, Kurang Puas, Tidak Puas , atau Sangat tidak Puas . Dalam hal ini

responden penelitian diminta untuk mengisi daftar pertanyaan demografis yang merupakan identitas responden penelitian dan daftar pertanyaan mengenai praktik penerapan sistem administrasi akademik Unika Soegijapranata, terutama tentang Service terhadap responden, yang tidak lain adalah mahasiswa sebagai end user. Data yang akan diambil dari pembagian kuesioner adalah jawaban atas pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan acuan PIECES Framework, terutama variabel Service, dimana variabel ini lebih mendalam apabila ditujukan kepada customer sebagai end user dalam bentuk kuesioner. d. Dokumentasi Perlu juga adanya metode dokumentasi dalam penelitian ini. Dokumentasi merupakan cara pengumpulan data melalui peninggalan tertulis terutama berupa arsip-arsip termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori atau hukum-hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penelitian ( Nawawi, 1995 ). Dalam hal ini data yang diperoleh adalah data struktur organisasi bagian sistem administrasi akademik beserta pembagian tugasnya, data tentang flowchart (bagan

Perpustakaan Unika

alir) sistem registrasi dan ujian semester, serta dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses transaksi sistem administrasi akademik

3.

Analisis Data Analisis Deskriptif Kualitatif Teknik analisis deskriptif kualitatif ini dibutuhkan dalam penelitian ini dikarenakan mempunyai tujuan untuk memberikan gambaran sejauh mana sistem administrasi akademik di Unika Soegijapranata Semarang ini dapat dimanfaatkan dan berguna bagi pihak pihak yang mempunyai kepentingan, khususnya mahasiswa sebagai end user. Analisis ini juga merupakan suatu analisis yang tidak dinyatakan dalam perhitungan kuantitatif melainkan mengolah dan mengungkapkan serta menguraikan masalah satu per satu sesuai dengan metode PIECES Framework, yang berupa pernyataan dan kesimpulan yaitu : a. Performance

Obyek Metode Penelitian Penilaian Kecepatan sistem dalam - Observasi langsung Sistem berjalan / menanggapi ( response ) - Interview dengan teknis yang berespons cepat, perintah program / menguasai seperti administrator performance baik. Apabila tindakan dari users. yaitu Puskom dimana juga sebagai sistem berespons lambat, sistem builder. Juga users sistem performance kurang. seperti BAAK, BAK, Fakultas dan Jurusan. Sebagai catatan, untuk jurusan dan fakultas terkait, akan diambil sampel yaitu fakultas ekonomi jurusan akuntansi dan manajemen, mengingat bahwa sudah diterapkannya sistem KRS Mandiri di fakultas ekonomi, dimana belum ada di fakultas lain kecuali psikologi yang baru saja menerapkan, sehingga dapat mewakili fakultas dan jurusan terkait dengan posisinya

Perpustakaan Unika

Total waktu yang dibutuhkan sistem dalam berproses secara keseluruhan, dari awal perintah program hingga menghasilkan output yang diinginkan. b.

mengingat bahwa sudah diterapkannya sistem KRS Mandiri di fakultas ekonomi, dimana belum ada di fakultas lain kecuali psikologi yang baru saja menerapkan, sehingga dapat mewakili fakultas dan jurusan terkait dengan posisinya dalam sistem administrasi akademik sebagai users. - Observasi langsung - Interview dengan administrator dan juga user. - Kuesioner kepada konsumen ( mahasiswa ), dimana kuesioner tersebut berupa open dan closeminded questions.

Total waktu sistem dalam berproses relatif cepat / singkat, performance baik. Apabila sistem mengalami gangguan ( hang / data errors ), performance kurang.

Information and data Metode Penelitian Observasi langsung - Interview dengan teknis yang menguasai / administrator dan juga users system dimana pihak pihak ini terkait dengan pelaksanaan akademik yang membutuhkan informasi dari sistem. Observasi langsung - Interview dengan teknis yang menguasai / administrator ( juga sistem users, builder ) dan termasuk didalamnya operator yang mengoperasikan sistem. Penilaian Data yang ada dan diperlukan serta penyajian informasi, harus selalu akurat dan konsisten, jika tidak, sistem kurang baik.

Obyek Keakuratan dan konsistensi Informasi yang diperoleh dari pengolahan data

Data dan Informasi yang didapat dan diperlukan relevan, serta pengelolaan dan pengorganisiran data transaksi , juga pendokumentasian.

Informasi yang disajikan serta data yang ada dalam database, mudah untuk diolah ataupun terorganisir dengan rapi, sistem sudah baik.

Perpustakaan Unika

c.

Economics Metode Penelitian Observasi langsung - Interview dengan bagian yang menguasai seperti bagian keuangan / BAK, atau pihak yang berwenang, dalam hal ini Wakil Rektor II, dimana untuk mengetahui ada atau tidaknya penghematan proses dari manual ke komputerisasi. Control and security Alat Ukur Observasi langsung Interview dengan administrator sebagai sistem builder, serta bagian teknis yang bertanggung jawab atau mempunyai wewenang. Dan juga dengan users untuk mengetahui dan memastikan penggunaan password ( seperti password tidak diberitahukan kepada orang lain, pemakaian password secara bersama sama ) dan desain password yang ada ( password berupa nama / tangal lahir, ataupun hal hal yang mudah dikenali / diingat ) Observasi langsung - Interview dengan teknis yang menguasai / administrator sebagai sistem builder, serta users yang berhubungan dengan pemeliharaan sistem, baik berupa upgrade ataupun back up data, back up systems, asuransi sistem dan juga virus, dimana Penilaian Adanya penghematan dari sisi biaya ( costs ) dalam perusahaan, berarti penggunaan sistem sudah tepat untuk diaplikasikan dalam kegiatan perusahaan

Obyek Data data biaya ( costs ) serta dokumen pendukung yang menunjukkan ada atau tidaknya penghematan dalam perusahaan sebelum penggunaan sistem, dengan sesudah penggunaan. d.

Obyek Pengendalian akses dalam sistem yang salah satunya berupa password yang ada dalam bagian bagian sistem, sesuai dengan otoritas masing masing bagian dalam sub sistem.

Penilaian Password yang ada seharusnya dapat membatasi user masuk ke sistem, selain itu password juga dapat digunakan untuk memblokir orang luar untuk akses secara ilegal. Desain password menentukan dalam pengamanan sistem

Pengendalian Intern dari perusahaan terhadap suatu sistem, yang mencakup sistem otorisasi, pembagian tugas, serta maintenance ( dapat berupa pengamanan sistem dari pihak yang tidak berwenang atau kerusakan / bencana yang tejadi terhadap sistem, dan

Pengendalian intern perlu diperhatikan agar sistem tetap compatible, jika kebocoran dari dalam dapat diminimalisir, sistem cukup baik.

Perpustakaan Unika

pembagian tugas, serta sistem builder, serta users cukup baik. maintenance ( dapat yang berhubungan dengan berupa pengamanan sistem pemeliharaan sistem, baik dari pihak yang tidak berupa upgrade ataupun berwenang atau kerusakan back up data, back up / bencana yang tejadi systems, asuransi sistem terhadap sistem, dan dan juga virus, dimana pemeliharaan sistem penting untuk melindungi / seperti upgrade ) dari mengendalikan sistem dari sistem tersebut. kerusakan / bencana e. Efficiency Obyek Periode waktu karyawan mengerjakan tugas dengan bantuan sistem dibandingkan dengan sistem manual Metode Penelitian Observasi langsung - Interview dengan teknis yang menguasai / administrator sebagai sistem builder, serta sistem user dalam pemanfaatan sistem yang telah terkomputerisasi. Observasi langsung - Interview dengan teknis yang menguasai / administrator sebagai sistem builder, serta sistem user yang berhubungan dengan pengelolaan data operasional melalui sistem tersebut. Observasi langsung - Interview dengan teknis yang menguasai / administrator sebagai sistem builder, serta sistem user yang berhubungan dengan ada atau tidaknya waste time ataupun waste material / supplies dalam pengoperasian sistem sehari hari. Penilaian Penggunaan sistem mendukung waktu kerja karyawan menjadi relatif singkat dan hasil yang diperoleh akurat. Secara Otomatis, dapat membantu peningkatan kinerja perusahaan. Outputs yang dihasilkan oleh sistem harus efektif dan efisien, dalam arti informasi yang disajikan tidak berlebihan. Begitu pula dalam pengelolaan data

Hasil keluaran / outputs dan pengelolaan data di database dari sistem

Kemampuan sistem untuk menghasilkan suatu outputs dengan minimal waste.

Penggunaan sistem yang baik salah satunya bila dapat menghasilkan outputs sesuai yang diinginkan, dengan meminimalkan waktu yang dibutuhkan serta material perusahaan.

Perpustakaan Unika

f.

Service Metode Penelitian Kuesioner yang berisi pertanyaan terbuka dan tertutup seputar berjalannya sistem selama ini. Penilaian Dalam hal ini, digunakan metode pengukuran kepuasan konsumen dari Likert ( Skala Likert ), dengan lima angka penilaian yaitu (1) Sangat Puas, (2) Puas, (3) Ragu ragu, (4) Tidak Puas, (5) Sangat Tidak Puas. Kemudian penggunaan rata rata tingkat kepuasan, dengan menggunakan rumus : Rata rata kepuasan = Jumlah skor jawaban kuesioner Jumlah kuesioner Sedangkan untuk penentuan rata rata kepuasan : 1-1,79 Sangat Puas; 1,8-2,59 Puas; 2,6-3,39 Ragu ragu; 3,4-4,91 Tidak Puas; 4,2-5 Sangat Tidak Puas ( Kaplan & Norton, 2000 ) Dalam pengambilan sampel untuk sistem registrasi dan ujian semester menggunakan 96 orang, tetapi untuk sistem KRS Mandiri, hanya 54 orang yang diberi pertanyaan tambahan tentang KRS mandiri. 54 orang tersebut, 19 dari manajemen, 18 dari akuntansi, dan 17 dari psikologi sebagai sampel KRS mandiri seperti ayng telah diterangkan pada penentuan sampel. Sistem yang mudah untuk dipelajari dan dipahami dalam hal penggunaannya serta compatible dengan sistem pendukung yang lain, akan membuat users / end users mengalami kemudahan dalam menyelesaikan tugas ataupun kepentingannya dengan comfortable, dan akan membuat sistem tersebut menjadi reliable dan flexible.

Obyek Kepuasan mahasiswa user, sebagai serta pelayanan dan penggunaan fasilitas dari sistem yang ada

Penggunaan sistem, user friendly dan compatible dengan sistem pendukung yang lain dalam arti mudah untuk dipelajari dan digunakan dalam kegiatan operasional sehari hari.

Interview dengan sistem user, dimana sebagai pengguna sistem administrasi akademik, disamping konsumen, untuk mengetahui ada atau tidaknya kesulitan dalam mengoperasikan / memahami sistem yang ada, serta untuk mengetahui apakah sistem compatible dengan sistem yang lain yang terkait.

Perpustakaan Unika

ada, serta untuk sistem tersebut menjadi reliable dan mengetahui apakah sistem flexible. compatible dengan sistem yang lain yang terkait.

54
Perpustakaan Unika

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Tentang Situasi Dan Kondisi 1. Sejarah Singkat Universitas Katolik Soegijapranata Semarang Unika didirikan pada tanggal 5 Agustus 1982, berdasarkan Keputusan Koordinator Kopertis Wilayah VI Jawa Tengah No. 059/K/22/Kop/VII/1982 yang dikuatkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia pada tanggal 24 September 1983 No. 0400/01/1983. Unika Soegijapranata adalah sebagai perkembangan dari Institut Teknologi Katolik Semarang ( ITKS ) yang merupakan kelanjutan dari Unika Atmadjaja Semarang. Pada waktu itu, hanya ada 3 ( tiga ) fakultas, yaitu Fakultas Teknologi jurusan arsitektur dan sipil, Fakultas Ekonomi, dan Fakultas Hukum. Seiring dengan perubahan dan tuntutan global, Unika Soegijapranata sendiri akhirnya mempunyai 8 ( delapan ) disiplin pendidikan yang terdiri dari program S-1 dan D-3, yaitu Fakultas Ekonomi jurusan Manajemen dan Akuntansi, D-3 Perpajakan, Fakultas Psikologi, Fakultas Teknologi Industri jurusan Teknik Pangan dan Teknik Elektro, Fakultas Teknik jurusan Arsitektur dan Sipil, Fakultas Hukum, Fakultas Sastra dan D-3 sastra, serta Fakultas Ilmu Komputer. Unika Soegijapranata bertempat kedudukan di Jalan Pawiyatan Luhur IV / 1, Bendan Duwur Semarang. Dan Badan Penyelenggara yang mengelola Unika Soegijapranata adalah Yayasan Sandjojo, bertempat kedudukan di Jalan Imam Bonjol 186A Semarang.

55
Perpustakaan Unika

2. Sejarah Sistem Administrasi Akademik Unika Soegijapranata Unika Soegijapranata dalam proses pemantapannya cenderung mengutamakan peningkatan kualitas akademik, sehingga secara mutu dan kompetensi Unika Soegijapranata saat ini dapat disejajarkan dengan universitas universitas lain baik swasta maupun negeri. Pada awalnya, dalam proses administrasi akademik Unika menggunakan prosedur atau proses manual dimana seperti pada umumnya menggunakan tenaga kerja atau karyawan yang terbatas, tetapi mempunyai tugas dan tanggung jawab yang banyak. Hal ini tentu saja seiring dengan tuntutan dan perubahan era globalisasi, akan menjadi suatu ketertinggalan. Oleh karena itu, pada awal tahun 1990 an, Unika Soegijapranata menggunakan suatu media komputer untuk berusaha mengefektifkan dan mengintegrasikan sistem administrasi akademik secara sederhana. Sistem Administrasi Akademik yang telah ada sejak dekade 1990 an itu tentu tidak lepas pengendaliannya baik secara internal maupun eksternal oleh pihak pihak atau bagian bagian dalam Unika yang bertanggung jawab. Dari Rektor, Wakil rektor I dan II, serta Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan ( BAAK ), Biro Administrasi Keuangan ( BAK ), Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi ( BAPSI ), kemudian Pusat Komputer ( Puskom ) serta fakultas dan jurusan di Unika menjadi pihak atau bagian yang mempunyai keterlibatan dengan pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan sistem administrasi akademik untuk kegiatan operasional Unika Soegijapranata sehari hari, yang tentu dilakukan secara prosedural secara top down management.

56
Perpustakaan Unika

Dikarenakan perkembangan kebutuhan manusia akan pendidikan dalam era globalisasi yang serba cepat dan dinamis, tentu Unika Soegijapranata sebagai lembaga pendidikan yang mempunyai kualitas tersendiri berusaha untuk memenuhi tuntutan tersebut. Hal ini tentu saja sangat berpengaruh secara intern maupun ekstern, dimana secara ekstern lembaga lembaga pendidikan yang sejenis maupun tidak sejenis secara tidak langsung berlomba lomba untuk menjadi yang terdepan dengan menarik para siswa untuk melanjutkan studinya di tempat mereka masing masing, Untuk itulah Unika berusaha untuk mengembangkan dan mempromosikan diri demi kemajuan universitas baik melalui advertisement maupun quality achievement. Sedangkan secara intern, kinerja Unika sendiri untuk mengelola dan mengembangkan kemapuan dari dalam menjadi tantangan tersendiri untuk diselesaikan. Oleh karena itu, melalui kebijakan bersama dari pihak pihak yang mempunyai keterlibatan dengan sistem administrasi akademik, sistem ini selalu disesuaikan dan disepadankan dengan tuntutan atau perubahan global yang ada, sehingga sistem ini secara berangsur angsur menjadi lebih baik dan sempurna, yang pada akhirnya dapat digunakan untuk proses proses yang vital seperti registrasi mahasiswa, prosedur ujian semester mahasiswa, dan proses Kartu Rencana Studi Mandiri yang baru baru ini dikembangkan oleh fakultas ekonomi dan psikologi.

57
Perpustakaan Unika

Rektor

Wakil Rektor I

Wakil Rektor II

Wakil Rektor III

BAK

BAAK

Puskom

Fakultas / Jurusan

Sistem Administrasi Akademik

BAPSI

Gambar 4.1 Bagan Struktur arah pengembangan sistem administrasi akademik ( sumber : data primer )

Dalam bagan disebutkan bahwa melalui kebijakan Rektorat, pengembangan sistem dapat dilakukan yang sebelumnya tentu saja adanya permintaan kebutuhan masing masing bagian seperti BAAK, BAK, BAPSI, Fakultas dan jurusan. Untuk itulah sebagai system builder dan desaigner, Puskom yang membangun aplikasi aplikasi dan mengembangkan sistem administrasi akademik secara keseluruhan.

B.

Gambaran

dan

Prosedur

Sistem

Administrasi

Akademik

Unika

Soegijapranata Semarang

58
Perpustakaan Unika

1. Sistem Registrasi Mahasiswa

Slip UPP UKP

Pembayaran

Menyerahkan fotocopy slip bayar

Kartu Mahasiswa KRS

Kuliah

Presensi Kuliah

Penyerahan KRS KRS Mandiri

Pengisian KRS

Gambar 4 . 2 Bagan sistem registrasi mahasiswa Sistem registrasi disini merupakan prosedur pembayaran Uang Kuliah Pokok ( UKP ), Uang Pokok Pembangunan ( UPP ), dan juga Sistem Kredit Semester ( SKS ) oleh mahasiswa sebagai konsumen. Adapun proses pembayaran tersebut melalui beberapa tahapan, dimana tahap pertama untuk UPP dibayarkan pada periode awal mahasiswa masuk ke Unika Soegijapranata dengan mengambil slip di BAK, kemudian mengisi serta membayarkan UPP ( serta UKP dan SKS yang dibayarkan tiap semester ) ke Bank yang telah ditentukan, yaitu Bank NISP dan BNI 46. Kemudian untuk mendapatkan Kartu Tanda Mahasiswa ( KTM ) yang telah diberi stempel dibelakangnya sebagai bukti telah melakukan pembayaran, mahasiswa menunjukkan slip bayar ke BAAK dan BAK. Setelah itu mahasiswa baru bisa mendaftarkan diri untuk mengikuti kegiatan perkuliahan dengan perwalian atau KRS Mandiri di fakultas / jurusan masing masing. Setelah

59
Perpustakaan Unika

kegiatan perwalian atau KRS mandiri selesai, presensi kuliah segera keluar dan mahasiswa dapat dengan jadwal yang telah ditentukan mengikuti kegiatan perkuliahan. Untuk sistem registrasi ini, selain mahasiswa sebagai konsumen yang terlibat secara aktif, adapula peran serta aktif dari pihak Unika sendiri yaitu dimana BAK, BAAK, dan Fakultas serta Jurusan sebagai system users, dan Puskom sebagai system builders dan administrators.

2. Sistem mengikuti Ujian Semester

Slip Uang SKS

Pembayaran uang BANK

Menyerahkan fotocopy slip bayar

Presensi Ujian

Ujian

Gambar 4 . 3 Bagan sistem mengikuti ujian semester Sistem ujian semester, merupakan prosedur sistem yang harus dijalankan oleh mahasiswa sebelum diperbolehkan mengikuti ujian semester. Sistem ini juga melalui beberapa tahapan dari awal pembayaran hingga nilai ujian tersebut keluar. Untuk tahap awal pembayaran, mahasiswa diwajibkan untuk terlebih dahulu membayar SKS dan UKP ke Bank yang telah ditentukan ( sama dengan pembayaran sistem registrasi ), disamping setelah menyerahkan bukti pembayaran ke BAK, presensi ( daftar kehadiran ) selama kuliah mahasiswa juga menjadi syarat dalam mengikuti ujian semester. Setelah mengikuti ujian, Fakultas dan

60
Perpustakaan Unika

Jurusan yang bertindak sebagai system users juga berkewajiban menginput nilai nilai ujian yang telah selesai diproses ke dalam suatu layanan website dimana mahasiswa dapat mengakses nilai yang diperolehnya ( tanpa bisa mengubah ) dengan cepat dan praktis.

3.

Kartu Rencana Studi ( KRS ) Mandiri

Menunjukkan Kartu Mahasiswa

Pengisian KRS

Cetak KRS

Presensi Kuliah Kuliah

Gambar 4 . 4 Bagan proses KRS Mandiri

Sistem KRS Mandiri merupakan bagian dari sistem registrasi mahasiswa, yang telah diterapkan oleh Fakultas Ekonomi dan Fakultas Psikologi Unika Soegijapranata dimana sistem ini menggunakan sistem informasi yang berbasis komputer, sehingga mahasiswa tidak perlu mengisi / menginput mata kuliah yang akan diambilnya secara tertulis ( manual ), dengan harapan kinerja Fakultas menjadi lebih ringan. Sistem KRS Mandiri ini dilengkapi dengan password dimana mahasiswa yang menginput data data, tidak dapat dilihat ataupun diakses oleh orang lain, sehingga keamanan data terjamin.Dalam Sistem KRS Mandiri bukan Puskom yang bertindak sebagai system builders, tetapi CTC dimana sistem ini masih dalam lingkup fakultas yang dikembangkan sendiri oleh

61
Perpustakaan Unika

CTC tersebut. Adapula prosedurnya adalah setelah mahasiswa melakukan pembayaran ( registrasi ) dan mendapatkan KTM yang telah diberi stempel sebagai bukti, mahasiswa mulai menginput mata kuliah yang akan diambil secara bergiliran sesuai dengan kelompok nomor induk mahasiswa yang telah ditentukan. Setelah proses input selesai, mahasiswa menunggu hasil print out KRS dengan mengumpulkan KTM hingga print out keluar. Setelah semua mahasiswa selesai menginput, presensi kuliah segera keluar dan mahasiswa dapat segera mengikuti kegiatan perkuliahan dengan jadwal yang telah ditentukan.

C. Analisis Sistem Registrasi Mahasiswa, Ujian Semester, dan Kartu Rencana Studi ( KRS ) Mandiri menggunakan metode analisis PIECES Framework

Sistem yang digunakan oleh Unika dalam bertransaksi dengan konsumen nya yaitu mahasiswa, adalah sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester seperti yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Pada prinsipnya sistem ini hanya mengelola masukan atau pembayaran yang harus dilakukan mahasiswa untuk kepentingan studi di Unika tersebut untuk sistem registrasi mahasiswa, dan untuk sistem ujian semester, mengelola pembayaran SKS dan UKP, serta presensi kuliah yang menjadi persyaratan mengikuti ujian semester. Tetapi kemudian seiring dengan bertambahnya kebutuhan akan kuantitas konsumen dan persaingan yang kompetitif, sistem ini dikembangkan sedemikian rupa agar dapat mengimbangi tuntutan perubahan tersebut.

62
Perpustakaan Unika

Sistem Kartu Rencana Studi ( KRS ) Mandiri merupakan suatu sub sistem dari sistem administrasi akademik yang diperoleh dari luar Unika dalam bentuk paket aplikasi program yang kemudian karena dalam kelanjutannya mengalami berbagai kendala, dikembangkan sendiri oleh Fakultas Ekonomi melalui Computer Training Center ( CTC ) Unika Soegijapranata, kemudian baru baru ini Fakultas Psikologi juga menggunakan sistem serupa. Sistem KRS Mandiri ini juga pertama kali ditawarkan kepada CTC oleh Unika, kemudian CTC mengembangkannya dan membangun aplikasi program dan membangun jaringan serta database sendiri. Sistem KRS Mandiri merupakan aplikasi program yang ditujukan untuk menggantikan proses perwalian mahasiswa secara manual sehingga membuat kinerja fakultas menjadi lebih praktis. Dan dalam dua tahun terakhir ini sistem KRS Mandiri ini mengalami perubahan yang cukup signifikan dari bentukan awal kemudian disesuaikan dengan kebutuhan mahasiswa sehingga didesain dalam bentuk aplikasi program yang easy learning dan lebih compatible. Maka dari itu, sistem adminstrasi akademik yang digunakan oleh Unika sebagai internal control dalam identitasnya sebagai suatu universitas yang berkualitas, dalam pembahasan ini akan dicoba untuk dievaluasi atau dianalisis dengan point point yang ada dalam PIECES Framework, melalui berbagai masukan atau data dan dokumen dokumen dari pihak yang terlibat dalam sistem administrasi akademik, khususnya sistem registrasi mahasiswa, ujian semester, dan sistem KRS Mandiri.

63
Perpustakaan Unika

a. Performance Melalui interview dan observation terhadap beberapa narasumber dan sistem registrasi mahasiswa itu sendiri, dalam segi performa ada beberapa hasil yang berupa keterangan maupun penjelasan yang menguraikan kapabilitas sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester dari segi performance. Menurut Pusat Komputer ( Puskom ) sebagai system buider dan desaigner, Sistem yang ada ini dibangun atas permintaan dari Unika sendiri melalui kebijakan bersama antara Rektorat, BAAK, BAK, fakultas dan jurusan dimana dari tahun ke tahun sistem ini selalu disempurnakan untuk selalu menjadi lebih baik. Puskom juga berperan sebagai pusat database dari Unika dimana Puskom mendesain sistem tersebut sehingga match dengan jaringan ( network ) yang ada. (1) Period time systems Peformance menjadi salah satu keunggulan dari sistem ini, dikarenakan dari hasil wawancara dengan kepala BAAK dan BAK serta perwakilan dari fakultas ekonomi jurusan akuntansi dan psikologi sebagai system users dari aplikasi sistem dan tentunya observe terhadap aplikasi sistem registrasi mahasiswa dan sistem ujian semester, dalam sistem ini proses yang dibutuhkan untuk memproses suatu data untuk kemudian diolah menjadi informasi yang berguna tidak memakan waktu yang lama, sehingga untuk menghasilkan suatu output dapat dengan segera dilakukan. (2) Response Systems

64
Perpustakaan Unika

Sistem ini secara keseluruhan dapat dikategorikan responsive terhadap perubahan perubahan yang terjadi karena kesalahan kesalahan input, seperti ketika akan melakukan proses editing, data errors yang ada dapat dengan cepat diklasifikasikan dan diubah ke dalam correct data melalui prosedural pengubahan data.sama sekali tidak pernah diketemukan timbulnya suatu hambatan dari software seperti proses hang misalnya. Kemudian performance dari sistem KRS Mandiri ini melalui hasil pengamatan dan wawancara dengan perwakilan dari CTC dan Fakultas, sudah cukup handal. Dalam arti sistem sangat respons terhadap perubahan perubahan yang ada dan waktu yang dibutuhkan untuk proses suatu perintah pun berjalan dengan cepat. Apabila ada proses editing, ataupun input, sistem sama sekali tidak terganggu kinerjanya. (3) Threats of Systems Kemudian apabila ada hambatan atau penurunan kinerja program untuk sistem tersebut, itu disebabkan oleh tiga faktor yaitu hardware yang kurang memadai untuk sistem tersebut, sehingga bukan menjadi kesalahan dari sistem, tetapi lebih mengarah kepada sarana dan prasarana dari Unika sendiri. Kemudian faktor yang kedua adalah apabila ada kabel atau jaringan yang menghubungkan sistem tersebut dalam intranet Unika putus atau mengalami kerusakan secara teknis, yang biasanya menurut beberapa narasumber tersebut terjadi karena hujan yang cukup lebat dan lama, serta apabila terjadi putusnya aliran listrik dari Perusahaan Listrik negara ( PLN ). Dan faktor yang ketiga

65
Perpustakaan Unika

yang dapat menghambat kinerja sistem adalah karena human errors atau bisa dikatakan kesalahan operator dan mahasiswa sendiri sebagai konsumen baik dalam mengikuti prosedur registrasi dan mengikuti ujian semester. Hal hal itulah yang dapat menyebabkan terhambatnya atau memperlambat kinerja sistem secara keseluruhan, sehingga permasalahan yang terjadi tersebut tidak mengarah ke dalam lingkup performance sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester. Sistem KRS Mandiri mengalami hambatan bila ada gangguan non teknis seperti listrik mati, hardware kurang mendukung dan jaringan rusak akibat hujan atau korslet. Hal ini menunjukkan bahwa performance sistem KRS Mandiri yang telah ada ini cukup bagus dan dapat diandalkan untuk kemudian disempurnakan sesuai dengan kebutuhan user.

66
Perpustakaan Unika

Tabel 4. 1 Kekuatan dan Kelemahan ( Performance ) Hasil Performance yang ada sudah bagus dan cepat Processing data untuk diolah menjadi informasi tidak membutuhkan waktu yang lama Secara operasional sistem berjalan dengan cepat, dan juga cepat merespons apabila ada perubahan Performance dari sisi teknis maupun secara prosedural telah teruji dan berjalan baik Kemampuan respons sistem terhadap perintah program dan perubahan, sudah baik dan cepat Secara internal sistem sudah bagus, hanya saja selama ini keterlambatan hardware pendukung sistem menjadikan througput rate dari KRS Mandiri sedikit lambat Kekuatan Kelemahan Saran Perlu adanya perbaikan atau prevent acts terhadap faktor non teknis ( mati lampu, dll )

Analisis Sistem Registrasi Mahasiswa a. Response time b. Throughput rate

Ujian Semester a. Response time

b. Throughput rate

Hanya pengoperasian sistem secara prosedural yang harus lebih disempurnakan, sehingga mengoptimalkan kinerja sistem

KRS Mandiri a. Response time

b. Throughput rate

Kemampuan respons sistem dan performance sistem secara keseluruhan hendaknya didukung oleh sarana / prasarana yang memadai agar kinerja sistem dari awal hingga akhir lebih optimal.

b. Informations and data (1) Pengolahan Data dan akurasi data Melalui pengamatan terhadap sistem registrasi mahasiswa dan sistem ujian semester tersebut yang disertai dengan wawancara terhadap operator systems baik dari lingkup universitas maupun fakultas, apabila dilihat dari segi information, informasi informasi atau data data yang ada dalam sistem mudah untuk diolah

67
Perpustakaan Unika

dan diklasifikasikan kembali sehingga dapat digunakan untuk menyajikan informasi penting. Salah satu contohnya adalah melalui fasilitas sorting dalam aplikasi sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester yang didesain oleh Puskom, operator dapat dengan cepat menemukan data data yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang tepat. Sedangkan dalam kebutuhannya akan penyajian informasi bagi fakultas / jurusan dan pengelolaan data dari sistem KRS Mandiri, akurasi data yang diperoleh CTC sebagai system developer, seringkali harus di convert atau disesuaikan telebih dahulu dengan network yang ada di CTC. Hal ini terjadi dikarenakan adanya perbedaan network system dari Puskom dan CTC yang sama sama berposisi sebagai system builder. Untuk itu sedikit membutuhkan periode proses converting data dari luar CTC. Tetapi hingga sejauh ini, informasi yang dihasilkan dan data yang ada baik ketika print out, tetap akurat dan relevan. (2) Kontrol data dan informasi Penumpukan input data atau double-data tidak mungkin terjadi, dikarenakan program langsung dapat mengidentifikasi dengan keluarnya command dialog box control apabila diketemukan hal seperti itu. Dalam kaitannya dengan up-dating, sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester mempunyai prosedur up date bahwa apabila ada data atau informasi yang harus diperbaharui, melalui otoritas dari kepala bagian yang bersangkutan ( misal : BAAK ) baru kemudian dilaporkan kepada Puskom untuk dilakukan proses up dating. Jadi, segala proses editing, up dating hanya dapat dilakukan oleh Puskom dengan sebelumnya ada prosedur seperti yang telah diuraikan diatas. Hanya saja kemudian yang menjadi sedikit kelemahan atau kekurangan sistem ini adalah bahwa seringkali apabila data atau informasi yang telah ter up date pada satu

68
Perpustakaan Unika

bagian saja ( misal : BAAK ), pada bagian lain belum dapat langsung menyesuaikan dengan perubahan yang ada. Sebagai contoh, apabila fakultas / jurusan ingin mengetahui jumlah mahasiswanya yang masih aktif, dari aplikasi yang terdapat di fakultas, fakultas tidak dapat secara langsung memperoleh informasi yang dibutuhkan tersebut. Dari pihak fakultas harus menghubungi terlebih dahulu Puskom untuk meminta informasi tersebut untuk dikirimkan ke fakultas. Hal ini menurut hasil wawancara dengan perwakilan dari fakultas ekonomi jurusan akuntansi, dinilai kurang praktis dan sedikit menghambat kinerja fakultas. Dan juga untuk sistem ujian semester, informasi atau data yang

berhubungan dengan presensi kuliah seringkali mengalami kendala dalam penginputan, misalnya seperti data jumlah presensi kehadiran yang tidak sama sehingga dipermasalahkan oleh mahasiswa yang bersangkutan, sehingga proses untuk memenuhi persyaratan dalam mengikuti ujian semester sedikit terhambat. Persoalan seperti ini dapat timbul, dikarenakan adanya beberapa aplikasi untuk setiap system users yang berbeda, sedangkan kontrol sistem yang ada hanya berada di Puskom, sehingga keterlambatan data atau informasi yang ada menjadi resiko yang harus dihadapi.

69
Perpustakaan Unika

Tabel 4. 2 Kekuatan dan Kelemahan ( Information and data ) Hasil Kekuatan Kelemahan Saran Seharusnya antar bagian dalam sistem terintegrasi satu sama lain, walaupun dibatasi aksesnya, sehingga update dapat langsung menyeluruh. Disamping perlu adanya penambahan personel di Puskom sebagai pusat database dimana saat ini hanya berjumlah 3 orang, mengingat 3 orang tersebut menangani segala permasalahan tentang sistem. Kendala utama selama ini dalam hal pengolahan dan pengendalian data ataupun informasi adalah dari segi proses update, yang dikarenakan karena minimnya tenaga dari Puskom untuk menghandle seluruh sistem Seharusnya ada persamaan desain jaringan antar Puskom dan CTC sehingga proses KRS dapat berjalan dengan cepat. i.

Analisis Sistem Registrasi Mahasiswa a. Pengolahan & Akurasi data

Desain aplikasi memudahkan untuk pengolahan data, dan sistem aplikatif untuk menelusuri keakuratan data yang akan diolah. b. Pengendalian data Proses updating yang lama & informasi membuat data untuk masing masing bagian dapat menimbulkan perbedaan, walaupun sama source nya.

Ujian Semester a. Pengolahan & Akurasi data

Secara sistem dan prosedural, keakuratan dan pengolahan data sudah akurat dan sistematis, sehingga mempercepat proses b. Pengendalian data Apabila ada kesalahan & informasi data atau perubahan, proses update data kurang mendukung kinerja sistem KRS Mandiri a. Pengolahan & Akurasi data mahasiswa Akurasi data khususnya, sangat bagus mengingat sistem sangat informatif dalam penyajiannya convert b. Pengendalian data Proses dari & informasi Puskom ke CTC membutuhkan waktu yang cukup lama

70
Perpustakaan Unika

c . Economics Dalam kaitannya dengan analisis sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester terhadap point economics, diperoleh hasil wawancara dan data dari Wakil Rektor II dan Kepala Biro Administrasi Keuangan ( BAK ) sebagai pihak pihak yang berhubungan dengan financial dan segala hal yang menyangkut keuangan atau pun tingkat profitabilitas dari Unika sendiri. Diperoleh data bahwa setiap tahun Unika mengalami pendapatan seperti yang terdapat pada gambar 1. 2 yang berupa chart diagram yang menunjukkan tingkat pendapatan Unika dalam persentase dari tahun 1998 hingga 2004.
25% 20% 15% 10% 5% 0% 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Profit

Gambar 4.5 Kenaikan pendapatan ( profit ) Unika dari tahun 1998 2004 ( sumber : data primer ) Dari data diatas dan hasil wawancara dari narasumber yang telah disebutkan dalam kaitannya dengan point economics, tingkat pendapatan yang diperoleh Unika dari tahun ke tahun, menunjukkan adanya penurunan pendapatan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor yang tidak termasuk dalam scope penelitian, sehingga sistem informasi yang digunakan oleh Unika belum dapat menjadi keunggulan kompetitif., melainkan masih dalam tahap pemenuhan kebutuhan publik akan adanya sistem informasi. Tetapi ada pula pengaruh faktor economics

71
Perpustakaan Unika

terhadap sistem administrasi akademik, dimana ditinjau dari segi biaya operasional, dan dari segi efisiensi tenaga kerja maupun bahan material ( lihat point efficiency ), penggunaan sistem informasi seperti ini membawa dampak positif, dimana sistem informasi yang terkomputerisasi ini walaupun pada awal pengaplikasian membutuhkan biaya yang besar, akan tetapi pada periode waktu berjalan akan menghemat pada sisi biaya operasionalnya. d . Control and security Dengan adanya sistem administrasi akademik dalam rangka sebagai pendukung utama kinerja operasional dari Unika, maka harus ada pula suatu sistem yang dapat menciptakan stabilitas dari sistem itu sendiri baik terhadap masalah intern maupun ekstern. Sistem yang dimaksud adalah sistem pengendalian dan pengamanan ( control and security ), dimana hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir kesalahan atau pun violence yang dapat terjadi akibat dari penggunaan sistem administrasi akademik tersebut. (1) Pengendalian Akses Menurut hasil pengamatan dan wawancara dari Puskom, BAAK, BAK, fakultas dan jurusan, aplikasi sistem yang ada telah dilengkapi dengan password dimana password ini diklasifikasikan menurut bagian masing masing dari pengguna aplikasi yang berbeda pula. Sebagai contoh, BAAK mempunyai aplikasi program tersendiri yang mempunyai password khusus untuk bagian tersebut, sehingga apabila BAK misalkan untuk masuk atau entry ke dalam program BAAK tidak akan bisa karena tidak mengetahui password yang ada. Begitu pula halnya untuk intern dalam bagian itu sendiri. Dalam jurusan misalnya, nama user yang diperbolehkan untuk menggunakan aplikasi program terlebih dahulu terdaftar oleh Puskom sehingga nama nama user yang memakai

72
Perpustakaan Unika

aplikasi tersebut dapat di record di tampilan program, sehingga pengguna terakhir atas aplikasi sistem dapat diketahui. Dan juga antar personel dari masing masing bagian mempunyai personal password, dengan maksud bahwa sistem control and security yang ada dibuat menajdi berlapis sehingga da[pat meminimalisir terjadinya kebocoran data atau informasi. Tetapi bagaimanapun juga ada kelemahan dalam sistem password ini, yaitu apabila ada bagian lain atau salah satu bagian mengetahui password yang digunakan, maka akan percuma password tersebut. (2) Pengendalian Internal Kemudian juga menurut wawancara dengan perwakilan dari jurusan, dikatakan bahwa seringkali apabila terjadi rotasi karyawan dalam Unika, Puskom seringkali terlambat untuk mengubah nama user yang dulu mempunyai otoritas untuk masuk ke dalam sistem, tetapi sekarang karena adanya rotasi karyawan, terkadang nama user yang masih terprogram adalah user lama. Hal ini disebabkan karena kurangnya koordinasi antara pihak manajemen, system builder, dan

system user sehingga menghambat kinerja per bagian. Juga menurut hasil pengamatan, dalam komputer pun sebagai hardware dari sistem tersebut, diprogram menjadi auto - stand by apabila tidak digunakan dalam waktu kurang lebih 3 ( tiga ) menit dan apabila akan digunakan kembali akan langsung muncul kotak dialog untuk memasukkan password. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah apabila komputer ditinggalkan tanpa ada operator sistem yang mengoperasikan, sistem atau aplikasi program tidak dapat diakses oleh orang lain yang tidak mempunyai otoritas. Sebagai catatan, passowrd hanya diberikan kepada personel yang mempunyai tanggung jawab atau tugas yang berhubungan dengan sistem administrasi akademik. Berdasarkan teori yang ada dalam point control and

73
Perpustakaan Unika

security sistem , perlu adanya pengamanan terhadap kendali apabila terjadi suatu bencana ( disaster : non technical factors ) seperti kebakaran. Menurut Puskom, yang selama ini Juga menjadi pusat dari database, apabila di Unika terjadi kebakaran, maka pasti segala kegiatan operasional yang ada di Unika menjadi terhambat atau bahkan berhenti. Hal ini dikarenakan oleh pemusatan atau sentralisasi files dan database yang sebenarnya tidak boleh dilakukan seperti itu. Paling tidak ada semacam cadangan file ataupun segala sesuatu dokumen tentang Unika dalam bentuk penyimpanan yang lain, tidak hanya pada komputer saja. Hal ini menjadi permasalahan yang perlu segera ditindak lanjuti. Control and security dalam sistem KRS Mandiri, ada beberapa tahapan. Tahap pertama adalah ketika mahasiswa akan menginput mata kuliah yang akan diambil, harus menggunakan personal password untuk akses ke sistem, dimana dengan adanya password tersebut, mahasiswa lain tidak dapat mengakses kecuali bila passowrd tersebut diketahui oleh mahasiswa lain. Tetapi, ada tahap kedua, dimana passoword masing masing mahasiswa ketika akses, hanya bisa mengakses satu kali saja. Hal ini dimaksudkan agar apabila ada mahasiswa yang telah mengetahui password temannya kemudian ingin mengakses secara ilegal, pengamanan tahap kedua ini menjadi secure systems yang cukup baik. Kemudian tahap ketiga, untuk mencegah pada waktu pelaksanaan KRS Mandiri, ada mahasiswa yang ingin mengakses terlebih dahulu yang bukan gilirannya, dengan harapan mendapatkan kelas, ada password yang dioperasikan oleh operator system dimana hanya mahsiswa dengan nomor induk mahasiswa yang telah ditentukan saja yang boleh mengakses. Sehingga mahasiswa diluar nomor yang telah ditentukan tersebut tidak dapat mengakses ke dalam sistem. Maka dari itu,

74
Perpustakaan Unika

control and security dari sistem KRS Mandiri yang ada telah cukup terkendali dan aman, berdasarkan point point yang ada dalam control and security systems. Tabel 4 . 3 Kekuatan dan Kelemahan ( Control and security )

Analisis Sistem Registrasi Mahasiswa a. Pengendalian Akses

Hasil Penggunaan password per personel dan per bagian serta pengendalian terpusat pada Puskom mengurangi resiko threats of system Rotasi operator sistem seringkali tidak diimbangi dengan perubahan password, sehingga password lama dapat masuk kembali ke sistem yang sama, disamping faktor keamanan tehadap bencana alam belum ada Sistem password, terutama pada bagian nilai dan presensi, meminimalisir adanya kebocoran data Khusus untuk ujian semester, birokrasi intern / ekstern dapat dijadikan control sistem, mengingat sistem ujian semester sangat rawan dengan kebocoran sistem Password mahasiswa dengan proses akses yang ditentukan sangat meminimalisir kebocoran / manipulasi data Perubahan yang terjadi dalam KRS, seringkali tidak diimbangi dengan kecepatan proses, sehingga mahasiswa merasa kesulitan dengan hakl tersebut

Kekuatan

Kelemahan

Saran Walaupun sistem didesain dengan prosedur pengamanan yang berlapis, terkadang karena ketatnya pengamanan sistem dapat memperlambat kinerja sistem. Seperti contoh birokrasi sistem yang rumit dapat memperlambat mahasiswa dalam berproses.

b. Pengendalian Internal

Ujian Semester a. Pengendalian Akses b. Pengendalian Internal

KRS Mandiri a. Pengendalian Akses

Hanya ada perlu perbaikan dalam hal otoritas untuk pelayanan mahasiswa, dimana apabila ada kepentingan mendesak, misalnya fakultas dapat langsung melayani mahasiswa tersebut, tentunya dengan birokrasi fakultas terlebih dahulu Dari awal proses hingga akhir, hendaknya dapat lebih optimal. Sehingga mahasiswa tidak merasa kesulitan apabila mengalami suatu kendala dalam KRS, dan untuk kedepan sistem on line i. dengan web patut dipertimbangkan demi kemudahan end user

b. Pengendalian Internal

75
Perpustakaan Unika

e. Efficiency (1) Kemampuan operasional sistem dengan minimal waste, daripada manual Analisis sistem berdasarkan efficiency menurut hasil wawancara dengan bagian bagian yang menggunakan aplikasi sistem administrasi akademik, berpendapat bahwa dengan adanya sistem yang terintegrasi dan semi on line ini lebih mengefektifkan dan mengefisienkan kinerja masing masing bagian daripada menggunakan manual systems. Penggunaan bahan material untuk kepentingan operasional Unika seperti kertas untuk print out, tinta, dan pemakaian tenaga kerja pun masih dalam batas kewajaran. Dalam kaitannya terhadap efficiency sistem KRS Mandiri, menurut hasil wawancara tentu saja sistem KRS Mandiri yang sekarang jauh lebih efisien dan efektif daripada sistem manual dan sistem KRS Mandiri yang terdahulu. Sebab, dengan menggunakan sistem yang ada sekarang ini, kinerja fakultas dan jurusan menjadi lebih cepat dan praktis, sehingga mahasiswa pun tidak mengalami hambatan ketika akan memproses sesuatu yang berhubungan dengan KRS. Dan juga dengan adanya sistem KRS Mandiri seperti sekarang ini, bahan material dan tenaga kerja yang dibutuhkan lebih terjangkau sehingga tidak terjadi pemborosan material dan tenaga kerja, serta waktu kerja karyawan. (2) Hasil pengelolaan data dari sistem Dan seperti yang telah diuraikan pada point performance, periode waktu yang dibutuhkan untuk proses output tidak lama, sehingga dengan cepat Unika dapat merespons segala permasalahan yang ada baik dengan konsumen maupun internal Unika sendiri. Tetapi juga seperti yang telah sedikit diuraikan pada point performance, bahwa proses up dating tidak berjalan dengan cepat, sehingga serigkali masing masing bagian membutuhkan waktu untuk mengakses

76
Perpustakaan Unika

informasi atau data tertentu. Selain itu, antara aplikasi fakultas dengan aplikasi yang ada di tingkat universitas dan Puskom masih sering tejadi ketidak efektifan yang dikarenakan sistem yang belum on line sehingga seringkali data yang berasal dari universitas ataupun sebaliknya, masih harus dikirim melalui disket. Hal ini sebenarnya kurang praktis serta efektif dan efisien, mengingat sebagian besar sistem administrasi akademik di Unika telah terkomputerisasi. Tabel 4 . 4 Kekuatan dan kelemahan ( Efficiency )

Analisis Sistem Registrasi Mahasiswa a. Operational capability b. Ways to reduce waste

Hasil Kinerja bagian menjadi lebih optimal dengan adanya sistem yang berbasis komputer Pemborosan material dan tenaga kerja dapat dihindari dengan adanya sistem registrasi mahasiswa ini sehingga memudahkan service Kinerja bagian menjadi lebih optimal dengan adanya sistem yang berbasis komputer, dan memudahkan prosedur ujian Pengelolaan hasil ujian hingga penginputan nilai, dengan adanya sistem menghemat waktu, tenaga , dan bahan material. Kinerja fakultas menjadi lebih cepat dan praktis, disamping memudahkan mahasiswa untuk proses KRS Pengefisienan terhadap waktu, tenaga kerja, dan bahan material dirasakan dengan adanya sistem

Kekuatan

Kelemahan

Saran Hanya perlu diperhatikan bahwa tingkat keefisienan sistem juga bergantung pada kontrol pusat, dimana saat ini masih tersentralisir pada Puskom. Akan lebih efisien apabila ada pembagian otorisasi. Dalam hal hal insidental, perlu adanya otoritas tertentu, mengingat proses updating yang lama mengurangi keefisienan sistem

Ujian Semester a. Operational capability

b. Ways to reduce waste

KRS Mandiri a. Operational capability

b. Ways to reduce waste

ii. Kesamaan desain jaringan antar Puskom sebagai sumber data dan CTC sebagai pusat operasi KRS Mandiri harus diperhatikan agar kinerja sistem lebih efisien dan optimal.

77
Perpustakaan Unika

f . Service (1) Kepuasan konsumen Service atau pelayanan terhadap konsumen, yaitu mahasiswa Unika menjadi point terakhir yang digunakan untuk menganalisis sejauh mana keberhasilan sistem administrasi akademik dalam melayani mahasiswa sebagai konsumen. Secara mayoritas, melalui metode kuesioner yang berisi pertanyaan tertutup dan terbuka, mahasiswa berpendapat bahwa sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester ini mudah untuk diikuti prosedurnya, sehingga tidak menimbulkan masalah ataupun kesulitan bagi mahasiswa bersangkutan. Dan mahasiswa mengemukakan bahwa sebenarnya tidak ada kendala dari sistem registrasi mahasiswa dan ujian semester secara teknis, tetapi lebih mengarah ke masalah non teknis seperti misalnya antrian yang panjang dan kesalahan yang disebabkan oleh mahasiswa sendiri karena tidak mengikuti prosedur yang telah ada sebagaimana mestinya. Bahkan ada sebagian mahasiswa yang mempunyai pendapat bahwa sebaiknya proses registrasi dan pembayaran untuk prosedur ujian semester dilakukan via internet. Kemudian khusus untuk sistem mengikuti ujian semester, mahasiswa berpendapat bahwa terjadinya hambatan ataupun kesulitan itu dikarenakan kesalahan presensi dan kesalahan mahasiswa dalam mengikuti prosedur yang ada, misalnya menyerahkan slip pembayaran tepat waktu atau lupa membayar SKS dan atau UKP. Kesalahan presensi sehingga menghambat proses sistem ujian semester sebagian besar bukan disebabkan oleh internal sistem, tetapi lebih karena seringnya terjadi perbedaan asumsi persentase kehadiran antara dosen pengampu mata kuliah dengan mahasiswa yang bersangkutan. Akibatnya pada sistem adalah prosesnya akan menjadi lama sehingga menghambat mahasiswa sendiri, sedangkan sistem yang ada masih semi on line. Untuk itu

78
Perpustakaan Unika

masih menjadi tanggung jawab bersama untuk bersama sama memperbaiki kesalahan yang ada, khususnya dari sistem agar dapat on line secara menyeluruh ke segala sistem untuk meminimalisir kesalahan atau hambatan yang terjadi. Sistem Ujian Semester pun dalam pemrosesannya, dibantu dengan adanya fasilitas web Unika yang dapat memudahkan untuk melihat nilai hasil ujian dari berbagai tepat. Dan menurut mahasiswa pun, fasilitas seperti ini sangat bagus dan bermanfaat daripada menunggu nilai keluar dari pihak kampus, walaupun sebenarnya fasilitas web di internet mempunyai manfaat lebih dari itu, tetapi mahasiswa lebih menggunakannya untuk kepentingan melihat nilai hasil ujian. (2) Penggunaan sistem oleh system users, builder & desaigner Kemudian dari sudut pandang system users, sistem yang dibangun dan didesain oleh Puskom ini sangat mudah untuk dipelajari ( easy learning ) sehingga membuat system users merasa comfortable dengan sistem yang ada. Tetapi masih dalam kaitannya dengan lingkup service khususnya terhadap system users, ada satu bagian yaitu BAPSI yang belum mempunyai aplikasi tersendiri seperti yang ada bagian bagian lain. Hal ini menurut hasil interview dengan Kepala BAPSI, membuat kinerja BAPSI kurang sepat dan optimal. Mengingat personel di BAPSI hanya sedikit. Untuk itu diharapkan adanya suatu langkah tindak lanjut untuk menerapkan sistem informasi yang ada di Unika ini secara menyeluruh ke semua bagian, khususnya yang mendukung terintegrasinya antar bagian baik lingkup universitas maupun fakultas dengan sistem administrasi akademik yang terus disempurnakan ini. Sistem KRS Mandiri pun dalam perubahannya sehingga menjadi bentukan yang lebih aplikatif bersifat easy learning dan comfortable dalam pelaksanaan dan penggunaan sehingga service terhadap system user dan customer, khususnya mahasiswa lebih memuaskan.

79
Perpustakaan Unika

(3) Supporting service Kemudian jika dilihat dari sudut pandang system builder dan desaigner, yaitu Puskom, berpendapat bahwa point service yang diberikan Unika terhadap komponen komponen atau bagian bagian yang turut membangun Unika hingga menjadi besar seperti sekarang ini, kurang mendapat perhatian yang cukup. Dalam hal ini yang dimaksudkan dengan perhatian oleh Puskom adalah bahwa Unika setidak tidaknya memberikan suatu penghargaan ( reward ) kepada bagian bagian yang telah bekerja keras untuk mengembangkan Unika hingga seperti sekarang ini. Dan juga Puskom menilai bahwa sebagai system builder dan desaigner, kebijakan manajemen akan pengembangan sistem informasi di Unika ini masih kurang. Hal ini ditunjukkan dengan tidak dilibatkannya Puskom atau bagian bagian lain dalam pengambilan keputusan kebijakan pengembangan sistem ( misal : dalam hal pengembangan KRS Mandiri ), sehingga keterlibatan komponen atau bagian pendukung tersebut sama sekali tidak ada dan proses pengambilan keputusan murni hasil dari hasil kebijakan top manajemen saja. Dan hal ini tentu memungkinkan untuk timbulnya suatu asumsi ataupun persepsi yang berbeda beda terhadap keputusan yang diambil sehingga lambat laun dapat menjadikan threats terhadap manajemen Unika. Berdasarkan kuesioner dengan model close minded, digunakan skala Likert untuk mengetahui tingkat kepuasan mahasiswa yang terdiri dari pilihan (

optional ) dan skornya yaitu : (5) Sangat Puas, (4) Puas, (3) Ragu ragu, (2) Tidak Puas, (1) Sangat Tidak Puas. Dimana kemudian menentukan penggunaan rata rata tingkat kepuasan, dengan menggunakan rumus : Rata rata kepuasan = Jumlah skor jawaban kuesioner Jumlah kuesioner

80
Perpustakaan Unika

Sedangkan untuk penentuan rata rata kepuasan ( Kaplan & Norton, 2000 ) 1-1,79 1,8-2,59 Sangat Tidak Puas Tidak Puas 3,4-4,91 4,2-5 Puas Sangat Puas

2,6-3,39 Ragu ragu

Dengan penentuan tingkat kepuasan seperti diatas untuk tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem registrasi mahasiswa diperoleh rata rata tingkat kepuasan : Tabel 4. 5 Tabulasi kuesioner sistem registrasi mahasiswa
Tabulasi kuesioner Sistem Registrasi Mahasiswa Skor Optional (1) Sangat Tidak Puas (2) Tidak Puas (3) Ragu - Ragu (4) Puas (5) Sangat Puas Total Kuesioner Jawaban Kuesioner 0 5 8 76 7 96

( 1 x 0 ) + ( 2 x 5 ) + ( 3 x 8 ) + ( 4 x 76 ) + ( 5 x 7 ) = 96

373 96

= 3, 89

Dengan diperoleh rata rata tingkat kepuasan diatas bila dipadukan dengan penentuan tingkat kepuasan menurut Kaplan & Norton, maka dapat disimpulkan bahwa tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem registrasi mahasiswa termasuk dalam kategori : PUAS. Sehingga hal ini menunjukkan indikasi yang positif terhadap sistem administrasi akademik, khususnya sistem registrasi mahasiswa bila dipandang dari mahasiswa sebagai konsumen. Kemudian untuk tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem ujian semester diperoleh rata rata tingkat kepuasan :

81
Perpustakaan Unika

Tabel 4 .6 Tabulasi kuesioner sistem ujian semester

Tabulasi kuesioner Sistem Ujian Semester Skor Optional (1) Sangat Tidak Puas (2) Tidak Puas (3) Ragu - Ragu (4) Puas (5) Sangat Puas Total Kuesioner Jawaban Kuesioner 1 20 15 57 3 96

( 1 x 1 ) + ( 2 x 20 ) + ( 3 x 15 ) + ( 4 x 57 ) + ( 5 x 3 ) = 96

329 96

3, 43

Dengan diperoleh rata rata tingkat kepuasan diatas bila dipadukan dengan penentuan tingkat kepuasan menurut Kaplan & Norton, maka dapat disimpulkan bahwa tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem ujian semester termasuk dalam kategori : PUAS. Sehingga hal ini menunjukkan indikasi yang positif terhadap sistem administrasi akademik, khususnya sistem ujian semester bila dipandang dari mahasiswa sebagai konsumen. Kemudian untuk tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem KRS Mandiri diperoleh rata rata tingkat kepuasan : Tabel 4. 7 Tabulasi kuesioner sistem KRS Mandiri
Tabulasi kuesioner Sistem KRS Mandiri Skor Optional (1) Sangat Tidak Puas (2) Tidak Puas (3) Ragu - Ragu (4) Puas (5) Sangat Puas Total Kuesioner Jawaban Kuesioner 6 12 7 29 0 54

( 1 x 6 ) + ( 2 x 12 ) + ( 3 x 7 ) + ( 4 x 29 ) + ( 5 x 0 ) 54

167 54

3, 09

82
Perpustakaan Unika

Dengan diperoleh rata rata tingkat kepuasan diatas bila dipadukan dengan penentuan tingkat kepuasan menurut Kaplan & Norton, maka dapat disimpulkan bahwa tingkat kepuasan mahasiswa terhadap sistem KRS Mandiri termasuk dalam kategori : RAGU - RAGU. Hal ini menunjukkan adanya indikasi bahwa mahasiswa masih merasa KRS Mandiri perlu ditingkatkan lagi kinerjanya baik secara sistem maupun secara struktural, dimana ada sebagian dari mereka menjawab tidak puas yang disebabkan oleh proses akhir yang cukup memakan waktu lama. Hal ini yang perlu dicermati oleh fakultas khususnya, agar mahasiswa sebagai konsumen merasa comfort secara menyeluruh dengan adanya sistem KRS Mandiri ini.

83
Perpustakaan Unika

Tabel 4. 8 Kekuatan dan Kelemahan ( Service ) Hasil Hasil kuesioner menunjukkan kepuasan mahasiswa sebagai pengguna sistem Aplikasi sistem yang didesain easy learning dan kondusif untuk mendukung kinerja per bagian Aplikasi program tidak diberikan keseluruh bagian, sehingga tidak semua bagian menjadi user system Hasil kuesioner menunjukkan kepuasan mahasiswa sebagai pengguna sistem Aplikasi sistem yang didesain easy learning. Prosedur ujian yang sebenarnya mendukung sistem seringkali malah menghambat mahasiswa untuk berproses cepat Adanya keraguan mahasiswa dari hasil kuesioner terhadap sistem, membuktikan sistem KRS belum membawa dampak yang signifikan terhadap mahasiswa sebagai end user Sistem mudah dipelajari dan sangat membantu fakultas dalam mengelola kegiatan perkuliahan Kinerja sistem kurang didukung oleh performance pendukung, sehingga berdampak pada lamanya proses Kekuatan Kelemahan Saran Perlu adanya persamaan penerapan aplikasi sistem kepada seluruh bagian pendukung sistem administrasi akademik, sehingga seluruh komponen / bagian tersebut dapat terintegrasi dengan sistem, dan dengan demikian dapat internal memudahkan control.

Analisis Sistem Registrasi Mahasiswa a. Kepuasan konsumen b. User systems

c. Supporting Service

Ujian Semester a. Kepuasan konsumen b. User systems c. Supporting Service

KRS Mandiri a. Kepuasan konsumen

Sebaiknya dalam kondisi tertentu, ada hak hak insidental yang dapat user dipergunakan systems untuk memfasilitasi mahasiswa, sehingga mahasiswa tidak kerepotan saat harus berproses, mengingat prosedur yang ada. Sebaiknya ada perimbangan antara user systems dengan end user dimana keduanya merupakan komponen keberhasilan suatu sistem. Mengingat KRS mandiri masih baru, perlu adanya perbaikan perbaikan dan penyempurnaan baik dari segi sistem, prosedur, dan komponen pendukung. Sehingga kepuasan fakultas dan mahasiswa dapat tercapai.

b. User systems

c. Supporting Service

84
Perpustakaan Unika

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan tujuan penelitian ini, yaitu untuk mengevaluasi dan menganalisis kekuatan serta kelemahan sistem administrasi akademik di Unika Soegijapranata, maka dalam penelitian ini dapat disimpulkan menjadi beberapa bagian yaitu : 1. Berdasarkan metode analisis PIECES Framework, yang terdiri dari performance, informations and data, economics, control and security, efficiency, serta service, yang kemudian digunakan untuk menganalisis sistem registrasi mahasiswa, yang juga termasuk didalamnya sistem KRS mandiri, terdapat hasil analisis yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan sistem, seperti yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya. Berdasarkan PIECES, diketahui performance baik dan handal, informations akurat dan relevan, economics kompetitif, masih belum ada dapat dijadikan keunggulan dari segi biaya

walaupun

efisiensi

operasional dan tenaga kerja serta bahan material.

85
Perpustakaan Unika

control and security cukup aman dan terkendali baik akses maupun internal.

efficiency ada dalam penghematan biaya operasional, tenaga kerja, bahan material daripada sistem manual, hanya perlu penyempurnaan proses dalam sistem.

Service sudah menunjukkan adanya dampak yang signifikan antara pengguna sistem dan mahasiswa dari segi penggunaan dan kepuasan terhadap sistem.walaupun ada kekurangan akibat kinerja pendukung sistem yang lambat.

Untuk itulah, ini semua berart menunjukkan bahwa walaupun sistem registrasi dan KRS Mandiri memiliki berbagai keunggulan, tetap saja diperlukan adanya perbaikan atau penyempurnaan untuk menutup kelemahan yang ada sehingga sistem menjadi semakin lebih baik.

2.

Juga berdasarkan metode analisis PIECES Framework, yang terdiri dari performance, informations and data, economics, control and security, efficiency, serta service, digunakan untuk menganalisis sistem ujian semester, terdapat hasil analisis yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan sistem, seperti yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya. Berdasarkan PIECES, diketahui performance baik dan handal, informations akurat dan relevan,

86
Perpustakaan Unika

economics belum dapat dijadikan keunggulan kompetitif, tetapi efisiensi dari segi biaya operasional dan tenaga kerja serta bahan material.

control and security aman dan terkendali baik akses maupun internal. Mengingat birokrasi yang ketat terhadap sustu sistem ujian semester.

efficiency ada penghematan biaya operasional, tenaga kerja, bahan material daripada sistem manual, hanya perlu penyempurnaan proses dalam sistem.

Service sudah menunjukkan adanya dampak yang signifikan antara pengguna sistem dan mahasiswa dari segi penggunaan dan kepuasan terhadap sistem.

Hal ini memperlihatkan

bahwa walaupun sistem yang ada memiliki

berbagai keunggulan, tetap saja diperlukan adanya perbaikan atau penyempurnaan untuk menutup kelemahan dan kekurangan yang ada sehingga sistem menjadi semakin lebih baik dan sempurna

87
Perpustakaan Unika

B. Keterbatasan dan Saran Adapun yang menjadi keterbatasan dan saran dalam penelitian ini, yaitu : 1. Keterbatasan penelitian bahwa evaluasi sistem administrasi akademik ini, tidak melakukan benchmark ke universitas universitas lain yang menggunakan teknologi sistem informasi serupa di kota Semarang.

2.

Saran dalam penelitian selanjutnya agar membuat adanya benchmark terhadap universitas lain yang menggunakan sistem serupa, sehingga pengetahuan yang diperoleh menjadi lebih kompleks dan variatif.

10
Perpustakaan Unika

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK MAHASISWA PERGURUAN TINGGI DENGAN MENGGUNAKAN PIECES FRAMEWORK Studi Kasus Pada Universitas Katolik Soegijapranata Semarang

Performance 1. Apakah selama ini sistem ( registrasi, ujian, KRS Mandiri ) dapat

mengoperasikan sejumlah perintah dalam waktu yang relatif singkat, tanpa mengalami hambatan ( errors ) ? ( user / administrator )

2. Apakah sistem ( registrasi, ujian, KRS Mandiri ), dalam merespon suatu perintah pembatalan ataupun permintaan terhadap suatu transaksi, berproses dengan cepat ? Jika tidak mengapa ?

3. Apakah ada kelemahan dari sistem yang ada sekarang ( registrasi, ujian, KRS Mandiri )?

4. Apakah total waktu yang diperlukan sistem dalam berproses dari input hingga output, lama atau cepat ? Jika lama, menurut pendapat anda, mengapa hal itu terjadi ? ( user / administrator )

11
Perpustakaan Unika

Informations and data 5. Apakah selama ini sistem, dalam menghasilkan suatu outputs atau informasi bagi perusahaan, informasi tersebut tidak sesuai ataukah sesuai dengan yang diharapkan perusahaan ? Jelaskan jawaban anda ! ( user )

6. Dalam penyajian informasi yang dihasilkan oleh sistem, informasi tersebut akurat, relevan, dan dapat dihasilkan pada saat itu juga ? ( user )

7. Apakah dalam mengorganisir data ke dalam sistem, mengalami kendala misalnya seperti data menumpuk, atau data menjadi berlebihan serta data tidak akurat, relevan ? ( user )

8. Apakah data- data yang tersimpan dalam database dapat dengan mudah diolah kembali untuk diubah menjadi informasi yang berguna ? Jelaskan jawaban anda ! ( user )

Economics 9. Bagaimana dengan biaya ( costs ) yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk perencanaan, pengadaan, dan pemeliharaan sistem administrasi akademik ini, dibandingkan dengan ketika perusahaan menggunakan sistem manual ? Jelaskan jawaban anda ! ( user / administrator )

12
Perpustakaan Unika

10. Apakah ada perubahan yang signifikan dalam hal perkembangan dan pertumbuhan Unika Soegijapranata dengan adanya sistem administrasi akademik ini, terutama dalam lingkungan bisnis yang sejenis ? ( user / administrator )

Controls and Security 11. Apakah didalam sistem ( registrasi, ujian, KRS Mandiri ) terdapat cukup

pengamanan dan pengendalian untuk mengantisipasi bentuk bentuk kecurangan dan tindakan ilegal ? Seperti apakah dan terhadap apa pengamanan serta pengendalian tersebut ? ( user / administrator )

12. Tindakan apakah yang seharusnya dilakukan apabila misalnya, sistem ( registrasi, ujian, KRS Mandiri ) mengalami suatu kebocoran atau kerusakan / bencana pada saat beroperasi, sehingga mengganggu kinerja perusahaan ? Bagaimana proses tindakan tersebut? ( user / administrator )

13. Apakah manajemen dalam memberikan otorisasi dan menentukan pengendalian akses terhadap penggunaan dan pengoperasian sistem sudah jelas ? ( user / administrator )

14. Apakah dalam pemeliharaan sistem, perusahaan mengalami kesulitan baik dari segi biaya maupun pelaksanaanya ? Jelaskan jawaban anda !( user / administrator)

13
Perpustakaan Unika

Efficiency 15. Menurut anda, apakah sistem yang digunakan sekarang lebih meringankan kinerja karyawan sehingga kinerja perusahaan menjadi lebih optimal dari sebelum penggunaan sistem ? Menurut anda, apakah penggunaan sistem seperti ini paling berperan dalam hal peningkatan perusahaan ? Jelaskan !

16. Dalam mengoperasikan sistem pada kegiatan / aktivitas perusahaan sehari hari, apakah sistem dapat menghasilkan outputs yang sesuai dengan waktu dan material yang minimal ? Jelaskan jawaban anda !

14
Perpustakaan Unika

DAFTAR PERTANYAAN KUESIONER KEPUASAN MAHASISWA

EVALUASI SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK MAHASISWA PERGURUAN TINGGI DENGAN MENGGUNAKAN PIECES FRAMEWORK Studi Kasus Pada Universitas Katolik Soegijapranata Semarang

Nama Alamat No.Telp

: : :

Fakultas / Jurusan : Semester :

Sistem Registrasi Mahasiswa 1. Menurut Anda, apakah sistem registrasi mahasiswa di Unika ini memberikan kemudahan dalam mengikuti prosedurnya, ataukah memberikan kesulitan bagi anda ?

2. Pernahkah anda mengalami kesulitan / hambatan / kekecewaan / ketidakpuasan dalam mengikuti prosedur sistem registrasi mahasiswa selama ini ? Jika pernah, harap dijelaskan !

15
Perpustakaan Unika

3. Menurut pendapat dan pengalaman anda selama ini, apakah sistem registrasi mahasiswa seperti yang diterapkan ini, baik dari segi pelayanan maupun prosedur serta sistem yang berjalan, memberikan kepuasan bagi anda selaku konsumen di Universitas Katolik Soegijapranata ini ?
Sangat Puas Puas Ragu - ragu Tidak Puas Sangat Tidak Puas

Kartu Rencana Studi ( KRS ) Mandiri, BAGI YANG MENGGUNAKAN 4.Dengan adanya KRS Mandiri, pernahkah Anda mengalami kesulitan / hambatan / kekecewaan selama proses KRS Mandiri tersebut berlangsung ? Harap dijelaskan !

5. Menurut pendapat dan pengalaman anda, apakah dengan adanya KRS Mandiri, memberikan kepuasan bagi anda selaku konsumen yang membutuhkan informasi informasi penting dalam kegiatan akademik Anda ?
Sangat Puas Puas Ragu - ragu Tidak Puas Sangat Tidak Puas

16
Perpustakaan Unika

Prosedur mengikuti Ujian Semester 6. Menurut Anda, apakah dalam mengikuti prosedur ujian semester memberikan kemudahan, ataukah memberikan kesulitan bagi anda ?

7. Pernahkah anda mengalami suatu masalah / kesulitan / kekecewaan dalam mengikuti prosedur ujian semester di Unika ini ? Jika pernah, harap dijelaskan !

8. Dalam masalah presensi kehadiran kuliah, menurut anda, apakah sering terjadi kesalahan dengan presensi tersebut ? Jika sering atau pernah, seperti apa kesalahan yang anda maksud ?

Pernahkah anda memanfaatkan web Unika yang ada ? Jika pernah, biasanya untuk kepentingan apa ?

10 Dalam mengakses nilai via internet, bagaimana pendapat anda dengan fasilitas seperti ini ? Adakah kendala atau keluhan ?

11. Kemudian mengenai masalah waktu pemrosesan dalam prosedur sistem ujian semester, apakah membutuhkan waktu yang lama atau cepat dalam melakukan prosedur tersebut ?

17
Perpustakaan Unika

12. Menurut pendapat dan pengalaman anda, apakah sistem dalam mengikuti ujian semester hingga nilai keluar,memberikan kepuasan bagi anda selaku konsumen yang membutuhkan informasi informasi penting ?
Sangat Puas Puas Ragu - ragu Tidak Puas Sangat Tidak Puas

Perpustakaan Unika

Tabulasi Kuesioner Sistem Administrasi Akademik Mahasiswa Unika Soegijapranata

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 1 Mudah Mudah Mudah Mudah Sulit Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Sdh Baik Sulit Sulit Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Ckp Mudah Ckp Mudah Mudah Skrg Sulit Mudah Sulit Mudah Mudah Mudah 2 Tdk Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Tdk Pernah Pernah Belum Tdk Pernah Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Tdk Pernah Pernah Tdk Pernah Belum Belum Tdk Pernah Belum Pernah Tidak Pernah Tidak Belum Tidak 3 4 4 4 4 4 4 4 4 5 4 3 4 3 2 3 4 4 4 4 4 4 5 3 4 4 4 4 2 4 Tdk Pernah Tidak Pernah Ya Pernah Pernah Pernah Ya Tidak Tidak Ya Pernah Pernah Ya Pernah Tidak Tidak Pernah Tidak Tidak Belum Bikin repot Ya Pernah Pernah Tidak Bingung Pernah 5 2 3 2 3 2 4 2 2 4 4 4 2 2 3 2 4 4 3 4 4 4 2 2 3 2 4 3 2 Daftar Pertanyaan 6 7 Mudah Tdk Pernah Lumayan Pernah Mudah Tdk Pernah Cukup Tdk Pernah Mudah Tdk Pernah Mudah Tdk Pernah Mudah Pernah Mudah Belum Mudah Tdk Pernah Mudah Tidak Mudah Tidak Mudah Tidak Biasa Tidak Mudah Tidak Mudah Tidak Mudah Tdk Pernah Biasa Tdk Pernah Biasa Tdk Pernah Mudah Tidak Mudah Belum Cukup Tidak Mudah Belum Mudah Tidak Mudah Tdk Pernah Mudah Tdk Pernah Sulit Tidak Cukup Belum Mudah Tidak 8 Kadang Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Belum Tidak Sering Pernah Tidak Pernah Pernah Tidak Lumayan Pernah Tdk Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Biasa Pernah Pernah Tdk Pernah Pernah Jarang Tidak 9 Pernah Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Belum Tidak Tidak Pernah Pernah Pernah Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Jarang Pernah Pernah Pernah Jarang Pernah Tidak 10 Cukup Ada Mudah Ada Ada Ada Tidak Belum Tidak Ada Tidak Ada Tidak Tidak Ada Tidak Mudah Tidak Tidak Cukup Tidak Ada Tidak Mudah Tidak Tidak Cukup Tidak 11 Cepat Lama Cepat Cepat Lama Cepat Lama Lama Cepat Cepat Lama Lama Cepat Lama Lama Cepat Cepat Cepat Cepat Cepat Cepat Lama Lama Lama Lama Cepat Lumayan Cepat 12 2 3 4 3 1 2 1 4 4 5 4 1 3 2 2 3 2 3 4 4 4 2 2 4 3 4 2 4

Perpustakaan Unika

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

Tergantung Mudah Ckp Mudah Ckp Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Ckp Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Sulit Mudah Mudah Mudah Kadang sulit Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Krg praktis Sedikit sulit Krg praktis Mudah Sulit Agak Sulit

Belum Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Belum Belum Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Tidak Pernah Belum

4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 2 4 4 2 3 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 4 4 4 4 5 4

Pernah Tidak Tdk efektif Pernah Tidak Pernah Ya Pernah Mudah Ya Tidak Mudah Gampang Sering Pernah Ya Ya Pernah Pernah Pernah Kadang Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah

3 4 3 2 5 2 2 2 5 2 5 5 5 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Mudah Mudah Cukup Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Sulit Mudah Mudah Mudah Sulit Sulit Sulit Mudah Mudah Lumayan Mudah Mudah Mudah Biasa Mudah Biasa Mudah Mudah Mudah

Belum Tidak Tdk Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Belum Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Tidak Tidak Tidak Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Pernah Tidak Pernah Tdk Pernah Pernah Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Pernah Tdk Pernah Tidak Tdk Pernah Pernah Belum

Belum Sering Tdk Pernah Pernah Pernah Pernah Belum Tdk Pernah Tidak Tidak Pernah Tdk Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Sering Tidak Pernah Tdk Pernah Pernah Pernah Jarang Pernah Tidak Tdk Pernah Tidak Pernah Tidak Pernah

Pernah Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Belum Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Kadang Pernah

Ada Tidak Lumayan Ada Sdh bagus Lambat Belum Bagus Bagus Tidak Ada Ada Ada Tidak Tidak Tidak Bagus Lambat Tidak Tidak Tidak Tidak Lumayan Ada Tidak Tidak Bagus Ada Tidak Tidak Tidak Bagus

Lama Cepat Tdk Lama Lumayan Cepat Lumayan Cepat Cepat Sdh cepat Cepat Lama Cepat Cepat Lama Lama Lama Lumayan Lumayan Cukup Sdh cepat Kadang lama Cepat Cepat Cepat Cepat Lumayan Biasa Cepat Biasa Cukup Lama Biasa

3 4 4 3 2 3 4 2 2 4 4 2 4 2 2 3 4 4 2 3 4 3 4 5 5 4 4 4 3 4 3 4

Perpustakaan Unika

61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92

Ckp Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Sulit Sedikit sulit Lumayan Sulit Mudah Mudah Mudah Ribet Gampang Ckp Mudah Mudah Lumayan Ckp Mudah Mudah Baik Sgt mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Mudah Sedikit sulit Mudah Mudah Gampang

Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Tidak Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Pernah Pernah Pernah Tidak Pernah Tidak Tdk Pernah Tidak Tdk Pernah Tidak Pernah Tdk Pernah Jarang Tidak Tidak Tidak Pernah Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Jarang Pernah Biasa Jarang Tidak

4 4 4 4 4 4 4 2 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4

Cukup Mudah Sulit Mudah Mudah Mudah Gampang Gampang Mudah Mudah Mudah Lumayan Lumayan Biasa Mudah Mudah Sulit Cukup Mudah Mudah Mudah Sulit Mudah Mudah Sulit Sulit Gampang Mudah Mudah Mudah Mudah Sulit

Tdk Pernah Tdk Pernah Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tdk Pernah Tidak Tdk Pernah Tdk Pernah Tidak Tdk Pernah Pernah Pernah Tidak Pernah Pernah Tidak Tidak Belum Pernah Pernah Pernah

Kadang Pernah Tidak Pernah Tidak Tidak Tidak Tidak Tdk Pernah Tidak Tdk Pernah Pernah Pernah Tidak Pernah Tdk Pernah Tidak Pernah Tdk Pernah Pernah Tidak Tidak Tdk Pernah Pernah Pernah Tdk Pernah Jarang Tidak Kadang Tidak Tidak Tidak

Kadang Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Tidak Tidak Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah Pernah

Ckp bagus Kurang Bagus Ada Tidak Ada Tidak Tidak Ada Ada Ada Tidak Tidak Ada Tidak Bagus Bagus Tidak Bagus Ada Tidak Tidak Sdh bagus Baik Ada Bagus Bagus Ada Ada Bagus Lumayan Biasa

Cepat Cepat Cepat Lumayan Cukup Lumayan Cepat Cepat Lama Cepat Cepat Lama Lumayan Lumayan Lama Cepat Cepat Cukup Cepat Lumayan Lama Cepat Cepat Lama Cepat Lama Lama Lumayan Cepat Lumayan Lambat Cepat

2 2 4 4 4 4 2 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

Perpustakaan Unika

93 94 95 96

Mudah Mudah Lumayan Mudah

Pernah Tidak Tdk Pernah Tidak

4 4 4 4

Lumayan Mudah Gampang Gampang

Pernah Jarang Tidak Pernah

Tdk Pernah Jarang Tdk Pernah Tidak

Pernah Pernah Jarang Pernah

Biasa Bagus Lumayan Tidak

Cepat Cepat Cepat Lumayan

4 4 4 4