Microsoft Excel 2010

2. Mengolah Data Sel

2
 Memasukkan Data dengan Fill Handle
 Menggunakan Fasilitas Autofill
 Menyalin Data
 Alamat Sel
 Fungsi dan Operator Logika

Yang dimaksud mengolah data sel disini adalah bagaimana memasukkan data ke dalam
sel lembar kerja (worksheet), bagaimana cara menyalin data sel, bagaimana membuat
data berurutan dalam sel, apa saja jenis alamat sel lembar kerja Excel, serta bagaimana
mengolah data yang ada pada sel dengan menggunakan fungsi dan operator logika.

2.1. Memasukkan Data dengan Fill Handle

Cara memasukkan data kedalam lembar kerja Excel yaitu dengan mengarahkan
indikator sel aktif ke sel yang akan diisi data, sebab setiap sel bisa diisi dengan data.
Dalam pengolahan data angka, pastikan data angka diketik di sel atau kolom sendiri-
sendiri. Data dalam sel bisa juga disalin ke sel yang lain, caranya sama dengan menyalin
data pada Word. Atau, kalau dalam Excel bisa juga menyalin dan memasukkan data
menggunakan fill handle ...
Fill Handle: pointer mouse yang
diletakkan di sudut kanan bawah
indikator sel aktif, bentuknya
berubah dari plus tebal warna putih
menjadi plus tipis.

Fill handle juga bisa digunakan untuk membuat data yang berurut, misalnya:
a. Gantilah teks ‘Januari’ diatas, dengan teks ‘January’ (tergantung setting bahasa
pada komputer yang digunakan).
b. Dengan fill handle, drag hingga sel B13.
c. Hasilnya adalah nama bulan urut dari January hingga December.
Coba lakukan hal yang sama untuk membuat nama-nama
hari! Sekarang cobalah untuk membuat bilangan kelipatan
5. Lakukan dengan data seperti gambar disamping ini:
ketik angka 5 di sel B2 dan 10 di sel B3, blok kedua angka
itu lalu drag fill handle hingga sel B10. Apa yang terjadi?

2.2. Menggunakan Fasilitas Autofill

Memasukkan data seperti diatas juga bisa menggunakan fasilitas Autofill. Caranya:
a. Ketik ‘Sunday’ di sel A1.
b. Aktifkan sel A1, dan dengan fill handle, drag hingga sel B3.

Mengolah Data Sel | 67

e-biz education enterprise

c. Lepaskan klik mouse, dan perhatikan di kanan

bawah data, ditampilkan beberapa pilihan perintah
seperti nampak pada gambar di samping ini …
Copy Cells, untuk menyalin isi sel.
Fill Series, untuk menyalin data berurut sesuai series-
nya, yaitu nama hari.
Formatting Only, isi sel tidak disalin, hanya format
sel-nya saja.
Fill Without Formatting, menyalin isi sel tanpa format.
Fill Days, Weekdays, Month, dan sebagainya adalah untuk menyalin isi sel sebagai nama
hari, bulan, dan sebagainya.
Autofill bisa juga dilakukan dengan perintah yang ada pada Tab
Home, Ribbon Group Editing seperti ini …
Tandai dulu sel yang akan diisi data berurut, lalu pilih Series.

2.3. Menyalin Data

Untuk menyalin data, caranya: Pastikan Tab Home aktif, pada Ribbon Group Clipboard
klik Copy. Maka akan ditampilkan pilihan seperti ini …
Pilih Copy atau tekan tombol CTRL+C, untuk menyalin data termasuk
formatnya ke dalam Clipboard.
Pilih Copy as Picture, untuk menyalin data sebagai gambar ke dalam Clipboard.
Untuk menampilkan isi Clipboard, caranya adalah dengan memilih
perintah Paste yang ada di Group Clipboard. Maka akan ditampilkan pilihan-pilihan
sebagai berikut:
Formulas (F) Formulas and Number Formatting (O)

Paste (P) Keep source Formatting (K)

Transpose (T)

No Borders (B)
Keep Source Column Width (W)
Paste (P), menyalin isi clipboard sesuai data aslinya.
Formulas (F), menyalin hanya rumusnya saja.
Formulas and Number Formatting (O), menyalin rumus dan format angkanya.
Keep Source Formatting (K), menyalin dengan tetap menjaga format sumber data (data asli).
No Borders (B), menyalin tanpa bingkai.
Keep Source Column Width (W), menyalin dengan tetap menjaga lebar kolom sumber data.
Transpose (T), menyalin dengan hasil terbalik, kolom jadi baris – baris jadi kolom.
Values and Number Formatting (A)
Values (V)
Values and Source Formatting (E)

Values (V), menyalin isi sel / datanya saja.

Values and Number Formatting (A), menyalin isi sel / data berikut formatnya.
Values and Source Formatting (E), menyalin isi sel dan menjaga format sumber datanya.
Paste Link (N) Picture (U)
Formatting (R)
Link Picture (I)

Formatting (R), menyalin hanya formatnya saja.

Paste Link (N), menyalin link (hubungan dengan data lain).
Picture (U), menyalin sebagai gambar.
Link Picture (I), menyalin link gambar.

68 | Mengolah Data Sel

 Microsoft Excel 2010

2.4. Alamat sel

Lembar kerja Excel yang berlajur yang terdiri dari kolom dan baris, memudahkan
pemasukkan dan pengolahan data, sebab data yang dimasukkan ke dalam sel memiliki
alamat. Hal ini sangat membantu pengguna, sebab jika dilakukan perubahan data, Excel
segera melakukan perhitungan ulang (recalculation). Alamat sel ada 3 macam, yaitu:
a. Alamat sel relatif, adalah alamat sel yang selalu berubah kolom dan barisnya jika
dilakukan perubahan posisi. Contoh: =A2*B1
b. Alamat sel semi absolut, adalah alamat sel yang akan berubah baris atau
kolomnya saja jika dilakukan perubahan posisi. Contoh: =$A2*B$1
c. Alamat sel absolut, adalah alamat sel yang tidak berubah kolom dan barisnya
walau dilakukan perubahan posisi. Contoh: =$A$2*$B$1

Simbol ‘$’ diawal alamat kolom atau baris berguna untuk mengunci alamat sel
atau kolom tersebut.

2.5. Fungsi dan Operator Logika

Sekarang kita akan membahas pengolahan data dengan menggunakan fungsi dan operator
logika. Fungsi logika digunakan untuk mengolah data sesuai kondisi, sebab itu fungsi logika
biasanya juga disebut conditional formula. Fungsi logika yang sering digunakan adalah:

=IF(kondisi yang diuji,[Nilai jika kondisi benar],[Nilai jika kondisi salah])

Kondisi dan Nilai bisa berupa angka, rumus, atau teks. Misal: di sel A1 diketik data ’50’.
Kondisi yang diuji : Apakah sel A1 berisi data lebih dari 50?
Nilai jika kondisi salah : BAIK
Nilai jika kondisi benar : KURANG
Penulisan rumus di sel B1 : =IF(A1>50,”BAIK”,”KURANG”)
Hasil yang nampak di sel B1 : KURANG
Coba ganti-ganti angka yang ada di sel A1!
Namun, jika kondisi yang diuji memiliki 3 Nilai. Misal: di sel C1 diketik data ’50’. Nilai
yang disediakan: jika C1<50, nilainya “KURANG”. Jika C1 berisi data 50 – 80, nilainya
“CUKUP”. Selain itu, nilainya “BAIK”. Maka penulisan rumusnya di D1:
=IF(C1<50,”KURANG”,IF(C1>80,”BAIK”,”CUKUP”))
Atau
=IF(C1>80,"BAIK",IF(C1<50,"KURANG","CUKUP"))
Terkadang kondisi yang diuji memiliki lebih dari 1 kriteria. Misal: jika nilai teori > 70 DAN
nilai praktik > 70, maka nilainya “LULUS”. Jika tidak, maka nilainya “GAGAL”.
Dalam kasus seperti ini, maka fungsi logika harus digunakan bersama operator logika.
Ada 2 operator logika, yaitu:

=AND(kondisi1, [kondisi2], [kondisi3], …)

dan
=OR(kondisi1, [kondisi2], [kondisi3], …)

Seandainya, nilai teori diketik di sel E1 dan nilai praktik di sel F1. Maka kasus diatas
diselesaikan dengan rumus:
=IF(AND(E1>70,F1>70),”LULUS”,”GAGAL”)

Mengolah Data Sel | 69

e-biz education enterprise

 PRAKTIKUM 2
1. Buatlah tabel seperti gambar dibawah ini, dengan ketentuan:
a. Data masukkan berupa Nama Mahasiswa, dan Nilai 5 materi uji.
b. Jumlah Lulus = jumlah materi uji yang nilainya > 70.
c. IPK = jumlah rata-rata nilai semua materi uji.
d. Keterangan = LULUS, jika JUMLAH LULUS > 3 dan IPK > 70
REMIDI, jika JUMLAH LULUS >= 2 dan IPK > 60
Selain itu berarti TDK LULUS
e. Carilah juga ranking nilai mahasiswa berdasarkan IPK-nya.
DAFTAR NILAI TRAINING PAP TAHUN 2010
PAKET APLIKASI PERKANTORAN
NOMOR NAMA NILAI JUMLAH
IPK KETERANGAN RANKING
URUT MAHASISWA WORD EXCEL PPOINT OUTLOOK ACCESS LULUS
1 MAY DIANA 80 75 70 72 60 3 71.40 REMIDI 7
2 YOHANNES 72 70 80 75 90 4 77.40 LULUS 2
3 AGUSTINA 75 70 90 75 80 4 78.00 LULUS 1
4 WULANDARI 55 65 50 80 60 1 62.00 TDK LULUS 10
5 ISWOYO 60 85 75 75 80 4 75.00 LULUS 6
6 MAPALITA 90 80 75 70 65 3 76.00 REMIDI 4
7 TYASTUTI 70 65 60 65 65 0 65.00 TDK LULUS 9
8 NUGROHO 75 65 72 70 75 3 71.40 REMIDI 7
9 THERESIA 70 80 72 85 75 4 76.40 LULUS 3
10 ANDRIYA 85 65 75 80 75 4 76.00 LULUS 4

LULUS : 5
REMIDI : 3
TDK LULUS : 2

f. Simpan dengan nama PRAKTIKUM-2. Dan Sheet1 ganti dengan nama TABEL-1.

Fungsi yang digunakan: =COUNTIF(), =IF(), =AND(), RANK

2. Buatlah tabel berikut ini dengan ketentuan:

a. Kerjakan di Sheet2, lalu ganti nama Sheet2 menjadi TABEL-2.
b. Data masukkan berupa 1 Dollar =, Software Produk, dan Jumlah Unit Penjualan
dari bulan Januari-Juni.

c. Target penjualan tiap bulan >4. Karena itu Target:

Sesuai = Jumlah bulan yang memenuhi target.
Jumlah = Jumlah penjualan semua bulan yang memenuhi target.
d. Setiap jumlah penjualan yang memenuhi target mendapat reward $5, karena itu:
Jumlah Reward = (Target) Jumlah x 5 x 1 Dollar (Rp.9,800)
e. Jumlah reward diuangkan dalam pecahan Rp.100.000-an, Rp.10.000-an dan
Rp.1.000-an.

Fungsi yang digunakan: =COUNTIF(), =SUMIF(), =MOD(), =INT()

70 | Mengolah Data Sel

 Microsoft Excel 2010

3. Mengolah Data Spesifik

3
 Conditional Formatting
 Memilih Bentuk Tabel
 Bekerja dengan Data Spesifik

Data spesifik adalah data yang sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan atau sesuai
dengan kondisi tertentu. Data spesifik ini kemudian bisa diberi penanda: disorot dengan
warna (highlight), isi sel dicetak dengan penekanan atau format khusus, atau ditandai
sesuai skala dengan warna visual, ikon dan data bar; diurutkan; dan ditampilkan sesuai
kriteria tertentu.

3.1. Conditional Formatting

Conditional Formatting adalah format sel (datanya yang diformat atau isi selnya yang
diformat) yang sesuai dengan kondisi atau kriteria yang diberikan.
Tandai sel-sel yang berisi data tertentu. Pada Tab Home, di Ribbon
Group Styles, klik Conditional Formatting …
 Highlight Cells Rules, akan menandai atau memberi warna sel-sel yang
memenuhi kriteria: lebih besar dari … (Greater Than…), lebih kecil dari …
(Less Than), diantara … (Between), sama dengan … (Equal To…), sel yang
berisi teks … (Text that Contains…), tanggal (A Date Occuring…), dan
nilai atau data rangkap (Duplicate Values…).
 Top/Bottom Rules, akan menandai atau memberi warna sel-sel yang
memenuhi kriteria terbesar / terkecil.
 Sel-sel ditandai dengan berbagai warna gradasi atau ikon berdasarkan
nilai terbesar hingga terkecil (Data bars, Color Scales, dan Icon Sets).
Jika memberi kriteria secara manual, pilih
New Rule… Maka dialog box New
Formatting Rule akan ditampilkan seperti
ini …

Jenis kriteria atau aturan, pilih disini

(Select a Rule Type:)

Penjabaran kriteria atau aturan, pilih dan

atur disini (Edit the Rule Description:)

Jika ingin memberi beragam

kriteria atau aturan, pilih
Manage Rules … dan akan
ditampilkan dialog box
Conditional Formatting Rules
Manager …
Pilih New Rule untuk memberi aturan baru. Atau melakukan perubahan aturan dengan Edit Rule.
Menghapus aturan dengan Delete Rule serta mengatur urutannya dengan Order rule.

Mengolah Data Spesifik | 71

e-biz education enterprise

Untuk menghapus berbagai kriteria atau aturan yang diterapkan, pilih Clear Rules from
Selected Cell (menghapus kriteria yang ada di sel yang ditandai), Clear Rules from Entire
Sheet (menghapus semua kriteria
di seluruh lembar kerja), Clear
Rules from This Table (menghapus
kriteria dari tabel) atau Clear Rules
from This PivotTable (menghapus
kriteria dari PivotTabel).

3.2. Memilih Bentuk Tabel

Excel 2010 mempermudah kita membuat tabel yang langsung diberi tombol filter.
Caranya:
 Ketik datanya terlebih dahulu.
 Tandai data tersebut.
 Klik Tab Home, lalu pilih Format as Table pada Ribbon Group Styles.
 Pilih Style tabel yang diinginkan.
Jika tabel diaktifkan, maka akan ditambahkan Tab Table Tools Design seperti ini …

Ada beberapa Ribbon Group yang berisi berbagai perintah untuk pengolahan tabel yang
telah kita buat, yaitu:
 Pada Group Properties, terdapat bagian untuk memberi nama tabel (Table
Name) dan perintah untuk memperbesar range tabel (Resize Table).
 Group Tools, berisi perintah untuk membuat ringkasan tabel dengan PivotTable
(Summarize with PivotTable); perintah untuk menghapus duplikasi data
(Remove Duplicates); dan perintah untuk konversi data tabel menjadi data
range biasa (Convert to Range).
 Group External Table Data, berisi perintah-perintah untuk eksport data ke
dalam web.
 Group Table Style Options, berisi perintah-perintah untuk mengatur Style tabel.
 Group Table Styles, berisi berbagai pilihan Style tabel.

Membuat tabel bisa juga menggunakan pilihan yang ada

pada Tab Insert. Lalu tandai tabel mulai dari judul kolom.
Klik Table yang ada pada Ribbon Group Tables atau tekan
tombol CTRL+T. Pada dialog box Create Table seperti
gambar disamping, akan ditampilkan alamat tabel yang
ditandai pada bagian Where is the data for your table?.
Lalu aktifkan My table has headers, jika tabel yang ditandai mulai dari judul kolom.
Akhiri dengan klik OK, tabel-pun jadi dan kita bisa bekerja pada Tab Table Tools Design.

3.3. Bekerja dengan Data Spesifik

Selama proses pengolahan data, terkadang dibutuhkan data spesifik. Misalnya, data
yang dibaca harus urut, menampilkan 10 besar data saja, menampilkan data dengan
kriteria tertentu, dan sebagainya. Cara melakukannya adalah
sebagai berikut: pastikan Tab Data aktif. Pada Ribbon Group Sort
& Filter, terdapat berbagai pilihan perintah seperi ini …

72 | Mengolah Data Spesifik

 Microsoft Excel 2010

a. Ascending, urut naik dari kecil ke besar.

b. Descending, urut turun dari besar ke kecil.

Jika ditampilkan pesan pendek, seperti berikut ini:
 Pilih Expand the selection, jika ingin memperluas
data yang ditandai.
 Pilih Continue with the current selection, jika
ingin melanjutkan mengurutkan data yang
ditandai saja.
c. Pilih perintah sort maka akan ditampilkan dialog box Sort seperti gambar
dibawah ini …
 Pada bagian Sort by, pilih
NAMA, pada bagian Order,
pilih A to Z.
 Klik Add Level. Lalu isi bagian
Sort by, pilih JUMLAH, pada
bagian Order, pilih Z to A.

d. Cara lain untuk melakuan pengurutan data, adalah dengan memanfaatkan fasilitas
Filter. Untuk mengaktifkan fasilitas filter, klik Filter yang ada di Ribbon Group Sort &
Filter. Sekarang, coba tandai tabel dari sel A2
sampai sel C7. Lalu klik Filter. Maka tabel data
akan nampak seperti ini …
di sisi kanan setiap judul kolom ditambahkan tombol
Filter
Pada tombol filter ini, kita bisa langsung me-
ngurutkan data kolom dimana tombol filter berada.
e. Dengan tombol Filter tersebut, kita juga bisa menampilkan data spesifik, misalnya:
menampilkan semua nama yang berawalan ‘K’ saja. Caranya:
 Tandai tabel data dari sel A2 sampai dengan sel C7.
 Klik filter yang ada di kolom NAMA, pada bagian Text
Filter ketik: K* ( ‘*’ adalah karakter unik yang
mewakili semua karakter, sedangkan ‘?’ mewakili
satu karakter).
 Atau klik Text Filters, pilih Equals. Setelah tampil
dialog box Custom Autofilter ketik K*, seperti
ini …

Mengolah Data Spesifik | 73

e-biz education enterprise

 PRAKTIKUM 3

1. Bukalah PRAKTIKUM-2, TABEL-1, lalu copy-kan ke lembar kerja yang baru.

a. Kolom IPK berilah Conditional Formatting – data bars, juga icon sets – indicators.
b. Kolom Keterangan: tandai dengan warna merah dan font tebal bagi yang TDK
LULUS. Sehingga tabelnya nampak seperti ini …

c. Simpan dengan nama PRAKTIKUM-3, lalu Sheet1 ganti menjadi DATA-1.

2. Buatlah tabel berikut ini di Sheet2, lalu ganti namanya menjadi DATA-2:

Ketentuannya:
a. Data masukkan berupa: No.Induk, Nama Peserta, Jenis Kel. dan Usia.
b. No.Induk berisi informasi sebagai berikut:
Materi Asal bulan daftar no.urut
P U 08 100
Asal = Jika U, maka peserta berasal dari UMUM, P berasal dari PERUSAHAAN
dan S berasal dari SEKOLAH.
Materi = Jika P, maka peserta mengikuti training dengan materi PAP, jika W
materi WEB dan J materi JARINGAN.
Lama = Jika mengikuti training PAP lamanya 3 bln, JARINGAN lama training 6
bln dan WEB lama training 8 bln.
Biaya = training PAP biayanya Rp.350.000, WEB biayanya Rp.1.200.000 dan
JARINGAN biayanya Rp.1.800.000.
c. Ingat data Usia, Lama dan Biaya berupa angka atau VALUE.
d. Diskon = - Jika peserta mengikuti training dengan materi PAP dan berasal dari
SEKOLAH, maka akan mendapat DISKON sebesar 10% dari Biaya.
- Jika peserta mendaftarkan diri pada bulan 08 atau berasal dari
SEKOLAH, maka akan mendapat DISKON sebesar 5% dari Biaya.
- Selain itu tidak akan mendapat DISKON.
e. Bayar = Biaya - Diskon

74 | Mengolah Data Spesifik

 Microsoft Excel 2010

3. Copy-kan tabel DATA-2 ke Sheet3, lalu ganti nama Sheet3 menjadi DATA-3.
4. Ubahlah format tabel dengan style: Table Style Medium 10.
5. Sekarang, cobalah bekerja dengan data spesifik sebagai berikut:
a. Tampilkan semua peserta yang mengikuti training PAP.
b. Tampilkan semua peserta Perempuan yang mengikuti training JARINGAN.
c. Tampilkan semua peserta yang berasal dari UMUM dan berusia >= 30 tahun.
d. Tampilkan semua peserta yang berasal dari UMUM dan PERUSAHAAN yang
berusia <= 30 tahun.
e. Tampilkan semua peserta yang berasal dari UMUM dan PERUSAHAAN yang
mendapatkan Diskon.
f. Tampilkan semua peserta yang membayar > Rp.1.500.000,-.
g. Tampilkan semua peserta yang membayar < Rp.500.000,- dan mendapat Diskon.
h. Tampilkan semua peserta yang membayar diantara Rp.1.000.000,- hingga
Rp.1.500.000,-
i. Tampilkan semua peserta yang mendaftar tidak di bulan 8.
j. Tampilkan semua peserta yang mendaftar di bulan 8 dan berasal dari UMUM.
k. Copy tabel yang ada di DATA-3 ke Sheet4. Aktifkan Sheet4, urutkan tabel
berdasarkan Bayar dari yang terbesar hingga terkecil. Ganti nama Sheet4
dengan nama DATA-4. Lalu kolom Bayar berilah Conditional Formatting – Color
Scales, juga icon sets – 4 Ratings.
l. Dengan Conditional Formatting, tandai atau format dengan warna putih dan
background (fill) gelap semua data peserta yang berasal dari SEKOLAH. Sehingga
tabel (DATA-4) akhirnya nampak seperti ini:

Mengolah Data Spesifik | 75