Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

PKBM MITRA BURUH NUSANTARA (MBUN)

Microsoft Excel 2007

1
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
A. Mengenal Microsof Excel
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar
kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem
operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan
grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan
Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam
komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet
paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun
platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993.
Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi
Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System
2007 .

B. Operasi Dasar
1. Bootinglah komputer anda dengan cara menekan tombol power pada CPU & Monitor
anda.
2. Klik tombol Start - All Program – Microsoft Office - Microsoft Excel 2007, jika pada
dekstop komputer sudah ada shortcutnya, anda tinggal klik ganda shortcutnya.

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal
lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum
yang akan digunakan.

Name

Cell Formula Bar Kolom

Vertical Scroll Bar

Row (Baris)

Horizontal Scroll Bar Zoom

WorkSheet

2
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Dalam Microsoft Excel terdapat 5 komponen utama yaitu :

1. Row Heading
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja
yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel
(akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah
65.536 baris.

2. Column Heading
Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja
yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah
satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z
dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom
BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom).
Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).

3. Cell Pointer
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan
antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1
berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

4. Range
Range adalah kumpulan dari beberapa Cell

Contoh : cell A1:A10 ( terdiri dari cell A1 s/d A10 )

5. Formula Bar
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita
gunakan nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’
. Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada
formula bar dapat diketikkan =A1+B1 .
C. Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)
Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah
sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse
dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita
dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu
klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar
tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

Tombol Fungsi
← ↑→ ↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
3
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya

Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

D. Mengenal Tipe Data

Tipe data yang akan dimasukan ke dalam sel ada 3 jenis:

1. Data Value (Data Angka)

Data ini dapat di proses untuk hitungan matematika. Termasuk data angaka adalah
data tanggal dan waktu.
Untuk data tanggal 1 = 1 Januari 2014
Untuk data waktu 1 = 1 hari (24 jam), Maka contoh 0.5 = 12.00, 0.25 = 06.00
2. Data Label (data karakterbukan angka)
Data ini adalah semua karakter selain angka, bila angka dipaksakan untuk menjadi
label maka diawali apostrop (‘)
3. Data Rumus
Data rumus diawali dengan ‘=’. Excel akan memberitahu anda setiap ada penulisan
hruf yang tidak dikenal Excel anda bisa menegetahui apakah data merupakan rumus
atau bukan bisa melihat di formula Bar (fx)

E. Mengenal Alamat Cells

Penulisan alamat sel di Microsoft Excel ada 3 macam :
1. Alamat sel relatif : alamat sel yang bila rumus tersebut dikopi sejauh x kolom dan y
baris maka alamat sel dalam rumus akan berubah bertamba x kolom dan y baris
Contoh: A3
2. Alamat sel absolut : alamat sel tetap baik kolom amupun baris, sel terkunci dari
perubahan baik baris maupun kolom.
Contoh : $B$3
3. Alamat sel semi absolut : Kolom tetap baris berubah atau kolom berubah baris tetap
Contoh : $B4, C$5

4
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Untuk mengubah – ubah jenis alamat sel maka anda bisa menggunakan F4 untuk memahami
ini maka ketiklah data seperti dibawah ini.
1. Alamat Sel Relatif
Ketikan rumus di sel B8 : =B2. Kemudian kopilah 5
baris kebawah dan dua kolom ke kanan. Amati..
2. Alamat sel absolut
Selanjutnya ketiklah rumus di F8 : =$B$2 dan kopilah
dengan cara yang sama dengan sebelumnya. Amati...
3. Alamat Sel Semi Absolut (di kunci kolomnya)
Ketik di sel B13 : =$B2, Setelah dikopi amati...
4. Alamat sel semi absolut (dikunci barisnya), ketik di
sel F13 : =B$2, setelah dikopi bandingkanlah..

F. Membuat Perhitungan Matematika Sederhana

Sebelum kita mempelajari materi ini maka anda harus tahu hierarki.
Hierarki (prioritas penyelesaian rumus) pada perhitungan matematika adalah :
Prioritas Operator Kegunaan Matematika Excel
1 () Kurung (4+5):3 =(4+5)/3
2
2 ^ Pemangkatan 5 =5^2
=SQRT( ) Akar √25 =SQRT (25)
3 * Perkalian 4x5 =4 * 5
/ Pembagian 5:2 =5/2
+ Penjumlahan 7 + 8 =7 + 8
- Pengurangan 8 - 3 =8-3

Contoh : Bila anda mengetik rumus = 3+3/2 maka penyelesaiannya bukan 3+3 baru dibagi 2
melainkan 3/2 dahulu baru ditambah 3
Latihan :

Tulislah rumus excelnya dan ketiklah di sel excel dan cocokan hasilnya:

Rumus matematika Rumus excel Hasil

(23 + 3) 6
+ (4 )
(15 − 2)

402 8
2( / )
150 + 51

5
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
G. Latihan membuat tabel sederhana
Ketikanlah data sebagai berikut :
Setelah mengetik semua data disamping,
perhatikan total harga (sel F7), total harga
adalah jumlah barang dikalikan harga.
Maka ketik di sel F7 rumus: =D7*E7
(enter) atau anda bisa klik sel yang
bersangkutan, tanpa mengetikan nama sel.
Untuk mengkopikan hasil kebawah dengan
rumus yang sama, maka anda tidak perlu
repot mengetik rumus lagi tapi cukup
mengklik drag sel F7 kebawah atau cara
yang lebih cepat adalah melakukan doble
klik pada handle (tanda + pada ujung kanan
bawah sel) sel F7

Selanjutnya untuk total uang (sel f14)

adalah jumlah dari f7 sampai f13 caranya:

1. Aktifkan sel f14

2. Ketikan =sum(f7:f13) atau klik toolbar sigma (∑) dan klik drag sel yang akan dijumlah.
3. Tekan enter

H. Pengaturan layout sederhana

1. Mengganti nama sheet
Gantilah nama sheet1 menjadi latin1 dengan cara doble klik pada sheet dan ketik nama
baru. Selanjutnya tekan enter.
2. Menggabungkan beberapa sel
Perhatikan judul tabel data barang agar dapat pas ditengah
tabel maka harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu
sel.
Caranya : blok sel B2 sampai F2 selanjutnya klik menu
home – klik icon Merge & Center – pilih Merge & Center ,
untuk memisahkan kembali pilih Unmerge Cell, selanjutnya
atur ukuran fonnya menjadi 16 Bold. Dengan cara yang
samagabungkan sel baris – baris berikutnya, untuk judul
saja.
3. Mengurutkan data
Urutkan data-datanya berdasarkan harga satuan yang kecil terlebih dahulu
Caranya : blok semua data (tanpa memblok header /kepala tabel) kemudian
pilih menu home – klik icon short & filter.. selanjutnya pilih lah harga
sebagai patokan pengurutan . Pilih Ascending supaya pengurutan dimulai
angka yang lebih kecil dahulu klik OK

6
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
4. Mengatur lebar baris dan kolom
Aturlah lebar kolom dan baris agar sesuai tampilan yang diharapkan tariklah kolom atau
baris pada balok nama baris dan kolom saat pointer menunjukan panah bermata dua
5. Membuat nomor urut
Buat nomor urut otomatis dengan cara : ketik pada sel B7 angka 1 dan pada sel B8 angka
2. Selanjutnya blok kedua sel, dan tarik handle sampai akhir kolom.
6. Mengatur warna sel dan huruf
Untuk kepala tabel aturlah warnanya Hijau muda dengan tulisan Biru tua caranya blok
kepala tabel (sel B6 sampai F6) kemudian atur supaya bold dan rata tengah lalu pilih
hijau muda (klik ) dan biru tua untuk huruf (klik )
7. Mengatur Format Sel
Untuk harga maka seharusnya ada keterangan apa satuannya. Maka sekarang aktifkan di
sel E7. Gantilah 500 menjadi Rp. 500,_. Maka akan terlihat sel F7 akan menampilkan
hasil #Value artinya terjadi kesalahan karena data yang dihitung bukan data value/data
angka (karena sudah mengandung huruf Rp). Maka kita harus mengatur format angkanya
saja sebelumnya kembalikan pengetikan dengan undo.
Cara mengatur format sel:
a. Blok sel E7 sampai E13
b. Klik menu home – pada group number klik – curency pilih rupiah dengan 2 angka
desimal.
c. Klik Ok
Selanjutnya samakan format sel total harga dengan harga, caranya blok sel E7 sampai
E13 selanjutnya klik pada menu home kemudian klik drag sel F7 Sampai F13.
8. Menghilangkan baris, Gridline dan mengatur border
Sebelumnya buatlah garis tabel kosong utama dan total uang terhapus. Caranya aktifkan
baris kosong yang mau dihapus kemudian klik kanan – delete , setela itu gabungkan sel-
sel total uang dan jadikan rapat kanan.
Terakhir untuk memperjelas batas tabel maka hilangkan lah gridline (klik view hapus
centang garis bantu batas sel dan buatlah border (garis tabel). Carnya klik seperti
point ke 8.selajutnya blok tabel dari B6 sampai F14 maka berikan border dengan
mengklik tombol home dan pilih border Pilih fullborder

Cetaklah hasil tabel anda, perbaiki bila tidak sesuai dengan hasil dibawah ini :

7
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

Simpanlah file anda dengan nama Latihan1 dimedia simpan anda.

I. Membuat Grafik
Untuk membaca suatu data akan lebih mudah bila di visualisasikan melalui gambar
grafik. Sebagai latihan tetaplah aktif di file latihan tadi.
Cara membuat grafik
1. Blok range data Nama Barang dan Jumlah (tekan
Ctrl saat memblok secara terpisah)
2. Klik menu insert – pada group chart pilih jenis
grafik yang diinginkan (Column, Line, Pie, Bar
Area, Scatter, Chart Line/Other Chart)
3. Bentuk grafik tidak sembarangan. Untuk perbandingan kecepatan lebih cocok
menggunakan bentuk batang (column) Pilih tipe column – maka secara otomatis grafik
akan jadi dengan segera..mudahkan??? semangat..!!!
4. Untuk mengedit grafik, klik grafiknya klik design.

5. Anda dapat mengubah layout grafik dengan cara klik icon pada group chart layout
6. Untuk mengubah tipe grafik klik change
chart type
7. Untuk menyeleksi data yang digunakan klik
select data
8. Untuk memindahkan tempat grafik bersatu
dengan data atau terpisah klik icon move

chart location pilih As

Objection(bersatu dengan data) atau As A
New Sheet (terpisah dengan data)
9. Pada menu Layout klik Chart Title
untuk menentukan posisi judul chart,

8
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
anda bisa langsung menentukan judul grafik tadi.
10. Sedang pada kotak Value Y (Axis) anda ketikan jumlah data yang diinginkan atau
secara otomatis
11. Anda juga bisa pilih tab legend untuk menentukan posisi legend pada grafik atau
menghilangkannya.
12. Pilih tab data tabel untuk menampilkan data, label atau tidak menampilkan none
13. Pilih tab gridlines untuk menambah effek gridlines (garis tabel) pada grafik baik
gridlines yang horizontal ataupun yang vertikal
14. Grafik yang anda buat kelihatan tidak rapi ? lakukan Editing Huruf, Background
Grafik, dan lainnya dengan cara klik menu format seperti tadi – klik format selection
15. Anda dapat mengatur warna border, style border, shadow dan format 3 dimensi juga
pengaturan transparansi.
16. Untuk masing-masing itu semua akan disuguhkan format warna solid, gradien, gambar
atau secara otomatis (automatic)
17. Klik close jika anda selesai format
18. Lebarkan grafik dengan cara rezize object dan pindahkan dengan cara drag pada posisi
yang diinginkan
19. Perhatikan grafik yang anda buat apakah seperti gambar dibawah ini, apabila belum
rapikan agar sama tampilannya.

J. Waktu dan fungsi lanjutan

Untuk pengaturan rumus, format tanggal, waktu, mata uang dan pengaturan desimal,
karena setiap negara pasti berbeda. Maka sebelum masuk kedalam rumus anda harus
mengeting dahulu regional setting.

9
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Cara mengatur regional setting
1. Start – Control Panel
2. Klik ganda icon Regional And Language Option seperti
gambar disamping
3. Pilih indonesia
4. Klik oke dan komputer akan
menampilkan pesan “ anda harus
restart dahulu sebelum setingan
ini sesuai dengan yang kita atur”
5. Pilih no agar tidak merestart

1. Memasukan tanggal dan waktu

Untuk berlatih coba ketikan isian pada sel-sel berikut
C3 : = today C9 : =now()
C4 : =Ctrl + ; C10 : =Shift + Ctrl +;
C5 : =C4+2

K. Rumus – rumus Excel

Ada beberapa fungsi dalam excel yang sering digunakan antara lain:
1. Fungsi Statistik
MAX (Range) Menampilkan nilai tertinggi dalam range
MIN (Range) Menampilkan nilai terendah dalam range
AVERAGE (Range) Menampilkan nilai rata-rata suatu range
COUNT (Range) Menghitung banyak sel dalam range yang berisi data value
COUNTA (Range) Menghitung banyak sel dalam range yang berisi data
COUNTIF (Range ; X) Menghitung bayak sel yang isinya X

2. Fungsi Matematika
SUM (Range) Menjumlahkan data dalam range
SUMIF (Range1;X;Range2) Hanya menjumlah data di range2 jika range=X
ROUND (X;Y) Membulatkan X kebilangan terdekat hingga Y desimal
ABS (X) Membuat positif absolut bilangan X
POWER (X;Y) XY
MOD (X;Y) Menampilkan sisa hasil pembagian X/Y

10
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
3. Fungsi Text
UPPER (Text) Membuat text menjadi huruf besar
LOWER (Text) Membuat text menjadi huruf kecil
PROPER (Text) Membuat huruf di awal kata menjadi besar
Mengambil karakter teks mulai dari kiri sebanyak X
LEFT (Text;X)
karakter
Mengambil karakter teks mulai dari kanan sebanyak X
RIGHT (Text;X)
karakter
Mengambil karakter teks mulai dari karakter ke-X
MID (Text;X;Y)
sebanyak Y
LEN (Text) Menghitung banyaknya karakter dalam teks
CONCATENATE (X;Y;...dst) Menggabungkan texs X dan Y dan seterusnya

4. Fungsi logika
IF (P;B;S) = Menulis B bila pernyataan (P) benar dan S jika salah
Fungsi logika membutuhkan pernyataan bukan sekedar data.
Pernyataan (P) itu mengandung salah satu dari tanda : >, <, <>, = ,atau terdapat
pernyataan yang mengandung :
1. OR (P1;P2;....dst) = benar (TRUE) bila minimal salah satu pernyataan (P) benar
2. AND (P1;P2;...dst) = benar (TRUE) bila seluruh pernyataan (P) benar
3. NOT (P) = benar (TRUE) bila P salah (sama dengan notasi <>)

5. Fungsi Lookup
Untuk menghindari kesalahan
1. VLOOKUP (Sel Uji;Tabel;No.Kolom;) penulisan formula, anda dapat melihat
Digunakan untuk mencari data berdasarkan
tabel tertentu yang diatur secara vertical. daftar perintah di formula bar ( )
2. HLOOKUP (Sel Uji; Tabel;No.Baris;) Untuk menuliskan syntax yang benar
Digunakan untuk mencari data berdasarkan maka amatilah kotak Biru saat anda
tabel tertentu yang diatur secara horizontal. mulai mengetik formula.

11
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Latihan :

Ketiklah data berikut dengan membuat file baru dan simpan di media penyimpanan anda.

1. JKL = Jenis Kelamin, jenis kelamin ditujukan pada karakter pertama pada kode ketik di
D8 : =LEFT(C8;1) untuk pengetikan D9, anda tidak perlu ketik cukup klik sel. Kopikan
kebawah, bisa klik drag kebawah atau double klik handle.
2. Formatlah hasil dengan satuan dus
Caranya: Blok kolom G klik kanan Format Cells-Number-Custom. Aturlah type dari
general jadi # “Dus” setelah di enter lihat hasilnya.
3. Waktu = Jam pulang dikurangi jam datang (format dalam bentuk jam dan bulatkan
kedua angka desimal). Karena satuan sel awalnya adalah satuan hari, untuk menjadikan
jam maka harus dikalikan 24 (1 Hari = 24 jam)
Ketik di I8: =ROUND((F8-E8)*24;2)
4. Kecepatan = hasil bagi dengan waktu (aturlah supaya menjadi bilangan desimal dua
angka dibelakang koma), Formatlah agar satuannya “dus/jam”
Ketik di I8:=ROUND(G8/H8;2)
5. Kualitas = jika kecepatan kerjanya <140 dus per jam, maka hasilnya BURUK. selain
itu BAIK. ketik di J8 : =IF(I8<140;”BURUK”;”BAIK”)
6. Tambahkan lagi di field K7 : Evaluasi = untuk laki-laki yang kualitas baik maka
tampilkan “pertahankan”, untuk laki-laki yang kualitasnya buruk atau perempuan yang
kualitasnya baik maka tampilkan “Evaluasi Lagi”. Selain itu maka tampilkan dirumahkan

Rumusnya:

=IF(AND(J8="BAIK";D8="L");"Pertahankan";IF(OR(AND(J8="BURUK";D8="
L");AND(J8="BAIK";D8="P"));"Evaluasi Lagi";"Dirumahkan"))

7. Beri nama sheet1 menjadi data aturlah layout dari data anda dan simpan.

12
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Lihat hasilnya dibawah ini, kalau belum sesuai silahkan perbaiki....!

L. Pembuatan Resume
Dalam membuat resume, pastikan anda masih di file latihan anda sebelumnya, gantilah nama
seheet2 menjadi resume. Ketikan data dibawah ini.

Selajutnya ketik rumus sebagai berikut:

1. C4 : =Countif(klik kolom D pada sheet

Data;”L”) artinya menghitung sel di kolom
D yang isinya “L”
2. C5 : =Countif(klik kolom D pada sheet
Data;”P”) artinya menghitung sel di kolom
D yang isinya “P”
3. C6 : =C4+C5l
4. D8 : =SUMIF(klik kolom D pada sheet
data;”L”;klik kolom I pada sheet
Data)/C4 artinya jumlah kecepatan pria
dibagi jumlah pria

5. D9 : =SUMIF(klik kolom D pada sheet data;”P”;klik kolom I pada sheet Data)/C4

artinya jumlah kecepatan Wanita dibagi jumlah wanita
6. D10 : =AVERAGE(Klik Kolom I pada sheet data)
7. D11 : =COUNTIF(klik klom J pada sheet Data;”BAIK”)
8. D11 : =COUNTIF(klik klom J pada sheet Data;”BURUK”)

Perhatikan hasil resume dibawah ini apakah sudah sama hasilnya kalau belum, benarkanlah..!

13
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

M. Menyimpan sekaligus memberi password file

1. Tekan F12, maka akan tampil kotak dialog Save As
2. Tentukan lokasi penyimpanan, misal di my dokumen –klik Tools –klik General
Option
3. Ketika password to open – klik Ok - ketik ulang password tadi-Ok
4. Klik save, anda akan kembali ke lembar kerja anda dengan file yang sudah di
password
5. Coba anda tutup filenya dan buka lagi pastikan akan ada permintaan untuk mengetikan
password, jika ya anda sudah berhasil.

14
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

Fungsi logika lanjutan

A. Fungsi Lookup
Bila kemungkinan jawaban dari logika dibawah 4 kemungkinan, maka untuk menuliskan
rumus dengan menggunakan 3-4 IF belum menemui kesulitan. Namun bila kemungkinan
data dan pasangannya banyak, bila kita menggunakan IF betapa panjangnya dan rumit
rumus yang harus ditulis. Oleh karena itu excel menyediakan fungsi lookup. Caranya:
1. Buatlah tabel bantu yang berisi data logika
2. Buatlah rumus lookup

Sebagai contoh tulislah data berikut.

1. Cara membuat Tabel Bantu

 Tabel bantu Vlookup : Blok H9:I13 selanjutnya berilah nama pada Name Box dengan
nama Data_Kue selanjutnya tekan enter
 Tabel bantu Hlookup : Blok I20:M21 selanjutnya berilah nama pada Name Box
dengan nama Harga_Kue selanjutnya tekan enter
2. Memasukan rumus Lookup
Agar kita tinggal mengetikan kode saja dan langsung muncul jenis kue, Harga Kue yang
sesuai dengan kode yang kita masukan. Kita tinggal memakai rumus Vlookup atau
Hlookup tergantung tabel bantu. Kebawah atau kesamping.
 Untuk Jenis kue masukanlah rumus pada sel C8 sebagai berikut:
=VLOOKUP(B8;Data_Kue;2;)
Keterangan:
B8 : Sel yang akan di uji
Data_Kue : Tabel bantu yang telah kita buat
15
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
2 : Kolom tabel bantu tempat data yang akan ditampilkan, penulisan titik
koma dibelakang adalah mutlak karena sumber data tidak berurutan.
 Untuk Harga Kue masukanlah rumus pada sel D8 sebagai berikut:
=HLOOKUP(B8;Harga_Kue;2;)
Keterangan:
B8 : Sel yang akan di uji
Harga_Kue : Tabel bantu yang telah kita buat
2 : Kolom tabel bantu tempat data yang akan ditampilkan, penulisan titik
koma dibelakang adalah mutlak karena sumber data tidak berurutan.
 Untuk Total Harga masukanlah rumus pada sel F8 sebagai berikut:
=D8*E8

Kalau sudah selesai coba samakan dengan hasil dibawah ini, kalau belum
sesuaikanlah..mungkin ada kesalahan!

16
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
B. Validasi Input Data
Untuk membuat suatu resume pembayaran dari input data mentah, keuangan maka kita
memerlukan ketelitian data yang kita input agar resume benar. Untuk itulah excel
menyediakan validation untuk memvalidkan data yang kita input. Sebagai latihan bukalah file
Latihan yang pernah di buat.!

Cara membuata validasi data (Data Validation)

1. Tambahkan Feld di Sel M7 dengan nama “List Kode”
2. Kemudian Blok M8 sampai Dengan M14, klik menu Data-Data Validation

a. Atur Allow menjadi List

b. Tentukan sumber List yakni pada source, caranya: bloklah C8 sampai dengan C14
(C8:C14) tekan enter.
17
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
c. Input Message untuk mengingatkan saat anda akan memasukan data, boleh dikasih
boleh tidak.

d. Error Alert digunakan untuk mengatur bila input salah, bisa menolak , bisa
memberi pesan dulu, bisa hanya sekedar memberi informasi. Pilih menolak semua
data masukan yang salah.

e. Setelah semua selesai klik Ok. Coba perhatikan hasilnya. Dan coba jika
memasukan sembarang data pada kolom List Kode.

18
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
C. Freeze Panes dan Filter
Freeze Panes panes adalah sebuah fitur atau tools yang disediakan oleh Microsoft Excel.
Kegunaan fitur ini adalah membekukan sel atau baris tertentu, sehingga jika digeser maka sel
yang di freeze (debekukan) tersebut akan tidak bergerak (statis) sedangkan baris (sell lainnya
tidak bisa bergerak), Selain itu freeze juga dapat digunakan untuk membagi ruang kerja
menjadi 4 bagian.

Fitur ini sangat berguna jika anda mempunyai data (tabel) yang panjang, sehingga
dengan membuat judulnya statis (tidak bergerak) / membekukan judul tabel, bisa membantu
anda melihat judul dari isi sel yang digeser.

Pastikan anda masih aktif di file anda (DATA

PRODUK).

Klik di sel B8. Bekukan sel-sel sebelah atas

dan kiri dari bagian B8 dengan cara : Klik
menu View- klikFreeze Panes. Coba gerakan
scroll bar baik vertical maupun horizontal.
Bagaimana jadi lebih taukan fungsinya?

Untuk mengembalikan klik menu View-Freeze

Panes-Unfreeze Panes. Anda juga bisa
memilih Freeze Top Row untuk membekukan
baris bagian atas, dan Freeze First Column
untuk membekukan kolom pertama sheet yang
aktif.

Untuk mencari transaksi yang dilakukan untuk pengelompokan tertentu maka anda
dapat melakukan penyeleksian data dengan cara : blok kolom (Nama) dari B8 s/d B14
selanjutnya ketik menu home –klik icon shortt filter –Pilih Ascending (A-Z) atau
Descending (Z-A).

1. Memformat Sel
Untuk mengatur agar tulisan ditengah atau dibawah dari sel
hasil gabung atur melalui menu Home-Format
1. Row Height (ketinggian baris) anda bisa menentukan ketinggian
baris secara manual
2. Auto Row Height (Ketinggian Baris Secara Otomatis)
3. Column Widht (kelebaran kolom), anda bisa menentukan
kelebaran kolom bersama-sama secara manual.
4. Hide and Unhide (menyembunyikan/menampilkan kolom/baris
yang disembunyikan)
5. Rename Sheet (mengganti nama sheet)
6. Move Or Copy Sheet (memindahkan atau menyalin sheet)

19
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
7. Tab Color (memberi warana pada tab)
8. Protect Sheet (memproteksi sheet)
9. Lock cell (mengunci sel)
10. Format Cell (memformat cell)

2. Menyisipkan Kolom / Baris

Bloklah kolom D dan sisipkan kolom disitu dengan
cara klik menu Home – Klik Icon Insert
a. Insert Cells, untuk memasukan sel tertentu,
kesebelah kanan, kiri, keatas atau kearah bawah
b. Insert Sheet Rows, untuk memasukan baris
c. Insert Sheet Column untuk memasukan
kolom.
3. Menghapus Kolom / Baris
Bloklah kolom D dan sisipkan kolom disitu dengan
cara klik menu Home – Klik Icon Delete
a. Delete cells, menghapus cell tertentu, kesebelah
kanan, kiri, keatas atau ke arah bawah
b. Delete Sheet Rows , untuk menghapus baris
c. Delete Sheet Column untuk menghapus kolom.

20
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

Pengaturan Layout
A. Bekerja Dengan Beberapa windows
1. Bukalah beberapa file Excel (berextensi .xlsx)
yang anda punya.
2. Selanjutnya, pilih menu View – klik icon Arrange
All pada group windows dan pilih menu Tiled
3. Klik Ok
4. Anda juga bisa pilih Horizontal, Vertical, dsb
selain Tiled dan lihat hasilnya.

B. Menyembunyikan Windows
1. Sembunyikan jendela tersebut dengan cara pilih menu
View klik Hide. Perhatikanlah yang terjadi.
2. Atur kembali lembar kerja anda dengan pilihan menu
View – Klik Icon Arrange All – klik Tiled dan klik Ok
3. Untuk menampilkan kembali klik Unhide – akan ada
kotak dialog yang mengkonfirmasikan windows mana
yang akan ditampilkan, pilih salah satu - klik Ok.

C. Membuat Custom List

1. Buat workbook baru dengan cara tekan Ctrl+N

2. Klik Off Buton – Excel Option – klik Popular

– klik Edit Custom List
3. Pada group Custom List klik New List
4. Pada list entiries masukan data berikut secara berurutan
dan dibatasi dengan koma; Senin, Selasa, Rabu,
Kamis, Jumat,Sabtu, Minggu.
5. Klik Add untuk memasukan pada cusom List, untuk
membuat List Entries baru anda klik Custom List
entries ketikan data berikut : One, Two, Three,
Four,...dst
6. Klik Add dan Ok
7. Ketikan kata senin pada sel B2 dan kopikan sampai sel
B10. Coba simpulkan..

21
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
D. Membelah Windows Aktif (Split Cell)
Untuk bekerja pada dua sel yang berjauhan sering menyulitkan kita karena kita harus
sering menggulung scroll bar. Untuk kita bisa membelah tampilan.
1. Pastikan anda aktif pada lembar kerja anda
2. Aktifkan sel F10
3. Klik menu View – klik Icon Split Pada group windows
4. Lembar kerja sebelah menjadi empat bagian
5. Cobalah geser masing-masing scroll barnya, setelah itu
anda akan lebih paham gunanya.
6. Untuk menghilangkan irisan, klik menu Icon Split yang
tadi anda klik...

E. Memberi dan Menghilangkan komentar

1. Masih pada file yang sama, Klik Kanan Mouse
pada sel E5.
2. Klik “Insert Coment”
3. Ketikan kalimat berikut: “Mohon dicek
kembali!!!!”
4. Klik Pointer diluar kotak coment, maka sel yang telah di beri coment ada warna
merah, saat anda letakan pointer kesana akan muncul coment yang anda berikan.
5. Untuk menghapusnya. Anda tinggal klik kanan sel yang akan dihapus commentnya
selanjutnya anda klik delete comment.
6. Anda bisa membuat comment dari menu Review – Klik New Coment dan seterusnya,
untuk menghapus klik Icon Delete.dst.

F. Auto Correct

1. Tekan tombol Ctrl+N untuk membuat lembar kerja baru

22
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
2. Klik menu Office Button – klik Excel Option – klik Tab Proofing – klik Auto Correct
Option
3. Ketikan kata yang “dgn” pada kotak Replace kemudian ketik “dengan” pada with, ini
artinya anda akan mengganti kata “dgn” menjadi “dengan
4. Klik Add
5. Ketikan lagi kata “bogor” pada kotak Replace dan kata “Bogor” pada kotak with
6. Klik Add
7. Klik Ok jika sudah selesai
8. Ketikan kata “dgn” pada sel B5, tekan enter lalu tekan kata “bogor”........tekan enter
9. Apa yang terjadi dalam hal ini semua kata yang anda ketikan pada kotak Replace akan
secara otomatis Conditional Formating digantikan oleh kata yang ada pada kotak with.

G. Conditional Formating
Bila kita akan membedakan formating cell untuk kondisi tertentu maka kita
menggunakan menu. Sebagai latihan lakukanlah tahapan berikut ini:
1. Buatlah lembar kerja baru dan membuat tabel seperti dibawah ini.

2. Aturlah sel sesuai kondisi yakni agar isi sel berwarna:

Misalnya Merah dengan tulisan hitam jika harga >=400.000, caranya adalah
1. Blok kolom harga (kolom C)
2. Kemudian pilih menu Home – Klik Icon Conditional Formating pada group
Styles kemudian
3. New Rule pilih format Only Cell That Contain
4. Klik Ok bila pengaturan telah selesai lihatlah hasilnya.
5. Untuk menghapus format caranya adalah Blok Cell yang akan dihapus
formatingnya klik Conditional Formating – Clear Rule – Clear Rules from
selected cell. Dan jika akan menghapus semua formating di seluruh sheet, maka
pilihnya adalah Clear rules from entire sheet

23
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

6. Catatan: Conditional formating biasanya disesuaikan dengan data yang ada,

apakah data value atau label, berdasrkan cell yang berisi data tertentu,
berdasarkan rangking, nilai seppuluh tertinggi (Top 10 Item), kurang dari (less
than), data yang dibawah rata-rata (above average), berdasarkan data yang
diduplikasi atau yang unik (Unique and duplicate value).

Berikut ini adalah hasil nya..

H. Memproteksi File, Sheet dan Cell

Terkadang kita membutuhkan perlindungan sel (Cell Protection) dari perubahan baik isi
maupun rumus. Sebagai contoh tetaplah masih dalam lembar kerja yang sama(diatas)
1. Memproteksi Workbook
Fungsi:
a. Structure: memproteksi tampilan agar sheet tidak ditambah atau dikurangi

24
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
b. Windows : memproteksi tampilan file agar tidak bisa di close, di mini ataupun
maxsimize.
Caranya: Klik menu Review – klik icon Protect Workbook –Protect Structure
and windows password berikutnya Tab Protection pilih structure atau
windows.
2. Memproteksi isi sheet
Fungsi: memproteksi seluruh sel dalam sheet dari perubahan
Caranya: Klik menu Review- Klik Icon Protect Sheet masukan password
3. Memproteksi Blok sel tertentu
Fungsi: memproteksi blok sel-sel tertentu, caranya
dilakukan dengan bertahap yakni:
a. Menghilangkan kuncian (locked) semua cells,
dengan cara: tekan Ctrl+A, - klik Kanan
dilembar kerja – klik format cells – klik–
Hilangkan ceklist locked – Ok.
b. Mengunci (Locked) sel yang akan di proteksi –
klik kanan pada lembar yang di blok – klik format
cells – klik Tab Protection – aktifkan lagi ceklist
Locked – Ok
c. Proteksi sel yang sudah dikunci
Proteksi sel yang sudah dikunci dengan cara: klik
menu Review – klik icon Protect sheet – ketikan
passwordnya – klik Ok – ketik ulang password
yang sama – klik Ok

I. Mengatur Zoom Pada Worksheet

Ada beberapa tampilan lembar kerja yang bisa di setting untuk kenyamanan kerja, dan
pengaturannya adalah sebagai berikut.
1. Klik menu View
2. Klik Zoom untuk mengatur besarnya jendela kerja yang
diinginkan dan bisa memilih yang 100%, 75%, 200% dst,
dan selanjutnya klik Ok.
3. Custom: Artinya kita bisa menentukan besarnya
prosentase sendiri, tapi tidak ada pada tampilan prosentase
4. Fit Selection: sama dengan zoom to selection yaitu zoom
maksimal pada worksheet (400%)
5. Atau klik icon 100% untuk mengatur besarnya 100%
secara otomatis
6. Atau klik icon Zoom To Selection untuk mengatur
besarnya tampilan worksheet maksimal yang besarnya
sampai dengan 400%

25
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
J. Beberapa Tanda Error
Tanda Error wajib diketahui untuk menganalisa kesalahan dalam penulisan rumus excel.
Beberapa tanda error yang harus diketahui antara lain:
1. #VALUE : data seharusnya berisi data value (angka)
2. #NAME : ada karakter seperti fungsi tapi tidak dikenal
3. #DIV/0! : tak terhingga karena dibagi 0
4. #REF! : alamat sel pada rumus hilang karena di delete selnya
5. #N/A : rumus lookup yang tidak sesuai datanya.

Untuk lebih paham maka ketiklah data berikut :

Selanjutnya ketik di sel:

F2 : =B2+C2
F3 : =SUME(B2:B3)
F4 : =B2/A2
F5 : =VLOOKUP(E2;$B$2:$C$4;2;)
F6 : =B3+B4 , selanjutnya B4 hilangkan selnya
dengan Edit-Delete
Setelah itu analisa kesalahan yang ada dan coba
anda perbaiki.!

K. Mengatur Lampiran Lembar Kerja

Ada beberapa tampilan yang bisa kita setting saat kita bekerja atau setelah selesai yang
biasanya kita tampilkan adalah kondisi normal.
1. Klik Menu View
2. Pada group Workbook View klik
icon Normal: ini adalah tampilan
normal worksheet
3. Klik icon Page layout akan
menampilkan tampilan lembar kerja
siap print yang akan menampilkan
awal dan akhir halaman juga header dan footer
4. Icon page break preview: menampilkan halaman yang kan di print sekaligus arah
cetak dan penomoran
5. Icon Custom View: menampilkan tampilan yang ditentukan saja
6. Icon Full Screen: akan menampilkan layer secara penuh dan tanpa toolbar dan menu
bar
7. Untuk menghilangkan gridlines dan formula bar maka tinggl hilangkan ceklist
Gridlines dan Formula Bar pada group Show/Hide

26
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
PRINT DAN PENDALAMAN UNJUK KERJA

A. Mencetak data ke Printer

Berbeda dengan Ms. Word, Ms. Excel Mengandung sheet dan cells, sehingga pengaturan
pencetakan harus kita pahmi dengan baik.
1. Mencetak sel-sel tertentu
Untuk keperluan ini anda harus men-set area pencetakan. Caranya blok area yang akan
di print selanjutnya klik: menu File – Print, maka naskah akan segera terlihat dilayar
perhatikan kotak dialog berikut.

2. Mencetak Seluruh sel pada sheet

Secara umum pencetakan di excel sama dengan di word hanya di excel penyebutan
range dalam kotak tersendiri.

3 5
4

6 7

Keterangan:
1. Untuk memilih jenis printer yang sesuai dan aktif digunakan
2. Untuk menseting printing, jenis kertas (A4, Legal, Letter), kualitas printing, black
and with, berwarna, dll
3. Mencetak seluruh halaman yang ada di lembar kerja
4. Untuk menentukan naskah yang akan di print perhalaman
5. Menentukan jumlah rangkap print kertas
6. Melihat tampilan hasil pengaturan pencetakan yang akan kita cetak
7. Untuk melakukan proses print apa bila pengaturannya sudah selesai

27
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
B. Pengaturan Setup
Untuk mengatur setup tiap halaman maka anda bisa masuk ke menu Page Layout-pada
group pagesetup tentukan:
1. Margin (untuk menentukan batas kertas)
2. Orientation (untuk menentukan Arah cetak)
3. Size (untuk menentukan ukuran kertas)
4. Print Area (untuk menentukan area pencetakan secara manual)

C. Hyperlink
Hyperlink adalah cara untuk menghubungkan suatu bagian dalam slide, file, program,
atau halaman web dengan bagian lainnya dalam bidang-bidang tersebut. Hyperlink digunakan
untuk menunjukan lokasi lain dari dari teks atau objek yang dipresentasikan. Hyperlink dapat
menghubungkan beberapa dokumen, file, objek, aplikasi, halaman web dan sebagainya.
Caranya adalah Klik area yang akan kita buat link – klik menu Insert – klik icon
Hyperlink maka akan ada tampilan seperti dibawah ini.

1. Existing Fille or web page ( menmbahkan File yang ada atau halaman web)
2. Place In This Document (Mempatkan Dalam Dokumen Ini)
3. Create New Document (Membuat Dokumen Baru)
4. E-mail Address (Memasukan alamat e-mail)

Agar lebih paham maka ikuti langkah berkikut :

1. Buatlah pada lembar kerja baru pada sheet1, diberi nama “MENU”

28
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel

2. Sheet2 diberi nama “DATA PELANGGAN”

3. Sheet3 diberi nama “DAFTAR MAKANAN”

29
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
4. Sheet2 diberi nama “DAFTAR ALAT TULIS”

5. Setelah di buat semua lakukanlah langkah seperti dibawah ini.

6. Pada Tombol kembali setting link ke sheet “MENU”

7. Lakukanlah hal yang sama pada kotak “Daftar Makanan dan Daftar alat Tulis”
8. Sudah lebih paham?? Lanjutkan...!

30
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
Latihan Fungsi Logika Lanjutan
Agar anda lebih memahami maka ketiklah pada lembar kerja baru tabel berikut.....

Isilah kolom yang kosong dengan ketentuan sebagai berikut:

1. No : Ambil dari Karakter terakhir kode karyawan sebanyak 2 karakter dan di Value
kan
2. Jenis Kelamin : Jika karakter ke 5 kode sebanyak 1 karakter adalah "L" maka "Pria".
Jika "P" maka tulis "Perempuan"
3. Jabatan : Jika Karakter ke 4 sebanyak 1 karakter adalah:
M = Manajer
C = Security
S = Sekretaris
K = Karyawan
4. Status : Jika karakter kode ke 6 sebanyak 1 karakter adalah "N" maka Menikah dan
Jika "S" maka Single.
5. Gaji Pokok : Gaji Pokok berdasar pada Jabatan
Manajer = 2.000.000
Sekretaris = 1.500.000
Karyawan = 1.000.000
Security = 500.000
6. Tunjangan Jabatan : Tunjangan Jabatan tergantung pada Jabatan
Jika Manajer maka 5% dai Gaji Pokok
Jika Karyawan maka 2,5% dai Gaji Pokok
Jika Sekretaris maka 3% dai Gaji Pokok
Jika Security maka 2% dai Gaji Pokok

31
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
7. THR :
Jika Manajer = 2 x Gaji Pokok
Jika Karyawan = 1 x Gaji Pokok
Jika Secretaris = 1,5 x Gaji Pokok
Jika Security = 0,5 x Gaji Pokok
8. Tunjangan Istri : Tunjangan Istri hanya pada karyawan yang berjenis Kelamin Laki-
Laki dan Statusnya Menikah.. sebanyak 2% dari gaji Pokok selain itu tidak dapat
Tunjangan.
9. Pajak Penghasilan : Pajak Penghasilan Sebanyak 2% dari Gaji Pokok
10. Pendapatan Bersih : Gaji pokok + Tunjangan jabatan + THR + Tunjangan Istri –
Pajak Penghasilan

Kalau sudah selesai jangan lupa simpan ke media penyimpanan anda....

Latihan Fungsi Lookup

Isilah Kolom kosong dengan ketentuan:

1. Nama Maskapai :
Jika karakter ke 1 = "G" maka "Garuda"
Jika karakter ke 1 = "M" maka "Merpati"
Jika karakter ke 1 = "B" maka "BnB"
Jika karakter ke 1 = "S" maka "Sukoi"
32
Modul Praktis Belajar Microsoft Excel
2. Jurusan : Gunakan fungsi Vlookup
3. Berangkat : Gunakan fungsi Vlookup
4. Jam Tiba : Gunakan Fungsi Vlookup ditambah jam berangkat
5. Biaya Terbang : Gunakan fungsi Vlookup
6. Potongan : Berdasarkan Kode Terakhir
Jika = "2" maka Potongan = 2 % * Biaya Terbang
Jika = "1" maka Potongan = 0
7. Total : Biaya Terbang dikali karakter terakhir kode dikurangi Potongan

Selamat mengerjakan semoga menjadi lebih paham....setelah anda menyelesaikan semua

latihan ini. amiiin

33