TEKNOLOGI INFORMASI

KONSEP DASAR OFFICE EXCEL

DISUSUN OLEH :

MARIA YULIATRI SUBNAFEU

PO 5303202200501

TINGKAT II A/ SEMESTER III

PROGRAM STUDI D-III KEPERAWATAN ENDE

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES KUPANG

2021
1. Apa yang dimaksud dengan Microsoft Office Excel atau Ms. Excel?
Jawaban :
Microsoft Office Excel atau lebih sering disebut sebagai Ms. Excel merupakan
sebuah program aplikasi lembar kerja/ spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft
Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Excel merupakan
satu dari sekian banyak Program aplikasi yang diorientasikan pada fungsi-fungsi
kalkulatif/ pengolahan angka aritmatika dan pembuatan Grafik (Chart).

2. Bagaimana cara mengoperasikan Ms. Excel?

Jawaban :
Excel baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-
langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ;

1. Aktifkan komputer terlebih dahulu.

2. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar.
3. Muncul sejumlah menu, pilih Program.
4. Klik Microsoft Excel
5. Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong (lihat gambar).
6. Excel siap untuk digunakan.

JENDELA EXCEL 2000

Setelah Excel diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan
nama Book1, seperti berikut ;
Jumlah sheet yang ditampilkan pada file baru (new file) dapat diatur melalui menu Tools
-> Options -> Tab General -> Sheet in new books (isi sesuai kebutuhan). Ada beberapa
operasi yang dapat dilakukan terhadap sheet dalam book. Yaitu, mengganti nama sheet,
menghapus sheet, menyisipkan sheet, atau memindahkan sheet. Semuanya dapat
dilakukan dengan melakukan klik kanan (right click) terhadap sheet yang bersangkutan.

LEMBAR KERJA
Untuk menjelajah lembar kerja (sheet), pindahkan sel pointer dengan menggunakan
tombol-tombol berikut :

 : ke atas satu cell

 : ke bawah satu cell

 : ke kiri satu cell

 : ke kanan satu cell

PageUp : satu layar ke atas
PageDown : satu layar ke bawah
Ctrl + Home : ke sel A1
Ctrl + PageUp : ke sheet sebelumnya
Ctrl + PageDown : ke sheet berikutnya
F5 : ke cell tertentu

Selain tombol-tombol keyboard di atas, juga dapat menggunakan mouse. Caranya, klik
cell yang ingin dituju.

DATA DI DALAM EXCEL

Data di dalam Excel dapat dibedakan menjadi dua, adalah: 

 Data biasa (tidak akan dimanipulasi). Data biasa dimasukkan ke dalam lembar kerja
tanpa diawali dengan apapun

  Data rumus (formula yang menggunakan fungsi). Data rumus harus dimulai dengan
= (sama dengan).

Contoh memasukkan data :

Cell B4 merupakan contoh pemasukan rumus ke dalam lembar kerja. Selain rumus, juga
bisa menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan Excel. Beberapa
fungsi statistik yang sering digunakan antara lain :

=SUM (range) : menjumlahkan. Bisa juga menggunakan icon AutoSum ( Σ )

=AVARAGE (range) : mencari nilai rata-rata
=MAX (range) : mencari nilai tertinggi
=MIN (range) : mencari nilai terendah
=COUNT (range) : menghitung cacah data (jumlah record)

Pembagian data dalam Excel juga dapat dibedakan atas : 

 Data relatif, merupakan data yang akan berubah alamat cell-nya apabila di copy-kan 

 Data absolut, merupakan data yang alamat cell-nya tetap apabila di copy-kan.

Contoh :

=A1 + $B1      : cell A relatif, sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.

=C$2 * $D$3 : cell C2 absolut pada baris 2, sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3.

MENGKOREKSI

Apabila dalam memasukan data terdapat kesalahan-kesalahan, dapat dilakukan koreksi

(edit). Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : 

 Menghapus ketikan yang salah dengan menekan tombol Del atau Delete. Ketikan yang
salah itu bisa berupa 1 sel aja atau kumpulan dari beberapa cell (blok range). 

 Menimpa (over write) sel yang salah dengan data yang benar. 

 Mengedit isi sel dengan tombol F2 atau Klik isi sel pada Formula Bar. 

 Jika error berlanjut, lihat help pada Excel.

OTOMATISASI

Kadang kita melakukan pekerjaan yang rutin terhadap lembar kerja, misalnya
memberikan nomor 1 s/d 1000 atau mencetak deret genap (2, 4, 6, 8, …) atau mencetak
nama hari (senin, selasa, rabu, …) atau mencetak bulan (januari, februari, …, desember).
Maka kesemuanya itu menggunakan pola. Excel menyediakan suatu formula guna
mewujudkan fungsi otomatisasi. Caranya : Klik Edit -> Fill -> Series.

Gambar Series Pada Excel

Impelentasi series ini juga dapat menggunakan bantuan Mouse (drag dan drop mouse)
dan kadang membutuhkan kombinasi Mouse + CTRL

MEMFORMAT LEMBAR KERJA

Agar lembar kerja terlihatan lebih cantik, menu yang digunakan untuk mempercantik
lembar kerja adalah Format -> Cell (CTRL+1)
 Gambar Format Cell Pada Excel

Adapun fungsi dari masing-masing tab adalah sebagai berikut : 

 Number, digunakan untuk memformat data numerik

 Alignment, digunakan untuk mengatur posisi teks dalam sel, baik horizontal
maupun vertikal, orientasi teks, maupun penggabungan beberapa sel (merge cells)

 Font, digunakan untuk menentukan jenis huruf, ukuran, style, warna pada teks

 Border, digunakan untuk membuat bingkai/garis pada tabel

 Patterns, digunakan untuk memberikan warna latar belakang, atau arsiran pada
cell

 Protection, digunakan untuk melindungi cell dari pengeditan.

FUNGSI STRIN

Fungsi string adalah fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter/string. String
sendiri merupakan kumpulan karakter, angka, kombinasi huruf & angka. Misalnya,
 ditemukan string : 2009-03-888 dimana setiap string mempunyai makna : 2009 (tahun
masuk), 03 (kode kelas) dan 888 (nomor urut siswa). Disini kita akan memanipulasi
string sesuai kebutuhan.

Adapun fungsi string yang dikenal dalam Excel adalah : 

 LEFT (string;n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string 

 RIGHT (string;n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string 

 MID (string;m;n) : Digunakan untuk mengambil karakter mulai dari posisi ke-m
sebanyak n karakter.

FUNGSI LOGIKA

Fungsi logika adalah fungsi yang dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan
yang mengandung pilihan/syarat. Bentuk penulisan (sintaks) dari fungsi logika adalah
sebagai berikut :

= IF (kondisi, pilihan1, pilihan2)

Dimana : 

 Kondisi, setiap ekspresi yang akan diseleksi oleh komputer. Setiap kondisi harus
memiliki 1 buah operator relasional. Operator relasional yang dapat digunakan antara lain
=, <, <=, =>, >, <>

 Pilihan1, yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi terpenuhi bernilai benar/true 

 Pilihan2, yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi tidak terpenuhi/false.

Catatan :

Jumlah IF = Jumlah Kondisi-1

OPERATOR LOGIKA

Kita juga dapat menyertakan operator logika dalam penulisan kondisi. Adapun operator
logika yang biasa digunakan adalah sebagai berikut : 

 NOT : digunakan untuk membalikkan nilai kondisi. sintaks : NOT (kondisi) 

 AND : digunakan untuk operasi konjungsi. sintaks : AND (kondisi1; kondisi2) 

 OR : digunakan untuk operasi disfungsi. sintaks : OR (kondisi1; kondisi2)

FUNGSI PEMBACAAN TABEL (LOOK-UP)

Tabel merupakan alternatif lain dalam memecahkan masalah-masalah yang mengandung

syarat/kondisi dalam Excel, disamping fungsi logika tentunya. Kelebihan dari fungsi
pembacaan tabel adalah dapat dimasukan syarat dan pilihan dalam jumlah yang banyak.
Adapun langkah-langkah di dalam menggunakan fungsi pembacaan tabel adalah :

1. Susun tabel yang akan dibaca (tabel lookup). Tabel lookup dapat diletakkan pada sheet
yang sama dengan tabel utama, atau terpisah di sheet yang lain.
2. Setelah itu, berikan nama untuk tabel lookup. Perintahnya Insert–Name–Define.
3. Gunakan fungsi pembacaan tabel di bawah ini untuk melakukan pengisian :

 VLOOK-UP : digunakan untuk membaca  tabel look-up dengan susunan data

perkolom. Sintak VLOOK-UP (cell_pembaca; tabel_look-up; nomor_kolom; true/false).

 HLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data per
baris. Sintak HLOOK-UP (cell_pembaca; tabel_look-up; nomor_baris; true/false).
 GRAFIK

Grafik merupakan bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti
ketika seseorang menganalisa suatu data. Selain dalam bentuk tabel, laporan juga dapat
disajikan dalam bentuk grafik. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk
dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat di atur sesuai kebutuhan.

Disamping itu, langkah-langkah di dalam pembuatan grafik sudah disediakan Excel

dalam 4 langkah Wizard. Cara mengaktifkannya wizard tersebut adalah dengan cara
meng-klik icon Chart atau klik menu Insert – Chart.

Contoh, Ketiklah tabel berikut dan simpan dengan nama anda sendiri.

3. Kapan ms excel pertama kali diluncurkan oleh microsoft corporation?

Jawaban :
Microsoft Excel pertama kali diluncurkan pada tahun 1985, namun hanya tersedia untuk
sistem operasi Mac OS atau Macintosh dan itupun masih hanya bernama Excel, tanpa
Microsoft di depannya.
4. Siapa yang mengembangkan program Ms. Excel?
Jawaban :
Douglas Klunder atau yang lebih dikenal dengan sapaan Doug Klunder adalah salah
seorang yang berhasil mengembangkan program Microsoft Excel.

5. Mengapa mahasiswa perlu mempelajari Ms. Excel?

Jawaban :
1. Hampir Semua Profesi Menggunakannya
Alasan utama mengapa Excel patut dipertimbangkan untuk dipelajari adalah
karena hampir semua profesi menggunakannya, terutama bagi orang-orang yang
bekerja di bidang Data, Finance, Marketing, dan bidang-bidang lain yang
berkaitan dengan perencanaan budget, serta pelaporan kinerja dengan
penginputan data. Jika melihat perkembangan teknologi saat ini, rasanya hampir
semua industri pasti membutuhkan proses penginputan data dan pelaporan
kinerja. Biasanya, Excel ini menjadi skill yang paling minimal yang harus
dikuasai dalam dunia kerja.
2. Mudah Digunakan untuk Analisis Data
Alasan selanjutnya mengapa Excel harus dipelajari adalah karena formula dan
functionnya terbilang cukup mudah untuk digunakan bahkan oleh pemula
sekalipun. Formula dan function yang digunakan untuk analisis data di Microsoft
Excel tidak serumit coding yang ada dalam bahasa pemrograman seperti R,
Python, dan lain sebagainya. Selain itu Excel juga dilengkapi dengan add-ins
Analysis ToolPak yang memungkinkan penggunanya melakukan analisis tanpa
harus menggunakan formula. Sehingga itulah mengapa Excel dapat dijadikan
pilihan untuk melakukan analisis data bagi pemula.
3. Sebagai Alat Pembuatan Laporan dan Visualisasi
Alasan selanjutnya adalah Microsoft Excel kerap kali dijadikan alat pembuatan
laporan baik itu dalam bentuk sederhana ataupun dalam bentuk yang lebih
kompleks. Berbagai fitur yang ada dalam Excel juga dapat mempermudah proses
pembuatan laporan tersebut sehingga waktu yang digunakan dapat lebih efektif.
 Di samping itu, ternyata Excel juga bisa diandalkan dalam hal visualisasi.
Pasalnya, Excel menyediakan berbagai jenis chart yang bisa digunakan untuk
visualisasi. Untuk menggunakannya pun tidak perlu menggunakan coding
melainkan hanya perlu melakukan klik sesuai dengan hal yang diinginkan.

6. Di mana letak perangkat lunak microsoft excel?

Jawaban :
Untuk mengetahui letak Microsoft Excel pada system operasi Windows XP bisa
dilakukan dengan cara mengklik tombol Start di lajur taskbar di bagian bawah layar
Windows, kemudian klik All Programs untuk beberapa versi Windows, biasanya
Microsoft Excel tersimpan dalam folder Microsoft Office, sedangkan untuk Windows
XP, folder Microsoft Excel dapat langsung ditemukan dalam menu All Programs tadi.

7. Tantangan pengoperasian Ms. Excel pada tingkat mahasiswa?

Jawaban :
Karena pemakai memakai versi yang berbeda-beda, maka tidak jarang terjadi masalah,
yakni file (worksheet) tidak dapat dimulai oleh versi yang lainnya. Masalah ini terjadi
bilamana versi yang dipakai untuk membuka lebih rendah/tua dikomparasikan versi yang
dipakai untuk menciptakan dan menyimpan worksheet. Misal Worksheet diciptakan
dengan MS Excel 2007 dan dimulai dengan MS Excel 2003, maka tidak bakal bisa.
Tetapi andai sebaliknya maka MS Excel 2007 tentu dapat membuka software MS Excel
2003. Perlu diketahui bahwa batas perbedaan versi yang penting ialah antara sebelum
2007 dan setelah 2007. Sedangkan meskipun lebih tua, contoh Excel 2007, masih bisa
membuka worksheet 2010, namun tentunya tidak seluruh fitur bakal didukung khususnya
yang sehubungan dengan database dan koneksi dengan software lainnya.