BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar
kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini.
Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan,
menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai
jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak
lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih
ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar
(mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office
lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan
dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh
pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft
ini.
Dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai cara menggunakan Mikcrosoft
Excel khususnya dalam dunia pendidikan.Karena fungsi Microsoft Excel sangat
berperan penting dalam dunia pendidikan khusunya bagi para calon guru.Contoh
bahwa Microsoft Excel sangat berperan penting dalam dunia pendidikan misalnya
dalam mengentri data – data nilai siswa,merangking hasil belajar siswa,pembayaran
SPP siswa,presensi kehadiran,dan lain – lain. Dengan alasan tersebut kami menyusun
makalah Microsoft Excel ini demi menunjang bagaimana cara menggunakan
Microsoft Excel.Dengan demikian pembaca dapat menggunakan makalah ini sebagai
tuntunan dalam mempelajari Teknologi Informasi khususnya dalam bidang Microsoft
Excel.

B. Rumusan Masalah
1. Apa definisi dan fungsi Microsoft Excel?
2. Bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar?
3. Bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel dalam bidang pendidikan? 

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Definisi Microsoft Excel

 Definisi dan Fungsi Microsoft Excel
Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk
membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan
data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan
tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data
sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
Fungsi Microsoft Excel
1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau
penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun
dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.
2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam
bentuk grafik yang komunikatif.
3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan
pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar
informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar
kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa
melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang
bersamaan pula.
4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau
grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa
melakukanya dengan baik sekali.
5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan
data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan
langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali
mengalami perubahan.
6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap
pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

2
B. Cara Menggunakan Microsoft Excel
a) Menu dan icon pada Microsoft Excel

Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

1. Judul
Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar
kerja yang aktif.
2. Office Button
Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya
membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak
dan mempublish dokumen.
3. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)
Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat
akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan
sebagainya.
4. Toolbar
Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan
berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian
program.
5. Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat
tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap
pertanyaan yang dimaksud.
6. Lembar Kerja (Workbook)

3
 Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan
tombol pengendali.
7. Cell
Cell Aktif Penggulung vertical
8. Lembar aktif
9. Nama Range
10. Fungsi
11. Penggulung
12. Nomor Baris
13. Nomor Kolom
C. Membuat dokumen pengolah angka
Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara
pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan
cell. Berikut adalah contoh penerapan Microsoft Excel dalam bidang keguruan :

              Gambar 2. Pengisian Daftar Nilai Siswa

D. Penerapan Microsoft Excel
Microsoft Excel dapat Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja
seperti pada Gambar 2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan
“DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.Kemudian ketikkan sub judul
laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.
2. Penggunaan alignment, format font dan format Cell
Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan
kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol
Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

4
 Gambar 3
Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell
kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti
underline atau italic.
3. Penggunaan format Tabel dan Cell
Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa
template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan
kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style
formattabel seperti berikut ini. Kita juga dapat melakukan format tabel dan format
cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan
Microsoft Excel. Seperti contohnya pada Gambar 2. menggunakan format tabel
dan cell sendiri dengan cara

Gambar 4
Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal
ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All
Border seperti pada tampilan dibawah ini.

5
                                                Gambar 5
Untuk memberi warna pada judul tabel bisa menggunakan fasilitas format cell
dengan cara blok cell A7 sampai M8 kemudian klik tombol kemudian akan
muncul pilihan style cell yang akan kita pilih seperti pada tampilan dibawah ini.

Gambar 6

E. Macam-macam formula
1. =SUM(…)
Fungsinya : Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan : =SUM(H5:H15)
2. =COUNT(…)
Fungsinya : Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada
di sel B5 sampai sel B15
Penulisan : =COUNT(B5:B15)

6
3. =MAX(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan
sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MAX(F1:F17)
4. =MIN(…)
Fungsinya  : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan
sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MIN(F1:F17)
5. =AVERAGE(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11
sampai A17
Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)
6. =ABS(…)
Fungsinya : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar
argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari  sel
yang kita aktifkan, misal di sel F17
Penulisan : =ABS(F17)
7. =SQRT(…)
Fungsinya  : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak
boleh negative
Bentuk umum  : =SQRT(range sel)
Penulisan : = SQRT(25)
8. =IF(…;…;…)
Fungsinya               : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai
kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk umum         : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)
7
 Contoh                   : Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu sel yang
berada di sel F17, tentang kriteria siswa dinyatakan lulus atau gagal dengan
ketentuan sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih besar sama dengan 60, maka siswa
dinyatakan LULUS, dan sebaliknya.
Penulisan                : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan 60, maka LULUS, jika kurang dari
60, maka GAGAL
Keterangan :
Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel
F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false
9. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya               : Untuk menghitung jumlah hari
Contoh                   : =DATE(73,8,11) à 26887 hari
10. =VLOOKUP
Fungsinya               : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum         : =VLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num;
Range_lookup)
11. =HLOOKUP
Fungsinya   : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum : =HLOOKUP(lookup_value; table_array; Col_index_num;
Range_lookup)
12. =LEFT(…;…)
Fungsinya  : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah
kiri
Bentuk umum :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17
(Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =LEFT(F17;3) à hasilnya Feb
13. =RIGHT(…;…)
Fungsinya   :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan
Bentuk umum         :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh       :Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari)
sebanyak 3 huruf
Penulisan                :=RIGHT(F17;3) à hasilnya ari
8
 14. =MID(…;…;…)
Fungsinya   : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah
karakter tertentu
Bentuk umum         :=MID(teks;start_number; number_char)
Contoh       : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17
(Februari)
Penulisan                : =MID(F17:3:3)

F. Mencari Nilai Rapor Dengan Ketentuan Tertentu

            Biasanya untuk nilai rapor, beberapa madrasah menetapkan cara dan ketentuan
yang berbeda. Misalnya nilai rapor didapat dari 70% Rata-rata nilai harian (tugas, PR,
UH, MID) ditambah 30% nilai US, maka rumus yang digunakan untuk
menyelesaikannya adalah sebagai berikut :
=(AVERAGE(D4:I4)*70%)+(J4*30%)
Catatan:
 AVERAGE(D4:I4) adalah rumus untuk mencari rata-rata nilai tugas, PR, Latihan,
UH1, UH 2 dan MID.
 *70% adalah pengali hasil rata dengan nilai 70/100
 J4*30% adalah nilai US dikali 30%
 Kalau seandainya nilai yang didapatkan berkoma (contoh : 66,75) sementara nilai
yang kita inginkan adalah nilai bulat  maka klik tombol Decress decimal sampai
didapat nilai bulat yang diinginkan (dalam kasus ini sebanyak dua kali klik)

G. Merengking Nilai siswa

1. Buka file excel nilai siswa
2. Letakkan kursor pada cell rangking seperti contoh gambar berikut
3. Ketik =RANK(
4. Klik Cell nilai siswa yang akan di ranking
5. Ketik pembatas statment-nya (bisa , atau ;  tergantung settingan komputer) dalam
gambar berikut menggunakan ;
6. Blok seluruh nilai siswa dari siswa pertama sampai siswa terakhir di kelas
tersebut, contoh pada gambar
7. Tekan tombol F4 yang ada pada keyboard, sehingga range yang telah kita blok
tadi menjadi ABSOLUT dan ditandai dengan simbol $ pada cell-cellnya.
9
 8. Ketik pembatas statment-nya, sebagaimana point 5.
9. Ketik angka 0 (nol) agar nilai siswa yang tinggi menjadi peringkat 1 (satu) dan
seterusnya. (nilai 1 (satu) untuk kebalikannya).
10. Ketik kurung tutup dan tekan tombol enter.
11. Klik dan Tarik cell rangking siswa pertama sampai ke siswa terakhir dalam satu
kelas tersebut.

H.  Mengelompokkan Nilai Siswa

            Salah satu kewajiban guru selain memberikan nilai pada setiap kegiatan
pembelajaran adalah mengelompokkan siswa berdasarkan TUNTAS atau REMEDI.
Kalau siswa yang dibina tidak terlalu banyak maka tidak akan terlalu sulit untuk
mengelompokkan siswa tersebut. Akan tetapi hal ini akan terasa sulit kalau jumlah
siswa banyak.
Berikut ini akan diberikan langkah-langkah untuk mengelompokkan siswa
berdasarkan criteria diatas. Langkah-langkah ini juga berguna untuk nilai mentah atau
nilai yang sudah diolah.
1. Buka file data nilai siswa.
2. Tambah satu kolom disamping nilai yang akan dikelompokkan (dalam kasus ini
akan dikelompokkan siswa berdasarkan nilai rapor yang telah diolah)
3. Ketiklah rumus berikut :
=IF(L4>74,”Tuntas”,”Remedi”)
Catatan:
 IF adalah Fungsi dari Excel yang digunakan untuk pengelempokkan data
 L4 adalah Posisi sel Nilai Rapor siswa pertama
 > (lebih besar) adalah operator pembanding, bisa juga digunakan >= (lebih besar
sama dengan) atau < (lebih kecil) atau <= (lebih kecil sama dengan).
 74 adalah KKM mata pelajaran bersangkutan dikurangi 1 (dalam kasus ini KKM
mata pelajaran adalah 75)
 , (koma) adalah pembatas antara kriteria yang diberikan dengan kelompok yang
memenuhi kriteria tersebut (jika nilai lebih besar dari 74 maka Tuntas). Pada
beberapa computer lain pembatas ini bisa jadi ; (titik koma) maka kita tinggal
menyesuaikan saja.
 “Tuntas” adalah kelompok yang memenuhi kriteria, disini kata Tuntas harus
diapit oleh tanda kutip 2 (caranya tekan dan tahan tombol shift yang ada di
10
 keyboard dan secara bersamaan tekan tombol tanda kutip yang berada disamping
kanan tombol enter.
 “Remedi” adalah kelompok yang tidak memenuhi kriteria yang ditentukan.
1. Ulangi langkah 4 – 6 pada point A (mencari jumlah) untuk siswa selanjutnya.

11
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Jadi kesimpulan dari penyusunan makalah ini mengupas tuntas tentang
bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel sesuai dengan harapan. Dengan
demikian sedikit banyak makalah ini dapat membantu dalam menjawab semua
rumusan masalah yang ada dan semua pertanyaan – pertanyaan yang berhubungan
dengan Microsoft Excel.

B. Saran
Tentunya terhadap penulis sudah menyadari jika dalam penyusunan makalah
di atas masih banyak ada kesalahan serta jauh dari kata sempurna.
Adapun nantinya penulis akan segera melakukan perbaikan susunan makalah
itu dengan menggunakan pedoman dari beberapa sumber dan kritik yang bisa
membangun dari para pembaca.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Diknas.Kurikulum 2004 Teknologi Informasi dan Komunikasi.

Budi Permana.2000.Microsoft Excel 2000.Jakarta: Exel Media Komputindo.
Puji Nugroho.1995.Kumpulan Soal – soal Ujian Negara Lotus.Jakarta: Elex Media
Komputindo.
Fauzi,A., Johar Arifin, dan M. Farikhudin.1999.Aplikasi Excel dalam Financial
Terapan.Jakarta : Elex Media Komputindo.

13