JURNAL PEMBELAJARAN

PELATIHAN MICROSOFT OFFICE EXCEL

GELOBANG III TA. 2024

Pemateri : Letkol Mar Setyo Eko Susilo, S.E., M.Si.

Jumlah JP : 11 Jam Pelajaran
Waktu : Hari ke-2
Selasa, 23 Januari 2024
Pukul 08.00 s.d. 13.00

Materi : Pelatihan Microsoft Office Excel

A. PENDAHULUAN.

Microsoft Office Excel adalah program spreadsheet/lembar kerja yang

memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengatur, dan menganalisis informasi.
Meskipun Anda meyakini bahwa Excel hanya digunakan oleh orang-orang tertentu
untuk mengolah data yang rumit, namun sebenarnya siapa pun bisa belajar
bagaimana memanfaatkan fitur program yang kuat ini. Apakah Anda sedang
mengatur anggaran, mengorganisir log pelatihan atau membuat faktur, Excel
membuat hal ini mudah dikerjakan dengan berbagai jenis data.

B. PENGENALAN MICROSOFT OFFICE EXCEL.

Jika kita menggunakan Excel atau memiliki lebih banyak pengalaman dengan
versi yang lama, terlebih dahulu harus meluangkan beberapa waktu untuk
mengakrabkan diri dengan antarmuka Excel. Ketika kita membuka Excel untuk
pertama kalinya, Excel Start Screen akan muncul. Dari sini, kita dapat membuat
workbook baru, memilih template, dan mengakses buku kerja yang baru saja diedit.
 2

 Dari Excel Start Screen, cari dan pilih Blank Workbook untuk mengakses
antarmuka Excel.
 Ribbon: Ribbon berisi semua perintah yang Anda perlukan untuk
melakukan tugas umum di Excel. Ini memiliki banyak tab, masing-masing
tab dengan beberapa kelompok perintah.
 Quick Access Toolbar: Quick Access Toolbar memungkinkan Anda
mengakses perintah umum yang tidak memperdulikan tab yang sedang
dipilih. Anda dapat menyesuaikan perintah-perintah tergantung sesuai
dengan kebutuhan Anda.
 Formula Bar: Pada formula bar, Anda dapat memasukkan atau mengedit
data, formula, atau fungsi yang akan muncul pada sel tertentu.
 Column: Column adalah sekelompok sel yang berjejer dari atas halaman
ke bawah. Pada Excel, kolom diidentifikasi oleh huruf.
 Sel: Setiap persegi panjang dalam sebuah buku kerja disebut sel. Sebuah
sel merupakan persimpangan dari baris dan kolom. Cukup klik untuk
memilih sel.
 Row: Row adalah sekelompok sel yang berjejer dari sisi kiri halaman ke
kanan. Dalam Excel, baris diidentifikasi oleh nomor.
 Lembar kerja/worksheet: file Excel disebut juga buku kerja/workbook.
Setiap workbook memiliki satu atau lebih lembar kerja. Klik tab untuk
beralih di antara mereka, atau klik kanan untuk pilihan lainnya.
 Worksheet View Options: Ada tiga cara untuk melihat worksheet. Cukup
klik perintah untuk memilih tampilan yang diinginkan.
 Zoom Control: Klik dan tarik slider untuk menggunakan pengendalian
pembesaran. Angka yang terletak pada kanan slider menunjukan
persentase pembesaran.
 Scroll Bar Vertikal dan Horizontal : Scroll bar memungkinkan Anda untuk
menggulir ke atas dan ke bawah atau sisi ke sisi. Untuk
menggunakannya, klik dan tarik scroll bar vertikal atau horizontal.

Darmalis
197601041998031003
 3

Tampilan lembar kerja.

Tampilan ini dapat berguna untuk berbagai tugas, terutama jika kita
berencana untuk mencetak spreadsheet. Untuk mengubah tampilan worksheet,
lokasikan perintah di sudut kanan bawah jendela Excel dan pilih tampilan
Normal, tampilan Page Layout, atau tampilan Page Break.

 Tampilan normal adalah tampilan default untuk semua lembar kerja di

Excel.

Darmalis
197601041998031003
 4

 Tampilan Page Layout menampilkan bagaimana lembar kerja Anda akan

muncul saat dicetak. Anda juga dapat menambahkan header dan footer
dalam tampilan ini.

 Tampilan Page Break memungkinkan Anda untuk mengubah lokasi

halaman yang terpisah, yang sangat membantu ketika mencetak banyak
data dari Excel.

Darmalis
197601041998031003
 5

C. PENGOPERASIAN MICROSOFT OFFICE EXCEL.

1. Membuat File baru pada Microsoft Office Excel. Jika kita baru memulai
mengoperasikan Microsoft Excel, maka klik menu start pada computer kemudian
cari dan klik Excel, jika sudah terbuka maka klik kertas kosong.
a. Pilih tab File. Tampilan Backstage akan muncul.

b. Pilih New, kemudian klik Blank workbook.

c. Sebuah buku kerja baru kosong akan muncul.

2. Pengenalan Ribbon.

Pada Microsoft Office Excel menggunakan sistem tab Ribbon, bukan menu
tradisional. Ribbon berisi beberapa tab, masing-masing tab memiliki beberapa
kelompok perintah. Anda akan menggunakan tab ini untuk melakukan tugas
yang paling umum di Excel.

Darmalis
197601041998031003
 6

 Setiap tab memiliki satu atau lebih kelompok.

 Beberapa kelompok memiliki panah yang dapat Anda klik untuk pilihan
lainnya.

 Klik tab untuk menampilkan lebih banyak perintah.

 Anda dapat mengatur bagaimana Ribbon ditampilkan dengan Ribbon

Display Options.

Program tertentu, seperti Adobe Acrobat Reader, dapat dipasang sebagai tab
tambahan pada Ribbon. Tab ini disebut add-in.

Darmalis
197601041998031003
 7

3. Fungsi Logika (Formula).

Fungsi Logika adalah rumus yang telah ditetapkan untuk melakukan

perhitungan dengan menggunakan nilai-nilai tertentu dalam urutan tertentu.
Excel mencakup banyak fungsi umum yang dapat digunakan agar cepat
mendapatkan jumlah, rata-rata, perhitungan, nilai maksimum, dan nilai minimum
pada berbagai sel. Untuk menggunakan Fungsi Logika dengan benar, harus
difahami bagian-bagian yang berbeda dari Fungsi Logika dan cara membuat
argumen untuk menghitung nilai-nilai dan referensi sel.

a. IF : IF, salah satu dari fungsi logika, untuk mengembalikan satu nilai jika
kondisi benar dan nilai lain jika kondisi salah. Misalnya: =IF(A2>B2,"Melebihi
Budget","OK") =IF(A2=B2,B4-A4,"")
b. AND : Fungsi AND mengembalikan TRUE jika semua argumennya
mengevaluasi ke TRUE, dan mengembalikan FALSE jika satu atau beberapa
argumen mengevaluasi ke FALSE. Satu penggunaan umum untuk fungsi
AND adalah untuk memperluas penggunaan fungsi-fungsi lain yang
melakukan uji logika. Contoh : =AND(A2>1,A2<100) . Menampilkan TRUE
jika A2 lebih besar dari 1 AND (dan) kurang dari 100, jika tidak, akan
menampilkan FALSE.
c. Count : fungsi COUNT untuk mendapatkan jumlah entri di bidang angka yang
ada dalam rentang atau larik angka. Misalnya, Kita bisa memasukkan rumus
berikut untuk menghitung angka dalam rentang A1:A20: =COUNT(A1:A20).
Dalam contoh ini, jika ada lima sel dalam rentang berisikan angka, hasilnya
adalah 5.
d. Rumus SUM juga bisa dipakai untuk mencari total nilai kumpulan data. Cara
menggunakan rumus SUM di Microsoft Excel adalah dengan menuliskan
formula “=SUM” diikuti dengan cell pertama : cell terakhir yang akan
dijumlahkan, contohnya “=SUM(cell pertama:cell terakhir)”.
e. Average : Average adalah rumus Microsoft Excel yang digunakan untuk
menghitung nilai rata-rata. Cara penggunaanya adalah dengan menulis
formula “=AVERAGE(cell pertama:cell terakhir)”.
f. MAX dan MIN : =MAX(cell pertama:cell terakhir)

Darmalis
197601041998031003
 8

=MIN(cell pertama:cell terakhir)

Rumus MAX digunakan dalam Microsoft Excel untuk menampilkan nilai

terbesar dari kumpulan data. Cara menggunakannya adalah dengan
menuliskan formula “=MAX(cell pertama:cell terakhir)”.

Sedangkan MIN digunakan dalam Microsoft Excel untuk menampilkan nilai

terkecil dari sebuah kumpulan data. Rumus yang digunakan
adalah “MIN(cell pertama:cell terakhir)”.

g. VLOOKUP : Umumnya, ada empat potongan informasi yang akan diperlukan

untuk membangun sintaks untuk menggunakan rumus VLOOKUP.
- Nilai yang ingin kita cari disebut nilai pencarian.
- Rentang tempat nilai pencarian berada, agar VLOOKUP berfungsi dengan
benar nilai pencarian harus selalu berada di kolom pertama dalam rentang.
Contoh: apabila nilai pencarian berada dalam sel C2, rentang harus dimulai
dengan C.
- Nomor kolom dalam rentang yang berisi nilai kembali. Contoh: jika kita ingin
menentukan B2:D11 sebagai rentang, kita harus menghitung B sebagai
kolom pertama, C sebagai yang kedua, hingga seterusnya.
- Secara opsional, kita bisa menentukan "TRUE" jika menginginkan hasil
yang mendekati atau "FALSE" jika menginginkan hasil yang sama persis
dari nilai kembali. Kalau kita memilih untuk tidak menentukan apa pun, nilai
default akan selalu menjadi TRUE (atau hasil yang mendekati).
Rumusnya VLOOKUP terdiri dari bagian-bagian berikut:
=VLOOKUP (Apa yang ingin Kita cari, di mana Kita ingin mencarinya,
nomor kolom dalam rentang yang berisi nilai yang akan dikembalikan,
mengembalikan hasil yang Mendekati atau Persis – ditunjukkan sebagai
1/TRUE, atau 0/FALSE).
h. HLOOKUP : HLOOKUP digunakan dalam mencari data berdasarkan tabel yang
berbentuk horizontal. Fungsi HLOOKUP melakukan pencarian nilai pada baris
paling atas dari tabel serta mengembalikan nilai sesuai baris lain. Dikarenakan

Darmalis
197601041998031003
 9

bentuk data yang horizontal, data yang diambil oleh HLOOKUP bersumber dari
banyak baris. Rumus HLOOKUP sendiri dirumuskan dengan
=HLOOKUP(lookup_value; table_array; row_index_num; [range_lookup])

4. Membuat warna cells (Conditional Formating).

Format kondisional memungkinkan kita secara otomatis menerapkan
pemformatan seperti warna, ikon, dan data berbentuk batang untuk satu sel atau
lebih berdasarkan nilai sel. Untuk melakukan ini, kita harus membuat aturan
format kondisional. Contoh, aturan format kondisional: Jika nilai kurang dari $
2.000, maka warna sel merah. Dengan menerapkan aturan ini, kita akan dapat
dengan cepat melihat mana sel yang berisi nilai kurang dari $ 2.000.

Membuat format kondisional:

Dalam contoh kita, kita memiliki worksheet berisi data penjualan, dan kita ingin
melihat penjual mana yang memenuhi sasaran penjualan bulanan mereka.
Sasaran penjualan adalah $ 4000 per bulan, jadi kita akan membuat aturan
format kondisional untuk setiap sel yang mengandung nilai yang lebih tinggi dari
4000.

1. Pilih sel yang diinginkan untuk aturan format kondisional.

Darmalis
197601041998031003
 10

2. Dari tab Home, klik perintah Conditional Formatting. Sebuah menu drop-
down akan muncul.

3. Arahkan mouse ke jenis format kondisional yang diinginkan, lalu pilih

aturan yang diinginkan dari menu yang muncul. Dalam contoh kita, kita
ingin menyoroti sel yang lebih besar dari $ 4.000.

4. Sebuah kotak dialog akan muncul. Masukkan nilai yang diinginkan ke

bidang kosong. Dalam contoh kita, kita akan masukkan 4000 sebagai nilai
kita.

5. Pilih gaya format dari menu drop-down. Dalam contoh kita, kita akan
memilih Green Fill with Dark Green Text, kemudian klik OK.

6. Format kondisional akan diterapkan ke sel yang dipilih. Dalam contoh kita,
sangat mudah untuk melihat mana penjual yang mencapai target
penjualan $ 4000 setiap bulan.

Darmalis
197601041998031003
 11

5. Tata Letak (Page Layout).

Page Setup merupakan fitur berbentuk menu pada aplikasi komputer

pengolah kata dan gambar yang memiliki fungsi untuk mengatur halaman
(paper), pengaturan batas (margin), tata letak (layout), dan orientasi halaman
yang berhubungan erat dengan hasil cetak fisik (print) hasil pekerjaan.
Fungsi-fungsi Page Setup tersebut dirangkum ke dalam sebuah menu di
dalam sebuah aplikasi komputer. Melalui menu tersebut, pengaturan dapat
dilakukan dengan submenu yang ada di dalamnya. Berikut adalah fungsi Page
Layout View pada Microsoft Excel:

a. Mengatur tema dokumen excel (Themes).

b. Mengatur halaman sebelum di print meliputi area, margin, ukuran kertas dan
sebagainya (Page Setup).
c. Menentukan skala tampilan jendela ms excel (Scale to Fit).
d. Menampilkan dan menyembunyikan format kertas seperti gridline, dan
heading (Sheet Options).
e. Menata posisi objek terhadap objek lain (Arrange).

Lembar kerja pada Microsoft Excel terdiri dari:

a. Baris, yaitu bagian area kerja yang melintang horizontal dan ditandai dengan
angka.
b. Kolom, yaitu bagian lembar kerja dengan posisi vertikal dan ditandai dengan
abjad.
c. Sel, adalah pertemuan baris dan kolom. Contoh sel C6.
d. Range, kumpulan dari beberapa sel yang dipilih. Contohnya range A1:B7).

6. Review (Proteksi).

Merupakan fitur keamanan untuk mengamankan file dengan memberikan

password. Cara : Klik ribbon Review Protect Sheet atau Protect Workbook 
buat password  ok

Darmalis
197601041998031003
 12

7. Mengurutkan data (Short and Filter).

Filter dan sort adalah fitur yang disediakan Excel untuk menampilkan
data-data spesifik yang dibutuhkan. Filter digunakan untuk menyaring data
berdasarkan jenis parameternya, seperti index atau angka. Sort digunakan untuk
mengurutkan data (teks atau numerik) dari terkecil hingga terbesar dan
sebaliknya

8. Mail Merge.
Step 1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah data yang kita ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian
simpan file tersebut dengan nama sumber data atau sesuai keinginan.
Step 2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk
tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.
Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)
> Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select
Recipients, lalu
pilih Use Existing List.
 Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
 Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data
untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kita
mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk

Darmalis
197601041998031003
 13

memberi tkita centang pada First row of data contains column headers.
Setelah itu klik OK.
 Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing
tempatnya.
 Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik
opsi Nama.
 Lakukan hal seperti itu untuk posisi data lainnya.

Nama : Darmalis
NIP : 198301272003121001
Jabatan : Turminatum-1 Polum 02.10.14 Bangko
Pkt/Gol : II D
Satker : Kesdam II Sriwijaya

Darmalis
197601041998031003