“MANAJEMEN DAN KEBIJAKAN OBAT”

Tugas 5: Pencatatan dan pelaporan obat 

Nama : Fadhila Tunnisa

NPM : 2010070120039

1. Menjelaskan,dan memberikan contoh yang dimaksud dengan:

a. Pencatatan obat
b. Pelaporan obat

Jawaban:

a. Pencatatan obat adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memonitor

transaksi yang dilakukan terkait perbekalan farmasi yang masuk dan keluar.
pencatatan obat dapat  dilakukan secara manual (buku dan kartu stok) dan
secara komputerisasi
Contohnya pencatatan jumlah perbekalan Farmasi atau obat yang diterima
b. Pelaporan obat Adalah kumpulan catatan dan pendataan dari kegiatan
administrasi perbekalan farmasi. Pelaporan obat juga dapat diartikan suatu
proses kegiatan membuat dan mengirimkan laporan mengenai penyelenggaraan
pengelolaan obat yaitu tentang penerimaan dan pemakaiannya.
Pelaporan obat terdiri dari pelaporan internal dan eksternal gimana pelaporan
internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen
Apotek, sedangkan pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat
untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Contohnya : laporan pengelolaan obat dalam laporan pemakaian dan lembar
pemakaian obat dipuskesmas (Nara et al., 2014)

2. Mengemukakan, menjelaskan, dan memberikan contoh tujuan tujuan:

a. Pencatatan obat
b. Pelaporan obat

Jawaban:

a. Tujuan Pencatatan obat

 1. Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan persediaan
pengeluaran/penggunaan obat
Artinya bahwa dengan adanya pencatatan obat maka akan dapat diketahui
apa saja jenis dan berapa jumlah penerimaan serta penggunaan obat yang
telah dipakai sehinga akan terdapat data yang dapat dijadikan sebagai bukti
bahwa adanya kegiatan dalam pengelolaan obat yang telah dilakukan.
Contohnya : Pencatatan Obat TB yang masuk dan keluar dipuskesmas
tanah air
2. Bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan
Artinya bahwa dengan adanya pencatatan obat maka itu adalah suatu bukti
bahwa sudah ada kegiatan yang dilakukan sehingga dalam pelaporan
nantinya dapat dijadikan sebagai bahan laporan kepada pimpinan
Contohnya : Persediaan obat TB disalurkan kepuskesmas
3. Sumber data untuk melakukan pengaturan evaluasi serta pengendalian baik
dari segi keuangan ataupun dari segi sediaan perbekalan obat
Artinya dengan adanya pencatatan obat, data yang didapat tesebut dapat
digunakan sebagai bahan evaluasi untuk rencana kedepan serta untuk
pengendalian keuangan/dana yang keluar setiap periode nya,sehingga akan
diketahui adanya kesalahan atau tidak selama periode itu berlangsung.
4. Sumber data untuk membuat laporan
Artinya dengan adanya pencatatan obat, data yang didapatkan dapat
dijadikan sebagai laporan kepada pimpinan atau atasan yang berwenang
sehingga akan mempermudah prose pelaporan obat tersebut.(Nara &
Tenda, 2017)

b. Tujuan Pelaporan obat

1. Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi

Artinya dengan adanya pelaporan obat dapat menyediakan data yang akurat
untuk bahan evaluasi kedepan atau artian lain bahwa dengan adanya
pelaporan obat akan menghasilkan data yang fakta dan dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya. Serta data yang akurat tersebut dapat dijadikan
sebagai alat untuk pengambilan keputusan dan akan memperoleh hasil yang
ditentukan/diharapkan.
 Contoh : Data terkait kapan,berapa, harga barang yang masuk dan keluar
dan dari supplier mana obat tersebut.
2. Tersedianya informasi yang akurat
Artinya dengan adanya pelaporan obat, dapat menyediakan informasi yang
akurat dalam artian lain informasi yang didapatkan adalah informasi
berdasarkan data kegiatan yang benar-benar telah dilakukan sebelum
pelaporan obat dilakukan.
Contohnya : Pencacatan obat yang dilakukan sebelum melakukan
pelaporan
3. Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan
Artinya dengan adanya pelaporan obat, dapat menyediakan data yang
lengkap artian lain telah ada proses yang dilakukan sehingga data tidak
dibuat-dibuat, sehingga dengan adanya pelaporan obat tersebut dapat
dijadikan indikator dalam perencanaan kedepan.

3. Mengemukakan, menjelaskan, dan memberikan contoh kegiatan-kegiatan

a. Pencatatan obat
b. Pelaporan obat

Jawaban:

a. Kegiatan Pencatatan obat

1. Pengadaan (surat pesanan faktur)

kegiatan pencatatan obat diawali dengan pengadaan (surat pesanan/faktur).
Dimana surat pesanan ini berisikan keterangan yang menjelaskan pesanan
berupa barang/obat yang dibuat sipembeli dan ditujukan kepada produsen.
Serta adanya faktur/ bukti transaksi setelah melakukan pemesanan.
Contohnya : Faktur dapat berisikan jenis produk yang dipesan, jumlah dan
harga
2. Penyimpanan (kartu stok)
Penyimpanan (kartu stok) adalah sebuah kartu yang ada bersama suatu
obat pada gudang penyimpanan. Kartu stok dapat berisikan keterangan
mengenai rahasia obat. Yaitu: nama obat, jumlah satuannya, dan asal obat
tersebut.
 Contoh: Bukti catatan pembukuan terkait rincian lengkap aktivitas
transaksi yang telah terjadi
3. Penyerahan (nota atau struk penjualan)
Penyerahan nota/struk penjualan adalah suatu alat bukti pembelian dalam
sebuah transaksi dalam permintaan obat dan struk penjualan sebagai bukti
bahwa barang/jenis obat apa yang dikatakan sah menjadi milik penerima
obat.
Contohnya: Nota Obat TB
4. Pencatatan lainnya sesuai dengan kebutuhan/jika dibutuhkan

b. Kegiatan Pelaporan obat

1. Pelaporan internal yang digunakan untuk kebutuhan manajemen apotek.

Contoh: laporan keuangan barang dan laporan lainnya 
2. Pelaporan eksternal yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan. Contohnya: pelaporan narkotika
psikotropika dan pelaporan lainnya 

4. Mengemukakan 1 (satu) contoh dan menjabarkan laporan pengelolaan obat!

Jawaban:

a. Pemesanan
Bagaimana mendapatkan obat, bahan habis pakai dan alat. Hasilnya Apa
yang telah dilakukan Puskesmas pada dasarnya telah sesuai dengan
permintaan obat/bahan habis pakai, sesuai dengan kebutuhan baik di
 Puskesmas Pembantu maupun di Puskesmas, puskesmas juga telah
memperhatikan pemakaian bulan yang lalu dan sisa stok yang ada.
b. Penerimaan dan Penyimpanan
Setelah Pemesanan, kemudian obat dan bahan habis pakai diterima oleh
puskesmas selanjutnya pengelola obat puskesmas melakukan tahapan
penerimaan dan penyimpanan, Yang yang telah dilakukan oleh Puskesmas
adalah Mencatat pada buku stok gudang obat Puskesmas termasuk di
dalamnya registrasi resep obat harian Puskesmas, disamping itu juga
puskesmas telah memberikan label sesuai dengan instruksi petugas farmasi
c. Pengeluaran
Setelah proses penyimpanan dan selanjutnya obat dan bahan habis pakai
akan masuk pada tahap Pengeluaran. Yang telah dilakukan Puskesmas
dalam tahap pengeluaran adalah pemakaian obat dipesan pada saat akan
digunakan, setiap alat yang rusak disimpan dan digudangkan.
Contoh: obat tidak terpakai atau tidak dibutuhkan
d. Pengawasan dan pemeliharaan
Dan selanjutnya tahap yang terakhir adalah pengawasan dan pemeliharaan
untuk obat dan bahan habis pakai. Pengawasan ternyata telah dilakukan
satu minggu sekali dengan memperhatikan contohnya: adanya Label,
Ketersediaan stok, masa berlaku ( tanggal kadaluarsa), perubahan
bentuk/warna obat khususnya obat injek dan tablet, kebersihan tempat
penyampaian obat, suhu tempat obat, sirkulasi stok obat baru dan lama.
Masalah yang sering ditemukan adalah Ketersediaan obat kadang ada
kadang tidak ada, masa berlaku obat kadang mendekati tanggal kadaluarsa,
penyimpanan obat rata-rata menggunakan suhu kamar, belum semua miliki
lemari ( lemari es khusus untuk obat) (Indahningrum et al., 2020)

5. Mengemukakan 1 (satu)contoh dan menjabarkan kan:

a. Laporan pemakaian obat

b. Lembar permintaan obat

Jawaban:
 a. Laporan pemakaian obat
Tahap membuat laporan pemakaian obat yaitu :

1. pertama Kumpulkan data terkait kegunaan obat

Output/hasil : tersedianya informasi tentang data penggunaan obat
2. input data tersebut pada form laporan obat
output/hasil:  Data penggunaan/pemakaian obat
3. laporan tersebut dicetak dan dilaporkan pada pimpinan rumah sakit
output/hasil : tersedianya data yang lengkap penggunaan/pemakaian dan
persediaan obat

b. Lembar permintaan obat

Tahapan kegiatan yaitu:
1. permintaan rutin
Dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota untuk masing-masing Puskesmas 
2. permintaan khusus
Dilakukan diluar jadwal distribusi rutin apabila, kebutuhan meningkat
menghindari kekosongan penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), obat
rusak dan kadaluarsa 
3. permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan
Pemakaian Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
4. Permintaan ditujukan kepda Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan
selanjutnya di proses oleh UPOPPK Kabupaten/Kota.
5. Menentukan jumlah permintaan obat. Data yang di perlukan : Data
pemakaian obat periode sebelumnya, Jumlah kunjungan resep, Data
peyakit dan Frekuensi distribusi obat oleh UPOPPK

Referensi :
Indahningrum, R. putri, Naranjo, J., Hernández, Naranjo, J., Peccato, L. O. D. E. L., &
Hernández. (2020). No 主観的健康感を中心とした在宅高齢者における 健康関連
指標に関する共分散構造分析 Title. In Applied Microbiology and Biotechnology (Vol.
2507, Issue 1).
https://doi.org/10.1016/j.solener.2019.02.027%0Ahttps://www.golder.com/insights/
block-caving-a-viable-alternative/%0A???

Nara, T. E., & Tenda, P. E. (2017). Hubungan Antara Pencatatan Pelaporan Laporan
Pemakaian-Lembar Permintaan Obat ( LP-LPO ) Dengan Perencanaan Obat. Jurnal Info
Kesehatan, 15(1), 70–81.

Nara, T. E., Tenda, P. E., Studi, P., Poltekkes, F., Kupang, K., Farmasi, G., & Manggarai, K.
(2014). Pemakaian-Lembar Permintaan Obat ( Lp-Lpo ) Dengan Perencanaan Obat Di
Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Manggarai. 385–393.