PROGRAM APLIKASI PENGELOLAAN SURAT

BERBASIS WEB DI INSPEKTORAT

KABUPATEN CIAMIS

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Sidang Tugas Akhir

Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Bandung

Oleh:

Fauzi Qodarrohman
NIM: 201702094

POLITEKNIK LP3I BANDUNG

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

PEMINATAN INFORMATIKA KOMPUTER

2020

ii
 PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN SIDANG TUGAS AKHIR
Judul Tugas Akhir : Program Aplikasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di

Inspektorat Kabupaten Ciamis

Disusun Oleh : Fauzi Qodarrohman

NIM : 201702094

Program Studi : Manajemen Informatika

Konsentrasi : Manajemen Informatika

Tugas Akhir ini sudah layak untuk dipresentasikan dan diujikan dalam sidang

Tugas Akhir Program Studi Diploma Tiga Politeknik LP3I Bandung.

Penulis

Fauzi Qodarrohman

Menyetujui,

Kiki Supendi, MT
Pembimbing

Mengesahkan,

Agus Salim, S.Kom., M.Kom. Hadiansyah Ma'sum, S.Pd., S.T., M.Kom.

Ketua Program Manajemen Informatika Wakil Direktur I

Disahkan di : Bandung

i
 Pada tanggal : ……………………

LEMBAR PERSETUJUAN PERBAIKAN (REVISI)

SIDANG TUGAS AKHIR

TGL. SIDANG TUGAS AKHIR : 28 Maret 2020

NAMA : FAUZI QODARROHMAN
NIM : 201702094
PROGRAM STUDI : Manajemen Informatika
JUDUL TUGAS AKHIR : Program Aplikasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di
Inspektorat Kabupaten Ciamis

TELAH DIREVISI, DISETUJUI OLEH TIM PENGUJI / PEMBIMBING DAN DIPERKENANKAN

UNTUK DIPERBANYAK / DICETAK :

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

1. Agus Salim, S.Kom., M.Kom. Ketua Sidang

2. Rudi Hartono, ST. Penguji Sidang

3. Kiki Supendi, MT. Pembimbing TA

Bandung,……………….
Mengetahui / Menyetujui
Wakil Direktur I,

Hadiansyah Ma’sum, S.Pd., S.T., M.Kom

ii
 MOTO DAN PERSEMBAHAN

“Siapa yang melapangkan satu kesusahan dunia dari seorang Mukmin, maka Allah
melapangkan darinya satu kesusahan di hari Kiamat. Siapa memudahkan (urusan) orang
yang kesulitan, maka Allah memudahkan baginya (dari kesulitan) di dunia dan akhirat.
Siapa menutupi (aib) seorang Muslim, maka Allâh akan menutup (aib) nya di dunia dan
akhirat. Allah senantiasa menolong seorang hamba selama hamba tersebut menolong
saudaranya...” (HR. Muslim)

Karya tulis ini saya

persembahkan untuk kedua orang
tua yang senantiasa mendoakan
saya setiap harinya dan teman-
teman yang selalu mensupport
dikala susah dan senang.

iii
 ABSTRAK

Perkembangan teknologi yang semakin cepat mendorong sebagian

perusahaan atau instansi pemerintah untuk menggunakan sistem yang
terintegrasi lebih baik agar mempermudah pekerjaan dan mengurangi kesalahan
yang mungkin bisa terjadi.
Oleh karena itu, penulis mengembangkan teknologi tersebut ke dalam
suatu bentuk Tugas Akhir dengan mengambil judul “Program Aplikasi
Pengelolaan Surat di Inspektorat Kabupaten Ciamis Berbasis Website”.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif analis yaitu
penulis menggambarkan hasil observasi dan menganalisa data-data yang
diperoleh di lapangan.
Penelitian yang dituangkan ke dalam Tugas Akhir ini bertujuan untuk
membantu kinerja pengelolaan surat supaya lebih baik di Inspektorat Kabupaten
Ciamis khususnya di Subbagian Administrasi Umum.

iv
 ABSTRACT

The rapid development of technology has encouraged some companies or

government agencies to use better integrated systems to simplify work and
reduce errors that might occur.
Therefore, the authors develop the technology into a Final Assignment
form by taking the title " Letter Management Application Program Web Based at
the Ciamis Regency Inspectorate ".
The research method used is a descriptive analyst method that the authors
describe the results of observations and analyze the data obtained in the field.
The research as outlined in this Final Project aims to help the performance
of letter management so that it is better in the Inspectorate of Ciamis Regency
especially in the General Administration subsection.

v
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT yang telah

menganugerahkan rahmat serta inayah-Nya, yang karena-Nya, penulis diberikan

kekuatan dan kesabaran untuk menyelesaikan penulisan tugas akhir ini yang

berjudul “Program Aplikasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di Inspektorat

Kabupaten Ciamis”.

Adapun pengajuan tugas akhir ini ditujukan sebagai pemenuhan

beberapa ketentuan kelulusan pada jenjang perkuliahan LP3I Politeknik

Bandung. Lewat penyusunan tugas akhir ini tentunya penulis mengalami

beberapa hambatan, tantangan seta kesulitan, namun karena binaan dan

dukungan dari semua pihak, akhirnya semua hambatan tersebut dapat teratasi.

Penulis sadar, walaupun telah berupaya keras untuk memperoleh hasil

terbaik dalam penelitian dan penulisan tugas akhir ini namun Tugas Akhir ini

masih dirasakan kurang sempurna mengingat keterbatasan kesempatan dan

pengetahuan penulis. Oleh karena itu penulis sangat berharap kritik dan saran

yang bersifat membangun dari para pembaca untuk pengembangan ilmu

pengetahuan dan kemampuan penulis.

Penulis pun berharap tugas akhir ini bisa bermanfaat bagi diri sendiri

khususnya dan semua pihak yang terkait umumnya.

Tasikmalaya, 17 Februari 2020

Fauzi Qodarrohman

vi
 UCAPAN TERIMA KASIH

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Alloh SWT, yang telah

mencurah limpahkan karunia dan rahmat-Nya kepada penulis sehingga penulis

dapat menyelesaikan laporan penelitian dan tugas akhir yang berjudul “Program

Aplikasi Pengelolaan Surat di Inspektorat Kabupaten Ciamis Berbasis Web”.

Penulis menyadari bahwa dalam menyusun laporan ini, penulis banyak

mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis

mengucapkan terimakasih kepada:

1. Bapak Rony Setiawan, S.Kom., M. Kom. selaku Direktur Politeknik LP3I

Bandung.

2. Bapak Hadiansyah Ma'sum, S.Pd., S.T., M.Kom. selaku Wakil Direktur I.

3. Bapak Agus Salim, S.Kom., M.Kom. selaku Ketua Program Studi

Manajemen Informatika Politeknik LP3I Bandung.

4. Bapak Kiki Supendi, MT. selaku Dosen Pembimbing.

5. Bapak Ivan Adimulya, SE, M.Si, Ak. selaku Kasubag Administrasi dan Umum

di Inspektorat Kabupaten Ciamis yang telah bersedia memberikan ijin

kepada penulis dalam melakukan penelitian ini.

6. Orang tua yang telah mendukung dan memberikan do’a.

7. Kakak-kakak yang sangat penulis cintai.

8. Seluruh sahabat dan temanku yang sangat penulis kasihi.

9. Semua pihak yang telah mendukung yang tidak bisa saya sebutkan satu per

satu.

vii
 Penulis menyadari bahwa dalam penelitian dan penulisan tugas akhir ini

banyak kesalahan dan kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran yang

membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan demi kesempurnaan

tugas akhir ini. Penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Tasikmalaya, 17 Februari 2020

Fauzi Qodarrohman

viii
 DAFTAR ISI

Halaman
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
LEMBAR PERSETUJUAN PERBAIKAN SIDANG TUGAS AKHIR
LEMBAR MOTO DAN PERSEMBAHAN
ABSTRAK
ABSTRACT
KATA PENGANTAR
UCAPAN TERIMAKASIH
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN

BAB I
1.1 Latar Belakang
1.2 Identifikasi Masalah
1.3 Rumusan Masalah
1.4 Batasan Masalah
1.5 Tujuan Penelitian
1.6 Kegunaan Penelitian
1.7 Desain Penelitian
1.8 Sistematika Penulisan

BAB II
2.1 Pengertian Tinjauan

BAB III
3.1 Gambaran Umum Obyek Penelitian
3.2 Aspek Kegiatan Usaha
3.3 Struktur Organisasi
3.4 Kepegawaian
3.5 Fasilitas

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Sistem Yang Berjalan Di
4.2 Hambatan Sistem Berjalan

ix
 4.3 Solusi Perancangan Sistem Usulan
4.4 Perancangan Antar Muka Sistem Usulan
4.5 Implementasi Program

BAB V
5.1 Kesimpulan
5.2 Saran-saran

DAFTAR PUSTAKA
BIOGRAFI PENULIS
SURAT PERNYATAAN
LAMPIRAN

x
 DAFTAR TABEL

Halaman
Data Fasilitas di Inspektorat Kabupaten Ciamis

DAFTAR GAMBAR

Halaman
Metodologi Waterfall
Metodologi Waterfall

xi
 Activity Diagram Admin
Activity Diagram Customer service
Activity Diagram Pengarsip
Activity Diagram Inspektur
Activity Diagram Inspektur Pembantu
Sequence diagram Admin
Sequence diagram Customer Service
Sequence diagram Pengarsip
Sequence diagram Inspektur
Sequence diagram Inspektur Pembantu
login
Surat Masuk
Surat keluar
Disposisi
Divisi
Master Kode
User
CRUD Surat Masuk
CRUD Surat Keluar
CRUD Disposisi
Account User
CRUD Divisi
Laporan arsip surat masuk
Laporan arsip surat keluar
Laporan arsip Disposisi
Kartu kendali surat masuk
Kartu Disposisi
Kartu kendali surat keluar
Desain menu
Membuat database
Restore database

xii
DAFTAR LAMPIRAN

xiii
xiv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan perkembangan zaman sekarang, teknologi komunikasi

berkembang begitu pesat. Banyak bermunculan berbagai alat telekomunikasi

atau perhubungan yang canggih seperti telepon seluler, televisi, radio, telegram

dan lain sebagainya. Namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat

dilupakan keberadaannya, bahkan sampai sekarang masih tetap terpakai seolah

tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu.

Komunikasi tertulis tersebut adalah surat, termasuk didalamnya terdapat surat

masuk, surat keluar serta disposisi.

Seperti halnya di Inspektorat Kabupaten Ciamis, surat merupakan alat

komunikasi yang penting. Penulis melihat di instansi tersebut yang menerima

surat masuk, membuat surat keluar dan pembuatan disposisi untuk disampaikan

kebawahan tidak hanya sebagai alat komunikasi, melainkan sebagai bukti

autentik “hitam diatas putih” atas kegiatan yang telah dilakukan. Oleh karena itu

pengelolaan surat harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti

proses perkembangannya.

Kemudian pengelolaan surat-surat yang masuk dan keluar dikerjakan

disuatu bagian khusus yaitu subbagian pengarsip (administrasi umum) dan

customer service yang terdapat di Inspektorat Kabupaten Ciamis. Dalam

pengelolaan surat masuk sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena

1
 2

diperlukan suatu ketelitian yaitu mulai dari pembukuan surat sampai disposisi

surat. Begitu juga dengan surat keluar penting pengaruhnya terhadap Inspektorat

Kabupaten Ciamis, karena menurut penulis surat keluar merupakan data yang

dapat memberikan reputasi yang baik kepada instansi terkait bila surat tersebut

sampai ketujuan pada waktunya.

Namun berdasarkan pengamatan penulis di Inspektorat Kabupaten

Ciamis masih belum terintegrasinya sistem yang ada, jika terjadi jumlah data

yang sangat banyak kemudian dengan tidak adanya laporan yang terjadwal

mengakibatkan data tidak dikelola dengan baik, tidak teliti, tidak teratur dan

sering terjadi hilangnya berkas surat saat pencarian kembali. Maka akan

menimbulkan suatu permasalahan yang kurang efektif dan efisien serta

menghambat kinerja pengelolaan ataupun pendistribusian surat, sehingga

diperlukan pembuatan sistem program yang mendukung Subbagian Administrasi

Umum dan Customer Service di Inspektorat Kabupaten Ciamis.

Berdasarkan uraian tersebut, maka dalam penulisan tugas akhir ini

penulis mengambil judul “Program Aplikasi Pengelolaan Surat Berbasis Web

di Inspektorat Kabupaten Ciamis”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang penulis susun, maka

permasalahan penelitian dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

1. Belum terintegrasinya pengelolaan surat dengan baik di Inspektorat

Kabupaten Ciamis.

2. Kurang efektif dan efisien, yang mengakibatkan sering terjadinya

kehilangan berkas surat saat melakukan pencarian jika dibutuhkan

kembali di Subbagian Administrasi Umum.

 3

3. Tidak adanya laporan yang terjadwal di Subbagian Administrasi Umum

dan Customer Service.

4. Tidak dikelola dengan baik saat terjadi jumlah data yang banyak di

Subbagian Administrasi Umum dan Customer Service.

5. Sering adanya hambatan saat pendistribusian surat di Inspektorat

Kabupaten Ciamis.

1.3 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana pengelolaan surat di Inspektorat Kabupaten Ciamis agar

terintegrasi dengan baik?

2. Bagaimana membantu Subbagian Administrasi Umum supaya

mengelola berkas surat lebih efektif dan efisien?

3. Bagaimana membuat laporan di Subbagian Administrasi Umum dan

Customer Service supaya bisa terjadwal.

1.4 Batasan Masalah

Agar bahasan pada penelitian ini lebih fokus dan tidak menyimpang

terlalu jauh, maka ada beberapa hal yang perlu dibatasi oleh penulis,

diantaranya:

1. Program aplikasi yang akan dibuat hanya berfokus dengan

mengintegrasikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta

disposisi, supaya lebih efektif dan efisien di Inspektorat Kabupaten

Ciamis.

2. Data yang digunakan berupa data real yang diambil dari Subbagian

Administrasi Umum.
 4

3. Sistem yang dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP

dengan database MySql.

1.5 Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah yang dikemukakan oleh penulis, maka

tujuan penelitian sebagai berikut:

1. Untuk mengintegrasikan pengelolaan surat yang lebih baik kedalam

program aplikasi di Inspektorat Kabupaten Ciamis.

1. Untuk membantu Subbagian Administrasi Umum dalam mengelola

berkas surat sehingga lebih efektif dan efisien.

2. Untuk memudahkan laporan yang terjadwal di Subbagian Administrasi

Umum dan Customer Service.

1.6 Kegunaan Penelitian

Dalam penelitian ini diharapkan bermanfaat dalam hal sebagai berikut

ini:

1. Bagi industri, sebagai bahan kajian dalam melakukan rekayasa

perangkat lunak yang masih relevan.

2. Bagi instansi pemerintah, untuk meningkatkan efektif dan efisiensi pada

surat masuk dan surat keluar.

3. Bagi mahasiswa, untuk menghasilkan laporan penelitian yang

selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan acuan bagi mahasiswa

lainnya bagi yang ingin melakukan penelitian lanjutan.

1.7 Desain Penelitian

 5

Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis mengumpulkan data yang

dipergunakan untuk membuat program dengan metode-metode sebagai

berikut:

1. Metodologi Penelitian

Metodologi yang akan digunakan dalam pembuatan sistem ini

adalah metode waterfall. Model pengembangan software yang

diperkenalkan oleh Winston Royce pada tahun 70-an ini merupakan

model klasik yang sederhana dengan

Gambar 1.1 Metodologi Waterfall

2. Teknik pengumpulan data berdasarkan kerangka pemikiran sebagai

berikut:

a. Pengamatan (Observasi), yaitu memperoleh data dengan cara

mengadakan pengamatan langsung mengenai proses

pengelolaan surat di Inspektorat Kabupaten Ciamis.

b. Wawancaara (Interview), yaitu dengan melakukan wawancara

dengan Kasubag Administrasi dan Umum terkait dengan

proses pengelolaan surat di Inspektorat Kabupaten Ciamis.

c. Studi kepustakaan, yaitu udi kepustakaan yaitu metode ini

bertujuan untuk memperoleh bahan penulisan yang bersifat

 6

teoritis dari buku-buku yang berkaitan dengan penulisan tugas

akhir ini.

10. Metode Analisis Data, yaitu melakukan analisa sistem yang

berjalan, menjelaskan tentang hasil dari evaluasi sistem yang telah

ada dan mengembangkan sistem yang belum ada, sehingga

dihasilkan sistem baru yang lebih efektif dan efisien. Dalam tahap ini

juga, penulis menggunakan metode perancangan yang digunakan

adalah metode UML.

a. Use Case Diagram, menggambarkan interaksi antara

pengguna sistem (Actor) dengan kasus (Use case) yang

disesuaikan dengan langkah-langkah (Scenario) yang telah

ditentukan Inspektorat Kabupaten Ciamis.

b. Activity Diagram, yaitu menggunakan alir aktivitas dalam sistem

yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir

berawal/decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka

berakhir untuk alat bantu komunikasi serta keperluan

dokumentasi di Inspektorat Kabupaten Ciamis.

c. Sequence Diagram, yaitu menggambarkan interaksi antar objek

di dalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan

sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap

waktu.

d. Class Diagram, menggambarkan keadaan (atribut/properti)

suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk

memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).

4. Lokasi dan Waktu Penelitian

 7

a. Lokasi Penelitian di Inspektorat Kabupaten Ciamis

b. Waktu Penelitian dilakukan pada semester Genap 2019/2020.

1.8 Sistematika Penulisan

Langkah-langkah atau tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam

menyelesaikan skripsi ini adalah sebagai berikut:

BAB I Pendahuluan

Pada bab ini menguraikan latar belakang masalah, identifikasi

masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,

kegunaan penelitian, desain penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II Landasan Teori

Pada bab ini menguraikan singkat teori-teori atau konsep yang

digunakan dari setiap variabel penelitian yang telah diuraikan

permasalahannya pada bab I (dikutip dari para ahli dan berlaku secara

umum/universal), sehingga setiap variabel yang diteliti dapat terukur

secara ilmiah dalam pembahasan.

BAB III Obyek Penelitian

Pada bab ini menguraikan mengenai gambaran obyek penelitian. Pada

umumnya berisi tentang:

1. Gambaran Umum Obyek Penelitian (Termasuk di dalamnya:

Sejarah perusahaan, Visi dan Misi)

2. Aspek Kegiatan Usaha

3. Struktur Organisasi

4. Kepegawaian berdasarkan: Tingkat Pendidikan dan Golongan /

Pangkat

5. Fasilitas Yang Dimiliki

 8

BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Pada bab ini menyajikan proses analisis data, pembahasan masalah

yang disajikan dalam bentuk deskriptif/ pemaparan apa adanya dari

hasil penelitian dan dapat juga disajikan dalam bentuk tabel-tabel,

diagram, chart dan lain sebagainya yang mengarah untuk menjawab

masalah-masalah yang telah diirumuskan pada Bab I.

BAB V Penutup

Pada bab ini berisi kesimpulan yang menjawab rumusan masalah dari

penelitian ini serta saran untuk pengembangan lebih lanjut.

a. Kesimpulan-kesimpulan yang merupakan jawaban dari rumusan

masalah berdasarkan hasil penelitian dan analisis data serta

pembahasan yang telah dilakukan.

b. Saran-saran yang ditujukan kepada pihak-pihak yang terkait dalam

penulisan Tugas Akhir ini seperti: institusi tempat studi, institusi

tempat penelitian dilakukan, pembaca atau peneliti lain dan lain-lain.

9
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Tinjauan

2.1.1 Program

Menurut Sutarman :
“Program adalah barisan perintah atau instruksi yang disusun
sehingga dapat dipahami oleh komputer dan kemudian dijalankan
sebagai barisan perhitungan numerik, dimana barisan perintah
tersebut berhingga, berakhir, dan menghasilkan output” Sutarman
(2009:3).

Sedangkan menurut Yulikuspartono menjelaskan :

“Program merupakan sederetan instruksi atau statement dalam

bahasa yang dimengerti oleh komputer yang bersangkutan”

Yulikuspartono (2009:29).

Berdasarkan pendapat dua ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

program adalah barisan perintah atau statement yang disusun dan

dipahami oleh bahasa komputer, kemudian dijalankan sebagai barisan

perhitungan numerik, dimana barisan perintah tersebut berhingga, berakhir,

dan menghasilkan output.

2.1.2 Aplikasi
Menurut Jogiyanto :
“Aplikasi merupakan program yang berisikan perintah-perintah
untuk melakukan pengolahan data. Jadi aplikasi secara umum
adalah suatu proses dari cara manual yang ditransfomasikan ke
komputer dengan membuat system / program agar data dapat
diolah serta lebih berdaya guna secara optimal. Dari uraian diatas
dapat disimpulkan bahwa aplikasi adalah sebuah perangkat luak
yang berisi perintah untuk menyelesaikan masalah dan
pengolahan data” (Jogiyanto, 2005:4)

9
 10

Sedangkan menurut Rizky Dhanta menjelaskan :

“Aplikasi (application) adalah software yang dibuat oleh suatu

perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu,

misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel” Rizky Dhanta (2009:32),

Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

aplikasi adalah sebuah software yang ditransformasikan ke komputer

berisikan perintah-perintah berfungsi untuk melakukan berbagai bentuk

pekerjaan atau tugas-tugas tertentu.

2.1.3 Pengertian Pengelolaan

Menurut Hadi Abubakar :

“Pengelolaan adalah bagian administrasi perkantoran yaitu

segenap kegiatan atau perbuatan sejak penerimaan, pengarahan,
penyimpanan dan menggunakan peralatan yang memadai agar
ditemukan kembali apabila diperlukan. Kemampuan atau
keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka
mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip dapat
dijadikan sebagai kegiatan pengarahan dan pengendalian orang-
orang yang menyelenggarakan tugas-tugas kersipan.
Sedangkan menurut Poerwadarminta menjelaskan :

“Pengelolaan adalah “proses yang membantu merumuskan

kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan
pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijaksanaan dan pencapaian tujuan”. Poerwadarminta, (2006 :
88)

Menurut pendapat dua ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa

pengelolaan adalah suatu proses kegiatan penerimaan, pengarahan,

penyimpanan, dan pencarian kembali yang bertujuan membantu suatu

organisasi dengan memberikan pengawasan.

 11

2.1.4 Surat

a. Pengertian surat

Menurut Silmi :

“Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk

mengadakan komunikasi secara tertulis” Silmi (2002)

Selain itu surat menurut Basir Barthos menjelaskan :

“Suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak

dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Basir Barthos (2009 : 36)

Menurut pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan

bahwa surat adalah suatu alat komunikasi secara tertulis yang

berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan warta.

b. Surat Masuk

Menurut Sri Ramdhani :

“Surat masuk adalah seluruh surat yang masuk baik dari

kantor cabang, rekanan ataupun pusat serta surat–surat
lainnya diterima langsung oleh receptionis lalu diteruskan
kepada sekretaris. (Sri Ramdhani: 2004; 37)

Sedangkan menurut Gina Madiana menjelaskan :,

“Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh

organisasi kantor”. Gina Madiana (2004 : 49)

Berdasarkan pendapat para ahli diatas maka dapat

disimpulkan bahwa surat masuk adalah suatu kegiatan penerimaan

 12

surat disuatu organisasi kantor, yang diterima oleh receptionis lalu

diteruskan kepada sekretaris.

c. Surat Keluar

Menurut Sri Ramdhani :

“Surat Keluar (Out Going) adalah surat yang sudah lengkap

(bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah di tanda tangani

oleh pihak yang berwenang)” (Sri Ramdhani: 2004; 37).

Sedangkan menurut Gina Madina menjelaskan :

“Surat keluar adalah Surat–surat yang dikirimkan oleh

organisasi terkait, baik sebagai jawaban maupun tanggapan
atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi kantor
atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal
balik yang serasi serta kedua belah pihak memperoleh
keuntungan.” Gina Madina (2004 : 57)

Berdasarkan pendapat dua ahli diatas dapat disimpulkan

bahwa surat keluar adalah proses penanganan surat-surat yang

sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah

ditandatangani oleh pejabat berwenang) baik sebagai jawaban

maupun tanggapan atas isi surat masuk yang diterima kemudian

dikirimkan kepada organisasi kantor atau perorangan,

2.1.5 Unified Modelling Language (UML)

Menurut Sugiarti menjelaskan :

“Pada perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek,

muncul sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk
pembangunan perangkat lunak yang dibangun dengan
menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek yaitu Unified
Modeling Language (UML). UML merupakan bahasa visual yang
menjadi standar untuk menspesifikasikan, menggambarkan,
membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak
(Sugiarti, 2013: 34).
 13

Alat bantu yang digunakan dalam perancangan berorientasi objek

berbasiskan UML adalah sebagai berikut :

a. Use Case Diagram

Menurut Sugiarti menjelaskan :

“Use case diagram adalah gambaran dari beberapa atau

seluruh aktor dan use case dengan tujuan mengenali interkasi
mereka dalam suatu sistem. Use case diagram
menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah
sistem, yang ditentukan adalah “apa” yang diperbuat sistem,
dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan
sebuah interkasi antara aktor dengan system” (Sugiarti, 2013).

Berikut simbol-simbol dan deskripsi use case diagram yang

dijelaskan pada tabel 2.1.

Tabel 2.1. Simbol pada use case diagram

Nama Simbol Deskripsi

Fungsionalitas yang disediakan
sistem sebagai unit-unit yang
saling bertukar pesan antaraunit
Use Case atau aktor, biasanya dinyatakan
dengan menggunakan kata kerja
diawal di frase nama Use Case

Aktor Orang, proses, atau sistem lain

yang berinteraksi dengan sistem
informasi yang akan dibuat diluar
sitem informasi ke sistem informasi
yang akan dibuat itu sendiri. Aktor
hanya memberikan informasi ke
sistem, aktor memeberikan dan
menerima informasi ke sistem dan
 14

dari sistem

Tabel 2.1. Simbol pada use case diagram (Lanjutan)

Komunikasi antara aktor dan use

case yang berpartisipasi pada use
case atau use case memiliki
interaksi dengan aktor. Asosiasi
merupakan hubungan statis antar
Asosiasi
elemen yang meng-gambarkan
elemen yang memi-liki atribut
elemen lain atau elemen yang
harusmengetahui eksistensi
elemen lain.
Relasi Use Case tambahan ke
sebuah use case dimana use
case yang ditambahkan dapat
berdiri sendiri walaupun tanpa
use case tambahan itu, mirip
Eksistensi dengan prinsip inheritance pada
pemrograman berorientasi
objek. Biasanya use case
tambahan memiliki nama depan
yang sama dengan use case
yang ditambahkan. Misalnya
 15

Tabel 2.1. Simbol pada use case diagram (Lanjutan)

arah panah mengarah pada use
case yang ditambahkan biasa use
case yang menjadi extend-nya
merupakan jenis yang sama
dengan use case yang menjadi
induknya.
Hubungan generalisasi dan
spesialisasi (umum - khusus)
anatara dua buah use case
dimana fungsi yang satu adalah
fungsi yang satu adalah fungsi
yang lebih umum dari lainnya.
Generalisasi
Generalisasi merupakan
hubungan hirarkis antara elemen.
Elemen dapat mewarisi semua
atribut dan metode elemen
asalnya dan menambah fungsi-
onalitas baru.
<<include>> Relasi use case tambahan
kesebuah use case yang ditam-
bahkan, memerlukan use case ini
Include
untuk menjalankan fungsinya atau
sebagai syarat.

b. Class Diagram
Menurut Sugiarti menjelaskan :
 16

“Diagram kelas atau Class Diagram menggambarkan struktur

sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang yang akan
dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang
disebut atribut dan metode atau operasi. Diagram kelas
mendefinisikan jenis-jenis objek dalam sistem dan berbagai
hubungan statis yang erdapat diantara mereka” (Sugiarti,
2013).

Berikut simbol-simbol dan deskripsi class diagram yang

dijelaskan pada tabel 2.2.

Tabel 2.2. Simbol pada class diagram

No Gambar Nama Keterangan
Hubungan dimana objek anak
(decident) berbagi perilaku dan
struktur data dari objek yang
1 Generalization
ada di atasnya objek induk
(ancestor).

Upaya untuk menghindari

asosiasi dengan lebih 1 ob-jek.
Nary
1 Association

Himpunan dari objek – objek

yang berbagi atribut serta
3 Class operasi yang sama.

Deskripsi dari urutan aksi –

aksi yang ditampilkan sistem
4 Collaboration
yang menghasilkan suatu hasil
yang terukur bagi suatu actor.
Operasi yang benar – benar
dilakukan oleh suatu objek.
5 Realization
 17

Tabel 2.2. Simbol pada class diagram (Lanjutan)

Hubungan dimana perubahan
yang terjadi pada suatu
elemen mandiri (indepen-
dent) akan mempengaruhi
Hubungan dimana peruba-
6 Dependency
han yang terjadi pada suatu
elemen mandiri (independent)
akan mempengaruhi elemen
yang bergantung padanya
elemen yang tidak mandiri.
Apa yang menghubungkan
antara objek satu dengan
objek lainnya.
7 Association

c. Activity Diagram

Menurut Sugiarti menjelaskan :

“Activity diagram menggambarkan rangkaian alur aktivitas

dalam sistem yang dirancang, digunakan untuk
mendeskripsikan aktivitas yang dibentuk dalam suatu operasi
sehingga dapat juga digunakan untuk aktivitas lainnya seperti
use case atau interaksi. Activity diagram berupa flow chart
yang digunakan untuk memperlihatkan alur kerja dari sistem.”
(Sugiarti, 2013)

Berikut simbol-simbol dan deskripsi Activity diagram yang

dijelaskan pada tabel 2.3.

 18

Tabel 2.3. Simbol-simbol pada activity diagram

Nama Simbol Deskripsi
Status awal aktivitas sistem,
sebauh aktivitas memiliki

Status Awal sebuah status awal.

Aktivitas yang dilakukan

sistem, aktivitas biasanya

Aktivitas diawali dengan kata kerja.

Asosiasi pencabangan
dimana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu.
Percabangan / decision

Asosiasi penggabungan
dimana lebih dari satu ak-

Penggabungan / join tivitas digabungkan men-

jadi satu.
 19

Status akhir yang dila-

kukan sistem sebuah

Status Akhir diagram aktivitas memiliki

sebuah status akhir.

Yang bertanggungjawab terhadap

aktivitas yang terjadi.

Swimlane

Tabel 2.3. Simbol-simbol pada activity diagram (Lanjutan)

d. Sequence Diagram
Menurut Sugiarti menjelaskan:

“Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di

dalam dan di sekitar termasuk pengguna, display, dan
sebagainya berupa message yang digambarkan terhadap
waktu. Sequence diagram terdiri antara dimensi vertikal
(waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan
skenario atau rangkaian langkah-langkah yang dilakukan
sebagai respon dari sebuah event untuk menghasilkan output
tertentu. Sequence diagram menggambarkan kelakuan objek
pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek
dan message yang dikirim dan diterima objek. Oleh karena itu,
untuk menggambarkan sequence diagram harus diketahui
objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta
dengan metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi
menjadi objek itu. Membuat sequence diagram juga
dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada pada use case”
(Sugiarti, 2013).

Berikut simbol-simbol dan deskripsi Sequence diagram yang

dijelaskan pada tabel 2.4.
 20

Tabel 2.4. Simbol-simbol pada sequence diagram

Nama Simbol Deskripsi
Aktor Orang , proses atau sistem lain
yang berinteraksi dengan sistem
informasi yang akan dibuat diluar
sistem informasi yang akan dibuat
itu sendiri.

Lifeline Menyatakan kehidupan suatu

objek untuk menggambarkan kelas
dan objek.

objek message Menyatakan objek yang berin-

teraksi (pesan).
 21

Waktu Aktif Menyatakan objek dalam keadaan

aktif dan berinteraksi, semua yang
terhubung dengan waktu aktif.

Pesan tipe Menyatakan suatu objek membuat

create objek yang lain, arah panah
mengarah pada objek yang dibuat.

Tabel 2.4. Simbol-simbol pada sequence diagram (Lanjutan)

Menyatakan suatu objek me-
manggil operasi / metode yang
Pesan tipe ada pada objek lain atau dirinya
call sendiri, sesuai dengan kelas
objek yang berinteraksi.

Menyatakan bahwa suatu objek

yang telah menjalankan suatu
operasi atau metode meng-
Pesan tipe hasilkan suatu kembalian ke
return objek tertentu, arah panah me-
ngarah pada objek yang
menerima kembalian.

2.1.6 Pengertian Website

Menurut Achmad Nazrul menjelaskan :

 22

“Website atau situs adalah kumpulan halaman yang menampilkan

informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi,
suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat
statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan
yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan
jaringan-jaringan halaman (Hyperlink). Bersifat statis apabila isi
informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya
searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi
informasi website selalu berubah-berubah, dan isi informasinya
interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website.”
(Achmad Nazrul: 2013; 3)

2.1.7 Personal Home Page (PHP)

Menurut Wahana menjelaskan :

“PHP adalah pemrograman berbasis web yang sudah sangat

dikenal, bahasa pemrograman PHP termaksud bahasa
pemrograman berbasis web yang bersifat cross platform atau dapat
dijalankan diberbagaimacam sistem operasi.” Wahana (2013:1)

2.1.9 MySql

Menurut Kustiyahningsih menjelaskan :

“MySQL adalah sebuah basis data yang mengandung satu atau

jumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris
mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri dari atas
sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau sejumlah
tabel.” Kustiyahningsih (2011:145)

2.1.10 Metode Waterfall

Menurut Pressman menjelaskan :
“Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis,
berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya
adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut juga
dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. Model ini termasuk
ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan
pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970
sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang
paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Model ini
melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut
dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus
menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan”
(Pressman 2015:42)
 23

Gambar 2.1 Metode Waterfall.

 BAB III

OBYEK PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, Inspektorat Kabupaten/Kota adalah

Aparat Pengawasan Intern Pemerintah yang bertanggung jawab langsung

kepada Bupati/Walikota. Berdasarkan pasal 1 ayat (4) Anggaran Dasar Asosiasi

Auditor Internal Pemerintah Indonesia (AAIPI) bahwa Aparat Pengawasan Intern

Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang dibentuk dengan tugas

melaksanakan pengawasan intern di lingkungan pemerintah pusat dan/atau

pemerintah daerah, yang terdiri dari Badan Pengawasan Keuangan dan

Pembangunan (BPKP), Inspektorat Jenderal Departemen, Inspektorat/unit

pengawasan intern pada Kementerian Negara, Inspektorat Utama/Inspektorat

Lembaga Pemerintah Non Departemen, Inspektorat/unit pengawasan intern

pada Kesekretariatan Lembaga Tinggi. Negara dan Lembaga Negara,

Inspektorat Provinsi/Kabupaten/Kota, dan unit pengawasan intern pada Badan

Hukum Pemerintah lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3.1.1 Sejarah perusahaan

Inspektorat Wilayah Kabupaten, sejarah nomenklatur pertama

kali dibentuk oleh pemerintah untuk aparat pengawasan fungsional

pemerintah di Kabupaten/Kotamadya seluruh Indonesia termasuk di

Kabupaten Ciamis. Inspektorat Wilayah Kabupaten Ciamis dibentuk pertama

kalinya dengan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 110 Tahun 1979

23
 24

tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat Wilayah Kabupaten /

Kotamadya.

3.1.2 Visi dan Misi Inspektorat Kabupaten Ciamis

Visi :
“Terwujudnya Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP)

Kabupaten Ciamis yang Profesional, Independen, Akuntabel dan

Berintegritas Tahun 2019”.

Misi :
1. Mengembangkan Kapasitas dan Kualitas Aparat

Pengawasan Intern Pemerintah (APIP);

2. Mendorong Akuntabilitas Publik Penyelenggaraan Pemerintah

Kabupaten Ciamis yang Baik (Good Governance);

3.2 Aspek Kegiatan Usaha

Inspektorat Kabupaten Ciamis merupakan unsur pengawas

pemerintahan daerah yang dipimpin oleh Inspektur yang dalam melaksanakan

tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Inspektorat Kabupaten Ciamis mempunyai tugas membantu Bupati

melakukan pembinaan dan pengawasan pelaksanaan urusan pemerintahan dan

tugas pembantan perangkat daerah.

Adapun tugas pokok serta fungsi Inspektorat Kabupaten Ciamis

sebagai berikut.

Tugas Pokok :

Melakukan pengawas terhadap pelaksanaan urusan pemerintahan

di daerah, pelaksanaan pembinaan atas penyelengggaraan

pemerintah desa dan pelaksanaan urusan pemerintah desa.

 25

Fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis bidang pengawasan dan fasilitasi

pengawasan;

2. Pelaksanaan pengawasan internal melalui audit, reviu,

evaluasi, pemantauan, asistensi dan kegiatan pengawasan

lainnya;

3. Pelaksanaan pengawasan untuk tujuan tertentu atas

penugasan Bupati;

4. Penyusunan laporan hasil pengawasan;

5. Pelaksanaan kesekretariatan Inspektorat; dan

6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Bupati terkait dengan

tugas dan fungsinya dan atau sesuai ketentuan peraturan

perundang-undangan.

3.3 Struktur Organisasi

Setiap organisasi mempunyai struktur berbeda disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing organisasi tersebut. Dengan adanya struktur

organisasi, setiap anggota organisasi akan mengetahui dimana posisi nya

sehingga mereka dapat melakukan aktivitas sesuai dengan tugas, kedudukan,

wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing.

Struktur Organisasi juga harus dapat menunjukan garis wewenang

dan tanggung jawab yang jelas, dan pemisahan fungsi-fungsi operasionalnya,

sehingga memungkinkan tidak terjadinya overlapping dari fungsi masing-masing

bagian. Struktur Organisasi yang digunakan di Inspektorat Kabupaten Ciamis

adalah bentuk susunan organisasi garis yang meliputi Inspektur, Sekretariat,

Inspektur pembantu dan Kelompok Jabatan Fungsional. Dimana setiap divisi

 26

atau subbagian memiliki tanggung jawab masing-masing sesuai arahan dan

prosedur yang sudah ditentukan.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Sumber : Kasubag Administrasi dan Umum

3.4 Data Kepegawaian

Berikut data tabel kepegawaian yang terdapat di Inspektorat

Kabupaten Ciamis dikelompokan berdasarkan pangkat / golongan dan tingkat

pendidikan.

Tabel 3.1 Data SDM / pegawai pada Inspektorat Kabupaten Ciamis

berdasarkan pangkat / golongan

NO PANGKAT / GOLONGAN JUMLAH

1. Pembina Utama Muda, IV/c 1
1. Pembina, IV/b 1
3. Pembina Tk.I, IV/b 6
 27

4. Pembina, IV/a 10
5. Penata Tk.I, III/d 11
6. Penata, III/c 9
7. Penata Muda Tk I, III/b 6
8. Penata Muda, III/a 7
9. Pengatur Muda Tk.I, II/b 1
10. Pengatur Muda, II/a 1
11. Juru Muda, I/b 1

Total 54

Sumber : Kasubag Administrasi dan Umum

Tabel 3.2 Data SDM / pegawai pada Inspektorat Kabupaten Ciamis

berdasarkan tingkat Pendidikan

NO TINGKAT PENDIDIKAN JUMLAH

1. S2 14
1. S1 33
3. D3 1
4. SMA 5
5. SMP 1
Total 54

Sumber : Kasubag Administrasi dan Umum

3.5 Fasilitas yang dimiliki

Di Inspektorat Kabupaten Ciamis terdapat banyak fasilitas dan aset

yang dimiliki. Namun penulis hanya mengambil sedikit data fasilitas yang umum

berhubungan dengan judul tugas akhir penulis yaitu dari fasilitas umum, fasilitas

yang nantinya penunjang pengelolaan surat, dan fasilitas transportasi.

 28

Tabel 3.3 Data fasilitas di Inspektorat Kabupaten Ciamis

NO NAMA FASILITAS JUMLAH

1. Musola 1
1. Toilet 5
3. Mobil 9
4. Komputer 7
5. Printer 18
6. Alat Scan 3
Total 43

Sumber : Kasubag Administrasi dan Umum

 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Sistem Yang Berjalan Di Inspektorat Kabupaten Ciamis

4.1.1 Activity Diagram sistem Yang Berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, berikut gambar activity diagram

proses surat masuk dan surat keluar yang berjalan dijelaskan pada

gambar 4.1 dan gambar 4.2.

Gambar 4.1 Proses surat keluar yang berjalan

29
 30

Gambar 4.2 Proses surat masuk yang berjalan

 31

4.1.2 Uraian Sistem Berjalan

Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh penulis, bahwa

proses dalam sistem pengelolaan data surat yang sedang berjalan di

Inspektorat Kabupaten Ciamis belum terintegrasi dan sebagian proses

masih melakukan pencatatan atau pendataan menggunakan buku

agenda dan Ms.Excel, sehingga pengelolaan data belum optimal

dalam pencarian data yang telah diarsipkan lalu jika ada surat

undangan terkadang mengalami keterlambatan pemberitahuan

kepada Inspektur karena menunggu surat dilaporkan kepada

Inspektur keesokan harinya, proses seperti ini kurang efektif karena

tingkat kehilangan data maupun miss komunikasi dengan pihak-pihak

yang terlibat akan semakin besar kemudian tidak adanya laporan yang

terjadwal di Subbagian Administrasi dan Umum.

4.2 Hambatan Sistem Berjalan

Setelah penulis analisa sistem yang berjalan mengenai proses

pengelolaan yang ada di Inspektorat Kabupaten Ciamis, masih terdapat

beberapa kekurangan sehingga adanya permasalahan yang dihadapi, antara lain

1. Belum terintegrasinya pengelolaan surat yang baik sehingga

pengelolaan data masih belum optimal saat pencarian kembali;

2. Sering terlambatnya pemberitahuan surat masuk kepada inspektur

yang kurang efektif;

3. Belum adanya laporan yang terjadwal di Subbagian Administrasi

Umum.
 32

4.3 Solusi Perancangan Sistem Usulan

Perancangan sistem usulan merupakan hasil dari wawancara dan

observasi tentang hambatan yang terjadi di Inspektorat Kabupaten Ciamis,

perancangan sistem menggunakan Unified Modelling Language (UML) yang

terdiri dari Use case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence

Diagram.

1. Use case Dagram Sistem Usulan

Berikut adalah use case diagram usulan dari penulis.

 33

Gambar 4.3 Use Case

 34

2. Activity Diagram Sistem Usulan

Pembuatan activity diagram usulan penulis membaginya

berdasarkan jobs description user masing-masing dilapangan supaya

lebih terperinci. Berikut adalah activity diagram usulan untuk Admin.

Gambar 4.4 Activity Diagram Admin

 35

Berikut adalah activity diagram usulan untuk Customer service.

Gambar 4.5 Activity Diagram Customer service

 36

Berikut adalah activity diagram usulan untuk Pengarsip.

Gambar 4.6 Activity Diagram Pengarsip

 37

Berikut adalah activity diagram usulan untuk Inspektur.

Gambar 4.7 Activity Diagram Inspektur

 38

Berikut adalah activity diagram usulan untuk Inspektur Pembantu.

Gambar 4.8 Activity Diagram Inspektur Pembantu

 39

3. Class Diagram Sistem Usulan

Berikut adalah Class diagram usulan.

Gambar 4.9 Class diagram usulan pengelolaan surat

4. Sequence Diagram Sistem Usulan

Sequence Diagram menggambarkan perilaku pada sebuah skenario,

dalam use case. Berikut merupakan Sequence Diagram yang dirancang.

 40

A. Sequence Diagram Admin

Pada Squence tahapan dimana Admin melakukan login.

Gambar 4.10 Sequence diagram Admin

B. Sequence Diagram Customer Service

Pada Squence tahapan dimana Customer Service melakukan

login.

Gambar 4.11 Sequence diagram Customer Service

 41

C. Sequence Diagram Pengarsip

Pada Squence tahapan dimana Pengarsip melakukan login.

Gambar 4.12 Sequence diagram Pengarsip

D. Sequence Diagram Inspektur

Pada Squence tahapan dimana Inspektur melakukan login.

Gambar 4.13 Sequence diagram Inspektur

 42

E. Sequence Diagram Inspektur Pembantu

Pada Squence tahapan dimana Inspektur Pembantu melakukan

login.

Gambar 4.14 Sequence diagram Inspektur Pembantu

4.4 Perancangan Sistem Antarmuka Sistem Usulan

1. Rancangan Antar muka (Screen / Input Lay Out)

A. Login

LOGO

USERNAME

PASSWORD

SIGN IN

Gambar 4.15 Login

 43

B. Master
 Surat Masuk

Kode

No. Urut

No. Surat

Tanggal Surat

Tanggal Terima

Sumber Surat

Tujuan Surat

Perihal

Keterangan

File Surat

SIMPAN

Gambar 4.16 Surat Masuk

 Surat Keluar

Kode

No. Surat

Tanggal Surat

Pengolah

Tujuan Surat

Perihal

Keterangan

File Surat

SIMPAN

Gambar 4.17 Surat keluar

 44

 Disposisi

Kode Disposisi

Tgl. Penyelesaian

Diteruskan Ke Pilih Bagian

Catatan

TUTUP SEND DISPOSISI

Gambar 4.18 Disposisi

 Divisi (Bagian)

Kode Bagian

Nama Bagian

TUTUP SIMPAN

Gambar 4.19 Divisi

 Master Kode

Kode Surat

Nama Kode

TUTUP SIMPAN
 45

Gambar 4.20 Master kode

 User

NIP

Username

Nama Lengkap

Password

Level Admin PILIH

Alamat

Jabatan

No. Telp

Photo

Pendidikan

Notes

TUTUP SIMPAN

Gambar 4.21 User

C. Surat Masuk
NOMOR_ NOMOR_S TANGGAL TANGGAL SUMBER_ TUJUAN_
NO. KODE PERIHAL KETERANGAN FILE_SURAT EDIT HAPUS PREVIEW
URUT URAT _SURAT _TERIMA SURAT SURAT
EDIT HAPUS DISPOSISI

EDIT HAPUS DISPOSISI

EDIT HAPUS DISPOSISI

Gambar 4.22 CRUD Surat Masuk

D. Surat Keluar

NOMOR_S TANGGAL TUJUAN_ KETERAN FILE_SUR

NO. KODE PENGOLAH PERIHAL EDIT DELETE PREVIEW
URAT _SURAT SURAT GAN AT

EDIT HAPUS PREVIEW SK

EDIT HAPUS PREVIEW SK

EDIT HAPUS PREVIEW SK

 46

Gambar 4.23 CRUD Surat Keluar

 47

E. Disposisi

TGL.PENY NOMOR_S TANGGAL SUMBER_ KETERAN FILE_SUR

NO. KODE DITERUSKANKE CATATAN PERIHAL EDIT HAPUS PREVIEW
ELESAIAN URAT _SURAT SURAT GAN AT

EDIT HAPUS PREVIEW DP

EDIT HAPUS PREVIEW DP

EDIT HAPUS PREVIEW DP

Gambar 4.24 CRUD Disposisi

F. Account User

USERNAM LEVELAD PENDIDIK

NO. NIP NAMALENGKAP PASSWORD ALAMAT JABATAN NO.TELP NOTES EDIT DELETE
E MIN AN
EDIT HAPUS

EDIT HAPUS

EDIT HAPUS

Gambar 4.25 CRUD Account User

G. Divisi (Bagian)

KODE NAMA
NO. EDIT DELETE
BAGIAN BAGIAN

EDIT HAPUS

EDIT HAPUS

EDIT HAPUS

Gambar 4.26 CRUD Divisi

 48

1. Rancangan Laporan (Output Lay Out)

2.1.
A. Laporan
 Laporan arsip surat masuk

Gambar 4.27 Laporan arsip surat masuk

 Laporan arsip surat keluar

NOMOR_B KODE_KLA URAIAN_INFOR

NO. KURUN_WAKTU JUMLAH KETERANGAN
erkas RIFIKASI MASI

Gambar 4.28 Laporan arsip surat keluar

 Laporan arsip Disposisi

UNIT_PENG NOMOR_BERK KODE_JENIS_ KURUN_WAK KETERANG
NO. JUMLAH
OLAH AS ARSIP TU AN

Gambar 4.29 Laporan arsip Disposisi

 49

B. Kartu Kendali
 Kartu kendali surat masuk

KARTU RURAT KENDALI SURAT MASUK

Teks : Kode : No Urut :

Perihal :
Isi Ringkasan :

Tujuan Surat :
Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :
Pengolah : Tanggal Diteruskan : Tanggal Diterima

TUTUP

Gambar 4.30 Kartu kendali surat masuk

 Disposisi

KARTU DISPOSISI
INDEX : TANGGAL PENYELESAIAN

DARI
PERIHAL
TGL. SURAT
NO. SURAT

INSTRUKSI INFORMASI*) DITERUSKAN KEPADA :

(v) BAGIAN

CATATAN
 50

Gambar 4.31 Kartu Disposisi

 Kartu Kendali Surat Keluar

KARTU RURAT KENDALI SURAT KELUAR

Teks : Kode : No Urut :

Perihal :
Isi Ringkasan :

Tujuan Surat :
Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :
Pengolah :

TUTUP

Gambar 4.32 Kartu kendali surat keluar

C. Desain Menu

HOME ACCOUNT
NOTIF DISPOSISI NOTIF SURAT MASUK

ACCOUNT
DATA MASTER KODE LOGOUT
SURAT MASUK
DISPOSISI
SURAT KELUAR

LAPORAN SURAT MASUK

DISPOSISI
SURAT KELUAR

USER PROFILE
VERIFIKASI USER
ACCOUNT USER

DIVISION

Gambar 4.33 Desain menu

 51

4.5 Implementasi program

1. Spesifikasi Sistem

Untuk mewujudkan sistem informasi yang akan dibangun dan untuk

pengimplementasian sistem informasi tersebut maka akan diperlukan dukungan

dari beberapa komponen sistem seperti perangkat keras, perangkat lunak,

selain itu sistem informasi yang dibangun juga akan memiliki banyak fitur yang

dapat dimanfaatkan oleh pengguna oleh karenanya maka dibutuhkan juga

keterampilan pengguna. Untuk beberapa spesifikasi sistem akan dicantumkan

pada daftar dibawah ini :

1) Spesifikasi perangkat lunak

- Bahasa pemrograman : PHP, HTML, JavaScript

- Tools : XAMPP, Google Chrome

- Sistem operasi : Windows 10

2) Spesifikasi perangkat keras

- Ruang penyimpanan (hardisk) kosong 100 GB

- RAM 4 GB - Processor Core i3

- Monitor 14 inch
 52

2. Proses instalasi

a. Membuat Database

Buat database dengan nama u6471896_bawasda.

Gambar 4.34 Membuat database

b. Restore Database

Setelah database dibuat kita restore database yang telah kita buat

dari hasil perancangan.

Gambar 4.35 Restore Database

 53

c. Restore Program

Untuk melakukan restore program kita copy program yang telah kita

buat ke lokasi Xampp yang telah kita install. Untuk lokasi default-nya yaitu

C:\xampp\htdocs.

3. Penyelesaian

Setelah itu di komputer client arahkan ke alamat IP server diteruskan

dengan nama folder dari program aplikasi tersebut dibrowser misal 192.168.1.3/

inspektorat_laporan.
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah penulis melakukan observasi, perancangan, analisis,

implementasi dan pengujian website untuk program aplikasi pengelolaan surat

maka dapat disimpulkan :

1. Dengan adanya program aplikasi pengelolaan surat maka akan

mengefisiensikan proses pendataan surat masuk atau surat keluar di

Inspektorat Kabupaten Ciamis menjadi lebih baik;

2. Dengan adanya sistem yang dirancang dapat mengefektifkan Inspektur

dalam proses disposisi ke bawahan;

3. Telah tersedianya sistem laporan yang dapat memudahkan Subbagian

Administrasi Umum sehingga bisa terjadwal.

5.2 Saran-saran

Saran yang diharapkan penulis yaitu dilakukan suatu pengembangan

program aplikasi pengelolaan surat di Inspektorat Kabupaten Ciamis diantaranya:

1. Menambah fasilitas keamanan data, seperti fasilitas backup data;

2. Fitur-fitur yang dibangun masih tampak sederhana dapat dikembangkan

lebih user friendly.

54
 DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi. 1990. Cara-Cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan Efisien.
Jakarta : Djambatan.
Basir Barthos. (2009). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.
Gina Madina. (2004). Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor.
Bandung: CV. Armico.
Jogiyanto H.M. 2004. Teori dan Aplikasi Komputer. Andi Offet. Yogyakarta.
Kustiyahningsih, Yeni. 2011. Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan
PHP & MySQL. Jakarta: Graha Ilmu.

Rizky Dhanta. 2009. Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya: INDAH.

Silmi, 2002. Pengertian Surat, Sinar Jaya, Jakarta.

Sri Ramadhani, 2004. Sistem Penanganan Surat masuk Dan Keluar USUe-
Repostor,2008.
Sutarman, 2009. Pengantar Teknologi Informasi. Yang Menerbitkan PT Bumi
Aksara : Jakarta.
Presman R.S. 2015 Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi Buku I.
Yogyakarta : Andi
Poerwadarminta. (2006). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka
Wursanto,2012.Pengertian Surat Keluar,Surabaya:Fajar Undang – Undang : UU No.
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Wahana Komputer. 2013. Hot Tip & Trik PHP Programing. Yogyakarta :Andi Offset.
Yulikuspartono. 2009. Pengantar Logaritma dan Algoritma. Yogyakarta: Andi. /
 BIOGRAFI PENULIS

Fauzi Qodarrohman, lahir di Tagerang pada tanggal 5

Nopember 1998, Menyelesaikan sekolah dasar di SDN 3

Sukamulya, SMPN 1 Cihaurbeuti dan SMAN 1 Cihaurbeuti.

Kemudian melanjutkan pendidikan di LP3I Bandung, Program

Studi Manajemen Informatika dengan Konsentrasi Teknik

Informatika. Aktif dalam berorganisasi dan berolahraga. Saat ini, penulis masih

mengembangkan skill dengan freelancer design graphic di berbagai perusahaan.

 SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Fauzi Qodarrohman

NIM : 201702094
Program Studi : Manajemen Informatika
Perguruan Tinggi : Manajemen Informatika

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul:
“Program Aplikasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di Inspektorat
Kabupaten Ciamis”, adalah asli, tidak plagiat dan belum pernah dipublikasikan
dimanapun dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada
paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya
memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa
tugas akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan
tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan
kelulusan saya dari Politeknik LP3I Bandung dibatalkan.

Dibuat di : Tasikmalaya
Pada tanggal : 20 Februari 2020
Yang menyatakan

materai

Fauzi Qodarrohman
LAMPIRAN