SUSTAINABILITY PALM OIL

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PERATURAN DAN PERSYARATAN LAIN

Nomor Dokumen : SOP/SPO/LH-03

Jabatan Tanda Tangan Tgl.Pengesahan

Div. Head Envd &

Diperiksa
Sustainability

A. LEMBAR PENGESAHAN

Dilarang menggandakan atau memperbanyak dokumen ini dalam bentuk apapun tanpa
ijin tertulis dari PT
 B. DAFTAR REVISI DOKUMEN

Bagian/ Revisi Tanggal

No Uraian Revisi
Halaman ke- Revisi
 B. DAFTAR ISI

A. LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................1

B. DAFTAR REVISI DOKUMEN...........................................................................2
C. DAFTAR ISI..................................................................................................... .3
1. TUJUAN .......................................................................................................... .4
2. RUANG LINGKUP........................................................................................... .4
3. REFERENSI .................................................................................................... .4
4. DEFINISI.......................................................................................................... .4
5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB.................................................................5
6. LANGKAH KERJA.......................................................................................... .5
7. DOKUMENTASI .............................................................................................. .8
7.1. DOKUMEN TERKAIT........................................................................................ 8
7.2. PENGENDALIAN DOKUMEN ......................................................................... 8
1. TUJUAN
Tujuan ditetapkannya SOP ini adalah:

Untuk mengidentifikasi, menetapkan dan mendapatkan perundang-

undangan / peraturan / persyaratan yang terkait dengan prinsip dan
kriteria produksi minyak sawit yang berkelanjutan seperti aspek
lingkungan dan aspek K3 sebagai acuan oleh perusahaan.
Untuk membina hubungan dengan sumber yang kompeten dalam
bidang perundang-undangan / peraturan yang terkait sehingga
mempermudah akses perolehan peraturan / persyaratan tersebut
untuk mengupdatenya.

2. RUANG LINGKUP
Semua perundang-undangan / peraturan atau persyaratan yang
terkait dengan prinsip dan kriteria produksi minyak sawit yang
berkelanjutan seperti aspek lingkungan dan aspek K3 sebagai acuan
oleh perusahaan.
Semua perundang-undangan / peraturan atau persyaratan yang
disepakati dengan pihak mitra kerja atau sub kontraktor yang relevan.

3. REFERENSI
a). Interpretasi Nasional Prinsip dan Kriteria untuk Produksi Minyak
Sawit Berkelanjutan Republik Indonesia, Mei 2008.
b). Peraturan dan Perundang-undangan yang berlaku.
c). SOP Komunikasi Dan Konsultasi

4. DEFINISI

a). Staff Departemen Terkait

Staff Departmen Terkait adalah departemen terkait kegiatan
operasional perkebunan dan pabrik seperti, Departemen D&L terkait
dengan perijinan, Departemen Lingkungan terkait dengan
pengelolaan lingkungan.

b). Perundang-undangan / Peraturan Terkait

Semua peraturan atau perundangan yang dikeluarkan oleh pihak
pemerintah yang terkait dengan prinsip dan kriteria produksi minyak
sawit berkelanjutan.
c). Persyaratan Lain
Semua persyaratan yang terkait dengan prinsip dan kriteria produksi
minyak sawit berkelanjutan yang dikeluarkan / ditetapkan oleh selain
pemerintah dan telah menjadi dasar acuan.
5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

a). Asisten / Pengendali Dokumen

Mengidentifikasi semua persyaratan yang diminta oleh perundang-
undangan maupun persyaratan lainnya yang relevan dengan prinsip
dan kriteria produksi minyak sawit berkelanjutan.

b). Staff Departemen Terkait

Membantu pihak unit dalam melaksanakan identifikasi semua
persyaratan yang diminta oleh perundang-undangan maupun
persyaratan lainnya yang relevan dengan prinsip dan kriteria produksi
minyak sawit berkelanjutan.

c). Pimpinan Unit (Unit Head)

Menetapkan peraturan / persyaratan yang terkait sebagai acuan
perusahaan dan menetapkan perubahan peraturan yang dianggap
sudah tidak berlaku di perusahaan.
Menjamin bahwa seluruh persyaratan / perundangan terkait telah
diidentifikasi dan tersedia, sebagai acuan dasar kegiatan operasional
kebun / pabrik yang harus dipenuhi, serta menjamin bahwa peraturan
perundangan tersebut telah berusaha untuk ditaati.

d). Regional Controller / Production Controller (Top Management)

Bertanggung jawab untuk memastikan dan menjamin seluruh
kegiatan dapat dilaksanakan sesuai perencanaan dan prosedur yang
telah ditetapkan oleh perusahaan.

6. LANGKAH KERJA

Pengumpulan Perundang-udangan / Peraturan Terkait

Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait melakukan identifikasi dan verifikasi secara berkala setiap
6 bulan sekali terhadap peraturan-peraturan yang relevan dengan
prinsip dan kriteria produksi minyak sawit yang berkelanjutan.
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait menghubungi pihak instansi / lembaga yang berwenang
mengeluarkan peraturan / persyaratan dan menginventarisir
persyaratan dengan pihak mitra kerja yang terkait. Kemudian
dengan akses yang didapat dari instansi / lembaga tersebut,
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait mengumpulkan peraturan-peraturan yang telah di
identifikasi dan ditetapkan.
Peraturan / persyaratan yang di tetapkan pemerintah dan
Peraturan / persyaratan yang dikumpulkan meliputi peraturan
yang bersifat internasional dan telah diratifikasi oleh pemerintah,
 serta peraturan dari pemerintah daerah (PERDA), persyaratan-
persyaratan lingkungan suatu lembaga / organisasi dan
persyaratan yang telah disepakati dengan pihak mitra kerja atau
kontraktor.
Dalam pengumpulan peraturan / persyaratan lingkungan yang
akan diacu, harus diidentifikasi hal-hal meliputi :
1. Jenis peraturan (hirarki dan nomor peraturan)
2. Topik peraturan yang dikeluarkan
3. Instansi/lembaga yang mengeluarkan peraturan
4. Tahun atau mulai efektifnya peraturan tersebut
Lebih lanjut identifikasi dan pengumpulan peraturan lingkungan
yang akan diacu perusahaan ini didokumentasikan dalam Daftar
Peraturan dan Persyaratan
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait melakukan Identifikasi ulang terhadap peraturan /
persyaratan yang diacu jika;
1. Ada kebijakan dan keinginan manajemen untuk menerapkan
peraturan / persyaratan yang ingin diacu.
2. Setiap ada perubahan aspek lingkungan dan aspek K3 yang
penting yang terkait dengan peraturan / persyaratan yang
belum diacu.

Penetapan Peraturan yang diacu

Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait menyampaikan hasil identifikasi dan pengumpulan data
peraturan yang akan diacu oleh perusahaan kepada Top
Manajemen.
Top Manajemen mempertimbangkan peraturan yang diacu
berdasarkan kebijakan perusahaan yang terkait dengan produksi
minyak sawit berkelanjutan.
Top Manajemen menetapkan dan mengesahkan peraturan yang
diacu.

Distribusi Peraturan Kepada Pihak Terkait

Sekretariat SPO mengidentifikasi, mengendalikan dan
memelihara semua dokumen asli dari peraturan / persyaratan
yang telah ditetapkan untuk diacu tersebut.
Salinan / copy semua dokumen peraturan / persyaratan yang
diacu didistribusikan kepada setiap unit kerja perusahaan yang
terkait dengan peraturan / persyaratan tersebut.
Penerapan Peraturan dan Persyaratan
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait menginformasikan dan mensosialisasikan penerapan
peraturan yang diacu kepada semua unit kerja diseluruh lingkup
aktivitas perusahaan.
Pelaksanaan pemberian informasi dan sosialisasi peraturan /
persyaratan terkait ke semua unit kerja
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait melaksanakan pemantauan kepatuhan terhadap peraturan/
persyaratan yang diacu guna menjamin kepeduliaan seluruh
staff, karyawan dan mitra kerja terhadap peraturan/persyaratan
yang diacu. Lebih lanjut dasar evaluasi kepatuhan pelaksanaan
peraturan yang diacu ini sesuai dengan SOP Pemantauan dan
Pengukuran.
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait membuat rekomendasi atau saran kepada Top Manajemen
berdasarkan hasil evaluasi dan pemantauan untuk
mempertimbangkan efektivitas penerapan peraturan yang diacu.

Memelihara Keterbaruan Peraturan

Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait selalu menjaga kesesuaian antara daftar peraturan yang
diacu dan peraturan/ persyaratan yang baru dari pemerintah
maupun dari lembaga terkait atau dari pihak mitra kerja.
Untuk menjamin akses informasi perkembangan peraturan yang
diacu, Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff
Departemen terkait membina hubungan dan memantau kegiatan
lembaga/ instansi yang mengeluarkan peraturan / persyaratan
dengan cara mendata dan menyusun lembaga-lembata terkait
tersebut dengan format form sbb.
1. Nomor
2. Nama instansi/ lembaga
3. Alamat, termasuk telepon dan faksimilnya.
4. Kontak person/ nama jabatan di instansi
Lebih lanjut untuk pemantauan akses informasi didapatkannya
peraturan tersebut dibuat Daftar Kontak Person dan Instansi
Penerbit
Untuk menjamin keterbaruannya, setiap peraturan/ persyaratan
selalu diperbaharui legalitas berlakunya yang di lakukan minimal 1
kali dalam satu tahun. Untuk peraturan dan persyaratan yang
 kadaluarsa dapat dikeluarkan dari daftar atau identifikasi status
kadaluarsanya.
Untuk setiap peraturan / persyaratan yang terkait yang sudah
dianggap tidak sesuai lagi, Top Manajemen menyatakan dan
menetapkan peraturan tersebut tidak diacu lagi dan diidentifikasi
atau dimusnahkan sesuai dengan SOP Pengendalian Dokumen
dan Rekaman.
Asisten/Pengendali Dokumen dibantu oleh Staff Departemen
terkait menarik semua salinan aturan / persyaratan yang
dinyatakan tidak diacu lagi dari semua lingkup unit kerja yang
telah mendapat distribusi dokumennya.

7. DOKUMENTASI

7.1. DOKUMEN TERKAIT

a). Daftar Peraturan dan Persyaratan yang terkait aspek Lingkungan dan
aspek K3
b). Daftar Kontak Person dan Instansi Penerbit

7.2. PENGENDALIAN DOKUMEN

a). Dokumen-dokumen unit terkait dikendalikan oleh Pengendali
Dokumen Unit yang ada di setiap unit dan berkoordinasi dengan
Pengendali Dokumen Regional.
b). Apabila memerlukan dokumen baru dengan alasan rusak, hilang atau
hal lain, maka untuk mendapatkan dokumen baru tersebut
Pengendali Dokumen Unit harus mengajukan permintaan dokumen
kepada Pengendali Dokumen Regional dengan persetujuan Pimpinan
Unit terkait.
c). Apabila diperlukan perubahan (revisi) pada dokumen, maka
Pengendali Dokumen Regional akan berkoordinasi dengan seluruh
Pimpinan Unit atas persetujuan Top Managemen.
d). Apabila terdapat revisi dokumen maka dokumen yang lama akan
ditarik oleh Pengendali Dokumen Unit dan Pengendali Dokumen
Regional.

oOo