© Kaya Diindung! UU Hak BABII TINJAUAN PUSTAK. 2.1. Konsep Sistem Informasi 2.1.1 Sistem Sistem sebagai suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan Kegiatan pokok perusahaan, Sistem bekerja dalam suatu jaringan kerja dari suatu prosedur yang saling berhubungan. satu sama lain untuk menyelesaikanefijuan dan saSaran_ yang dimaksud, Mendefinisikan, sistem dalam bidang Sistem informasi sebagai "Sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama, untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima proses input serta menghasilkan put dalam proses transformasi yang teratur’, Dari ketiga pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen- elemen yang saling terkait dan saling mempengaruhi dalam meneapai tujuan tertentu. Secara umum unsur-unsur yang terdapat pada sistem yaitu masukan (Jnput), Proses (Processing), dan keluaran (Qusput) hal ini digambarkan pada model sistem berikut ini (1): Masokan Prose Keloren Co) | retina) PP fexowy ( ew “ | (ae gel eo Gambar 2. 1 Model Sistem: Beberapa karakteristik yang harus dimiliki suatu sistem antara lain [1]: a. Komponen (Component) Sistem meliputi kumpulan komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. ina 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin© Kaya Dilindung! UU Hak Cpa Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya, dan dapat pula menunjukan ruang lingkup dari sistem. Batasan sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan juga menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Apapun yang berada diluar batas dari sistem dan mempengaruhi sistem tersebut dinamakan dengafi)lingkungan Ivar sistem. Lingkungan»luar yang bersifat mengunftingkan wajib dipelihara dan yang merugikan harus dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sistem Penghubung Sistem (Interface) Sisterm_merupakan.suimber-sumber daya yang mengalit diantara subsistem Media penghubung diperlukan untuk mengalirkan sumber-sumber daya dari subsistem ke subsistem lainnya dinamakan dengan penghubung sistem. Masukkan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem dinamakan dengan masukan sistem (input) dapat berupa perawaten dan masukan sinyal. Perawatan ini berfungsi agar sistem dapat beroperasi, dan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk menghasilkan keluaran (ouput), Keluaran Sistem (Ouiput) Hasil dari enetgi yang telah diolah dan diklasifikasikan’ menjadi Keluaran’ yang berguna dinamakan dengan keluaran sistem (ouput). Informasi merupakan contoh keluaran sistem. Pengolah Sistem (Process) Untuk mengolah masukan menjadi keluaran diperlukan suatu pengolah yang dinamakan dengan pengolah sistem. Sasaran Sistem (Objective) Sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran yang sangat menentukan input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan, 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2.1.2 Informasi Informasi diperoleh dengan cara mengelolah data yang diambil dari sumber data yang menggambarkan sesuatu yang nyata pada suatu kondisi, Sumber data yang diperoleh akan diolah dengan menggunakan siklus pengelolahan data (data processing life cycle). Data yang telah diolah ini kemudian dipakai untuk pengambilan keputusan [2]. as —— ee Unput) ‘Wlode!) (Output) aa! Gambar 2, 2 siklus pengolahan data (data processing life cycle) Informasi dapat dikatakan berharga jika informasi itu dapat _mengambil keputusan seeara baik. Sebagai contoh nilai mahasiswa, surat pengumuman kuliah, jumlah gaji-dengan jumlah jam- kerja, minuman jus wortel mengandung banyak vitamin A dan lain sebagainya [2]. © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa Ada beberapa jenis Informasi, yaitu [2] Absolute liformation Merupakan induk dari informasi yang disampaikan dengan jaminan dan tidak diperlukan penjelasan selanjutnya, Substitusional Information Informasi ini memiliki konsep yang dipakai.pada beberapa informasi. Istilah substitusional informasi bisa disebut juga komunikasi. Philosophic Information Jenis informasi ini merupakan konsep informasi yang menghubungkan antara pengetahuan dan kebijakan, Subjective Information Jenis informasi ini memiliki keterkaitan antara perasaan dan informasi manusia. Informasi ini sangat bergantung pada penyajinya atau orang yang menyampaikan informasi 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin© Kaya Dilindung’ UU Hak ©. Objective information Jenis informasi tertuju pada informasi-informasi tertentu yang logis. Cultural Information Jenis informasi yang ditekankan pada dimensi cultural. Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaita manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya, Informasi berguna untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pefigambillmkeputusan tentang suatu keadaan, Nilai dari informasi juga.diténtukan dari dua hal yaitu)biaya dan manfaat dalam mendapatkannya. Namun, perlu juga digaris bawahi bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem, umuninya digunakan untuk beberapa kegunaan [1] erdapat delapan kriteria yang dapat digunakan untuk menentukan nilai dari suatu informasi, yaitu [2]: Relevansi Informasi disediakan atau disajikan untuk digunakan, Oleh karena itu, informasi yang bernilai tinggi adalah yang relevan dengan kebutuban, yaitu untuk apa informasi itu akan digunakan, b. Kelengkapan dani Keluasan Informasi akan bernilaisemakin tinggi, jika tersaji secara lengkap dalam cakupan-yang,luas. Informasi yang/sepotong-sepotong, apalagi tidak tersusun sistematis, tentu tidak akan banyak artinya, Demikian pin bila informasi itu hanya mencangkup area yang sempit dari suatu permasalahan, e. Kebenaran Kebenaran informasi ditentukan oleh validitas atau dapatnya dibuktikan. Informasi berasal dari data, dan data fakta, Informasi yang bernilai tinggi adalah informasi yang benar-benar berasal dari fakta, bukan opi 4. Terukur Informasi berasal dari data atau hasil pengukuran dan pencacatan terhadap fakta, Ji , informasi yang bernilai tinggi adalah informasi yang jika dilacak kembali datanya, data tersebut dapat diukur sesuai dengan faktanya, ina 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izine. Keakuratan Informasi berasal dari data atau hasil pengukuran dan pencacatan terhadap fakta Oleh karena itu kecermatan dalam mengukur dan meneatat fakta akan menentukan keakuratan data dan nilai dari informasi. f. Kejelasan Informasi yang disajikan dalam berbagai bentuk teks, tabel, grafik, bagan, dan lain-lain, Namun, bentuk yang dipilih adalah menjadikan pemakai mudah memahami maknafiya, Oleh sebab itu, selain bentuk penyajiamya harus benar, {juga harus diperhatikan kemampuan pemakai dalam memahaminya, & Keluwesan Informasi yang baik adalah yang mudah diubah-ubah bentuk penyajiannya sesuai dengan Kebutuan dan situasi yang dihadapi: h. Ketepatan Waktu Informasi yang baik adalah informasi yang disajikan tepat pada saat dibutuhkan, Informasi yang terlambat datang menjadi informasi ba ang tidak ada lagi nilainya, misalnya untuk pengambilan keputusan. Kualitas informasi tergantung pada 3 (tiga) hal, yaitu (2): a. Akurat (Accuracy) Informasi harus sesuai fakta"dantepat. Kebenaran informasi_ yangemelenceng, mengakibatkan informasi menjadi menyesatkan atau disebut juga hoax, Kesalahan dalam ketepatan informasi dapat mengakibatkan keambiguan pada informasi yang ada, b. Tepat waktu (Timeliness) Informasi harus tepat waktu karena bila terlambat disampaikan informasi itu akan dianggap telah usang. Dengan teknologi mutakhir yang ada sekarang, penyampaian informasi dapat dilakukan dalam waktu yang sangat singkat dan mudah ec. Relevan (relevance) Informasi dikatakan baik bila bermanfaat bagi penerimanya, Sebuah relevansi informasi terjadi ketika perbedaan yang didapat oleh orang satu dengan yang lainnya. © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2.1.3 Sistem Informasi Perkembangan teknologi membawa manusia kepada zaman di mana semua hal serba dipermudah, termasuk salah satunya dalam mengelola informasi. Semua itu dapat terjadi karena adanya penerapan konsep sistem dalam bidang komputerisasi yang biasa disebut juga sebagai sistem informasi, Informasi sendiri merupakan sekumpulan data yang sudah diolah hingga memberikan pengetahuan kepada yang membaca atau melihat informasi tersebut [3]. Sistem informasi terbagi lagi menjadi, banyak jenis, seperti sistem informasi manajemen yang digunakan untuk membantu kegiatan manajerial, biasanya digunakan oleh»orang yang: memiliki Kedudukan dalam suatu organisasi dan memiliki tanggung jawab untuk manajemen pada divisi tertentu dalam perusahaan tersebut. Sistem informasi akuntansi atau biasa disebut juga sebagai SIA. yang biasa digunakan dalam membantu menangani kegiatal keuangan suatu organisasi atau melihatkondisi_ keuangan apakah sedang surplus atau minus. Sistem informasi sumber daya manusia (SDM), yang sering digunakan oleh personalia atau bagian HRD dari suatu perusahaan untuk menyimpan data diri karyawan, pencatatan gaji, pengelolaan masa kerja, jabatan, dll, Sistem informasi-pemasaran, yang digunakan oleh divisi pemasaran dalam membantu. proses) pencatatan, dan mengelola segala informasi terkait penjualan yang telah dilakukan, Dengan adanya sistem informasi ini, maka pekerjaan akan menjadi lebih mudah, terutama setiap sistem informasi tersebut dapat dikombinasikan schingga_setiap pekerjaan menjadi lebih efisien, Sebagai unsur yang memiliki kesatuan, suatu sistem melakukan interaksi terhadap setiap blok untuk mencapai tujuan, seperti konsep sistem secara umum [3] Konsep Sistem Informasi terdiri dari Komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu [3] 1. Blok masukkan (input block) Segala sesuatu yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam. sistem, termasuk metode-metode serta media yang digunakan untuk mengambil data yang akan dimasukkan, Data tersebut dapat berupa dokumen dasar. © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2. Blok model (model block) Kombinasi dari prosedur, metode matematik, serta logika yang digunakan untuk memanipulasi data masukan dan data yang sebelumnya sudah tersimpan pada basis data dengan cara yang sudah ditentukan sehingga menghasilkan ouput yang sesuai 3. Blok keluaran (output block) Hasil akhir atau keluaran dari suatu sistem informasi akan berupa informasi yang. berkualitas sertasdokumentasipenting yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dan juga para pemiakai atau pengguna sistem. 4. Blok teknologi (technology block) ‘Teknologi dalam sistem informasi dipakai untuk menjalankan prosedur-prosedur sistem, mulai)/Wari-tienerima masukan, menjalankan model, save data, ‘mengambil atau mengakses data, memproses serta mengirimkan ouiput. 5. Blok basis data (data base block) Kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain yang tersimpan di komputer ‘dan dapat digunakan atau dimanipulasi oleh perangkat lunak dalam komputer tersebut, 6. Blok kendali (control block) Rencana yang dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah atau apabila terjadi kerusakan-bisa langsung diatasi.|"Ada_beberapa’ hal, yang’ dapat, menyebabkan! Kerusakan| pada’ Sistem informasi yaitu perangkat yang dipakai terbakar api, tersiram air, dipenuhi dengan debu, atau bisa juga karena dilakukannya berbagai macam kecurangan, serta terjadi kejanggalan pada sistem itu sendiri, 2.2. System Development Life Cycle (SDLC) System development life cycle (SDLC) siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang di mana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. Dari definisi di atas, dapat diartikan bahwa siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) merupakan rangkaian © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izinproses atau tahap dalam menganalisis suatu sistem dalam mencapai suatu tujuan. Dalam istilah khusus yang relevan dengan SDLC adalah metodologi siklus, fase berulang, schingga perubahan dapat dilakukan pada desain di siklus berikutnya [4] ‘Tahapan-tahapan yang ada pada SDLC secara global sebagai berikut [5]. 1. Inisiasi Fase ini biasanya ditandai dengan pembuatan proposal proyek perangkat lunak. 2. Pengembangan Konsep Sistem Tentukan_ruang lingkiipykonsep, termasuk mendokumentasikan ruang lingkup sistém, analisis biaya manfaat)/'manajemen rencana, dan belajar tentang kenyamanan sistem, 3. Perencaniaan Mengembangkan /¥encana manajemen proyek dan _dokumen perencanaan lainnya. menyediakan struktur untuk mendapatkan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai solusi 4. Analisis Kebutuhan Menganalisis Kkebutuhan pengguna sistem perangkat lunak (user) dan mengembangkan kebutuhan pengguna. Membuat dokumentasi kebutuhan fungsional. 5. Desain Dengan mengubah persyaratan rinci menjadi persyaratan lengkap. dokumen desain sistem berfokus pada bagaimana melakukan fungsi yang diperlukan, 6. Pengembangan Mengubah proyek menjadi sistem informasi yang lengkap, termasuk cara mendapatkan dan mengins‘al lingkungan sistem yang diperlukan, membuat database dan menyiapkan prosedur kasus uji, menyiapkan file atau file uji, kode, mengompilasi, memperbaiki dan membersihkan program, meninjau pengujian. 7. Integrasi dan Pengujian Menunjukkan bahwa sistem perangkat Iunak memenuhi persyaratan yang nntukan dalam dokumen persyaratan fungsional, Di bawah bimbingan staf dan pengguna penjaminan mutu (quality assurance). Buat laporan analisis pengujian. © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin8. Implementasi Ini termasuk mempersiapkan penyebaran, menyebarkan perangkat lunak di Jingkungan produksi, dan melakukan pemecahan masalah yang diidentifikasi oleh fase integrasi dan pengujian. 9. Operasi dan Pemeliharaan Deskripsi pekerjaan mengelola dan memelihara sistem informasi di lingkungan produksi, termasuk implementasi akhir dan masuk ke dalam proses peninjauan, 10. Disposisi Menggainbarkan aktivitas akhir dari proses pengembangan sistem dan membuat data nyata berdasarkan aktivitas pengguna. 2.3 Alat Bantu Perancangan Sistem 2.3.1 Diagram Fishbone Diagram fishbone adalah salah satu metode untuk menganalisis penyebab dari sebuah masalah dan kondisi, Diagram fishbone biasanya disebut diagram cause and effect ‘adalah alat yang membantu_mengidentifikasi memilah, dan menampilkan berbagai penyebab yang mungkin dari suatu masalah atau karakteristik kualitas tertentu diagram ini menggambarkan hubungan antara masalah dengan semua faktor penyebab yang mempengaruhi masalah.tersebut [6]. Disebut sebagai diagram tulang ikan (diagram fishbone) karena diagram tersebut berbentuk mirip dengan tulang ikan, Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai bagian kepala tulang ikan, sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Dikatakan diagram cause and effect (sebab dan akibat) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat, Hal ini berkait dengan pengendalian proses statistikal, diagram sebab-akibat yang dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu (6). © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin10 ‘Tahapan atau langkah-langkah dalam menggunakan metode tulang ikan adalah [6]: © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa Menyiapkan sesi tulang ikan (fishbone) Dalam hal ini menyiapkan siapa yang akan menjadi fasilitator/moderator dalam memantau kegiatan, siapa yang menjadi notulen, dan berbagi fasilitas lain yang diperlukan, Contoh : flip chart, spidol, notepad, dsb). Mengidentifikasikan akibat suatu masalah Dalam rangka mengidentifikasi penyebab suatu keadaan yang tidak diharapkan yang pertama dimilai.dengan pernyataan masalah-masalah-utama penting dan mendesak untuk diselesaikan) dan yang kedua menuliskan pernyataan masalah itu pada kepala ikan, yang merupakan akibat (effect). Tulislah pada sisi sebelah kanankepala ikan, kemudian gambarkan tulang belakang dari kiri ke kanan dan tempatkan peniyataan miasalah itu dalam kotak, Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama Tuliskan faktor-faktor penyebab utama (sebab-sebab) yang mempengaruhi Masalah kualitas sebagai tulang besar, jtiga ditempatkan dalam kotak. Faktor faktor penyebab atau kategori-kategori utama dapat dikembangkan melalui stratifikasi ke dalam pengelompokkan dari faktor-faktor seperti manusia, mesin, peralatan, material, metode kerja, lingkungan kerja, pengukuran, dil. Lakukan stratifikasi melalui langkah-langkah aktual dalam proses. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang Saran (Brain Storming) Mengufaikan sebab-sebab yang selaltt ada pada Setiap Kategori, dalam hal i menentukan bersama-sama di mana sebab-sébab yang diketemukan. harus ditempatkan dalam diagram fishbone, Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin Setelah setiap kategori diisi, cari sebab yang paling mungkin di antara semua sebab-sebab dan sub-subnya. Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling memungkinkan) dan tanyakan, Mengapa ini sebabnya? Pertanyaan Mengapa? akan membantu sampai pada sebab pokok dari permasalahan teridentifikasi Tanyakan Mengapa?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi, Lingkari sebab yang 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin© Kaya Dilindung! UU Hak Cpa a tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram, Faktor-faktor penyebab atau kategori-kategori dapat dikembangkan melalui brain storming. Berikut beberapa pendekatan yang bisa dijadikan panduan untuk merumuskan faktor-faktor utama dalam mengawali pembuatan Diagram cause and effect, yaitu: a, Pendekatan The 4 M's (digunakan untuk industri manufaktur). Faktor-faktor utama yang bisa dijadikan acuan menurut pendekatan ini adalah machii@\(equipment), method (process/inspéction), material (raw, consumables, dan lain-lain))dan man power. b. Pendekatan The 8 P's (digunakan pada i Pendekatan ini, ada setidaknya 8 hal yang bisa dijadikan acuan sebagai i jasa), faktor utaitiay yaitul people, process, policies, procedures, price, promotion, Place/Plant, dan product. ©. Pendekatan The 4 S's (digunakan pada industri jasa). Pendekatan ini memberikan acuan’S faktor utama, yaitu surroundings (lingkungan), supplier, system, skill, dan safety. 4. Pendekatan SP (pendekatan manajemen pemasaran).. Pendekatan ini menggunakan perspektif manajemen pemasaran_ untuk memberikan faktor utama yang bisa dijadikan acuan, yaitu price, product, place, dan promotion. Meneapaii kesepiakatain atas sebab-sebab yang paling mungkin Tentukan item-item yang penting dari setiap faktor, dan fandailah faktor-faktor penting tertentu. yang kelihatannya memiliki pengaruh nyata terhadap karakteristik kualitas. Efektivitas dari diagram tulang ikan dapat ditunjang dengan kegiatan mengumpulkan beberapa orang yang mempunyai pengalaman dan keahlian yang memadai serta beragam yang menyangkut masalah yang dihadapi oleh organisasi. Pada kegiatan ini, semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalam mengidentifikasi semua pertimbangan mengapa_ masalah tersebut terjadi, Kebersamaan sangat diperlukan pada kegiatan ini, termasuk juga kebebasan memberikan pendapat dan pandangan bagi setiap individu. Dengan kegiatan tersebut, maka proses penyelesaian masalah berdasarkan diagram tulang ikan bermanfaat bagi organisasi, tidak hanya dapat 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2 menyelesaikan masalah sampai akamya, tetapi juga bisa mengasah kemampuan berpendapat bagi orang-orang yang masuk dalam tim identifikasi_ masalah organisasi. Seba Damak Macalan Gambar 2. 3 Diagram Fishbone Kekuatan dan kelemahan dari metode tulang ikan adalah [6]: 1 © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa Kekuatan diagram tulang ikan Dapat menjabarkan setiap masalal Yang tetjadi dart setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab suatu masalah. Kelemahan diagram tulang ikan a, Adanya aspek berdasarkan opini Kondisi ini membatasi kemampuan tim/pengguna secara visual dalam ‘menjabarkan masalah yang mengunakan metode mengapa yang dalam, kecuali bila kertas yang digunakan benar-benar besar untuk dapat menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut. b. Penggunaan pemungutan suara (voting) Metode ini biasanya menggunakan metode voting untuk memilih penyebab yang paling mungkin yang terdaftar pada diagram tersebut. Sementara itu, ‘metode pemungutan suara dapat memenangkan ide yang sebenarnya kurang | ilrangmnyetriankan dimen pa i,B optimal di bandingkan dengan ide yang disampaikan oleh yang tidak ‘mendapatkan suara terbanyak 2.3.2 Flow of Document FlowMap atau juga dapat disebut block chart atau Flow of Document (FOD) merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan-urutan prosedur dari suatu program, Campuran dari peta dan flowchart biasanya disebut flowmap, flowmap tiéripakan suatu pergerakan benda dari proses satu ke proses Jain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan [7]. Kegunaaan datfilowmap adalah sebagai berikut [7]: 1 2, 3. 8. Menggambarkan aktivitas apa saja yang sedang berjalan, Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat. Menjelaskan hubungan-hubungan data dan informasi dengan bagian bagian dalam aktivitas Mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses manual atau berbasis komputer. Aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran:dan masukan); Beberapa petunjuk yang harus.diperhatikan. dalam proses pembuatan flowmap, seperti berikut [7]: b. © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa Flowmap bisa digambarkan dari atas ke bawah atau juga bisa dari kiri ke kanan, Aktivitas yang digambarkan didefinisikan secara hati-hati serta harus bisa’ di mengerti oleh pembacanya, Aktivitas dimulai dan berakhir harus di tentukan secara jelas. Setiap langkah-langkah pada aktivitas-aktivitas nya harus berada pada urutan yang benar. Lingkup dan range dari aktifitas harus di telusuri dengan hati-hati, Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar. 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin4 Simbol-simbol yang digunakan Flow of Document (FOD) antara lain [8]: ‘Mulai/Selesai: Menggambarkan awal atau air ( dai sebuah proses. Settap awal dan akhir hans sitandai dengan tanda in. > Meownjkan atiran dari satu aktivitas ta proses Tie Function: Menunjukan saps yang melakukan akin anes Began sr yg erpums ans herp UNIMESTSITS eos L Data Flow Diagram (DED) adalah diagram arus data yang menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data dan penyimpanan yang berkaitan dengan suatu sistem dengan tujuan untuk memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem dan ‘menggambarkan fungsi-fungsi dan subfungsi yang mentransformasikan aliran data (9). Kara ing UU Hak Cis 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin 2 Darang maaan pags, 5: PeengarnGiberdaa sanl se pean UU Cig,as Berikut adalah manfaat dari DED yaitu [9] c. DFD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual ataupun secara manual maupun secara komputerisasi. 4. Merupakan suatu alat pembuatan model yang sering digunakan. khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang,dittanipulasi oleh sistem, Dengan kata Jain DFD adalah alat pembuatih model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. & Merupakan alat perancangan sistem yafig berorientasi pada alur data dengan konsep-dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisis maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Berikut adalah }bol-simbol DFD adalah sebagai berikut [9]: Simbol ‘Keterangan Fungsi ‘External enfip/Entitas luar. Simbol ini menuajukkan orang, organisasi, atau sistem yang berada di Iuar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem. ‘Data Flow diberi simbol panab. Simbol ini menunjukkan satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau diakhiri pada suatu proses. Proses adalah aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, bisa berupa manual maupun | terkomputerisasi ‘Data Store adalah kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Gambar 2. 5 Simbol-simbol DFD Terminator mewakili entitas ekstemnal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan, Terdapat dua jenis entitas ekstemnal yaitu Terminator sumber (source) merupakan ‘erminator yang menjadi sumber, sedangkan Terminator tujuan © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa | ilrangmnyetriankan dimen pa i,16 (sink), yaitu merupakan terminator yang menjadi tujuan data/informasi sistem. centitas ekstemal dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya [9]. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi ouput, Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan dengan input dan output yaitu [9]: a. | input dengan’ output) b._L input dengan banyak ouput. c. Banyak input dengan 1 output. 4. Banyak input dengan banyak ouput. ‘Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses, yaitu sebuah proses harus memiliki imput, dapat dihubungkan dengan. Komponen entitas eksternal, datastore atau proses melalui alur data, sisiem/bagian/di sildepartemen yang sedang dianalisis olch profesional sistem digambarkan dengan komponen proses [9]. Komponen datastore digunakan untuk membuat sekumpulan paket data dan diberi_ nama dengan kata benda jamak. Datastore ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, harddisk, file pita magnetik [1 Komponen dataflow/alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari suatu bagian sistem ke bagian lainnya. Selain menunjukkan arah, alur data pada model yang dibuat oleh profesional sistem dapat mempresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitan dengan komputer. Alur data juga dapat mempresentasikan data/informasi yang. tidak berkaitan dengan komputer. Beberapa konsep yang perlu diperhatikan dalam penggambaran alur data, yaitu [9]: © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin1 v Konsep paket data (packets of data), yaitu apabila dua data atau lebih mengalir dari satu sumber yang sama menuju ke tujuan yang sama dan mempunyai hubungan dan harus dianggap sebagai satu alur data tunggal Konsep alur data menyebar (divering data flow), yaitu alur data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang berasal dari sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda, atau alur data ini akan membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda. Konsep/alur data mengumpull (converging data flow), beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-sanict menuju ke tujuan yang sama, 2.3.4 PIECES PIECES Framework mengidentifikasi suatu masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) [10]. Berikut penjelasan dan pengertian Pieces dari masing-masing komponen yaitu [10]: i © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa Analisis Kinerja Sistem (Performance) Kinerja adalah suata kemampuan sistem dalam menyelesaikan_tugas dengan cepat sehingga. dapat segera tercapai..Kinerja diukur/dengan,jumlah produksi dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting Karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dan user dapat melakukan langkah selanjutnya, apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sesuai dengan yang diharapkan Analisis Ekonomi (Economy) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi, Peningkatan terhadap Kkebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin18 penghematan, Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini di lai kurang ekonomis. 4, Analisis Pengendalian (Control) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisis berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses. Efisiensi (Efficiency) Efisiensi! berhubungan dengan» bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal, Operasi pada suatu péFusahaan dikatakan efisien atau tidak 5. Analisi biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. 6. Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang 7 (Marketing) user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu ih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen sistem informasi. 2.3.5 Kamus Data Kamus data adalah suatu aplikasi khustis dari jenis -kamus-kamus yang digunakan sebagai_referensi_kehidupan_setiap hari. Kamus data sering_dirujuk sebagai meta data repositori. Ini dibuat bersama dengan DED (Data Flow Diagram) model program perangkat lunak dan diharapkan. akan diperbarui setiap kali DFD diubah atau diperbarui. Data direferensikan melalui kamus data saat merancang dan mengimplementasikan perangkat lunak. Kamus data menghilangkan kemungkinan ambiguitas apa pun. Ini membantu menjaga pekerjaan programmer dan desainer agar selalu singkron saat menggunakan referensi objek yang sama di mana-mana dalam program tersebut. Kamus data menyediakan cara dokumentasi untuk sistem database Jengkap di satu tempat, Validasi DED dilakukan menggunakan kamus data [11]. Kamus data berisi kumpulan fakta mengenai data dan informasi yang diperlukan dari suatu sistem informasi. Kumpulan data yang mengalir pada sistem perangkat © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izinas Junak dan diperlukan dari suatu sistem informasi, Berikut merupakan daftar simbol- simbol kamus data [11]. bahwa perancangan basis data adalah langkah pertama untuk n @ perangkat Iunak. Cara desainer kan tabel-tabel data sangat menentukan dalam keberhasilan pengembangan ees dan penj MiIKROSKIL Normalisasi adalah teknik perancangan yang banyak digunakan sebagai pemandu dalam merancang basis data relasional. Pada dasarnya, normalisasi adalah proses dua langkah yang meletakkan data dalam bentuk tabulasi dengan ‘menghilangkan kelompok berulang lalu menghilangkan data yang terduplikasi dari tabel relasional. Teori normalisasi didasarkan pada konsep bentuk normal. Sebuah tabel relasional dikatakan berada pada bentuk normal tertentu jika tabel memenuhi ‘himpunan batasan tertentu [12]. ‘© Kare Dinan UU Hak Cpe 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin 2 Darang maaan pags, 5: PeengarnGiberdaa sanl se pean UU Cig,20 Beberapa Bentuk normalisasi yang secara garis besar adalah sebagai berikut 112} 1, Bentuk Normal Pertama (INF) Suatu bentuk relasi di mana atribut bernilai banyak telah dihilangkan sehingga akan dijumpai nilai tunggal. 2. Bentuk Normal Kedua (2NF) Semua ketergantungan fungsional yang bersifat sebagian telah dihilangkan, 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF) Semua ketergantungan transitif telah dihilangkan: 4. Bentuk Normal Bouce-Codd Semua-anomali yang tersisa/ dari, hasil_penyempurnaan ketergantungan fungsional sebélumnya telah dihilangkan. 5. Bentuk Normal Keempat (4NF) semua ketergantungan bernilai banyak telah dihilangkan, 6. Bentuk Normal Kelima (SNF) semua anomali yang tinggal telah dihilangkan 2.5 Sistem Penjualan Perusahaan bisa menentukan harga jual setelah/menghitung berapa'modal yang dibutubkan. Perhitungan ini wajib dilakukan agar perusahaan bisa, mematok berapa keuntungan yang diinginkan, Penjualan. merupakan.suatu transaksi_ yang dilakukan oleh dua belah pihak atau lebih dengan menggunakan alat pembayaran yang sah. Penjualan juga merupakan salah satu. sumber pendapatan perusahaan yang melakukan transaksi jual dan beli, dalam suatu perusahaan apabila semakin besar penjualan maka akan semakin besar pula pendapatan yang diperoleh [13] Fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung jawab dalam menjual produk atau jasa organisasi, Pemasaran memerhatikan mengenai pelanggan produk atau jasa perusahaan, menentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan, merencanakan dan mengembangkan produk atau jasa untuk memenuhi Kebutuhan, dan mengiklankan serta mempromosikan produk atau jasa ini, Penjualan berkaitan dengan menghubungi pelanggan, menjual produk dan jasa, mengambil pesanan, dan melanjutkan penjualan, Aktivitas ini dapat dianggap sebagai proses bisnis [13] © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2 Langkah-langkah dari transaksi Penjualan yaitu (1 1, Pendapatan dari penjualan persediaan biasanya dicatat sebagai penjualan. Kadang-kadang, perusahaan menggunakan penjualan persediaan (sales of merchandise). 2. Penjualan tunai, perusahaan dapat menjual barang secara tunai, Penjualan tunai biasanya dimasukan ke mesin kasir dan dicatat dalam akun-akun, 3. Penjualan kredit, perusahaan dapat menjual barang secara kredit. Penjual mencatat penjualafi)sebagai-debit pada Piutang Usaha (account payable) dan kreditppada penjualan. 4© Disko penjualan, penjual dapat mendiwarkan syarat kepada pembeli yaitu diskon untuk pembayaran awal. Penjual menyebut diskon tersebut sebagai diskon penjualan (sales discount). 2.6 Sistem Persediaan Persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan, yang, diperolehy dari pembelian atau hasil produksi sendiri dengan tujuan untuk dijual kembali kepada konsumen. Persediaan barang dagang adalah barang-barang yang dimilki perusahaan untuk dijual kembali. Persediaan pada umumnya meliputi jenis barang yang cukup banyak dan-merupakan bagian yang’ cukup berarti*dari seluruh aktiva perusahaan. Disamping itu transaksi_ yang berhubungan-dengan perusahaan merupakan aktivitas yang paling sering terjadi [14]. Berikut adalah beberapa jenis-jenis persediaan yaitu [14]; 1. Persediaan bahan, baku Persediaan bahan baku mengacu pada barang yang digunakan untuk membuat produk atau persediaan perusahaan. Dengan kata lain, mereka adalah bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi berbagai barang. 2. Persediaan barang dalam proses Persediaan barang dalam proses mengacu pada barang yang belum selesai atau sepenuhnya diproduksi. 3. Persediaan barang jadi © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2 Barang jadi mengacu pada produk atau persediaan yang siap dijual oleh perusahaan, Barang-barang telah menyelesaikan siklus produksi, Barang jadi sebelumnya terdiri dari bahan mentah dan juga barang dalam proses. Terdapat 2 macam metode pencatatan persediaan yaitu [14]: 1. Sistem Periodik (fisik) Penilaian persediaan dilakukan dengan menggunakan perhitungan secara fisik. Pencatatan transaksi persediaan barang.dagangan. dengan metode ini tidak langsung_berkaitan déigan barang dagang yang bersangkutin, Misalnya, bila terjadi pembelian barang dagangansakan dicatat pada rekening khusus yaitu pembelian (purchases) dan penjualan barang dagangan dicatat pada rekening penjualan: Pada waktu terjadi pembelian atau penjualan tidak dicatat rekening persediaan. Metod® yang digunakan dalam sistem periodik antara lain: a, Metode Tanda Pengenalan Khusus Digunakan untuk perusahaan yang spesifik dan spesial yang menjual barang sedikit dan harga mahal, Setiap barang yang masuk diberi tanda pengenal khusus yang menunjukan harga satuan sesuai dengan faktur pembelian yang diterima. b. Metode Rata-Rata Dengan menghitung”rata-rata dari harga beli dari_jumlah” yang. dibeli selama periode tertentu, ©. Metode First in First Out (FIFO) Barang yang lebili dulu masuk dianggap barang yang lebih dahulu keluar. d. Metode Last in First Out (LIFO) Barang yang terakhir masuk dianggap barang yang terlebih dahulu keluar Metode Persediaan Dasar Adakalanya perusahaan menetapkan jumlah minimum persediaan yang harus ada setiap saat, baik mengenai kuantitas maupun harga satuan, atau sering disebut persediaan dasar (basic stock). 2. Sistem Perpetual Peneatatan perpetual yaitu. pencatatan atas transaksi persediaan yang dilaksanakan setiap waktu, baik terhadap pemasukan maupun_ terhadap © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin2B pengeluaran persediaan, Dalam metode ini, pencatatan persediaan dilakukan dalam kartu persediaan yang menggambarkan persediaan _ sebenarnya. Pencatatan atas transaksi dilakukan secara terus-menerus untuk setiap jenis persediaan dan untuk menjamin keakuratan jumlah persediaan perhitungan fisik persediaan biasanya dilakukan setahun sekali, Pencatatan persediaan dengan menggunakan metode ini ditujukan terutama untuk barang yang bemilai tinggi dan untuk barang yang mudah dicatat pemasukan dan pengeluarannya digudang. 2.7 Sistem Pembelian Pémbelian adalah suatu sistem Kegiatan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, Dalam sistem pembelian terdapat dua macamy yaitu pembelian tunai dan sistem pembelian kredit [15], Dalam model AIDA ada beberapa tahap yang harus dilewati oleh seorang calon konsumen dalam proses pembelian yaitu attention, interest, desire and action. Keputusan membeli merupakan suatu tindakan’ yang dilakukan oleh konsumen didalam)memutuskan untuk membeli’ suatu produk atau jasa tertentu. Didalam memutuskan untuk membeli, Dalam usaha mengenal konsumen, perusahaan perlu mempelajari perilaku konsumen yang merupakan perwujudan dari seluruh jiwa manusia dalam kehidupan sehari-harinya: Presepsi-presepsi pengaruh orang lain dan motivasi-motivasi internal akan berinteraksi untuk menentukan-keputusan terakhir yang dianggap paling sesuai [15]. Tahapan proses pembelian sebagai berikut [16] : 1, Pengenalan Masalah Proses pembelian di mulai saat seseorang dalam perusahaan menyadari suatu masalah atau kebutuhan yang dapat dipenuhi dengan memperoleh suatu barang dan jasa, Pengenalan masalah dapat merupakan hasil rangsangan internal atau cksternal, Secara internal kejadian-kejadian seperti perusahaan- memutuskan mengembangkan produk baru sehingga memerlukan peralatan dan bahan baku- baru, sebuah mesin rusak dan manajer_melihat sebuah peluang untuk mendapatkan harga yang lebih rendah atau kualitas yang lebih baik. Secara ekstemal bisa didapatkan dari mendapatkan ide baru dari pameran dagang dan melihat iklan. © Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin© Kaya Dilindung! UU Hak Cpa 24 Perumusan kebutuhan masalah Pembeli mulai menetapkan karakteristik umum dan kualitas dari barang yang dibutuhkan, Perusahaan dapat menetapkan karakteristik umum yang harus dimiliki produk mereka seperti keandalan, daya tahan, harga dan lainnya. Spesifikasi produk Organisasi yang melakukan pembelian harus mengembangkan spesifikasi teknis dari produk yang bersangkutan, Perusahaan dapat menugaskan tim rekayasa nilai_prodik(product Value analysis). Analisis)Nilai Produk adalah sebuahypendekatan penurunaii/biaya di komponen-komponen dipelajari secara analisi mendalam untuk menentukan apakah”imercka dapat dirancang ulang atau distandardisasi atau dibuat dengan metode produksi yang lebih murah. Tim PVA (product value"analysis) akan mengkaji komponen-komponen berbiaya tinggi dalam suatu produk biasanya 20% dari bagian suatu produk bertanggung jawab atas 89% biaya produksinya. Pencarian pemasok Pembeli’ berusaha-mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai dengan cara meneliti daftar perusahaan, melakukan pencarian dengan komputer, menelepon perusahaan lain untuk mendapat rekomendasi, memperhatikan iklan dagang, dan menghadiri pameran. Pemasok yang memenuhi syarat akan dikunjungi oleh ‘agen pembelian, akan memeriksa fasilitas pabrik pemasok tersebut, dan bertemu dengan karyawannya, Permintaan pengajuan proposal Pembeli akan mengundang pemasok yang memenuhi syarat untuk mengajukan proposal dan setelah mengevaluasi proposal, pembeli akan menghapus beberapa pemasok dan mengundang pemasok yang memenuhi syarat untuk melakukan presentasi. Pemilihan pemasok Sebelum memilih pemasok, pusat pembelian akan mengspesifikasi atribut pemasok yang diinginkan, menetapkan tingkat kepentingan relatif mereka, menilai pemasok berdasarkan atribut tersebut, mengidentifikasi pemasok yang paling menarik. 1 Dilrangmenyetranstandamen ana izin