IMPLEMENTASI APLIKASI SEARCH ENGINE

UNTUK PENCARIAN DOKUMEN PERUSAHAAN

DI MARINE REGION III BALONGAN

OLEH:

RINA VIOLYTA – 46/BPS-M&T/2011

JURUSAN: MARKETING AND TRADING

PERTAMINA LEARNING CENTER (PLC)

BIMBINGAN PROFESI SARJANA PT PERTAMINA

BATCH I TAHUN 2011

1 AGUSTUS 2011 – 31 JULI 2012

 LEMBARPENGESAHAN

Judul KKW Tmplementasi Search Engine

untuk Pencarian Dokumen Perusahaan di Marine

Region III Balongan

Nama Rina Violyta

No. Peserta 46/BPS-M&T/2011

Angkatan 1 Agustus 2011 sid 31 Juli 2012

Menyetujui,

Manager Marine Region III Penulis,

N

Rina Violyta

46/BPS-M&T/2011
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan ridho-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan Kertas Kerja Wajib (KKW) yang berjudul
Implementasi Search Engine untuk Pencarian Dokumen Perusahaan di Marine Region
III Balongan. Proses penulisan KKW ini dapat terwujud karena dukungan dan bantuan
dari semua pihak baik moril maupun materiil, oleh karena itu penulis ingin memberikan
ucapan terima kasih yang tulus kepada:

1. Bapak Agus Pranoto (VP Marine), Bapak Ika Helnayadi (Manager HR Shipping),
dan Bapak Eko Bambang (Marine Region III Manager) sebagai pembina dan
pembimbing selama masa on the job training (OJT).

2. Bapak Harry Polnaja, Bapak Fatoni, Bapak Heri, Bapak Ismail, serta rekan-rekan
Marine Region III Balongan.

3. Bapak Eddy, Bapak Edwin, Bapak Arya, dan Bapak Widodo sebagai pembimbing
program BPS M&T 2011 Batch 1.

4. Ibu, Bapak, Mbak Sinta, Marshalena Falihah, dan seluruh keluarga besar H. Sugito
yang tercinta

5. Diko Aldillah Patiwiri yang selalu siap memberikan dukungan moril dan materiil.

6. Keluarga besar BPS dan BPA 2011 terutama teman-teman BPS M&T 2011 yang
kuat, erat, dan hebat.

7. Keluarga Bumi Patra, Widya Lestari, Dian Kusumaningtyas, serta Helen Sipahutar
sebagai housemate selama masa OJT.

i
8. Para direksi, PLC, PWTT, dan PWT PT. Pertamina (Persero) maupun anak
perusahaan, outsourcing, serta pihak-pihak lain yang tidak dapat saya sebutkan satu
per satu.

Penulis menyadari bahwa KKW ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kemajuan
bersama. Akhir pengantar, penulis berharap KKW ini dapat berguna bagi siapapun yang
ingin menggunakan dan mengembangkannya. Wassalam.

Balongan, Juni 2012

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ….............................................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... v

DAFTAR TABEL ....................................................................................................... v

RINGKASAN ............................................................................................................. vi

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1

1.2 Ruang Lingkup .............................................................................................. 2

1.3 Tujuan ........................................................................................................... 2

1.4 Metode Pendekatan ...................................................................................... 3

1.5 Sistematika Penulisan ................................................................................... 3

BAB II IDENTIFIKASI MASALAH ........................................................................ 5

2.1 Deskripsi Masalah ......................................................................................... 5

2.2 Dimensi Masalah .......................................................................................... 6

2.3 Rumusan Masalah ........................................................................................ 7

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH ...................................................................... 8

3.1 Landasan Teori .............................................................................................. 8

3.1.1 OCR (Optical Character Recognition) ........................................... 8

3.1.2 Lucene ........................................................................................... 8

3.2 Proses Implementasi ..................................................................................... 9

3.2.1 Perencanaan ................................................................................... 9

iii
 3.2.2 Analisis .......................................................................................... 11

3.2.3 Desain ............................................................................................ 13

3.2.4 Implementasi dan Uji Coba ........................................................... 14

3.2.5 Deployment dan Maintenance..........................................................15

3.3 Hasil Implementasi ........................................................................................ 15

3.3.1 Login .............................................................................................. 15

3.3.2 Upload Dokumen .......................................................................... 16

3.3.3 Searching Dokumen ....................................................................... 17

3.4 Kinerja Sistem ................................................................................................ 18

BAB IV PENUTUP .................................................................................................... 19

4.1 Kesimpulan ................................................................................................... 19

4.2 Saran .............................................................................................................. 19

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 20

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Almari Berkas ........................................................................................... 5

Gambar 2 Project Plan ................................................................................................ 10

Gambar 3 Diagram Use Case ..................................................................................... 12

Gambar 4 Arsitektur Teknis ........................................................................................ 13

Gambar 5 Entity Relationship Diagram ...................................................................... 14

Gambar 6 Login ........................................................................................................... 16

Gambar 7 Form Upload Dokumen ............................................................................. 16

Gambar 8 Searching Dokumen .................................................................................. 17

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Kinerja Sistem ............................................................................................... 18

v
Implementasi Aplikasi Search Engine untuk Pencarian Dokumen
Perusahaan di Marine Region III Balongan

RINGKASAN

Marine sebagai bagian dari fungsi Perkapalan (Shipping) memegang peranan penting
dalam proses distribusi produk-produk Pertamina, baik produk jadi, intermedia,
maupun bahan baku melalui transportasi laut. Di Marine Region III Balongan, seluruh
dokumen-dokumen penting seperti surat-surat kapal, dokumen docking kapal-kapal
ringan, dan lain-lain disimpan dalam bentuk hard copy. Hal ini menyulitkan dalam
penyimpanan karena menimbulkan resiko rusak, hilang, dan tidak sesuai tempat
sehingga dalam proses pencarian pun menjadi tidak mudah.

Penulis mengimplementasikan suatu aplikasi search engine yang dinamakan goDoc.

Aplikasi ini menyimpan dokumen soft copy ke dalam database kemudian melakukan
pencarian terhadap dokumen itu sendiri. Untuk mengakomodasi dokumen-dokumen
hard copy yang telah tersimpan di dalam ordner, diperlukan proses scanning menjadi
berkas soft copy yang bertipe PDF yang searchable sehingga aplikasi goDoc dapat
melakukan pencarian berdasarkan kata maupun frase di dalam berkas tersebut.

Proses implementasi aplikasi goDoc dimulai dari tahap perencanaan, analisis, desain,
implementasi dan uji coba, dan deployment dan maintenance. Pada setiap tahap
terdapat aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan sehingga menjadi aplikasi yang siap
pakai. Proses ini disebut dengan System Development Life Cycle (SDLC).

Dengan adanya aplikasi goDoc, diharapkan Marine Region III Balongan memiliki
basis data yang kuat untuk mendukung kehandalan sarana dan fasilitas yang
dimilikinya. Selain itu, agar kinerja Marine Region III dapat lebih efisien karena waktu
yang dibutuhkan untuk mengakses data menjadi lebih singkat dan fleksibel.

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Marine sebagai salah satu bagian dalam fungsi Perkapalan (Shipping) memegang
peranan penting dalam mendukung distribusi produk-produk Pertamina melalui sarana
laut. Diperlukan tindakan dan keputusan yang cepat serta tepat sehingga tugas-tugas
operasional perusahaan dapat berjalan lancar. Terlebih, visi perusahaan menjadi
perusahaan energi nasional kelas dunia menuntut kinerja yang profesional berstandard
internasional. Dalam menjalankan fungsinya, Perkapalan memiliki tujuh unit Marine
yang tersebar di seluruh Indonesia, yaitu Marine Region I Dumai, Marine Region II
Plaju, Marine Region III Balongan, Marine Region IV Cilacap, Marine Region V
Surabaya, Marine Region VI Balikpapan, dan Marine Region VII Makasar. Masing-
masing Marine region melaporkan pertanggungjawabannya kepada VP Marine di
Perkapalan pusat.

Saat ini, Marine Region III Balongan menjalankan perannya sebagai penyedia jasa
layanan lepas sandar kapal memanfaatkan dokumen-dokumen hard copy. Dikarenakan
banyaknya kegiatan jasa, pertumbuhan dokumen-dokumen tersebut menjadi tinggi
setiap harinya sehingga menyulitkan dalam hal penyimpanan yang berakibat lamanya
proses pencarian pada saat dibutuhkan. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang
dapat menyimpan dokumen-dokumen tersebut dalam soft copy dan dapat
mempermudah serta mempercepat pencarian. Dengan adanya sistem tersebut,
diharapkan efisiensi kerja manajemen serta staf dapat meningkat sehingga tidak
memerlukan waktu yang panjang dalam pencarian dokumen-dokumen untuk
mendukung pengambilan keputusan.

1
1.2. Ruang Lingkup

Sesuai dengan judulnya, Kertas Kerja Wajib (KKW) ini akan membahas mengenai
implementasi aplikasi search engine untuk pencarian dokumen-dokumen perusahaan di
Marine Region III Balongan. Pembahasannya akan mencakup hal-hal sebagai berikut:

1. Implementasi dilakukan dengan memanfaatkan salah satu search engine library

yang bersifat open source, yaitu Apache Lucene. Sedangkan aplikasi yang
berinteraksi dengan user menggunakan PHP yang berbasiskan web sehingga dapat
diakses dari manapun selama tersambung dengan jaringan internal perusahaan.

2. Dokumen-dokumen yang digunakan sebagai objek pencarian adalah dalam bentuk

soft copy, baik .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, maupun .pdf. Dokumen hard copy
di-scan dengan menggunakan scanner lalu disimpan sebagai dokumen bertipe pdf
yang searchable (konten dapat dicari dengan “ctrl F” untuk Windows) dengan
menggunakan perangkat lunak Optical Character Recognition (OCR).

3. Proses implementasi dilakukan dengan menyesuaikan pada kebutuhan Marine

Region III Balongan. Selain itu juga dibahas apa saja fitur yang ditawarkan oleh
aplikasi search engine dan bagaimana cara menggunakannya.

1.3. Tujuan

Penyusunan KKW dengan judul ini memiliki tujuan untuk memenuhi salah satu syarat
kelulusan program Bimbingan Profesi Sarjana PT. Pertamina (Persero). Selain itu,
tujuan penyusunan KKW ini adalah sebagai berikut:

1. Membangun single storage untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan.

2. Mempercepat pencarian dokumen perusahaan.

3. Mempercepat pengambilan keputusan yang didukung oleh dokumen perusahaan.

2
1.4. Metode Pendekatan

KKW ini disusun dengan menggunakan metode pendekatan studi literatur,

implementasi, dan penarikan kesimpulan. Tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Studi Literatur

Pada tahap ini, penulis mengumpulkan berbagai informasi mengenai teknologi open
source yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi pencarian dokumen sesuai
kebutuhan Marine Region III Balongan. Informasi tersebut diperoleh melalui
Internet.

2. Implementasi

Setelah mendapatkan informasi yang cukup, penulis kemudian melanjutkan ke tahap

implementasi dengan membangun aplikasi pencarian dokumen dimulai dengan
perancangan database, implementasi kode-kode pemrograman PHP, hingga uji coba
dengan skenario sederhana. Pada tahap ini pula, aplikasi search engine ini di-deploy
di server internal sehingga dapat digunakan di manapun melalui jaringan Intranet.

3. Kesimpulan dan Saran

Dari hasil pengamatan dalam ujicoba penggunaan aplikasi search engine tersebut,
penulis menarik suatu kesimpulan mengenai manfaatnya terhadap efisiensi kerja
Marine Region III Balongan. Berdasarkan masukan-masukan yang diberikan user,
penulis memberikan saran-saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.

1.5. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan KKW ini, sistematika yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Bab 1 yaitu pendahuluan yang berisi tentang latar belakang penulisan KKW, ruang
lingkup, tujuan, metode pendekatan, serta sistematikanya.

3
2. Bab 2 yaitu identifikasi masalah. Bab ini berisi mengenai deskripsi persoalan yang
terjadi di Marine Region III Balongan, dimensi permasalahannya, serta perumusan
masalah.

3. Bab 3 menguraikan tentang pembahasan masalah yang terdiri dari landasan teori,
proses pengembangan sistem, dan hasil pengembangan sistem.

4. Bab 4 merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari hasil KKW serta saran-
saran untuk kemajuan Marine Region III Balongan.

4
 BAB II
IDENTIFIKASI MASALAH
2.1. Deskripsi Masalah

Pertumbuhan intensitas dokumen-dokumen penting di Marine Region III sangat tinggi.

Hal ini dikarenakan setiap proses kerja memerlukan dokumen pendukung sehingga pada
saat dilakukan proses audit, seluruh proses kerja dapat dipertanggungjawabkan. Selain
itu, setiap keputusan bisnis ditetapkan berdasarkan dokumen-dokumen pendukung.
Seperti contoh, manager ingin menindaklanjuti memorandum yang pernah dikirimkan
ke fungsi lain dengan mengirimkan memorandum baru. Untuk mendukung
memorandum baru tersebut, manager membutuhkan memorandum lama sebagai
lampiran sehingga membutuhkan waktu dalam pencariannya.

Dokumen-dokumen hard copy disusun di dalam ordner kemudian dimasukkan ke

dalam almari berkas. Penyusunan dokumen ini tidak memiliki aturan yang baku yang
mengharuskan dokumen diatur secara berurut sesuai tanggal dan jenis dokumennya.
Sedangkan dalam pengambilan keputusan docking maupun perawatan kapal,
perencanaan anggaran, perawatan kedalaman kolam sekitar jetty, serta evidence
pencapaian KPI membutuhkan referensi terhadap dokumen-dokumen terkait. Dengan
penyusunan yang tidak baku tersebut, akan menyulitkan dalam pencarian sehingga
memperlambat dalam pengambilan keputusan.

Gambar 1 Almari Berkas

5
Dokumen-dokumen yang disimpan secara hard copy menimbulkan resiko hilang, rusak,
dan salah tempat penyimpanan sehingga pada saat dibutuhkan tidak dapat disediakan
dengan cepat dan sesuai dengan yang diinginkan. Untuk itu, dibutuhkan suatu sistem
yang dapat menyimpan dokumen secara soft copy. Lebih dari itu, sistem yang
dibutuhkan juga harus fleksibel dalam mempermudah pencarian dokumen, yaitu
pencarian dapat dilakukan berdasarkan judul dokumen, tipe dokumen, serta isi atau
konten dari dokumen itu sendiri. Tipe soft copy dari dokumen yang dicari pun fleksibel,
yaitu bisa merupakan berkas Microsoft Excel, Powerpoint, Excel, maupun PDF.

Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis membuat aplikasi bernama goDoc yang

berfungsi sebagai search engine (mesin pencarian) untuk membantu menyimpan dan
mendapatkan dokumen secara cepat. Aplikasi ini bersifat web-based sehingga bisa
dilakukan dari komputer manapun selama terhubung dengan jaringan Intranet
perusahaan. Dengan demikian, diharapkan manajemen Marine Region III dapat
mengakses dokumen-dokumen pada saat berada di lingkungan perusahaan di luar
Marine Region III.

2.2. Dimensi Masalah

Penulis menetapkan dimensi atau batasan-batasan permasalahan yang ditinjau melalui

KKW ini, antara lain sebagai berikut:

1. Penggunaan open source Apache-Lucene serta aplikasi front end PHP, serta database
server MySQL.

2. Tahapan implementasi aplikasi goDoc.

3. Penggunaan aplikasi search engine goDoc di lingkungan kantor Marine Region III,
termasuk fitur dan kegunaannya.

6
2.3. Rumusan Masalah

Berdasarkan deskripsi dan dimensi masalah yang penulis jabarkan sebelumnya, maka
dapat dirumuskan permasalahan yang dibahas dalam KKW ini. Rumusan masalah
tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Bagaimana tahapan pengembangan aplikasi web-based goDoc.

2. Apa saja yang dibutuhkan untuk implementasi aplikasi goDoc di lingkungan kantor
Marine Region III.

3. Apa saja fitur dan kegunaan goDoc serta bagaimana goDoc mampu membantu
management dalam mencari referensi dokumen guna mendukung keputusan-
keputusan bisnis.

7
 BAB III
PEMBAHASAN MASALAH
3.1. Landasan Teori

3.1.1. OCR (Optical Character Recognition)

OCR merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk menerjemahkan tulisan tangan
ataupun naskah ketikan menjadi text yang dapat diedit dengan suatu aplikasi komputer.
Proses ini biasanya menggunakan alat pemindai yang terdapat di dalam scanner. OCR
ini sangat krusial untuk digunakan dalam proses komputerisasi naskah ketikan yang
telah di-print agar setelah di-scan dapat menjadi naskah yang searchable.

Untuk menggunakan OCR sendiri memerlukan sebuah perangkat lunak dan perangkat
keras. Scanner merupakan salah satu perangkat keras yang dibutuhkan. Sedangkan
untuk perangkat lunaknya dapat menggunakan Nitro PDF Profesional, Omnipage, Abby
FineReader, FreeOCR, dan lain-lain.

3.1.2. Lucene

Lucene merupakan seperangkat aturan atau framework yang menyediakan library-

library untuk sistem information retrieval (penyerapan informasi) yang merupakan
sebuah bidang ilmu yang menjelaskan mengenai pencarian informasi yang biasanya
tidak terstruktur. Lucene merupakan proyek open source dari Apache yang
diimplementasikan dalam bahasa pemrograman Java. Lucene bukanlah sebuah aplikasi
pencarian siap pakai. Namun, Lucene adalah sebuah toolkit yang dapat digunakan
sebagai layer (lapisan) dimana suatu aplikasi berjalan di atasnya.

Lucene dapat melakukan indexing dan searching terhadap semua data yang dapat
dikonversi ke dalam format text. Lucene sangat dibutuhkan ketika akan melakukan
pencarian terhadap sejumlah besar data dengan tujuan mencari berkas yang berisi
beberapa kata atau kalimat. Untuk melakukan pencarian di dalam sejumlah data yang

8
besar, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan pengindeksan terhadap teks
dan melakukan konversi ke dalam format yang dapat mempercepat pencarian. Proses
konversi ini disebut indexing, sedangkan hasil konversinya disebut index, yaitu sebuah
struktur data yang memungkinkan akses yang cepat dan secara acak untuk kata yang
tersimpan di dalamnya. Setelah index terbentuk, proses pencarian kata dapat berjalan.
Sedangkan searching merupakan proses pencarian kata di dalam index untuk
menemukan dokumen yang diinginkan.

3.2. Proses Implementasi

Dalam sebuah proses pengembangan perangkat lunak, dikenal istilah System

Development Life Cycle (SDLC), yaitu pola yang diambil untuk mengembangkan
sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahapan: perencanaan (planning), analisis
(analysis), desain (design), implementasi dan uji coba (implementation and testing), dan
pengelolaan (maintenance). Berikut dijelaskan kegiatan yang dilakukan dalam setiap
tahap.

3.2.1. Perencanaan

Dalam tahap ini, dilakukan proses perencanaan terhadap pengembangan aplikasi

goDoc, di antaranya proses mendefinisikan sistem yang akan dikembangkan atau
menentukan sistem apa yang dibutuhkan. Penulis menjalani tahap ini dengan mengenali
permasalahan yang terdapat di Marine Region III Balongan, yaitu pencarian arsip.
Melihat kondisi tersebut, penulis memutuskan untuk mengembangkan sistem berbasis
web yang berfungsi menyimpan berkas-berkas softcopy untuk kemudian dapat diakses
dari tempat lain.

Aktivitas penting di dalam tahap perencanaan adalah menentukan batasan proyek.

Proses ini penting agar pengembangan sistem berfokus pada kebutuhan perusahaan
yang ditentukan dari awal sehingga tidak terjadi deviasi waktu penyelesaian proyek.
Dengan adanya aktivitas ini, maka pengembangan tidak merembet pada hal-hal yang

9
tidak direncanakan sebelumnya. Pada tahap ini, penulis menentukan batasan
pengembangan aplikasi goDoc sebagai berikut:

1. Dokumen yang disimpan dan kemudian dapat diakses adalah dokumen-dokumen

bertipe .pdf, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls dan .xlsx

2. Terdapat skenario upload dokumen dan search dokumen berdasarkan judul, tipe
berkas, dan konten.

3. Sistem memiliki kemampuan untuk membedakan pengguna aplikasi dalam hal

otorisasi akses dokumen melalui mekanisme login.

Kedua, penulis membuat perencanaan proyek (project plan). Kegiatan yang dilakukan
penulis adalah membuat daftar aktivitas yang akan dilakukan hingga proyek
pengembangan aplikasi goDoc ini selesai. Berikut ini project plan yang digunakan
sebagai acuan.

Gambar 2 Project plan

Berdasarkan gambar 2, total waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan aplikasi

search engine goDoc adalah 8 minggu. Proyek dimulai dari tahap analisis hingga
deployment, yaitu tahapan dimana aplikasi diinstal dan dikonfigurasi sehingga dapat
digunakan.

10
3.2.2. Analisis

Pada tahap ini dilakukan identifikasi lebih mendalam akan kebutuhan organisasi
terhadap sistem informasi. Analisis kebutuhan tersebut termasuk:

1. User interface requirement

Merupakan kebutuhan akan tampilan sistem, yaitu bagaimana para pengguna dapat
berinteraksi dengan sistem, termasuk bagaimana pengguna dapat melakukan input dan
menghasilkan output. Untuk memenuhi kebutuhan organisasi akan akses terhadap
dokumen yang dapat dilakukan dari tempat lain dengan jaringan Intranet perusahaan,
maka penulis menilai sistem berbasis web adalah jawabannya.

2. Processing requirement

Processing requirement ini termasuk bagaimana data yang diinput oleh para pengguna
dapat diproses (apakah realtime atau batch), bagaimana kalkulasinya, dan aturan-
aurannya. Dikarenakan sistem yang dikembangkan berbasis web, maka proses
pengolahan data yang diinput oleh user dilakukan secara realtime sehingga hasilnya
langsung dapat dilihat.

3. Storage requirement

Kebutuhan ini meliputi kebutuhan penyimpanan data, termasuk lokasi, lama

penyimpanan, backup, prosedur penyimpanan, dan sebagainya. Penulis menilai bahwa
storage yang dibutuhkan agar sistem dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan organisasi
adalah 1 buah server berkapasitas 500 gigabytes.

4. Control requirement

Kebutuhan control requirement berkaitan dengan keamanan dan pengendalian sistem,

termasuk akurasi, validitas, safety, dan security. Sistem yang dikembangkan memiliki
prosedur otorisasi pengguna sehingga hanya pengguna-pengguna yang memiliki otoritas

11
yang dapat mengakses sistem. Hal ini diwujudkan dalam mekanisme login
menggunakan username dan password.

Dalam tahap analisis, selain empat hal tersebut yang menjadi perhatian, juga
digambarkan diagram use-case. Diagram ini berfungsi untuk menggambarkan
fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Berikut ini diagram use-case untuk
sistem pencarian goDoc.

Gambar 3 Diagram use case

Berdasarkan gambar 3, dapat dijelaskan bahwa terdapat 5 jenis pengguna aplikasi

goDoc, yaitu manager, administrasi, operasi, renfas, dan admin. User admin dapat
melakukan upload dokumen softcopy dalam bentuk .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt
dan .pptx. User administrasi dapat melakukan pencarian dokumen administrasi. User
operasi dapat mencari dokumen operasi. Demikian halnya dengan user renfas yang
dapat melakukan pencarian dan mengakses dokumen-dokumen renfas. User manager
memiliki kemampuan sama dengan user administrasi, operasi, dan renfas dengan
tambahan dapat mencari dokumen-dokumen yang bersifat rahasia. Dari gambar juga
dapat dijelaskan bahwa fitur yang dimiliki oleh sistem goDoc ini antara lain upload dan
pencarian dokumen.

12
3.2.3. Desain

Tujuan utama dari fase desain adalah untuk membangun sebuah blueprint teknis dari
bagaimana sistem yang telah direncanakan akan bekerja. Aktivitas utama yang
dilakukan dalam tahap ini adalah sebagai berikut:

1. Mendesain arsitektur teknis

Aplikasi goDoc berjalan di server kemudian diakses oleh komputer-komputer klien

melalui browser. Berikut diagram arsitektur dan penjelasannya.

Gambar 4 Arsitektur Teknis

Gambar di atas menunjukkan bahwa aplikasi goDoc dapat diakses melalui Intranet,
yaitu jaringan internal perusahaan, dan melalui Internet dengan menggunakan VPN
(virtual private network) sebagai lapisan security kedua setelah firewall. VPN server
merupakan sebuah cara aman untuk mengakses local area network (LAN), dengan
menggunakan Internet atau jaringan umum lainnya untuk melakukan transmisi data.
Sedangkan firewall merupakan suatu mekanisme untuk melindungi keamanan jaringan
komputer dengan menyaring paket data yang keluar dan yang masuk di jaringan.

2. Mendesain sistem model

Aktivitas ini mencakup kegiatan menggambar untuk merepresentasikan desain lebih

detail secara grafis. Berikut ini desain database yang memenuhi kebutuhan organisasi.

13
 Gambar 5 Entity Relationship Diagram

Diagram di atas menggambarkan bahwa dokumen yang disimpan dalam tabel

Documents memiliki atribut id sebagai identitas dokumen yang unik, file name yang
merepresentasikan nama dokumen, file type yang menunjukkan tipe dokumen (.pdf,
.xls, .xlsx, dan seterusnya), status yang menjelaskan status dokumen (rahasia, biasa,
atau penting), content yang menyimpan setiap kata di dalam isi dokumen, serta
upload_date yg me-record tanggal di-upload-nya dokumen yang bersangkutan. Relasi
“dimiliki oleh” menegaskan bahwa beberapa dokumen dimiliki oleh suatu user group.
Suatu user group beranggotakan satu atau lebih app user.

3.2.4. Implementasi dan Uji coba

Fase Implementasi terdiri dari kegiatan pembuatan kode-kode pemrograman yang

merupakan implementasi dari hasil analisis dan desain. Dalam pengembangan aplikasi
goDoc, penulis menggunakan bahasa pemrograman web yakni PHP. Selain itu, penulis
juga menggunakan database MySQL. Bahasa pemrograman PHP dapat berjalan dalam
lingkungan server Apache dan IIS. Namun, dalam implementasi penulis menggunakan
server Apache. Untuk mengakomodasi proses indexing dan searching, penulis
menggunakan framework pengembangan dari Lucene, yaitu Zend framework yang
berguna untuk pencarian full-text pada dokumen. Zend framework merupakan salah satu
framework bahasa pemrograman PHP yang berbasis OOP (Object Oriented
Programming), sederhana, dan open source.

14
Uji coba sistem dilakukan dengan tujuan untuk menjaga kualitas sistem agar bebas dari
bug dan output yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Sistem dicoba dengan
diberikan input dokumen dengan berbagai macam tipe kemudian dilakukan searching.
Output yang dihasilkan diperiksa sehingga sesuai dengan input yang diberikan.

3.2.5. Deployment dan Maintenance

Deployment dalam proses pengembangan perangkat lunak adalah segala aktivitas untuk
menyediakan sistem software yang siap untuk digunakan. Dalam proses pengembangan
aplikasi goDoc, deployment dilakukan dengan melakukan konfigurasi pada server
termasuk proses install database MySQL, web server Apache, serta aplikasi goDoc itu
sendiri. Aplikasi goDoc di-deploy di server milik IT RU VI Balongan, yaitu di alamat
10.56.1.4/filling/commdoc. Dengan demikian, aplikasi ini sudah dapat diakses oleh
pengguna-penggunanya melalui jaringan LAN (local area network).

Perawatan perangkat lunak (software maintenance) merupakan aktivitas yang dimulai

sejak perangkat lunak mulai digunakan hingga akhirnya perangkat lunak tersebut tidak
dapat digunakan lagi. Tujuannya adalah untuk memperbaiki kesalahan, meningkatkan
kinerja/fungsionalitas, menyesuaikan dengan lingkungan, atau untuk mencegah
terjadinya kesalahan.

3.3. Hasil Implementasi

Setelah fase implementasi, dihasilkan aplikasi yang siap pakai yang akan dijelaskan
dalam subbab ini.

3.3.1. Login

Proses ini diperuntukan untuk cek otorisasi pengguna aplikasi. Dengan demikian, hanya
pengguna yang berhak mengakses saja yang dapat menggunakan sistem goDoc.

15
 Gambar 6 Login

Terdapat lima jenis pengguna, yakni admin, manager, administrasi, operasi, dan renfas.
Manager hanya memiliki satu account, yaitu user_manager. Demikian juga dengan admin,
hanya memiliki satu account, yaitu admin. Administrasi memiliki dua account,
user_administrasi dan admin_adm. Operasi dan renfas juga masing-masing memiliki dua
account, yaitu user_operasi, admin_operasi, user_renfas, dan admin_renfas. Setelah melalui
tahap login, sistem akan menampilkan halaman pencarian.

3.3.2. Upload dokumen

Apabila pengguna melakukan login sebagai admin, admin_adm, admin_operasi, atau

admin_renfas, maka akan ditampilkan halaman pencarian yang memiliki fungsi upload.
Fungsi ini digunakan untuk menyimpan dokumen softcopy ke dalam database sistem.

Gambar 7 Form upload dokumen

Dengan menekan tombol Upload, maka form pengisian untuk penyimpanan dokumen
akan ditampilkan. Dokumen yang akan disimpan dipilih dengan cara menekan tombol
“Browse”. Status dokumen dapat dipilih melalui pilihan “Status”, apakah dokumen
tersebut bersifat biasa, penting, atau rahasia. Dokumen ini juga dapat diatur aksesnya,

16
apakah hanya bisa diakses operasi saja, renfas saja, dan seterusnya, dengan memilih
pilihan “Target”. Setelah semua isian dilengkapi, dokumen dapat disimpan dengan
menekan tombol “Upload” sehingga dokumen akan ditampilkan di dalam daftar.

3.3.3. Searching dokumen

Dokumen-dokumen yang telah sukses di-upload kemudian dapat di-search berdasarkan
nama file, tipe file, status, target dan konten atau isi dari dokumen itu sendiri.. Berikut
ini ditunjukkan bagaimana mencari sebuah dokumen dan melihat hasilnya.

Gambar 8 Searching dokumen

Langkah pertama yaitu memilih jenis pencarian, apakah “equals” atau “contains”.
Pilihan equals berarti keyword yang dimasukkan harus lengkap, misalkan pencarian
berdasarkan target, maka keyword yang dimasukkan adalah “manager”, “renfas”,
“administrasi”, “operasi”, atau “all”. Sedangkan pilihan contains berarti keyword yang
dimasukkan bisa merupakan sebagian kata atau frase, misalkan pencarian berdasarkan
target, maka keyword dapat dipakai seperti “manag”, “ministrasi”, “fas”, dan lain-lain.
Langkah kedua adalah mengisikan keyword dalam bentuk kata atau frase yang ingin
dicari, dalam gambar dicontohkan kata “pembayaran”. Ketiga, memilih tipe pencarian,
apakah berdasarkan File Name, File Type, Target, maupun Content. Pencarian
berdasarkan file name merupakan pencarian dokumen berdasarkan nama berkas pada
waktu di-upload, pada gambar di atas dapat dicontohkan “PORTCHARGES 07-07-
2010.pdf”. Apabila berdasarkan file type, contoh keyword yang bisa dipakai adalah

17
“pdf”, “docx”, “doc”dan lain-lain. Pilihan Target ditujukan untuk mencari pengguna-
pengguna yang berhak mengakses dokumen. Terakhir, pilihan Content seperti yang
dicontohkan pada gambar 8, digunakan untuk mencari kata maupun frase yang terdapat
dalam isi dokumen. Keempat, tombol “Go” ditekan agar sistem dapat memproses
pencarian. Hasilnya dapat dilihat pada tabel daftar dokumen untuk kemudian
dokumennya dapat di-download.

3.4. Kinerja Sistem

Setelah implementasi, dilakukan pengukuran kinerja sistem. Berikut disajikan tabel
yang menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas pencarian
maupun upload berkas.

Aktivitas Ukuran Berkas Waktu Akses

Upload dokumen .pdf 5 MB 7 detik

Upload dokumen .ppt 6 MB 3 detik

Upload dokumen .pptx 3 MB 2 detik

Upload dokumen .doc 1,5 MB 2 detik

Upload dokumen .docx 55 KB 1 detik

Upload dokumen .xls 1,5 MB 2 detik

Upload dokumen .xlsx 2 MB 2 detik

Search dokumen Dari 50 berkas sebesar total 251 MB 2 detik

Tabel 1 Kinerja Sistem

Berdasarkan data pada tabel di atas, terlihat bahwa dokumen PDF membutuhkan waktu
lebih lama dalam proses upload dibandingkan dengan berkas bertipe lain. Namun,
dalam proses pencarian (searching) waktu yang dibutuhkan tidak bergantung tipe
berkas. Hal ini dikarenakan proses searcing membaca seluruh berkas yang tersimpan di
dalam database kemudian menampilkan berkas-berkas yang memiliki kata atau frase
yang dicari.

18
 BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan

Dari hasil KKW yang dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, kesimpulannya adalah:

1. Aplikasi goDoc sebagai sebuah document search engine dapat digunakan untuk
menyimpan dokumen-dokumen Marine Region III yang berstatus penting, rahasia,
dan biasa. Penyimpanan dilakukan ke dalam satu storage yaitu di server internal
sehingga memudahkan dalam maintenance dokumen.

2. Proses pencarian dokumen softcopy membutuhkan waktu kurang dari 10 detik untuk
setiap query serta dapat dilakukan dari lokasi lain melalui Intranet sehingga aplikasi
ini dapat membantu mempercepat pencarian dokumen perusahaan.

3. Dengan memanfaatkan kecepatan akses terhadap dokumen, maka proses

pengambilan keputusan pun dapat dipersingkat.

4.2. Saran

Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, penulis memberikan saran antara lain:

1. Diperlukan pengembangan lebih lanjut terhadap aplikasi goDoc, terutama fitur

delete otomatis setelah dokumen melampaui lifetime-nya. Hal ini membantu dalam
mempercepat proses pencarian karena jumlah dokumen yang dicari dibatasi.

2. Aplikasi goDoc digunakan oleh level management Marine Region III karena dapat
menyimpan dokumen berbagai macam dokumen, termasuk dokumen rahasia.

3. Selain di Marine Region III, aplikasi goDoc dapat pula digunakan oleh fungsi lain
dengan dilakukan penyesuaian pada beberapa bagian sehingga dapat dimanfaatkan
lebih luas lagi sesuai kebutuhan Pertamina.

19
 DAFTAR PUSTAKA

[1] Tahap Analisis dalam System Development Life Cycle

http://blog.stie-mce.ac.id/eddys/2011/04/15/gaya-sdlc-analysis-1/

[2] Tahap Desain dalam System Development Life Cycle

http://blog.stie-mce.ac.id/eddys/2011/06/06/gaya-sdlc-design-1/

[3] Tahap Deployment dan Maintenance dalam System Development Life Cycle

http://lecturer.eepis-
its.edu/~arna/Modul_RPL/12.%20Software%20Deployment%20dan%20Mainte
nance.pdf

[5] Pengertian VPN

http://id.wikipedia.org/wiki/VPN

[6] Pengertian dan Fungsi Firewall

http://www.cyberkomputer.com/jaringan-komputer/pengertian-dan-fungsi-
firewall-dalam-suatu-jaringan-komputer-lan-dan-wan

[7] Pengertian OCR

http://digilib.ittelkom.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=3
85:ocr&catid=10:jaringan&Itemid=14

[8] Implementasi Lucene Zend Search

http://nugrahaputra.wordpress.com/2009/08/03/full-text-search-engine-
dengan-zend-search-lucene/

[9] Implementasi Search Engine dengan Lucene

http://dicarve.blogspot.com/2008/08/bikin-search-engine-fulltext-dengan.html

20